Creare prezentare POWERPOINT

Link - http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Realizarea-unei-prezentari-Pow15396.php

Realizarea unei prezentări presupune parcurgerea unor etape:

 mai întâi trebuie stabilit conținutul
 apoi se construiește structura prezentării
 se face susținerea acesteia

A.Stabilire conținut
Orice prezentare începe cu o idee și aceasta este ce vrem să comunicăm audienței noastre. Chiar dacă știm
oarecum ce vrem să le transmitem, nu întotdeauna avem de la bun început sistematizat în minte mesajul de
bază al prezentării. Pentru a reuși să ne cristalizăm ideea prezentării trebuie să plecăm de la caracterizarea
audienței. Trebuie să aflăm: cât de mare este audiența, care este nivelul lor de cunoștinte despre tema
prezentată, care sunt preocupările lor principale și trebuie să ne concentrăm pe realizarea unei prezentări
care să răspundă unor probleme cu care ei se confruntă în prezent.

Trebuie să identificam felul în care subiectul prezentării răspunde unor probleme reale și trezește interesul
audienței altfel prezentarea nu va avea nici un scop și nici un rezultat vizibil. Structura de bază a unei
prezentări va fi formată din introducere, expunerea unor probleme urmate de soluțiile lor și în final
concluziile.

B. Strângerea materialelor și informațiilor

Nu o să începem imediat realizarea slide-urilor, va trebui să strângem materiale și informatii care ne vor
ajuta în ilustrarea ideilor identificate anterior. Cuvântul de ordine este reutilizarea, strângem orice
documente și informații care ne pot fi de ajutor: documente Word, tabele Excel cu date sau querry-uri ale
unor baze de date, prezentări PowerPoint realizate anterior, imagini, secvențe video sau audio, diagrame, ce
pot fi cu ușurință integrate în prezentare pentru a ilustra cât mai bine ideile prezentate.

Selectăm materialele pe care le vom include în prezentare, le sortăm pe idei și putem să ne apucăm de
treabă. Această primă parte de cercetare este cea mai lungă și poate dura mai mult pâna se cristalizează
ideile și sunt strânse toate materialele. După ce avem toate materialele necesare, realizarea propriu-zisă a
prezentarii nu va dura mai mult de câteva ore.

C. Finalizarea structurii prezentării

Avem deja stabilită structura de bază a prezentării. În mod normal ar trebui să nu tratăm mai mult de 3-4
subiecte, acestea fiind obiectivele principale ale prezentării. Dacă încercăm să prezentăm prea multe idei,
riscăm să plictisim audiența. Dacă avem prea multe lucruri de spus putem organiza un curs sau putem
împărți subiectele în mai multe prezentări.

Numărul de subiecte tratate și lungimea prezentării depind foarte mult de timpul alocat. De exemplu, pentru
o prezentare de 5-10 minute nu vom realiza decât 4-5 slide-uri și vom prezenta o singură idee. Pentru o
prezentare de o oră putem realiza 40-50 de slide-uri și să tratăm 3-5 subiecte, asta însemnând în medie 1-2
minute pentru fiecare slide. Desigur peste unele slide-uri vom trece mai repede - agenda sau slide-uri
intermediare, iar asupra altora vom insista mai mult.

Nu vom realiza de la început prea multe slide-uri știind foarte bine că nu vom avea timp să le prezentăm
cum trebuie. Este foarte neplacut atunci când un prezentator spune: "Slide-ul acesta este neinteresant" sau
"Nu mai avem timp să parcurgem restul prezentării, vom sări direct la concluzii". Dacă tot nu le putem
acoperi, mai bine nu le includem în prezentare de la bun început.

