Autor: ARIEL HORACIO BERMUDEZ

x PlanTrabajo x de 03 de marzo
p/ Adminis
Gestión
trativa
Sistema GAPA
2011
Propuesta del Trabajo previa a la formulación del Proyecto de
Informatización de los Procesos Administrativos de la Gestión de Sindicatura General
Auditoria. Descripción general del resultado a obtener, con una de la Provincia de
delineación de los objetivos, generalidades, descripción de algunos
procesos actuales. Salta

Revisada 31 mayo 2011

 PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS PROCESOS DE AUDITORIA

(Sistema GAPA – SiGeP Salta)

INTRODUCCION 3
CONTENIDO DEL TRABAJO 3
OBJETIVOS 4
LO NUEVO 4
Nuevas Herramientas /Medios 4
Fortalecer y/o implementar Conceptos 4
Nuevos Conceptos 5

ESTRATEGIAS: GENERAR CONVENIOS DE COLABORACION 5

REQUERIMIENTOS para el DESARROLLO DEL PROYECTO 6

CONCLUSIONES 7

GENERALIDADES 8
PERSPECTIVAS 9
Desde el Gerente General – Gerente de Coordinación 9
Desde el Jefe Auditor – Jefe de equipo de Auditoria 10
Desde el Jefe de Recursos Humanos 10
De la Gerencia de Legales 10
De la Gerencia de Planificación y Sistemas 11
Del Funcionamiento General 11

FUNCIONES Puesta en Marcha – Conf. y Mantenimiento 11

ANEXO I: CIRCUITOS COMUNES DE AUDITORIA12
ETAPA PREVIA 12
ETAPA TRABAJO DE CAMPO 14
REDACCION DE INFORME DE AUDITORIA 15
ARMADO DE FILE 17 Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 12
ANEXO II: LISTADO DE PLANTILLAS MODELOS 18 Ilustración 2 13
LIBRERÍA - PLANTILLAS MODELOS NOTAS 18 Ilustración 3 15
BUSQUEDAS y/o CONSULTAS A BASES DE DATOS 18 Ilustración 4 16
ANEXO III: TRABAJO COLABORATIVO EN DOCUMENTOS 19
Aclaraciones 21

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 2 / 21

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INTRODUCCION
El objetivo del proyecto es proponer un Sistema de apoyo para auditoria, que permita a
SiGeP el manejo centralizado de los Procesos Administrativos internos, optimizarlos y
Gestionarlos en base al riesgo, logrando con ello la automatización, diagnóstico y seguimiento
que le proporcionara los elementos para controlar las propias funciones de fiscalización.
También el sistema le permitirá a la alta dirección asegurar la eficiencia adecuada,
trasparencia y resultados en base a un software metodológico e integral que facilite generar
los reportes finales y su análisis de una forma sencilla para la gerencia de auditoría.

El proyecto informático debe asistir a los requerimientos de los usuarios (desde “procesos
operativos simples y repetitivos” a “Tableros de Control”), simplificando los procesos
organizacionales, abarcando Transacciones y Soporte para la toma de decisiones.

La ejecución de este proyecto implica la decisión Estratégica del Organismo sobre la

necesidad de informatizar tareas y su mejora permanente. Deberá constituir una política
Institucional requiriendo la voluntad de la autoridad y su compromiso hacia el proyecto.

Debe Facilitar la colaboración de varios usuarios en un mismo trabajo con la interacción

mediante herramientas de comunicación (“trabajo colaborativo”).

Las actualizaciones y/o reestructuraciones del Sistema serán mucho más sencillas al tener
todos los datos vitales, en un motor de base de datos en el servidor.

Cabe destacar el Acceso vía Web con diferentes niveles de atributos para Usuarios, desde
administrador del portal, creador de formatos hasta el usuario sin permiso de edición ó “usuario
visitante” ó “de solo consulta” con seguimiento de todas las actividades que cada uno realice.

RESUMEN: CONTENIDO DEL TRABAJO

El contenido del informe:

La primera parte presenta los Objetivos a seguir, definición de los Nuevos Conceptos,
Herramientas y Estrategias a implementar, como los Requerimientos para el desarrollo del
Proyecto y una Conclusión (Pág. 4 a 7).

La segunda parte se enuncian las Generalidades y las Perspectivas de ventajas para las Gerencias y
Jefaturas de SiGeP (Pág. 8 a 11).

La tercera parte está integrada por los Anexos con la implementación del Sistema GAPA “Sistema
Puesto en Marcha”: I) descripción de los Circuitos más Comunes (Pág. 12 a 17), II) Ejemplos de
plantillas modelos y diferentes búsquedas de consulta (Pág. 18) y III) Modelos de aplicación del
Trabajo colaborativo en documentos (Pág. 19 a 21).

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 3 / 21

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OBJETIVOS
• Simplificar procesos, tareas varias veces paralelas. Eliminación de datos y operaciones
innecesarias y reducción de tiempos y de los costos de los procesos.
• Centralizar la información (estratégico, permite comparación, medición, estadísticas) y su
resguardo.
• Confiabilidad de la información
• Funcionalidad, flexibilidad y actualización 1
• Perseguir que el manejo sea de fácil comprensión y uso
• Permitir la “verificación de los datos” 2 en el sistema
• Optimizar la Relación Costo-Beneficio del proyecto
• Todos los procesos deberán apegarse a las Normas de Auditoria vigentes.

