UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA

ADMINISTRAREA AFACERILOR

DISCIPLINA:

Managementul informatizat al
proiectelor

MASTERAND:

MADAR NATALIA OLIMPIA

1
 Computerele au menirea să furnizeze informaţii corespunzătoare managerilor de
execuţie, ajutându-i să-şi asume răspunderi mai mari în gestionarea problemelor de
personal, să asigure concordanţa CV-lor cu specificaţiile posturilor, în vederea întocmirii
listelor scurte de candidaţi şi să asigure legătura cu sistemul recrutării de personal prin
internet.

Avantajele sistemelor informatizate de MRU

Sistemele informatizate de MRU:
 permit compartimentului de resurse umane să asigure managerilor de execuţie servicii
mai bune;
 asigură posibilitatea de corelare a politicilor de personal cu celelalte acţiuni din cadrul
organizaţiei, contribuind la elaborarea unei concepţii integrate şi coerente de
gestionare a problemelor de personal;
 furnizează date esenţiale pentru adoptarea deciziilor strategice pe linie de personal,
permiţând lucrătorilor din aceste compartimente să acceseze şi să analizeze operativ
informaţiile, pentru a-şi fundamenta ideile şi planurile - identifică avantajele generate
de strategiile de personal, nu numai sub aspectul reducerii costurilor, dar şi din punctul
de vedere al valorii adăugate;
 reduce volumul de muncă prestat de compartimentul de resurse umane, scutindu-i de
sarcinile mărunte şi migăloase, şi îi permite totodată să asigure servicii eficiente pentru
conducerea executivă.
Aceste avantaje pot fi puse mai bine în valoare dacă cerinţele privind informatizarea
compartimentului de resurse umane sunt abordate dintr-o perspectivă strategică, la nivelul
întregii organizaţii. Dacă sistemul serveşte doar la prelucrarea automată a datelor de personal
birocratice, spre exemplu, fişele de personal, înseamnă că nu este valorificat la întregul său
potenţial.

Strategia privind informaţiile de personal

Strategia organizaţiei privind informaţiile de personal are în vedere, în primul rând, uti-
lizarea informaţiilor computerizate pentru luarea de decizii majore, în al doilea rând, gama de
aplicaţii inclusă în sistem şi, în final, asigurarea pentru manageri a unui acces direct la datele
de personal de care au nevoie pentru conducerea activităţii colectivelor de care răspund în
cadrul structurii ierarhice a organizaţiei.
2
 Adoptarea deciziilor strategice
Informaţiile computerizate şi elementele rezultate din analiza lor vin în sprijinul activită-
ţilor de bază care vizează obiectivele fundamentale ale organizaţiei, calitatea şi utilizarea
resurselor umane, perfecţionarea personalului şi bunăstarea organizaţiei. In mod concret,
aceste informaţii sunt utile pentru:
 dezvoltarea organizaţiei - cum trebuie să se adapteze structura organizatorică la nece-
sităţile viitoare şi ce posibilităţi oferă informatica în facilitarea schimbărilor
structurale, spre exemplu, organizarea muncii pe echipe de înaltă performanţă;
 planificarea resurselor umane - îndeosebi elaborarea de planuri care "prefigurează''
necesităţile de personal specializat şi de diversificare a aptitucbrulor profesionale;
 determinarea necesităţilor viitoare de instruire şi dezvoltare profesională a angajaţilor;
 definirea nivelului de performanţă şi a calităţilor personale, în funcţie de care se face
promovarea personalului în organizaţie;
 evaluarea "sănătăţii" organizaţiei prin sondaje de atitudine şi prin analiza fluctuaţiei
personalului şi a rapoartelor statistice referitoare la absenteism, în vederea creşterii
motivaţiei şi adoptării de strategii de păstrare a personalului şi pentru combaterea
absenteismului;
 analiza productivităţii muncii în scopul elaborării de programe de optimizare a nive-
lului acesteia;
 analiza posibilităţilor de reducere a numărul de angajaţi la strictul necesar - eliminarea
costurilor care grevează inutil activitatea întreprinderii.

