GESTIÓN DE PROCESOS

Vanessa Reyes
 ARMAR PROYECTOS

Con el fin de poder ya sea redisenar; o ya sea gestionar y organizar los

proyectos vamos a aplicar los aspectos que serán introducidos a continuación.
El primer ámbito de trabajo que se debe considerar para el inicio de mi
proyecto; en que aspecto voy a trabajar o modificar Después necesitamos
saber cuál es la condición en la que nos encontramos. Puede ser descripción de
la organización que se dedica a identificar el estado en el que se encuentra la
empresa; descripción del medio que es los factores que se encuentran cerca de
la empresa como economía; de la estrategia que determina a donde nos
estamos dirigiendo; del ámbito de trabajo que son los componentes de la
empresa incluyendo las personas; descripción del entorno inmediato y
relaciones que ubica al ámbito de trabajo y las relaciones con otras áreas; y
finalmente la cuantitativa de las situaciones que se dedica a lo que sea el
proyecto y tener una información básica y breve de el porqué de su realización.
El diagrama de contexto es utilizado en estos casos para definir estos
conceptos. Luego es necesario definir los objetivos del proyecto; saber a dónde
queremos dirigirnos. Es necesario en este paso conocer riesgos en el caso que
no se lleguen a cumplir los objetivos planteados. Es también importante el plan
global que da inicio al plan general del proyecto. En base a todo lo investigado
previamente posee realizar el primer informe del proyecto.
Es indispensable tener la estructura de los grupos de personas, que también
se denomina equipos de proyecto. Estos integrantes son analistas de procesos
y pueden ser como no pueden ser los mismos operadores del proceso. Puede
también el equipo contratar a una persona externa para esta labor. Es
importante que se realicen estos equipos antes, durante y después de del
proyecto. En esta etapa es importante la comunicación formal que a su vez
tiene tres facetas:

Entrevistas: Lo principal para las entrevistas es crear un ambiente cómodo y

de confianza y positivismo.

Exposiciones: Es la imagen personal que uno da de sí mismo más lo que se

tiene que presentar es bueno mantener siempre una buena presencia, un
lenguaje apto para la ocasión y una información adecuada para presentar.

Informes: Donde se redacta un resumen de lo previsto, las conclusiones,

antecedentes y descripciones del proyecto, este va dirigido para ejecutivos de
alto nivel.

Es bueno siempre mantener una comunicación y participación de los

involucrados en el proyecto. Previsto estos aspectos son importantes para
identificar los procesos a rediseñar sin mayores especificaciones pero si saber
cuales son para que luego puedan ser evaluados. En la evaluación constamos
con el orden de las prioridades, las comparaciones y la toma de decisiones. Es
bueno mantener las cosas a un ritmo acelerado pero no siempre todo será fácil
y rápido de acuerdo a los casos.
Para poder tener una buena administración del proyecto es importante saber
en que momentos el proyecto puede tener su fin, comunicar el proyecto, tener
distintas opiniones, tener la información necesaria, siempre considerar riesgos,
preocuparse por el cliente.

CONCEPTUALIZAR OBJETIVOS

Primero es importante identificar los aspectos fundamentales que se deben

cambiar en el proceso. También es importante tener un indicador o medidor de
cómo estamos desempeñando el proceso para verificar si me estoy dirigiendo
acorde con mis objetivos. Para esta medición es efectivo: los controles de
calidad para los productos, los clientes, el tiempo y los costos. Con El tema de
tiempos una herramienta útil es la carta de tiempos, donde determina el
tiempo antes, la duración y la espera del cliente.

Visionar y ver ideales es importante para estos casos, pero si es bueno tener
los pies en la tierra, es decir, realizar proyectos con ideas factibles que tengan
éxito y que sean realistas. Saber cuál es el verdadero problema, identificarlo
claramente nos permite poder tener definida la solución, el problema no es lo
mismo que síntomas, son pistas para poder determinar el problema pero que
no siempre llevan a cabo al resolución a la que queremos llegar por eso es que
hay que estar pendientes para tener una excelente información y poder
detectar los problemas a tiempo.

