V CONGRESO DE ARCHIVOLOGIA DEL MERCOSUR

XIII JORNADAS DE ARCHIVEROS DE ARGENTINA

“Política archivística e identidad”
28 al 30 de agosto de 2003 - Pcia. de Córdoba – Argentina

MISION Y VISION DEL PROFESIONAL DE ARCHIVO EN EL SIGLO XXI 1

Arch. Sylvia Gagliardi 2

sgagliardi@adinet.com.uy

1
Se quiso englobar en “Profesional de Archivo” distintas denominaciones:
“Archivero”, “Archivista”, “Archivólogo”
2
Prof. Ayudante de Clasificación y Ordenación en la carrera de Archivología de la
Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines “Ing. Federico E. Capurro”
(EUBCA) - Universidad de la República – Uruguay
Funcionaria de la Organización de los Estados Americanos (OEA), ocupando cargo
de Técnica en Archivo en el Instituto Interamericano del Niño (IIN), con sede en
Montevideo, Uruguay (esta intervención no es de carácter oficial)
INTRODUCCION

A través de esta presentación se espera compartir algunos comentarios y

reflexiones sobre el posicionamiento y el rol del profesional de Archivo en el
presente siglo, en el contexto de la llamada sociedad de la información y, para
algunos, sociedad del conocimiento.

Ya desde los albores de la llamada revolución tecnológica, a mediados del siglo

XX, prestigiosos profesionales de la ciencia archivística, vislumbrando los
cambios que se provocarían por la aplicación de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación (TIC) en las estructuras burocráticas, en la
organización del trabajo, en los procedimientos administrativos y en los
documentos generados como resultado de los mismos, manifestaron su
preocupación sobre la necesidad que los profesionales de archivo se
capacitaran para poder cumplir eficientemente su rol en la nueva realidad, que
comenzó a definirse como “la oficina sin papeles” o la “oficina electrónica” para
evitar así la “brecha digital”.

Reconociendo las diferencias existentes entre la realidad de los países de la

región y aquéllos otros donde ya el comercio, el gobierno y el aprendizaje en
ambiente electrónico están más incorporados a la cotidianeidad, no se puede
desestimar la incidencia, aunque sea en menor grado, de estas nuevas
tecnologías en nuestras organizaciones y en nuestros archivos.

BREVE RESEÑA

A pesar de la temprana toma de conciencia de algunos sectores,

fundamentalmente en países como Australia, Canadá, Estados Unidos de
América y los que integran la Unión Europea, sobre los profundos cambios que
introducirían estas nuevas tecnologías (TIC), su vertiginoso e irreversible
desarrollo y el crecimiento exponencial en la generación de documentos

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electrónicos 3, aunque no todos terminarán siendo documentos de archivo, este

tema sigue ocupando y preocupando actualmente a los responsables de
archivos, a la comunidad académica, a los creadores de documentos del nivel
público y privado y a la industria tecnológica.

A nivel de la ciencia archivística, lo anterior ha dado lugar a profundos análisis,

cuestionamientos, revisiones y debates conceptuales sobre la teoría tradicional,
sus principios básicos y su vigencia en el entorno electrónico. Desde la década
de los ’80 del siglo pasado, algunos autores (Hugh Taylor, Terry Cook, David
Bereman, etc.) reconocieron la necesidad de un cambio de paradigma,
llegándose a la formulación del “paradigma de la post-custodia” y, en el marco
de este nuevo paradigma, a la propuesta de parte de archiveros australianos
del modelo del “continuum”, desarrollado por Frank Upward, y dentro del cual
4
se enmarca la gestión documental integrada denominada “recordkeeping” ;a
3
Conceptualmente, siguiendo las definiciones del Consejo Internacional de Archivos
(CIA), nos estamos refiriendo “... un documento adecuado para ser transmitido o
procesado por una máquina (binaria) digital” que es de archivo cuando se produce
o recibe en el curso de un proceso administrativo de una institución o una actividad
de un particular y que tiene tres elementos cuya conservación es indispensable
garantizar: el contenido, la estructura y el contexto que dan evidencia a esa
actividad. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES-CONSEIL INTERNATIONAL DES
ARCHIVES. “Guide for Managing Electronic Records From an Archival Perspective”.
París, Francia, 1997. Accesible: http://www.ica.org/biblio/cer/guide_eng.txt. Versión
libre: CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Comité de Documentos Electrónicos.
“Guía para la Administración de documentos electrónicos desde la perspectiva
archivística”. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cuadernos de Archivística, Ciudad
de México, 1999. El concepto de documento electrónico de archivo ha sido debatido
en distintos ámbitos y dentro del propio Comité de Documentos Electrónicos del
CIA, que ha preparado un trabajo analizando y comparando once fuentes y
marcando algunas debilidades, incluyendo, su “Guía” de 1997. CARUCCI, Paola,
“Terminology and Current Records”, ICA/CECR, Committee on electronic and Other
Current Records, 2000.
Accesible: http://www.ica.org/biblio/cer/terminology_eng.html
4
Se sugiere la lectura del interesantísimo artículo del Grupo Foris “¿Evolución o
Revolución? Nuevas Perspectivas en la Gestión de Documentos Electrónicos”, págs.
7-77, incluido en Revista TABULA, Número 5, 2002, ACAL, “Documentos
Electrónicos”. En el mismo, se hace un breve pero sustantivo análisis, se comparan
distintas iniciativas y se incluye una nutrida bibliografía. Con respecto al modelo del
“continuum” dice que “la gestión documental será vista como un proceso continuo
desde el momento de la creación hasta su inactividad en el cual estarán
involucrados los dos tipos de profesionales que actuaran sobre todos los puntos o
estadios del ‘continuum’ “ y se conceptualiza “Recordkeeping”, citando al Archivo
Nacional de Canadá, como “Acción de capturar y mantener documentos de forma
comprensible, disponible y utilizable con el fin de que reúnan los requisitos de
gestión y evidencia a lo largo de su vida”. Nacional Archive of de Canada:
“Recordkeeping in the electronic environment: vision.” Accesible en:
http//www.archives.ca
Véase también la iniciativa del Archivo Nacional de Australia y el “Manual DIRKS: A
Strategic Approch to Managing Business Information”, 2001.

