CREACION DE UNA EMPRESA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

NOMBRE DE LA EMPRESA: LIBRE ARCHIVO

INTRODUCCION

La creación de una empresa de almacenamiento, codificación, digitalización,

reproducción y capacitación de archivo de documentos, medios magnéticos y
servicio de archivo a domicilio en las ciudades de Tunja, Duitama y Sogamoso,
es una buena alternativa de negocio ya que las empresas carecen de espacio
y tiempo para el manejo en sus archivos, siendo LIBRE ARCHIVO la primera en
su categoría en estas ciudades y brindando un servicio novedosos y de primer
necesidad, con el mejor personal capacitado.

LIBRE ARCHIVO será unidad estratégica de negocios puesta en el mercado,

especializada en el manejo seguro y efectivo de la información de empresas
tanto públicas como privadas, manteniendo su información efectivamente
custodiada y bajo todos los parámetros técnicos de almacenamiento exigidos
por el archivo general de la nación.

PROBLEMA EMPRESARIAL

El problema empresarial radica en que muchas empresas tienen los archivos

desorganizados, o en el peor de los casos no tienen archivo y los documentos
no tienen un lugar definido dentro del espacio de la compañía, asumiendo el
riesgo de que muchos de los documentos se extravíen, se deterioren con
mayor rapidez y facilidad que la normal.

CAUSAS:

• Archivos con clasificación errónea de los documentos.

• Archivos que no están organizados de acuerdo con las normas que

garantizan el buen estado de la información.

• Desconocimiento de la importancia que tiene un archivo organizado.

• Empresas con archivos que no tienen inventario ya sea detallado o

sistematizado.
 • Empresas que tienen acumulación de información.

• Carencia de espacios físicos adecuados para el manejo de archivos.

• Falta de personal capacitado para la organización y mantenimiento del

archivo en las empresas.

• Falta de conocimiento en materia de información sobre los procesos

archivísticos de acuerdos con las necesidades y la normatividad.

SÍNTOMAS

• Perdida de los documentos, y cuando se necesitan, no se encuentra ni el

rastros de estos.

• Desorden en los archivos de las empresas.

• Inconformidad con las personas que manejan esta información respecto

como se lleva el manejo del archivo.

• Mal estado de los documentos.

• Inseguridad con el manejo de los documentos.

• Dificultad con el uso, la utilización, de los documentos.

PROYECCION:

Será una empresa con gran extensión de servicios para todas aquellas
pequeñas y medianas empresas, que necesiten del servicio de
almacenamiento y manejo del archivo en general. La empresa estará ubicada
en Tunja (Boyacá), con servicio inicialmente en las ciudades de Tunja, Duitama
y Sogamoso, pero la idea es extender los servicios al resto de la región.

JUSTIFICACION:

Basados en la cantidad de información y el volumen de documentos que las

empresas manejan a diario, así como la importancia de estos como soportes
al momento de querer respaldar las diferentes operaciones que diariamente
realizan, y tomando como referencia las diferentes problemáticas que se
pueden presentar en aquellas empresas donde el proceso de almacenamiento
de archivos es riguroso, como por ejemplo la mala distribución de documentos
y perdida de los mismos; nuestro grupo de trabajo observando este tipo de
necesidad empresarial, por medio de este proyecto quiere concientizar a la
administración de las empresas para que demanden un servicio de archivo y
almacenamiento de información que sin duda le beneficiara no solo a la
compañía como gestores y principales usuarios, sí no también a terceros que
requieran información oportuna.

También es importante resaltar que la creación de una empresa con las

características que se mencionan a lo largo de este trabajo, no solo traerá
beneficios a las personas o empresas que adquieran estos servicios , sino
también a los precursores de este trabajo, ya que aun siendo muy jóvenes
están sembrando la semilla de la creación de empresa y no solo esto sino
también la creación de empresa independiente, aparte de esto es beneficioso
para los creadores de este proyecto ya que están aportando los conocimientos
adquiridos durante toda la carrera profesional.

