Sunteți pe pagina 1din 41

Modulul 5 – Baze de date 1

Baza de date si fisier


Un fisier este un ansamblu de date care poate fi manipulat de mai multi utilizatori într-
o viziune unica asupra datelor. Viziunile multiple ar putea fi obtinute prin sortarea datelor,
modificarea structurii si regruparea fisierelor, ceea ce implica modificarea programelor.
O baza de date este un ansamblu de date care se refera la un subiect si poate fi
manipulat de mai multi utilizatori în viziuni diferite asupra datelor.
În principiu, o baza de date regrupeaza un ansamblu de fisiere partajate de utilizatori
diferiti, concurenti si competitivi. Structura acestui ansamblu reclama o descriere riguroasa si
laborioasa.

Sistem informatic cu baza de date


Sistemul informatic cu baza de date este format din:
• Baza de date
• Hardware-ul
• Software-ul
• Utilizatorii

Baza de date este un sistem de colectii de date între care exista o interdependenta
logica multipla, sistemul de colectii de date putând fi exploatat de mai multi utilizatori în
viziuni diferite.
Hardware-ul este sistemul de calcul, prevazut cu unitati adresabile de memorie
externa, destinate conservarii bazei de date si software-lui, de obicei cuplat într-o retea de
calculatoare.
Software-ul este un sistem de programe de gestiune si aplicatii care asigura:
• descrierea structurii bazei de date
• manipularea datelor (crearea, actualizarea si interogarea)
• controlul si autorizarea accesului la baza de date
• mecanisme eficiente de acces rapid
• întretinerea bazei de date, adica gestiunea spatiilor goale, salvari de siguranta,
optimizari
• securitatea datelor în sensul minimizarii riscului pierderii datelor datorita diverselor
cauze (caderi de tensiune, defectiuni hardware, utilizare necorespunzatoare,
disfunctionalitati ale retelei de calculatoare)
• integritatea datelor – introducerea numai a datelor valide, împiedicarea stergerilor
accidentale sau intentionate
• partajabilitatea – accesul (eventual concurent) mai multor utilizatori la datele
respective.
Acest sistem de programe este cunoscut în literatura de specialitate sub denumirea
DBMS (Data Base Management System) sau SGBD (Systeme de Gestion de Base de
Donnes).
SGBD-ul este un sistem care stocheaza si regaseste informatia într-o baza de date.
Datorita numarului mare de operatii care pot fi executate asupra datelor si a
complexitatii acestora, de obicei SDBD-urle au implementat un limbaj. Acesta trebuie :
• sa asigure descrierea datelor – limbajul de descriere
• manipularea datelor – limbajul de prelucrare
• o serie de operatii realizate într-un limbaj de programare
Din punct de vedere al performantelor un SGBD se situeaza la nivelul unui sistem
informatic complex care, pe lânga procedurile de prelucrare respective. contin o interfata
pentru comunicarea rapida cu utilizatorul, un mediu de programare (editor de texte,
compilator) si alte instrumente necesare utilizatorului pentru lucrul cu bazele de date
(mecanisme de cautare, integogare a bazei de date, realizare de formate de introducere a
datelor în baza de date, generator de rapoarte).
Clasificarea SGBD-urilor
• din punct de vedere al modelului conceptual :
Modulul 5 – Baze de date 2

ü baze de date ierarhice


ü baze de date de tip retea
ü baze de date relationale
ü baze de date orientate pe obiecte
• din punct de vedere al localizarii datelor:
ü baze de date distribuite la care datele unei baze de date sunt distribuite pe
mai multe sisteme de calcul, aflate la distanta unele de altele
ü baze de date centralizate, când datele se afla într-un singur loc, pe un
sisngur sistem de calcul
Utilizatorii au acces la datele din baza de date folosindu-se de urmatoarele
posibilitati:
• un sistem de meniuri
• comenzi lansate în mod interactiv
• programe de aplicatii scrise în limbajul de manipulare a datelor având o interfata
prietenoasa cu utilizatorul.
Utilizatorii bazei de date se împart în trei categorii :
• administratorul bazei de date este gestionarul responsabil cu buna functionare a
SGBD. Administratorul (o persoana sau un grup de persoane) are sarcinile :
ü asigurarea securitatii datelor
ü ameliorarea permanenta a bazei de date
ü integritatea bazei de date
• programatorii de aplicatii sunt persoane care realizeaza programele utilizator si
efectueaza prelucrarile datelor
• utilizatorii finali sunt persoane care exploateaza sistemul, inclusiv programele
elaborate de programatorii de aplicatii

Modele conceptuale pentru sisteme de gestiune a bazelor de date


Modelul conceptual este utilizat la descrierea structurii datelor din baza de date
precum si a relatiilor existente între diferitele date. El se particularizeaza prin modul de
definire a celor mai mici unitati identificabile ale structurii bazei de date, prin tipurile de
înregistrari alcatuite cu acestea , prin relatiile dintre colectiile de date si prin terminologia
utilizata.

Modelul ierarhic

Structura unei baze de date poate fi reprezentata sub forma unui graf arborescent cu
un nod radacina în care nodurile reprezinta colectiile de date iar arcele reflecta relatiile de
asociere între înregistrarile colectiilor de date.
Caracteristici:
• accesul direct este posibil numai la înregistrarile din colectia de date radacina
• accesul la înregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin specificarea
tuturor colectiilor care se gases pe drumul unic (între colectia radacina si colectia
cercetata). Pentru aceasta se construieste cheia ierarhica rezultata prin
concatenarea tuturor cheilor înregistrarilor care se gasesc pe drumul unic.
• toate înregistrarile din colectiile bazei de date , cu exceptia colectiei radacina, au
câte o înregistrare superioara
Modulul 5 – Baze de date 3

Modelul retea
Este un graf general, fara limite, în
care nodurile sunt colectii de date
iar arcele descriu relatiile între ele.
Este performant, dar omplicat.
Fiecare nod poate fi legat de
oricare altul, de mai multe ori.
Legaturile formeaza trasee .
Legaturile trebuie stabilite având
tot timpul în minte interogarile
posibile, iar operatiile de
actualizare pot deveni excesiv de
complicate

Modelul retea

În anul 1969 matematicianul C.F. Codd de la centrul de cercetari IBM din San
Jose (California) a expus modelul relational de organizare a bazelor de date.
Schema depinde exclusiv de legaturile între obiecte. Modelul este puternic,
simplu, flexibil si natural.
Modelul relational permite :
• o descriere simpla sub forma tabelara
• actualizarea datelor simpla

Etape de realizare a unei aplicatii de baze de date

În actiunea de proiectare a unei aplicatii de baze de date trebuie parcurse trei etape:
1. analiza sistemului, a problemei de rezolvat. Aceasta activitate nu depinde de
sistemul pe care va fi implementata aplicatia. Ea se finalizeaza prin realizarea
unui model al sistemului studiat
2. proiectare a elementelor de baza pe baza modelului stabilit în cadrul analizei.
3. realizare – crearea efectiva a bazei de date, programarea diferitelor functii care
se realizeaza cu datele din baza de date dupa care urmeaza testarea si
implementarea functiilor realizate si testarea functionalitatii aplicatiei pe baza
unor date fictive, dar reprezentative. În final se va trece la exploatarea de test a
aplicatiei urmata de verificarea ei amanuntita si cu date reale.t
Ultimele doua etape prezentate sunt dependente de SGBD-ul ales.

Prezentarea SGBD Access

Utilizatorii care cunosc programele de calcul tabelar pot considera, ca la prima


vedere, un sistem de gestiune a bazelor de date nu difera de o aplicatie de calcul tabelar.
Exista însa, câteva caracteristici principale care fac diferenta între ssitemele de gestiune ale
bazelor de date relationale si aplicatiile de tip calcul tabelar:
q cantitatile de date manipulate de sistemele de gestiune ale bazelor de date
relationale sunt mult mai mari decât cele pe care pot sa le manevreze foile de
calcul tabelar;
q în bazele de date relatinale se pot lega între ele mai multe tabele, astfel încât
utilizatorul le poate considera ca fiind o singura tabela;
q bazele de date elimina redondanta datelor, deci reduc duplicarea informatiilor.
se repeta numai informatiile care fac legatura între diferite tabele si care sunt,
de obicei, coduri.
Modulul 5 – Baze de date 4

Microsoft Access este un sistem puternic si robust de gestionare a bazelor de date


relationale (RDBMS) în scopul crearii si exploatarii aplicatiilor de baze de date locale sau de
tip client/server. Bazele de date relationale se bazeaza pe existenta unor tabele între care au
fost stabilite niste relatii.
Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru baze de date disponibile pentru
calculatoarele personale.
Access poate fi utilizat cu succes de utilizatorii începatori ai bazelor de date datorita
interfetei extrem de prietenoase asemanatoare cu ceilalti membri ai pachetului Microsoft
Office si datorita asistentilor care ghideaza utilizatorul începator în realizarea aplicatiilor.
Programatorii experimentati vor putea sa utilizeze Access datorita existentei ca limbaj de
programare Visual Basic for Applications .
Fata de celelalte sisteme de gestiune a bazelor de date utilizate pe PC (FoxPro,
Paradox) Access poseda o structura de baze de data cu totul deosebita, capabila sa
combine într-un singur fisier toate obiectele existente în baza de date. Acest lucru prezinta
un avantaj destul de serios si anume imposibilitatea utilizatorului de a interveni în
gestionarea obiectelor bazei de date (stergeri de fisiere accidentale sau intentionate) si deci
pastrarea coerentei bazei de date.