LO NUEVO

Nuevas Herramientas /Medios

• Conexión en línea (Internet y red Interna), con normas de seguridad y control de riesgos de
alto nivel (autenticación de Usuarios).
• Actualización de Información permanente
• Apoyo Sitio Web SiGeP (Normativa, Documentación, Histórico)
• Conexión y Comunicación en Línea entre los usuarios:
- Autoridades, profesionales, técnicos y administrativos
- RRHH, Normativa y Capacitación, Equipos de Auditoria
- Internos y Externos 3
• Trabajo de colaboración por pantalla 4.
• Contribución de Terceros 5

Fortalecer y/o implementar Conceptos

• Plan de mejoramiento institucional continuo
• Tablero de Control
• Simplificación de Procesos 6
• Reformulación de estructura interna organizativa
• Evaluar el marco legal de respaldo de los nuevos conceptos
• Generar Reportes exportables a Planilla de Calculo, Procesador de Texto o “PDF”, con firma
digital certificada.

1
Funcionalidad en el diseño visual y de los procesos útiles y amigables del sistema. Flexibilidad en la obtención de
informes definiendo contenido y forma de presentación y la Parametrización por el usuario. La actualización a los
cambios y requerimientos de la Institución y las nuevas tecnologías.
2
Verificación de los datos: protocolos internos de validación en el ingreso de datos (fechas, cantidades) y que el
sistema permita por cruce de información la verificación de cómo se obtienen.
3
Usuarios externos: USI’s, Red Federal Control, Organismos Auditados, etc.
4
Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.
5
Contribución de Terceros: participación de Oficina Presupuesto, Cuentas JDE, Boletín Oficial, Biblioteca de
Legislatura, etc.
6
Simplificación: Implementación inmediata de nuevos formatos de documentación y “erradicación” “disminución”
trabajos repetitivos y duplicación de tareas.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 4 / 21

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Nuevos Conceptos
• Oficina de bolsillo (futuro: Oficina en la “Nube”)7
• Modelos
• Módulos8
• Normativa de Aplicación - Aplicativo
• Firma Digital 9
• Autorización En Línea 10
• Parametrización
• Dirección de Correo Electrónico Autorizadas oficiales
• Ahorro de papel 11
• Programa de Gestión Electrónica de Documentos 12
• Papeles de Trabajo Electrónicos13
• Agenda y/o Calendario 14

ESTRATEGIAS: GENERAR CONVENIOS DE COLABORACION

• Oficina de Presupuesto: obtener en tablas el presupuesto general y las modificaciones al
presupuesto.
• Sistema JDE: obtener en tablas la vinculación de las cuentas Cursos de Acción y Actividades
de los organismos.
• Boletín Oficial: la normativa en un nivel mas practico o relacionable con nuestra función.
• Biblioteca de la Legislatura: aprovechar bases de datos de la normativa provincial.
• Potenciar la inclusión en la Red Federal de Control (convenios):
o Sindicatura General Nación: sistemas en funcionamiento de control 15 y experiencias 16.
o Auditoría General Nación y Provincia: sistemas en uso 17.
o Tribunal de Cuentas de Mendoza, este tiene entre las funciones el control interno 18.
o Desafío de ampliar la Oferta de Control al Ámbito Privado.

7
Oficina de bolsillo permite ingresar al sistema desde cualquier ubicación vía internet con sistema de usuarios.
8
Subsistemas autónomos que integran el Sistema, esta independencia permite que sobre la marcha se puedan
incorporar nuevos Módulos, ampliando procesos administrativos no contemplados inicialmente.
9
Ver: www.jgm.gov.ar/paginas.dhtml?pagina=261 y www.unsa.edu.ar/sigeco/archivos/sig_material/P%20Firma%20Digital%202010.pdf
10
Autorizaciones de nivel bajo por sistemas En Línea y notificaciones “vía dirección de correo”
11
Baja en el uso de papel impreso en proyectos, borradores, aprobados!, informes previos, etc. y como beneficio
adicional: salvar la circulación de versiones varias de un mismo asunto. Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.
12
Es el Área de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y
uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre
actividades y transacciones. Histórico de las actuaciones en soporte electrónico.
13
Archivos electrónicos. Fuente: http://www.sindicom.gva.es/web/wdweb.nsf/documento/manual_de_fiscalizacion - Sindicatura de
Comptes de la Comunitat Valenciana. Reporte: http://www.lapiedad.org.ar/base/Archivos/pg95-102.pdf
14
Tabla con datos restringidos a nivel usuario y otros datos públicos a distintos niveles.
15
Sistemas: SISPE (Sistema Seguimiento de Planeamiento y Ejecución) cargan planes anuales, informe mensual de
ejecución y el SISIO (Sistema Seguimiento de Informes y Observaciones).
16
Red Noticias (agentes SiGeN y UAI) noticias sector Publico Nacional en general y de actividades de SiGeN
17
Sistema Informático de Informes de Auditoría de Sector Público Nacional. Observaciones y Seguimiento y proceso
de regularizaciones.
18
Sistema Informático de Control de Gestión (SiGesCo desarrollado por el organismo) y un Digesto de la normativa. Se
podrá obtener una descripción en el link del Congreso 2010, en la página 6 (adopta varios conceptos interesantes):
http://congreso2010.sigen.gov.ar/_Images/seleccion%20de%20trabajos/Autoevaluacion_Mescolatti_Marta.pdf

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 5 / 21

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REQUERIMIENTOS para el DESARROLLO DEL PROYECTO

- PLANIFICACION. Definición del proyecto con sus etapas, la valorización de las actividades a
desarrollar y de los recursos humanos.

