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PROYECTO FINAL PROYECTO INTEGRAL

SIX - SIGMA

Proyecto Integral:

Por diversos factores, el tiempo necesario para el procedimiento de reinscripción es


demasiado para el Instituto Tecnológico de Nogales.

Objetivo General:

Demostrar que mediante la aplicación de una herramienta de manufactura aplicada al


sistema educativo, es posible la reducción de los desperdicios y lograr un desarrollo
integral y sostenido, mediante servicios de calidad.

Objetivo (s) Específico (s):

- Minimizar el tiempo invertido en el proceso de inscripción del ITN.


- Agilizar todas y cada una de las áreas del proceso de reinscripción mediante el
uso de six sigma.
- Permitir que el proceso de inscripción se logre de una manera eficaz y eficiente.
- Proporcionar al cliente (estudiantes) un servicio de calidad y con el menor tiempo
posible.

Estado del Arte:

En México, se exige a los alumnos para su reinscripción cumplir con una serie de
requisitos que van desde la aprobación de asignaturas hasta el pago correspondiente;
habría que considerar que el éxito o el fracaso del proceso de reinscripción (retención del
alumno) constituye algo más que un problema de administración de la retícula y que,
“reclama ser visto como un factor de eficiencia institucional” (Grosset, 1991:159-60). [3]

La educación debe ser vista como una inversión no como un gasto (Shultz, 1961) [4], sin
olvidar que la calidad y la especialización de la educación superior tienen importancia
preponderante para el desarrollo cultural, científico y tecnológico de las naciones. La
educación superior en México ha crecido: para 1980 el total de estudiantado fue de
731,291, para 1990 fue de 1, 245,532, y de 1, 856,816 en el ciclo escolar 2002-2003.

ELECTRONICA, INDUSTRIAL, MECATRONICA


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Las instituciones de nivel superior por su diversidad operativa establecen mecanismos


para realizar el trámite de reinscripción, con total apego a sus características. Con el paso
de los años este ha cambiado, al inicio se hacia manualmente, después con maquinas de
escribir manuales, mas tarde eléctricas, luego se hizo uso de la computadora mediante
software pero las colas, las esperas y que el interesado o tutor acudan a cumplir con el
tramite al Instituto Tecnológico de Nogales sigue siendo una constante.

Cuando el Sistema Nacional de educación Superior Tecnológica tuvo acceso a las


computadoras, creo el software llamado Sistema de Integración Escolar (SIE) que
contaba con 280 aplicaciones y el programa fuente se localizaba en la ciudad de México.
Más recientemente se conto con el Sistema Integral de Información (SII), software que
permitiría reinscribir vía internet y con ello reducir el tiempo necesario para el proceso de
inscripción/reinscripción; en el periodo escolar Enero-Junio 2009 el Instituto Tecnológico
de Nogales accedió a este último, y aun se hace de forma presencial. El 2004 Chávez, de
Instituto Tecnológico de Aguascalientes presento una investigación descriptiva
denominada Minimizar el tiempo de reinscripción mediante un sistema de simulación de
un modelo de líneas en espera, cuyo objetivo era evaluar un modelo de líneas de espera
en el proceso de reinscripción que permitiera disminuir el tiempo de espera en las
reinscripciones mediante una técnica de simulación GPSS (Sistema de Simulación de
Propósito General).

Durante el procedimiento de reinscripción del alumno en una institución de educación


superior se presentan factores que pueden ser en principio concebidos como un
fenómeno que suele manifestarse en la escuela y que obedece a una compleja dinámica
en la que se entrelazan factores de orden individual e institucional, factores referidos en
todo caso al desempeño escolar de los alumnos y al desempeño de la propia institución
en que están inscritos. En lo particular los factores que se presentan durante el
procedimiento de reinscripción del Instituto Tecnológico de Nogales, influyen en gran
medida en el incremento del tiempo necesario por parte de alumno para llevarlo a cabo.

El Instituto Tecnológico de Nogales para el periodo escolar Enero-Junio 2010 espera


reinscribir al 1109 alumnos regulares en dos días; además 479 irregulares en un día
adicional, estimando atender a 79 alumnos por hora, respetando el orden históricamente
establecido (mejores promedios primero). La encuesta aplicada permitió conocer el
tiempo promedio por alumno para cumplir con el procedimiento: 160 minutos, donde 40
corresponden al tiempo promedio para realizar el pago en el banco.

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Modelo del sistema de teoría de colas del procedimiento. (Ver figura 1).

