Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
privind
Sistemul de control intern managerial
Controlul intern managerial (CIM):
presupune un efort conjugat, pe mai mulți ani, pe care trebuie să-l realizeze conducerea și
angajații entității publice.
reprezintă o obligație legală importantă, iar neîndeplinirea acesteia presupune o sancțiune
contravențională.
constituie un indicator de performanță obligatoriu pentru evaluarea activității conducătorului
entității.
Nu este o sarcină suplimentară pentru conducere și angajați ci asigură o metodă organizată și
coordonată de exercitare a fiecărei activități din entitate în vederea obținerii rezultatelor
așteptate.
1
determină avantaje pentru conducerea entității și pentru angajații acesteia, în special cu privire
la asigurarea respectării legislației, evitarea unor posibile sancțiuni, reducerea cazurilor de
fraudă, evaluări neobiective ale activităților proprii, reducerea blocajelor la plecarea unor
angajați.
Prin implemetarea controlului intern managerial conducerea entității reduce timpul alocat
coordonării/supravegherii angajaților, timp care poate fi alocat pentru alte activități de management.
Obligativitatea implementării controlului intern managerial în sectorul public este prevăzută într-un
act normativ cu putere de lege și anume Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern
și controlul financiar preventiv,republicată, cu modificările și completările ulterioare, acest fapt
indicând importanța controlului intern managerial pentru sectorul public.
Importanța privind controlul intern managerial este subliniată și în art. 10 din Ordinul secretarului
general al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al
entității publice, care prevede: ,, controlul intern managerial este în responsabilitatea conducătorilor
entităților publice, care au obligația proiectării, implementării și dezvoltării continue a acestuia.,,
2
Actul de decizie internă privind constituirea comisiei de monitorizare trebuie să includă următoarele
aspecte:
o Baza legală pentru constituirea comisiei
o Componența comisiei: președinte, membrii titulari, membrii supleanți
o Asigurarea secretariatului tehnic
o Invitați cu caracter permanent
o Comunicarea actului de decizie internă
Comisia de monitorizare trebuie să fie constituită din persoane ale entității având funcții de
conducere care să determine prin nivelul de autoritate deținut implementarea cerințelor controlului
intern managerial respectiv aplicarea în npractică de către angajații entități, Art.3 (2) Comisia de
monitorizare cuprinde conducătorii compartimentelor incluse în primul nivel de conducere din structura
organizatorică a entității publice, cu excepția compartimentului de audit public intern; în cazul
entităților publice locale care nu au o structură organizatorică dezvoltată, Comisia de monitorizare
poate cuprinde reprezentanți ai compartimentelor, desemnați de către conducătorul entității publice.,,
Desemnarea președintelui și a membrilor comisiei prin act de decizie se poate face prin două metode:
1. indicarea nominală a persoanelor în cauză – caz în care fiecare schimbare a funcției acestora
determină obligativitatea actualizării actului de decizie pentru a reflecta persoanele actuale
2. specificarea funcției (fără indicarea numelui persoanei )- situație care nu mai impune
actualizarea actului de decizie la fiecare schimbare a persoanei ce ocupă funcția în cauză.
Președintele comisiei de monitorizare organizează modul de funcționare și de lucru al acestui for prin
întocmirea unui regulament de organizare și funcționare - instrumentul de conducere care descrie
structura acesteia, atribuții, competențe, nivelurile de autoritate și responsabilitățile, conform art.3
(4),, Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea
preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor
entității publice, pe baza Regulamentului de organizare şi funcţionare al Comisiei, care se actualizează
ori de câte ori este cazul.,, din același Ordin SGG nr. 600/2018.
Regulamentul de organizare și funcționare a comisiei de monitorizare trebuie cuprindă:
a) scopul regulamentului de organizare și funcționare a comisiei de monitorizare
b) baza legală pentru elaborarea acestuia
c) organizarea și componența comisiei de monitorizare
d) atribuțiile comisiei de monitorizare cu detaliere pentru președinte, membrii și secretariat ethnic
e) desfășurarea ședințelor comisiei și luarea deciziilor, se vor menționa:
- frecvența ședințelor (ordinare, extraordinare)
- locația unde se desfășoară
- asigurarea cvorum-ului de ședință
- ce se întâmplă dacă lipsește titularul
- cum se iau hotărârile comisiei
3
- cum se decide în caz de egalitate de voturi pentru o hotărâre.