- MEDIOS. Los medios necesarios para el desarrollo del Proyecto serán:

• Económicos a partir de un “Presupuesto por Programa” para la ejecución del Plan

de Trabajo del proyecto.

• Recursos Humanos, Personal Especializado para la investigación previa de los

aspectos normativos, Equipo de desarrollo del Sistema (equipo
interdisciplinario), avances de otros órganos de control, gestión de convenios
de colaboración con otros Organismos de la Administración (Oficina de
Presupuesto, Boletín Oficial, Biblioteca de Legislatura, etc.), participación a los
Usuarios internos: entrevistas a fin de definir sus necesidades, Usuarios de la
SiGeP para las pruebas piloto, puesta en marcha y retroalimentación.
Mantenimiento posterior.

El Proyecto requiere de un Coordinador Jefe de Proyecto, con habilidades para

llevar el mismo adelante, manejo de personal a cargo, planificación y
coordinación de tareas. Motivación al equipo de trabajo (Perfil y Funciones).

Implica una estructura organizativa Temporal (etapa de ejecución y pruebas) y otra

permanente (administrador del sistema). Los integrantes del equipo cumplirán
las funciones requeridas de acuerdo a las fases de Desarrollo del sistema
ejerciendo roles específicos (distintos actores con participación en diferentes
etapas).

En el caso de que la implementación se delegue a consultores externos, procurar que

siempre haya como mínimo, una persona de la propia organización que trabaje juntamente
con ellos y realice un seguimiento de cerca, con el objeto de favorecer la transferencia de
Know How 19.

• Recursos Físicos, instalación de servidor, equipos requeridos PC y Portátiles,

instalación de una red certificada.

19
Fuente: http://dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?codigo=273960&orden=70157

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 6 / 21

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CONCLUSIONES
El Plan de trabajo ronda en la implementación de las Nuevas Tecnologías de la Información
en la Gestión Administrativa de los Procesos de Auditoria de la Sindicatura General de la Provincia.
Desde respaldo legal que valide los Nuevos Conceptos, la gestión de Convenios Estratégicos, hasta
la Implementación de estos Conceptos que en algunos casos ya son aplicados por órganos de
control o estatales a nivel nacional como internacional.
Esto contribuirá a jerarquizar el Órgano de Control a los tiempos y la tecnología a
disposición.
De esta manera el Órgano de Fiscalización logra reducir las tareas repetitivas y paralelas, un
proceso que ya se encuentra en marcha con la re-nivelación de todo su RRHH en funciones de
control, siendo el nuevo desafío plantear la Capacitación Técnica del recurso hacia un mayor valor
agregado, fomentando el trabajo en equipo y persiguiendo la especialización y actualización
permanente.
Esta es la Visión general del Proyecto donde confluyen un conjunto de actividades
alrededor del Sistema propiamente dicho, las cuales son necesarias y también importantes.
Es un emprendimiento trascendente tanto en los medios que requiere para llevarlo a cabo
como en el resultado que se puede obtener a futuro, es menester el Compromiso de la Autoridad
en todos los niveles.
El resultado será el esfuerzo de la organización en general a través del aporte de todos sus
miembros. El equipo de desarrollo será una etapa inicial, mientras que el apoyo colaborativo de
cada uno de los Usuarios permitirá la realimentación del Sistema en General, por medio de las
experiencias, sugerencias y feedback de la Etapa de Prueba y más allá de la Etapa de
Implementación del sistema (ó Puesta en marcha); con la filosofía de mejora continua.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 7 / 21