ACCESS - Obiecte

O baza de date Acces are urmatoarele caracteristici::


q contine interogarile, formate, rapoartele si macrocomenzile necesare afisarii
datelor pntr-un mod solicitat de utilizator. În general aceste elemente se numesc
obiecte ale bazei de date
q toate elementele bazei de date sunt complet predefinite în timpul proiectarii
aplicatiei astfel încât utilizatorii nu au nevoie sa cunoasca proiectarea acestor
obiecte

Spre deosebire de alte sisteme de gestiune a bazelor de date rationale, Microsoft


Access stocheaza toate componentele unei baze de date într-un singur fisier cu extensia
MBD. Atunci când este deschisa o baza de date toate obiectele care formeaza baza de date
sunt afisate în fereastra Database.

Aceste obiecte sunt:

Tabelele pastreaza toate datele cu care se lucreaza în baza de date


Access în formatul rând – coloana, asemanator formatului utilizat de
aplicatiile de calcul tabelar. Fiecare coloana a tabelului este denumita câmp, iar fiecare rând
Modulul 5 – Baze de date 5

al tabelului este o înregistrare. Fiecare câmp al unui tabel va contine acelasi tip de
informatie, având acelasi tip de date si aceleasi caracteristici. Tabelele sunt identificate
printr-un nume si afisate în fereasrra Database, în momentul selectarii butonului Tables. În
baza de date pot exista mai multe tabele, fiecare continând informatii despre subiecte
diferite. Fiecare tabel poate contine date de mai multe tipuri, ca de exemplu text, numere,
date calendaristice, imagini.

Interogarea este un obiect Access care reprezinta o întrebare formulata de


utilizatorr în legatura cu informatiile existente în baza de date. Rezultatul interogarii consta
într-o multime de înregistrari care apartin unul tabel sau mai multor tabele din baza de date.
Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile necesare la
un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei si viteza de prelucrare a datelor.

Interogarile se utilizeaza pentru:


¹ a afisa numai înregistrarile care corespund criteriilor care au fost alese
¹ a afisa înregistrarile în orice ordine
¹ a combina datele din tabele diferite, afisând rezultatele într-o singura fereastra
¹ a realiza modificari similare în mai multe înregistrari dintr-un tabel simultan
¹ a sterge grupuri de înregistrari care indeplinesc aceeasi conditie
¹ a crea alte tabele pentru a pastra informatiile seelectate
¹ a crea o sursa de date pentru rapoarte, formate sau pentru alte interogari

În majoritatea situatiilor, Access permite modificarea datelor afisate într-o interogare.


Modificarile efectuate vor fi scrise înapoi, în tabelul care a furmizat datele. O interogare nu
are date proprii, operând numai cu ceea ce citeste sau s crie în tabele bazei de date.
Aceasta proprietate poate crea neplaceri utilizatorilor începatori deoarece acestia pot
efectua operatii de stergere a datelor din interogare, fara sa tina seama ca acestea vor fi
sterse din tabelul în care au fost încatcate.

Un format este un obiect Access destinat, în principal, pentru introducerea


datelor pe ecran, pentru afisarea si editarea datelor. În timp ce tabele sau interogarile
prezinta datele într-o forma asemanatoare cu o foaie de calcul, formatele pot afisa câte o
singura înregistrare. În consecinta, ele dau posibilitatea efectuarii operatiilor tipice din bazele
de date. Suplimentar, formatele pot contine subformate pentru a afisa date asociate. De
asemenea ele pot contine butoane pentru a realiza sarcini specifice.
Formatele reprezinta interfata utilizator a bazei de date.

Raportul este un obiect al bazei de date Access utilizat pentru prezentarea


datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor operatiilor efectuate asupra lor. În plus,
el poate contine informatii care nu exista în tabele: date rezultate în urma calculelor efectuate
cu datele memorate, informatii de sinteza. Rapoartele pot fi afisate pe ecran, tiparite la
imprimanta sau salvate într-un fisier în vederea unei tipariri ulterioare.
Pentru tiparirea tipurilor de rapoarte uzuale se poate utiliza asistentul WIZARD. De
asemenea se poate utiliza o interogare pentru a genera un raport care combina informatii din
mai multe tabele
este un tip special de pagina Web proiectata pentru vizualizarea si lucrul cu
date din date stocate într-o baza de date Access din Internet sau Intranet. Pagina este un
fisier separat care este stocat în afara bazei de date Access, totusi, la crearea fisierului
Access adauga un shortcut în fereastra Database. Proiectarea unei astfel de pagini este
similara cu proiectarea formatelor sau raporturilor. O pagina este conectata direct la baza de
date. Atunci când utilizatorii afiseaza pagina în Microsoft Internet Explorer, ei vizualizeaza
propria lor copie a paginii.
Modulul 5 – Baze de date 6

Macrocomenzile reprezinta o secventa de una sau mai multe actiuni care se


executa la comanda utilizatorului. Fiecare actiune executa o anumita opratie ca de exemplu
deschiderea unui format sau imprimarea unui raport. Realizarea secventei se face cu ajutorul
ferestrei Macros care pune la dispozitia utilizatorului o lista de actiuni disponibile .

modulele permit stocarea subrutinelor si functiilor Visual Basic, astfel încât


utilizarea lor necesita experienta în programare.

permite organizarea diferitelor tipuri de obiecte ale bazei de date în


grupuri.Grupurile constau în shortcut catre obiectele bazei de date care apartin acestui
obiec. Adaugarea unui obiec unui grup nu schimba locatia sa initiala.Într-un grup pot fi
pastrate împreuna obiecte de tipuri diferite ale bazei de date. De exemplu, dintr-un grup pot
face parte formate, subformate si tabelele sau interogarile care stau la baza acestora.

Lansare Access
Lansarea în executie a SGBD Access se face, fie cu ajutorul meniului de start, dupa
cum este aratat în figura de mai jos:

sau cu ajutorul unei pictograme de


accelerare situata în Desktop:

.Lansarea Access se
materializeaza prin deschiderea
ferestrei Microsoft Access care
solicita utilizatorului sa precizeze
baza de date cu care va lucra.

Pentru a închide aplicatia se va alege optiunea EXIT din meniul FILE sau se va închide
printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.

Pentru a deschide o baza de date existenta se


poate alege între diferitele posibilitati:
Din aplicatia Microsoft deschisa se alege din
meniul File optiunea Open sau se apasa pe
pictograma corespunzatoare din bara de
instrumente
Apare urmatoarea fereastra de dialog în care se precizeaza locul unde este fisierul ce
trebuie deschis:
Modulul 5 – Baze de date 7

Deschiderea basei de
date se poate realiza:
♦ printr-un dublu clic pe
numele bazei de date
♦ printr-un clic efectuat pe
butonul Open, dupa ce
fisierul respectiv a fost
selectat
Calea unde se afla
baza de date

Numele bazei de date

Tipul bazei de date

Din fereastra Explorer,


baza de date se poate
deschide printr-un dublu
clic pe fisierul dorit

Utilizarea functiei HELP

Daca ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apasarea tastei


Pe ecran va aparea un asistent sub forma unei imagini animate. Printr-un clic pe aceasta
imagine ea devine activa si se poate introduce întrebarea în câmpul Type your question here

Se apasa apoi butonul Search pentru a


începe cautarea
Asistentul poate vi activat prin apasarea
tastei F!
Pentru a-l închide se va alege optiunea
HIDE din meniul care apare prin clic cu
butonul din dreapta asupra imaginii
animate
Crearea unei baze de date Access

Crearea unei baze de date consta în crearea unui singur fisier cu extensia MDB
care contine toate tabelele din baza de date ca si interogarile, formatele, rapoartele si toate
celelalte informatii ajutatoare.
Modulul 5 – Baze de date 8

{n momentul lansarii
Access-ului se
deschide fereastra
Microsoft Access
care permite crearea
unei baze de date cu
ajutorul asistentului
(Access database
wizards) sau
proiectarea acesteia
fara ajutor (Blank
Access database)
sau deschi- derea
unei baze de date
existente (Open an
existing file).

Utilizarea asistentului

Acesta reprezinta o
interfata simpla de
creare a unei baze
de date. Apelând
aceasta functie si
raspunzând la
câteva întrebari
simple, Access
creaza în mod
automat diverse
tabele, interogari si
formate pentru tipuri
uzuale de baze de
date

În cazul în care utilizatorul alege optiunea crearii unei noi baze de date fara ajutorul
asistentului se deschide o fereastra File New Database prin care se cere ca utilizatorul sa
precizeze numele bazei de date nou creata (File name) si locatia acesteia (Save in).
.
Modulul 5 – Baze de date 9

Se apasa butonul Create si noua baza de date va fi creata.

