Modele de scrisori-reclamaţii din partea clientului

Ref.: Calitatea inferioară a transportului de anvelope

Stimate domn,
Trebuie să vă aducem la cunoştinţă că ultimul transport de anvelope livrat de Dvs. nu este la
nivelul standardelor obişnuite. Ne-am putut întotdeauna baza pe calitatea superioară a produselor
Dvs. şi suntem cu atât mai dezamăgiţi de problema apărută, căci trebuie să livrăm urgent marfa
unui nou client.
Veţi găsi anexat un raport al experţilor noştri locali, care au verificat cu atenţie produsele.
V-am fi recunoscători, dacă aţi avea amabilitatea să ne expediaţi urgent un transport de
înlocuire a celor 200 de anvelope care nu corespund standardelor specificate în contract.
Între timp, vom păstra marfa în depozitul nostru până la soluţionarea problemei.
Anexat: Raport de expertiză.
Aşteptăm să ne răspundeţi cât mai curând.
Cu mult respect,

Ref.: Livrare greşită

Stimată Doamnă…,
Conform comenzii noastre nr. …, am primit ieri de la Dumneavoastră un transport de 25 de
scrinuri comandate din catalogul Dumneavoastră nr…
La despachetarea lor, am descoperit că fuseseră trimise 25 de scrinuri din lemn de arţar
masiv, furniruite cu nuc, în loc de cele uşoare, lăcuite în alb, solicitate de noi.
Ne îndoim că vom putea găsi o piaţă pentru aceste produse de dimensiuni mari şi mult mai
scumpe, deoarece majoritatea clienţilor noştri locuiesc în apartamente mici. În plus, noi avem
comenzi ferme pentru marfa comandată.
Aşadar, suntem obligaţi să vă rugăm să angajaţi expedierea unui transport de înlocuire cât
mai curând posibil şi, în acelaşi timp, să trimiteţi pe cineva pentru a ridica marfa greşit livrată, pe
care o ţinem în custodie.
Cu mult respect,
 Ref.: Cantitate subcontractuală din comanda nr…

Stimate Domnule…,
Ca urmare a convorbirii noastre telefonice, trebuie să vă aducem la cunoştinţă că la primirea
ultimului Dvs. transport, conform contractului de mai sus, am constatat că acesta prezintă lipsa a
diferite articole, aşa după cum veţi vedea din lista anexată.
Trebuie, de asemenea, să vă informăm că avem urgent nevoie de aceste articole, pentru a le
expedia în cel mai scurt timp clienţilor noştri. În caz contrar, vom fi obligaţi să plătim
compensaţii pentru întârziere.
Întrucât considerăm că această expediere subcontractuală se datorează Dumneavoastră, vă
rugăm să ne expediaţi articolele lipsă cât mai curând posibil.
Cu mult respect,

Ref.: Mărfuri avariate din comanda nr... din….

Stimate Domnule…,
Regretăm, dar trebuie să vă informăm că suntem dezamăgiţi de modul cum a fost executată
ultima noastră comandă. Verificând mărfurile, am descoperit că unele dintre lăzi, conţinând…,
au fost avariate ca urmare a unui ambalaj neadecvat sau a unei manipulări neatente în docuri.
Punem articolele zgâriate şi sparte la dispoziţia Dumneavoastră şi aşteptăm instrucţiunile
ulterioare.
Vă rugăm să analizaţi această problemă cât mai curând posibil şi să o rezolvaţi spre
satisfacţia ambelor părţi.
Aşteptăm cât mai curând veşti de la Dumneavoastră.
Anexă: Actul de constatare a defectelor.

Ref.: Preţul produselor din comanda nr...

 Stimate Domnule…,
Dorim să ne referim la telexul 345 din data de..., în legătură cu importul a 15 bufete model D
256, în baza contractului nr. 3120.
Din păcate, comparând preţurile Dumneavoastră cu cele oferite de întreprinderile
producătoare interne, am constat că ele sunt mult prea mari.
Considerăm absolut necesar să reduceţi preţul contractual cu cel puţin 20%, ceea ce ne va
permite să facem în continuare eforturi de a vă solicita comenzi substanţiale pentru piaţa
noastră.
Dacă vă convin preţurile propuse de noi, putem reîncepe imediat negocierile cu distribuitorii
interni. V-am fi foarte îndatoraţi, dacă
ne-aţi transmite telegrafic decizia Dumneavoastră.
Cu mult respect,

Ref.: Erori de calcul în comanda nr. … din …

Stimate Domnule…,
Am primit extrasul Dumneavoastră de cont pe luna iulie pentru suma de 250000 lei şi am
dori să vă atragem atenţia că s-au comis o serie de erori şi anume:

1. Factura X332 pentru 50000 lei ne-a fost debitată de două ori.
2. Nu s-a trecut în cont creditul pentru porţelanurile pe care vi le-am returnat în luna iulie
(cat. Nr. PL 25). Revedeţi nota Dvs. de credit nr. SM422 pentru suma de 2000 lei, care se referă
exact la această problemă.
3. Ne-aţi încărcat cu 15000 lei factura nr. XL456, pentru un transport de pahare de cristal,
pe care nici nu le-am comandat, nici nu le-am primit.
V-am ruga să verificaţi registrele Dumneavoastră de livrare. Am scăzut suma totală de
85000 lei şi vă vom remite un cec de 165000 lei imediat ce ne confirmaţi suma respectivă.
Cu mult respect,

Ref.: Întârziere în livrarea comenzii nr. … din…

 Stimate Domnule…,
Regretăm că suntem încă în aşteptarea livrării celor 500 de servicii de pahare cristal tip…, la
preţul…, comandate pe data de…
Prima noastră scrisoare de atenţionare din … a rămas fără răspuns.
Beneficiarii noştri de bază solicită zilnic acest produs şi au devenit deja nerăbdători.
Vă rugăm încă o dată să livraţi produsele fără întârziere.
În cazul în care marfa nu va sosi până la data de …, suntem nevoiţi să renunţăm la livrarea
Dvs.
Cu stimă,

Modele de somaţii din partea furnizorului

Prima somaţie

Ref.: Factura neachitată privind comanda nr. … din…

Stimaţi domni,
Vă comunicăm că am expediat comanda dvs. nr... pe data de … prin firma de expediere şi
transport… Ne permitem însă să vă reamintim că factura pentru marfa trimisă acum şase
săptămâni a rămas neachitată, deşi, după cum am convenit, scadenţa a fost de 30 de zile de la
prezentare.
De aceea vă rugăm să dispuneţi neîntârziat transferul sumei respective.

Cu stimă,

A doua somaţie

Ref.: Neachitarea facturii nr. … privind comanda nr. … din…

Stimate Domnule…,
Constatăm cu regret că prima noastră somaţie, în care ne-am manifestat preocuparea cu
privire la neplata facturii nr. …, a rămas fără răspuns satisfăcător din partea Dumneavoastră.
În consecinţă, în termen de maximum 10 zile, vă rugăm să livraţi în contul nostru nr. …,
deschis la …, contravaloarea facturii scadente nr. … din…., în sumă de 250000 lei.
Dobânzi şi penalităţi – 5000 lei.
Cheltuieli cu somaţii – 100 lei
La suma datorată, ar urma să aplicăm penalităţile de rigoare. Totuşi, în continuitatea bunelor
relaţii dintre firmele noastre, dorim să evităm folosirea unor mijloace de presiune, dacă achitaţi
suma scadentă până la 20 iulie a.c.
 În mod firesc, următoarele livrări sunt condiţionate de achitarea creanţelor.

Director,

A treia somaţie

Ref.: Neachitarea facturii nr. … privind comanda

nr. … din…

Stimate Domnule…,

În ciuda somaţiilor precedente nr. … de pe... şi nr. … de pe... / …, nu aţi achitat încă
facturile restante emise de noi, conform documentului alăturat.
Suma totală de plată, incluzând penalităţi şi dobânzi de întârziere, ca şi cheltuieli legate de
procedura de somare, se ridică la …lei.
Posibilităţile noastre de a vă acorda o nouă amânare sunt practic epuizate. Din păcate,
obligaţiile pe care, la rândul nostru, le avem faţă de furnizorii noştri, ne silesc să trecem la
măsuri ultimative:
Dacă nu veţi vira suma datorată până cel târziu pe data de…, vom fi obligaţi să declanşăm
procedurile legale de executare silită.

Situaţia creanţei:
Nr...111 din …, în sumă de 250000 lei
Dobânzi şi penalităţi – 10000 lei
Cheltuieli cu somaţii – 200 lei
Suma totală – 262000 lei
Banca … Nr. cont …

Director,

Modele de scrisori-remedieri
 Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

Stimate….,
Am primit scrisoarea Dvs. din…, prin care ne-aţi informat că ultimul nostru transport de
anvelope a fost reclamat de clientul dvs. ca fiind defectuos.

Am discutat despre situaţia în cauză cu producătorii şi aceştia au descoperit că, printr-o

scăpare a marcajului, un număr de anvelope reşapate, care urmau să fie trimise unui client, au
fost ambalate pentru Dvs.
Am explicat producătorilor cât de preocupaţi suntem de faptul că v-a dezamăgit calitatea
produselor şi că Dumneavoastră le-aţi livrat deja unui nou client. Ei şi-au exprimat regretul
pentru această situaţie neplăcută şi am aranjat cu ei expedierea unui transport de anvelope de
schimb, cu taxele plătite.
Dacă vă interesează anvelopele primite deja, am putea discuta cu Dumneavoastră vânzarea
lor la un preţ mai mic.
Între timp, vă rugăm să le păstraţi în depozitul Dumneavoastră până la o decizie ulterioară.

Ne cerem scuze pentru neplăcerea cauzată şi vom lua toate măsurile posibile, ca o asemenea
greşeală să nu se mai repete.

În aşteptarea răspunsului Dvs., vă adresăm cele mai sincere salutări.

Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

 Stimate…,

Ca răspuns la scrisoarea Dvs. din…, prin care ne informaţi că

v-a fost livrată altă marfă decât cea cerută prin comanda Dvs. nr…, vă aducem la cunoştinţă că
am analizat situaţia şi am descoperit că s-a comis o greşeală în cadrul secţiei de ambalaj. Am
aranjat ca marfa solicitată să vă fie livrată de îndată. Am transmis instrucţiuni agentului nostru
pentru a ridica celălalt transport de X de la Dumneavoastră. V-am fi foarte obligaţi, dacă, între
timp, veţi păstra în depozitul Dumneavoastră cele 10 scrinuri din lemn de arţar masiv, furniruite
cu nuc, până când agentul nostru va veni după ele.

Vă rugăm să acceptaţi scuzele noastre pentru neplăcerea cauzată de această eroare.

Cu stimă,

Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

Stimate…,

Ca răspuns la scrisoarea Dvs. din…, vă informăm că am verificat la secţia noastră de

ambalaj lista de articole despre care afirmaţi că lipsesc din ultimul nostru transport şi am
constatat că un număr de lăzi conţinând mărfurile menţionate de Dumneavoastră se află încă la
agentul nostru exterior.
Regretăm mult neplăcerile pe care vi le-am cauzat şi vă asigurăm că vom face tot posibilul
ca articolele lipsă să fie urgent expediate cu primul vas disponibil, astfel încât acestea să vă
parvină la timp.

Vă asigurăm că vom face tot ce ne stă în putinţă pentru a evita o repetare a situaţiei.

Cu mult respect,

Ref.: Reclamaţia nr. … din…

 Stimată…,

Regretăm mult, că sunteţi nemulţumiţi de modul în care a fost executată comanda

Dumneavoastră.
Am verificat cu atenţie reclamaţia Dumneavoastră şi trebuie să admitem că personalului
nostru sezonier a comis o eroare de ambalare.
Neîndoielnic, suntem gata să corectăm greşeala şi vă propunem: fie să trimitem un transport
de înlocuire, fie să vă acordăm 25% rabat pentru mărfurile defectate.

Regretăm neplăcerea ce v-am cauzat-o şi ne exprimăm speranţa că aceasta nu va afecta

bunele noastre relaţii de afaceri.

Cu stimă,

Ref.: Reclamaţia nr. … din…

Stimate…,

Confirmăm cu mulţumiri primirea scrisorii Dumneavoastră din data de … . Vă va face

plăcere să aflaţi că, în urma reevaluării cheltuielilor de producţie pentru bufetele model…, am
ajuns la concluzia că am putea micşora preţul contractului cu 5%.
Sperăm ca această reducere să vă satisfacă, având în vedere calitatea superioară a furniturii şi
confecţionarea desăvârşită a produselor înseşi.
Dorim din toată inima ca relaţiile noastre de afaceri să continue sub cele mai bune auspicii.

Cu cele mai calde salutări,

Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

Stimaţi domni,
 Ca răspuns la scrisoarea Dvs. din…, ne permitem să vă reamintim că livrarea lotului de
jucării a fost efectuată într-un ambalaj ireproşabil.
De aceea declinăm orice responsabilitate pentru stricăciunile pe care ni le semnalaţi. Vă
sfătuim să vă adresaţi expeditorului care vă v-a despăgubi fără îndoială.
În caz contrar, puteţi să solicitaţi o expertiză şi să aduceţi chestiunea în faţa unui tribunal
competent.

Sperăm că acest incident supărător nu va aduce prejudicii relaţiilor noastre comerciale.

Cu stimă,

Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

Stimate domnule...,

Spre marele nostru regret, ne-am aflat până astăzi în imposibilitatea de a achita factura
Dumneavoastră din…, în valoare de… Mai aşteptăm, zilnic, de la clienţii noştri achitarea mai
multor facturi scadente.
Vă rugăm să acceptaţi, cu titlul de acont, un cec pentru jumătate din valoarea facturii. V-am
fi foarte recunoscători, dacă aţi putea să reeşalonaţi plata sumei restante până la finalul anului
curent.
Suntem siguri că vom putea onora angajamentele noastre până la sfârşitul anului, deoarece
mai multe comenzi importante vor deveni scadente în următoarele luni.
Sperăm că veţi arăta înţelegere pentru situaţia noastră şi vă mulţumim pentru amabilitatea
Dumneavoastră.

Cu stimă,

Ref.: Reclamaţia nr. ... din…

Stimaţi Domni,
 Confirmăm primirea scrisorii Dumneavoastră din… şi suntem dezolaţi că a fost necesar să
solicitaţi, în mai multe rânduri, achitarea facturii Dumneavoastră.
Falimentul neaşteptat al unuia dintre clienţii noştri, precum şi o scădere temporară a
volumului afacerilor, ne-au creat un prejudiciu considerabil.
Vă expediem un cec în valoare de… pentru achitarea facturii Dumneavoastră.

Vă mulţumim pentru înţelegere şi vă rugăm să ne scuzaţi pentru întârzierea plăţii.

Cu cele mai cordiale salutări,