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La selección y el cursor en la hoja de cálculo
Para seleccionar en la hoja de cálculo hay que olvidarse de Word y tener en cuenta la
imagen del cursor. Si lo que se quiere es seleccionar una celda basta con ubicarse al centro
de la misma y hacer clic en ella, el cursor se verá como una cruz ancha ( ). Fíjese al
hacerlo que arriba de la hoja, en la esquina superior izquierda –llamado “Cuadro de
Nombres” aparecerá el nombre de la celda seleccionada. Paralelamente, el título de
columna y el de la fila cambiaran de color.
Para seleccionar una columna el procedimiento es el mismo que en el caso de la fila: hay
que ubicar el cursor en la letra de la columna que se desea seleccionar, esperar a que se
convierta en una flecha hacia abajo ( ) y hacer clic. Podrá observar que en el Cuadro de
Nombres aparece el nombre de la primera celda de la columna y que cambian los colores
del título de columna y de filas.
Finalmente, para seleccionar la hoja completa basta con hacer clic en la esquina superior
izquierda de la hoja, esto es, arriba de los títulos de fila y a la izquierda de los títulos de
columna. Al igual que antes, en el Cuadro de Nombres aparecerá la primera celda
seleccionada y cambiaran de color los títulos de columna y de filas.
Los tamaños de las columnas pueden modificarse ubicando el cursor al borde derecho de la columna cuyo
tamaño se quiere modificar, se espera a que el cursor cambie de forma ( ) y, sin dejar de apretar el botón
izquierdo del mouse, se mueve lentamente hacia la izquierda si se quiere angostar la columna o hacia la
derecha si se la quiere ensanchar.
Para modificar el tamaño de las filas es lo mismo. Se ubica el cursor en el borde inferior de la fila cuyo tamaño
se quiere modificar, se espera a que el cursor cambie de forma ( ) y, sin dejar de apretar el botón izquierdo
del mouse, se mueve lentamente hacia arriba si se quiere angostar la fila o hacia abajo si se la quiere
ensanchar.
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Algunos ejercicios introductorios
Ejercicio:
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9. Para finalizar este ejercicio seleccionaremos rangos. Seleccione el rango
D4:J10. Recuerde que basta con ubicarse al centro de la celda inicial y
apretar el botón izquierdo del mouse y, sin dejar de apretar el botón,
llegar hasta la celda final. Fíjese al hacerlo que en el Cuadro de
Nombres aparecerá el número de filas y columnas seleccionadas.
Paralelamente, los títulos de columna y de filas cambiaran de color.
Dele color de relleno púrpura.
10. Seleccione el rango E5:I9. Dele color de
relleno amarillo.
11. Seleccione el rango F6:H8. Dele
color de relleno negro.
12. Seleccione la celda G7 y dele
color de relleno rojo.
13. Guarde el archivo y ciérrelo.
La primera vez que se trabaja en la Hoja de Cálculo resulta extremadamente engorroso escribir o ingresar datos
en ella. Por eso, tal como lo señalábamos antes, es importante recordar que los libros Excel están diseñados
para realizar cálculos y servir como base de datos y, por eso, tienen algunas características propias.
Autoajustar
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Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo
Muchas veces sucede que debemos ingresar series de datos, por ejemplo, los días de
la semana o los meses del año o números pares, series crecientes o decrecientes de
números, etc. Esto en Excel se denomina Rellenar y hay un
comando ello.
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Más ejercicios introductorios
Abra un archivo Excel guárdelo bajo el nombre “Ejercicio 2” y siga al pie de la letra las siguientes instrucciones:
1. En la celda A1 digite “APELLIDO 1”.
2. Vuelva, seleccione la celda A1 y arrastre hasta B1. Recuerde que para
hacerlo debe ubicar el cursor en la esquina inferior izquierda de la celda
seleccionada, esperar a que la cruz gruesa que representa al cursor se
convierta en una cruz delgada de cuatro puntas, apretar el botón izquierdo
del mouse y arrastrar el controlador hasta la celda deseada, B1, en nuestro
caso. Lo que hicimos es crear una
serie.
3. En la celda C1 digite “Nombres”.
4. En la celda D1 digite “Curso”.
5. En la celda E1 digite “Parcial 1”.
6. Arrastre la Celda E1 hasta H1.
7. En la celda I1 digite “Coef 2”.
8. En la celda J1 digite “Promedio”.
De ahora en adelante procure desplazarse por las celdas con la tecla TAB (Tabular) cuando vaya hacia la
derecha y con ENTER, cuando baje. Además recuerde que existen las TECLAS DE DESPLAZAMIENTO. Usar las
teclas para desplazarse en Excel es bastante más cómodo que el
mouse.