Având în vedere structura unei prezentări trebuie să includem următoarele slide-uri:

 titlul prezentării și numele prezentatorului
 introducere - de la bun început trebuie enunțată problema al cărei răspuns încercam să-l dăm cu
 prezentarea noastră - o prezentare bună trebuie să captiveze audiența de la început și să seteze
așteptările, altfel riscăm să pierdem interesul spoi și putem continua cu unul sau mai multe slide-uri
după caz pentru a poziționa în context prezentarea noastră
 Agenda/CUPRINSUL - prezintă pe scurt subiectele tratate în prezentare și vine ca răspuns la
problemele enunțate în introducere; se poate repeta pe parcursul prezentării servind ca slide
intermediar între subiecte și ajută audiența să urmărească progresul prezentări. ! nu este necesar la
prezentările scurte !
 O succesiune de 3-4 subiecte care conțin fiecare o idee sau o problemă și modul de rezolvare, date
suplimentare sau exemple care ilustrează ideea, grafice, imagini sau elemente multimedia.
Dacă prezentarea este tehnică pot fi incluse și demonstrații, caz în care trebuie stabilit locul
acestora în cadrul prezentarii prin introducerea unui slide în care descriem pe scurt demonstratiile
efectuate.
Este recomandat ca pentru fiecare subiect prezentat să nu alocăm mai mult de 5-10 slide-uri.
 Sumar al celor prezentate - putem repeta agenda & reamintim audienței subiectele principale
discutate
 Concluzii și reiterarea mesajului principal
 Sesiune de întrebări și răspunsuri – opțional

În acest moment trebuie să avem conturată foarte clar structura prezentării. Este bine să realizăm de la
început toate slide-urile și să scriem pe fiecare măcar titlul, chiar dacă nu le definitivăm iar astfel vom avea o
idee foarte bună despre cum va arăta prezentarea. Pot fi utilizate prezentări anterioare sau template-uri
acestea având avantajul unor structuri bine definite și posibilitatea de formatare automată a prezentării.

D. Folosirea de șabloane
Pentru a păstra consistența prezentării putem folosi șabloane. Microsoft PowerPoint conține șabloane
predefinite care pot fi aplicate prezentării pe care o implementăm. Șabloanele definesc tipul, formatul și
dimensiunea textului, background-ul folosit, poziția casetelor/elementelor text și schema de culori.

Putem aplica în orice moment un șablon prezentării la care lucrăm, dându-i astfel un aspect profesional și
asigurând consistența tuturor slide-urilor. Putem crea propriile șabloane pe carde le putem utiliza mai
departe la toate prezentările. De exemplu putem crea un șablon care să includă o siglă, header sau footer, un
anumit background și o schemă de culori. Prin utilizarea unui astfel de șablon la toate prezentările putem
crea o anumită identitate. Un șablon poate fi creat foarte simplu de la o prezentare existentă, salvând ca
șablon cu extensia .pot (PowerPoint Template).

Schema de culori definește cele 8 culori folosite în cadrul prezentării noastre pentru: fundal, text, umbră,
titlu, fill și hyperlink-uri. Este indicat să folosim culori cu contrast puternic între fundal și culoarea textului.
Putem alege de asemenea dintre schemele predefinite.

E. Recomandări tehnice
Chiar dacă folosim un template, este bine să ținem cont de câteva recomandări privind realizarea slide-
urilor:
 Primul slide conține titlul și numele prezentatorului & este ecranul pe care audienta îl vede când intră
deci titlul trebuie să fie cât mai sugestiv. La prezentarea acestui slide, furnizați câteva detalii despre
dumneavoastră și apoi descrieți în câteva cuvinte subiectul prezentării
 Celelalte slide-uri au de obicei același format, iar recomandările ce urmează se aplică tuturor slide-
urilor din prezentare
 Fiecare slide are un titlu care permite audientei sa identifice dintr-o privire ideea slide-ului,
iar dacă este necesar putem folosi și un subtitlu care să furnizeze explicații suplimentare
 Corpul slide-ului trebuie sa conțină cam 4-6 rânduri de text și 7-8 cuvinte pe rând; deși pare
puțin trebuie să evităm slide-urile cu multă informație și neinteligibile
 Fiecare rând de text trebuie să descrie sau să argumenteze ideea de bază prezentată în titlu
 Trebuie sa folosim font-uri mari care pot fi citite din spatele salii - titlul prezentării are
dimensiunea 48 si subtitlul 36, textul din corpul slide-ului 32 și se reduce corespunzător
pentru text-ul indentat.
  Nu trebuie să folosim prea multe nivele de indentare, în acest mod ne asigurăm că textul de
pe slide-uri este vizibil în orice condiții, chiar și în salile mari
 Prin includerea pe slide-uri doar a ideilor principale vom reuși să ne abținem de la tendința de a citi
slide-urile în timpul prezentării. Trebuie să ținem cont de faptul că slide-urile sunt doar un suport
pentru ilustrarea mesajului pe care dorim să-l transmitem
 PowerPoint conține opțiunea Autoformat care adaptează dimensiunea textului la caseta/elementul
text în timpul editarii. Deși este o funcție utilă pentru că face încadrarea automată a textului în spațiul
alocat trebuie să fim atenți să păstram consistența prezentării, folosind aceeași dimensiune a textului
în toate slide-urile
 Deosebit de importantă este schema de culori aleasă - este recomandat să folosim un fond închis și
text de culoare deschisă pentru a nu obosi ochii & trebuie să păstram contrastul pentru a face textul
ușor de citit - exemplu / text de culoare alb, galben sau portocaliu pe fond închis de obicei albastru