Funcţiile unui sistem informatizat de personal

Un sistem informatizat de personal îndeplineşte următoarele funcţii:
 gestionează datele personale ale angajaţilor referitoare la evoluţia lor profesională,
aptitudini şi nivel de calificare, evidenţa concediilor şi a absenţelor;
 gestionează datele referitoare la funcţiile ocupate de angajaţi, inclusiv categoria de
încadrare, remunerare şi stimulente, ore lucrate, locaţii de lucru, fişa postului sau
definirea rolului;
 întocmeşte rapoarte sintetice privind diverse laturi ale acestor elemente.

Sistemul poate fi dotat cu "funcţii" suplimentare, care permit:

3
  înregistrarea şi analiza absenţelor, a prezenţei la serviciu şi a productivităţii muncii,
efectuarea de comparaţii între activităţi şi posturi de lucru şi procesarea de date în
vederea cunoaşterii tendinţelor;
 coordonarea recrutării şi instruirii personalului;
 evaluarea posturilor;
 modelarea, prin mijloace complexe, a unor activităţi, cum sunt planificarea resurselor
umane şi gestionarea fondului de premiere, care facilitează folosirea sistemului în
fundamentarea deciziilor strategice;
 conectarea la internet (spre exemplu, ca parte componentă a sistemului de recrutare
prin internet) sau la un intranet local.
Sistemele existente pot să încorporeze statele de salarii sau, mai adesea, pot să menţină o
legătură directă cu activitatea referitoare la acestea. Unele sisteme funcţionează complet
independent. Se poate folosi un pachet de soft unic, care acoperă toate aplicaţiile, dar există şi
softuri specializate, spre exemplu pentru urmărirea prezenţei la serviciu sau pentru evaluarea
posturilor.

Evaluarea performanţelor sistemului

Cercetările întreprinse de IPD (Institutul de Personal şi Dezvoltare) şi Institutul pentru
Studierea Raporturilor de Muncă (Institute for Employment Studies) (1999a) au arătat că
organizaţiile apreciază în mod deosebit performanţele pe care le oferă sistemul informatic în
ceea ce priveşte:
 dosarele de personal;
 statele de plată;
 plata pentru concediul de boală şi calculul ajutoarelor de maternitate;
 monitorizarea aplicării principiului egalităţii şanselor;
 întocmirea de scrisori şi contracte tip;
 evidenţa şi monitorizarea absenţelor;
 evidenţa concediilor anuale;
 anchete;
 evidenţa prezenţei la serviciu;
 evidenţa abaterilor disciplinare.
Nu se bucură de aceiaşi apreciere performanţele referitoare la:
 testele psihometrice;

4
  planificarea schimburilor sau lucrărilor;
 elaborarea organigramei întreprinderii;
 planurile de succesiune;
 modelarea de tip "ce s-ar întâmpla dacă...";
 concordanţa post/ aptitudini;
 planificarea forţei de muncă;
 analiza necesităţilor de instruire;
 evidenţa evaluării performanţei;
 modelarea salariilor.

Un sistem eficace
Ghidul IPD privind sistemele informatizate de personal (1999a) arată că un sistem este
eficient dacă întruneşte următoarele calităţi:
 corespunde necesităţilor întreprinderii;
 este uşor de folosit;
 produce rapoarte urile;
 este flexibil;
 asigură valoare în schimbul banilor;
 beneficiază de servicii bune din partea furnizorului;
 este fiabil.

Implicarea managerilor de execuţie

Accesul nelimitat la computerele personale şi apariţia LAN-urilor (reţele zonale locale) şi
WAN-urilor (reţele zonale extinse), care permit prelucrarea distribuită a datelor, au făcut
posibilă obţinerea automată, de la un sistem central (mainfrarn&minicomputer sau sistem
UNIX), a datelor de care au nevoie managerii. Totodată, aceştia pot dispune în continuare de
un sistem personal de evidenţă şi de sistematizare a datelor prin calcul tabelar, spre exemplu
analiza comparativă a posibilităţilor de repartizare a bugetului alocat pentru majorarea
salariilor personalului din subordine. Desigur, operaţiunile sunt protejate prin măsuri de
securitate speciale, astfel încât la informaţii să aibă acces doar persoanele autorizate, iar unele
date pot fi doar consultate.
Evident, extinderea utilizării sistemului, incluzându-i şi pe managerii de sectoare, este
condiţionată de politica organizaţiei privind delegarea deciziilor la nivelurile de execuţie.

5
Dacă se adoptă o asemenea politică, aplicarea ei devine posibilă doar dacă managerii operativi
au acces la informaţiile de care au nevoie.