Utilizarea ferestrei Database

Fereastra Database pune la dispozitie o metoda simpla si coerenta de gestionare a


obiectelor din baza de date. Se selecteaza eticheta corespunzatoare tipului de obiecte care
intereseaza din grupul Objects.
Elementele din care este compusa aceasta fereastra sunt urmatoarele:
q butoanele pentru obiecte aflate în partea stânga a ferestrei permit selectarea
unui anumit tip de obiecte;
q butoanele de comanda, plasate în partea de sus a ferestrei îndica actiunile
care pot fi efectuate asupra obiectului selectat:

Design (Proiectare) obiectul selectat va fi deschis în modul Design în


vederea modificarilor;

Open (Deschide) - obiectul va fi deschis pentru utilizare normala;


Modulul 5 – Baze de date 10

New (Nou) pentru a crea un obiect nou de tipul respectiv.

Delete pentru stergerea unui obiect selectat

butoane care controleaza modul de afisare a obiectelor;

q lista cu obiecte situata în mijlocul ferestei afiseaza obiectele clasei de obiecte


selectate în ordine alfabetica

Crearea unei baze de date se poate efectua si în situatia în care Access este lansat
si se doreste crearea unei noi baze de date. În acest caz se selecteaza din meniul FILE
optiunea New
sau, din bara de

unelete standard se apasa butonul New .


În acest caz se deschide fereastra New: Cu ajutorul functiei
General se poate
crea o noua baza de
date, o pagina de
Web sau se pot
crea proiecte noi.
Un proiect este un
nou tip de fisier
Access având
extensia .adp care
permite accesul la o
baza de date
Microsoft SQL
Server prin

Construirea unei baze de date


Tabele

O tabela este constituita din câmpuri, care sunt coloane carora li se atribuie un nume,
fiecare având un tip de date si o dimensiune bine precizate. Aceasta abordare structurata a
datelor asigura bazelor de date puterea si viteza de lucru de care au nevoie.
Exista trei modalitati de creare a unui tabel si anume:
q crearea în modul Design în care utilizatorul furnizeaza toate datele necesare
crearii tabelelor cu ajutorul ferestrei urmatoare:
Modulul 5 – Baze de date 11

q crearea tabelelor utilizând asistentul (Wizard) care este utilizat în cazul în care
baza de date care se creaza se încadreaza într-un tip general de baze de
date pentru care Access are deja create astfel de tabele

Selectând tipul de aplicatie care se construiese între Afaceri (Business) sau tabele
cu caracter persona (Personal), utilizatorul alege din esantioanele de tabele de
tabele (Sample tables) tabela care convine aplicatiei sale. În lista Sample Fields
sunt afisate câmpurile tabelei selectate anterior care pot fi selectate pentru noua

tabele utilizator cu ajutorul butoanelor: .


q crearea unei tabele prin introducerea datelor în care se introduc datele într-o
structura asemanatoare cu cea a unei foi de calcul tabelar
Modulul 5 – Baze de date 12

Înaintea crearii unei tabele trebuie cunoscute modul de descriere a structurii sale si a
câmpurilor care contin datele înmagazinate în tabela.
Crearea tabelei în modul Design presupune furnizarea urmatoarelor informatii:

q Numele câmpului (Field Name). Numele poate avea o lungime de pâna la


64 caractere, inclusiv spatiile înglobate. Trebuie însa tinut seama va numele
mai scurte, fara spatii sunt mai usor de utilizat. Numele câmpurilor sunt
obligatorii si unice, deci într-o tabela nu se poate atribui acelasi nume mai
multor câmpuri.
q Tipul datei (Data type) este selectat dintr-o caseta.
q Descrierea (Description) permite introducerea unei descrieri optionale a
câmpului. Acesta se utilizeaza pentru a introduce explicatii asupra câmpului
respectiv, atât în cazul în care lucreaza mai multe persoane cu aceeasi
aplicatie sau pentru a reaminti utilizatorului provenienta si caracteristicile
câmpului
q Cheia primara (Primary Key). Pentru a alege un câmp drept cheie primara
se selecteaza câmpul executând clic pe butonul de selectie situat în partea
stânga a coloanei Field Name si apoi executân un clic pe butonul Primary Key
din bara de unelte standard

Tipul de date pe care-l contine fiecare câmp:

Text
Memo Cu toate ca în Access dimensiunea prestabilita a unui
câmp este de 50 de caractere, se poate alege orice
Permite stocarea a 64KOde
dimensiune (aproximativ
la 1 la 255.16 pagini alocarii
Datorita scrise dinamice
la un rând)a pentru fiecare
înregistrare. Câmpurile Memo exista
spatiului constauavantaje
numai din în text
ceeasi se
ce utilizeaza
priveste pentru a oferi
comentarii descriptive.performantele
Pot fi inclusesisecvente de început de rând/ salt la rând nou, dar nu se
spatiul de stocare. Dar este avantajos
accepta optiuni de formatare.
sa se stabileasca dimensiuni mai mici.
Numar
Tipul numar include mai multe
categoriii care difera prin modul de
stocare si viteza de raspuns.
Byte - accepta numai valori întregi
pozitive pâna la 255

Integer - acopera domeniul numarului numerelor întregu de la -32768 la 32768.


Long Integer numere întregi de plus, minus 2 miliarde, spatiul de alocare este de patru ori
mai mare decât pentru Byte
Modulul 5 – Baze de date 13

Single - numere fractionare cu pâna la 7 cifre semnificative


Double - mareste precizia pâna la 15 cifre semnificative
Decimal - mareste precizia pâna la 28 de cifre zecimale
Replication ID - valoare care reprezinta 16 octeti a fost creata cu scopul de a asigura un
identificator unic global (GUID - Global Uniq2ue Identifier) pentru bazele de date la care
trebuie realizata sincronizarea unor mari date suplimentare de la mai multe site-uri.
Utilizarea tipului acestuia în alte situatii duce la scaderea vitezei de lucru si cresterea
spatiului de stocare.

Data calendaristica

Proprietatea
Format trebuie
sa fie stabilita
pentru toate
campurile data
calendaristica.

Aceasta definitie va fi transmisa din tabel catre interogarile, formatele si rapoartele create
ulterior. Dupa anul 2000 este indicat faptul ca anul sa fie prrezentat în formatul cu patru cifre

Moneda

Valuta acopera
valorile cu simbol de
moneda pâna la 15
cifre si valori
zecimale pâna la
zecimi de bani.
Asigura o precizie
sporita calculelor
financiare dar este
mai lent.
Numar cu incrementare automata

AutoNumber
genereaza numere
secventiale sau
aleatoare.
.

Numerele sunt completate în mod automat pentru fiecare înregistrare adaugata într-o
tabela.Ele nu pot fi modificate în cursul unor actualizari ulterioare. Numarul maxim de
înregistrari dintr-o tabela care pot folosi câmpul AutoNumber este mai mare de 2 miliarde.

Yes/No
Sunt câmpuri logice,
booleene. Ele folosesc
valori logice numerice
de tip întreg: -1 pentru
câmpurile Yes (True,
On) si 0 pentru No
(False, Off). Câmpurile
logice pot fi cheie, dar
nu pot fi indexate
Modulul 5 – Baze de date 14

OLE Object

Sunt obiecte desttinate pastrarii datelor provenite de la alte programe considerate ca


servere OLE în Windows de tipul foi de calcul tabelar Excel, documente Word, grafice,
sunete sau alte date binare legate sau încapsulate într-o tabela Access.

Hyperlink

Sunt obiecte formate din combinatii de text sau numere memorate ca text si utilizate
ca adresa de Hyperlink (pagina de Web)

Proprietatile câmpurilor

În partea de jos a ferestrei Table Design se pot preciza mai multe proprietati pentru
fiecare câmp. Acestea sunt:

Field Size. În aceasta caseta se introduce dimensiunea câmpului pentru tipul de date
text (valoarea implicita este 50). În cazul câmpurilor de tip numeric dimensiunea se alege
dintr-o lista.Proprietatea nu se aplica câmpurilor de tipul: date/Time, Yes/No, Currency,
Memo, OLE Object sau Hyperlink. Pentru câmpurile de tip text lungimea maxima este de 255

Format. Se poate selecta dintr-o lista care difera în functie de tipul de câmp selectat.
Cu exceptia tipului de date text, se aplica un format standard, predefinit care va fi utilizat
pentru afisarea valorilor câmpului. Este posibila introducerea unui format personalizat. Acest
lucru se realizeaza prin crearea unei imagini a formatului, utilizând combinatiile unui set
special de caractere. Aceasta proprietate nu se aplica câmpurilor de tip OLE Objects

Decimal places. Din lista aleasa se poate alege optiunea Auto sau un anumit numar
de zecimale. Aceasta proprietate se aplica numai câmpurilor de tipul Number si Currency.

Input Mask controleaza modul de afisare a datelor pe ecran. Mastile de intrare a


datelor sunt siruri de caractere care determina modul de afisare a datelor în timpul
Modulul 5 – Baze de date 15

introducerii sau editarii lor. Ele determina pentru fiecare caracter al câmpului daca este un
caracter necesar sau optional si tipul de caracter acceptat. microsoft a creat programul Input
Mask Wizard pentru a asista la formatarea cpurilor mascate uzuale.