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GENERALIDADES
• Estandarización de procesos.
• Reducción de documentación impresa: ahorro de espacios y tiempo de clasificación y
archivo. Reducción de costos papelería, recursos informáticos (tóner, mantenimiento
impresoras).
• Al automatizar procesos facilita la concentración del Recurso Humano en tareas de mayor
importancia y especializadas (adaptación al aumento de Personal profesional y la Re-
nivelación de la Función SiGeP 2011).
• Resguardo de la información (protección en servidores y backups). Integridad de la
información y la privacidad de los datos.
• Estatus de la Auditoria: Las auditorias tienen un “status” cuyos valores son especificados
por el Administrador del Sistema, los estatus especiales son “Completado” (permite
acciones de seguimiento) y “Archivado” (no permite ningún tipo de modificación), es a
efectos de prevenir la aplicación de cambios no autorizados.
• Trabajo colaborativo: por ejemplo múltiples usuarios trabajando sobre una misma
auditoria al mismo tiempo y Colaboración en elaboración de Documento 20, actualización
de los registros de la información auditada, de acuerdo a las diferentes tareas asignadas.
• Plazos y la administración de la agenda: “Fechas claves planificadas” y “fechas clave real”,
permitirán monitorear e investigar las variaciones. Fecha de inicio, borrador de informe,
informe final determinado automáticamente. Variaciones de fechas planificadas vs reales,
medición de desempeño contra objetivos; retrasos. En esta variable se considerará
días/hombre de la planificación.
• Modulo Informe de Auditoría: Acumula las partes de un informe (normativa, plazos,
autoridades responsables, observaciones, recomendaciones, etc.) y genera el Informe de
Auditoría, cuando el Sindico aprueba el informe el estatus cambiara a solo lectura.
Quedando disponibles solo los registros del Seguimiento.
• Las Novedades Diarias de oficina de personal se trasmitirán En Línea a todas las
autoridades que dispongan, actualizando el GAPA en su agenda.
• Comunicaciones y autorizaciones operativas:
o Las notificaciones, remisiones de actuaciones serán a través de direcciones de correo
oficiales (según estructura organizacional o individuales)
o Las autorizaciones por “requerimiento de autorización En Línea”, ejemplo: el jefe en su
sesión del sistema recibe un cuadro de autenticación donde podrá con una clave de
seguridad autorizar la petición/requerimiento solicitado (este podría ser un VºBº de un
permiso de salida Oficial o Particular, asistencia a curso, VºBº de un informe a ser emitido
por el auditor.
o Los atributos de autorizaciones de acuerdo al “grado de decisión a tomar” será en titular
del cargo y/o se podrá configurar ampliar en un Subjefe directo o Secretaria. Para ello se
registrara clave de autorización por Usuario, esto significa que el sistema hace un

20
Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 8 / 21

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seguimiento (histórico) de quien habilito esta delegación de autoridad con fecha y hora,
terminal de donde se realizo (de la habilitación y deshabilitacion).
o Las comunicaciones con el personal se pueden implementar por vía correo interno o mail
con confirmación o de oficio. Ejemplos: notificaciones de cursos y normativa vigente,
reuniones de jefaturas, novedades o plazos a cumplir (memoria anual de las Gerencias,
constancias de alumno regular. DDJJ empleo público y grupo familiar ó comunicación de
Sanciones Disciplinarias leves de la Oficina de Personal, Memos en general, entre otros)
• Seguridad de la Información y Centralización:
o Accesos restringidos con el uso de perfiles, usuario y contraseña, permitiendo implementar
separación de roles y contraposición de intereses (sincronizado con su función actual y
situación en SiGeP).
o Auditoría de toda la actividad: tanto de las solicitudes de validación como la generada a
través del sistema de gestión. Protección de la información sensible a través de la firma
digital.
o Las distintas transacciones que se realizan actualmente sobre conexiones de internet
requieren distintos tipos de autenticación:
 Si el usuario simplemente desea consultar información pública la autenticación no
es necesaria (Usuario visitante).
 Si el usuario desea consultar información interna de la institución, deberá
encontrarse registrado y autenticado por el administrador con nivel de consulta.
Ejemplo: este sería el perfil para una consulta de información de personal de
distintas áreas, jefaturas o USI’s sobre información interna operativa que no tenga
la clasificación de restringida.
 Si se está realizando registración de bajo nivel, el sistema deberá identificarlo y
debe estar autorizado / validado por el sistema.
 Si se está efectuando una operación de nivel alto muy delicada y sensible deberá
tener los atributos necesarios y validados por el sistema.
 “Generación de pistas de auditorías” nos permite mantener la historia de los
cambios que se realizaron a los datos e identificar: que cambio, quien lo realizo y
cuando. A partir del análisis de esta información se puede llegar a determinar como
cualquier dato o elemento obtuvo su valor actual.
- fecha y hora de inicio y finalización de sesión (cierre o salida forzada de seguridad)
- nombre de usuario
- “Dirección MAC” de la terminal de donde accedió (como el DNI de c/computadora).
o Comunicación directa con servidor de aplicaciones: el sistema está disponible para recibir
consultas directas vía Web. Esto permite simplificar la arquitectura de la red y las
aplicaciones de la empresa por disponer de forma centralizada de esta información.

PERSPECTIVAS

Desde el Gerente General – Gerente de Coordinación

• Panel de Control 21
• Resumen de Auditorias (histórico / en curso), también disponible para Despacho.

21 Panel Grafico y Visual con una situación general del estado general de las auditorias, para la toma de decisiones.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 9 / 21

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• Información detallada de los distintos aspectos de una Auditoria: fechas, recursos humanos
participantes, programa de trabajo, observaciones y recomendaciones y seguimiento,
Actuaciones producidas.
• Estado: en duración; en alcance; en los resultados; actuaciones producidas o requeridas y
las recibidas.
• Informes producidos.
• Agenda del Usuario 22
• Confección de la Memoria Anual de manera semi-automática, ahorro de tiempo y mayor
confiabilidad de los datos.
• Llevar Indicadores de Gestión (eficiencia, efectividad, etc.)

Desde el Jefe Auditor – Jefe de equipo de Auditoria

• Manejo sencillo de los procesos administrativos: “sintetizados”
• Resguardo: de los Informes En Línea (único archivo), el cambio o modificación de los textos
con la posibilidad de realizar backup de versiones anteriores23.
• Consulta de normativa En Línea, posibilidad de administración de esta y Manejo de File
Permanente Digital con Índices de Normativa.
• Vinculación de las partidas presupuestarias (actualizadas) con las cuentas del JDE y los
Cursos de Acción.
• Gestión de Archivos en general.
• Gestor para la confección de Informes de auditoría.

