Sunteți pe pagina 1din 10

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Moto: „Traim într-o perioada caracterizata prin foarte multe


schimbari. În timp ce multi dintre oameni vad aceasta perioada ca pe una
plina de confuzie, anxietate si de pierdere a controlului, altii o considera
extrem de clara, cu oportunitati de afaceri deosebite, o perioada
«provocatoare». In acest context, timpul ramane cea mai de pret resursa de
care dispunem. Se pare ca de cele mai multe ori nu exista suficient timp
pentru a face ceea ce ne-am propus.”

1. INTRODUCERE

Sunt putini cei care constientizeaza la ora actuala în România faptul ca timpul este o
resursa strict limitata si, desi în multe locuri se lucreaza sub presiunea dead-line-urilor,
constat lipsa generala a unei organizari cu adevarat eficiente si a unei întelegeri reale a
valorii timpului.
Vina principala a acestei stari de fapt apartine, în primul rând, culturii specific
comuniste de care românii nu au apucat înca sa se debaraseze. “Timpul trece, leafa
merge”, “daca o problema nu se rezolva de la sine, atunci nici nu mai merita
rezolvata”, “pauzele lungi si dese, cheia marilor succese”, iata numai câteva dintre
“principiile” invocate adeseori de români în legatura cu munca pe care o depun în
cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si “greaua mostenire” a sistemului birocratic
(care nu a fost înca si nu va fi curând înfrânt) si dificultatea cu care noile tehnologii
sunt introduse mai ales în întreprinderile de stat, ne putem da seama de unde decurg
pierderile imense de timp si, implicit, cele financiare, în institutiile românesti.

1
Aparent, lucrurile par sa se miste mai bine în cadrul firmelor particulare, unde sunt
stabilite de la bun început principii occidentale si tehnologii moderne de lucru. Dar, de
exemplu, chiar si în cadrul acestora functioneaza, deseori, o alta mentalitate specific
româneasca: statul peste program al angajatilor este considerat sinonim cu o cantitate
mai mare de munca. În schimb, o companie particulara îsi stabileste de la bun început
principiile si sistemul de lucru, problema principala ramânând sa pastreze în timp
aceste reguli. Este vorba aici, de cultura specifica fiecarei institutii în parte. O firma
poate stabili si anumite valori cu care angajatii sunt de acord si le respecta, de aceea
este foarte important rolul managerilor si al departamentului de resurse umane în
implementarea si pastrarea acestor valori.
Prima si cea mai importanta regula pentru folosirea eficienta a timpului o reprezinta
buna organizare. De la stilul de lucru al fiecarui angajat în parte pâna la sistemul de
comunicare între departamente si la modul în care managerul general gestioneaza
propriul timp, exista multi factori care influenteaza eficienta muncii.

Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea generala a unei organizatii pentru
a identifica numeroase puncte unde are loc o pierdere de timp. Oricât de bine ar fi pus
la punct un asemenea sistem, cei care aplica regulile institutiei sunt oamenii, si, atâta
vreme cât acestia nu constientizeaza valoarea muncii lor cu toate termenele limita si
listele cu programari afisate, în mod sigur ai de a face cu “ scurgeri de timp.

2. CE ESTE TIMPUL?
Fiecaruia dintre noi îi este dat sa traiasca o singura viata. În oricare zi, fiecare dintre
noi dispune de acelasi numar de ore. Prin urmare, ar trebui sa ne concentram mai mult
asupra calitatii timpului, decât asupra cantitatii.
Timpul nu este altceva decât o succesiune de evenimente. În secolele trecute, oamenii
masurau timpul dupa rasaritul soarelui sau al lunii. În zilele noastre, timpul se masoara
folosind ceasurile atomice. Dar, indiferent daca consideram rasaritul soarelui sau
miscarea atomilor, timpul se masoara dupa succesiunea evenimentelor.