Caption (titlu) permite utilizarea numelor introduse în caseta de la aceasta


proprietate în modul de afisare Datasheet sau în rapoartele sau formatele generate pe baza
datelor din tabela. Avantajul consta în faptul ca în nume se pot introduce spatii si toate
caracterele speciale. Daca aceasta proprietate nu este completata, Access va utiliza num ele
introdus în Field Name.

Default Value (Valoare imlicita) reprezinta o valoare initiala care va apare completata
în câmpul respectiv la adaugarea unei noi înregistrari. Nu se aplica tipurilor AutoNumber sau
OLE Object.

Validation Rule si Validation Text testeaza, conform criteriului furnizat sub forma
unei expresii Access valoarea introdusa într-un câmp si afiseaza un mesaj de eroare daca
valoarea introdusa nu respecta regula de validare. De exemplu, pentru a restrânge la un
interval de valori valoarea introdusa într-un câmp de va introduce în caseta Validation Rule
criteriul: Between 1 and 100 (Între 1 si 100)

Regurile de validare se introduc cu


ajutorul ferestrei Expression Builder care
permite selectarea functiilor, constantelor
si operatorilor si construirea expresiilor
care stabilesc criteriul de validare
Dupa introducerea regulii de validare
apasati butonul OK. Daca se introduc
date eronate, care nu respecta criteriul
de validare, va fi afisat un text de
atentionare introdus de utilizator în
câmpul Validation Text.

Required (Cerinta). Valoarea Yes în acest câmp de proprietate interzice parasirea


câmpului respectiv fara sa fi completat o valoare

Indexed (Indexat) asigura mecanismul de regasire rapida a datelor si se aplica


pentru acele câmpuri care servesc drept criterii de sortare sau selectie. Dintr-o lista se poate
alege între un index care permite valori duplicate ale câmpului respectiv sau un index care
cere ca fiecare valoare din câmp sa fie unica.

Lookup. Pe lânga celelalte proprietati corespunzatoare tipului sau, în Access exista


si proprietatea Lookup (cautare). Aceata proprietate defineste tipul de control care va
reprezenta câmpul respectiv în modul de afisare Datsheet si în formate. Câmpurilor
Modulul 5 – Baze de date 16

numerice si text le corespunde optiunea implicita Text Box, dar selectarea elementului
Combo Box (lista combinata) sau List Box (Caseta pentru lista) determina aparitia unor alte
proprietati care trebuie completate.
Combo Box permite ca în realizarea formatelor de introducere a datelor valorile din
câmpul cu aceasta proprietate sa fie selectate din alta tabela sau interogare, pe baza
denumirii, codul completându-se automat.
De exemplu, într-un fisier de personal, trebuie completat locul de munca
(compartimentul) al angajatului. Este bine ca în acel câmp sa nu se introduca denumirea
locului de munca pentru a evita aparitia unor erori de tastare sau de prescurtare si pentru a
nu se reintroduce toate denumirile, la toti salariatii, în cazul unei reorganizari.
Pentru aceasta, în câmpul loc de munca se va introduce codul locului de munca.
Aceasta presupune existenta unei tabele de tip nomenclator, care contine numai câmpurile
cod si denumire ale locurilor de munca din institutia respectiva.
În prezent, în cazul unor baze de date moderne nu mai exista operatia de codificare,
adica adaugarea codului pe documentul primar de introducere a unui nou salariat în baza de
date. Pentru a se completa tabela de personal cu codul locului de munca se utilizeaza
proprietatea Combo list la declararea câmpului loc de munca din tabela Personal. În
câmpurile Row Source Type se alege tabela nomenclator Loc de munca, se precizeaza
numarul de coloane care va fi afisat în format, astfel încât, la completarea câmpului loc de
munca din tabela Personal vor fi afisate cele doua coloane din tabela loc de munca.
Valoarea va fi selectata dupa denumire, iar Access va completa codul locului de munca
selectat în nomenclator în tabela Personal.

Crearea bazei de date Personal

Pentru exemplificare pe întreg parcursul studiului Access se creaza o baza de date


formata din 4 nomenclatoare si o tabela de baza.

Nomenclatoarele sunt tabelele urmatoare:


⇒ Locuri de munca - contine locurile de munca din institulul respectiv, legata de
tabela de Divizii
⇒ Divizii care grupeaza locurile de munca în divizii
⇒ Functii în care se gaseste nomenclatorul de functii al angajatilor institutiei;
⇒ Clase - clasele de salarizare creat astfel datorita modificarii dese a salariilor.
Fiecare modificare de salariu presupune o modificare a grilei de salarizare si
nu modificarea salariului la fiecare angajat.

Tabela principala si care contine un esantion din datele existente în fisierele de


personal reale existente în bazele de date ale institutiilor.

Din fereastra Database se selecteaza obiectul Table si butonul New

, ceea ce indica faptul ca se va crea o noua tabela.


Se deschide fereastra New Table :

Se selecteaza modul de
lucru în care se va
realiza crearea
Se alege modul Design
View care va crea tabela
prin indicarea structurii
tabelei (câmpuri, tipuri,
proprietati)
Modulul 5 – Baze de date 17

Se deschide fereastra în care se vor introduce toate numele de câmp, tipul si


proprietatile care, în urma activitatii de amaliza au rezultat ca necesare realizarii activitatii de
personal dintr-un institut de cercetari.
Dupa ce s-a terminat de completat structura tabelei respective se apasa butonul de
închidere situat în coltul din dreapta sus a ferestrei Table.

Utilizatorul este întrebat daca


doreste sa salveze tabela a carei
structura a definit-o.
{n caz de raspuns afirmativ (Yes)
apare caseta de dialog în care se
precizeaza numele tabelei.

Dupa ce indica numele tabelei aceasta va aparea în fereastra Database si apoi


urmeaza ca ea sa fie încarcata cu date, fie direct într-un format asemanator cui formatul unei
foi de calcul, fie cu ajutorul unui format elaborat de utilizator.

Se selecteaza butonul pentru a introduce date în format foaie de calcul.


Se constata ca legaturile stabilite prin Combo Box functioneaza si în cazul încarcarii
datelor în tabela în formatul unei foi de calcul.

Stabilirea cheii primare

Cheia unei tabele reprezinta un ansamblu minim de atribute care identifica în mod
unic o înregistrare într-o tabela. Cheia poate fi formata dintr-un singur atribut (cheie simpla)
Modulul 5 – Baze de date 18

sau din mai multe atribute (cheie compusa). Determinarea cheii necesita cunoasterea
semnifivatiei atributelor din tabela.
În momentul crearii unui tabel se va stabili câmpul sau câmpurile ale caror valori
identifica unic înregistrarile dintr-o tabela. Aceste câmpuri se numesc cheie primara. În
alegerea cheii primare trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:
⇒ nu pot exista valori duplicate sau nule în cheia primara;
⇒ câmpurile care intra în componenta cheii primare trebuie alese judicios astfel
încât dimensiunea ei sa nu fie prea mare;
Pentru stabilirea cheii primare se procedeaza astfel:

⇒ tabela este deschisa în modul Design view


⇒ se selecteaza câmpurile care vor alcatui cheia primara prin efectuarea unui
clic pe antetul de linie a câmpului respectiv ;
⇒ se apasa butonul Primary Key din bara de unelte standard iar câmpurile
respective vor avea un marcaj cu simbolul cheii primare

Pentru eliminarea cheii primare se selecteaza cheia primara si se deselecteaza


butonul Primary Key.

Modificarea structurii unui tabel.

Structura unei tabele înglobeaza toate informatiile despre felul de organizare a tabelei
si datele care vor fi pastrate în tabela. Informatiile sunt furnizate în momentul crearii tabelei si
cuprind numele, tipul si proprietatile fiecarui câmp, ordinea câmpurilor, cheia primara si
indexii.
Modificarea structurii unei tabele se face în modul Design view. Se pot modifica:
⇒ schimbarea tipului de date ale câmpurilor;
⇒ schimbarea proprietatilor câmpurilor;
⇒ schimbarea ordinii câmpurilor; introducerea sau eliminarea unor câmpuri;
⇒ modificarea cheii primare si a indexilor.

Pentru rearanjarea câmpurilor dintr-o tabela se realizeaza selectia câmpului care va fi


mutat prin executarea unui clic pe antetul de rând în Design View. |inând butonul mouse-
ului apasat se trage câmpul în noua pozitie dupa care se elibereaza butonul mouse-ului.
Inserarea unui nou câmp deasupra unui alt câmp se realizeaza selecând câmpul
deasupra caruia va fi introdus un rând nou si apoi selectând din meniul INSERT optiunea
Rows

Se mai poate selecta din bara de unelte standard a


aplicatiei butonul Insert Rows

}tergerea unui câmp din structura unei tabele se face selectând câmpul ce urmeaza a
fi sters si apoi selectând optiunea Delete Rows
din meniul EDIT

Cum se lucreaza cu înregistrarile


Modulul 5 – Baze de date 19

Denumirile câmpurilor apar deasupra fiecarei coloane. Se face clic pentru a selecta
toata coloana. Fiecare înregistrare are un buton Record Selector în stânga sa. Înregistrarea
selectata în mod curent este afisata cu un triunghi în acest buton.
Pentru a edita datele dintr-o celula se executa clic pe celula. Aspectul butonului de
selectare a înregistrarii se modifica de la triunghi la un stilou pentru a indica faptul ca
modificarile nu au fost salvate..
La închiderea fisierului sau la trecerea la alta înregistrare modificarile sunt salvate în
mod automat. Pentru a salva o înregistrare imediat se apasa pe SHIFT + ENTER sau se

selecteaza optiunea Save Record din meniul Records .

