Manual Prove Ed Ores

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 7
1. SELECCIÓN DE PROVEEDORES 9
1.1. Ingreso a nuestro catálogo de proveedores 10
1.2. Comité Comercial 11
1.2.1. Funciones del Comité Comercial 12
1.3. Codificación: 13
1.3.1. Codificación de artículos 13
1.3.2. Principios y reglas generales de codificación de artículos 14
1.3.3. Requisitos para la codificación: 14
1.4. Causales de descodificación 15
2. ACTIVIDAES PROMOCIONALES 18
2.1. Definición 18
2.2. Objetivos 18
2.3. Participación de los proveedores en las actividades
Promocionales de OLÍMPICA 19
3. RECEPCIÓN DE MERCANCÍA 20
4. DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA 23
4.1. Devolución de mercancía al momento del recibo de un pedido 23
4.2. Devolución de mercancía ingresada al Sistema 24
4.3. Retiro de mercancía devuelta al proveedor 24
5. MECANISMOS PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS INVENTARIOS 26
5.1. Objetivos 26
5.2. Análisis del Inventario 26
5.2.1. Clasificación ABC 27
5.2.2. Inventarios cíclicos 28
5.2.3. Control de Saldos Negativos 28
5.2.4. Análisis del informe del sugerido automático 29
5.3. Sistema de Información 29
5.4. Planificación del Abastecimiento 29
5.5. Índices de gestión del proceso de compra 30
5.5.1. Medición del desempeño de la gestión de inventarios 30
5.5.2. Medición del desempeño de la planificación del abastecimiento 30
5.6. Estructura tecnológica 31
6. PARÁMETROS OBJETIVOS DE RENTABILIDAD 32
7. SISTEMA DE COSTEO DE MERCANCÍAS 36
7.1. Requisitos de facturación 36
7.2. Condiciones para el pago de las facturas 36
7.3. Contenido de la Orden de Compra: 37
8. PAGO DE FACTURAS 37
9. PROCEDIMIENTO Y MECANISMOS DE SOLUCIÒN DE CONTROVERSIAS 38
9.1 Principios Generales Del Mecanismo 38
9.1.1. Legitimidad y Observancia 38
9.1.2. Importancia Del Entendimiento Directo 38
9.1.3. Prohibición Mutua De Retaliaciones 39
9.1.4. Procedimiento Para la Solución De Controversias 39
9.1.4.1. Primera Fase: Arreglo Directo 39
a. Presentación de la queja y/o reclamo: 39
b. Oportunidad para la formulación de las quejas y/o reclamos 40
c. Atención oportuna y adecuada de quejas y reclamos 40
d. Efectos de los acuerdos o arreglos directos 42
9.1.4.2. Segunda Fase: Intervención de De Buenos Oficios Por Parte De Los
Gremios 42
9.1.4.3. Tercera Fase: Comité De Mediación 43
a. Lista de Profesionales Elegibles para la Integración del Comité de Mediación 44
b. Reglamento del Comité de Mediación 44
c. Integración del Comité de Mediación 45
d. Reunión Final 46
e. Contenido y Efectos de la Decisión 46
10. OPERACIÓN LOGÍSTICA DE MERCHANDISING 47
10.1. Definición 47
10.2. Beneficios obtenidos por la implementación de la operación logística 47
10.3. Ciclo del servicio 48
10.4. Estructura organizacional 49
10.4.1. Director Nacional Proyecto de Merchandising 49
10.4.2. Coordinador logístico por Operador / Regional 49
10.4.3. Supervisor de punto de venta 49
10.4.4. Auxiliares de Merchandising 50
10.5. Niveles de responsabilidad 50
10.5.1. El gerente del punto de venta responde a OLÍMPICA y al proveedor por: 50
10.5.2. El supervisor del operador responde al Gerente del punto de venta por: 50
10.5.3. El Auxiliar de merchandising responde al Supervisor del Operador
Del punto de venta por: 51
10.5.4. El proveedor responde por: 51
10.6. Proceso para la atención de quejas y reclamos 51
10.7. Sistema de pago de la operación logística de merchandising 52
10.8. Secciones de la operación logística 53
10.9. Costos relacionados con la fijación de tarifas 53
10.10. Valores agregados al servicio de operación logística 54
11. CONFIDENCIALIDAD 55
12. VIGENCIA Y MODIFICACIONES 55
INTRODUCCIÓN
Una parte fundamental del proceso de prestación de los distintos servicios propios
de la actividad de supermercado que desarrolla OLÍMPICA S.A., (en adelante
OLÍMPICA), son las relaciones con sus proveedores. La calidad de los productos y
servicios que estos suministran a la cadena, recuperen directa o indirectamente en
nuestros resultados.
Debido a la gran cantidad de proveedores con los cuales OLÍMPICA debe negociar
en forma permanente, se consideró necesario diseñar unas condiciones generales
para la contratación de proveedores en atención a las características particulares de
estos y de sus productos , con el objeto de garantizarles un trato uniforme y justo, de
conformidad con las normas vigentes.
El Manual de Proveedores de OLÍMPICA, ha sido preparado considerando que

nuestros proveedores colaboran en la calidad del producto/servicio suministrado y
con la finalidad de establecer unas reglas de juego claras y uniformes para el
desarrollo armónico y transparente de las relaciones comerciales de la cadena con
sus proveedores. En efecto, este manual contiene los compromisos que las partes
adquieren en forma recíproca y se debe considerar como un documento vinculante,
en el manejo de las relaciones comerciales.
Por medio del presente Manual OLÍMPICA establece prácticas y procedimientos

administrativos cuyo objetivo es asegurar la competitividad y desarrollo del negocio,
para cumplir con las metas de la organización y las expectativas de los clientes y
proveedores.
El presente Manual se aplicará en concordancia con el “Acuerdo de buenas

Prácticas Industriales y Comerciales” firmado el día 18 de diciembre de 2003 entre
ANDI, ACOPI Y FENALCO. Con base en estas pautas, OLÍMPICA negociará y
aplicara anualmente el “Acuerdo Comercial” con cada proveedor.
Manual de Proveedores________________________________________________
1. Selección de proveedores
OLÍMPICA se compromete a utilizar parámetros razonables y objetivos para la

escogencia de los proveedores y los productos, para lo cual tendrá en cuenta las
características de cada uno, así como los criterios contenidos en el presente Manual.
Adicionalmente, se abstendrá de exigir requisitos adicionales a los previstos en el
presente capítulo.
OLÍMPICA se compromete a dar a conocer a los proveedores la totalidad de la

información relevante respecto a las políticas internas de selección de proveedores y
productos. De igual forma, cualquier modificación a dichas políticas serán
informadas, previamente a su implementación.
La compra y contratación de bienes se realiza guardando sujeción a las normas

aplicables al comercio.
Igualmente se desarrolla en forma tal que asegure:
¨ Contratar a los proveedores que mejor satisfagan las necesidades de la compañía,

a un precio racional y con compromisos reales de servicio y atención de fallas.
¨ La optimización de los costos indirectos (diferentes al precio de compra) en la

administración del proceso de abastecimiento.
¨ Prevenir posibles fallas del proveedor o de la interacción OLÍMPICA-Proveedor que

propicien la ocurrencia de pérdidas.
¨ Establecer una relación con visión de futuro y enmarcada en una posición de gana-
gana.
¨ Asegurar el seguimiento total de las actividades del proveedor, para prevenir y

evitar problemas, generados por entregas atrasadas, facturación errónea, etc.
OLÍMPICA se abstendrá de aplicar a los proveedores mecanismos coercitivos que

no sean objetivos y que no hayan sido previamente establecidos en el Manual de
Proveedores, con el fin de que accedan a las condiciones de comercialización
definidas.
OLÍMPICA se compromete a no imponerle a los proveedores en forma unilateral,

condiciones desfavorables para la comercialización y distribución de productos, a no
coaccionarlos para la aceptación de las mismas, y a no descodificar sus productos, o
a los proveedores en caso de que no acepten las mencionadas condiciones.
OLÍMPICA se compromete a negociar, dentro del marco del presente Manual de

Proveedores, los aspectos relacionados con las condiciones para el manejo y
comercialización de productos. Así mismo, OLÍMPICA se abstendrá de aplicar

condiciones comerciales, financieras y de pago discriminatorias, entre proveedores
de condiciones análogas.
OLÍMPICA se compromete a aplicar dentro del marco de presente Manual de