Introducerea unui sistem informatizat

Conceptul general
Pentru a introduce un sistem de personal informatizat trebuie parcurse de regulă urmă-
toarele faze:
 Se stabilesc necesităţile curente şi viitoare în funcţie de nivelurile de activitate pre-
conizate, impactul acestora asupra problemelor de personal şi implicaţiile referitoare la
sistemele de informaţii.
 Se definesc cerinţele la care trebuie să răspundă sistemul, sub formă de date şi
rapoarte.
 Se pregăteşte un referat de necesitate destinat conducerii executive.
 Se identifică opţiunile existente pentru satisfacerea cerinţelor pe care le implică acti-
vităţile de personal.
 Se pregăteşte un material documentar privind procedura recomandată, care să fie
înaintat conducerii, care aprobă achiziţionarea sistemului propus. Documentul trebuie
să aibă la bază atât o evaluare financiară, cât şi analiza avantajelor pentru întreprindere
şi a schimbărilor privind metodele de lucru. Trebuie elaborat un plan de tranziţie pri-
vind succesiunea operaţiunilor, astfel încât organizaţia să asimileze rapid şi eficient
noul sistem, fără ca activitatea să fie afectată în mod serios.

Caracteristicile preferate ale unui sistem informatizat

Sistemele informatizate de personal trebuie să aibă următoarele caracteristici de bază:
 să permită alimentarea cu date direct de la sursă;
 să poată fi folosite şi de "utilizatori ocazionali", nu numai de experţi;
 să fie capabile să rezolve probleme administrative concrete, nefiind doar nişte sisteme
de management informatizat;
 să furnizeze informaţiile de care au nevoie managerii operativi, într-un format uşor de
înţeles.
Gama de aplicaţii va fi definită în funcţie de strategia adoptată de companie în privinţa
informaţiilor. Echipamentele trebuie să corespundă necesităţilor organizaţiei, adică
computerele şi terminalele trebuie să fie instalate acolo unde este nevoie, interconectate
printr-o reţea corespunzătoare.
6
 De asemenea, sistemul trebuie conceput în aşa fel încât să cuprindă datele necesare pentru
crearea informaţiilor folosite în scopuri manageriale. Utilizarea sistemului trebuie să fie
simplă, având în vedere că alimentarea cu date consumă cel mai mult din timpul de utilizare,
iar procedura de căutare şi obţinere a informaţiilor să fie cât mai uşor de învăţat şi aplicat.
Introducerea unui sistem cu aceşti parametri presupune examinarea în detaliu a urmă-
toarelor aspecte:
 alegerea componentelor echipamentului;
 alegerea softului potrivit;
 gestionarea bazei de date;
 gradul de integrare a sistemului cu schemele de remunerare;
 programul de dezvoltare.

Alegerea echipamentului
Uneori este posibil să nu existe mai multe opţiuni. Organizaţia poate avea deja sistemele
sale, conectate la un computer mainframe. Totuşi numărul de funcţii de MRU care dispun de
sisteme de PC-uri în reţea este în creştere, fie pentru că întreaga organizaţie trece pe asemenea
sisteme, fie pentru că se ajunge la concluzia că sunt mai potrivite pentru activitatea de
personal. Numărul sistemelor UNIX este încă mic, însă creşte pe măsură ce producătorii
promovează mai intens acest model de lucru (UNIX este un sistem de operare conceput iniţial
pentru minicomputere, care însă este folosit în prezent mai mult pentru staţiile de lucru
încadrate undeva între microcomputere şi minicomputere).

Gestionarea bazei de date

Sistemul trebuie să beneficieze de o bază de date corespunzătoare - o colecţie integrată de
date de personal. Sistemul de gestionare a bazei de date, programul sau setul de programe care
generează şi foloseşte baza de date şi aplicaţiile legate de aceasta trebuie să se bucure de o
atenţie deosebită. Totodată, se va acorda o atenţie aparte modului de configurare a bazei de
date: formularele pentru introducerea datelor, care trebuie concepute în funcţie de necesităţi,
monitoarele video pentru introducerea şi modificarea datelor, întrebările formulate în limbaj şi
rapoartele tipizate reproduse pe diverse suporturi din baza de date. O bază de date folosită
pentru activităţile de personal curente, cum ar fi recrutarea personalului, organizarea instruirii
şi evaluarea posturilor, trebuie să fie cât mai bună.