FASE I FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

(Depto. de Recursos (Depto. de Servicios (División de Estudios (División de Estudios


Financieros: canje de Escolares: Autorización deProfesionales/Alumnos/Eq Profesionales/Depto.
comprobante de pago por reinscripción) uipo de Computo: Servicios Escolares: Sello
recibo oficial) Elaboración de horario de horario y resguardo
oficial) de copia de horario).

Servici Servici
Llegadas, cola Servici Servici Salida
o
o o o
Cola Cola Cola

Servici Servici Servici


94
o o o

Figura 1

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Mapa Conceptual:

Fig. 2 Mapa Conceptual

Hipótesis:

- Reducir en mínimo un 20% el tiempo invertido en el proceso de inscripción.


- Mejorara proceso mediante la aplicación de herramientas de manufactura.

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Investigación:

METODOLOGÍA SIX-SIGMA: CALIDAD INDUSTRIAL.

La elaboración de los productos en el área industrial involucra principalmente tres etapas:


la entrada (personal, material, equipo, políticas, procedimientos, métodos y el medio
ambiente), realización del producto o servicio (proceso) y la salida (brindar un servicio y/o

elaboración de un producto). En dichas etapas se comenten errores que afectan la calidad


del producto y/o servicio. Todos los días un defecto es creado durante un proceso (etapa),
esto toma un tiempo adicional para la prueba, análisis y reparación. Estas actividades no-
adicionales requieren espacio, equipo, materiales y gente. Existen metodologías que
ayudan a la prevención de errores en los procesos industriales, siendo una de ellas la Six-
Sigma (6σ), que es una metodología de calidad de clase mundial (iniciada por Motorola en
1986) aplicada para ofrecer un mejor producto o servicio, más rápido y al costo más bajo.
La Sigma (ơ) es una letra tomada del alfabeto griego utilizado en estadística como una
medida de variación. La metodología 6σ se basa en la curva de la distribución normal
(para conocer el nivel de variación de cualquier actividad), que consiste en elaborar una
serie de pasos para el control de calidad y optimización de procesos industriales. En los
procesos industriales se presenta el costo de baja calidad, ocasionado por:

a) Fallas internas, de los productos defectuosos; retrabajo y problemas en el control


de materiales.

b) Fallas externas, de productos regresados; garantías y penalizaciones.

c) Evaluaciones del producto, debido a inspección del proceso y producto;


utilización, mantenimiento y calibración de equipos de medición de los procesos y
productos; auditorias de calidad y soporte de laboratorios.

d) Prevención de fallas, debido al diseño del producto, pruebas de campo,


capacitación a trabajadores y mejora de la calidad.

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Debido a esto, se decide aplicar la metodología 6σ en los procesos industriales para


prevenir el costo de baja calidad y con ello tener procesos, productos y servicios
eficientes.

Al aplicar la Six-Sigma en el análisis de procesos industriales se pueden detectar


rápidamente problemas en producción como cuellos de botella, productos defectuosos,
pérdidas de tiempo y etapas críticas, es por esto que es de gran importancia esta
metodología. A nivel mundial, la mayoría de los países industrializados aplican la
metodología Six-Sigma, entre ellos esta México que cuenta con una gran cantidad de
empresas extranjeras y nacionales principalmente en la frontera con los Estados Unidos.

Un estudio elaborado en 1997 demostró que las mejores compañías en su clase tienen
los niveles de calidad 6σ. Una compañía que no utiliza la metodología 6σ, gasta en
promedio 10% de sus ganancias en reparaciones externas e internas, en cambio una
compañía que aplica la metodología gasta en promedio 1% de sus ganancias en
reparaciones externas e internas. Para alcanzar Six-Sigma, se deben utilizar ciertos
parámetros (control de calidad total, cero defectos, procedimientos de ISO-9000
(procedimientos a nivel mundial de calidad del producto, control estadístico de procesos y
técnicas estadísticas)). La metodología del Six-Sigma permite hacer comparaciones entre
negocios, productos, procesos y servicios similares o distintos. Proporciona herramientas
para conocer el nivel de calidad de la empresa y al mismo tiempo provee dirección con
respecto a los objetivos de crecimiento de la empresa.

La misión del 6σ es proporcionar la información adecuada para ayudar a la


implementación de la máxima calidad del producto o servicio en cualquier actividad, así
como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes, debido a que la
actividad del negocio parte de la información, las ideas y la experiencia, y esto ayuda a
elevar la calidad y el manejo administrativo. El Six-Sigma es un programa que se define
en dos niveles: operacional y gerencial. En el nivel operacional se utilizan herramientas
estadísticas para elaborar la medición de variables de los procesos industriales con el fin
de detectar los defectos (el 6σ tiene un rango de 3.4 defectos por cada millón). El nivel
gerencial analiza los procesos utilizados por los empleados para aumentar la calidad de
los productos, procesos y servicios.