Proveedores, las medidas y decisiones de tipo comercial previamente establecidas
en este Manual o en los acuerdos comerciales celebrados con cada proveedor.
1.1. Ingreso a nuestro catálogo de proveedores
OLÍMPICA se compromete a poner disposición de los proveedores, la totalidad de la

información relevante respecto de sus políticas de selección de proveedores y
productos, y a no adoptar medidas o decisiones que no correspondan a las políticas
previamente informadas.
Para el registro interno de proveedores es indispensable que se proporcione por

escrito la siguiente información, ésta deberá presentarse ante el área comercial en
cualquiera de las ciudades en donde existan puntos de venta de OLÍMPICA:
− Condiciones comerciales ofrecidas, la cual debe incluir: Descripción de los

artículos, precios, tipo de descuento que se otorgará (comerciales o financieros),
condiciones de pago y sistema de devoluciones.
− Licencias y registros de los productos (Licencia de importación, registro sanitario,

etc.) según las normas aplicables y exigidas por las autoridades competentes.
Adicionalmente, los proveedores entregarán una muestra del producto para efectos
de que el Comité Comercial realice los estudios sobre la aceptación.
1.2. Comité Comercial
Las decisiones relacionadas con la aceptación de proveedores nacionales y

extranjeros, las tomará el Comité Comercial, el cual estará conformado por los
siguientes funcionarios:
− Vicepresidente Comercial
− Gerente de Perecederos
− Director Nacional de Víveres
− Director Nacional de Droguerías
− Gerente Nacional de Compras Sao
− Director Nacional Misceláneos
El Vicepresidente Comercial presidirá el comité y asistirá por derecho propio a todas

las reuniones convocadas.
Los demás miembros del Comité Comercial asistirán a aquellas reuniones donde se
tratarán temas relacionados con los proveedores de sus respectivas áreas.
A las reuniones podrán ser invitados aquellos funcionarios del área comercial que no
hacen parte del comité de selección de proveedores, pero que por su especialidad
pueden aportar criterios para la toma de decisiones.
El comité Comercial se reunirá en forma ordinaria una vez al mes y en forma

extraordinaria por circunstancias especiales.
Las decisiones del Comité Comercial se tomarán por mayoría.
Serán funciones del Comité Comercial:
1.2.1. Funciones del Comité Comercial
⋅ Decidir sobre la aprobación de solicitudes de inscripción de proveedores

nacionales y extranjeros.
⋅ Decidir sobre la aprobación de solicitudes de codificación de nuevos artículos.
⋅ Recomendar los cambios o modificaciones en las normas, políticas y

procedimientos que regulan las relaciones comerciales entre OLÍMPICA y los
proveedores, de acuerdo con circunstancias o factores internos y/o externos.
⋅ Decidir sobre la continuidad o retiro de proveedores y/o productos.
⋅ Hacer el seguimiento y estudio de la rotación de los productos, con fundamento en

las estadísticas que miden el nivel de participación de cada proveedor1, con el fin
de adoptar las decisiones del caso.
Para tomar sus decisiones el Comité Comercial estudiará la documentación

presentada por el proveedor, las condiciones comerciales ofrecidas y tomará en
consideración, además del total cumplimiento de los requisitos legales vigentes, lo
siguiente:
• La calidad del producto (según la muestra) y nivel de rotación, el cual deberá estar
definido previamente según la clase de producto.
• Que el producto corresponda con una categoría de OLÍMPICA.
• El número de referencias existentes en la categoría que se pretende codificar.
1
Dato numérico que se obtiene de la acumulación de la compras en un año. Se comparan
las compras del proveedor con las compras totales de OLÍMPICA.
• La disponibilidad de espacio entre los lineales.
• El producto se codifica siempre y cuando por calidad o condiciones comerciales de

Compra sea superior a cualquier otro producto ya codificado
1.3. Codificación:
Se considera que un proveedor ha sido codificado cuando se le ha asignado un

número que lo identifica en el registro de proveedores internos de OLÍMPICA.
1.3.1. Codificación de artículos
Se entiende por codificación de artículos, el proceso mediante el cual, previa

aprobación del Comité Comercial, se da ingreso en el sistema a la mercancía cuya
comercialización se realiza en los puntos de venta de OLÍMPICA.,
Una vez aceptado el ingreso de un proveedor, OLÍMPICA asignará un código o

número de identificación interna a cada uno de sus artículos. Dicho código es
diferente a la referencia utilizada por el proveedor para identificar sus productos.
1.3.2. Principios y reglas generales de codificación de artículos
• La unidad de consumo constituye el nivel básico de identificación. Se entiende

como tal, la unidad que se presenta al consumidor en el punto de venta y constituye
una unidad de compra para el mismo.
Cualquier variación que se efectué en un producto (formato, color, envase,

presentación, etc.) que modifique alguna o varias de las características esenciales
del mismo, implica necesariamente un cambio de identificación.
Como principio general, las variantes promocionales, l a agrupación de varias

unidades deben llevar códigos diferentes.
• El proveedor que cambie alguna de las características esenciales de su producto y

que por lo tanto cambie el código que lo identifica, deberá comunicar dicho cambio,
al Área Comercial de OLÍMPICA situada en Barranquilla con una antelación mínina
de 3 semanas, con el fin de que se lleve a cabo la actualización de la información y
se haga la modificación en el Sistema Comercial de la compañía.
• De acuerdo a los reglamentos del Instituto Colombiano de Codificación y

Automatización Comercial (I.A.C.), el plazo minino para utilizar de nuevo el código
que identifica a un producto desaparecido es de tres (3) años, contados a partir del
31 de diciembre del año en que el proveedor realizó el último despacho.
Para productos en promoción, cuya permanencia en el mercado es de ocho (8)

semanas como máximo, este plazo es de un (1) año, por lo tanto, aquellos
proveedores que deseen modificar sus códigos de barras, deberán acogerse a lo
establecido en dichas normas.
1.3.3. Requisitos para la codificación:
Si el Comité Comercial resuelve vincular un nuevo proveedor, se le informará por

escrito y éste deberá diligenciar el formato de Información Proveedores, anexando
los siguientes documentos:
• Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, si se

trata de personas jurídicas y Certificado de matrícula si se trata de persona natural.
• Copia del Registro Único Tributario (RUT).
• Una copia anulada de una factura del proveedor y la ciudad donde desee que le
sean pagadas sus facturas.
Del suministro de la anterior documentación depende la asignación del código o

identificación interna del nuevo proveedor.
En caso de ser rechazada la solicitud del proveedor, esta situación le será

comunicada por escrito.
1.4. Causales de descodificación
OLÍMPICA se compromete a determinar los parámetros objetivos para descodificar

referencias, marcas o líneas de productos, los cuales estarán contenidos en los
acuerdos celebrados entre OLÍMPICA y sus proveedores, sin perjuicio de aquellos
previstos en el presente Manual. Toda decisión tendiente a descodificar referencias,
marcas o líneas de productos se basará en análisis previos de mercados y se
encontrará motivada por parte de OLÍMPICA, con base en los parámetros objetivos
establecidos.
El Comité Comercial decidirá sobre la descodificación de un proveedor, en caso de

presentarse cualquiera de las siguientes situaciones:
• Incumplimiento de normas legales por parte del proveedor
• Orden de autoridad competente
• Deterioro de la calidad del producto imputable al proveedor
Baja rotación, la cual se establecerá teniendo en cuenta la rotación promedio de los

productos de la categoría correspondiente en un período de seis (6) meses. Para
medir la rotación de un producto en un determinado período de tiempo el sistema

comercial de OLÍMPICA cuenta con una estadística del sistema comercial,
denominada Días de Inventario2.
Bajo nivel de servicio o incumplimiento reiterado en las entregas acordadas del

producto. El nivel de servicio de un proveedor se puede apreciar tomando en
consideración de las condiciones establecidas en la Nota de Pedido (tales como
cantidad, referencias, valores, fechas) las entregas en el lugar y en las horas
establecidas. El sistema comercial de OLÍMPICA permite medir el nivel del servicio
con unos indicadores de gestión, que maneja el punto de venta de acuerdo con las
categorías de los diferentes productos y las necesidades del punto de venta. El
indicador se denomina “Cumplimiento del proveedor”, éste permite comparar el
número de referencias pedidas con el total de mercancía entregada. Dicha
comparación puede realizarse básicamente por referencias, valores o unidades.
Igualmente es posible determinar el tiempo de las entregas y el número de veces en
que el proveedor atiende un punto de venta. En el primer caso, se mide el tiempo
transcurrido entre la fecha de entrega de la Orden de Compra al proveedor y la
fecha de reopción de la mercancía por parte de OLÍMPICA. En el segundo caso, se
ha establecido, de manera general, que un buen nivel de servicio le permite al
proveedor atender mínimo cuatro (4) pedidos al mes.
• Condiciones de compra desfavorables comparadas con el resto del mercado. Para

determinar estas condiciones se tendrá en cuenta fundamentalmente, el margen de
contribución del producto y la participación en el mercado según la categoría.
Adicionalmente OLÍMPICA realizará sondeos o chequeos de precio con los
competidores, teniendo en cuenta que en el mercado las categorías se manejan con
unos márgenes conocidos por todos los participantes. De tal forma que, con
fundamento en los chequeos de precio, OLÍMPICA podrá determinar si las
condiciones de precio del proveedor se ajustan a las del mercado. En caso contrario
OLÍMPICA realizará su mejor esfuerzo a fin de renegociar las condiciones con el
proveedor. De no llegar a un acuerdo, OLÍMPICA podrá optar por descodificar al
proveedor.
La decisión de descodificar a un proveedor que se encuentre bajo cualquiera de las

condiciones establecidas en los numerales anteriores será autónoma de OLÍMPICA,
pero deberá informarse al proveedor por escrito, con una antelación de diez (10)
días calendario y contar con la aprobación escrita del Director Nacional de
OLÍMPICA, dependiendo de la categoría a la cual pertenece el producto.
Notificada al proveedor la decisión de descodificación, éste contará con un plazo de

diez (10) días calendarios para tramitar la devolución de los productos
descodificados. Independientemente de esto, el proveedor podrá presentar mediante
el procedimiento descrito en el punto nueve (9) del presente Manual las
observaciones que se considere necesarias a su proceso particular de
descodificación, las cuales serán revisadas por OLÍMPICA.
2. Actividades Promocionales
2.1 Definición
Las actividades promocionales son un conjunto de actividades comerciales cuya

finalidad es intensificar las ventas de la compañía, estimulando la decisión de
compra del cliente.
Estas actividades pueden ser:
• De gran impacto e inversión publicitaria, tales como “Olimpiadas y Aniversario”.
• De inversión publicitaria importante pero más limitada, como Semana Santa y