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encuentros técnicos y académicos, a foros y seminarios permanentes ya sea

presenciales o a distancia, de altísimo nivel 5; a la creación de comités
específicos y programas que estudian las distintas áreas de esta nueva
realidad 6; a la búsqueda de normalización en conceptos y terminología, con
especial atención en las equivalencias idiomáticas 7; a la generación de
proyectos de normalización para la organización y para la descripción 8; a una
profunda preocupación por el proceso de evaluación y selección de los

Accesible: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html así como la

norma australiana AS 4390-1996: “Records Management, promulgates
international best practice records management”, antecedente de la “Standard on
Records Management”, ISO 15489, de octubre de 2001, que normaliza la gestión de
los archivos administrativos y sus documentos en todo tipo de soporte, incluidos los
documentos electrónicos.
Accesible: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
Se sugiere la lectura del artículo de MORO CABRERA, Manuela “La gestión de los
documentos electrónicos en la NORMA ISO 15489 sobre gestión de documentos
administrativos”, incluido en TABULA Nº 5, op. citado, pág. 97-129 y el trabajo del
ICA/CECR “Alternative Service Delivery Record Keeping Issues and Questions A
Summary Cheklist. Accesible: http://.www.ica.org/biblio/cer/devolica_eng.html
5
Siendo un importantísimo ejemplo el emprendimiento nacido en 1994 en el seno
de la Comisión de la Unión Europea, el “ DLM-Forum Electronic Records”, entonces
“Documentos Legibles por Máquina” y ahora “Gestión del ciclo vital del
documento”, se reunió por primera vez en diciembre de 1996, en Bruselas, Bélgica
buscando ser una guía para mejores prácticas sobre documentos legibles por
máquina y documentos electrónicos. A raíz del éxito obtenido se convocó para
octubre de 1999 un segundo encuentro, también en Bruselas, “European Citizens
and electronic information: the memory of the Information Society”, desde donde se
hizo un llamado a la Industria de las Tecnologías de la Comunicación para que
cooperaran con la administración pública proveyendo de soluciones prácticas, lo
que dio lugar a la publicación de seis documentos, en el año 2002, “AIIM Industry
White Papers on Records, Documents and Enterprise Content Management for the
Public Sector”, que abarcan: 1. Captura, indexacion y autocategorización; 2.
Conversión y formatos de documentos; 3. Gestión de contenidos; 4. Acceso y
protección; 5. Disponibilidad y preservación; 6. Educación, formación y aplicación.
En mayo de 2002, en Barcelona, España, se llevó a cabo el “ DLM-FORUM 2002
@ccess and preservation of electronic information: Best practices and solutions“
cuyas actas han dado origen a una excelente publicación, EUROPEAN ARCHIVES
NEWS, INsAR (Information summary on Archives), Supplement VII, 2002.
Accesible: http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/doc/dlm-
proceed2002.pdf Durante esta última reunión, realizada en mayo de 2002, se
propuso el lanzamiento de una Red europea especializada en el ámbito de los
documentos electrónicos y el Comité Científico del DLM creó el Comité de
Seguimiento a estos fines, destacando la creación de una asociación de trabajo
interdisciplinar que abarcará el sector académico, las organizaciones, el área de
tecnología, etc.
Ver también “Foro de Archivos Abiertos” (Foro AA). Accesible:
http://www.oa_forum.org
ARXIFORUM, de la Associació d'Arxivers de Catalunya, dedicado a la coordinación
de recursos, información y opinión sobre la teoría y práctica archivística. Accesible:
http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.es.html
6
Sólo por citar alguno de los más relevantes: en el marco del Consejo Internacional
de Archivos (CIA), el “Committee on Current Records in Electronic Environments”
(denominación desde 1997; anterior: Comittee on Electronic Records); en el marco

