El arte de la comunicación

 Establecimiento de objetivos
 Conceptos básicos en gestión de proyectos

Caso Práctico: Implementación tecnológica

 Fase de análisis
 Fase de implantación
 Conclusiones
 Mejores prácticas
 Dudas
Objetivo Versus Deseo

Realista
Alcanzable
Medible
Tres consignas sobre objetivos en la gestión de
proyectos:

 Establecer objetivos realistas y no ambiguos

 Evaluar periódicamente si se están
cumpliendo los objetivos
 Implementar acciones correctivas.
Objetivos en un proyecto
 Variados: Objetivos del proyecto, del producto, de coste, de tiempo, de
los “stakeholders” (interesados).
 Se registran por vía documental:
 Enunciado o declaración preliminar del alcance de proyecto
 Enunciado o declaración del alcance del proyecto
 Los proyectos se consideran completos cuando se logran cumplir los
objetivos.
 Una razón para terminar un proyecto antes de su completitud, es no
poder alcanzar los objetivos
 Un entendimiento más completo de los objetivos se alcanza a lo largo del
proyecto (conforme transcurre)
 Forma parte del role de PM conseguir los objetivos del proyecto
 La razón de la existencia de las actividades de calidad es estar seguro de
que el proyecto consigue sus objetivos.
 La razón de los procesos de gestión de riesgos es analizar y reducir
amenazas y fomentar oportunidades a los objetivos del proyecto.
 Los factores que podrían impactar de forma negativa sobre los objetivos
del proyecto (amenazas, influencias de los stakeholders) deben ser
observados y monitorizados.
 Los proyectos requieren frecuentemente de acuerdos entre los requisitos
y los objetivos de un proyecto.
 Uno de los propósitos de desarrollar un plan de gestión de proyecto es
determinar cómo se llevará a cabo el trabajo para conseguir los objetivos
del proyecto
 ¿Qué es un proyecto? Temporal, con principio
y fin, crea un único producto, servicio o
resultado. Se elabora de forma progresiva

Áreas de conocimiento:
Integración
Alcance
Tiempo
Coste
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Compras
Conocimiento que debe tener un PM:
 Gestión de equipos humanos, relaciones
interpersonales.
 Negociación
 Liderazgo
 Mentoring (de tutoría)
 Conocimiento del entorno del proyecto: quienes
son todos los interesados en el proyecto desde
todas las perspectivas (stakeholders), por qué se
está realizado dicho proyecto y cuál es el plan
estratégico de la organización compañía/división
encargada.
Si queréis saber mas……..
 Ámbito: Tecnología, pero encontrareis
situaciones que aplican a cualquier tipo de
proyecto en otros ámbitos
 Descripción: proyecto de implantación de un
sistema de gestión integral para varios dpts.
del Banco.
 “Actores” principales: Empresa, Proveedor
de Software, Consultora.
 Equipo de proyecto
 Conclusiones sobre resultados de proyectos
reales
 Un sistema de gestión integral es un software
que permite gestionar todos los procesos de
negocio de diferentes áreas de forma
integrada. Por lo general, está compuesto de
módulos, ofreciendo información cruzada de
todos los procesos del negocio.
 Este software debe ser adaptado para
responder a las necesidades específicas de
cada organización, y una vez implementado,
debe permitir a los empleados del banco
administrar eficazmente sus recursos y
obtener información en tiempo real.
Un proyecto de este tipo pasa por varias etapas:
 Análisis: fase en la que, tras analizar las
necesidades y objetivos de la organización, se
decide implementar un sistema de gestión
integral.
 Planificación: la fase de decisión sobre qué
software concreto se quiere implantar, selección
de proveedores que participarán en su
implantación y qué otros recursos se van a
necesitar.
 Ejecución: la fase de implementación,
incluyendo desarrollos, redefinición de procesos,
formación del personal,…
 Utilización: la etapa de uso y mantenimiento del
sistema.
A través de la implantación de un sistema de
gestión integral se pueden obtener enormes
beneficios, pero el proyecto también puede
ser un desastre para aquellas organizaciones
que fracasan en la gestión del proceso.
 Resultados en implantaciones reales