Superofertas Olímpica.
• De baja inversión publicitaria, las cuales generalmente se realizan a nivel local,

como la reinauguración de un punto de venta.
Anualmente, OLÍMPICA diseña un calendario comercial en el cual se proyectan

todas las actividades promocionales que se realizarán en un espacio de tiempo
determinado. OLÍMPICA informará de manera anticipada a los proveedores, sobre
los requisitos e incentivos para participar, en forma voluntaria en las promociones
relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios promocionales y
eventos de aniversario.
2.2. Objetivos
Las actividades promociónales de OLÍMPICA se diseñan no solamente para

incrementar las ventas durante un tiempo determinado sino para desarrollar una
relación mas duradera con el cliente. La promoción debe construir lealtad con los
actuales y potenciales clientes, asimismo, introducir los nuevos servicios a los
nuevos clientes.
OLÍMPICA se abstendrá de fijar precios predatorios. De igual manera, OLÍMPICA se

abstendrá de fijar precios de venta al público por debajo del precio de compra del
producto, salvo cuando se trate de eventos promocionales especiales (Aniversarios,
Inauguraciones) en los cuales cuente con el patrocinio del proveedor o por otros
motivos, tales como caducidad inminente, discontinuidad, fin de temporada o
productos averiados.
2.3. Participación de los proveedores en las actividades promociónales de

OLÍMPICA
Dependiendo del calendario promocional y si el proveedor acepta vincularse, se

acuerda de forma particular e individual, con cada uno de ellos, su participación
Manual de proveedores_________________________________________________
comercial (descuentos, ofertas, etc.) así como la inversión que cada uno de éstos
realizará para el desarrollo de las actividades promociónales propias de OLÍMPICA.
OLÍMPICA se compromete a aplicar, de manera objetiva, las políticas y medidas

previamente establecidas en este Manual y en la negociación celebrada con cada
proveedor.
En las actividades promociónales solo participarán aquellos proveedores que así lo

hayan determinado en los porcentajes y con las características acordadas
previamente entre éstos y OLÍMPICA. La intervención de los proveedores en las
actividades promociónales que realice OLÍMPICA será voluntaria y bajo ninguna
circunstancia las decisiones del proveedor en este sentido, afectarán sus relaciones
con OLÍMPICA.
Los proveedores son libres de negociar su participación en las actividades

promocionales de OLÍMPICA. OLÍMPICA se compromete a abstenerse de aplicar
sanciones o represalias a los proveedores que decidan no participar en estos
eventos.
Igualmente OLÍMPICA se compromete a respetar políticas comerciales que

negocien los proveedores con otras cadenas o hipermercados, sin que las mismas
puedan dar origen a represalias, presiones o exigencias que no tengan en
consideración criterios objetivos tales como volúmenes de compra, puntos de venta
y condiciones específicas de negociación, entre otras.
OLÍMPICA se abstendrá de aplicar presiones con el fin de exigir a los proveedores

condiciones iguales a las que se otorgan a otras cadenas, sin tener en cuenta los
parámetros objetivos antes señalados. Los mencionados parámetros serán
informados o acordados con los proveedores antes de su aplicación.
Sin embargo, OLÍMPICA podrá responder comercialmente frente a las promociones

de sus competidores con base en parámetros objetivos establecidos en el Manual de
proveedores. Como ya se advirtió, la participación de los proveedores en las
promociones relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios
promocionales y eventos de aniversario, es voluntaria. OLÍMPICA no obligará a
ningún proveedor a participar en estos esquemas promocionales.
Los anteriores criterios serán informados a los proveedores antes de su publicación.
3. Recepción de Mercancía
La recepción de la mercancía se realiza en los Centros de Distribución o en los

Puntos de Venta según se haya convenido en la Orden de Compra o Nota de
Pedido.
Durante la entrega de mercancía el proveedor deberá tener en cuenta lo siguiente:

3.1. Cumplir con la entrega de mercancía en la fecha indicada de acuerdo con las
cantidades y las referencias solicitadas en la Orden de Compra.
3.2. La frecuencia de entregas mínima será de dos (2) veces por semana en la
totalidad de los puntos de venta de OLÍMPICA.
3.3. Se exigirá un porcentaje de cumplimiento mínimo equivalente al 97% en el

100% de las entregas en la totalidad de los puntos de venta, tanto en referencias
como en unidades.
3.4. Enviar con anticipación el aviso de despacho.
3.5. Tratándose de proveedores sujetos al Régimen Común, deberá entregar el

original de la factura de venta y una (1) copia. La factura deberá cumplir con los
requisitos establecidos en el artículo 617 del Estado Tributario.
3.6. Si se trata de proveedores sometidos al Régimen Simplificado y éste no expide

la factura con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estado Tributario,
deberá firmar el documento equivalente a factura que se entregará al proveedor en
el lugar de entrega de la mercancía.
3.7. Facturar a nombre de OLÍMPICA S.A. e identificar el código del punto de venta
o centro de distribución.
3.8. Entregar copia de la Orden de Compra.
3.9. Verificar que el código de barras correspondiente a los productos que se

entregan coincidan con los códigos de barra de la Orden de Compra emitida por
OLÍMPICA.
3.10. Organización y clasificación de la mercancía de forma tal que agilice la

identificación de las referencias y la entrega en el punto de venta. En especial se
exige la clasificación de mercancías por referencias.
3.11. Organización, clasificación y embalaje de las mercancías que impida los

deterioros causados por razón del transporte.
3.12. La mercancía se recibe por bulto, caja o empaque, el cual deberá indicar en su
exterior lo siguiente:
• Destino y código del punto de venta

• Descripción de la mercancía
• Indicación del manejo de la mercancía
3.13. Sellar correctamente las cajas, evitando violación de las mismas

3.14. Asegurarse de que el empaque resista el peso de la mercancía que contiene
3.15. El recibo de las mercancías se hará a través de un calendario convenido con el

proveedor.
3.16. Entregar el total de la mercancía pedida
3.17. Cuando la entrega es centralizada (directamente en el punto de venta) el cobro

del flete lo determinará el área de Logística
3.18. Los gastos de transporte de la mercancía corren por cuenta del proveedor
3.19. No se recibirá mercancía cuando se encuentre en mal estado o se exceda la

cantidad pedida
3.20. El plazo para el pago se contará a partir del recibo a satisfacción de la

mercancía.
3.21. Comunicar por vía electrónica y con la debida antelación las razones de un no
despacho
Nuestro sistema tomará como base para el pago de facturas, los precios y
condiciones vigentes en la Orden de Compra.
4. Devolución de mercancía
OLÍMPICA se compromete a aplicar a todos los proveedores, los criterios objetivos

para la devolución de mercancías contenidos en el presente Manual, sin perjuicio de
que se pacten con algunos Proveedores condiciones especiales en atención a sus
circunstancias particulares. Los motivos de la devolución serán informados a los
proveedores en cada oportunidad.
Con el fin de optimizar los controles del proceso de devolución de mercancía, se ha

establecido la siguiente clasificación de devoluciones:
• Devolución de mercancía al momento del recibo de un pedido

• Devolución de mercancía ingresada al Sistema
4.1. Devolución de mercancía al momento del recibo de un pedido
OLÍMPICA no recibirá mercancía al proveedor cuando se presente una o más de las

siguientes circunstancias:
• Mercancía facturada pero no pedida.