3
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9
documentos electrónicos ; a la revisión de los currículos de formación
10
académica y elaboración de proyectos de actualización permanente ; a la
propuesta de requisitos y modelos relacionados a la administración de los
11
documentos y los archivos electrónicos y a la generación y difusión de
estrategias y guías de mejores prácticas para la administración, la
conservación y el acceso de los nuevos documentos.12

del Archivo Nacional de los Estados Unidos de América (NARA), Electronic Records
Management (ERM)
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/records/electronic_records.htm
l#erm y Program Management Information; accesible:
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/program_management.html#
pmo
7
Véase cita en nota 3 de este trabajo; en el marco del Proyecto InterPARES, de la
“School of Library, Archival and Information Studies” de la University of British
Columbia, Canada: “The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records:
Findings of the InterPARES Project”, véase “InterPARES terminology” y “The
InterPARES Glossary”, accesible:
http://www.interpares.org/book/interpares_book_q_gloss.pdf
8
Como, por ejemplo, “Dubin Core Metadata Initiative” Accesible:
http://dublincore.org/; HOFMAN, Hans. “Metadata and the Management of Current
Records in Digital Form”, ICA/CECR, July 2000. Accesible:
http://www.ica.org/biblio/cer/metadata_eng.html; Norma para metadatos de
archivos “NRKMS”, desarrollada en Nueva Gales del Sur. Accesible:
http://www.records.nsw.gov.au/. Proyecto Proyecto InterPARES ya citado.
ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network). Accesible:
http://www.erpanet.org/
Véase también: Normas ISAD (G): General International Standard Archival
Description, Second Edition, adopted by the Comité on Descriptive Standards,
Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999 y Exposure Draft of the Second Edition
of the International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons
and Families)- ISAAR (CPF) y su aplicación en el entorno digital. Accesibles:
http://www.ica.org/ La traducción al español de las Normas ISAD (G), realizada por
Carlos Travesí de Diego, fue presentada al XIV Congreso Internacional de Archivo,
Sevilla, setiembre de 2000.
Asimismo, en noviembre de 2001, el Comité de normalización del CIA, respondió a
una solicitud realizada por UNESCO con respecto a un instrumento de descripción
codificado basado en ISAD (G) e ISAAR (CPF). Accesible: http://www.ica.org/
http://www.hmc.gov.uk/icacds/eng/encoded/htm
http://www.unesco.org/webworld//public_domain/projects/eafa.shtml
Desde 1993, en los Estados Unidos, a iniciativa de la Universidad de California y
actualmente disponible en lista administrada por la Biblioteca del Congreso y la
Sociedad de Archivistas Americanos, se está desarrollando la norma EAD (Encoded
Archival Description) o Descripción Archivística Codificada que es una norma
internacional para codificar la descripción en fondos de archivos y colecciones
documentales, consistente en la definición de tipos de documentos (DTD) y es una
aplicación de ISO 8879, SGML (Standard Generalizad Markup Language) / XML
(eXtensible Markup Languge). Versión oficial 2002 accesible:
http://lcweb.loc.gov.ead/
GUERCIO, Marcia “Clasificación de documentos y gestión de contenidos: funciones
antiguas y nuevos requisitos en las legislaciones y normas para el sistema
electrónico de mantenimientos de archivos”, págs. 432-439, Actas DLM-Forum
2002, Barcelona, mayo de 2002, ya citado (véase nota 5.)