Desde el Jefe de Recursos Humanos

• Manejo sencillo de los procesos administrativos de novedades de personal
• Generación de Novedades del Día y “Publicación En Línea” a disposición en forma selectiva
o general de acuerdo a la decisión de la Institución. También preverá la opción imprimir.
• Administrará la ficha de asistencia individual del agente, con la posibilidad de implementar
la gestión de asistencia del personal (llegadas tardes, licencias varias, cálculo de
vacaciones, etc.).
• Posibilidad de implementar un modulo de Permiso de Salidas.
• Posibilidad de implementar un modulo de Carga de formularios En Línea: DDJJ empleo
público, DDJJ de familiares, Actualización de la información personal obligatoria (dirección),
entre otros.

De la Gerencia de Legales
• Posibilidad de implementar a futuro un modulo de Legales, que incorpore sus funciones
particulares como las relacionadas al apoyo de auditoría, como la administración y gestión
de Dictamenes.

22 Con referencia a Auditorias donde podrá realizar apreciaciones y comentarios personales de Ayuda Memoria.
23 Nuevo concepto de Ahorro de Papel, los informes aprobados se imprimen, mientras tanto se elevan electrónicamente al superior
jerárquico.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 10 / 21

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De la Gerencia de Planificación y Sistemas

• Posibilidad de implementar el modulo de Normativa, que se integre con las funciones de la
auditoria, para la consulta permanente.
• Posibilidad de implementar a futuro un modulo de Capacitación Institucional de acuerdo
con el plan de capacitación, que contemple asistentes, horas cátedra, tipo y tema de la
capacitación, que provea información a los Indicadores del Organismo. La realización de
inscripción de interesados y el VºBº del jefe En Línea, como la publicación del material de
lectura de la capacitación.

Del Funcionamiento General

• Inicio de una sesiones en el Sistema con identificación del Usuario y un nivel de atributos
definidos.
• Programas de trabajo y otros modelos vigentes24 (actualizados).
• Papeles de Trabajo estandarizados25.
• Centralización de los Datos de Auditorias:
− Plan Anual de Auditoria 26
− Organismo y Funcionario
− Temas y Asuntos
− Planificación por Ítems y Tiempos
− Personas integrantes de equipos y auxiliares27
• Gestión de Resoluciones de Auditorias28
• Tablas de Autoridades actualizadas (autogestión / administrador) 29
• Protocolo de autorizaciones / notificaciones de los actos: En Línea 30

FUNCIONES Puesta en Marcha – Configuraciones y Mantenimiento

Normativa Consejo Auditoria Administrador Operativos
• Aporte • Formatos formularios • Tareas de alto nivel • Tarea de alimentar el
normativa • Lineamientos • Parametrización y Sistema (carga a nivel
• Edición • Plan Anual Diseño de conte- medio a bajo según
formatos • Otras Políticas nidos y procesos perfil).
• Aplicación NAIG • Usuario visitante
Feedback para mejora continua

24
Plantillas En Línea vigentes de uso, de los diversos formatos de notas que se confeccionan.
25
Desde una librería de plantillas y la opción de ser redactados manualmente.
26
Gestión del cumplimiento del Plan anual como datos iniciales de una auditoria en particular.
27
Tiempos de participación del equipo estable como de especialistas requeridos extraordinariamente.
28
La Gestión de la emisión de Resoluciones vuelve al ámbito del Despacho del Síndico, donde las tareas se resumen a
Imprimir y rubricar las auditorias aprobadas.
29
Tabla de las autoridades en funciones de los organismos auditados, registrado desde el Administrador del Sistema
como la posibilidad de la autogestión por los diversos usuarios con las autorizaciones correspondientes.
30
Poner en vigencia un régimen de notificaciones y autorizaciones de bajo nivel vía correo electrónico y en las
Sesiones de cada Usuarios: “buzón de autorizaciones pendientes”.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 11 / 21

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ANEXO I: CIRCUITOS COMUNES DE AUDITORIA

ETAPA PREVIA
En el proceso que se detalla, la primera página del diagrama, es realizado totalmente por Red
(evita la impresión de versiones varias de documento, promueve el ahorro de papel y salva de la
duplicidad de documentos):

1. A partir de la programación de una auditoria, la cual puede originarse en el Plan Anual de

Auditorias de donde se migran los datos, se redactan en forma libre o una combinación de
ambos. En esta etapa los
formularios de carga y
redacción de la auditoria es
exclusiva del operador y jefe
de equipo o Jefe Auditor y
tiene un carácter de No
definitivos.

El término “publicar con destino a”

significa que la información de
referencia se pone a disposición de la
persona de destino, esto implica que
el “emisor” deja de tener
posibilidades de edición y el
“receptor” adquiere este atributo.