 El “objetivo” que prevalece ha sido el

organizarse mejor. Después mejorar y por
último la integración de sistemas, que es la
capacidad que da nombre a este tipo de
aplicaciones, lo cual resulta paradójico.
 Un dato importante es poder estimar qué
fuerzas dentro de una organización
impulsan la toma de decisión para poner en
marcha el proyecto: muy importante el
apoyo de la dirección.
 Resultados en implantaciones reales
 En cuanto a las razones que empujan a
seleccionar la implantación de una solución
concreta, el argumento más ampliamente
respetado es la funcionalidad que aporta el
producto, muy por encima del resto de criterios
que pueden ser considerados, e
independientemente de tamaño y sector de la
organización.
 A pesar de la tremenda importancia que supone
la actividad de consultoría necesaria para
desarrollar un proyecto de este tipo, muchas
veces se adopta la decisión con una actitud de
“compra de producto”, más que de
“contratación de servicio”.
Factores de éxito genéricos Estratégicos (largo plazo)
Implicación de la dirección
Capacidad de adaptación de la
empresa
Claridad de los objetivos del
proyecto
Elección de integrantes del
Organización
equipo de proyecto
Rediseño de los procedimientos
de trabajo
Implicación de los trabajadores
de la empresa (usuarios)
Papel del responsable interno de
proyecto
Cercanía y disponibilidad del
proveedor
Estrategia de implementación
adecuada
Tecnología
Trabajo realizado para adaptar el
producto a la forma de trabajo de
la empresa
Versión de software adecuada
Factores de éxito genéricos Tácticos (corto plazo)
Implicación de los mandos intermedios
Flujo de información y comunicaciones durante
el proyecto
Cumplimiento de la planificación establecida
Plan de formación de los usuarios
Actitud previsora de problemas de uso
Capacidad del equipo consultor
Agilidad con que se han resuelto situaciones no
previstas
Compatibilidad con los equipamientos
informáticos
Compatibilidad con el sistema y necesidades de
comunicación
Compatibilidad con Software preexistente
 Para nuestro proyecto

Los tres principales factores de éxito

identificados tanto por las empresas como
por los proveedores han sido, en idéntico
orden:

 La capacidad del equipo consultor

 el papel que puede desempeñar el
responsable de proyecto en la empresa
 la implicación de la dirección
Los factores menos valorados por las empresas de cara
a afrontar un proyecto de estas características son los
genuinamente tecnológicos, por este orden:
 Compatibilidad con el Software preexistente
 Compatibilidad con los equipamientos informáticos
 Versión de software adecuada

Por su parte, los tres aspectos a los que las consultoras

conceden menor importancia son todos estratégicos,
y por este orden:
 rediseño de los procedimientos de trabajo
 implicación de los trabajadores de la empresa
(usuarios)
 trabajo realizado para adaptar el producto a la forma
de trabajo de la empresa.
 Queda puesto de manifiesto que cada una de
las partes evita lo que podríamos considerar
el ámbito de conocimiento de la otra.
 Problemas detectados durante la implantación
………..
 Según las Empresas
Perspectiva Factores problemáticos según las empresas
Organizacional Táctico Cumplimiento de la planificación establecida
Tecnológico Estratégico Estrategia de implementación adecuada
Organizacional Rediseño de los procedimientos de trabajo
Estratégico Agilidad con que se han resuelto situaciones no previstas
Organizacional Táctico Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
trabajo de la empresa
Tecnológico Estratégico Flujo de información y comunicaciones durante el proyecto
Organizacional Táctico Actitud previsora de problemas de uso
Organizacional Táctico Plan de formación de los usuarios
Organizacional Táctico Compatibilidad con el sistema y necesidades de
Tecnológico Táctico Comunicación
Organizacional Táctico Capacidad del equipo consultor
 Según las consultoras