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COMPONENTES BÁSICOS DEL PROGRAMA DE CALIDAD SIX-SIGMA.

El proceso de la mejora del programa Six sigma, se elabora en base a una serie de pasos
que se muestran a continuación:

1. Definir el producto y servicio.

2. Identificar los requisitos de los clientes.

3. Comparar los requisitos con los productos.

4. Describir el proceso.

5. Implementar el proceso.

6. Medir la calidad y producto.

Las medidas de calidad deben contener las siguientes características:

1. Los procesos de producción pueden utilizar el error de tolerancia.

2. Detectar los defectos por unidad (DPU).

HERRAMIENTAS DE MEJORA DE CALIDAD.

La metodología 6σ. Utiliza herramientas estadísticas para mejorar la calidad. Estas


herramientas son para conocer los problemas en el área de producción y saber el porqué
de los defectos. Las principales herramientas que se utilizan en el Six-Sigma son:

a) Diagrama de Flujo de Procesos; con el cual se conocen las etapas del proceso por
medio de una secuencia de pasos, así como las etapas críticas (fig. 1).

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b) Diagrama de Causa-Efecto; es utilizado como lluvia de ideas para detectar las causas
y consecuencias de los problemas en el proceso (fig. 2).

c) Diagrama de Pareto; se aplica para identificar las causas principales de los problemas
en proceso de mayor a menor y con ello reducir o eliminar de una en una (empezando
con la mayor y después con las posteriores o con la que sea mas accesible) (fig.3).

d) Histograma; con el cual se observan los datos (defectos y fallas) y se agrupan en


forma gausiana conteniendo los límites inferior y superior y una tendencia central (fig. 4).

e) Gráfica de Corrida; es utilizada para representar datos gráficamente con respecto a un


tiempo, para detectar cambios significativos en el proceso (fig. 5).

f) Gráfica de control; se aplica para mantener el proceso de acuerdo a un valor medio y


los límites superior e inferior (fig. 6).

g) Diagrama de Dispersión; con el cual se pueden relacionar dos variables y obtener un


estimado usual del coeficiente de correlación (fig. 7).

h) Modelo de Regresión; es utilizado para generar un modelo de relación entre una


respuesta y una variable de entrada (fig. 8).

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GRAFICA DE SIX SIGMA (Ơ)

La grafica de Six-Sigma es utilizada para demostrar el nivel de defectos registrados


durante el proceso de variación y la media que se obtiene. En la gráfica se muestra que el
proceso de variación está situado en el lugar de la media, siendo el lugar donde el
proceso estará cambiando en pequeña escala. El objetivo del 6σ es obtener la menor
cantidad de defectos (3.4 partes por millón), esto es, casi es cero defectos. La media es el
indicador que permite conocer el punto central del proceso de variación, que indica que en
cero variación no se presenta alguna alteración del proceso. Este es el proceso que
representa la calidad de cualquier actividad a realizar.

Los niveles de mejora del Six-Sigma, indican el porcentaje de error de un proceso. Los
procesos son evaluados en base a criterios que se representan en niveles (Six-Sigma:
desde el nivel 1σ al nivel 6σ), obteniéndose la distribución de datos y los porcentajes de
error en la gráfica (figura 9). La mayor parte de los criterios de evaluación están
estandarizados internacionalmente, sólo algunos se pueden modificar de acuerdo a la
relación proveedor-cliente. El área bajo la curva indica los niveles y valores, con
porcentajes de confiabilidad diferentes, que van desde 68.27 % (nivel 1) hasta
99.999943% (nivel 6). El área bajo la curva comprende el valor de la media de los datos y
las desviaciones hacia la izquierda y derecha que dependen del nivel de confiabilidad
(procesos de variación), donde están distribuidos los datos. Los niveles Six-Sigma están
ubicados en la parte derecha e izquierda de la media, indicando el rango de distribución
de los datos y se analizan ambos lados de la gráfica.

La representación gráfica de la distribución normal de los datos es analizada y en base a


ella se obtienen los resultados del proceso y tomar las decisiones adecuadas para las
mejoras y contramejoras de dichos procesos.