f) mecanismul de relaționare cu celelalte componente organizatorice ale entității
g) modalitatea de transmitere a documentelor între membrii, secretariat și întreaga entitate
h) termene de îndeplinire a atribuțiilor
i) modele de documente
j) încetarea calității de membru și mecanismul de schimbare a unui membru din comisia de monitorizare
Funcționarea comisiei de monitorizare :
întrunirea periodică ( cel puțin o dată pe trimestru) a acesteia în baza Ordini de zi emisă de
secretariatul tehnic în baza cererii președintelui comisiei.
Persoanele convocate să participe la ședința comisiei de monitorizare nu pot refuza acest fapt,
solicitarea de participare adresată de președintele comisiei reprezentând o sarcină de serviciu.
Hotărârile și sarcinile, precum și alte solicitări pentru completarea unor documente/situații
privind controlul intern managerial, stabilite de comisia de monitorizare , care vizează celelalte
compartimente și personae din entitate, reprezintă sarcini de serviciu pentru acestea.
Dacă un angajat refuză să pună în practică hotrârile comisiei de monitorizare, respectiv să
îndeplinească sarcinile și activitățile repartizate în domeniul controlului intern managerial, se consideră
neîndeplinirea unei sarcini curente de serviciu, iar președintele comisiei de monitorizare trebuie să
declanșeze mecanismul de răspundere disciplinară pentru persoana în cauză.
Planificarea activităților privind controlul intern managerial la nivelul entității este prevăzută în
Ordinul SGG nr.600/2018 la Art. 4 - (1 ),, În vederea consolidării unui sistem de control intern
managerial, Comisia de monitorizare elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern
managerial, denumit Program de dezvoltare, care se actualizează anual la nivelul fiecărei entităţi
publice.,,
Programul de dezvoltare reprezintă documentul de planificare anuală în domeniul controlului intern
managerial, iar în cadrul acestuia se stabilesc activitățile ce trebuie realizate în entitatea publică privind
controlul intern managerial, termenele aferente și responsabilii de îndeplinire.
IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
La nivelul entităților publice Codul controlului intern managerial reprezintă un set minimal de principii
de management ce trebuie respectate și aplicate în mod obligatoriu.
Codul controlului intern managerial cuprinde 5 componente și 16 standarde astfel:
Componente Standarde
a) Mediul de control Standardul 1 - Etica şi integritatea
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
Standardul 3 - Competenţa, performanţa
Standardul 4 - Structura organizatorică
b) Performanţe şi managementul riscului Standardul 5 – Obiective
4
Standardul 6 – Planificarea
Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
Standardul 8 - Managementul riscului
c) Activităţi de control Standardul 9 – Proceduri
Standardul 10 – Supravegherea
Standardul 11 - Continuitatea activităţii
d) Informarea şi comunicarea Standardul 12 - Informarea şi comunicarea
Standardul 13 - Gestionarea documentelor
Standardul 14 - Raportarea contabilă şi
financiară
e) Evaluare şi audit Standardul 15 - Evaluarea sistemului de
control intern managerial
Standardul 16 - Auditul intern
a) Mediul de control
5
Planul de măsuri pentru gestionarea
funcțiilor sensibile
Proceduri operaționale
Standardul 3 Competența, Resursa umană Procedura de ocupare a posturilor
performanța (recrutare,pregătire Procedura privind promovarea
profesională, evaluare) personalului angajat pe funcții
Documentația de ocupare a postului
Dosare profesionale
Procedura de sistem privind evaluarea
performanțelor angajaților
Fișe evaluare performate anuală
Program de pregătire profesională
Standardul 4 Structura Adecvarea structurii Plan de încadrări
organizatorică organizatorice și a Organigramă
delegărilor de
competență Statul de funcții
Actele de delegare
Etica reprezintă o condiție de bază pentru obținerea de performanțe în cadrul fiecărei entități
Sistemul de control intern managerial nu poate funcționa corespunzător dacă nu există sprijinul
direct al conducătorului entității
Tratarea superficială a aspectelor privind controlul intern managerial de către șefii de
compartimente sau de către angajați generează birocrație, nefiind valorificate avantajele aduse
de acest system
Conflictul de interese reprezintă luarea, de către o persoană, a unei decizii sau participarea la
luarea unei decizii în legătură cu care are un interes personal
Incompatibilitatea reprezintă situația în care o persoană ocupă, în același timp, două funcții al
căror cumul este interzis de lege.