Editarea si formatarea înregistrarilor unei tabele

Editarea este operatia prin care se efectueaza o modificare în continutul unei


înregistrari Ea se poate efectua, fie în modul Datasheet view sau cu ajutorul unui format
construit de utilizator. Pentru a realiza aceasta operatie trebuie parcursi pasii urmatori:
1. selectarea tabelei din lista de tabele aflata în fereastra Database;

2. deschiderea tabelei prin apasarea butonului din meniul ferestrei


Database;
3. selectarea (localizarea) înregistrarii si a câmpului care trebuie modificat;
4. efectuarea modificarii propriu-zise

În modul Data sheet se poate modifica aspectul afisarii si prezentarii datelor. Operatia
de schimbare a modului de prezentare a datelor poarta numele de formatare. În Access
datele pot fi formatate prin
1. redimensionarea sau mutarea rândurilor si coloanelor;
2. modificarea formatului în care sunt reprezentate valorile;
3. stabilirea atributelor de format, fonturi, dimensiune, stil.

Pentru redimensionarea coloanelor se executa dublu clic pe marginea din dreapta a


antetului coloanei În mod automat dimensiunea coloanei se va modifica astfel încât sa
cuprinda toate datele.
Rândurile se dimensioneaza prin pozitionarea cursorului mouseului pe marginea inferioara a
unui antet de rând si se trage de margine în sus sau în jos pentru a ajunge la dimensiunea
dorita a rândului.

Din meniul FORMAT se


selecteaza optiunea de
meniu Font care
afiseaza caseta de
dialog Font. Cu ajutorul
zonelor din caseta de
dialog se stabilesc fontul
(Font), stilul (Font style),
dimensiunea (Size),
efectele (Effects) si
culoarea.
Se apasa butonul OK la
terminarea setarilor
pentru formatare.
Modulul 5 – Baze de date 20

Utilizarea comenzii Undo

La introducerea unor date gresite sau daca au fost sterse anumite date de care va
mai fi nevoie, modificarile pot fi anulate prin utilizarea comenii Undo din meniul Edit

sau pictograma din bara de unelte standard.

}tergerea unei tabele

Se pîoate sterge o tabela prin apasarea butonului existent în partea de sus a


ferestrei bazei de date, dupa ce a fost selectata tabela ce urmeaza a fi stearsa. Se mai poate
alege optiunea Delete din meniul obtinut în urma unui clic cu butonul drept al mose-ului pe
numele tabelei respective.

De asemenea, se poate sterge o tabela


prin selectarea ei si apasarea tastei Del de
pe tastatura.
Pe ecran va aparea o caseta de dialog în
care se va cere confirmarea stergerii

Pentru a sterge definitiv tabela apasati


butonul Yes, pentru a renunta la
stergere apasati butonul NO

Schimbarea proprietatilor unui atribut.

Atunci când a fost creata o tabela cu diferite atribute si s-au dat acestor atribute
anumite proprietati exista posibilitatea ca aceste proprietatoi sa nu mai fie satisfacatoare. Ele
pot fi modificate în fereastra tabelei. Se deschide fereastra cu ajutorul butonului Design si se
selecteaza atributul caruia i se vor modifica proprietatile si apoi, în partea de jos a ferestrei
se procedeaza la modificarea atributelor nesatisfacatoare.
Un lucru foarte important de care trebuie sa se tina seama la modificarea
proprietatilor unui atribut este sa nu se aleaga o dimensiune mai mica pentru proprietatile
respective deoarece exista pericolul pierderii datelor introduse.

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela

Daca denumirile atributelor sunt foarte mari, se poate modifica latimea coloanelor prin
alegerea functiei Column Width din meniul Format
Modulul 5 – Baze de date 21

Aceasta functie poate fi apelata numai dupa ce tabela


respectiva a fost deschisa. Aceasta functie va deschide
o fereastra în care se cre introducerea dimensiunii
dorite
Acelasi lucru se
poate realiza si
amnual cu ajutorul
mouse-ului
Mutarea unei coloane într-o tabela

Daca se doreste schimbarea ordinii atributelor într-o tabela, va trebui deschisa


fereatra tabelei.
În aceasta fereastra, cu ajutorul mouse-ului se trage atributul care va fi mutat si se
fixeaza la noul loc.

De exemplu, daca în tabela personal se doreste mutarea atributului (coloanei)


locmunca înaintea coloanei functie, dupa selectarea coloanei locmunca, se trage cu mouse-
ul aceasta coloana tinând apasat butonul stâng al mouse-ului si se pozitioneaza în noua
pozitie.

Crearea relatiilor între tabele

O proiectare eficienta a bazelor de date implica separarea datelor în cât mai multe
tabele, în scopul minimizarii spatiului de stocare, îmbunatatirii performantelor si cresterea
preciziei. Daca baza de date a fost creata pe suportul unui SGBD relational ea prezinta
avantajul ca permite asocierea rapida si extragerea informatiilor înrudite care au fost
memorate în tabele separate prin intermediul relatiilor.
Relatiile se formeaza prin precizarea unei legaturi între un câmp dintr-un tabel si
câmpul corespunzator din alt tabel. Asocierea dupa criterii logice si de înrudire a datelor este
posibila nhumai daca proiectantul bazei de date a gândit împartirea datelor în tabele în acest
mod si a stabilit legaturile acestea.
Pentru ca asocierea sa fie posibila, fiecare tabel trebuie sa cuprinda un câmp, sau
mai multe câmpuri care sa identifice în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Acest câmp
poarta numele de cheie primara. În exemplul considerat, în tabela cu locuri de munca
Locmunca, câmpul cod identifica în mod unic fiecare loc de munca. Corelarea datelor se
realizeaza prin introducerea unor cpuri de acelasi tip de date (sau compatibil) în fiecare din
tabelele ce urmeaza a fi corelate. De exemplu, în tabela Personal s-a introdus câmpul
Locmunca ce stabileste legatura cu tabela Locmunca. Evident ca exista mai multe persoane
care lucreaza în acelasi loc de munca
Pentru a realiza relatiile dintre tabele se selecteaza fereastra Database si se alege
optiunea Relationships (Relatii) din meniul TOOLS .
Tabele sunt adaugate în fereastra Relationships prin intermediul ferestrei Show
Tables sau tragând cu ajutorul mouse-ului tabelele respective din fereastra Data base în
fereastra Relationships.
Fereastra Show Tables permite afisarea atât a tabelelor, cât si a interogarilor
rezultate din mai multe tabele cu ajutorul butoanelor Tables, Queries si Both (Ambele), ceaa
Modulul 5 – Baze de date 22

ce permite realizarea unor legaturi complexe între datele existente într-o baza de date
Access.
Se selecteaza tabele între care se va face legatura si se apasa butonul Add. Tabela
respectiva, cu toata structura sa (numele de câmpuri) va aparea în fereastra Relationships.

Executarea operatiei de
tragere a tabelelor din
Database în Relatioships

Aranjarea ferestrelor în fereastra Relationships se face astfel încât sa poata fi


evidentiate legaturile dintre tabele. Tabelele se pot trage si aranja în fereastra cu ajutorul
mouse-ului al carui cursor sa fie plasat în zona de nume a tabelei.
Realizarea legaturilor se face prin
intermediul ferestrei Create New în care
din lista de tabele aflate în fereastra
Relationships (Left Table Name) se
selecteaza o tabela, iar din lista de
câmpuri a tabelei selectate se alege
câmpul prin care se face legatura cu
tabela cealalta.

Cea de-a doua tabela se selecteaza în acelasi mod din listele Right Table Name si
Right Column Name. Dupa care se apasa butonul OK.
Daca tabelele au fost trase din fereastra DataBase direct în fereastra Relationships
atunci etapa cu utilizarea ferestrei Show Table nu mai este executata. Legaturile se creaza
prin selectarea câmpului de legatura dintr-o tabela si, cu butonul mouse-lui apasat se trage
mouse-ul spre câmpul de legatura din tabela respectiva.
Imediat va aparea fereastra Edit Relationships în care se afiseaza câmpurile de
legatura din tabelele selectate, indiferent de metoda utilizata pâna la aceasta faza.
Modulul 5 – Baze de date 23

Daca legaturile stabilite corespund bazei de date proiectata de utilizator, se va apasa


pe butonul de închidere a ferestrei Relationships care va atrage afisarea unei casete de
confirnare a relatiilor sytbilite:

Apasarea butonului Yes va salva


legaturile stabilite

Ansamblu format în fereastra Relationships se numeste diagrama de legatura.


Trebuie tinut seama este ca faptul ca legaturile se creaza numai intre câmpuri de
acelasi tip si care într-una din tabele sunt cheie primara.
}tergerea legaturilor dintre doua tabele se poate face executând un clic pe legatura
respectiva si apasând tasta Del.