2
Timpul nu poate fi pus deoparte sau împrumutat. El trebuie petrecut. Întrebarea este
CUM îl vom petrece? Timpul a devenit din ce în ce mai important pe masura ce
societatea a devenit una a organizatiilor. Astfel este perceputa trecerea timpului de
catre un locuitor de la oras fata de un satean.
Societatea industrializata ne impune sa ne sincronizam timpul cu cel al altora. Nevoia
de a fi punctuali devine din ce în ce mai importanta, pe masura ce ne intersectam cu
alti oameni sau cu sarcinile lor. De exemplu: daca avionul nu ar pleca pâna la sosirea
noastra, respectarea timpului nu ar fi importanta. Perceptia timpului difera în functie
de societate. În unele tari, daca întârzii 5 minute s-ar putea sa trebuiasca sa dai
explicatii, în altele (tari arabe) poti sa întârzii cu orele si nimeni nu-ti cere sa explici de
ce ai întârziat. Prin urmare, timpul tinde sa devina din ce în ce mai relational. Daca îl
vom privi astfel, vom realiza faptul ca o buna administrare a timpului într-o societate
moderna va impune rationalizarea atât a timpului planificat cât si a celui neplanificat.
Totodata viata reprezinta si o serie de relatii. Putini oameni ar gasi satisfactii în viata
daca ar trebui sa traiasca singuri. Cea mai mare satisfactie în viata vine din capacitatea
de a impartasi bucurii si necazuri, experiente si idei cu cei din jurul nostru. Totusi,
datorita faptului ca societatea actuala a devenit foarte mobila si ca a crescut numarul
distractiilor si atractiilor care ne bombardeaza zilnic, relatiile cu semeni pot sa devina
nesatisfacatoare si ineficiente.
Acest lucru are valabilitate atât în viata publica, cât si în cea particulara. La locul de
munca, relatiile se pot deteriora deoarece suntem atât de ocupati, încât orice întâlnire
sau discutie personala este privita ca un obstacol în calea progresului profesional.
Traim atât de mult pentru ziua de mâine, luna viitoare si "lucrul ce trebuie terminat",
încât timpul petrecut cu alte persoane devine o iritare continua. Colegii de munca vor
simti acest lucru si vor reactiona fie evitându-ne, fie devenind iritati la rândul lor.
Putini dintre acestia vor învata sa ne cunoasca "ca persoana". Ei ar putea sa ne
respecte, chiar sa ne admire, dar ei nu ne vor "cunoaste" cu adevarat. Ca rezultat
imediat, acest lucru se va simti în barierele de comunicare si lucrul ineficient în
echipa.
În viata particulara se poate întâmpla acelasi lucru. Cunostinte sau prieteni de ocazie
pot sa apara rapid. Fiecaruia dintre noi îi place sa cunoasca persoane noi cu care sa

3
schimbe idei sau impresii. Faptul ca locuim de multa vreme în acelasi loc ne creeaza
senzatia ca "suntem cunoscuti" si sa ne dea o falsa impresie cum ca avem multi
prieteni. Dar, majoritatea dintre noi avem nevoie de relatii mult mai profunde. Avem
nevoie de acele unul sau doua alte cupluri în compania carora ne simtim noi însine,
care ne vor accepta asa cum suntem si carora le vom putea destainui problemele care
ne framânta.
Majoritatea relatiilor de serviciu sunt mai usor de construit decât cele personale si asta
pentru simplul motiv ca petrecem mai mult timp la locul de munca decât cu prietenii.
Administrarea timpului trebuie sa înceapa cu stabilirea obiectivelor. Fiecare persoana
are obiective, cu toate ca nu fiecare este capabil sa afirme cu siguranta care sunt
acestea. Într-o oarecare masura, a nu avea nici un obiectiv poate fi considerat ca fiind
un obiectiv.
Modul de petrecere a timpului trebuie privit si evaluat în functie de obiectivele
stabilite si, daca administrarea timpului înseamna administrarea propriei vieti, atunci
trebuie sa se inceapa cu obiectivele personale.
Pentru ca un obiectiv sa fie folositor în administrarea timpului este necesar sa fie
realizabil si masurabil.
Realizabil, adica realist, ceva în care avem credinta ca vom reusi. Masurabil, adica
specific: când se va întâmpla si cum ne vom da seama de acest lucru. Este important sa
realizam faptul ca orice obiectiv se afla în strânsa relatie cu alte obiective.
Fiecare eveniment îsi are locul într-un anumit cadru, în anumite circumstante.
Obiectivele pot fi variate ca tipuri sau dimensiuni.

3. STABILIREA PRIORITATILOR
Baza administrarii timpului o constituie stabilirea prioritatilor: "Mai întâi lucrurile
importante". Stabilirea prioritatilor nu este un lucru usor. Aceasta presupune, mai întâi, ca
avem obiective clare si ca le privim într-o ordine a importantei.
Priortatile genereaza ideea de CÂND în viata noastra. Exista prioritati pe viata, de
generatie, anuale, lunare, saptamânale sau zilnice. Atunci când se confrunta cu o lista lunga
de sarcini de indeplinit, majoritatea oamenilor au dificultati de a decide care va fi indeplinita
prima, a doua s.a.m.d. De multe ori este greu sa decida care este nr.1. Când au ajuns deja la