Semnalarea neregulilor reprezintă o obligație profesională a fiecărui angajat și trebuie
menționată în fișa postului.
Regulamentul de organizare și funcționare reprezintă documentul de delegare,
responsabilizare și răspundere prin care conducătorul entității decide atribuțiile pe care trebuie
să le îndeplinească fiecare compartiment, personalul didactic.
Fișa postului reprezintă documentul de responsabilizare și răspundere în cadrul entității prin
care se decid sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare angajat.
Completarea și actualizarea fișei posturilor consituie o obligație a conducerii entității
6
Funcția sensibilă este funcția ce prezintă risc semnificativ de corupție. Fraudă, imagine sau de
afectare a obiectivelor entității.
Factorul de risc reprezintă acel element specific unei funcții care o determină să fie considerate
sensibilă.
Resursa umană respectiv angajatul reprezintă cel mai important activ al entității.
Procesul de evaluare a performanțelor angajaților este foarte important, pe baza lui se
identifică carențele anagajaților în executarea sarcinilor și se pot lua măsuri de îmbunătățire și
perfecționare a angajaților
Programul de pregătire profesională trebuie stabilit cu obiectivitate pentru a permite creșterea
performanțelor angajaților și dezvoltarea lor profesională.
Delegarea reprezintă o funcție importantă a conducătorului prin intermediul căruia atribuie
către persoane sau compartimente activitățile pe care nu le poate executa singur.
Procesul de delegare presupune ca persoana care a primit sarcina să primească și autoritatea
necesară îndeplinirii acesteia, dreptul de a lua decizii.
b) Performanţe şi managementul riscului
7
compartimentelor
Registrul de riscuri al entității
Planul de implementare a măsurilor de
control pentru riscurile semnificative
Profilul de risc și limita de toleranță
Raport anual privind desfășurarea
procesului de gestionare a riscurilor
Informare privind procesul de
management al riscului
Un obiectiv reprezintă enunțul care prezintă efectul pozitiv pe care conducerea entității își
propune să îl realizeze sau efectul negativ pe care conducerea își propune să-l evite.
Obiectivele definite trebuie să răspundă cerințelor SMART (să fie specifice, măsurabile, realiste
și cu termen de realizare)
Planul reprezintă documentul care stabilește modul de îndeplinire a obiectivelor definite
Planul strategic reprezintă evoluția prognozată a entității pe unn termen mediu sau lung de
timp.
Monitorizarea performanțelor reprezintă procesul de urmărire, de către conducerea entității,
cu ajutorul unor indicatori, a rezultatelor și efectelor obținute de entitate în urma desfășurării
activității.
Indicatorul de performanță reprezintă instrumental care asigură o măsurare cantitativă,
calitativă a gradului de îndeplinire a unui obiectiv sau activități.
Managementul riscului reprezintă procesul prin care o entitate identifică riscurile semnificative
associate obiectiveloor și activităților planificate, le evaluează, le prioritizează și stabilește
răspunsul adecvat la aceste riscuri.
Procesul de management al riscului este în responsabilitatea conducătorului entității.
Riscul reprezintă o întâmplare incertă, posibilă, de natură să afecteze sau să favorizeze
îndeplinirea obiectivelor și activităților entității.
Riscul inerent este riscul care există în mod normal/natural dacă nu se iau măsuri de
gestionare a acestuia
Riscul residual este riscul care rămâne după ce au fost luate măsuri de gestionare pentru
acesta.
8
Entitatea trebuie să identifice toate riscurile semnificative associate activităților și să gestioneze
adecvat aceste riscuri identificate.
Responsabilul cu riscurile este persoana desemnată de către conducătorul entității care
coordonează modul de derulare a procesului de management al riscului în cadrul entității.
Expunerea la risc este mărimea riscului în caz de materializare, exprimată ca o combinație de
probabilitate și impact.
c) Activităţi de control
9
Toate procedurile trebuie elaborate în conformitate cu o mavchetă comună, aprobată printr-
o procedură de sistem.