OBJETIVOS:

GENERAL

Crear una empresa de Almacenamiento, Organización, codificación,

digitalización, reproducción y capacitación de archivo de documentos,
custodia de documentos, almacenamiento por medios magnéticos, y servicio
de archivo a domicilio en las ciudades de Tunja, Duitama y Sogamoso.

ESPECIFICOS

• Ofrecer los servicios de Custodia documental, custodia medios

magnéticos, Microfilmación.

• Garantizar la estabilidad de los documentos y el buen Estado de

los mismos. Custodia total con estos elementos con el fin de que
no los vayan hurtar o dañar deben estar en sitios altamente
protegidos, aparte de la custodia documental también habrá
custodia de medios magnéticos.

• Préstamo de documentos, se hará un estricto seguimiento a las

personas que se les hace los prestamos , la idea es que aquellas
personas que necesiten los documentos soliciten una cita con
anticipación , y se adecuara un sitio en donde hayan visitantes
(Son aquellas personas que requieren información ) , en donde
 estas podrán acceder a la información , y se prestara el
documento según las necesidades del cliente , o se prestaran
copias del documentos .

• Brindar seguridad al cliente con el aseguramiento de la

información.

• Almacenamiento, codificación y organización de los documentos

de las empresas que requieran estos servicios.

DESCRIPCION

Los servicios que pretendemos brindar son soluciones en administración

documental; también capacitación de archivística, además que se cuenta con
la custodia de los documentos. Es importante mencionar que se prestara el
servicio de microfilmación y digitalización de la información, todo esto con el
fin de proteger el activo más preciado de una compañía: La información.

MERCADEO

Los servicios que se prestaran van enfocados a todos los estratos sociales ,
pues Tunja carece de una empresa de archivo , lo que en la creación de esta
empresa no se discriminara ningún estrato social a continuación se señalara
algunas de las técnicas que se tendrán en cuenta para el mercadeo.

• Relaciones con la comunidad

• Pagina Web

• Páginas Amarillas

• Publicidad en periódicos y Revistas.

• Telemercadeo

• Publicidad externa (Personas visitando posibles clientes )

• Mercadeo por correo electrónico

CLIENTES POTENCIALES:
Todas aquellas empresas de Tunja, Duitama y Sogamoso que aun no tienen un
sistema de archivo definido, principalmente va orientada a las pequeñas y
medianas empresas.

POSIBLE UBICACIÓN: Ciudad de Tunja Boyacá, Barrio Las Nieves, Estrato 3.

COMPETENCIA: En la ciudad de Tunja no se encuentran empresas que se

dediquen a prestar este servicio, las únicas cercas son las existentes en la
ciudad de Bogotá.

TECNOLOGIA

Se debe contar con equipos de cómputo de excelente calidad, equipos con

altos niveles de almacenamiento.

Las unidades de almacenamiento que se requerirán deben ser integras, deben

tardar poco en recuperar datos, la calidad de los datos recuperados deben
100% seguros , debe tener una capacidad de almacenamiento enorme , debe
contener programas exclusivos para la protección de datos.

También es importante diseñar o adquirir un mecanismo el cual evite las

averías de los sistemas de almacenamiento.

De la misma forma no solo es importante contar con equipos de

almacenamiento digital, sino también físico, se necesita estantes de alta
durabilidad, cajas fuertes etc.

EQUIPO EMPRESARIAL

El talento humano está conformado por los precursores de este proyecto,

Sandra Pedroza, Alejandro Carrión, Leidy Flórez, Shirley Velandia, y obviamente
por personal especializado en administración documental, ingeniería y ciencias
de la información en todos los niveles.

Los puestos administrativos y gerenciales deben tener características como las

que a continuación se señalan:

• Debe tener dominio sobre las necesidades de innovación y desarrollo de

la empresa, todo esto de acuerdo a las necesidades de esta.
 • Desarrollar cualidades y destrezas de liderazgo y conducción del
personal a cargo.

• Profesional en Aéreas de Administración y a fin de esta.

El personal especializado en la administración de archivos deberá poseer las

siguientes características.

• Poseer título profesional en cualquier de las siguientes áreas del

conocimiento: archivística, bibliotecología, sistemas de información y
documentación o ciencias de la información.

