Fiecare fapt economic legat de gestiunea imobilizărilor necorporale este documentat.
Principalele documente justificative (documente primare, registre contabile) care servesc drept bază pentru înregistrarea operaţiilor economice cu imobilizările necorporale sunt: factura fiscală, proces verbal de primire-predare a imobilizărilor necorporale, proces-verbal de casare a imobilizărilor necorporale, proces-verbal de reevaluare (depreciere) a imobilizărilor, bonuri de consum, note de contabilitate, registre la conturile de imobilizări necorporale etc. Contabilitatea imobilizărilor necorporale se organizează în conturile cu funcția contabilă de activ din clasa 1 ,,Active imobilizate” a Planului general de conturi contabile, grupa 11,,Imobilizări necorporale”: 111 ,,Imobilizări necorporale în curs de execuție” – utilizat pentru evidența cheltuielilor suportate la crearea imobilizărilor necorporale sau în cazul în care momentul intrării unei imobilizări necorporale nu coincide cu momentul punerii lor în exploatare ; 112 ,,Imobilizări necorporale în exploatare” – pentru contabilizarea imobilizărilor necorporale date în exploatare. În debitul contului 111 ,,Imobilizări necorporale în curs de execuție” se înregistrează costurile efective privind crearea imobilizărilor necorporale de către entitate, prețul de cumpărare a imobilizărilor necorporale procurate, dar care nu sunt puse spre utilizate, costurile aferente procurării și pregătirii acestora pentru utilizare după destinație. În creditul contului se înregistrează costul de intrare al imobilizărilor necorporale puse în folosință, precum și valoarea contabilă a imobilizărilor necorporale în curs de execuție ieșite. Soldul contului este debitor și reprezintă costul imobilizărilor necorporale în curs de execuție la finele perioadei de gestiune. Generalizării informației privind existența și mișcarea imobilizărilor necorporale în folosință (primite spre utilizare) este destinat contul de activ 112,,Imobilizări necorporale în exploatare”, în debitul căruia se reflectă costul de intrare al imobilizărilor necorporale date în exploatare, iar în credit se reflectă valoarea contabilă a imobilizărilor necorporale ieșite, precum și decontarea amortizării acumulate la ieșirea acestora. Soldul contului este debitor și reprezintă valoarea imobilizărilor necorporale la finele perioadei de gestiune.
Reflectarea în contabilitate a intrărilor de imobilizări necorporale în patrimoniu
depinde de modalitatea de intrare a acestora. Astfel, intrarea imobilizărilor necorporale poate avea loc prin: procurare, în acest caz se va înregistra în contabilitate: Debit contul 112 - la valoarea de cumpărare (fără TVA) a imobilizărilor necorporale care nu necesită costuri suplimentare de pregătire pentru utilizare după destinație și momentul intrării corespunde cu momentul dării în exploatare sau Debit contul 111 - la valoarea de cumpărare (fără TVA) a imobilizărilor necorporale care necesită costuri suplimentare de pregătire pentru utilizare după destinație sau momentul intrării nu corespunde cu momentul dării în exploatare. Debit contul 534 - TVA de la valoarea de cumpărare a imobilizărilor necorporale procurate Credit contul 521 sau 522. crearea imobilizărilor necorporale de către entitate , în acest caz se înregistrează: (formulele date vor corespunde și pentru imobilizărilor necorporale intrate prin alte modalități, dar care necesită cheltuieli suplimentare pentru a fi date în exploatare): Debit contul 111 Credit 211, 213, 214, 226, 532, 531, 533, 541, 812 etc. – la reflectarea costurilor aferente procurării (creării) imobilizărilor necorporale și pregătirii acestora pentru utilizare după destinație. Ulterior se va înregistra intrarea imobilizării necorporale: Debit 112 Credit 111 primirea de la fondatori ca aport la capitalul social: Debit contul 111 sau 112 Credit contul 313 primirea cu titlu gratuit: Debit contul 111 sau 112 Credit contul 424 sau 535, iar ulterior: Debit 424 Credit 535; Dt 535 Ct 612, 611 înregistrarea plusurilor constatate la inventariere: Debit contul 111 sau 112 Credit contul 612 Evidența analitică a imobilizărilor necorporale se ține pe tipurile acestora, articole de costuri, iar evidența sintetică – în registrul sintetic pe contul respectiv.