• Mercancía en mal estado, con defectos en su presentación, vencida o próxima a

vencerse.
• Artículos sin código de barras o con códigos de barras equivocados.
• Artículos sin etiquetaje de origen y en cuya nota de pedido se especifica que deban
tenerlo.
• Mercancía entregada con faltante, es decir, cuando la cantidad facturada es mayor

a la recibida físicamente.
En caso de que se deban hacer devoluciones por cualquiera de las causas

anteriores, el transportador o encargado de entregar pedidos de mercancía en
nuestros puntos de venta o centrales de distribución, deberá retirarlas.
La entrega de la devoluciones será soportada mediante un documento denominado

“Novedades en el recibo”, en el cual se registrarán los artículos no recibidos,
documento que se debe contener el nombre y firma del recibidor del punto de venta
o central de distribución, nombre e identificación del transportador y placas del
vehículo.
4.2. Devolución de mercancía ingresada al Sistema
Salvo por motivos ajenos al proveedor y cuando sea este quien asume los riesgos
de conformidad con lo establecido en el acuerdo comercial o en la ley, habrá
devolución de productos después de haber sido ingresados al sistema por una o
más de las siguientes causas:
• Mercancía que no rota o cuya rotación es muy baja.
• Mercancía en mal estado, con mala presentación, vencida o próxima a vencerse.
• Mercancía en consignación no vendida.
• Mercancía de temporada no vendida.
4.3. Retiro de mercancía devuelta al proveedor
Cada vez que un proveedor entregue pedidos de mercancía en un punto de venta o

central de distribución a las bodegas del proveedor, serán a cargo del mismo
proveedor.
Los representantes de los proveedores anotarán su nombre y firma en el documento

de devolución, como constancia de haberse informado sobre esta devolución.
Una vez firmado el documento de devolución y si dentro de los treinta (30) días
calendario siguientes el proveedor no retira la mercancía, empezará a cobrar
bodegaje a partir de la fecha en la cual fue firmado el documento de devolución. Si
en los siguientes treinta (30) días calendarios la devolución no es retirada OLÍMPICA
dará de baja esta mercancía, y si esta se encuentra en buen estado, será entregada
a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia.
De igual manera, si un proveedor ha sido notificado de una devolución y si su

representante no se hace presente dentro de los treinta (30) días calendario
siguientes a la notificación en el punto de venta o central de distribución para firmar
el documento de devolución, se procederá a hacerse efectiva la devolución,
afectando automáticamente su pasivo y cargándosele los gastos de bodegaje. Si en
los siguientes treinta (30) días calendario la devolución no es retirada, OLÍMPICA no
será responsable de su custodia y si ésta se encuentra en buen estado, será
entregada a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia.
Las novedades de devoluciones les serán notificadas a los proveedores, mediante

una nota que aparecerá en el siguiente pedido de mercancía que se le sea
solicitado.
El valor a cobrar a un proveedor por concepto de bodegaje, corresponderá a un

porcentaje mensual equivalente a la tasa vigente del mercado financiero al momento
de hacer el cobro.
Los gastos de bodegaje cargados a un proveedor, le serán descontados de su

pasivo.
Al igual que en las devoluciones efectuadas al momento del recibo de un pedido, y

para garantizar que la mercancía fue efectivamente enviada al proveedor, en el
documento de devolución se registrará el nombre y firma del transportador, la
identificación del vehículo, así como el nombre, firma y sello del recibidor del punto
de venta o del funcionario de la central de distribución que despacha la mercancía
en calidad de devolución.
5. Mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios
OLÍMPICA se compromete a aplicar los mecanismos necesarios para el manejo

eficiente de los inventarios y el autoservicio. La ineficiencia del autoservicio no será
causal para la devolución de mercancías.
El inventario actúa como colchón de seguridad entre demanda de los clientes y las
entregas o reposiciones por parte de los proveedores, a la vez que sirve para regular
las cargas de trabajo en el recibo y para tratar de alcanzar el objetivo de nivel de
servicio.
La implementación de mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios no

tienen ningún costo para el proveedor, estos mecanismos han sido desarrollados
interés del proveedor y de OLÍMPICA, con el fin de obtener información fidedigna
directamente de cada uno de los puntos de venta.
5.1. Objetivos
Los objetivos para establecer una buena administración de inventarios son:
• Mejorar el servicio al cliente

• Disminuir agotados
• Reducir la inversión de inventarios a un nivel óptimo
Estos objetivos son permanentes y determinantes para mejorar o conservar la

imagen, los clientes y continuar en el negocio.
5.2. Análisis del Inventario
Una herramienta útil e importante para realizar un manejo eficiente del inventario es
la clasificación ABC, los inventarios cíclicos, el control de saldos negativos y el
análisis del informe del sugerido automático.
5.2.1. Clasificación ABC
Resulta lógico ordenar los elementos de acuerdo con su importancia respecto al

conjunto, de esa forma se pueden analizar aspectos como:
• Unos pocos productos aportan la mayor parte del volumen de las ventas de un
negocio. Por ejemplo, un 20% de los artículos representan el 80% de las ventas (en
este caso serían los productos “A” de la clasificación) y el 80% restante de los
artículos contribuye solo con el 20% de la ventas (caso en el cual se denominará los
productos B o C según sea el caso).
Aplicando este principio a la política de inventarios, se muestra como un pequeño

porcentaje de productos representan un gran porcentaje del total del inventario, esta
característica permitirá que es el esfuerzo máximo y el control mas estricto se
ejerzan sobre aquellos productos cuyos resultados económicos pesen mas en el
resultado de la operación.
Cada uno de los posibles grupos de elementos que por este análisis se lleguen a
clasificar, se denominarán, respectivamente productos A, B o C, dando a este orden
alfabético un significado de valoración económica, cruzando rentabilidad versus
volumen de ventas así:
Contribución a la Volumen de Volumen de Volumen de

rentabilidad ventas Alto ventas Medio ventas Bajo
Alto Item altamente Item Item de exhibición
rentable moderadamente
rentable
Medio Item alto de ventas Item ventas Item surtido
moderadas
Bajo Item de baja Item surtido Item muerto
rentabilidad
5.2.2. Inventarios cíclicos
El inventario cíclico permite realizar un control de las existencias sin necesidad de

cerrar el punto de venta y con la ventaja de saber siempre lo que se tiene y lo que
hace falta.
Para realizar el inventario cíclico es necesario conocer primero la rotación de cada

producto y el número de referencias que maneja el punto de venta surtido. Con
estos datos puede calcularse la cantidad de referencias que deben revisarse
diariamente.
Si un producto tiene alta rotación (menos de 15 días), se realiza el conteo mínimo

seis (6) veces al año. Para un artículo de mediana rotación (2 meses), el conteo se
efectúa tres (3) veces al año; los demás, se revisan dos (2) veces al año.
5.2.3. Control de Saldos Negativos
La existencia de un saldo negativo de un producto significa que en los archivos del

inventario del punto de venta se registra un “movimiento de salida” por una cantidad
mayor que la disponible en el saldo, por lo tanto, evidencia un error en los procesos.
Para controlar los saldos negativos, OLÍMPICA ha establecido el siguiente esquema
de control:
• El turno administrativo que le corresponda la apertura del punto de venta debe

imprimir el reporte de saldos negativos.
• Cada uno de los jefes de sección solicita el listado de negativos de su sección y

coordina la distribución de los productos y las personas que realizarán el inventario
tanto el punto de venta como en la bodega.
• En el conteo de cada producto se tienen en cuenta los mismos principios del

inventario físico general
• Identificar y comunicar a las personas directamente involucradas las causas reales
que generaron cada negativo.
• Realizar el respectivo ajuste en el sistema de información
5.2.4. Análisis del informe del sugerido automático
El análisis del informe del sugerido automático, es otra herramienta con que cuenta
el sistema comercial de OLÍMPICA para un eficiente manejo del inventario.
Es un dato numérico que determina la decisión sobre las cantidades a pedir al
proveedor para evitar excesos o faltantes de mercancía. En general, este proceso
permite realizar un abastecimiento de acuerdo a la demanda del cliente.
5.3. Sistema de Información
La gestión de inventarios en OLÍMPICA se apoya en el uso de las tecnologías de

información como herramienta indispensable para el control y el procesamiento de la
información.
El uso de la tecnología y del código de barras, permite disminuir el margen de error

en el registro de la información relacionada con las ventas debido a que desplaza la
identificación única a través de scanner y la grabación manual de los datos por su
captura automática ý en línea.
5.4. Planificación del Abastecimiento
El proceso de Planificación del Abastecimiento se realiza en cada uno de los puntos

de venta de OLÍMPICA e integra las funciones y actividades de pedir, recibir y
almacenar los productos. La metodología consiste en armar de manera conjunta un
calendario en el cual se incluyan el 100% de los proveedores que abastecen el
punto de venta y diariamente medir el cumplimiento tanto de los proveedores en su
día de entrega como el nuestro en la entrega de las órdenes de compra.
5.5. Índices de gestión del proceso de compra
5.5.1. Medición del desempeño de la gestión de inventarios
• Exactitud del inventario: Este indicador mide el grado de exactitud de los

inventarios entre los datos teóricos (sistema) y los datos reales (físicos). Se mide en
unidades y en pesos (al costo). En la medida en que haya exactitud en el inventario,
el proceso de reposición será confiable y no habrá pérdida de venta.
• Inventario obsoleto: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para

ser comercializado. Se calcula en pesos (costos). Determina si los inventarios
corresponden o no con los pronósticos de las ventas que realiza el proveedor.
• Rotación del inventario: Este indicador muestra las veces que rota un producto.
Se mide mensualmente.
• Duración del inventario: Este indicador muestra lo que dura el inventario

existente.
• Nivel de agotados: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para

la venta. Se calcula por referencia. En términos generales permite al proveedor y al
supermercado cuantificar y controlar las pérdidas de ventas.
5.5.2. Medición del desempeño de la planificación del abastecimiento
Este sistema de medición permite conocer el Nivel de Cumplimiento del proveedor

en los siguientes aspectos:
• Nivel de servicio por referencia (PLU´s): Mide el desempeño y el cumplimiento

de los proveedores según el número de referencias pedidas versus el número de
referencias despachadas.
• Nivel de servicio por unidades: Hace referencia al cumplimiento de los

proveedores, según el número de unidades pedidas versus el número de unidades
despachadas.
• Errores de facturación en unidades: Este indicador muestra los errores

cometidos por el proveedor entre lo facturado (en unidades) y lo despachado
físicamente.
• Errores de facturación en pesos: Este indicador muestra las diferentes en