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SITUANDONOS EN EL MERCOSUR

Ante lo reseñado, surgen algunas preguntas orientadas a reflexionar sobre:

1. Dónde estamos posicionados hoy los países del MERCOSUR en lo que

refiere a la Archivística, a la administración de los archivos electrónicos y
a la gestión de los documentos electrónicos y de su información.
2. Si los profesionales de archivo hemos tomado conciencia de esta
situación y ya se ha intervenido en las áreas antes esbozadas.
3. Si se ha procurado llegar al nivel político de nuestros países para incidir
en la planificación de políticas archivísticas nacionales o regionales que
contemplen esta realidad y en la legislación que lo ampare.
4. Si se ha incluido el tema de la preservación del patrimonio documental
en el sentido más amplio y con reconocimiento de los requerimientos
específicos de los documentos generados en entorno electrónico, en las
Agendas de los Foros Políticos de la región.
5. Si las autoridades de nuestras organizaciones consideran a los fondos
documentales que testimonian sus actividades, que brindan
transparencia administrativa y que forman parte sustantiva de la

Model Requirements for the management of electronic records (MoReq), INsAR

(Information summary on Archives) European Archives News, Supplement VI, 2002.
Accesible: http://dlmforum.eu.org
9
Véase “The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of
the InterPARES Project”, ya citado. DURANTI, Luciana. “Autenticidad y valoración: la
teoría de la valoración enfrentada a los documentos electrónicos, TABULA, Número
6, 2003, ACAL, “El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos”.
10
Véase: RIBEIRO HIERRO, Fernanda. “E-Term(European Training in Electronic
Records Management): Orientar la formación hacia los nuevos desafíos de la
realidad informacional”, págs. 147-155, TABULA, Número 5, 2002, ACAL,
“Documentos Electrónicos”. El Proyecto “E-Term” está accesible en:
http://www.ucl.ac.uk/e-term/
11
Véase ERA Program Management Office, “Requirements Document (RD)-Draft”,
abril 2003. Accesible:
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/pdf/requirements.pdf
MoReq- ya citado (véase nota 8.)
12
DESERNO, Ineke; CANELA, Montserrat; GILIIS, Marsha, “Aplicación del sistema de
gestion de documentos y de archivos electrónicos en el ANUR y el COI”, págs. 381-
389 en Actas del DLM-Forum 2002, ya citado (véase nota 5.)
Mc DONALD, John. “Archives and Current Records: Towards a Set of Guiding
Principles”, ICA/CECR, 2000. Con relación a: “Guide for Managing Electronic Records
From an Archival Perspective”. Accesible:
http://www.ica.org/biblio/cer/principles_eng.html

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memoria institucional como activos dignos de inversión en recursos

humanos y recursos materiales que permitan su gestión y conservación.
6. Si el usuario final, en definitiva la sociedad en su conjunto, siente que
nosotros somos los profesionales que les brindaremos la posibilidad que
los documentos electrónicos que testimonian sus derechos como
ciudadanos, que conforman la identidad nacional y preservan la
13
memoria colectiva van a estar en el futuro accesibles, entendibles y
utilizables, tutelando su derecho al acceso a la información sin por ello
permitir que se vulnere su privacidad.

Creo que la respuesta, en este momento, no puede ser demasiado

optimista. Lamentablemente, cuando nos presentamos como profesionales
de archivo, con frecuencia aún tenemos que acompañarlo de una
explicación sobre nuestra profesión y nuestras funciones específicas.

ENTRAR EN ACCION

Todos somos conscientes de las diferencias sustantivas que en todos los

ámbitos nos separan de los países más desarrollados y a las que no son
ajenas las organizaciones que, en el cumplimiento de sus funciones
sustantivas generan y reciben los documentos de archivo. Sin lugar a
dudas, esas diferencias se reflejan también en sus estructuras, en sus
modalidades de trabajo, en sus presupuestos, etc.

Pero debemos pensar si lo anterior justifica que nosotros permitamos que la

brecha que nos separa, en lo que refiere a la gestión documental y a la
administración de los archivos en formato electrónico, se ensanche cada
vez más, hasta llegar a ser insalvable.

13
KETELAR, Eric. “Los Archivos: una máquina del tiempo. La asociación entre las
tecnologías de la información, la telecomunicación y el sector público: promover la
conservación del patrimonio archivístico europeo y su accesibilidad ”. Actas DLM-
Forum, mayo 2002, op. cit., págs. 576-581

6
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Personalmente, creo que no. Estoy convencida que el primer paso a dar es
tomar conciencia que, ya sea como gestores de documentos y como
profesionales de archivo, o mejor aún como “ profesionales del
recordkeeping”14, somos actores clave en la custodia del patrimonio
documental, cualquiera sea su soporte y formato y somos los responsables
de garantizar el acceso al valiosísimo recurso que supone su información. Y
tenemos el derecho y el deber de presentarnos así frente a los distintos
sectores vinculados. Pero, también, tenemos que ser autocríticos y admitir
nuestros puntos débiles y, algunas veces, la poca valoración desde
nosotros mismos hacia nuestra profesión que nos pone en una situación de
desventaja. No podemos pretender el reconocimiento a nuestra profesión y
el respeto hacia nosotros y nuestros cargos mientras permitamos que esos
puestos sean ocupados por otros funcionarios (profesionales o no) y que
nuestra disciplina sea cuestionada y hasta ignorada.

