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La siguiente solución intenta mejorar el sistema del control de vacaciones del personal
en una empresa donde por su volumen de empleados, se precisa de un medio centralizado de
control.
Problemática previa
La solución planteada
Como parte adicional se planteó el control de los días en que el empleado estaba de
baja, de esta manera recursos humanos también dispondría de otra información útil de cara a
las nominas. En el caso que el motivo de ausencia del trabajo fuera por baja laboral, el
responsable del departamento al cual perteneciera el empleado, a la hora de rellenar el
formulario en su nombre, debería indicarlo marcando la opción , (ver Fig.
14, en página siguiente). En los listados y resúmenes de vacaciones, estos días motivados por
baja se computarían a parte y no restarían del global de días laborables de vacaciones
disponibles por contrato de los empleados.
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Fig. 14 – Formulario de Petición de Vacaciones
El formulario de petición de vacaciones (ver Fig. 14), una vez solicitada la confirmación
mediante el botón superior pertinente, es enviada al responsable del departamento al cual
pertenece el empleado, según se indica en su ficha de empleado (ver Fig. 15), y una vez que
este último da el visto bueno, la solicitud llega al responsable del departamento de recursos
humanos que realiza la segunda firma de conformidad.
Para mantener toda la información relativa a los empleados será necesario crear un
formulario adicional donde cada año y por empleado se detallen los datos de su contrato,
concretamente los días laborables disponibles de vacaciones por año, (ver Fig. 15)
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Fig. 15 – Ficha Empleado
Nota: La fecha de nacimiento es usada para que el empleado pueda conocer on-line el estado de sus vacaciones.
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Esquema del recorrido prefijado para el formulario de propuesta de vacaciones:
Empleado
Se manda la
¿El Responsable del aprobación al
Departamento empleado
Se manda la acepta la solicitud? *
denegación No Si
al empleado
Se envía la solicitud al
siguiente escalafón de
aprobación
¿El responsable de
RR.HH. acepta la
No solicitud? Si
* Nota: En rojo aparece una zona especial, ya que en el caso del departamento de Recursos Humanos puede que la
persona con función de responsable de departamento coincida con la persona que dispone del cargo de responsable de
recursos humanos, en este único caso, la primera firma es automática, es decir el formulario se auto-aprueba, y solo se
debe realizar la última y definitiva aprobación por parte del responsable de recursos humanos.
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Fig. 16 – Pantalla Inicial
Zona de Empleados
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Fig. 17 – Vista de Solicitudes Pendientes
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Fig. 18 – Vista de Solicitudes Aprobadas
En la Fig. 18 de arriba, en negro aparecen los totales, y los detalles en rojo) vemos
como el en 2003 ha habido un total de 19’5 días de ausencias, 15’5 por vacaciones y 4 días en
concepto de bajas. El empleado JUAN MAS RIPOLL, disfrutó de 15 días de vacaciones y otros
4 estuvo de baja.
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Fig. 19 – Respuesta a solicitud de informe “Quién está Ausente?”
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Zona de Administración
La vista que nos presenta (ver Fig. 21, abajo), nos muestra las fichas de los empleados
y para cada año se indica que modalidad de contrato se tiene y por tanto el número de días de
vacaciones que les corresponden, también se define para cada empleado, quien es su
responsable de departamento y el responsable de contabilidad, personas que tendrán la función
de aprobar o denegar las propuestas de vacaciones.
En la Fig. 21, justo arriba podemos ver como el empleado RAFAEL SERVERA RIERA,
dispone de un contrato de 3 meses, y por tanto le corresponden 7’5 días Oficiales para
vacaciones y 5’5 laborablemente hablando.
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En la zona superior de la vista de administración (ver Fig. 21), aparecen 2 acciones de
listados y consultas:
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Fig. 23 – Respuesta a solicitud de informe “Resumen Anual Vacaciones”
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