precios existentes entre la factura del proveedor y la orden de compra contra la que
se va a recibir el pedido.
• Cumplimiento de entregas a tiempo: Este indicador mide el cumplimiento de los

proveedores según el tiempo de entrega (lead time) acordado y el desempeño del
proceso de recibo.
• Devoluciones: Este indicador mide el grado de devoluciones hachas por cada

almacén a los proveedores durante un período. Este inventario se debe calcular en
unidades y en pesos (costo).
5.6. Estructura tecnológica
Nuestros puntos de venta cuentan con tecnologías de información (software o

aplicación comercial que soporta todo el ciclo comercial del producto) que permiten
registrar y almacenar en el sistema, el movimiento físico del producto, de esta
manera, simplifican, acortan y soportan la ejecución de todos los procesos de dichos
puntos de venta.
6. Parámetros objetivos de rentabilidad
El sistema comercial de OLÍMPICA permite conocer el cumplimiento de metas y

logros relacionados con el tema de rentabilidad. OLÍMPICA se compromete a
acordar con sus proveedores, parámetros objetivos de rentabilidad para la ejecución
de la relación comercial. Dichos parámetros serán informados de manera previa a su
aplicación y evaluación durante el año calendario y no responderán exclusivamente
a la relación de promociones por parte de competidores.
La medición de este concepto se hace a través de los siguientes indicadores de

gestión:
• NIVEL DE SERVICIO POR REFERENCIA (PLU´s)
Hace referencia al cumplimiento de los proveedores. Compara el número de

referencia pedidas contra el número de referencias despachadas. Este indicador
señala las referencias pedidas y no despachadas, así como las referencias
despachadas y no pedidas.
• NIVEL DE SERVICIO POR UNIDADES
Este indicador compara el número de unidades pedidas contra el número de

unidades despachadas. Permite conocer el número de unidades pedidas y no
despachadas, así como las unidades despachadas, no pedidas.
• ERRORES DE FACTURACIÓN EN UNIDADES
Muestra las diferencias o errores entre lo facturado por (en unidades) y lo

despachado físicamente.
• ERRORES DE FACTURACIÓN EN PESOS
Este indicador permite conocer las diferencias de precios existentes en la factura del
proveedor y los precios establecidos en la orden de compra.
• CUMPLIMIENTO ENTREGAS A TIEMPO
Este indicador permite conocer el nivel de cumplimiento de las entregas del

proveedor comparando el tiempo real de la entrega con el tiempo establecido o
prometido por el proveedor.
• PRODUCTIVIDAD POR PERSONA
A través de este indicador podemos conocer la productividad por persona, por

Centro de Distribución y por bodega.
• AUSENTISMO
Este indicador mide el grado de ausentismo presentado en nuestro centro de

distribución y/o bodegas.
• VENTAS COMPARATIVAS
Mide la tasa de crecimiento en ventas de los productos del proveedor comparando

meses y años anteriores.
• MARGEN BRUTO
La diferencia entre el precio de compra y el precio de venta determina la utilidad

bruta del negocio, es decir, utilidad antes de gastos. El margen bruto se refiere a la
utilidad bruta como porcentaje de precio de venta al público.
• INVENTARIOS
Este informe muestra las existencias en unidades y en pesos al costo, se indica por
referencia, sección y por punto de venta.
Adicionalmente se debe agrupar según la clasificación ABC de los artículos.
• EXACTITUD DEL INVENTARIO
Este indicador mide el grado de exactitud de los inventarios entre los datos teóricos
(Sistema) y los datos reales (Físicos). Debe ser medido en unidades y en pesos (al
costo).
• ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Muestra el número de días que dura el inventario existente. Se puede calcular según
el presupuesto y según las ventas.
• PRODUCTIVIDAD DEL INVENTARIO
El indicador de productividad compara la utilidad bruta con las ventas.
• INVENTARIO OBSOLETO
Este indicador mide el grado de inventario no disponible para ser comercializado. Se

calcula en pesos (costos).
• NIVEL DE AGOTADOS
Este indicador mide el grado de inventario no disponible para el despacho en los

puntos de ventas y/o para la venta.
• DEVOLUCIONES
Mediante este indicador podemos saber la cantidad de devoluciones realizadas por

cada punto de venta o centro de distribución al proveedor durante un periodo de
tiempo determinado.
• TIEMPO DE MORA CARGUE VEHÍCULO PARA PUNTOS DE VENTA
Mide el tiempo utilizado por los centros de distribución para el cargue de vehículos
con mercancías para los puntos de venta.
• VENTAS POR METRO CUADRADO
Las ventas por metro cuadrado se utilizan para comparar la efectividad de las
diferentes secciones en que se divide un punto de venta.
• VENTAS POR EMPLEADO
Mide la productividad por empleado.
• UTILIDAD BRUTA POR METRO CUADRADO
El valor marginal de esta estadística determina la forma de redistribución de

espacios en puntos de venta.
• UTILIDAD DIRECTA
La utilidad directa es una medida de rentabilidad, luego de restarle los costos

identificables directamente asociados a las operaciones de un departamento. No
incluye la distribución de gastos fijos generales.
• CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO DE VENTAS
Este indicador muestra el cumplimiento de presupuesto de ventas (unidades y

pesos).
7. Sistema de costeo de mercancías
7.1. Requisitos de facturación
La factura deberá contener la siguiente información:

• Razón social
• Domicilio
• Número
• Número de identificación tributaria
• Cantidad y descripción de la mercancía

• Tipo de actividad del comerciante
• Precio unitario de cada artículo
• Precio total
• Indicar el importe de la factura en números y letras
• Código de Barra de los artículos
7.2. Condiciones para el pago de las facturas
Para el pago de las facturas se aplicarán las siguientes condiciones:
• OLÍMPICA solamente reconoce como válidas las condiciones de compra pactadas

con el proveedor, las cuales constan en la respectiva Orden de Compra.
• Las condiciones de compra que OLÍMPICA aplica, tales como precios, descuentos
y plazos, se encuentran determinadas en la respectiva Orden de Compra. Es con
base en esas condiciones que se expiden las facturas.
• El pago se realiza de acuerdo con los precios y con las condiciones vigentes en la
fecha de la Orden de Compra, independientemente de la fecha de entrega de las
mercancías.
• OLÍMPICA acuerda con los proveedores diferentes períodos para el pago de las
facturas según el tipo de producto. El plazo mínimo de pago es de quince (15) días
hábiles para algunos productos perecederos. En general los plazos de pago
responden entre otros a los descuentos financieros previamente pactados con los
proveedores.
• El plazo para el pago se cuenta a partir del recibo a satisfacción de la mercancía.
• OLÍMPICA se compromete a respetar las condiciones de pago acordadas o las que

se pacten con algunos proveedores en atención a sus circunstancias particulares.
7.3. Contenido de la Orden de Compra:
La orden de compra se deberá contener únicamente la siguiente información:
• Identificación y domicilio del proveedor

• Descripción de la mercancía
• Número de referencia de fábrica
• Código de barras
• Número de la factura
• Fecha de pedido
• Precio unitario
• Precio total
• Descuentos
• Condiciones de pago
• Lugar para la entrega
• Fecha de entrega
• Firma de quien recibe la mercancía
8. Pago de facturas
Para proceder al pago de sus facturas el proveedor deberá presentarse en el

Departamento de Tesorería de la ciudad establecida para el pago. El proveedor
podrá escoger solamente una de las ciudades en donde existan establecimientos de
OLÍMPICA abiertos al público.
El proveedor deberá presentar la Orden de Compra, la cédula de ciudadanía y la

carta de autorización para el retiro de cheques, si es el caso.
Los pagos se realizan mediante cheque, en las oficinas de OLÍMPICA los días
viernes de cada semana. OLÍMPICA conservará como soporte de pago,
comprobante de egreso debidamente firmado por el proveedor o la persona
autorizada por éste.
9. Procedimientos y Mecanismos de Solución de Controversias
9.1. Principios Generales Del Mecanismo
Para toda controversia que se presente en relación con un proveedor, tanto