F. Slide Master - coordonatorul prezentării

Pentru ca setările realizate de noi în ceea ce privește background-ul, schema de culori, dimensiunea și
formatul textului, poziționarea casetelor/elementelor de text, sigle să fie stabilite ca implicite pentru toate
slide-urile, folosim coordonatorul (Slide Master), astfel toate setările făcute în acest slide se vor regăsi la
celelalte slide-uri.

G. Utilizarea de elemente grafice și multimedia

Imaginile, elementele grafice și multimedia reprezintă sarea și piperul oricărei prezentări. Putem insera
imagini din fișiere sau din biblioteca de imagini a lui Microsoft Office, text scris artistic cu Word Art, foi de
calcul Excel, grafice, filme/fișiere video și sunet/fișiere audio.

Tabelele ne ajută să sistematizăm mai ușor informația. Pe lânga posibilitatea de a importa tabele Excel și de
a le folosi ca atare în PowerPoint, cu păstrarea posibilităților de editare și recalculare a formulelor putem
crea și tabele native PowerPoint. La inserarea tabelului selectăm numărul de linii și coloane. Odata creat
putem modifica tabelul ușor prin inserare sau ștergere de rânduri și coloane, îmbinare sau scindare celule.
Avem la dispozitie chiar și un creion cu care putem desena tabelul direct pe slide.

În partea de jos a ferestrei PowerPoint există bara de instrumente care ne permite crearea de forme (linii,
casete, figuri geometrice), inserarea de text artistic cu Word Art, inserarea de imagini și elemente de control
pentru formatarea tuturor obiectelor inserate.

H. Tranziții și animații
Putem adăuga tranziții între slide-uri dar trebuie să fim atenți la asigurarea consistenței - nu trebuie să
obosim audiența folosind tot felul de efecte spectaculoase pentru că atenția privitorilor va devia de la
mesajul prezentării.

Pentru a explica mai bine succesiunea unor acțiuni sau pentru a descrie fluxuri de documente sau mesaje
putem folosi animații particularizate. Animațiile exprimă mai bine succesiunea unor idei sau pasi și permit
focalizarea atenției audienței succesiv asupra câte unui singur element la un moment dat.

Ordinea de apariție a fiecărui element (text sau grafic) este afișată pe slide iar în panoul de activități putem
automatiza apariția fiecărui element la un anumit interval de timp sau putem alege ca fiecare element să fie
afișat cu un click de mouse. Va trebui să exersăm felul în care vom prezenta animația realizată pentru a nu
ne încurca în fața audienței.

I.Nu uitați ideea de baza

Trebuie să nu pierdem din minte mesajul pe care vrem să-l transmitem. De multe ori ne concentrăm prea
mult asupra detaliilor = realizarea unor grafice sau a unor tranziții și animații deosebite și pierdem din
vedere ce vrem să comunicăm de fapt. Elementele grafice sunt doar sarea și piperul unei prezentari deci nu
trebuie să le folosim excesiv pentru că riscăm să producem confuzie în rândul audienței.
La orice prezentare, mesajul principal asupra căruia trebuie reținută atenția este oferit de prezentator, iar
slide-urile reprezintă doar un suport. După ce am terminat de editat prezentarea este important să o
parcurgem încă o datș și să încercam să o privim prin ochii audienței. Trebuie să verificam fluiditatea și
consistența prezentării și claritatea mesajului pe care dorim să-l transmitem.

