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SIX - SIGMA
Proyecto Integral:
Objetivo General:
En México, se exige a los alumnos para su reinscripción cumplir con una serie de
requisitos que van desde la aprobación de asignaturas hasta el pago correspondiente;
habría que considerar que el éxito o el fracaso del proceso de reinscripción (retención del
alumno) constituye algo más que un problema de administración de la retícula y que,
“reclama ser visto como un factor de eficiencia institucional” (Grosset, 1991:159-60). [3]
La educación debe ser vista como una inversión no como un gasto (Shultz, 1961) [4], sin
olvidar que la calidad y la especialización de la educación superior tienen importancia
preponderante para el desarrollo cultural, científico y tecnológico de las naciones. La
educación superior en México ha crecido: para 1980 el total de estudiantado fue de
731,291, para 1990 fue de 1, 245,532, y de 1, 856,816 en el ciclo escolar 2002-2003.
Modelo del sistema de teoría de colas del procedimiento. (Ver figura 1).
Servici Servici
Llegadas, cola Servici Servici Salida
o
o o o
Cola Cola Cola
Figura 1
Mapa Conceptual:
Hipótesis:
Investigación:
Un estudio elaborado en 1997 demostró que las mejores compañías en su clase tienen
los niveles de calidad 6σ. Una compañía que no utiliza la metodología 6σ, gasta en
promedio 10% de sus ganancias en reparaciones externas e internas, en cambio una
compañía que aplica la metodología gasta en promedio 1% de sus ganancias en
reparaciones externas e internas. Para alcanzar Six-Sigma, se deben utilizar ciertos
parámetros (control de calidad total, cero defectos, procedimientos de ISO-9000
(procedimientos a nivel mundial de calidad del producto, control estadístico de procesos y
técnicas estadísticas)). La metodología del Six-Sigma permite hacer comparaciones entre
negocios, productos, procesos y servicios similares o distintos. Proporciona herramientas
para conocer el nivel de calidad de la empresa y al mismo tiempo provee dirección con
respecto a los objetivos de crecimiento de la empresa.
El proceso de la mejora del programa Six sigma, se elabora en base a una serie de pasos
que se muestran a continuación:
4. Describir el proceso.
5. Implementar el proceso.
a) Diagrama de Flujo de Procesos; con el cual se conocen las etapas del proceso por
medio de una secuencia de pasos, así como las etapas críticas (fig. 1).
b) Diagrama de Causa-Efecto; es utilizado como lluvia de ideas para detectar las causas
y consecuencias de los problemas en el proceso (fig. 2).
c) Diagrama de Pareto; se aplica para identificar las causas principales de los problemas
en proceso de mayor a menor y con ello reducir o eliminar de una en una (empezando
con la mayor y después con las posteriores o con la que sea mas accesible) (fig.3).
Los niveles de mejora del Six-Sigma, indican el porcentaje de error de un proceso. Los
procesos son evaluados en base a criterios que se representan en niveles (Six-Sigma:
desde el nivel 1σ al nivel 6σ), obteniéndose la distribución de datos y los porcentajes de
error en la gráfica (figura 9). La mayor parte de los criterios de evaluación están
estandarizados internacionalmente, sólo algunos se pueden modificar de acuerdo a la
relación proveedor-cliente. El área bajo la curva indica los niveles y valores, con
porcentajes de confiabilidad diferentes, que van desde 68.27 % (nivel 1) hasta
99.999943% (nivel 6). El área bajo la curva comprende el valor de la media de los datos y
las desviaciones hacia la izquierda y derecha que dependen del nivel de confiabilidad
(procesos de variación), donde están distribuidos los datos. Los niveles Six-Sigma están
ubicados en la parte derecha e izquierda de la media, indicando el rango de distribución
de los datos y se analizan ambos lados de la gráfica.
ESTRATEGÍA DE MEJORA.
Etapa 3 (Analizar): Implica analizar los datos y con base en ellos determinar cuál
es la causa raíz del problema. Esto requiere análisis estadístico de los datos y
análisis del proceso utilizando diagramas de espina de pescado (Ishikawa) y
Pareto. El entregable principal es la causa raíz del problema.
con los métodos de control del proceso. El entregable principal de esta etapa es el
Plan de Control de proceso.