OLÍMPICA como éste se obligan a dar aplicación a los procedimientos y
mecanismos consagrados para ello en el Acuerdo de Buenas Prácticas Industriales,
Comerciales y de Defensa del Consumidor firmado entre la Andi, Acopi y FENALCO
el 18 de diciembre de 2003.
La estructura del procedimiento para la solución de controversias debe contar con 3

fases: 1.Arreglo directo. 2. Intervención de buenos oficios de los gremios. 3.
Intervención de un tercero para decidir la controversia.
9.1.1. Legitimidad y Observancia
En caso de que cualquiera de las partes (Cadena o Proveedor) decida no utilizar el

procedimiento descrito en el Acuerdo de Buenas Prácticas Industriales, Comerciales
y de Defensa del Consumidor y en su lugar acuda a las autoridades estatales o a
cualquiera otra vía, tal actuación se considerará como una conducta reprochable: La
decisión de no tramitar las controversias por dicho procedimiento, impedirá a la
Cadena o proveedor que incurra en dicha conducta reprochable, invocar en su favor
el Acuerdo de Buenas Prácticas para ese caso concreto, en caso de que se
presente esta situación, la parte afectada deberá reportar el caso a los gremios, los
cuales adoptarán las medidas del caso para garantizar la aplicabilidad del Acuerdo
de Buenas Prácticas.
9.1.2. Importancia Del Entendimiento Directo
OLÍMPICA y los proveedores resaltan que el entendimiento directo entre ellos debe
ser el mecanismo principal para la solución de las diferencias. En cualquier fase del
procedimiento de solución de controversias que aquí se establece, las partes podrán
dar por terminadas de común acuerdo sus diferencias.
9.1.3. Prohibición Mutua De Retaliaciones
El mecanismo de solución de controversias consagrado en el presente manual no

dará lugar durante su trámite ni una vez culminado éste, en ningún caso, a la
aplicación de retaliaciones de parte de los proveedores o de OLÍMPICA.
Así mismo, el proveedor y OLÍMPICA deberán abstenerse de divulgar la controversia

al público.
9.1.4. Procedimiento Para La Solución De Controversias
9.1.4.1. Primero Fase: Arreglo Directo
a. Presentación de la queja y/o reclamo:
Las quejas y/o reclamos se presentarán y tramitarán, en el domicilio legal de la

compañía en contra de la cual se formule la reclamación, salvo que las partes
acuerden el traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de micros y
pequeños proveedores se facilitarán procedimientos no presenciales.
Las quejas y/o reclamos deberán ser presentados y tramitados en forma individual
por el proveedor y/o cadena de almacenes que se considere afectado por la
conducta de la respectiva cadena y/o proveedor con quien desarrolla su relación
comercial.
Para tal efecto, deberá formular el reclamo por escrito, en el cual se identificarán
claramente las partes de la relación comercial, los hechos, la conducta y/o
conductas previstas en el Acuerdo que considera violadas, así como las razones y
las pruebas en que se funda. El escrito será entregado mediante correo u otro medio
técnico o electrónico dirigido a la persona con la que se maneja la relación
comercial, con copia a la persona u oficina destinada por la cadena o proveedor para
la atención del PQR.
En caso de que se presenten varias reclamaciones de proveedores o cadenas por

una misma causa o conducta, los gremios podrán participar en forma privada y
reservada, para facilitar la solución de la controversia.
b. Oportunidad para la formulación de las quejas y/o reclamos.
En los eventos en que exista inconformidad originada en las conductas o situaciones

establecidas en el presente Manual o en el Acuerdo Comercial, las partes a las
cuales el mismo se aplica deberán formular la respectiva queja y/o reclamo dentro
de los noventa (90) días siguientes a la fecha en que la parte afectada haya tenido o
haya debido tener conocimiento de la respectiva conducta o situación. Surtido tal
plazo, se entenderá que la oportunidad para formular la reclamación de ha
extinguido.
c. Atención oportuna y adecuada de quejas y/o reclamos.
OLÍMPICA deberá atender de manera oportuna y adecuada las quejas y/o reclamos
que le sean presentados en la forma prevista en el aparte anterior.
Para tal efecto, toda reclamación deberá ir acompañada de la siguiente información:
• Nombres y apellidos completos del solicitante y dirección

• Objeto de la queja o reclamo
• Motivos o razones
• Relación de documentos que acompaña
• Firma del peticionario
La reclamación debe constar por escrito e ir acompañada de los posibles soportes

sobre los hechos motivo de la petición, queja o reclamo. Una vez radicada dicha
solicitud ante el comprador, éste de manera inmediata, dependiendo de la solicitud
realizada por el proveedor, informará y guiará al proveedor si el reclamo puede ser
atendido directamente por él mismo o de lo contrario, informará la dependencia a
donde podrá dirigirse para tener mayor claridad sobre el tema motivo de su reclamo
ejemplo: cuentas por pagar, aprovisionamiento, aseguramiento de calidad, recibo,
unidad de venta, bodega, etc.
Tanto el comprador como la dependencia que debe dar respuesta a la petición

tendrán un término máximo de diez (10) días hábiles para temas no contables y
quince (15) días hábiles para temas contables, contados a partir de la fecha en que
se conocieron la solicitud del proveedor.
Si pasado el término antes mencionado no se ha dado respuesta a la solicitud del

proveedor, éste podrá solicitar la intervención del Coordinador Regional de Compras
a fin de que se aclare lo solicitado. Dicho funcionario dispondrá de diez (10) días
hábiles para temas no contables y quince (15) días hábiles para temas contables
máximo, para responder la petición del proveedor.
Si por cualquier causa no existiere respuesta alguna a dicha solicitud, se podrá

remitir al Gerente Nacional de Compras (Según el tipo de producto), para que éste a
su vez aclare lo sucedido. El término para dar respuesta será máximo de cinco (5)
días hábiles para temas no contables y diez (10) días hábiles para temas contables.
Las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos realizados por el proveedor

deberán realizarse siempre por escrito.
Una vez surgida la controversia, las partes podrán acordar la prórroga o extensión
de estos plazos.
Expirado el plazo a que hace referencia el punto anterior sin que se haya llegado a
un acuerdo para la solución del conflicto, cualquiera de las partes podrá llevar la
controversia a la segunda fase del procedimiento, sin importar el grado de avance en
que se encuentre el trámite del PQR.
d. Efectos de los acuerdos o arreglos directos
Los acuerdos o arreglos, parciales o totales, que resulten de esta fase, deberán
constar por escrito y producirán los mismos efectos de una transacción. En
consecuencia, el acuerdo hará transito a cosa juzgada prestará mérito ejecutivo.
9.1.4.2. Segunda Fase: Intervención De Buenos Oficios Por Parte De Los

Gremios
Surtido y agotado el trámite anterior, la parte reclamante solicitará mediante escrito

entregado por correo u otro medio técnico p electrónico al gremio al cual se
encuentre afiliado o que represente sus intereses, que le de trámite a la fase de
intervención de buenos oficios.
El gremio que reciba la solicitud de inicio de la fase de buenos oficios, cuando

estime que existe motivo para ello, notificará por escrito al gremio de la empresa
reclamada sobre la iniciación de esta segunda fase. Para el desarrollo de los buenos
oficios, los gremios actuarán con total discreción y cautela, efectuarán contactos
entre ellos y propiciarán un espacio de discusión y diálogo entre las partes a fin de
facilitar la solución de la controversia.
La labor de buenos oficios consistirá en el asesoramiento directo y la formulación de

recomendaciones privadas por parte de cada gremio a su respectivo afiliado o
asesorado, así como en la generación de los espacios y la facilitación de las
discusiones que permitan el acercamiento entre partes.
En ningún caso los gremios realizarán propuestas públicas ni podrán tomar

decisiones respecto de la controversia.
Los buenos oficios serán adelantados por las instancias que se designen al interior
de cada uno de los gremios.
Cuando varias quejas se refieran a una misma conducta, los gremios podrán
tramitarlas en forma acumulada en esta segunda fase, con el fin de buscar una
solución común. Lo anterior no impedirá el trámite de la primera fase del
procedimiento de solución de controversias.
Para el efecto, el gremio que presente la acumulación deberá en todo caso convocar
al gremio de la compañía en contra de la cual se dirige la queja.
En caso de acumulación, los gremios se limitarán a formular propuestas de acuerdo

y entendimiento y procurarán que sus afiliados participen en las discusiones con
ánimo positivo y constructivo con miras a la solución de la controversia.
Esta fase no podrá exceder de 15 días hábiles contados a partir de la terminación de

la fase anterior. Los gremios podrán acordar la prórroga o extensión de este plazo
con aceptación de las partes.
Los acuerdos parciales o totales que se obtengan en esta fase deberán constar por
escrito y producirán los mismos efectos de una transacción, es decir que hace
tránsito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo.
9.1.4.3. Tercera Fase: Comité De Mediación
Surtida la fase de buenos oficios, sin que exista acuerdo total sobre la controversia,
cualquiera de las partes podrá convocar un Comité de Mediación, el cual se regirá
por las reglas que a continuación de expresan.
El Comité de Mediación funcionará en la sede del domicilio legal de la compañía en

contra de la cual se formule la reclamación, salvo que las partes acuerden el
traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de lo micro y pequeños
proveedores, se facilitarán mecanismos no presenciales para el desarrollo de esta
fase.
Esta fase no podrá tener una duración mayor a treinta (30) días hábiles contados a
partir de la fecha de integración del Comité. Las partes podrán ampliar de común
acuerdo este plazo, una vez se haya dado inicio a esta fase.
a. Lista de Profesionales Elegibles para la Integración del Comité de Mediación
Dentro de los noventa (90) días siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios
involucrados conformarán una lista de personas de gran reputación en el medio y
conocedoras de la industria y del nuevo comercio de las cadenas, los cuales
deberán tener domicilio en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y/o Bucaramanga.
Esta lista será revisada anualmente por lo gremios.
Los gremios procurarán mantener informadas y actualizadas a las personas

integrantes de la lista sobre las tendencias, tecnologías y en general sobre los
avances del nuevo comercio.
Los gremios buscarán integrar subcomités en lo jurídico, técnico, económico y

comercial, con el objeto de apoyar la labor del Comité de Mediación.
b. Reglamento del Comité de Mediación
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios que
lo suscriben expedirán un reglamento único para el funcionamiento del Comité de
Mediación, el cual contendrá como mínimo los siguientes elementos:
• Requisitos de elegibilidad.
• Reglas para la conformación de la lista de integrantes, para la permanencia en la
misma, así como el régimen de conflicto de intereses.
• Costos y honorarios razonables.
• Forma en la que los gremios, de manera conjunta, determinarán el funcionamiento