Integrarea
7
 Cu toate că multe organizaţii au separat evidenţa statelor de salarii de aplicaţiile destinate
exclusiv problemelor de personal (primele fiind gestionate, în general, de serviciile de
contabilitate), există multe argumente care pledează în favoarea unui sistem integrat. Acest
lucru permite folosirea eficientă a unei singure baze de date, mai cuprinzătoare, care
facilitează diverse operaţiuni, cum ar fi salarizarea flexibilă.

Softul
Oferta privind pachetele de soft pentru aplicaţii care asigură informaţii şi rapoarte este nu
numai uriaşă, dar şi impresionant de variată. Firmele de soft îşi înnoiesc şi îşi diversifică
produsele în mod constant, astfel încât oricine găseşte tot ceea ce îşi doreşte. Totuşi, dacă
organizaţia îşi poate face singură analiza de sistem şi dispune de posibilităţi de programare,
softurile create în funcţie de cerinţele ei specifice îi oferă o serie de avantaje. Dar dacă
lucrurile stau astfel, sistemul trebuie testat pentru a i se elimina deficienţele, îndeosebi dacă au
acces la el şi managerii de execuţie.

Programul de dezvoltare
Conceperea şi instalarea unui sistem informatizat obligă la următoarele măsuri:
1. Stabilirea obiectivelor- contribuie acesta la reducerea cheltuielilor administrative,
accelerarea prelucrării datelor, asigurarea unor elemente de fundamentare a deciziilor
(sau măcar câte ceva din fiecare)?
2. Se elaborează un referat de necesitate care să evidenţieze beneficiile şi costurile.
3. Se realizează un studiu de fezabilitate privind aplicaţiile, în care se prezintă costurile şi
avantajele posibile. Studiul poate fi elaborat prin forţe proprii, cu ajutorul unor
consultanţi externi sau ai firmelor de soft care acordă şi servicii de consultanţă. Studiul
de fezabilitate va analiza şi defini, în linii generale, cerinţele utilizatorului şi va
conţine elementele necesare pentru ca toţi factorii interesaţi să înţeleagă despre ce este
vorba, avantajele de care vor beneficia şi contribuţia pe care urmează să o aducă la
dezvoltarea şi introducerea sistemului. Trebuie menţionate informaţiile pe care le
conţine şi le prelucrează sistemul preconizat, precum şi scopurile în care vor fi
utilizate. De asemenea, studiul va ţine cont de prevederile Legii referitoare la Protecţia
Datelor (1998).
4. Se pregăteşte un caiet de sarcini care prezintă în detaliu parametrii sistemului şi felul
în care este mai convenabil pentru companie să-l folosească. Acesta este destinat

8
 furnizorilor de echipamente şi de software, în vederea achiziţionării sistemului cel mai
potrivit.
5. Se alege sistemul în funcţie de echipamentul şi softul de care are organizaţia nevoie.
Probabil trebuie luată o decizie privind modul de utilizare a echipamentului sau a
diferitelor sisteme (cum ar fi, de exemplu, statele de salarii). De asemenea, trebuie
analizată oportunitatea instalării unei reţele de computere şi mărimea acesteia, res-
pectiv conectarea utilizatorilor prin intermediul terminalelor.
6. Se planifică implementarea programului de aşa manieră încât obiectivele să fie atinse
într-un anumit termen şi în limita bugetului de cheltuieli alocat.
7. Se atrag în realizarea proiectului şi beneficiarii potenţiali (managerii de execuţie şi
lucrătorii de personal), pentru a le da posibilitatea să contribuie cu idei, astfel încât să
simtă că sistemul este rodul muncii lor, nu le este impus de sus, fără o consultare
prealabilă.
8. Se urmăreşte încadrarea proiectului în programul de implementare, se verifică dacă s-
au livrat componentele stabilite, conform termenelor şi bugetului aprobat. Aşa cum
precizează Ghidul IPD privind instalarea de sisteme informatizate de personal (1997),
selectarea şi implementarea unui asemenea sistem trebuie să fie un proces bine
coordonat. Acest lucru presupune numirea unui manager de proiect, care să răspundă
de rezolvarea problemelor legate de aplicarea măsurilor menţionate mai sus.
9. Se asigură instruirea utilizatorilor, pentru a-i face capabili să lucreze cu acest sistem şi
să obţină foloase maxime.
10. Se monitorizează performanţele sistemului, pentru a verifica dacă răspunde exigen-
ţelor.