Se cere confirmarea stergerii permanente a


legaturii selectate si, în cazul confirmarii legatura
va disparea dintre cele doua tabele.
Modificarea legaturii se efectueaza printr-un clic
pe legatura respectiva, lucru care are ca efect
aparitia ferestrei Edit Relationships.
Modulul 5 – Baze de date 24

Formulare
Formularul este un obiect Access care este destinat introducerii si afisarea datelor
continute într-o baza de date într-o forma organizata si atractiva si constituie principala
interfata între utilizator si aplicatia construita în jurul bazei de date.
Din fereastra Database se selecteaza obiectul Forms. Apasând butonul New se
deschide fereastra New Form care ofera o serie de modalitati din care utilizatorul poate sa-si
creeze formularele de încarcare si vizualizare a datelor din baza de date.
Aceste modalitati sunt:
Ø Design View - modul proiectare construieste formularul de catre utilizator
folosind uneltele puse la dispozitie de Access;
Ø Form Wizard construieste formularul cu ajutorul asistentului care da
posibilitatea utilizatorului sa-si exprime optiunile la fiecare pas de realizare a
formatului;
Se alege optiunea Form Wizard

În partea de jos a ferestrei New Form se afla o lista din care trebuie selectata tabela
sau interogarea pentru care se va construi formularul respectiv, indiferent de modalitatea
aleasa pentru construirea lui.
Deoarece utilizarea Form Wizard duce la construirea de formulare aspectuoase,
functionale fara sa fie nevoie de cunostinte suplimentare de utilizare a controalelor si a
instrumentelor de proiectare puse la dispozitie de Access, se va prezenta în continuare acest
mod de realizare a formatelor.
În prima etapa Form Wizard cere utilizatorului sa precizeze ce câmpuri doreste sa
figureze în formular. Este necesara aceasta precizare deoarece datele dintr-o tabela pot fi
încarcate cu ajutorul mai multor formate, daca utilizeaza documente primare diferite, care
provin din compartimente diferite. De exemplu, într-o aplicatie complexa de personal, datele
de identificare ale personalului se completeaza de Serviciul Personal, iar datele referitoare la
salariu, de catre Serviciul Financiar.
Modulul 5 – Baze de date 25

Cu ajutorul butonului fiecare câmp selectat din zona câmpurilor disponibile


(Avalilable Fields) din tabela Personal din lista Tables/Queries este mutat în zona Selected
Fields, iar cu butonul sunt mutate toate câmpurile din zona Available Fields în zona
Selected Fields.
Se apasa butonul Next atunci când toate câmpurile care se vor gasi în formular se
gasesc în zona Selected Fields.
În cazul în care se considera ca nu s-aui selectat bine câmpurile se utilizeaza butonul
pentru a deselecta un câmp si a-l trece înapoi în zona câmpurilor disponibile sau
butonul pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Form Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.

{n aceasta etapa se alege modul în


care sa fie afisate atributele unui
formular. Pentru a trece la
urmatoarea etapa se apsa butonul
Next.

Aici se alege stilul formularului


din lista de stiluri afisata si cu
exemplificare în partea dreapta a
ferestrei. Exemplificarea se refera
la fundalul formularului, la modul
în care sunt afisate numele
câmpului si fereastra în care se
va introduce valoarea câmpului
respectiv.
Modulul 5 – Baze de date 26

{n pasul final se introduce


numele formularului în caseta
What tille do you want for your
form? si se alege, prin marcare,
daca se deschide formularul
pentru a vizualiza sau a
introduce informatii sau daca se
modifica modul de realizare a
formularului
Pentru a crea formularul se
apasa butonul Finish.

Formularul creat cu Form Wizard este utilizabil imediat, dar el poate fi îmbunatatit
intrând în modul Design. Utlizarea Form Wizard reduce considerabil timpul de realizare a
formatului.

{n partea de jos a
formularului se gases o
serie de butoane care se
utilizeaza pentru:

Pentru a se introduce si
modifica date într-o tabela
cu ajutorul formularului se
apasa nutonul {nregistrare
noua existent în partea de
jos a formularului. Acesta
va pozitiona formularul la
o noua înregistrate si se
pot introduce noile date.
Cu ajutorul cursorului se
face pozitionarea în
câmpurile de editare si se
introduc datele
Modulul 5 – Baze de date 27

Modifiacrea datelor îîn tabela se face asremanator cu modul de introducere a


datelor, numai ca trebuie efrectuata pozitionarea la înregistrarea dorita cu ajutorul mouse-
ului prin butoanele de pozitionare
Dupa realizarea modificarilor dorite, prin închiderea formularului modificarile vor fi
actualizate în tabela.

Adaugarea si modificare textului în antet si subsol


Pentru a adauga un text sau o imagine în anteul sau subsolul unui formular este
necesara deschiderea formularului prin apasarea butonului Design. Pe ecran va aparea
constructorul de formulare în care se fac modificarile respective si o bara de instrumente
corespunzatoare. Se poate introduce un text în antet sau subsol cu ajutorul mouselui dupa
ce s-a tras de marginea antetului sau subsolului pentru a crea spatiul necesar.

Textul se introduce pri


selectarea butonului
din caseta de
instrumente

iar imaginea cu

În cazul în care utilizatorul a intrat în modul Design si a facut modificari în aspectu


formularului, salvarea acetor modificari se face apasând butonul de închidere a ferestrei si
raspunzând afirmativ la mesajul de confirmare a salvarii modificarilor.

}tergerea unui formular se face în acelasi mod cu stergerea unei tabele.

Opearatii de cautare si filtrare

O tabela poate contine foarte multe date astfel încât gasirea unor anumitor infornatii poate fi
dificila. Pentru aceasta Access pune la dispozitie functia Find din meniul Edit. Daca se
doreste cautarea într-un anumit câmp, atunci, înainte de aplelarea functiei Find câmpul
respectiv va trebui selectat. În caz contrar, cautarea se fa face în toata tabela.
Pe ecran va apare fereastra Find and Replace
Modulul 5 – Baze de date 28

Se introduce ceea
ce se doreste a fi
cautat
Se introduce
câmpul în care
se face cautarea
Pentru a începe
cautarea se apasa
Find Next

Cautarea se
va realiza
asupra
tuturor
înregistrarilor

Atunci când a fost gasita o înregistrare corespunzatoare, cautarea este oprita sî câmpul
respectiv apare selectat. Pentru a continua cautarea se apasa butonul Find Next

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele

O alta modalitate de regasire a aunimitor date într-o tabela este prin intermediul crearii unui
filtru asupra tabelei.Access pune la dispozitie urmatoarele tipuri de filtre:
♦ Filter by Form - tehnica ce utilizeaza datele curente si în care utilizatorul poate alege
ceea ce doreste sa caute;
♦ Filter For Input - tehnica ce realizeaza filtrarea datelor cu ajutorul unei expresii
construite de utilizator;
♦ Filter By Selection - tehnica ce filtreaza o anumita tabela în functie de înregistrarile
selectate de utilizator
♦ Advanced Filter - reprezinta un mod de filtrare foarte complex care deschide o
fereastra de filtrare în care se creaza diferite optiuni de filtrare

Dupa deschiderea tabelei careia i se va


aplica filtrul din meniul Record al
aplicatiei se alege tipul de filtru dorit.

Dupa crearea filtrului dorit pentru a-l aplica se alege din meniul Filter functia Apply Filter/Sort.
Atunci când se închide tabela, filtrul creat este salvat odata cu aceasta.

Pentru a sterge un filtru se apeleaza din meniul Records functia Remove Filter/Sort

Interogari Access
Modulul 5 – Baze de date 29

Scopul pentru care se creaza o baza de date consta în extragerea rapida a datelor
care intereseaza utilizatorul. Interogarea este un obiect Access care reprezinta o întrebare în
legatura cu informatiile existente în baza de date. Interogarea este o definitie a datelor care
vor fi regasite: ce câmpuri, din ce tabele, corespunzator caror criterii, în ce ordine de sortare.
Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile care
sunt necesare la un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei. Ele sunt extrem de
utile atunci când sunt folosite ca baza pentru crearea rapoartelor, a formatelor sau chiar a
altor interogari.
O interogare permite:
♦ combinarea întrgistrarilor din mai multe tabele într-o singura tabela;
♦ selectarea înregistrarilor care îndeplinesc anumite criteri;i
♦ limitarea interogarii numai la câmpurile implicate;
♦ efectuarea unor calcule cu datele extrase (totaluri, medii) si gruparea datelor
dupa anumite criterii;
♦ actualizarea datelor din tabelele carte stau la baza interogarii;
♦ sortarea înregistrarilor în ordinea dorita.