Reconocer la imperiosa necesidad de una formación profesional adecuada

y una actualización permanente y actuar en consecuencia, nos permitirá
sentirnos consolidados en nuestro rol y seguros en la interacción con los
sectores relacionados y los profesionales involucrados en los nuevos
procesos, hasta lograr que nos visualicen como los interlocutores válidos
que somos. Pasó el tiempo de estar “detrás de la escena”.

Es cierto que muchas veces nuestros países no tienen legislación

acompasada a las nuevas circunstancias y nuestras instituciones y nuestros
archivos tienen presupuestos restringidos, cuentan con limitados recursos
humanos, muchas veces sin la formación profesional pertinente, carecen de
la normativa interna que reglamente los procesos y los acervos no son
debidamente tratados con las técnicas archivísticas. Pero, al mismo tiempo,
en la mayoría de las organizaciones, en mayor o en menor medida, se han
introducido las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se
han automatizado algunos de sus procesos, se ha microfilmado y/o
digitalizado (muchas veces indiscriminadamente), se están produciendo

Denominación que se recoge en el artículo del Grupo Foris ya citado y que ya es

14

posible en la Universidad de Monash en Australia (véase nota 4.)

7
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documentos electrónicos, se trabaja en redes internas, se envían y reciben

correos electrónicos, se generan páginas Web, se navega por Internet, etc.

Nos enfrentamos entonces a un complejo escenario en el que se presentan

situaciones aún sin resolver en lo que refiere a la organización, a la
descripción, a la evaluación y selección y a la conservación de nuestros
acervos integrados, principalmente, por documentos en soporte papel ( y en
menor medida en otros soportes) a los que se suman los documentos
digitalizados y aquéllos generados en formato electrónico. Si bien la “oficina
sin papeles” 15y los archivos totalmente virtuales son aún una utopía en las
realidades de los países más avanzados es innegable que conviven en
nuestras organizaciones documentos en distintos soportes y formatos y que
ya hay procesos automatizados, aunque no siempre debidamente
planificados como para lograr una gestión documental racional y eficiente.

Entonces, se nos plantea el mismo reto que ya enfrentaron los países más
avanzados y al que están respondiendo desde hace años y sin pausa 16con
proyectos, estrategias, modelos y guías de prácticas exitosas procurando
que, a pesar de la obsolescencia tecnológica, en el futuro los documentos
electrónicos de archivo estén accesibles, comprensibles y usables,
preservando su contenido, su estructura y su contexto de forma tal de
garantizar su autenticidad, su integralidad y su confiabilidad.

NUESTRA ACTITUD

Podremos adoptar una posición pasiva y lamentarnos que no hemos sido

incluidos en la racionalización de los procesos administrativos en el entorno
electrónico ni hemos incidido en la generación de sus documentos o
15
Se presenta incluso la contradicción de la impresión indiscriminada de
documentos generados en formato electrónico con las consiguientes dificultades
para identificar las distintas versiones.
16
Tal cual lo reconoce, por ejemplo, John W. Carlin, Archivist of the United Status,
U.S. Nacional Archives & Records Administration, en cada uno de los discursos y
exposiciones que realiza ante sus colegas, en foros internacionales, frente a
miembros de la industria tecnológica, etc. Accesible:
http://www.archives.gov/about_us/archivists_speeches/

8
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podremos cuestionarnos si nosotros estamos reclamando “nuestro lugar”, si

lo estamos defendiendo y si lo estamos ganando. Si estamos haciendo todo
lo posible para lograr que las organizaciones y la sociedad comprendan que
si no preservamos los documentos que se están generando hoy estaremos
perdiendo “la memoria de la sociedad de la información”.17

Y, aún sin haber sido consultados, podremos:

1. Ofrecer nuestra participación en el proceso documental automatizado,

sugiriendo una gestión integrada, en la que se prevea desde la fase de
diseño la evaluación y selección documental.
2. Enfatizar en la necesidad de una organización funcional que incluya el
respeto a la procedencia y al orden original, lo cual será más dificultoso
porque en el nuevo entorno la definición de fondo documental es más
18
conceptual que física así como una descripción normalizada con
metadatos que reflejen los datos técnicos y las relaciones contextuales
de los documentos, de forma tal de tenerlos accesibles y comprensibles,
permitiendo el control intelectual del fondo documental y la recuperación
de la información.
3. Resaltar que en las fases previas a la transferencia al Archivo General o
Archivo Nacional, mientras los documentos electrónicos permanezcan
en las instituciones creadoras, se deberán tomar las medidas técnicas y
medioambientales para su conservación que los haga utilizables,
supuestamente, en coordinación con dichos Archivos. Y, en el caso que
se adhiriera a la teoría del “continuum” y de la “post-custodia”, y los
documentos electrónicos permanecieran en las instituciones productoras
una vez superadas las primeras fases (o simplemente porque no se
cumple con los plazos para las transferencias), habría que enfatizar más
aún el contacto con los Archivos Generales o Nacionales.
4. Brindar lineamientos para que en las sucesivas migraciones se
mantenga el contenido y la estructura y se preserve la autenticidad, la
17
Palabras del Sr. Erkki Liikanen, Comisario europeo responsable de Empresa y
Sociedad de la Información, durante la sesión inaugural del DLM-Forum, Barcelona,
mayo de 2002, págs. 21-22. Op. citada (véase nota 5.)
18
En el marco del nuevo paradigma archivístico y según lo señalan iniciativas
recogidas en el artículo del Grupo Foris ya citado (véase nota 4.)

9
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integridad y la confiabilidad de los documentos (eliminando la

dependencia mediante la utilización de tecnología estándar -software no
propietarios- seleccionando las normas más adecuadas según el tipo de
datos que contengan los documentos –imágenes, gráficos, texto, audio,
video, etc.-; buscando mantener la estructura mediante definición de tipo
de documentos (DTD) con norma XML 19, etc.)
5. Aclarar que lo anterior abarcará a todos los documentos electrónicos,
incluyendo los correos electrónicos, los documentos electrónicos
compuestos y los links relacionados, los documentos multimedia, las
firmas electrónicas que pudieran, eventualmente, acompañar a los
documentos y cuya conservación supone otra complejidad.
6. Reafirmar que el acceso a la información es reconocido como un
derecho. 20

Y, pasando a un plano más práctico, pensemos si hemos tratado de acercanos

a los usuarios y explicarles que:

a. Los correos electrónicos que se reciben y se envían, cada vez

más también en nuestros países, cuando sean documentos de
archivo deberán registrarse y archivarse como tales, aún aquéllos
que circunstancialmente reciban o envíen desde sus direcciones
electrónicas particulares y que deberán ingresar al sistema de

19
Extensible Markup Language. Véase: Internacional Organization for Standarization
(ISO). Accesible: http://www.iso.ch/iso/en
20
Art. 19 de la Declaración Universal de Derechos Humanos, aprobada y proclamada
por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 10 de diciembre de 1948; Art. 13
de la Convención sobre los Derechos del Niño, aprobada por las Naciones Unidas el
20 de noviembre de 1989. Accesibles: http://www.un.org/
Art. 13 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos, suscrita en San José
de Costa Rica el 22 de noviembre de 1969, en la Conferencia Especializada
Interamericana sobre Derechos Humanos; XXXIII Período Ordinario de Sesiones de
la Asamblea General de la OEA, 8 al 10 de junio de 2003,Santiago, Chile
“Declaración de Santiago sobre democracia y confianza ciudadana: un nuevo
compromiso de gobernabilidad para las Américas”, que en uno de sus párrafos de
fundamentación dice “RECONOCIENDO que la democracia se fortalece con el pleno
respeto a la libertad de expresión, al acceso a la información y a la libre difusión de
las ideas, ....” y en su párrafo declarativo número seis establece: “La gobernabilidad
democrática demanda la profundización de los procesos de modernización del
Estado, incorporando las nuevas tecnologías, con el fin de elevar los niveles de
eficiencia, probidad y transparencia de la gestión pública”. Accesibles:
http://www.oas.org

10
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gestión institucional y no permanecer en sus PCs, laptops, etc.,

generando una especie de archivo paralelo. 21
b. Cuando, la mayoría de las veces, a los documentos que son
enviados por correo electrónicos no se les incluyen algunos
caracteres internos se está atentando contra su autenticidad y no
es excusa válida que porque “sean e-mails no precisan mayor
formalidad”, como se puede oír. A veces no sabremos, quién es el
autor, no tendremos la firma ni la fecha y tendremos que recurrir a
las propiedades de la dirección electrónica para averiguar quién y
de dónde lo envía; y tendremos que conformarnos con la fecha
que nos da el equipo que reflejará diferencias horarias (de un país
a otro y a veces dentro del mismo país) y que, quizás, por algún
problema de funcionamiento (como una pila agotada), puede
estar atrasada hasta meses o años.
c. Cuando llega un correo electrónico con adjuntos (attachments)
éstos deben ser registrados y procesados juntos, para no alterar
la integridad porque, de hecho, en la mayoría de los casos, el
correo electrónico será un mensaje que nos avisa que nos están
remitiendo adjunto un documento que será el más sustantivo. Lo
anterior tampoco significa que se deba eliminar el mensaje que es
el que, generalmente, no sólo presenta sino contextualiza al
documento. Esto evitará que los usuarios busquen
desesperadamente en la red interna los adjuntos que “se
perdieron” o que, por error involuntario, han archivado en algún
directorio que ahora no ubican con el consiguiente riesgo que, en
el mientras tanto, esos documentos que pueden requerir cierta
reserva o confidencialidad sean accedidos y leídos por personas
no autorizadas o, incluso, puedan ser borrados.
d. Es necesario identificar debidamente las distintas versiones de un
documento electrónico y que nosotros podemos hacer el
seguimiento describiéndolos con metadatos que reflejan las
modificaciones.
21
Véase: Nacional Archives of Canada “Consultation Draft E-Mail Guidance”.
Accesible: http://www.archives.ca/06/060404_e.html y KETELAR, Eric “Los Archivos:
una máquina del tiempo”, en Actas DLM-Forum 2002, op. cit., págs. 576-581