Planificarea resurselor umane

Sistemul informatizat permite modelarea efectelor schimbărilor asupra structurii şi
componenţei diferitelor grupuri de angajaţi din organizaţie, precum şi fluctuaţiile de personal
la nivelul fiecărui grup în parte. Un asemenea model foloseşte un sistem de asigurare de
personal cu clase şi fluxuri. Utilizatorul are destul de multă libertate în definirea mărimii şi
tipurilor fluxurilor de personal (intrări sau ieşiri) la fiecare nivel al sistemului:
 intrările de personal - prin recrutare sau transferuri;
 ieşirile de personal - prin transferuri, pensionări, demisii (pierderi de personal necon-
trolabile), sau prin pensionări anticipate (pierderi controlabile).

9
 Monitorizarea şi controlul fluctuaţiilor de personal
Modelele computerizate permit monitorizarea şi ţinerea sub control a fluctuaţiilor de
personal. Prin aceasta, aduc un aport esenţial la procesul decizional privind problemele de
personal, cum ar fi recrutarea, promovarea, schimbarea în alte posturi, instruirea profesională
şi planificarea carierei.

Programarea necesarului de personal

Sistemul informatizat poate să asigure corelarea numărului de angajaţi cu necesităţile
organizaţiei în raport cu nivelul activităţii. Programarea resurselor umane în raport cu
necesităţile de producţie devine tot mai complexă, pe măsură ce apar modalităţi flexibile de
repartizare a oamenilor pe lucrări. Este vorba de policalificare (angajaţii sunt capabili să
îndeplinească sarcini multiple, nefiind obligaţi să respecte restricţiile impuse de sindicate),
utilizarea muncitorilor angajaţi cu contract pentru lucrări distincte, munca în afara
întreprinderii (oamenii lucrează acasă sau în alt loc, folosind facilităţile oferite de reţelele de
computere şi poşta electronică), organizarea lucrului în schimburi, angajarea cu normă
parţială, împărţirea normei etc.
Planificarea personalului are un caracter interactiv, apelând întotdeauna la resursele
disponibile într-un loc pentru a determina schimbări în altă parte a fluxului de activităţi.
Astfel, politica organizaţiei privind asigurarea resurselor de muncă este influenţată de
evaluarea cererii şi ofertei de forţă de muncă, de programarea politicilor şi a posibilităţilor, de
gradul de flexibilitate a normelor de muncă şi de modul de utilizare a personalului.

Configurarea profilului de personal

Configurarea profilului de personal este o latură specifică a programării, constând în co-
relarea personalului cu volumul de muncă necesar şi asigurând numărul de oameni potrivit să
facă faţă fluctuaţiilor care survin, în timp, în activitatea întreprinderii. Tehnicile de
configurare a personalului sunt folosite când există un volum măsurabil de lucrări, care poate
fi defalcat pe costuri şi prognozat cu suficientă acurateţe. Configurarea necesarului de
personal se poate face în corelare cu bugetul de salarii, în sensul că folosirea forţei de muncă
nu numai că este restricţionată, dar poate fi şi influenţată de buget, de nivelul de performanţă
şi de obiectivele stabilite pentru angajaţi. Modelele de configurare a profilului servesc la:
 monitorizarea şi analiza utilizării forţei de muncă;
 verificarea efectelor repartizării unor activităţi pe perioade diferite ale anului şi analiza
impactului lor prognozat asupra configurării personalului;
10
  monitorizarea fluctuaţiei cheltuielilor pentru plata salariilor şi a celorlalte drepturi ale
angajaţilor şi realizarea de teste de sensibilitate privind impactul unor posibile variante
de plată;
 prognozarea necesarului de personal pe un anumit termen;
 sincronizarea recrutării de personal permanent şi temporar cu prognozele privind
volumul de activitate;
 flexibilizarea bugetelor de salarii în funcţie de prognozele privind nivelul de activitate
revizuit;
 controlul bugetelor de cheltuieli cu forţa de muncă.