PERSONAL SIX-SIGMA.
Líder (Champion): Son líderes de la alta gerencia quienes sugieren y apoyan proyectos,
ayudan a obtener recursos necesarios y eliminan los obstáculos que impiden el éxito del
proyecto. Incluye participación en revisión y aseguran que se desarrolle la metodología
Six Sigma.
Maestro de Cinta Negra (Máster Black Belt): Son expertos de tiempo completo,
capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo
e implantación de la estrategia de Six Sigma para el negocio.
Cinta Negra (Black Belt): Son líderes de equipos responsables de medir, analizar,
mejorar y controlar procesos que afectan la satisfacción del cliente, la productividad y
calidad, la duración de capacitación es aproximadamente seis semanas.
Cinta Verde (Green Belt): Son ayudantes de un cinta negra, su capacitación es de tres a
cuatro semanas.
ETAPA 1. Definir
ETAPA 2. Medir
Se identificaron los factores que en opinión del alumno incrementa el tiempo necesario
para cumplir con este trámite:
Los tiempos registrados en 15 muestras para cada una de las áreas son:
AREA TIEMPOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5
DPTO. RECURSOS 1 1 1 2 20 2 30 1 20 3 1 2 2 1 20
FINANCIEROS 5 5 5 0 0 5 0 5 0 5 5
DPTO. SERVICIOS 2 2 1 2 20 2 25 2 30 1 1 1 2 2 15
ESCOLARES 0 0 5 0 5 0 5 5 0 0 0
DIV. ESTUDIOS 2 2 2 2 25 2 60 2 45 1 2 1 2 2 15
PROFESIONALES 0 0 5 0 0 5 5 5 5 0 5
DPTO. ACT. 1 3 1 1 35 1 20 2 25 2 2 3 1 2 25
EXTRAESCOLARES 5 0 5 5 5 5 0 5 0 5 5
TIEMPO TOTAL 7 8 7 7 10 8 13 8 12 8 8 7 8 8 75
0 5 0 5 0 0 5 5 0 0 0 5 0 5
Tabla 1. Tiempos del procedimiento
ETAPA 3. Analizar
El método estadístico elegido para analizar la información es la gráfica de control que nos
permitirá conocer el comportamiento de los tiempo de proceso identificar cuales cumplen
con nuestras expectativas y cuales no.
2 5
2 0
D P T O . R E C U R S O S
F IN A N C IE R O S
1 5
D P T O . S E R V IC IO S
E S C O L A R E S
1 0 D IV . E S T U D IO S
P R O F E S IO N A L E S
5 D P T O . A C T .
E X T R A E S C O L A R E S
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 21 31 4 1 5
T IE M P O T O T A L
8 0
7 0
6 0
5 0
4 0
T IE M P O T O T A L
3 0
2 0
1 0
0
ETAPA 4. Implementar
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 01 11 21 31 41 5
En base a los datos obtenidos en las gráficas podemos identificar que el área que
requiere mas tiempo es el área de DIV. ESTUDIOS PROFESIONALES.
Es alarmante que entre los factores identificados por los alumnos sean aquellos
que evidentemente pueden ser controlados por el propio Instituto; ejemplo, si se
proporciona información relacionada con el tramite (costo, adeudos de alumnos,
echas y horarios) antes de la conclusión del periodo escolar que antecede al
periodo de reinscripción inmediato, disminuirá el tiempo requerido; si se capacita
a; personal docente y/o de apoyo en el uso y manejo del software, así como en el
mapa curricular, pudieran apoyar a los Coordinadores de Carrera durante el
proceso, la también capacitación de los alumnos en el software contribuirá
también a la disminución del tiempo necesario, adicional a que se reinscribieran
vía internet.
Obteniendo asi un proceso mas agil y que necesite menos recursos como
papeleria, energia electrica, tiempo, etc.
Promedio estimado de 79 66
alumnos a atender por
hora
Días de reinscripción 2 3
programados
Horas de atención 14 21
programadas
ETAPA 5. Controlar