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e. Cuando se difunden en la red interna o se publican en los sitios

Web de las instituciones los documentos de archivo digitalizados
o generados en formato electrónico se pueden usar aplicaciones
y formatos adecuados o determinar privilegios de acceso de
forma tal que se evite alterar sus contenidos o su estructura y
entonces no será necesario que se le borren elementos como, por
ejemplo, las firmas manuscritas digitalizadas porque se teme que
se les dé un mal uso. De esta manera, evitaríamos la difusión de
documentos que no son ni un original auténtico ni una copia
auténtica.
f. Las sucesivas migraciones en procura de combatir el deterioro de
los soportes pero, más aún, la obsolescencia tecnológica que
dificulta e imposibilita el acceso cuando no tenemos el equipo y/o
el software adecuado, para terminar con una dependencia que
nos ha llevado, probablemente a todos en alguna ocasión, a tener
un soporte inaccesible y documentos que ya no leeremos si no se
ha conservado algún equipo antiguo o si no tenemos una
aplicación que emule a aquélla que se usó en su momento para
crear el documento y que sería, probablemente, un software
propietario.
g. Al recuperar las bases de datos o las hojas de cálculo, si no
fueron archivadas con las previsiones correspondientes,
probablemente perderán su estructura y los datos que nos
proporcionen carecerán de utilidad. Y que al no guardar los links
en un documento virtual, llegaremos sólo a una “página no
disponible”.
h. Que será conveniente archivar las versiones anteriores de las
22
páginas Web institucionales así como de los documentos
multimedia, en los formatos más adecuados y contando con el
asesoramiento de los profesionales informáticos (porque nosotros
ni podemos ni tenemos porqué ser expertos informáticos) para

22
Véase “Networked Electronic Information in the Internet & Intranet Environments.
Perspective of the ICA Committee on Electronic And Other Current Records”,
ICA/CECR, 2000.
Accesible: http://www.ica.org/biblio/cer/icawebgd_eng.html

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evitar la pérdida de información así como la inversión de recursos

y tiempo buscando, por ejemplo, la versión final de aquel discurso
importante o aquella presentación multimedia que una autoridad
brindó durante una reunión pero cuya última versión no se guardó
en el disco duro del computador personal donde se generó el
primero borrador, ni en la red interna -cuando se circuló para
sucesivas correcciones- , ni se repaldó en un diskette o en un
disco óptico porque ya se había archivado en el laptop que el
referido expositor llevó para esa presentación, desde donde se
copió luego al sitio Web institucional para darle amplia difusión
hasta que éste se actualizó y se borró. Parece un poco extremo,
pero sucede.

Hacer estos planteos y conseguir que sean escuchados y tomados en

consideración, sin dudas que no es tarea fácil y, probablemente, muchos
hemos experimentado en algún momento sentimientos de frustración y hasta
de impotencia.

Para acrecentar más la ambigüedad, si bien el archivo, sus documentos y sus

profesionales no son valorados y, generalmente, no acceden a la jerarquía
correspondiente en los escalafones institucionales, es frecuente que en los
distintos ámbitos, cuando se quieren evidenciar hechos, se citen los “archivos
fotográficos”, los “archivos de prensa”, los “archivos audiovisuales”, los
“archivos privados”, etc. Nos hace dudar si esto supondría, implícitamente, un
reconocimiento desde la sociedad hacia los documentos que avalan los hechos
que le interesa testimoniar.

TRANSITAR CAMINOS YA DELINEADOS

Como hemos visto ya, las organizaciones y los Archivos de los países más
avanzados llevan adelantado camino, con experiencias exitosas, en estos
ámbitos. Han definido cuál es la planificación estratégica necesaria para la
gestión de los documentos y archivos electrónicos y cuáles son los
profesionales involucrados en el proceso.