El proyecto prevee que se utilice las

propiedades de “Documentos
Compartidos” donde el superior que
supervisa los datos de la
programación podrá realizar
cambios, modificaciones u
observaciones (aportes y/o
comentarios) al texto original, sin
perderse dicho texto original…

Etapa Previa 1/2 Así para el caso de la programación de

Ilustración 1
la auditoria, el Gerente de
Coordinación realizara sus ajustes (cuando se publique con su destino el programa) pero el
que los dará realmente de alta será el productor del documento (jefe de equipo y/o Jefe
Auditor), esto previo a que el Superior redirija o “publique hacia el Jefe Auditor” el
programa.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 12 / 21

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2. Ante la Aprobación de Auditoria por el Sindico General, los registros se bloquean a la

edición (pasando a ser permanentes ó Definitivos), este genera una notificación por
sistema a los involucrados y en forma paralela la Orden de producir la documentación a
firmar (1):

Etapa Previa 2/2

Ilustración 2

a. El originante del programa imprime y firma el Programa de Trabajo (PT), lo eleva al

Gerente de Coordinación (GC).
b. El Gerente de Coordinación Imprime e iniciala la Nota de Presentación (NP) y firma
el Programa de Trabajo, eleva ambos a Gerencia General (2).
c. El Gerente General inicializa y entrega a la Secretaria del Despacho del Síndico.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 13 / 21

 PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

d. La Secretaria de Despacho imprime la Resolución de Auditoria, adjunta el PT y NP

para la firma del Síndico. Posteriormente realiza la notificación escrita de la
resolución y remite la NP a la Mesa de Entrada para la numeración.
e. La Mesa de entrada entrega al Equipo de Auditoria la NP numerada.

En el caso de que en alguna de las etapas de Aprobación de la Auditoria, se tome la decisión de

dejar en suspenso, reserva o a futuro la respectiva auditoria (no se apruebe), en el Sistema se le
asignará al proyecto el estado de “en Reserva”.

Los integrantes del equipo de auditoría se les habilitara, en el sistema el modulo de la Auditoria de
referencia, en la cual podrán vincular con la normativa “digitalizada” que corresponda (File
Permanente digitalizado), una sección donde podrán cargar nueva normativa, una sección donde
estará disponible acceso a las Auditorias anteriores relacionadas (informe, actuaciones,
requerimientos y contestaciones, descargos, etc.).

Finalmente en el Sistema se registrará: Nº Resolución, días de auditoría, fechas (resolución, nota

de presentación, ingreso al organismo a auditar, inicio y finalización, prorrogas), días de prórroga.
Al procedimiento lo confirma Despacho con la aprobación del Sindico General, ó en su defecto
quien tenga el atributo de Aprobación asignado por sistema.

ETAPA TRABAJO DE CAMPO (ejecución de la Auditoria)

• El Sistema contara con una sección para colgar los archivos “Papeles de Trabajo” a fin de
trabajar en línea o subir las actualizaciones de estos.

• Incluirá formularios para datos similares a las que integran el Informe:

o Normativa respaldatoria
o Autoridades (responsables, operativos, otros): nombre, cargo, periodo a cargo y
otros datos que se considere importante.

• La “agenda de auditoría” permitirá realizar anotaciones de los avances, los asuntos

pendientes, redacción/tipeo de novedades y serán de fácil incorporación al Informe de
Auditoría. *Presenta datos públicos (configuración) y anotaciones Restringida al Usuario*

• De acuerdo con la práctica, cuando es necesario que el Auditado ponga a disposición

grandes volúmenes de información (por ejemplo planillas Excel, archivos PDF) en informes
impresos o en soporte magnético donde este no puede rubricar su autenticidad será
importante incorporar la figura de dirección de correo oficial del organismo con la cual este
enviará un correo a las direcciones oficiales o autorizadas de SiGeP. De esta forma se podrá
realizar el respaldo confiable al File y se puede manejar esta información con los fines de la
auditoria requiera. Paso previo a la firma digital en la documentación gubernamental.

• Confección de notas se realizara con modelos incluidos en el Sistema y resguardados en el

mismo: requerimientos, solicitudes, Arqueos, Entrevistas, Corte de Documentación etc.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 14 / 21

 PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

Pueden incluir un protocolo de autorización o VºBº “En Línea” con autoridad superior de
SiGeP.

• A partir de la Aprobación de la Auditoria de referencia, esta aparece en los Tableros de

Control respectivos (del Síndico, Gerencias y Jefaturas). Los Gerentes podrán consultar los
avances registrados en el sistema “En Línea”.

REDACCION DE INFORME DE AUDITORIA

La redacción del Informe de Auditoría se podrá ir realizando durante el trabajo de campo o a
posterior, de todas maneras las registraciones efectuadas en la etapa de trabajo de campo es
información que integra el informe. El Sistema preverá una sección para esta, la cual podrá ser
consultada por el Superior (el que podrá hacer anotaciones en Agenda de su “sesión de usuario”).
La información registrada, permitirá componer los Informes de manera más confiable, evitar
cometer algunos errores de tipeo y otros (accesos restringidos a las autoridades que se establezcan):

• Posibilidad de habilitar o no
Modelos o Formatos de
Informe de Avance.
• Modelos o Formatos de
Informe Preliminar.
• Modelo o Formato de
Informe Final combinado con
la información que compone
el Informe Preliminar.
• En la lectura en pantalla
permitirá el
aprovechamiento de los
hipervínculos a la
documentación de
referencia.
Nuevamente la primera parte del
diagrama es realizado totalmente
por Red (ahorro de papel y impedir
varias versiones del texto en
circulación):

Redacción de Informe 1/2

Ilustración 3

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 15 / 21

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1. Una vez concluido el informe por el Jefe Auditor se “publica a la GC”, bloqueando la edición
a este y habilitándola al GC.