• Debe tener conocimientos en centros de cómputo.

• Debe identificar la organización adecuada para cada tipo de documento,

suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades,
ubicación de carpetas en los respetivos archivadores, experiencia
suficiente en archivos digitales, microfilmación.

También se necesita ingenieros de sistemas y de ciencias de la información, los

cuales requieren de altos conocimientos en tecnología, con el fin de orientar a
la administración con la adquisición de tecnología de punta , para garantizar
todos los procesos que se prestan en Libre Archivo , aparte de esto deben ser
profesionales titulados .

Es importante mencionar que todo el personal que pertenecerá a este

proyecto, deben ser personas idóneas, con principios y valores, con
responsabilidad, deben ser proactivos y sobretodo leales no solo a la empresa
que se formara, sino a los clientes, ya que se manejara información que en su
gran mayoría es confidencial y por ningún motivo se debe divulgar ya que
quien tiene derecho a divulgarla son directamente los clientes no Archivos
Libres.

MODELO DE NEGOCIO
El valor agregado de la prestación de servicios de archivo es que se contara
con capacitación constante y directa a los trabajadores de cada una de las
compañías a las que se les prestara dicho servicio, además del exclusivo
servicio de la digitalización de la información.

ASPECTOS ECONOMICOS FINANCIEROS

Para analizar los aspectos económicos necesarios en el desarrollo de esta

propuesta de negocio, realizaremos un presupuesto proyectado de todo lo
necesario para poder empezar en la ejecución de proyecto, en donde se van a
proyectar la inversión inicial, y los costos que en que se deben incurrir.
También realizaremos unos estados financieros proyectados, y se presentará
las fuentes de recursos que se utilizarán.

Las fuentes de Financiación son las siguientes:

Cada Socio Aportará $ 2.000.000 (dos millones de pesos) * 4 socios $

Inversion Inicial: (
8.000.000
Préstamo en Entidades Financieras $
50.000.000

TOTAL FINANCIACION $
58.000.000

El Balance Inicial proyectado es el siguiente:

También Proyectamos unos Estados Financieros a un periodo de 3 meses.

ACTIVO
INGRESOS:
INGRESOS O
Arriendos
Digitalizac
ACTIVO

CORRIENTE
CONTACTOS

Desafortunadamente es este momento no contamos con personas que tengan

experiencia en esta área para que nos puedan prestar asesoría.

OPORTUNIDAD

Teniendo en cuenta la información adquirida a cerca del sector donde

pretendemos realizar nuestro negocio, podemos concluir que no hay
competencia cerca, y sí hay diferentes empresas que pueden llegar a ser
nuestros posibles clientes.
 CONCLUSIONES

La creación de la empresa LIBRE ARCHIVO nace del análisis de la situación

actual de las empresas respecto a las condiciones en que se encuentran los
archivos, las características más relevantes que encontramos como déficit son;
desorganización, falta de tiempo, falta de espacio, desconocimiento de los
métodos y técnicas de archivo.

En las ciudades de Tunja, Duitama y Sogamoso no hay empresas

especializadas en este tema, motivo por el cual LIBRE ARCHIVO es una idea
de negocio innovadora que pretende solucionar los anteriores problemas
brindándoles a nuestros clientes la mejor soluciones prestándoles un servicio
de gestión de calidad total donde, además de superar las expectativas de los
usuraios en la ejecución del servicio recibido, se consiga la conformidad con los
objetivos de la empresa y se logre un valor agregado.

TRABAJO FINAL
CREACION DE UNA EMPRESA DE ARCHIVO
 PRESENTADO POR:
SANDRA MILENA PEDROZA SANTAMARIA
SHIRLEY JOHANA VELANDIA
LEIDY LILIANA FLOREZ BOLIVAR
JORGE ALEJANDRO CARRION

PRESENTADO A:
CARMEN ELISA MATEUS PEREZ
PROFESORA DE ESPIRITU EMPRESARIAL

UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
2011-05-24
BOGOTA D.C-COLOMBIA