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Práctica de Digitación
9. Digite los datos de la Fila 2, según, la tabla siguiente y, luego, realice un autoajuste. Recuerde que para
hacerlo debe seleccionar toda la hoja (hacer clic en el botón Seleccionar todo) y, a continuación, hacer
doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
Excel no estaría completo, sino se pudieran utilizar fórmulas. A diferencia de la calculadora, en Excel no es
necesario recalcular cada vez que se ingresa o modifica un dato. Además, se pueden revisar los cálculos
realizados paso a paso y en el momento en el que se lo desee, se los puede modificar y copiar en cualquier otra
ubicación. De hecho, las fórmulas y funciones permiten realizar operaciones complejas y de forma sencilla,
tanto con valores numéricos o valores de texto.
Resulta fundamental, tener presente que todas las funciones tienen en común, el nombre de la función que la
identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas y dentro de paréntesis. Incluso
en aquellas funciones que no tienen ningún tipo de argumento, siempre existirán los paréntesis después del
nombre de la función.
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Supongamos que tenemos la base de datos con todos los estudiantes del IREA –que este año tiene 253
registros– y necesitamos saber la edad promedio de los estudiantes, cuál es la edad
máxima, cuál la mínima y cual el promedio. A continuación realizaremos los
cálculos, usando, por razones de espacio, unos pocos datos.
Lo primero es ubicar el icono de “Autosuma” que, en
realidad, sirve para realizar varias funciones automáticas.
Luego, hay que seleccionar (ubicarse) en la celda en la que se quiere que
esté el resultado. Ir al icono de “Autosuma” y desplegarlo para poder
seleccionar la función que se desea insertar, Máx, en nuestro caso. Una vez
desplegada la lista de opciones, bastará con desplazar el cursor hasta llegar a
la opción deseada y hacer clic en ella.
Pestañas
Pestaña Inicio
Celda seleccionada
Barra de Fórmulas
Función ingresada
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Ahora bien, si se deseara volver ver el rango que se incluye en la función,
bastará con hacer clic en cualquier parte de la Barra de Fórmulas. Sin
embargo, hay que ser cuidadoso mientras el rango está activo (Borde azul),
porque si en el intertanto se seleccionara (hiciera clic) otra celda, el rango
sería reemplazado por la celda seleccionada. Para salir de ese modo de
verificación, sólo hay que aceptar (presionar la tecla ENTER).
Llegados a este punto es importante detenerse sobre la sintaxis de las fórmulas. Observe las fórmulas que
hemos insertado hasta ahora para calcular máximo, mínimo y promedio:
=MAX(B2:B5)
=MIN(B2:B5)
=PROMEDIO(B2:B5)
Podrá observar que todas comienzan con el signo igual (=), que a continuación aparece el
nombre de la función y, finalmente, y, siempre entre paréntesis, el rango sobre el cual se
ejecutaran los cálculos.
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Calculemos la cantidad de hombres (1) y mujeres (2) que aparecen registrados en
nuestra base de datos. Para hacerlo, primero digitaremos en D6 “HOMBRES” y en D7
“MUJERES”. Una vez hecho lo anterior seleccionaremos la celda C6 Y desplegaremos
el menú Autosuma, seleccionando la opción Más funciones. Aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
BOTÓN DE DESPLAZAMIENTO
Puesto que lo queremos es contar todas las celdas cuyo contenido sea igual a “1” debemos usar la función
CONTAR.SI. Bastará con hacer doble clic sobre ella y si está seleccionada (en azul) bastará con hacer clic en el
botón aceptar.
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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Observe que en la esquina superior izquierda dice “Argumentos de función”, esto es porque lo que debe
hacerse en este momento es introducir los argumentos, es decir, los valores. Hay que tener presente que una
función es una fórmula predefinida por Excel
que opera sobre uno o más valores Recuerde que la sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)
(argumentos1) en un orden determinado Esto es:
(estructura). El resultado se mostrará en la 1. Signo igual (=).
celda donde se introdujo la formula. 2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.
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El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números,
texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un
argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
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Ahora debemos ingresar el
segundo argumento, este
corresponde al criterio, es decir,
la condición que debe considerar
Excel para contar las celdas. El
procedimiento a seguir es el
mismo anterior se puede escribir
o ir a la hoja de cálculo y señalar
la celda que usaremos como
referencia.