2. GC puede devolver para correcciones con lo que publica hacia el Jefe Auditor o Aprobar el
informe y entonces publicar hacia la GG.

3. Ante la Aprobación del Informe por el Sindico General, los registros se bloquean a la
edición (pasando a ser permanentes ó Definitivos), este genera una notificación por
sistema a los involucrados y en forma paralela la Orden de producir la documentación a
firmar (1):
a. El equipo de auditoría actuante imprime Informe y Notas de Elevación (NE) y firma
(3), lo eleva al Gerente de Coordinación (GC).
b. El Gerente de Coordinación firma y eleva al Gerente General.
c. El Gerente General iniciala y eleva a la Secretaria del Despacho del Síndico.

Redacción de Informe 2/2

Ilustración 4

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 16 / 21

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d. La Secretaria de Despacho controla y hace firmar al Síndico, numera y remite a la

Mesa de Entrada para envío al Organismo que corresponda. Envía copias firmadas a
la GC.
e. La Mesa envía los Informes al organismo auditado y recepciona copia de la
confirmación de recibido, que remite al Equipo de Auditoria.

El Sistema permite clasificar la normativa que se enviara a File Permanente digitalizado y cual
continua en File, la agenda quedará activa a fin de los plazos de descargo y emisión de Finales.

Todos los informes que se aprueben y se emitan serán publicados en formato PDF sin atributos de
copia o se puede tomar el modelo de Infoleg (Ministerio Economía de la Nación) en el cual las
normas se consultan en formato HTML (cada opción tiene sus ventajas pero ello dependerá de las
políticas del Órgano), debiendo avanzar en la implementación de la firma digital de estos
documentos.

ARMADO DE FILE
La información registrada, se podría decir que permitirá realizarlo en forma semi-automática, esto
son las Caratulas, Índices (con uso de hipervínculos) y Membretes. Obteniendo como resultado
que el armado de File sea uniforme, respetando las Normas de Auditoria al respecto, haciendo su
aporte a forman la Identidad del Organismo.

Cuando se apruebe el Informe Final y Secretaria de Despacho remita al equipo de auditoría copia
de la recepción del organismo auditado:

• El Sistema solicitara las conclusiones finales o pasos a seguir como consecuencia de lo

actuado (planteo de temas para futuras auditorias, seguimiento de recomendaciones, etc.)
• Se solicitara el paso a un estado de Histórico de toda la documentación, sin posibilidades
de modificación. Resguardo en Sistema de la documentación agregada (soporte
magnético).
• Por sistema estará a disposición toda la información producida en el mismo para consultas,
referencias o Auditorias de Seguimiento.

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ANEXO II: LISTADO DE PLANTILLAS MODELOS

LIBRERÍA - PLANTILLAS MODELOS NOTAS (publicadas en Web - actualizadas)

- Programa de Trabajo
- Resolución tipo Auditorias (oficio, según plan anual, requeridas, etc.)
- Notas de presentación de Auditoria
- Requerimientos (varios tipos)
- Arqueos
- Cortes de Documentación (varios tipos)
- Informe Preliminar / Final / Avance
- Aceptación prorroga a descargo / a contestaciones varias
- Nota de elevación, Informe preliminar ó final, al organismo auditado y/ó Ministerio
Cabecera u Otros.
- Papeles de Trabajo
- Modelos: Planillas de cálculo para JDE, Arqueos, Liquidación Viáticos, Rendiciones de
Cuentas, Conciliaciones Bancarias, Ejemplos de Gráficos (tortas o barras).
Documentos procesador de texto Modelos: Plantillas con Writer de OpenOffice ó
Word de MSOffice ó Formularios Infopath MSOffice:
- Planilla de Verificación para Licitaciones/Concursos de Precio/etc.

BUSQUEDAS y/o CONSULTAS A BASES DE DATOS

- Asunto o Tema
- Organismos ó Ministerios (oficio, según plan anual, requeridas, etc.)
- Tipo de Notas/Documentación
- Año iniciación auditoria
- Ejercicio ó periodos menores
- Integrantes de Equipo de auditoria
- Etc.
Nota:
El Sistema deberá prever en sus distintas Tablas, la carga de los “periodos de vigencia” esto se
refiere por ejemplo 1) de un cargo público específico dejar registrado cada funcionario
responsable y el periodo que le corresponde (alcanzando a personal SiGeP en cada puesto de
trabajo 31); 2) sobre un asunto en particular de la normativa específica que la regula con
indicación de fechas desde cuando están vigentes y hasta cuándo (modificaciones); 3)
Denominaciones de Organismos, Secretarias, Ministerios, etc.

31
Un ejemplo práctico sería las responsabilidades del Sindico General, en ausencia de este, a cargo de quien quedan
dichas decisiones. Su aplicación permitirá asignar horas reales a la etapa de Trabajo de Campo, a partir de la
información de los integrantes del equipo de auditoría y la efectiva prestación en la auditoria (toma en cuenta la
asistencia registrada en la oficina de RRHH).

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ANEXO III: TRABAJO COLABORATIVO EN DOCUMENTOS

Publicación de un documento - Métodos de Colaboración varios Usuarios

Los métodos de Colaboración en varios Usuarios de un Documento como el Informe de Auditoría,

por ejemplo Preliminar y Final.