del Comité.
• Las demás normas que consideren necesarias para el adecuado funcionamiento

del comité.
La falta de expedición del reglamento no impedirá el funcionamiento del Comité.
c. Integración del Comité de Mediación
La parte inconforme, dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de la
terminación de la fase anterior, comunicará a su respectivo gremio sobre su decisión
de convocar el Comité de Mediación. Para el efecto, le hará llegar un escrito con sus
argumentos y los anexos que considere pertinentes. Dicho escrito, con sus anexos,
será remitido al gremio de la empresa convocada, con el fin de que lo ponga en
conocimiento de la parte contra de la cual se dirige.
Los costos para el funcionamiento del Comité serán consignados dentro del término
fijado y en la forma en que establezca el reglamento. De lo contrario, las partes
quedarán en libertad para acudir a la justicia ordinaria.
Dentro del los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que los gremios hayan
recibido la prueba de la consignación de los gastos y honorarios, procederán a
realizar una audiencia en la cual se integrará el Comité de Mediación, de
conformidad con lo que establezca el reglamento. En dicha audiencia la parte
convocada presentará por rescrito su contestación frente a la reclamación, junto con
los anexos que considere pertinentes.
En esta fase, ninguna de las partes podrá alegar hechos o infracciones distintas a
los ya tratados en las fases anteriores. Solamente se admitirán nuevos hechos o
pruebas cuando la parte que los aporte se hubiera encontrado en imposibilidad de
proporcionarlos o conocerlos en las fases anteriores.
d. Reunión Final
La controversia deberá resolverse en una única reunión, la cual se realizará dentro

de los quince (15) días hábiles siguientes a la reunión de Integración del Comité,
para lo cual se convocará a las partes indicando para el efecto la fecha, y lugar en el
cual se llevará a cabo. La reunión se desarrollará en la forma que establezca el
reglamento y la decisión se comunicará a las partes a más tardar dentro de las
veinticuatro (24) horas siguientes a la terminación de esta reunión.
e. Contenido y Efectos de la Decisión
La decisión será proferida en la forma que señale el reglamento y establecerá si la

conducta o conductas reclamadas infringen el Acuerdo de Buenas Prácticas. El
Comité no hará pronunciamientos sobre la infracción de otros ordenamientos
jurídicos.
En el evento en que la decisión califique la conducta o conductas reclamadas como

contrarias al Acuerdo de Buenas Prácticas, formulará las órdenes correspondientes,
para que la conducta y las órdenes impartidas al infractor tendrán los efectos de una
transacción.
De igual forma, el Comité de Mediación, instará a las partes para que en un término
de 10 días hábiles lleguen a un acuerdo sobre le mejoramiento de sus relaciones
comerciales y la indemnización de los prejuicios cuando a ello haya lugar como
consecuencia de la infracción del Acuerdo. Los acuerdos a los que lleguen las partes
tendrán el efecto de transacción, en consecuencia hará transito a cosa juzgada y
prestará mérito ejecutivo.
El Comité, con la asesoría de peritos, procederá a formular una recomendación
sobre la solución de la controversia en sus aspectos comerciales y económicos.
Los gastos del trámite pericial serán a cargo de la parte que cometió la infracción.
10. Operación logística de merchandising
OLÍMPICA se compromete a negociar con sus proveedores, el costo de los

operadores logísticos en el punto de venta que sean necesarios para la
comercialización del producto.
De manera unilateral, OLÍMPICA no impondrá pago alguno por este concepto.

10.1. Definición
La operación logística de merchandising es el proceso del manejo eficiente de

mercancías con el propósito de soportar la operación diaria en lo referente al surtido,
exhibición y control de los artículos en cada una de las categorías de productos,
prestando de esta forma un excelente servicio al cliente.
10.2. Beneficios obtenidos por la implementación de la operación logística
• Beneficios para OLÍMPICA
• Surtido eficiente en las góndolas de exhibición desde la apertura hasta el cierre de

los puntos de venta, incluyendo domingos y festivos.
• Disminución de agotados en los lineales atribuibles a la Operación, por presencia

permanente del surtidor en el punto de venta.
• Cambio en las políticas de surtido de los productos por marcas, categorías o

góndolas.
• Supervisión permanente en el punto de venta, a través del supervisor del operador.
• Disminución en las filtraciones de mercancía y averías por exceso de

manipulación.
• Administración y control del recurso humano asignado a la Operación.
• Eliminación de guerra de espacios en las góndolas por parte de los proveedores.
• Balanceo adecuado del inventario del punto de venta (Reducción de inventario de

mercancía con poca o ninguna rotación).
• Aplicación correcta de las técnicas y prácticas del merchandising.
• Beneficios para el proveedor.
• Exhibición y surtido de sus productos en la góndola en todos los puntos de venta

que se encuentran en operación.
• Adecuado manejo de la rotación de sus productos.
• Reducción de personal directo de merchandising.
• Reducción en el costo de Operación.

• Comunicación directa con Olímpica.
10.3. Ciclo del servicio
La operación logística de merchandising en Olímpica contempla única y

exclusivamente el manejo de las siguientes actividades por parte del personal
operativo:
• Frenteo de mercancías
• Limpieza de mercancías y góndolas
• Descargue de mercancías en el recibo
• Almacenamiento de mercancías en las bodegas
• Marcaje de mercancías
• Surtido de mercancías
• Relación de inventarios cíclicos
• Reporte de información de productos agotados
• Manejo de averías
• Resurtido
• Realización de inventarios en puntos de venta
10.4. Estructura organizacional
10.4.1. Director Nacional Proyecto de Merchandising
Responde por la planeación, dirección, coordinación, supervisión y evaluación de las

operaciones del merchandising en los puntos de venta, con el fin de lograr un óptimo
desempeño comercial del personal de mercaderistas y contribuir al mejoramiento de
los resultados comerciales y financieros de la empresa y sus relaciones con los
proveedores. Reporta a la Vicepresidencia Comercial.
10.4.2. Coordinador logístico por Operador/Regional
Coordina el servicio de Operación logística en los diferentes puntos de venta, de tal

manera que se logre:
• Homologación del servicio

• Optimización de los procesos
• Atención oportuna a proveedores y a OLÍMPICA en la solución de problemas
referentes a la prestación del servicio y mantenimiento de los estándares definidos
en los puntos de venta.
El Coordinador logístico reporta a la Gerencia Regional del Operador.

10.4.3. Supervisor de punto de venta
Responde por la administración y coordinación del grupo de auxiliares de surtido,

con el fin de llevar a cabo una Operación eficiente. Igualmente responde por la
implementación y aplicación de las directrices de OLÍMPICA, en cuanto a surtido y
exhibición se refiere, en el punto de venta. Reporta al Coordinador logístico y al
Gerente del punto de venta.
10.4.4. Auxiliares de Merchandising
Participan en el descargue, almacenamiento, limpieza, frenteo, surtido, resurtido,

realización de inventarios cíclicos y semestrales en los puntos de venta. Responde,
además, por el marcaje de mercancías y todas las labores concernientes al manejo
de exhibiciones, garantizando el cumplimiento de las planometrías definidas por
OLÍMPICA. Reportan al Supervisor del punto de venta.
10.5. Niveles de responsabilidad
Con el objeto de mantener una comunicación permanente con los proveedores y

darle solución inmediata a sus inquietudes, se establecieron los siguientes niveles
de responsabilidad:
10.5.1. El gerente del punto de venta responde a OLÍMPICA y al proveedor por:
• Atención directa al proveedor

• Pedidos
• Exhibiciones adicionales
• Ofertas
• Negociaciones
• Agotados
10.5.2. El supervisor del operador responde al Gerente del punto de venta por:
• Cumplimiento de las estrategias de exhibición

• Surtido eficiente
• Cumplimiento de turnos
• Manejo de personal
• Reemplazos de personal
• Apoyo en el manejo de víveres a la administración del punto de venta
10.5.3. El Auxiliar de merchandising responde al Supervisor del Operador del

punto de venta por:
• Frenteo de mercancía
• Recibo de mercancía
• Limpieza del producto en el lineal

• Surtido y resurtido
• Marcaje de productos
• Demás actividades inherentes a su labor
10.5.4. El proveedor responde por:
• La supervisión de la Operación
• La capacitación permanente al personal de merchandising de los puntos de venta
en cuanto al manejo y exhibición de productos.
10.6. Proceso para la atención de quejas y reclamos
Todas las preguntas quejas y reclamos del proveedor con respecto a al proceso de
la operación logística de merchandising deberán cumplir el siguiente procedimiento:
Cada ocho (8) días un Supervisor del proveedor, deberá diligenciar una planilla
denominada “Informe de Visita” en la cual evaluará en cada punto de venta:
• La exhibición: Si se ajusta a los modelos de exhibición que el proveedor maneja

para sus productos.
• Los precios: La correcta marcación de los productos de acuerdo con los precios de
venta, así como para las ofertas.
• El nivel de agotados: Establecer que los productos codificados estén exhibidos y

no agotados.
• Pedidos: Determinar que los pedidos se realicen de acuerdo a las necesidades de

rotación según la naturaleza de cada producto en cada uno de los puntos de venta.
• Exhibiciones adicionales: Revisar si éstas funcionan según lo convenido entre