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Se puede clasificar la eficiencia de un proceso en base a su nivel de sigma:

• 1sigma= 690.000 DPMO = 68.27% de eficiencia

• 2sigma= 308.000 DPMO= 95.45% de eficiencia

• 3sigma= 66.800 DPMO= 99.73% de eficiencia

• 4sigma= 6.210 DPMO= 99.994% de eficiencia

• 5sigma= 230 DPMO= 99.99994% de eficiencia

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• 6sigma=3,4 DPMO= 99.999966% de eficiencia

ESTRATEGÍA DE MEJORA.

El programa de mejora es una etapa importante en la elaboración de un producto que


permite obtener buena calidad. Este proceso se divide en cinco etapas:

Etapa 1 (Definir): Consiste en entender el problema y escuchar la “voz del cliente”


del proceso, para definir cuáles son sus requerimientos y los “dolores” que tiene
con respecto al resultado (output) del proceso. Esta etapa es vital para definir el
alcance del proceso que se va a analizar y el criterio con el cual se va a cuantificar
su mejora. El entregable principal de esta etapa son los CCR (Critical Customer
Requirements) o requerimientos críticos del cliente.

Etapa 2 (Medir): Consiste en definir indicadores de desempeño del proceso (KPI)


para los componentes claves (entradas, actividades y salidas) que están
relacionados directamente con los CCRs. Estos indicadores requieren un plan de
medición que permite establecer la base en la que opera el proceso. Con esta
medición se obtiene el entregable más importante de esta fase que es el Nivel de
Sigma actual del proceso.

Etapa 3 (Analizar): Implica analizar los datos y con base en ellos determinar cuál
es la causa raíz del problema. Esto requiere análisis estadístico de los datos y
análisis del proceso utilizando diagramas de espina de pescado (Ishikawa) y
Pareto. El entregable principal es la causa raíz del problema.

Etapa 4 (Mejorar): Se genera una lluvia de ideas para identifican las


características del proceso que se puedan mejorar y soluciones a corto, mediano y
largo plazo, que puedan eliminar o minimizar la causa del problema. El entregable
principal de esta etapa es la o las soluciones que resuelvan de raíz el problema.

Etapa 5 (Controlar): Incluye la puesta en marcha del plan de implantación de


soluciones y un plan de control de procesos que nos asegure que las condiciones
del nuevo proceso estén documentadas y monitoreadas de manera estadística

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con los métodos de control del proceso. El entregable principal de esta etapa es el
Plan de Control de proceso.

Fig. 10 Metodología DMAIC

PERSONAL SIX-SIGMA.

En la metodología Six-Sigma se realiza la capacitación del personal con el fin de obtener


una buena calidad. El entrenamiento provee a los candidatos con el conocimiento y
características para guiar y dirigir la implementación de la metodología Six-Sigma en su
empresa. Las dos semanas del ciclo de entrenamiento son completados con cinco días de
instrucciones en el salón de clases, seguidos por 30 días de aplicación en el trabajo. Las
personas encargadas de poner en práctica el Six-Sigma son clasificadas por su capacidad
de analizar los procesos y se muestran a continuación:

Líder (Champion): Son líderes de la alta gerencia quienes sugieren y apoyan proyectos,
ayudan a obtener recursos necesarios y eliminan los obstáculos que impiden el éxito del
proyecto. Incluye participación en revisión y aseguran que se desarrolle la metodología
Six Sigma.

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Maestro de Cinta Negra (Máster Black Belt): Son expertos de tiempo completo,
capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo
e implantación de la estrategia de Six Sigma para el negocio.

Cinta Negra (Black Belt): Son líderes de equipos responsables de medir, analizar,
mejorar y controlar procesos que afectan la satisfacción del cliente, la productividad y
calidad, la duración de capacitación es aproximadamente seis semanas.

Cinta Verde (Green Belt): Son ayudantes de un cinta negra, su capacitación es de tres a
cuatro semanas.

EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO (DMAIC)

ETAPA 1. Definir

El problema donde decidimos aplicar la herramienta fue el proceso de reinscripción ya


que representa un área de oportunidad para aplicar una mejora.

El análisis realizado a las areas involucradas dentro del procedimiento de reinscripción


arrojo que: el Departamento de Recursos Financieros (emite recibo oficial de pago a
cambio de la ficha de depósito bancario) durante el servicio provee dos servidores;
Departamento de Servicios Escolares autoriza reinscripción cuando recibe comprobante
de pago oficial, y al final participa al recibir copia de horario para archivar en expediente
del alumno. División de Estudios Profesionales (Coordinadores de Carrera) apoya al
alumno en la elaboración de su horario y autoriza para oficializar el trámite cuando este lo
imprime. Centro de Cómputo es el apoyo técnico durante el proceso y quien administra el
Sistema Integral de Información (SII), Departamento de Sistemas y Computación, provee
el Laboratorio de Sistemas (94 equipos de cómputo y una impresora al servicio del
proceso, además de otras 5 impresoras que se acondicionan).