FACTIBILIDAD
Para hallar soluciones es necesario saber en cuanto tiempo podré conseguirlas,
utilizar el sistema de solución que deriva un número de alternativas, hallar
ideas creativas, buscar resultados convenientes y programas de acciones para
concretar mi solución. Con el tema de la creatividad a veces es cierto que los
conflictos o el estrés no permiten que las ideas fluyan pero sin embargo, en
momentos tranquilos y de meditación las ideas originales surgen. Los medios
para comenzar a los cambios son

La estrategia: Saber donde me dirigiré para el proyecto de rediseño de

procesos.

Las personas: Potenciar a las personas hace que sus conocimientos y

aportaciones mejoren al proyecto en cualquier aspecto.

Gestión de procesos: Administrar los factores de cambio.

Estructura firme, liviana y flexible: Combina los integrantes con la

responsabilidad y efectividad de sus colaboraciones.

Negocios de alta tecnología: Aplicar las innovaciones modernas a la

organización permiten que realice un proceso efectivo y ágil que me ahorre
tiempo y me produzca más.
Revisar constantemente la solución es necesario para no manejar soluciones
que creemos que son similares, cuando no lo son. Existen restricciones
igualmente para las soluciones ya sea económicas, estratégicas, técnicas, o de
estandarización. Las comparaciones que se usan en estas técnicas y estas las
técnicas con características del benchmarketing. Que consiste en buscar
comparas acciones, búsqueda de prácticas para servicios, productos o proceso.
Para ya decidir la mejor solución ante un problema, generalmente se reúnen el
comité de rediseño, mas el gerente y el director de proyecto. Estas personas
determinarán la mejor decisión en base a costos, beneficios y tiempo de todo
su ciclo de vida estimado.

ANÁLISIS INTEGRAL DE LA SOLUCIÓN

En este paso se profundiza la solución en etapa de factibilidad y así comenzar

su desarrollo. Están en esta etapa los supuestos, que se trata de dejar
explícitos y aclaradas las suposiciones de acuerdos. Se necesita establecer
requerimientos para personas, para los procesos, para la estructura y la
tecnología. Es decir lo que se necesita de cada área. Hay que tomar en cuenta
el flujograma de información una herramienta indispensable para este paso. El
cual permite organizar, administrar y ordenar las actividades, los cargos los
procesos, y las relaciones entre los cargos de personal o actividades o incluso
tareas. Otra herramienta son los formularios, que posee numeración para
mantener un orden, son fáciles de usar y leer, son orientados al cliente, tienen
información básica sin tantos detalles, estandarización en cuanto a diseño a
diseño y posiciones no fijas.

DISEÑO EN ÁMBITOS ESPECIALIZADOS

Básicamente consiste en crear los planes para cada área de la organización. Es

recomendable trabajar cada ámbito junto a cada especialista para hallar
soluciones más útiles teniendo la opinión de alguien que sabe del tema pero
también manteniéndolo que quiero de mi proyecto. Para un buen diseño es
necesario sentido común, simplicidad, orientación al cliente, totalidad y
generalización. Es importante la calidad del manejo de la información y que
sea práctica.

IMPLEMENTACIÓN

Llevar a cabo comienza con negociar los objetivos, no dejar atrás los anteriores
pero si adaptarse a estos. Luego es fundamental mostrar resultados para
mantener realista la planificación para los demás al igual que mantener
comunicación con estos. Saber cómo manejar problemas que srgen
inesperadamente.
 DESPLIEGUE

Aquí hay que llevar a solución a los usuarios previstos donde revisamos los
elementos para empezar, hay que tener en cuenta el analista de procesos ya
que es indispensable en esta fase. Luego comienza una espiral en la que se
inicia y finaliza el ciclo continuamente

MEJORAMIENTO CONTINUO DEL PROCESO

Aquí finalmente poseemos la conclusión y la búsqueda de errores para

poder manejar el proceso. Como comparaciones, utilización de flujos y
estándares, etc. Aquí es donde interviene el departamento de calidad
donde se busca seguir las normas y el excelente trabajo que llega a
prácticamente un nivel de perfección sin conformidades.