4
nr.2 sunt terminati. Un mod de rezolvare a unei astfel de probleme este întocmirea listei
ABC pentru stabilirea prioritatilor.
Atuci când aveti o lista lunga cu lucruri de facut sau obiective de îndeplinit încercati sa
decideti care este primul sau al doilea. În schimb împartiti aceste lucruri pe categorii:
- Categoria A poate fi "foarte important" sau "trebuie facut".
- Categoria B poate fi "mai putin important" sau "ar trebui facut"
- Categoria C poate fi "cel mai putin important" sau "se poate
face"

4. MATRICEA TIMPULUI

Urgent…………Neurgent

Important 1 2

3 4
Neimportant

1. Crize, probleme presante, proiecte afectate de timp.


2. Pregatire, prevenirea crizelor, planificare, construirea relatiilor, recreere.
3. Întreruperi, corespondenta, unele rapoarte, unele întâlniri.
4. Banalitati, corespondenta inutila, unele convorbiri telefonice.

5. REZOLVAREA PROBLEMELOR
Un filosof spunea ca majoritatea problemelor vietii nu pot fi rezolvate. Trebuie sa
traim cu ele.
În prezent, datorita exploziei tehnologice am fi tentati sa credem ca orice problema
poate fi rezolvata. Acest lucru poate fi posibil în cazul problemelor tehnice. Dar n-ar
trebui sa uitam ca problemele oamenilor sunt diferite. Întelegerea faptului ca nu toate

5
problemele au rezolvare poate sa ne ajute sa economisim timp. Chestiunea nu se
pune daca vom gresi sau nu, deoarece cu siguranta fiecare poate sa greseasca.
Ideea este sa învatam din greseli si sa încercam sa nu le repetam.
Planificarea si rezolvarea problemelor se afla într-o relatie strânsa. În ambele cazuri
se cere o actiune, exista o serie de abordari din care vom selecta modelul de actiune,
exista un element de incertitudine asupra rezultatelor finale, un element timp în care
trebuie actionat si exista etapele de parcurs pentru îndeplinirea cu succes a actiunii.
Trebuie sa fim atenti la diferentele dintre rezolvarea problemelor si abordarea,
respectiv tratarea acestora. Exista o abordare a fiecarei probleme care, chiar daca nu
duce la rezolvarea ei, cel putin ne va permite sa o tratam de o maniera oarecare.

6. LUAREA DECIZIILOR
Fiecare zi pare plina de decizii. La fel ca si crizele, deciziile pot fi importante sau nu,
vizând obiective mai mari sau mai mici. Atunci când suntem pusi în situatia de a lua
prea multe decizii, majoritatea dintre noi vor începe sa se retraga catre d omenii în
care deciziile fie ca sunt mai putine, fie ca par mai putin riscante.
Luarea de decizii este un proces complet rational, care poate fi definit urmarind
urmatoarele aspecte:
− Identificarea problemei si încercarea de a descoperi cauzele. Stabilirea clara a
problemei reprezinta de obicei cam 50% din solutie.
−Determinarea alternativelor, inclusiv aceea de a nu face nimic. Pentru generarea de
solutii alternative se poate apela la sesiuni de brainstorming sau se pot discuta
solutii similare oferite de altii, care s-au confruntat cu problema respectiva.
−Evaluarea costului fiecarei alternative.
Compararea tuturor alternativelor si selectarea celei mai convenabile. Criteriile
pentru selectarea alternativelor ar putea fi:
- impactul
- acceptarea
- timpul
- costurile
- rezultatele
Se alege solutia care satisface cel mai mult criteriul cel mai important.

6
Dupa cum se poate vedea, luarea de decizii este în strânsa relatie cu rezolvarea
problemelor. Totusi, exista situatii în care nu ne dam seama ca exista o problema care
necesita luarea unei decizii, nu întrevedem altrenativele sau cine trebuie sa ia
deciziile. Deciziile corecte nu implica numai experienta, ci si presupunerea ca avem
toate datele pentru identificarea problemei. Prea multe informatii pot duce la pierderea
de timp, prea putine informatii la luarea de decizii riscante. Important este sa stim ca
este nevoie de date suficiente pentru a lua o decizie corecta. Fiecare decizie implica
elemente de risc. Din acest motiv unele alternative sunt desconsiderate, parând prea
riscante sau cel care trebuie sa ia decizia nu are curajul de a risca. Asumarea de
riscuri calculate presupune ca decizia a fost luata luând în considerare toate
aspectele negative si pozitive care pot rezulta din asumarea decizie.
Multa lume crede ca luarea rapida a deciziilor este o calitate. De obicei, însa, nu
este asa. Deciziile trebuie sa fie oportune, luate la timp. Neluarea la timp a deciziilor
va duce la întârzieri, risipa de resurse, frustrarea celor care asteapta deciziile.

