Regional Valle

Centro Náutico pesquero de Buenaventura

ACTUALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Evidencia de Desempeño: Lista de Chequeo
ELABORADA POR INSTRUCTOR(A):
JENNY GONZÁLEZ FERREIRA

Objetivo: Observar el logro de los Aprendices en el proceso de Enseñanza-

aprendizaje- evaluación y el desarrollo de sus competencias especificas
en su área ocupacional.

1. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO.

Compañer@ Aprendiz:

 Si posee evidencias previas infórmele para que sean valoradas

.
 Ponga todos sus recursos a funcionar para dar lo mejor de si y demostrar su
competencia.
 Tenga en cuenta que le van a ser valoradas todas las actividades y evidencias que
usted realizo a lo largo de su programa de formación.

2. DATOS GENERALES

Nombre del Instructor: JENNY GONZÁLEZ FERREIRA

Nombre instructora formadora de instructores: LILIANA ECHEVERRY
Nombre del aprendiz:_____________________________________________
Fecha: 07 -03-2011______________Lugar: BUENAVENTURA
_______________Sitio: SENA ________
3. LISTA DE VERIFICACION

LISTA DE CHEQUEO
ELABORADA POR Instructor(a):
, JENNY GONZÁLEZ FERREIRA

No. de CUMPLE
Orden
VARIABLES/INDICADORES AUN OBSERVACIONES
SI N
O
Maneja terminología archivística utilizada en los
programas de calidad.
• En sus exposiciones
1. • En la práctica
• En trabajos escritos
• Con propiedad

Para verificar los pasos de clasificación en la

práctica :
• Inspecciona los documentos a clasificar
• Clasifica los documentos a clasificar
• Marca los documentos a clasificar
2. • Distribuye los documentos a clasificar
• Archiva los documentos a clasificar

En la clasificación alfabética :
• Ordena y consulta correctamente los
nombres de personas naturales
• Archiva y consulta adecuadamente los
nombres de firmas o razones sociales.
• Realiza la Referencia Cruzada
• Organiza eficientemente los archivos
alfabéticos y nominativos.
3.

4. Al realizar las diferentes clasificaciones

archivísticas:
• Coloca el índice y sub-índice
• Maneja las guías respectivas
• Maneja las sub-guías
• Utiliza carpetas colgantes.

5. Socializa la Ley General de Archivo o Ley 594 de

2000, donde enuncie los tres artículos más
 importantes.

• Expone en orden sus ideas.

• Es clara y segura en sus

afirmaciones.
• Contesta las preguntas que le
formulen.

6. Al elaborar las Tablas de Retención de los

documentos:

• Conoce la dependencia o Unidad

Documental que los produce.
• Aplica tiempos de retención de los
documentos
• Realiza las observaciones
correspondientes a las Tablas de
Retención.

7. Al realizar las exposiciones correspondientes a los

temas a desarrollar

• Consultas más de dos autores

• Expone en orden sus ideas
• Es clar@ y segur@
• Da respuesta a las inquietudes
planteadas.

Entra a plan de Mejoramiento los elementos:

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Firma de Aprendiz Firma del Instructor(a)
 Evidencia de Conocimiento: Cuestionario
ELABORADA POR INSTRUCTOR(A):
JENNY GONZÁLEZ FERREIRA

Competencia que cubre: Administrar los documentos para facilitar una labor más
profesional que garantice la eficiencia en la consulta y mayor conservación.
Tiempo de Ejecución del Programa: 400 Horas.
Modalidad de Formación: Presencial.

Aprendices:
Diligencie con letra clara el cuestionario.
Familiarícese con este instrumento antes de empezar a diligenciarlo.
Tenga en cuenta de que de la calidad de los evidencias que presente dependerá
el logro de sus competencia,
 EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO
CUESTIONARIO

.
Apreciado Aprendiz:
De acuerdo a la técnica de selección múltiple, escoge la respuesta verdadera,
para cada uno de los siguientes planteamientos:

1.- La actualización de documentos consiste en:

a.- Aportar avances a la ciencia, tecnología y arte.
b.- El quehacer intelectual y la toma de decisiones.
c.- Desarrollar competencias para microfilmar.
d.- Facilitar la labor profesional.

2.- Los archivos por su organización se clasifican en:

a.-Activos, inactivos y semiactivos.
b.- Activos y descentralizados.
c.- Centralizados y Descentralizados.
d.- Activos.

3.- El archivo activo es el que:

a.- Representa el cambio de los documentos en intervalos determinados.
b.- Comprende necesidades de conservación y traspaso.
c.- Satisface necesidades de conservación y consulta permanente.
d.- Funciona en la pequeña, mediana y grande empresa.

Coloca el literal correspondiente:

4.- Al clasificar por los diferentes sistemas afirmamos que:
a.- El sistema alfabético ( ) clasifica divisiones geográficas
b.- El sistema geográfico ( ) clasifica personas naturales y jurídicas
c.- El sistema numérico ( ) clasifica un concepto presente en los documentos
administrativos.
d.- El sistema alfabético por asuntos ( ) clasifica información indirecta.

5.- Al conjunto de normas, sistemas y procedimientos que rigen el archivo se les

denomina:
a.- Visores simples o copiadores
b.- Microfilmación
c.- Plan de archivo
d.- Conjunto de normas.

6.- En Gestión Documental las Tablas de Retención tienen en cuenta.

a.- Archivo Central
b.- Manejo de escrituras públicas y hojas de vida.
c.- Tiempos de Retención
d.- Tiempos de Retención de los documentos administrativos.

7.- El Estado está obligado a la ----------------, ---------------, -------------- y

------------------ de los archivos.
a.- Preservación, control, administración y clasificación de los archivos.
b.- Organización, preservación, creación y control de los archivos.
c.- Investigación, microfilmación, administración y cuidado de los archivos.
d.- Creación, preservación, manejo y clasificación de los archivos.

8.- Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican
en:
a.- Centralizados y descentralizados
b.- Archivos de Gestión, Central e Histórico
c.- Archivos de Gestión, Central y de los organismos autónomos
d.- Archivos de la rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial.

9.- Las Tablas de Retención son:

a.- El secreto profesional del archivista
b.- Protegen las riquezas naturales de la nación.
c.- Listados de series con sus correspondientes tipos documentales
d.- Facilitan el control y acceso a los documentos administrativos

10.- Coloca el literal que corresponda:

a.- El archivo total ( ) es el conjunto de elementos informativos.
b.- Asiento ( ) es el tema o argumento que trata una Unidad Documental
c.- Asunto ( ) hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
d.- Administración de Archivo ( ) Son operaciones

APRUEBA---------- AUN NO APRUEBA------------

OBSERVACIONES------------------------------------------------------------

CIUDAD Y FECHA------------------------------------------------------------

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Firma del aprendiz en formación Firma del instructor técnico