M.

KHIRAT

COURS TECHNIQUE D’EXPRESSION ECRITE

-
STRUCTURE DU RAPPORT

LE RAPPORT PROFESSIONNEL

Un rapport est un texte de nature professionnelle qui concerne

une question précise: il présente des faits et des réflexions
pour qu’une décision éclairée puisse être prise sur la
question étudiée.

Les circonstances dans lesquelles un rapport peut être requis

sont diverses. Elles concernent surtout la vie professionnelle,
mais aussi la formation préparatoire à l’accomplissement des
tâches de plusieurs métiers et professions. Les comptables, les
gestionnaires, les travailleurs
sociaux, les consultants de toutes sortes (en marketing, en
informatique, en droit, par exemple) doivent produire des
rapports. Dans presque tous les secteurs d’activité, on peut être
amené à analyser une situation afin de favoriser une prise de
décision.

Les principales qualités d’un bon rapport sont

l’objectivité et la concision. Généralement, un rapport est
adressé à des décideurs, il a pour objet de les informer de
certains faits ou de certaines situations requérant leur attention
et de donner les éléments requis pour porter un jugement ou
prendre une décision dans ce contexte. Évidemment, un
rapport peut aussi se conclure sur une recommandation,
puisque généralement c’est un avis professionnel que l’on
sollicite sous la forme d’un rapport.

Le rapport est un texte essentiellement informatif. Il

s’adresse à des gens dont le temps est précieux et qui doivent
rendre une décision rapide sur un sujet précis. L’information de
base doit être exposée clairement et complètement, sans
digression ni considérations inutiles. Un bon rapport est

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efficace s’il rend possible la solution d’un problème

précis.

La page titre du rapport doit comporter le nom de l’organisme

concerné, celui de l’auteur, la date de production, le numéro de
dossier s’il y a lieu, à qui le rapport est adressé, etc.
L’introduction doit présenter les raisons pour lesquelles le
rapport a été commandé et la problématique dont il traite. Le
développement présente d’abord les circonstances et les faits
concernés. Vient ensuite leur analyse. C’est en conclusion
qu’interviennent les recommandations et les raisons qui les
justifient.

Si la compréhension du rapport nécessite qu’on fournisse

certains documents, ils seront placés en annexe.
Tout rapport doit être divisé en autant de parties que
nécessaire. Chaque partie doit être clairement numérotée et
avoir un titre, de manière à ce qu’on puisse dresser une table
des matières complète et détaillée. Cet élément est important,
car les lecteurs doivent pouvoir se référer aisément à n’importe
quel élément du rapport et retrouver facilement toute
information pertinente.

La longueur d’un rapport professionnel varie selon la

nature du problème étudié.
En règle générale, le canevas de base pour la rédaction d’un
rapport professionnel est le suivant.

I. COMPOSITION

A. GENERALITES.
a) L’exposé ou préambule

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_ Son but
_ Ses caractères
Faire connaître la question (problème traité dans le rapport) :
Immédiatement
Exclusivement
Brièvement
Complètement

 Quoi ?
 Objet du rapport : De quoi s’agit-il ?
L’objet du rapport doit toujours figurer dans
l’introduction et, si possible, en début de phrase.

 Où ? Quand ?
 Lieu ou s’est produite l’affaire ?
 Date et heure.
A faire figurer impérativement. Dans les rapports
d’accidents, mais, dans les rapports d’études, ces
questions ne se placent pas dans l’introduction.

 Pourquoi ?
Cause, Conséquences.
Les causes et conséquences ne sont indiquées que si
elles caractérisent l’affaire.

 Comment ?
Dans quelles circonstances.
Les circonstances figurent exceptionnellement dans
l’introduction si elles caractérisent l’affaire.

 Pourquoi ?
Raisons pour lesquelles le rapport est envoyé. Dans
ce cas, il convient d’indiquer la référence du document
qui l’a demandé

b)L’information

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_ but et nature
_ ce qu’elle comprend
_ ce qu’elle exclut

c) L’annonce du plan

d) Enjeux

 Rendre compte
 Apporter des solutions adéquates
 Etre pragmatique

B. LE DEVELOPPEMENT.
a) But
b)Les faits complets, concrets, utiles présentés de
façon ordonnée
c) Le raisonnement, divers type de raisonnement
possibles et ses caractères
d)La conclusion partielle

C. LA CONCLUSION GENERALE.
- Buts et caractères
 C’est une récapitulation de propositions concrètes
indiquant ce que l’autorité doit faire.

II. REDACTION

A. QUALITES DE STYLE

Le rapport doit être rédigé dans un style qui doit être à

la fois :
1) Clair et précis : idées qui s’enchaînent avec
logique, dans des phrases bien construites, qui
ne prêtent pas à ambigüité, sans termes

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vagues ou passe-partout, avec des notes

justes et des éléments chiffrés chaque fois que
cela est nécessaire.
2) Aisé et concis : éviter les disharmonies, les
phrases trop longues, lourdes ou maladroites
(abus des qui et des que par ex.) la monotonie
(répétition des mots, propositions ou phrases
construites sur le même type).
3) Simple et objectif : pas d’emphase, de termes
pédants, de néologismes, de passion ;
courtoisie et prudence.

B. CARACTERE IMPERSONNEL DU RAPPORT

Nous rappelons que l’établissement de ce document est

un acte de fonctionnement du service. Ce n’est pas
l’individu qui écrit ou lit, mais le fonctionnaire. Le
caractère impersonnel s’applique au rédacteur et au
destinataire.

1) Le rédacteur, qui a rédigé au nom du service et non

pour son propre compte, doit éviter de se mettre
en scène.

a) Il n’imposera jamais le terme, « je » : « je me

suis rendu sur les lieux », « j’ai constaté
que », « j’ai pris telle décision ».
b)Il usera de la première personne du pluriel
«nous avons constaté que ». Le « nous »
représente une personne et s’accorde
grammaticalement comme un singulier « nous
nous sommes rendu » et non « rendus ». En
aucun cas, il ne faut mêler l’emploi de « je » et
« nous ».
c) La forme passive ou impersonnelle est une
autre mode d’expression, qui résout ce conflit.
Elle sera employée chaque fois que cela sera

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possible. Au lieu de « nous avons constaté

que », « nous avons pris telle mesure, infligé
telle sanction », on écrira « telle chose a été
constatée », « telle mesure a été prise ». En
cas de difficulté, nous préconisons l’emploi de
« nous ».
d) En tout cas, la personnalité du rédacteur ne
doit pas encombrer le rapport. Le nous sera
employé avec discrétion. Aucune passion ne
doit entacher le raisonnement : éviter « il est
inadmissible que », « cet acte inqualifiable »,
etc. Toutefois cette personnalité ne peut
totalement disparaître et c’est pourquoi le
subordonné qui rédige un rapport qui sera
signé par son supérieur doit écrire comme s’il
était ce supérieur.