J.Activități adiționale
De multe ori realizăm o prezentare și în momentul susținerii uităm o parte din ideile pe care am vrut să le
exprimăm în fiecare slide. Nu trebuie să încercăm să memorăm toate ideile din slide-uri, oricum dacă trece
ceva timp între momentul realizării și sustinere le vom uita.

Putem însă adăuga note la fiecare slide chiar în momentul realizării acestuia. Astfel vom ști foarte clar de
fiecare data ce am vrut să spunem. Putem să le tipărim ca slide-uri cu pagina de note și să la avem la
îndemâna în timpul prezentării. Din respect pentru audiență vrem ca mesajul să fie transmis complet și să
nu uitam unele detalii. Sub efectul stresului riscăm să uităm multe din lucrurile pe care dorim să le
transmitem.

Notele pot include chiar textul pe care vrem să-l spunem în fața audienței (un prezentator care citește nu are
prea multă credibilitate) sau pur și simplu ideile principale sau mesajele ce trebuie transmise. Nu trebuie să
ne bazăm doar pe ideile de pe slide pentru că un prezentator trebuie să își aducă propria contribuție la
explicarea mesajului.

PowerPoint permite, atunci când este instalat pe un calculator cu placă video duală (cum sunt majoritatea
notebook-urilor de astazi) afișarea pe proiector a slide-urilor, iar pe ecranul notebook-ului a slide-urilor
împreuna cu paginile de note în modul de vizualizare prezentator. Astfel eliminăm necesitatea notelor
tipărite pentru ca le avem la îndemâna chiar în timpul prezentării pe ecranul notebook-ului. În plus țtim în
orice moment care este slide-ul următor și avem la dispoziție și alte elemente de control cum ar fi afișarea
unui ecran negru.

Dacă vom folosi un alt calculator pentru susținerea prezentării și nu suntem siguri că acesta are instalate
toate fonturile utilizate de noi în prezentare, putem folosi opțiunea care salvează prezentarea împreuna cu
toate font-urile folosite și opțional cu PowerPoint Viewer într-un pachet executabil pe care îl putem copia pe
calculatorul unde vom susține prezentarea.

K.Pregătirea pentru ziua cea mare

Prezentarea este gata și trebuie doar să o susțineți. Dacă pâna aici vă putea ajuta cineva sau puteați colabora
cu colegii dumneavoastră la realizarea prezentării, în momentul în care vă aflați în fața audienței totul
depinde doar de dumneavoastră.

Nu este cazul să vă speriați deși pentru majoritatea prezentatorilor momentul în care apar în fața audienței
pare critic, odată ce ați parcurs etapele de pregătire prezentate până acum și cele ce urmează, susținerea
prezentării va fi partea cea mai ușoară și mai interesantă.

Înainte de ziua prezentării treceți în revistă încă o dată profilul audienței. În acest moment ar trebui să aveți o
imagine foarte clară asupra modului cum va decurge prezentarea. Verificați datele privind locația, persoane
de contact, dotarea sălii cu proiector (e recomandată configurarea dimensiunii desktop-ului la 800x600),
echipamente audio (microfon, lavalieră și cablu de sunet pentru notebook), comutator VGA dacă folosiți
mai multe calculatoare.