7. REZULTATELE
Rezultatele vin din a face ce trebuie si nu a face cum trebuie. Am vorbit de rezultate
când am vorbit despre delegare (solutii, nu probleme, rezultate si nu scuze) si
motivare (în analiza performantelor).rezultatele sunt consecintele îndeplinirii
activitatilor.

8. MODALITATI DE “PIERDERE A VREMII”


Organizarea personala
Este primul si, poate, cel mai important factor din cauza caruia se pierde timp.
Exemple:
- dezastrul total de pe birouri, diverse hârtii etc – atunci când ia mult timp
cautarea documentelor.
- lipsa unei ordini stricte în orice suport de depozitare – dosare, fisiere,
arhive, etc.

7
Lipsa spatiului personal
- mai multe persoane au acces la acelasi birou;
- pozitionarea biroului te poate expune întreruperii – colegii solicitându-ti
ajutorul pentru lucruri “mai urgente “;

Nerespectarea stricta a fisei de post


- exista fisa de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfârsit
mentiunea” orice alta activitate solicitata… “
- aglomerarea cu prea multe sarcini a angajatilor

Stabilirea prioritatilor este neclara;


- nu se alcatuieste la începutul fiecarei zi o lista si un orar cu programarea
activitatilor, întreruperi din partea colegilor nu duce la respectarea listei
chiar daca e alcatuita.
- sedintele în cadrul carora se stabilesc obiectivele pe perioada urmatoare
nu au loc cu strictete.

Idenrificarea prioritatilor
- trebuie sa cedezi prioritatilor sefilor si, astfel, întârzii cu propriile
sarcini.

Atitudinea fata de colegi


- persoanele “saritoare“ îsi pierd vremea.

Clasificari ale sarcinilor


- sunt putini cei care îsi ierarhizeaza sarcinile de la cele foarte importante
si foarte urgente la cele neesentiale.

Alte tipuri de intarzieri


- fumatul;

8
- sistemele de arhivare – nu exista arhive la zi decât în contabilitate
(eventual), nu se alcatuiesc liste de intrari-iesiri;
- trasul de timp.

Comunicarea intre departamente


- neefectuarea la timp a reparatiilor tehnice;
- întârzierile frecvente – nerespectarea dead-line-urilor;
- lipsa comunicarii adecvate – telefon, fax, „fata în fata”, în functie de
conjunctura;
- sedintele – lipsa locului, întreruperile etc.;
- timpul sefilor – îsi pierd vremea cu lucruri care nu trebuie sa le faca ei;
- greselile – de orice fel;
- comunicarea cu cei de pe teren – nu pot fi contactati când e nevoie;
- comunicarea cu cei din afara organizatiei;
- delegarea muncii – sarcinile nu se dau întotdeauna persoanei potrivite;
- lipsa ordinelor clare – nehotarârea.

9. CONCLUZII
Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului în care percep
timpul lor si al celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care
îl au într-un anumit loc de munca; pe de alta, ei însisi gasesc inutil sa-si termine
treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza sa li se mai dea de lucru în plus.
Trebuie înteles însa, ca nici un program nu este în totalitate inflexibil. El doar te ajuta
sa îti planifici mai bine activitatile si sa ai sub ochi lista, din ce în ce mai scurta, a
îndatoririlor pe care trebuie sa le duci la capat.

9
BIBLIOGRAFIE

Edward R. Dayton – „Tools for Time Management”, Grand Rapids MI, The
Zondervan Corporation, 1990
James T. Mc Cay – „The Management of Time”, Englewood Cliffs NJ, Prentice Hall
Inc., 1980
Peter E. Makin, Patricia A. Lindley – „Positive Stress Management”, London, Kogan
Page Ltd., 1992
Stefan Buzarnescu – „Introducere în sociologia organizationala si a conducerii”
Editura Didactica si Pedagogica,R.A. Bucuresti 1995
Dan Popescu – „Arta de a comunica”, Editura Economica 1998
Stephen R. Covey - „Eficienta în 7 Trepte sau un ABECEDAR al întelepciunii”,
Editura ALL- 1995
XXX - M
 anual de facilitare comunitara-Democracy Network Program, coordonat de
World Learning Inc.
XXX - “Psihologia sociala”, volum coordonat de Adrian Neculau Editura Polirom
Iasi 1996
XXX – „Succcesful Manager’s Handbook, Mineapolis”, Personnel Decisions
Inc., 1990