Construirea unei interogari în Access reprezinta un simplu proces de tragere a


tabelelor si câmpurilor dorite pe o grila. Acest procedeu este cunoscut sub numele de
interogare prin exemplu (query by exemple). În culise, Access transforma acesta informatie
într-o interogare SQL care este un limbaj structurat de interogare utilizat de o gama larga de
programe de baze de date.
Interogarile pot afisa simultan înregistrari din mai multe tabele.
Pentru a crea o interogare noua se selecteaza eticheta Queries din fereastra
Database si se executa clic pe butonul New. Sunt posibile mai multe optiuni pentru
realizarea unei interogari prezentate în lista afisata.
.
1. modul Design
(Proiectare)
2. modul Asistent, care are
mai multe forme:
Ø Simple Query Wizard
Ø Crosstab Query Wizard
care afiseaza valori ce
reprezinta sume, medii
dintr-un câmp al unei
tabele si le grupeaza;

Ø Find Duplicate Query Wizard care descopera daca exista înregistrari


duplicate într-o tabela sau stabileste ce înregistrari dintr-o tabela au
aceleasi valori;
Ø Find UnmachedQuery Wizard - se gasesc înregistrarile dintr-o tabela care
nu au înregistrari legate în alete tabele
Se alege optiunea Design View.
Pe fundalul ferestrei select Query apare fereastra Show Tables care selecteaza
tabelele ce intra în interogare si cu care se procedeaza în modul prezentat la realizarea
legaturilor.

Se observa ca fereatra Show Tables


are un buton pentru selectarea atât a
interogarilor cât si a tabelelor. Dupa
selectarea tabelelor fereastra
aceasta este închisa. Daca trebuie
adaugata o alta tabela mai târziu se
trage din fereastra Database sau se
alege optiunea Show Tables din
meniul Query, dupa care este
selectat tabelul suplimentar
Modulul 5 – Baze de date 30

Dupa selectarea tabelelor fereastra Show Table este închisa. Daca,0mai târziu apare
necesitatea adaugarii unei tabele se poate trage tabela respectiva direct din fereastra
Database.
Fereastra Select Query este un mecanism pus la dispozitie de Access prin
intermediul caruia se pot defini interogari pe baza de exemplu.Ea se compune dintr-o
sectiune pentru tabele, o sectiune pentru specificarea conditiilor de selectare a înregistrarilor
si pentru alegerea câmpurilor de vizualizat numita grila QBE (Query By Example)

Urmatorul pas în realizarea interogarilor consta în selectarea câmpurilor din fiecare


tabela ale caror valori intereseaza în interogare
Pentru a adauga un câmp dintr-un tabel se executa dublu clic pe el, se trage
câmpul în grila sau se selecteaza din lista din rândul Field. Se pot selecta mai multe câmpuri
în stilul Windows uzual : Shift + Clic . Pentru a selecta toate campurile dintr-un tabel se
executa dublu clic pe numele tabelului. Pentru a selecta un câmp în grila interogarii se
executa clic pe bara mica de culoare gri aflata chiar deasupra numelui câmpului. În
continuare câmpul poate fi sters apasând taste Del sau poate fi deplasat prin tragere catre o
pozitie noua. Daca un anumit tabel nu mai este necesar, toate câmpurile acestuia pot fi
înlaturate deodata selectând tabelul în partea de sus a ferestrei Query Design si apasând
tasta Del.
Când se lucreaza cu mai multe tabele, fereastra Query Design afiseaza liniile de
legatura dintre tabele, dar s-ar putea sa fie nevoie în timpul interogarii sa se adauge sau se
înlature anumite legaturi pentru a obtine rezultatul dorit. Modificarea asocierii nu are nici un
efect asupra relatiilor propriu-zise.
Modulul 5 – Baze de date 31

Deoarece câmpurile pot avea în mod frecvent acelasi nume, Access prezinta în
cadrul grilei numele tabelului imediat sub numele câmpului. Sub rândul Field, grila interogarii
contine un rând Sort. Selectarea optiunii Ascending sub nume câmp determina sortarea
interogarii de la elementul cel mai de jos la elementul cel mai de sus.
Daca se cere realizarea sortarii pe mai multe câmpuri, Access va sorta secvential de
la stânga la dreapata.
Caseta de validare din cadrul rândului Show precizeaza fie includerea câmpului ca o
coloana în cadrul informatiilor de iesire ale interogarii, fie utilizarea acestuia numai pentru
criterii de selectie.

Definirea criteriilor de selectie

În cadrul unor criterii simple, se introduce pur si simplu valoarea pe care câmpul
respectiv trebuie sa o aiba pentru a fi inclus în setul rezultat în rândul Criteria. Daca se
introduc mai multe valori în acelasi rând de criterii sub câmpuri diferite, Access va extrage
numai înregistrarile care satisfac toate criteriile mentionate. În cazul în care criteriile sunt
introduse pe rânduri diferite, o înregistrare va fi inclusa daca îndeplineste oricare dintre
criterii.
De multe ori, criteriul trebuie sa specifice mai mult decât o corespondenta exacta. Se
pot utiliza oricare din operatorii de comparare din Access în cadrul expresiilor pentru criterii.
În continuare se ilustreaza modul de utilizare practic pentru fiecare operator:

Operator Semnificatie Exemplu Rezultat

> Mai mare decât > “M” Toate valorile înce-


pând cu N pana la Z
< Mai mic decât < 50 Valorile sub 50
>= Mai mare sau egal cu >= în ume Cel putin la fel de
camp mare ca valoarea
din câmpul în nume
camp
<= Mai mic sau egal cu <= Date() – 30 Cel putin cu 30 de
zile în urma
= Corespondenta exacta = “inginer” Exact caracterele
respective
Like Comparare cu un nume Like “*ing*” Daca “ing” apare
generic scris cu oriunde în cadrul
caractere de nume câmpului
globale
Between În cadrul gamei Between 4 and De la 4 la 20
20 (inclusiv)
<>, not Diferit de Not Null Elimina înregistrarea
daca câmpul nu este
completat

Referirile la nume de câmpuri trebuie închise între paranteze drepte. Daca nu au fost
incluse, Access închide automat numele introdus între ghilimele, înseamna ca ceea ce a fost
introdus a fost interpretat ca text si interogarea nu va produce rezultatele asteptate.
Când se introduc criterii de selectie într-o interogare, trebuie luata în considerare
posibilitatea aparitiei unei valori Null.
Modulul 5 – Baze de date 32

Tipul de câmp Data Calendaristica ascunde câteva capcane pentru cel neprevenit.
Pentru a se extrage toate înregistrarile de la o data, indiferent de ora, trebuie folosit criteriul
>= Data And < Data + 1 sau Between data and data 11:59 PM.
Câteva exemple de interogari cu baza de date construita.
1. Se extrag toti salariatii (marca, nume, functie, loc de munca) din divizia "Divizia
inginerie mediu", salariatii fiind sortati în ordine crescatoare, dupa marca.

Rezultatul acestei selectii:

Pentru sortarea înregistrarilor se face clic deasupra celulei din rândul Sort. din lista
care apare se selecteaza criteriul de sortare
Gruparea înregistrarilor dupa anumite criterii poate sta la baza unor calcule
(numarari de elemente, totaluri, medii etc.)
Pentru a executa totaluri, dupa selectarea câmpurilor din înregistrarile tabelelor care

vor fi utilizate în interogare se alege din meniul VIEW optiunea Totals


care are ca efect aparitia unui rând de totaluri Totals în grila QBE..
Modulul 5 – Baze de date 33

Se exemplifica cu calcularea salariului


tarifar total, a salariului tarifar mediu si
numarul de salariati în fiecare loc de munca.
Dupa introducerea rândului de total se
trece în dreptul loculi de munca Group By,
semnificând faptul ca el constituie criteriu de
grupare, iar în dreptul celorlalte câmpuri
functiile pe care le utilizam: Count, Sum, Avr,
selectate din lista care apare în caseta de
totaluri

Rezultatul interogarii este urmatorul:

Interogarile realizate pot fi tiparite la imprimanta cu optiunea Print din meniul FILE
sau pot fi transformate în tabele cu optiunea din meniul QUERY.

Sortarea înregistrarilor
Pentru a sorta un anumit atribut al
tabelei, în ordine crescatoare sau
descrescatoare, trebuie selectat
atributul dorit si alegeti functia de
sortare din meniul Record sau

din bara de unelte


Modulul 5 – Baze de date 34

Rapoarte Access

Raportul este un obiect al unei baze de date Access utilizat pentru prezentarea
datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrarii efectuate asupra lor, cum ar
fi de exemplu introducerea unor câmpuri calculate. Pot fi prezentate rapoarte cu informatii de
sinteze prin sortarea, gruparea si crearea de subtotaluri si totaluri. Raportul este proiectat în
primul rând pentru tiparire sau pentru afisare pe ecran.
Ca si în cazul formatelor, Access pune la dispoziti utilizatorilor doua metode de
realizare a rapoartelor:
Ø prin proiectare independenta cu ajutorul functiilor si instrumentelor puse la
dispozitie de Acces. Metoda este folosita de utilizatorii experimentati care creaza
rapoarte mai complicate si au conottinta mai avansate.
Ø cu ajutorul Report Wizard, metoda mai usoara, mai rapida si, în consecinta
recomandata utilizatorilor începatoriîncepatorilor.

Pentru crearea unui raport, în fereastra Database, este selectat butonul Report, dupa
care se apasa butonul New.