Este bine să vizitați locația, dacă acest lucru este posibil, cu o zi înainte sau veniți cu câteva ore mai devreme
pentru a vă acomoda cu sala. Respectați legile lui Murphy și testați imaginea pe același proiector pe care va
fi prezentarea. Dacă e o sala mai mare acomodați-vă cu scena. Luați legatura cu cei de la audio/video și
spuneți-le clar ce aveți nevoie. Nu presupuneți că ei știu dinainte ce trebuie să facă. Asigurați-vă că sunteți
dumneavoastră în controlul prezentării și nu invers. Stabiliți momentele în care vor fi rulate clipuri video
înregistrate sau aveți nevoie de sunet pentru secvențele multimedia ale prezentării. Regizați semnalele de
pornire.
L.Planuri de rezervă
Încercați să prevedeți dinainte problemele care pot să apară. Din nou legea lui Murphy spune că dacă există
posibilitatea ca ceva să mearga prost atunci așa se va întâmpla cu siguranță:
 Dacă aveți nevoie de conectivitate la Internet pentru demonstrații examinați și posibilitatea de a lucra
offline. Salvați paginile de care aveți nevoie pe disc sau instalați serverul de Web local. Folosiți o
legatură de back-up, de exemplu pe telefonul mobil.
 Demonstrațiile pot da erori. Dacă acest lucru se întâmplă în timpul prezentării decideți dacă se poate
remedia imediat (audiența va aprecia abilitățile dumneavoastră de rezolvare a problemelor), iar dacă
nu, glumiți pe tema erorii și continuați. În nici un caz nu vă luptați la nesfârșit cu aceeași eroare.
Puteți să vă configurați un sistem de rezervă sau să folosiți demonstrații înregistrate.
 Pregatiți-vă pentru ce e mai rău. Proiectorul se poate defecta în mijlocul prezentării sau poate cădea
tensiunea de alimentare. Trebuie să fiți capabil să vă continuați expunerea și să vă atingeți scopul
prezentării chiar și în aceste condiții. Important este mesajul care trebuie transmis audienței.

M.Repetați prezentarea
Mai treceți încă o dată în revistă prezentarea. Cronometrați-vă timpul dacă este nevoie. Chiar dacă nu o
susțineți pentru prima dată este bine să revedeți ideile principale. Nimic nu arată mai rău ca un prezentator
care nu-și cunoaște slide-urile.

Dacă țineți prezentarea cu altcineva, repetiția este obligatorie. Stabiliți intrările și ieșirile fiecăruia. Regizați
preluările. O prezentare realizată de 2 sau mai multe persoane poate ieși foarte bine dacă este pregatită cum
trebuie sau poate fi un complet dezastru. Trebuie să cunoașteți foarte bine ordinea prezentării. Urmăriți în
permanență timpul, iar în cazul în care sunteți în întârziere trebuie să știți ce părți ale prezentării pot fi
eliminate, decizia trebuind luată la fața locului.

În momentele dinaintea prezentării impuneți-vă calmul, concentrați-vă. Discutați cu entuziasm cu cei pe care
îi întâlniți. Totul va merge OK. Când începeți prezentarea zâmbiți, asta vă ajută să vă creați starea de spirit
necesară.

N.Începe spectacolul
Vorbiți clar, răspicat, impuneți o prezență profesională. Stați în picioare în timpul expunerii - cu excepția
demonstrațiilor - și încercați să vă pozitionați aproape de public. Nu se bea apă în timpul prezentării. Pe
lângă posibilitatea ca apa să se răstoarne peste echipamente este și un tic foarte deranjant. Dacă este neaparat
nevoie, folosiți pauzele din timpul prezentării pentru a bea apă. Alte ticuri supărătoare includ joaca cu
diverse obiecte (creion, indicator) sau cu îmbrăcămintea. Acestea distrag atenția asistenței. Mâinile pot fi
foarte expresive cu condiția să le folositi cum trebuie.

Dacă folosiți microfon încercați să eliminați zgomotele inutile și închideti microfonul atunci când îl preluați
de la altcineva sau când vă aranjați lavaliera. Urmăriți în permanență timpul, iar pentru săli de dimensiuni
mari, un ceas plasat vizibil în fața prezentatorului este de foarte mare ajutor. Realizați o prezentare cât mai
interactivă cu putință. Încercați să antrenați audiența, să câștigați încrederea acesteia.

Alocați timp pentru întrebări. Dacă sala este de dimensiuni mari, repetați întrebările, asta vă dă mai mult
timp să vă gândiți la răspuns. Răspundeți cu politețe, nu există întrebări stupide, ci doar răspunsuri nelalocul
lor. Dacă întrebarea nu e de interes general încercați să o directionați pentru după prezentare. Nu ezitați să
recunoașteți dacă nu știți răspunsul, dar confirmați faptul că veți reveni cu un raspuns. Verificați că aveți
cărți de vizită.

O. Încheiere
Orice prezentare trebuie să aibă un scop și rezultate masurabile, prin care sa putem identifica succesul
acesteia. Fie ca este vorba doar de obtinerea unui scor mare pe formularele de evaluare sau obtinerea unui
contract, scopul prezentarii trebuie atins si acest lucru depinde de dumneavoastra, prezentatorul.