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En la celda I2 introduzca la función Promedio. Lo haremos antes de ingresar todas las notas para poder ir
observando el promedio que va obteniendo cada estudiante a medida que avanza el semestre. Para ingresar la
función Promedio, recuerde que debe ubicar el icono de “Autosuma” y, luego, hay que seleccionar (ubicarse)
en la celda en la que se quiere que esté el
resultado (Celda I2), ir al icono de “Autosuma” y
desplegarlo para poder seleccionar la función
que se desea insertar, Promedio, en nuestro
caso. Una vez desplegada la lista de opciones,
bastará con desplazar el cursor hasta llegar a la
opción deseada y hacer clic en ella.
11. Excel inmediatamente le mostrará el rango E2:H2 que es el único con datos numéricos que encuentra
inmediatamente a su
izquierda. Presione la
tecla ENTER para aceptar
la sugerencia. Observe
que inmediatamente le
arroja el promedio.
12. En la celda G2 ingrese la nota 5,8 y observe que el promedio de notas de la señorita
Albornoz cambió.
13. En la celda H2 ingrese la nota 6,0 y observe que el promedio de notas de la señorita
Albornoz cambió.
14. Antes de continuar, asegúrese que para ingresar las comas está usando el punto (.) del
teclado numérico.
15. Arrastre la celda I2 hasta I19.
16. Ingrese datos numéricos del tipo notas (1 a 7) en el rango
G3:H19.
17. Observe que Excel muestra los decimales con tantos dígitos como tiene el número, para
que sólo se vea un decimal hay que modificar el
formato. Para hacerlo, deberá seleccionar el
rango E2:I19 y presionar el botón derecho del
mouse, aparecerá un cuadro de diálogo.
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18. Haga clic en la opción “Formato de
celdas…” Verá que aparece un nuevo
cuadro de diálogo.
19. En la sección Categoría (a la izquierda
del cuadro de diálogo” escoja la opción
“Número” y en la opción “Posiciones
decimales” baje el número a 1. Haga
clic en el botón Aceptar o presione la
tecla ENTER.
20. Observe que los datos del rango E2:I19,
ahora sí parecen notas.
21. En la celda D20 digite la palabra
“PROMEDIO”.
22. En la celda D21 digite “ESTUDIANTES”.
23. En la celda D22 digite “%”.
24. Observe que tanto en la celda D20
como en D21 y D22 el texto sobrepasa
la celda. Tiene dos opciones o autoajustar el tamaño de la columna (Ver Páginas 4 y 7)
o Alinear el texto a la derecha. Para hacer esto último,
seleccione el rango de celdas D20:D23 y haga clic sobre el
ícono alinear derecha.
25. En la celda E20 inserte la función PROMEDIO, recuerde que para hacerlo debe
seleccionar la celda E20, desplegar la función Autosuma y seleccionar la opción
Promedio.
26. Arrastre la celda E20, hasta I20.
27. En la celda E21 inserte la función CONTAR.SI2, recuerde que para hacerlo debe
seleccionar la celda E20, desplegar la función
Autosuma y seleccionar la opción CONTAR.SI. Para hacerlo debe ir al ícono de
Autosuma y desplegarlo para poder seleccionar la función que se desea
insertar, en nuestro caso, debemos pinchar la opción CONTAR.SI. Aparecerá un
cuadro de diálogo, deberá desplegar la lista “Seleccionar una categoría” y
escoger la opción “Todas”. Como tiene que contar debe buscar en la lista de
funciones una que realice este procedimiento, para hacerlo puede buscar en la
lista usando el botón de desplazamiento o digitando la letra “C” (inicial de la
función que buscamos). Puesto que debe contar todas las celdas cuyo
contenido sea inferior a 4,0 debe usar la función CONTAR.SI. Bastará con hacer doble clic sobre ella y si
está seleccionada (en azul) bastará con hacer clic en el botón aceptar. Recuerde que el rango a contar es
E2:E19 y el criterio es <3,95. Para digitar el signo “<” basta con que presione la tecla MENOR/MAYOR.
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Ver Página 10.
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28. En la celda E22 inserte la función CONTAR NÚMEROS. El procedimiento a emplear es el mismo que para
insertar la función PROMEDIO, sólo debe preocuparse de que el rango sea E2:E19.