Se deberá tener en cuenta al momento de decidir el Software a utilizar, los derechos de las
licencias. Los mecanismos descriptos, son análogos a los que utiliza MS Office.

Se deberá realizar una evaluación de alternativas, de las cuales se elegirá la opción a implementar
en el “Trabajo Colaborativo en Documentos”. Las siguientes opciones pertenecen a Software Libre:

1. DOCS – GOOGLE: En los siguientes links del sitio Google se explica el método que utiliza. El
concepto es a partir del archivo generado de Informe de Auditoría en el cual los distintos
Usuarios (el que lo produce, el GC, el GG y Sindico), realizaran los cambios, consideraciones y
modificaciones que estimen oportuna.

A partir de Alta de Usuarios a participar en el Archivo y el uso de colores a fin de identificar

la participación de cada autor.

Esto implicaría utilizar los servicios del paquete de Google, como el correo electrónico, a fin
de poder realizar las altas de Participantes en Colaboración de Archivos colgados en el
modulo Docs.

Pantalla Docs Google 1

http://www.google.com/google-d-s/intl/es/whatsnew.html
Opciones de Uso Compartido de Google Docs
http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?hl=es&answer=60781
Uso compartido del documento con personas determinadas
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=es&answer=86152

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 19 / 21

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2. Writer - OpenOffice y la generación de versiones:

A partir de un documento de Procesador de Texto en software guarda y organiza versiones

múltiples del original actual en el mismo archivo. También es posible abrir, borrar y
comparar versiones anteriores.

Versiones existentes: enumera las versiones del documento actual, la fecha y hora de su
creación, el autor y los comentarios asociados

Las opciones 1. y 2. (incluyendo el software con licencia paga Word de MSOffice y aplicaciones
similares disponibles de Hotmail Live) para los documentos colaborativos, no es completamente
apropiada por que genera la dificultad no ponderada de:

o Cómo realizar la exportación desde información incluida dentro de bases de datos del
sistema a un formato de Procesador de Texto para “la colaboración”

o Posterior importación del “documento en Procesador de Texto” a los diferentes campos de

las bases de datos del sistema.

o El sistema de versiones de la opción 2. es interesante pero no escapa a las apreciaciones de

los ítems anteriores.

3. Es así que se presenta la opción que controlara 100% por el Sistema GAPA.

1. Protocolos incluidos en el Sistema GAPA con generación de Reporte del Informe para
visualizar en pantalla y opción de impresión (interno del sistema).

Modulo de Informes: Identificación de tipo de Informe con un formulario con solapas de las
partes de cuerpo de informe: Alcances; Base Legal; Funcionarios y Empleados Principales
responsables; Estructura del Organismo; Metodología de la auditoría; Identificación de
criterios aplicados; Observaciones; Recomendaciones; Seguimiento de Auditoria.
Posibilidad de Implementar hipervínculos a normativa y papeles de trabajo. Opciones de
textos y de numeración. Referenciar y/o insertar gráficos y tablas. Quien solicita el alta de
una versión de Informe adquiere la exclusividad de edición mientras no lo publique,
momento desde el cual la versión queda de solo lectura.
Descripción de Protocolo:
1.1.1. Creación: alta de Informe I001/01 “Autor”. El Autor redacta el informe y lo publica,
confirma la elevación al gerente de coordinación (GC), aquí se cierra la “versión 01” =
“v.01”
1.1.2. Confirma recepción: el GC abre la v.01 del informe
1.1.2.1. Si no encuentra objeciones, Aprueba y publica confirmando la elevación al
gerente general (GG). La versión se mantiene v.01
1.1.2.2. Para realizar correcciones, solicita alta la v.02, el texto que redacte será en
un color de fuente distinto al original, con posibilidades de tachado, resaltado,
incluir texto, incluir anotaciones (preguntas, aclaraciones o referencias
incompletas, etc.) y comentarios. Publica y remite al “autor”.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 20 / 21

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1.1.3. Autor Confirma recepción: solicita el alta de I001/03 ó v.03. Aplica correcciones
que estime necesarias y publica (en este momento el informe v.03 adopta un único
color de texto).
1.1.4. El proceso se repite, hacia arriba o abajo con el mismo criterio.

Aclaraciones
o En línea jerárquica hacia arriba (según configuración) el GG podrá recibir el informe enviado al GC
y salteando a este, el sistema registrara la operación.
o También será de aplicación la posibilidad de que un informe “corregido” por el GC pueda ser
publicado hacia el GG a fin de que este intervenga, utilizando los criterios detallados en “1.1.2.2”.
Esta opción se puede adoptar cuando las correcciones son menores a fin de agilizar las
operaciones.
o Si un informe aceptado y abierto (por ejemplo por el GC) no es posible que este realice la
publicación, el Administrador del Sistema o Persona Autorizada (por ejemplo Sindico) podrá
habilitar la liberación y “publicación ó remisión” para su prosecución. Este es el caso de fuerza
mayor. Esta situación quedara registrada bajo la responsabilidad de quien lo autorizo.
o Se podrá parametrizar “plazos y/o recordatorios” desde la publicación, aceptación y reenvío de
Informe.
o El Sistema guardará en el Histórico de la Auditoria, todas las versiones producidas con indicación
del Usuario actuante.

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