OLÍMPICA y el proveedor.
Dicho informe deberá ser presentado al Supervisor del Operador, para su

conocimiento, ambos firman la planilla. Posteriormente esta información se le remite
al Gerente del punto de venta, quien también lo firmará en constancia de recibo. El
Gerente de reunirá con los supervisores del operador para tomar los correctivos
necesarios o resolver las inquietudes del Supervisor en un plazo no mayor de ocho
(8) días calendario.
Transcurrido el término anterior en la próxima vista del Supervisor del Operador, si

no se han resulto los reclamos del proveedor dejará constancia en el Informe de
Visita, pero esta vez el Gerente deberá enviar copia del mismo al Director de
Operaciones de la Regional y al Director de la operación logística, quienes tomarán
los correctivos necesarios según se trate de una responsabilidad del gerente o del
operador.
10.7. Sistema de pago de la operación logística de merchandising
OLÍMPICA facturara mensualmente el valor a pagar por cada uno de los

proveedores que reciben el servicio de merchandising a través de la emisión del
documento soporte que se genera por el sistema del Departamento de Crédito y
Cartera, acorde con el número de horas de servicio convenidas previamente con el
proveedor. Este valor se descuenta automáticamente del pasivo de los proveedores,
a través del sistema del Departamento de Cuentas por pagar.
Lo anterior es generado por software que contiene toda la información del número
de horas de cada uno de los proveedores por punto de venta, el cual alimenta el
proceso de facturación del software financiero (JD Edwards).
Olímpica acuerda con los proveedores el número de horas de servicio para el
manejo de los productos en los puntos de venta, teniendo en cuenta el volumen de
compras y el margen de utilidad por categorías de productos.
Todas las condiciones señaladas sobre la operación logística se encuentran

soportadas en la oferta mercantil de servicios con la cual Olímpica formaliza el
servicio de merchandising y su cobro a proveedores.
10.8. Secciones de la operación logística
El servicio de operación logística aplica a los proveedores de las secciones de

víveres (01, 08,14), hogar (21), licores (26), panadería (06). Esta excluida del
manejo a los proveedores de lácteos, carnes frías, frutas y verduras.
10.9. Costos relacionados con la fijación de tarifas
Los costos que se tienen en cuenta para la fijación de tarifa por hora en la operación
logística son exclusivamente las siguientes:
• Salario del surtidor, supervisor, coordinador operador y supernumerarios

• Pagos domingos, festivos y horas extras
• Pago de horas extras por realización de inventarios
• Pago de recargo nocturno
• Prestaciones sociales
• Bonificaciones a surtidores encargados
• Incapacidades
• Dotación (uniformes)
• Implementos de trabajo
• Costos de administración del operador
• Información a proveedores sobre ventas, agotados, precios por PLU, inventarios
(por precios y por unidades).
10.10. Valores agregados al servicio de operación logística
OLÍMPICA se beneficia con el manejo a través del operador logístico contratado al

obtener valores agregados en el servicio, tales como:
• Know How en la operación de merchandising

• Experiencia según años de servicios aplicadas al esquema
• Infraestructura en todo el territorio nacional
• Selección de personal
• Capacitación permanente al recurso humano que ejecuta la operación
• Suministro de información estadística, que hace referencia a: Gestión de personal,
Gestión de precios, Gestión de Inventarios, Encuesta a proveedores y clientes sobre
servicio, Resumen de agotados.
11. Confidencialidad
Todos los documentos e información que se encuentren incorporados al presente

manual de proveedores, así como toda la información que OLÍMPICA suministre al
destinatario del mismo, o que éste obtenga en virtud de la relación contractual que
se llegue a establecer entre las partes, se consideran información reservada y
confidencial.
Por lo tanto, quien llegare a conocer de este manual o cuales quiera documentos
relacionados con el mismo, por cualquier medio o en cualquier circunstancia no
podrá revelar el contenido de los mismos. Ni utilizarlo en interés propio o de
terceros.
La violación de la obligación de reserva prevista en esta cláusula, hará responsable

civil y penalmente, de conformidad con lo previsto en las normas correspondientes,
al destinatario del presente manual o de los documentos relacionados con el mismo.
12. Vigencia y Modificación
El presente manual regirá a partir de su publicación oficial a los proveedores de

OLÍMPICA y tendrá una vigencia (1) año prorrogable anualmente
El contenido de este manual podrá ser modificado por OLÍMPICA con un preaviso de
por lo menos treinta (30) días a los proveedores antes de su entrada en vigencia.
Los proveedores podrán, en ese lapso de tiempo, hacer comentarios a las

modificaciones, los cuales serán recibidos y analizados por la compañía.
Mientras se esté durante el periodo de seguimiento de las garantías ofrecidas a la

Superintendencia de Industria y Comercio, la modificaciones que se introduzcan al
manual, solamente regirán una vez dicha autoridad impartan su aprobación.

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CONTENIDO

El Manual de Proveedores de OLÍMPICA, ha sido preparado considerando que

Por medio del presente Manual OLÍMPICA establece prácticas y procedimientos

El presente Manual se aplicará en concordancia con el “Acuerdo de buenas

OLÍMPICA se compromete a utilizar parámetros razonables y objetivos para la

OLÍMPICA se compromete a dar a conocer a los proveedores la totalidad de la

La compra y contratación de bienes se realiza guardando sujeción a las normas

Igualmente se desarrolla en forma tal que asegure:

¨ Contratar a los proveedores que mejor satisfagan las necesidades de la compañía,

¨ La optimización de los costos indirectos (diferentes al precio de compra) en la

¨ Prevenir posibles fallas del proveedor o de la interacción OLÍMPICA-Proveedor que

¨ Asegurar el seguimiento total de las actividades del proveedor, para prevenir y

OLÍMPICA se abstendrá de aplicar a los proveedores mecanismos coercitivos que

OLÍMPICA se compromete a no imponerle a los proveedores en forma unilateral,

OLÍMPICA se compromete a negociar, dentro del marco del presente Manual de

comercialización de productos. Así mismo, OLÍMPICA se abstendrá de aplicar

OLÍMPICA se compromete a aplicar dentro del marco de presente Manual de

1.1. Ingreso a nuestro catálogo de proveedores

OLÍMPICA se compromete a poner disposición de los proveedores, la totalidad de la

Para el registro interno de proveedores es indispensable que se proporcione por

− Condiciones comerciales ofrecidas, la cual debe incluir: Descripción de los

− Licencias y registros de los productos (Licencia de importación, registro sanitario,

1.2. Comité Comercial

Las decisiones relacionadas con la aceptación de proveedores nacionales y

El Vicepresidente Comercial presidirá el comité y asistirá por derecho propio a todas

El comité Comercial se reunirá en forma ordinaria una vez al mes y en forma

Las decisiones del Comité Comercial se tomarán por mayoría.

Serán funciones del Comité Comercial:

1.2.1. Funciones del Comité Comercial

⋅ Decidir sobre la aprobación de solicitudes de inscripción de proveedores

⋅ Decidir sobre la aprobación de solicitudes de codificación de nuevos artículos.

⋅ Recomendar los cambios o modificaciones en las normas, políticas y

⋅ Decidir sobre la continuidad o retiro de proveedores y/o productos.

⋅ Hacer el seguimiento y estudio de la rotación de los productos, con fundamento en

Para tomar sus decisiones el Comité Comercial estudiará la documentación

• Que el producto corresponda con una categoría de OLÍMPICA.

• El número de referencias existentes en la categoría que se pretende codificar.

• La disponibilidad de espacio entre los lineales.

• El producto se codifica siempre y cuando por calidad o condiciones comerciales de

Se considera que un proveedor ha sido codificado cuando se le ha asignado un

1.3.1. Codificación de artículos

Se entiende por codificación de artículos, el proceso mediante el cual, previa

Una vez aceptado el ingreso de un proveedor, OLÍMPICA asignará un código o

1.3.2. Principios y reglas generales de codificación de artículos

• La unidad de consumo constituye el nivel básico de identificación. Se entiende

Cualquier variación que se efectué en un producto (formato, color, envase,

Como principio general, las variantes promocionales, l a agrupación de varias

• El proveedor que cambie alguna de las características esenciales de su producto y

• De acuerdo a los reglamentos del Instituto Colombiano de Codificación y

Para productos en promoción, cuya permanencia en el mercado es de ocho (8)

1.3.3. Requisitos para la codificación:

Si el Comité Comercial resuelve vincular un nuevo proveedor, se le informará por

• Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, si se

• Copia del Registro Único Tributario (RUT).

Del suministro de la anterior documentación depende la asignación del código o

En caso de ser rechazada la solicitud del proveedor, esta situación le será

1.4. Causales de descodificación

OLÍMPICA se compromete a determinar los parámetros objetivos para descodificar

El Comité Comercial decidirá sobre la descodificación de un proveedor, en caso de

• Incumplimiento de normas legales por parte del proveedor

• Orden de autoridad competente

• Deterioro de la calidad del producto imputable al proveedor

Baja rotación, la cual se establecerá teniendo en cuenta la rotación promedio de los

medir la rotación de un producto en un determinado período de tiempo el sistema