29. A continuación, en la celda E23, deberá insertar una fórmula para calcular el porcentaje de notas
insuficientes obtenidas en cada parcial y en el promedio. Para hacerlo, lo primero es ubicarse en la celda
E23 y digitar el signo igual (=), esto le indicará a Excel que estamos
ingresando una fórmula y no texto. Fíjese que
Excel destaca con un borde azul la celda
seleccionada y con caracteres azules el
nombre de dicha celda en la fórmula. Luego
debe seleccionar la celda E21 y digitar el
símbolo de división. En seguida, debe
seleccionar la celda E22. Fíjese que Excel,
esta vez, destaca con un borde verde la celda
seleccionada y con caracteres verdes el
nombre de la celda en la fórmula. Esto permite, revisar con mayor facilidad si la sintaxis de la fórmula es la
correcta. Para ingresar la fórmula basta con que presione la tecla ENTER. Finalmente, debemos darle
formato de porcentaje, para esto basta con que vuelva a posicionarse o seleccionar la celda D23 y haga clic
sobre el ícono porcentaje.
Para poder hacer un buen análisis deberíamos agregar cuál fue la mayor nota en cada parcial (=MAX(RANGO))
y cuál la mínima (=MIN(RANGO)), también sería interesante agregar la moda (=Moda(RANGO)). Respecto de
esta última función, hay que ser cuidadoso con su interpretación, pues si Excel no encuentra en el rango un
número que se repite arrojará un signo de error (#N/A) que no significa otra cosa que faltan datos.
31. Para terminar le daremos Formato Condicional a las celdas, de modo de poder tener a
primera vista una idea de cómo va nuestro curso. Esto es, que las notas inferiores o igual a
3,95 se vean en rojo.
a. Asegúrese de estar en la pestaña Inicio y ubique el ícono de Formato Condicional.
b. Seleccione el rango E2:I20.
c. Despliegue las opciones de Formato Condicional y seleccione la opción
Nueva regla.
d. Seleccione (haga clic sobre) el tipo de regla Aplicar formato únicamente a
las celdas que contengan.
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e. Puesto que lo que queremos es dar otro formato
a las notas insuficientes. Se debe escoger la opción menor o
igual que.
f. En la casilla que está inmediatamente a la derecha
digite “3,95”. Esto le indicará a Excel el criterio que debe
usar para dar el formato que establezcamos.
Gráficos y Filtros
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. En este
sentido, la utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos y dice mucho
más que una serie de datos clasificados en filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede optar por crearlo de dos formas:
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Los
gráficos creados de esta manera, a demás, pueden, copiarse y pegarse en otros archivos como los
documentos Word.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
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Además, es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que se desea incluir en el gráfico. Así, Excel
podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a
un tipo de error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de gráficos. Basta con seleccionar el tipo de gráfico que se
quiere insertar para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles. Además, en cada uno de los tipos generales de gráficos existe un enlace
en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en
esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al
hacer clic en
la flecha de
la parte
inferior
derecha de
la sección
Gráficos.
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Luego debe escogerse el tipo de gráfico. Seleccionaremos uno de líneas,
específicamente el primero de la colección 2D. Observe que
a mano derecha aparecen los nombres de las evaluaciones
graficadas. Sin embargo, aún falta identificar a los
estudiantes. Para hacerlo hay que
seleccionar la opción
“Seleccionar datos”.
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Muy probablemente, suceda que los nombres de los
estudiantes aparezcan horizontalmente y se
sobrepongan. Para corregir esto, los pasos a seguir
son:
Posicionar el cursor sobre el eje horizontal y
apretar el botón derecho del mouse.
Seleccionar la opción “Dar formato a
eje”, escoger la opción “Alineación”
y en la lista “Dirección de texto”,
escoger la opción “Girar todo el texto 270o). Para finalizar bastará con
presionar el botón cerrar.
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Una vez listas las series, es necesario pasar al otro lado del cuadro de diálogo. Esta
vez editaremos el eje horizontal y el procedimiento es muy parecido al anterior.
10. Seleccionar el número 1, se pondrá azul. Al igual que antes, se debe presionar
el botón Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo “Modificar serie”.
11. Pinchar el botón de selección de rango.
12. Seleccionar el rango A4:A7 y aceptar. Aparecerá el Gráfico. Aunque sin título.
Para que aparezca el título del gráfico y decidir sobre dónde se quieren los datos, se debe pinchar o seleccionar
el diseño que se desee, para esto tiene los siguientes comandos:
Finalmente, se tiene la opción de escoger entre diversas opciones de estilo de diseño. Para aplicarlas basta
con pinchar sobre cualquiera de ellas.