Perspectiva Factores problemáticos según las consultoras

Tecnológico táctico Compatibilidad con el Software preexistente
Organizacional Claridad de los objetivos del proyecto
Estratégico Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
Tecnológico estratégico trabajar de la empresa
Actitud previsora de problemas de uso
Organizacional Táctico Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
Tecnológico Táctico trabajo de la empresa
Compatibilidad con los equipamientos informáticos
Tecnológico Táctico Compatibilidad con el sistema y necesidades de
Tecnológico Táctico comunicación
Organizacional Implicación de la dirección
Estratégico Flujo de información y comunicaciones durante el proyecto
Organizacional Táctico Estrategia de implementación adecuada
Tecnológico estratégico
 La mayor parte de las implantaciones que
no funcionan tanto a nivel de proyecto
como de resultados se deben a una falta
de previsión/planificación.
 Se detecta más madurez en aquellas
empresas que ya tienen un sistema de
gestión implantado, y que han tenido
tiempo para asimilar el anterior
 Se presta poca atención a evaluar el
impacto de la implementación
 Los beneficios de implantar un sistema de
gestión integral están claros para las
empresas
 Los fallos son subsanables
 El ritmo de implantación debe ser
establecido por la empresa, así como la
decisión de pasar de una fase a otra
 El problema no es que el consultor
conozca o no el sector de actividad de la
empresa, sino que la empresa conozca sus
propios procesos
 Se ayuda poco al consultor
 La satisfacción disminuye al aumentar la
envergadura del proyecto
 Se confían en soluciones tecnológicas para
solventar problemas organizativos
 El mayor factor de éxito en las
implantaciones es la madurez de la
organización
 La falta de formación adecuada de las
personas en las que reside la capacidad de
decisión les lleva a confiar en exceso en
argumentos comerciales y descuidar criterios
que deberían tener mayor peso
 Aunque muchas organizaciones aprovechan
estos proyectos como una vía para
organizarse mejor, quizás tenga más sentido
el adelantarse y solucionar los problemas
organizativos con carácter previo al inicio
de los trabajos
 La solución tecnológica no es una panacea
que nos permita organizarnos mejor, al
contrario es una herramienta que exige un
nivel previo que no siempre se encuentra en
las empresas.
Análisis de necesidades y objetivos
 Se trata de establecer las especificaciones
que debe cumplir la solución que se desea
implantar a partir de un análisis que a
partir de la información recogida o
suministrada por los responsables de las
distintas áreas.
 Análisis DAFO del proyecto
 Identificar y evaluar necesidades reales de
la empresa mediante un listado, y a partir
de ahí, definir objetivos cuantificables y -
muy importante-, acordes con la estrategia
de la organización
Estrategia de implementación: empezar con
tiempo
 Realizaruna planificación realista del
proyecto.
 Probablemente realizar la implantación
secuencialmente
Elección del Sistema
 Conocer adecuadamente las
tecnologías disponibles
 Contactar con proveedores del
software
 Solicitar propuestas
 Tomar la decisión
 Selección de la consultora
• Tiempo estimado de implementación, fecha
estimada de arranque del proyecto y de puesta en
marcha del sistema.
•Costes del proyecto, discriminado el coste de la
implementación del coste de soporte post
implementación.
• Listado de consultores del equipo de trabajo con los
CV de cada uno, función en el equipo, condiciones de
sustitución.
• Plan de contingencia en caso de no cumplir con el
tiempo o presupuesto estimados.
• Alcance del trabajo: implementación,
mantenimiento, formación de usuarios
• Listado con las obligaciones y recursos que tendrá
que proveer la empresa
• Experiencia en la implementación del sistema
elegido: referencia de otros proyectos similares
 Inicio del proyecto
 Una vez seleccionada la tecnología y la
consultora, comunicar el inicio del proyecto a
todos los implicados y fijar un cronograma
provisional de implementación no muy
detallado pero que fije una fecha para empezar
a trabajar.
 La empresa no debe olvidar que será ella quien
deberá controlar la implantación, marcar el
ritmo, llevar las riendas del proyecto.
 Es muy importante saber comunicar los
beneficios del proyecto a los integrantes de la
organización para conseguir que todo el mundo
perciba la potencial mejora
 Formación del personal
 La formación debe ser contemplada
separadamente por un lado a los directivos y
mandos intermedios, y por otro lado, al resto
del personal de la organización.
 Hay que tener en cuenta la Importancia del
orden de las actividades formativas: Es útil
comenzar primero por los que participan en el
proyecto y, además, no esperar a la fase de
post-implementación.
 Resulta adecuado realizar una evaluación
previa del nivel que tiene el personal que
utilizará la herramienta.