Inventarierea şi auditarea aptitudinilor profesionale

Multe organizaţii ţin să aibă un fond cât mai bogat de informaţii referitoare la calificarea,
aptitudinile şi experienţa profesională a lucrătorilor pe care îi angajează. Informaţiile privind
aptitudinile specifice pot fi corelate cu baza de date referitoare la personalul angajat, ceea ce
permite ca mutaţiile survenite în experienţa sau pregătirea profesională a unui angajat să se
reflectate automat în evidenţele respective.
Sistemul informatizat poate efectua periodic analize privind aptitudinile şi abilităţile
existente în cadrul organizaţiei. Acestea pot fi comparate cu cifrele estimative privind
cerinţele curente şi de perspectivă, în scopul identificării sectoarelor pentru care trebuie
recrutat personal şi asigurată instruirea profesională.

Modelele cerinţelor de competenţe

Modelele cerinţelor de competenţe combină planificarea organizaţională cu datele privind
managementul performanţei pentru a stabili aptitudinile şi abilităţile de care este nevoie
pentru îndeplinirea anumitor activităţi. Aceasta facilitează luarea deciziilor privind numirea,
promovarea şi instruirea personalului. Analiza competenţei se referă atât la sarcinile de
realizat, cât şi la aptitudinile necesare. în continuare, cu ajutorul computerului se pot elabora
profiluri de personal care sunt corelate cu evaluările performanţelor titularii posturilor
existente sau cu solicitanţii de posturi.

Recrutarea de personal
Sistemul de recrutare poate să îndeplinească următoarele sarcini:
 evidenţa datelor referitoare la solicitanţii de posturi;
 accesarea şi actualizarea datelor;
11
  corelarea CV-lor cu specificaţiile de personal în vederea elaborării listelor scurte;
 conectarea la sistemele de recrutare folosite pe internet;
 întocmirea corespondenţei - confirmări, invitaţii la interviu, oferte şi respingeri de
cereri;
 elaborarea de rapoarte pentru conducere, analiza reacţiei la anunţurile din media şi
monitorizarea costurilor activităţii de recrutare.
Pachetele de soft pentru managementul şi controlul recrutării nu numai că execută auto-
mat corespondenţa legată de această activitate (conectând sistemul cu procesoarele de texte),
ci oferă utilizatorilor şi posibilitatea de a face instantaneu legătura dintre fiecare solicitant şi
postul vizat, de a urmări modul cum decurge procesul de recrutare pentru fiecare post şi de a
prelucra datele solicitanţilor interni.
Baza de date poate fi folosită în aplicaţii mai sofisticate, menite să faciliteze stabilirea de
criterii de selecţionare şi standarde de evaluare a candidaţilor la posturi, în scopul numirii sau
promovării persoanelor potrivite.

Managementul sistemului de recompensare

Sistemul informatic permite modelarea schemelor de efectuarea unora dintre activităţile
specifice. De asemenea, poate fi folosit şi în evaluarea postului.
Sistemul are capacitatea:
 să analizeze şi să elaboreze rapoarte în legătură cu salariul mediu sau cu distribuţia
salariilor după funcţiile de încadrare, clase, vârstă sau vechime în muncă;
 să calculeze compa-rapoartele care evidenţiază diferenţa dintre salariul mediu dintr-o
anumită schemă şi salariul etalon;
 să calculeze efectele erodării sistemului de remunerare;
 să ofere elemente pentru evaluarea posturilor;
 să prognozeze fondul de salarii total, în funcţie de ipotezele referitoare la numărul de
angajaţi, promovările în funcţie şi nivelurile de salarizare;
 să faciliteze revizuirile salariilor, producând formularele necesare, comparând propu-
nerile cu bugetele şi calculând cheltuielile cu bonusurile băneşti acordate în funcţie de
performanţă, pornind de la diverse ipoteze privind sumele şi repartizarea premiilor în
limita bugetului;
 să furnizeze managerilor informaţii care să-i ghideze în luarea deciziilor referitoare la
salarii;

12
  să elaboreze instrucţiunile de modificare a salariului şi să emită notele interne adresate
angajaţilor în cauză, pentru a-i informa asupra modificărilor respective.

Managementul performanţei
Sistemul informatizat este util în managementul performanţei prin realizarea de formulare,
elaborarea de situaţii analitice şi rapoarte privind analiza performanţei, care indică modul de
repartizare în muncă a oamenilor cu potenţial profesional diferit sau cu performanţe diferite şi
evidenţiază lucrătorii cu calificare specială sau calităţi deosebite. Acest sistem poate fi
conectat cu altele, pentru a forma baza integrată în vederea conceperii şi implementării
politicilor de MRU.