Absența controlului determină ca managementul și angajații să nu respcte nicio regulă, să
folosească puterea în interesul propriu.
Controlul preventiv este instyrtumentul de control proiectate de conducere pentru a preveni
apariția unui eveniment nedorit.
Rezultatele controlului trebuie materializate în politica de resurse umane.
Continuitatea activității vizează funcționarea fără întreruperi a acvtivităților semnificative ale
entității, astfel încât aceasta să fie în măsură să asigure serviciile pentru care a fost înfințată.
Planurile de continuitate includ măsuri , responsabili resurse necesare și termene pentru
prevenirea sau reducerea duratei întreruperii, astfel încât activitatea în cauză să nu fie afectată.
Planurile de continuitate trebuie actualizate periodic.
d) Informarea și comunicarea
10
Sistemul informațional al entității trebuie reanalizat periodic pentru a fi adaptat nevoilor de
informare a entității
Proiectarea și funcționarea sistemelor informatice trebuie să permită comunicarea informației
relevante, conform nevoilor beneficiarilor.
Informația pentru a fi calitativă trebuie:
o Să fie corectă
o Să fie credibilă
o Să fie clară
o Să fie completă
o Să fie oportună
o Să fie utilă
o Să fie ușor de înțeles și receptat
Stabilirea și organizarea structurii care să primească, înregistreze și expedieze documentele în
cadrul unității.
Asigurarea de spații speciale amenajate pentru arhivă, în vederea păstrării și protejării
documentelor.
Sistemul contabil trebuie să asigure reflectarea corectă a patrimoniului aflat în administrarea
unității.
Toate elementele patrimoniale ale entității trebuie inventariate corect și fidel , evitându-se
efectuarea formală a inventarierii ( ,, inventarierea din birou,,)
e)Evaluare și audit
11
Sistemul de control intern nu este static, el poate evolua sau involua în timp.
Faptul că un standard de control intern este declarat implementat, nu înseamnă că este
permanent.
Un sistem de control intern managerial este funcțional dacă acesta, prin modul de
proiectare, implementare și funcționare oferă o asigurare rezonabilă că scopurile și
oviectivele unității sunt îndeplinite.
Neîndeplinirea obiectivelor stabilite ca urmare a neimplementării unui standard de control
intern managerial determină răspunderea managerială.
Raportul asupra sistemului de control intern managerial constituie forma oficială de
asumare a responsabilității manageriale ( răspunderii) de către conducătorul unității cu privire
la sistemul de control intern managerial.
1. Întrunirea comisiei de monitorizare în cadrul unei ședințe în cadrul căreia de stabilește modul
de organizare și desfășurare a activității de autoevaluare a SCIM.
2. Completarea de către fiecare compartiment din organigrama unității ( contabilitate, secretariat,
administrativ, bibliotecă) a Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a
standardelor de control intern managerial.
3. Transmiterea chestionarelor semnate de către șefii de compartimente către secretariatul
comisiei de monitorizare, pentru analiză și verificare.
4. Întrunirea comisiei de monitorizare în cadrul unei ședințe în care să se discute deficiențele
privind modul de completare a chestionarelor de autoevaluare și să sed dispună măsuri de
remediere.
5. Întocmirea de către secretariatul comisiei de monitorizare a Situației sintetice a rezultatelor
autoevaluării.
6. Primirea și verificarea Situațiilor centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării
SCIM, precum și a Rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial de la unitățile
subordonate sau în coordonare.
7. Elaborarea de către secretariatul comisiei de monitorizare a Situației centralizatoare privind
stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial.
8. Stabilirea gradului de conformitate a sistemului de control intern managerial în raport cu
standardele de control intern managerial.
Raportul asupra sistemului de control intern managerial se întocmește anual , se analizează în cadrul
comisiei de monitorizare, se aprobă de către conducătorul unității și se transmite la organul ierarhic
12
superior ( UAT de care aparține fiecare unitate de învățământ, iar în cazul unităților conexe la
I.Ș.J.Covasna), la termenele stabilite.
Codul controlului intern managerial al entităților publice nu este altceva decât o culegere de bune
practici de conducere care aplicate cu bună credință vor duce la diminuarea erorilor în managementul
unității.
Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial este un proces continuu la care
trebuie să participe tot personalul unității și să pornească de la evaluări interne corecte și pertinente.
13