Apare caseta de dialog New Report care


ofera o serie de modalitati de realizare a
raportului:
Ø modul Design în care utilizatorul îsi
constru- ieste singur raportul pornind
de la instrumen tele oferite de
Access

Ø Autoreport permite utilizatorului sa slecteze o înrgistrare sursa si o modalitate de


asezare în pagina sub forma de coloana sau tabelara. Autoreport utilizeaza toate
câmpurile din înregistrarea sursa si aplica ultimul autoformat pe care utilizaorul l-
a folosit în raport;
Ø Chart Wizard, în vele mai multe cazuri se utilizeaza pentru a crea un grafic bazat
pe datele specificate de utilizator. Chart Wizard va determina daca trebuie sa
afiseze datele din toate câmpurile într-un grafic global sau daca nu e mai indicat
de a construi un grafic bazat pe datele dintr-o înregistrare, astfel încât la
deplasarea de la o snregistrare la alta se ppoate observa în grafic reprezentata
numai înregistrarea curenta. Totusi, daca a fost crat un grafic global si utilizatorul
doreste sa reprezinte o singura înregistrare, el poate lega graficul la o
înregistrare specificata.
Ø Label Wizard genereaza etichete postale în aceleasi conditii ca un raport

Realizarea de rapoarte utilizând Report Wizard


Modulul 5 – Baze de date 35

Construirea unui raport cu ajutorul Report Wizard se realizeaza prin parcurgerea unor
pasi în care utilizatorul face o serie de selectii si alege diferite optiuni din cele prezentate de
Access.
Prima etapa consta în
alegerea câmpurilor care
se vor afla în raport din
tabela specificata în
fereastra New Report si
din orice alta tabela sau
interogare aflata în baza
de date

Cu ajutorul butonului fiecare câmp selectat din zona câmpurilor disponibile


(Avalilable Fields) din tabelele din lista Tables/Queries este mutat în zona Selected Fields,
iar cu butonul sunt mutate toate câmpurile din zona Available Fields în zona Selected
Fields.
Se apasa butonul Next atunci când toate câmpurile care se vor gasi în raport se
gasesc în zona Selected Fields.
În cazul în care se considerai ca nu s-aui selectat bine câmpurile se utilizeaza butonul
pentru a deselecta un câmp si a-l trece înapoi în zona câmpurilor disponibile sau
butonul pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Report Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.

{n etapa a doua
utilizatorul este
invitat sa-si
stabileasca nivelurile
de grupare. Din lista
cpurilor se
selecteaza
câmpurile care vor
constitui criterii de
grupare. Caseta din
dreapta va arata
imaginea raportului.
Butoanele

permit
modificarea nivelului
Daca se
selecteaza butonul
Grouping
Options, Report
Wizard afiseaza
caseta de dialog
Grouping
Intervals.
Prin schimbarea
intervalului se
poate stabili cum
Modulul 5 – Baze de date 36

Daca raportul creat nu necesita un nivel special de grupare se selecteaza optiunea


Normal. Pentru câmpurile numerire, elementele se pot grupa câte 10, 50, 100, numere alese
dintr-o lista, iar pentru câmpurile text se pot grupa elementele dupa prima litera, dupa
primele doua litere etc.
Se executa clic pe butonul OK pentru a reveni în caseta de dialog Report Wizard.
Apasând butonul Next se trece la utmatorul pas de realizare a unui raport care stabileste
ordinea de sortare si modul de realizare a subtotalurilor si totalurilor.
Înregistrarile se pot sorta în interiorul unui grup dupa un anumit câmp selectat ,în
ordine crescatoare sau descrescatoare.

Report Wizard
permite maximum
patru câmpuri în
functie de care pot fi
sortate înregistrarile
din cadrul unui grup.
Butonul aflat în
dreapta listei de
câmpuri din care se
face selectia
stabileste ordinea de
sortare. Butonul
actioneaza ca un
comutator trecând
de la o ordine de
sortare la alta.
La apasarea
butonului
Summary Options
(care apare numai
daca în selectia
câmpurilor de
raportat exista
câmpuri numerice)
apare caseta de
dialog Summary
Options Este
afisata lista
câmpurilor
numerice din
raport cu exceptia
câmpuri lor
Modulul 5 – Baze de date 37

Report Wizatd ofera casete de validare pentru functiile:


Ø Sum (suma);
Ø Avg (media):
Ø Min (valoarea minima);
Ø Max (valoarea maxima)
care pot fi efectuate cu valorile din coloana pentru care au fost selectate.
Zona de optiune Show permite utilizatorului sa decida daca raportul va contine numai
câmpurile calculate (Summary Only) sau toate înregistrarile, împreuna cu datele rezumative
afisate la sfârsitul fiecarui grup si la sfârsitul raportului (Detail and Summary).
Selectarea casetei Calculate percent of total for sums are ca efect afisarea
procentului pe care îl reprezinta totalul unui grup în totalul general.
Dupa alegerea optiunilor pentru realizarea totalurilor si subtotalurilor se apasa butonul
OK pentru a se reveni în caseta de dialod Report Wizard.
Pasul urmator al
programului Report
Wizard afiseaza cele
sase stiluri
disponibile pentru
punerea în pagina a
unui raport în grupul
Layout. {n caseta din
stânga cutiei de
dialog se poate
vedea aspectul
raportului configurat
în stilul ales. De
asemenea, în zona
Orientation se poate
. alege orientarea
Butonul de validare Adjust the field width so all fields fit permite ajustarea latimii
câmpului astfel încât toate coloanele sa încapa în raport.
Apasarea butonului Next semnifica faptul ca în caseta de dailog curenta s-au facut
toate selectiile si se poate trece la pasul urmator în realizarea raporului.

în aceasta caseta
de dialog sunt
afisate stilurile
predefinite de
raport. Fereastra
din stânga permite
utizatorului sa
vada modul de
aranjare a datelor
în raport si modul
cum vor fi scrise
titlurile, etichetele
de coloana si
datele din
înregistrare.
Dupa selectarea
stilului se apas
butonul OK pentru
a trece la ultimul
Modulul 5 – Baze de date 38

În ultimul pas se cere precizarea titlului raportului. Acest titlu va fi utilizat si în raport si
pentru numele fisierului care salveaza raportul si care va apare în fereasta Database la
obiectul Reports.
Se selecteaza optiunea Preview the report pentru a vedea raportul asa cum va fi
afisat la imprimanta sau optiunea Modify the report's design pentru a face modificari în
modul design în raportul astfel generat.

Raportul astfel generat va fi acesta:

De obicei programul Report Wizard încearca sa creeze un raport final optim, el


apropiindu-se destul de mult de cerintele utilizatorului.
Utilizatorul poate modifica conform cerintelor sale raportul obtinut economisind timp si
neavând nevoie de cunostinte avansate pentru aceasta. Analizând raportul de mai sus se
observa neceditatea schimbarii denumirii capului de tabel, eliminarea rândurilor "Summary
for", modificarea etichetelor Sum si Standard indtroduse.
Aceste modificari se pot face în modul design în care va fi afisat raportul generat.
Modulul 5 – Baze de date 39

Se observa ca modificarile care trebuie facute se realizeaza foarte usor fara folosirea
unor instrumente speciale. În zona Page Header se face clic pe casete care contin
denumirea coloanei si se modifica corespunxator
Se sterge rândul de text din denumire Footer iar prin tragere se maresc casete în
care scrie Sum si Standard si se modifica textul din ele.
Raportul, dupa aceste modificari va arata asa:

În cazul în care raportul contine grupari, exista posibilitatea folosirii proprietatii Keep
Together asociata grupurilor de înregistrari si care împiedica afisarea incompleta a grupului
la sfârsitul unei pagini. Atunci când grupul de întegistrari nu încape pe o pagina se forteaza
saltul de pagina, astfel ca înregistrarile din grupul respectiv sa apara pe aceeasi pagina.
Pentru a realiza acest lucru se procedeaza astfel:

Cu raportul
deschis în modul
design se executa

clic pe butonul
Sorting and
Grouping situat în
bara de unelte
standard care va
afisa caseta de
dialog Sorting and
Gropuping.
Modulul 5 – Baze de date 40

Se alege, din lista afisata la selectarea proprietatii Keep Together optiunea Whole
Group.
Pentru a tipari la imprimanta raportul se alege optiunea Print din meniul FILE. care
afiseaza caseta de dialog Print ce nu difera de casetele celorlalte componente ale MS Office
(Word, Excel etc)

Formatarea paginii pentru tiparire

Pentru ca raportul sa se încadreze bine în pagina sau ca el sa cuprinda mai multe


informatii, utilizatorul poate modifica marginile cu ajutorul optiunii

din meniul FILE. care deschide caseta de dialog Page SetUp.

Se modifica marginile din zona Margins a


casetei de dialog conform necesitatilor
utilizatorului.
Daca se marcheaza optiunea Print Data
Only atunci se pot tipari numai datele
raportului fara sectiunile de antet si subsol
ale paginii si ale raportului.
{n zona Sample se pot vedea efectele
modificarii marginilor în ansamblul paginii
Modulul 5 – Baze de date 41

Optiunea pentru imprimare


Se alege
imprimanta pe
care se va
imprima
Pentru
imprimar
e în fisier

Numarul
de copii

Se indica ce
urmeaza a fi
imprimat:
toate
înregistrarile,
toate paginile
sau
înregistrarile
selectate