Managementul activităţilor de instruire (cu ajutorul computerului)

Gestionarea de către sistem a activităţilor de instruire a personalului se realizează prin:
 stocarea în baza de date a informaţiilor privind modulele de instruire concepute pe
criterii de competenţă, instructorii având posibilitatea să selecteze modulul dorit sau să
combine mai multe dintre ele pentru a satisface necesităţile de instruire speciale;
 analiza recomandărilor privind instruirea profesională, rezultate din rapoartele de
analiză a performanţei, în scopul identificării necesităţilor de instruire colectivă şi
individuală;
 selecţionarea cursurilor de instruire care corespund necesităţilor de instruire identi-
ficate;
 organizarea de cursuri de instruire cu scoatere din producţie;
 informarea angajaţilor în legătură cu organizarea cursurilor;
 elaborarea corespondenţei referitoare la cursurile de instruire;
 stocarea de date privind inducţia standard sau inducţia concepută special pentru fiecare
angajat, programele de instruire şi de perfecţionare, inclusiv conţinutul tematic,
traseele, răspunderile pentru asigurarea instruirii, metodele de testare şi raportarea
progresului înregistrat;
 elaborarea de instrucţiuni şi recomandări scrise pentru persoanele care participă la
programele de instruire la locul de muncă, fie în calitate de cursanţi sau de instructori;
 evidenţa rapoartelor privind stadiul instruirii şi monitorizarea rezultatelor în raport cu
obiectivele programelor de instruire;

13
  elaborarea de rapoarte care prezintă sintetic activităţile de instruire curente şi de
perspectivă şi evaluează rezultatele programelor de instruire - acest lucru poate fi
corelat cu modelele de planificare a resurselor umane, inclusiv cu cele care îşi propun
să determine numărul de cursanţi cuprinşi în planurile de instruire;
 înregistrarea şi monitorizarea cheltuielilor ocazionate de activităţile de instruire în
raport cu bugetul alocat.

Managementul carierei
Sistemul ajută la implementarea politicilor şi procedurilor privind managementul carierei,
care îmbrăţişează atât planificarea evoluţiei profesionale, cât şi perfecţionarea gestionării ei.
Asigură acest lucru prin analiza modului în care evoluează angajaţii şi prin compararea
concluziilor analizei în primul rând cu evaluările privind cerinţele generale rezultate din
modelele de planificare a resurselor umane şi, în al doilea rând, cu rezultatele sistemului de
gestionare a performanţei.

Limitarea absenţelor
Absenţele pot fi ţinute sub control cu ajutorul sistemelor computerizate de înregistrare a
timpului de lucru şi a prezenţei la locul de muncă:
 înregistrează ora sosirii şi plecării de la serviciu şi numărul efectiv de ore lucrate;
 permit angajaţilor să înregistreze timpul necesar executării unor lucrări specifice;
 solicită angajaţilor să dea explicaţii în legătură cu motivele întârzierii, devansarea orei
de plecare de la program sau oricare altă absenţă;
 pot fi conectate cu sistemul de elaborare a statelor de plată, în vederea calculării sala-
riilor şi bonusurilor cuvenite şi cu un sistem flexibil de evidenţă a orelor de lucru;
 furnizează şefilor de echipă situaţia la zi privind absenţele şi cauzele acestora.

Sistemele mai avansate afişează automat datele de sosire şi plecare de la serviciu pe mo-
nitoarele din birourile şefilor de echipă, astfel încât aceştia pot afla imediat care este numărul
de angajaţi prezenţi la muncă şi procentul de întârzieri.

Monitorizarea egalităţii şanselor

Sistemul poate să evidenţieze structura etnică a diferitelor grupuri de angajaţi. Informaţiile
respective sunt analizate pentru obţinerea de date privind distribuirea minorităţilor etnice pe
ocupaţii, categorii de încadrare, vârstă, loc de muncă şi amplasare. Analiza poate să indice
14
ponderea globală a angajaţilor aparţinând minorităţilor etnice în raport cu fiecare categorie de
încadrare. Date statistice similare pot fi prelucrate în funcţie de împărţirea pe sexe a
angajaţilor. Analiza poate fi adâncită pentru a reflecta evoluţia lor profesională, prin
efectuarea de comparaţii, pe baza concluziilor desprinse din analiza generală, privind ritmul în
care femeile şi bărbaţii aparţinând diferitelor grupuri etnice avansează în cariera profesională.