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ETAPA 2. Medir

Se identificaron los factores que en opinión del alumno incrementa el tiempo necesario
para cumplir con este trámite:

A. El desconocimiento del proceso (falta de información relacionada tiempo) y/o


fechas.

B. Realizar pago en el banco.

C. Servicio y/o atención por parte de División de Estudios Profesionales


(Coordinadores de Carrera).

D. Falta de capacitación en el uso y manejo del Sistema Integral de Información (SII).

E. El que se haga de forma presencial (no poder reinscribirse vía internet).

Los tiempos registrados en 15 muestras para cada una de las áreas son:

AREA TIEMPOS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5

DPTO. RECURSOS 1 1 1 2 20 2 30 1 20 3 1 2 2 1 20
FINANCIEROS 5 5 5 0 0 5 0 5 0 5 5

DPTO. SERVICIOS 2 2 1 2 20 2 25 2 30 1 1 1 2 2 15
ESCOLARES 0 0 5 0 5 0 5 5 0 0 0

DIV. ESTUDIOS 2 2 2 2 25 2 60 2 45 1 2 1 2 2 15
PROFESIONALES 0 0 5 0 0 5 5 5 5 0 5

DPTO. ACT. 1 3 1 1 35 1 20 2 25 2 2 3 1 2 25
EXTRAESCOLARES 5 0 5 5 5 5 0 5 0 5 5

TIEMPO TOTAL 7 8 7 7 10 8 13 8 12 8 8 7 8 8 75
0 5 0 5 0 0 5 5 0 0 0 5 0 5
Tabla 1. Tiempos del procedimiento

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ETAPA 3. Analizar

El método estadístico elegido para analizar la información es la gráfica de control que nos
permitirá conocer el comportamiento de los tiempo de proceso identificar cuales cumplen
con nuestras expectativas y cuales no.

Gráfica Tiempo Individual en Áreas.

2 5

2 0
D P T O . R E C U R S O S
F IN A N C IE R O S
1 5
D P T O . S E R V IC IO S
E S C O L A R E S
1 0 D IV . E S T U D IO S
P R O F E S IO N A L E S

5 D P T O . A C T .
E X T R A E S C O L A R E S

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 21 31 4 1 5

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Gráfica de Tiempos Totales del Procedimiento.

T IE M P O T O T A L
8 0
7 0
6 0
5 0
4 0
T IE M P O T O T A L
3 0
2 0
1 0
0
ETAPA 4. Implementar
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 01 11 21 31 41 5

En base a los datos obtenidos en las gráficas podemos identificar que el área que
requiere mas tiempo es el área de DIV. ESTUDIOS PROFESIONALES.

Es alarmante que entre los factores identificados por los alumnos sean aquellos
que evidentemente pueden ser controlados por el propio Instituto; ejemplo, si se
proporciona información relacionada con el tramite (costo, adeudos de alumnos,
echas y horarios) antes de la conclusión del periodo escolar que antecede al
periodo de reinscripción inmediato, disminuirá el tiempo requerido; si se capacita
a; personal docente y/o de apoyo en el uso y manejo del software, así como en el
mapa curricular, pudieran apoyar a los Coordinadores de Carrera durante el
proceso, la también capacitación de los alumnos en el software contribuirá
también a la disminución del tiempo necesario, adicional a que se reinscribieran
vía internet.

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Obteniendo asi un proceso mas agil y que necesite menos recursos como
papeleria, energia electrica, tiempo, etc.

Comparativo de datos actuales con los propuestos después de


mejora, a partir del procedimiento de reinscripción
correspondiente.

Descripción Enero-Junio 2010 Agosto-Diciembre


2011

Promedio estimado de 79 66
alumnos a atender por
hora

Días de reinscripción 2 3
programados

Horas de atención 14 21
programadas

Tiempo promedio por 120 min 50.67 min


alumno, durante el
procedimiento de
reinscripción

ETAPA 5. Controlar

Para controlar el proceso de re-inscripción se propone que cada periodo se esté


monitoreando y aplicándose la herramienta anterior, para conocer el comportamiento del
proceso teniendo así la oportunidad de identificar posibles mejoras que permitan agilizar
dicho proceso.

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