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Reconociendo, nuevamente, las diferencias existentes podríamos valorar que

no comenzaremos de cero y capitalizar esas experiencias buscando su
adecuación, dentro de lo posible, a nuestras realidades.

Si ellos, enfrentadas a estas mismas dificultades, buscando posibles

soluciones han optado por las alianzas estratégicas entre la comunidad
académica, el sector público y privado y el área tecnológica, nos preguntamos
si no sería ése un buen comienzo. 23

En el modelo de la Unión Europea así como en otros ejemplos han quedado

comprobado los buenos resultados del acercamiento con el sector tecnológico
que pudo aportar soluciones prácticas. Sin duda, en esta cooperación nosotros
brindaríamos las especificaciones y siempre mantendríamos como referente
nuestra perspectiva archivística.

Aunque no será sencillo, no se puede dilatar más el acercamiento al nivel

político que, probablemente, será más efectivo a través de la representatividad
de las asociaciones profesionales, y así gestionar un lugar entre los temas
emergentes de la Agenda para la región.

Interesarnos por los archivos de empresas y de la sociedad civil, que también

integran el patrimonio documental de cada país y de la región y que, quizás
hasta en mayor medida, están trabajando en ambiente electrónico y, en
algunos sectores, contando con cooperación internacional y cuyos acervos
requieren atención especial por su especificidad, por ejemplo, el área de la
industria farmacéutica, de la seguridad, de la generación de energía, etc. 24

Siempre se ha aspirado a incentivar el conocimiento de los fondos

documentales y a la difusión de su información, abarcando a la sociedad desde
los primeros niveles de educación hasta ampliar el espectro de los

23
DLM-Forum 2002 (véase nota 5.)
Véase iniciativa del Archivo Nacional de Australia e Industria, “SPIRIT Project”.
Accesible: http://rcrg/dstc/edu.au/research/spirit/index.html
24
Mc DONALD, John, ICA/CER, op. cit. (véase nota 12.)

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investigadores más tradicionales. Ahora contamos con las herramientas que

ofrecen las nuevas tecnologías y que permiten acceder a los instrumentos de
descripción y a los documentos en texto completo en forma remota.

Sabemos que la actualización y adecuación de los currículos básicos será una

tarea ardua pero no por eso se puede seguir dilatando. Con respecto a la
formación profesional y la capacitación permanente, sería ideal que, ante la
evidencia de los “productos” que brindamos a nuestras organizaciones éstas,
que en su mayoría nos están evaluando periódicamente en nuestro rendimiento
funcional, se hicieran cargo de esas capacitaciones que permitirán mantener
actualizados a sus funcionarios quienes, como profesionales de la información,
administran un bien dinámico. Con relación a la formación en línea, si bien el
costo de las conexiones a Internet es oneroso para nuestros países, debemos
reconocer que la mayoría de nosotros, de todas formas “navegamos”;
entonces, ¿por qué no invertir, aunque más no sea, una parte de los recursos
disponibles, con este propósito?

CONCLUSION

No creo que debamos conformarnos con nuestra situación poco ventajosa ni

continuar lamentándonos por ella así como tampoco dispararnos a deambular
por el terreno de la utopía, pretendiendo que estaremos en breve al mismo
nivel que las organizaciones de otras latitudes han alcanzado en décadas. Pero
si debemos optar por la acción y aprovechar al máximo el acceso a esas
experiencias, procurando su adaptación y aplicación, en lo que sea posible, a
nuestro medio. Dar pequeños pasos, y probablemente cometer algunos
errores, siempre será mejor que permanecer inmóviles.

Muchas gracias.

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BIBLIOGRAFÍA

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Electrónicos”.

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RECURSOS INFORMATICOS

ARXIFORUM
http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.es.html

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Electronic Records Archives (ERA)

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Foro de Archivos Abiertos (Foro AA)

http://www.oa_forum.org

International Organization for Standarization (ISO)

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Naciones Unidas (ONU) http://un.org/Depts/archives

National Archives of Australia http://www.naa.gov.au

National Archives of Canada http://www.archives.ca

Organización de los Estados Americanos (OEA)http://www.oas.org/

PKI – Firma Digital http://www.pki.gov.ar

Proyecto InterPARES http://interpares.org/

Proyecto E-Term http://www.ucl.ac.uk/e-Term

State Records New Wales South

http://www.records.nsw.gov.au/

The National Archives – United Kingdom

Public Record Office (PRO) http://www.pro.gov.uk/

U.S. National Archives of USA http://www.archives.go/

United Nations Educational, Scientific and

Cultural Organization (UNESCO) http://www.unesco.org/
archives

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Unión Europea http://www.europe.eu.int/

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