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Otro tipo de gráfico comúnmente usado es el Circular. Usando un ejemplo (Puntajes Superiores a 400 Puntos
PSU Sociales), iremos viendo paso a paso como graficar con columnas datos dados.
Una vez lista la serie, es necesario pasar al otro lado del cuadro de diálogo. Pasaremos a editar el eje horizontal
y el procedimiento es muy parecido al anterior.
9. Seleccionar el número 1, se pondrá azul. Al igual que antes, se debe presionar el botón Editar. Aparecerá
el cuadro de diálogo “Modificar serie”.
10. Pinchar el botón de selección de rango.
11. Seleccionar el rango B1:D1 y aceptar. Aparecerá el Gráfico esta vez con título.
12. Seleccionar el primer diseño de gráfico.
13. Seleccionar alguno de los estilos.
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Los filtros tienen por finalidad facilitar la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango
para poder trabajar con el mismo. Se filtra un subconjunto de datos o rango, a partir de un criterio,
por ejemplo, los diez superiores o los mayores que …, etc. Un rango filtrado muestra las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean
mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
Autofiltro: Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieren de filtros
con criterios simples.
Filtro avanzado: Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro
porque es necesario escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango.
Antes de comenzar a trabajar con filtros es importante reconocer la gráfica que traen consigo:
En la esquina inferior
izquierda aparece el
número de registros que
coinciden con el criterio.
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Para aplicar filtros lo primero es seleccionar la primera fila de la
base de datos y luego activar los filtros, para esto hay que
desplegar la lista Ordenar y filtrar y seleccionar la opción Filtro.
Aparecerán los filtros.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo APELLIDO 2 tenga una “o” en el segundo
carácter y contenga la letra “z”.
Importa recordar que para indicar que hay un filtro activo, la flecha de
la lista desplegable cambiará de icono.
Para quitar el filtro, basta con volver a desplegar la lista y elegir la
opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista.
También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro
en la pestaña Datos.
Así en un archivo como el del Registro Escolar que lleva Inspectoría, se
puede filtrar por cursos o por niveles, o pedirle a Excel que sólo
muestre los retirados o los estudiantes cuya fecha de nacimiento es
posterior a 1987, etc. Sin embargo, para esto último se utilizan los filtros numéricos que veremos a
continuación.
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Excel distingue por sí mismo cuando debe aplicar filtros de texto o del tipo
numérico. En nuestra base de datos podríamos necesitar filtrar todos los
Promedios 3,9. Al igual que en el caso anterior, el procedimiento sería pulsar
sobre el casillero que dice “(Seleccionar todo), luego, activar el que dice “3,9” y,
finalmente, presionar el botón Aceptar.
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Ejercicios de Gráficos y Filtros
Abra el archivo Excel denominado “Ejercicio 2” y guárdelo como “Ejercicio 3” y siga las siguientes
instrucciones:
1. Seleccione las filas 20 a 23 y elimínelas. Para hacerlo debe activar el
menú Eliminar y seleccionar la opción “Eliminar filas de hoja”.
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7. Guarde el archivo y suelte ambos filtros. Si no recuerda cómo hacerlo, revise la
página 23.
8. Seleccione la columna D e inserte una columna,
activando el menú Insertar y escogiendo la opción Insertar
columnas de hoja.
9. En la nueva columna digite “SEXO”.
10. Llene según corresponda con “HOMBRE” o “MUJER”.
Recuerde que Excel le ofrecerá autocompletar.
11. En C29 digite “HOMBRES” y en C30 “MUJERES”.
12. Use la función CONTAR. SI para saber cuántos Hombres y Mujeres tiene en su base de datos. Si no
recuerda como hacerlo, vuelva sobre las páginas 10 a 12.
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18. Grafique con columnas las notas promedio obtenidas en cada parcial. Para hacerlo recuerde que debe.
a. Seleccionar el rango F31:I31.
b. Activar la Pestaña Insertar.
c. Seleccionar el tipo de gráfico que desea.
d. Seleccionar el diseño y estilo que desea.
19. Después de hacer lo anterior, aparecerá el gráfico sin
nombres de serie ni título, para agregarlos recuerde que
debe activar la opción Seleccionar datos. Si no recuerda
cómo hacerlo, vuelva sobre las páginas 18 a 20.
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Gráficos para los científicos
A diferencia de todos los gráficos que hemos visto, aquellos que se usan en Física, por ejemplo, requieren un
procedimiento distinto que realizaremos a continuación. Le sugerimos ir realizando el ejercicio
inmediatamente.
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