Sistemele expert
Softurile care folosesc cunoştinţe specializate - sau aşa numitele sisteme expert - sunt
programe de computer care înglobează cunoştinţele dintr-un anumit domeniu de activitate şi
experienţă umană şi care, prin intermediul unor conexiuni şi reguli încorporate în sistem,
facilitează rezolvarea problemelor de management al resurselor umane. Spre deosebire de
sistemele de date, care stochează, sortează, manipulează şi furnizează managerilor informaţii
fragmentate (deci simple date), sistemele expert stochează, sortează, manipulează şi
furnizează managerilor cunoştinţe sistematizate privind practica managerială, care pot fi
folosite ca atare, fiind redactate într-un limbaj uşor de înţeles (spre deosebire de "păsăreasca"
folosită în informatică).
Elaborarea sistemelor expert se bazează pe un proces de inginerie cognitivă, pornind de la
cunoştinţe care cuprind elemente faptice şi o procedură bine definită de utilizare a acestora
("euristica" sau regulile practice). Aceste reguli fac posibilă luarea de decizii pe baza
informaţiilor faptice introduse în computer. Un element faptic îl reprezintă informaţia
referitoare la fluctuaţia forţei de muncă pe o perioadă de trei ani, iar regula practică este
metoda prin care se prognozează fluctuaţia pe următorii trei ani. Aceste fapte şi reguli sunt
procesate cu ajutorul a ceea ce se numeşte inference engine (adică "generator de deducţii"),
care rezolvă probleme sau face prognoze, iar rezultatul procesării este prezentat de interfaţa
utilizator.
Sistemul expert poate să întocmească o listă a candidaţilor eligibili să promoveze în
funcţie, prin valorificarea informaţiilor din baza de date. Dacă este nevoie de informaţii
suplimentare, sistemulcere utilizatorului să-i răspundă la întrebările respective. Pe de altă
parte, computerul răspunde utilizatorilor la întrebarea de ce au fost selectaţi anumiţi candidaţi,
prezentând detalii despre calificarea lor, rezultatele evaluării performanţelor etc.
Sistemele expert - definite astfel printr-un termen poate cam general - pot fi folosite şi în
aplicaţii privind evaluarea postului, apelând la o bază de date compusă din modele de analize
şi evaluări, pentru a desprinde concluzii pertinente privind punctajul evaluării. Acest lucru se
realizează prin:

15
  definirea regulilor de efectuare a evaluării;
 programarea computerului să pună întrebări pertinente privind factorii specifici ai
postului, pentru a putea să aplice regulile de evaluare stabilite - ceea ce impune analiza
structurii chestionarelor speciale, menite să faciliteze strângerea şi analiza sistematică
a datelor;
 aplicarea uniformă a regulilor şi determinarea criteriilor de stabilire a punctajului
pentru postul respectiv;
 încadrarea posturilor in clase şi categorii;
 stocarea de informaţii în memoria computerului, pentru a fi afişate pe monitor sau
tipărite oricând este nevoie.

Auditarea sistemului
Aşa cum sugerează Robinson (1999), este necesar ca sistemul să fie auditat periodic
pentru a obţine răspunsuri la următoarele întrebări;
 Este sistemul exploatat eficient şi în cel mai potrivit mod?
 Folosirea eficientă a sistemului întâmpină vreun impediment?
 îi ajută această tehnologie pe manageri sau doar le dictează concluzii?
 Generează sistemul vreo nemulţumire în rândul lucrătorilor din compartimentul de
resurse umane, din eşaloanele superioare de conducere sau din cel al managerilor de
execuţie?
 Au apărut probleme din cauza inexactităţii datelor?
 Rapoartele sunt exacte, utile şi facilitează procesul decizional?
 Ce funcţionalitate are sistemul? Cu alte cuvinte, ce face şi cât de bune sunt rezultatele?
Ce alte funcţii ar fi necesare?
 Cât de eficiente sunt conexiunile sistemului şi valorificarea datelor în diverse aplicaţii?

Bibliografie:
Michael Armstrong- MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE – manual de
practică

16