Manual General de Proyectos

VERSIÓN:1.
0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:PF-PDC
FECHA:15 de Diciembre
Manual de Proyectos PS
del 2008
MANUAL DE USUARIO
GESTION DE PROYECTOS
UNIMINUTO
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO.............................................................................................................................................6
2 ALCANCE.............................................................................................................................................6
3 DATOS BÁSICOS...................................................................................................................................7
3.1 OBJETIVO.....................................................................................................................................7
3.2 ALCANCE......................................................................................................................................7
3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO ........................................................................7
3.3.1 CREAR DEFINICIÓN DE PROYECTO........................................................................................................8
3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIÓN DE PROYECTO........................................................................................12
3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO..................................................................................13
3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................14
3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................16
3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................20
3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................21
3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR...............................................24
3.5.1 CREACIÓN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR.........................................................................................25
3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR.......................................................................................27
3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTÁNDAR.............................................................................................28
3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO.............................................................29
3.6.1 CREACION DE GRAFO..........................................................................................................................31
3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO.................................................................................................................34
3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO.................................................................................................................35
3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR............................................................37
3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................38
3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR..........................................................................................................39
3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR...............................................................................................41
3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................41
3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................44
3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................46
3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................50
3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................51
3.9 CREACIÓNPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADÍSTICO..........................................54
3.9.1 CREACIÓN DE VALOR ESTADÍSTICO....................................................................................................54
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3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP............................................................55

3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP...........................................................................60
3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO............................................................62
3.10.1 CREACIÓN DE CLASES DE ACTIVIDAD..............................................................................................62
3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................65
3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................67
3.10.4 PLANIFICACIÓN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD....................................................................68
3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIÓN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)...........................................69
3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO .........................................................72
3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO ............................................................................................................72
4 ESTRUCTURACION.............................................................................................................................79
4.1 OBJETIVO:..................................................................................................................................79
4.2 ALCANCE:...................................................................................................................................79
4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.........................79
4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.....................................................................................81
4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................84
4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................86
4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.......................................................................88
4.4.1 CREACION DE PROYECTO....................................................................................................................91
4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO.............................................................95
4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO...........................................................................................................98
4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO.........................................................................................................103
4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO Y OPERACION......................................................................104
5 PLANIFICACION...............................................................................................................................131
5.1 OBJETIVO.................................................................................................................................131
5.2 ALCANCE..................................................................................................................................131
5.3 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN
ESTRUCTURA..................................................................................................................................131
5.3.1 CREACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA............................................131
5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA......................................................................136
5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA..........................................................................138
5.4 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIÓN)..........140
5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN............................................146
5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN............................................148
6 PROGRAMACION PROYECTO...........................................................................................................150
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6.1 OBJETIVO.................................................................................................................................150
6.2 ALCANCE..................................................................................................................................150
6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO..................................................................................................150
6.4 COMPRA DE MATERIALES.........................................................................................................154
6.5 ASIGNACION DE PERSONAL .....................................................................................................163
6.6 MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE FECHAS DE PROYECTO.....................................................172
6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS............................................................................................172
6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONÓSTICO........................................................................................174
6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................175
6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO....................................................................176
6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO................................................................178
6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................179
6.7 PLANIFICACION DE COSTOS......................................................................................................180
6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO..........................................................................187
6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO.......................................................................190
6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO.............................................193
7 PRESUPUESTACION.........................................................................................................................196
7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO..................................................................197

7.1.1 PRESUPUESTO...................................................................................................................................200
7.1.2 COMPROMISO..................................................................................................................................200
7.1.3 OBLIGACIONES..................................................................................................................................201
7.1.4 PAGOS...............................................................................................................................................201
7.1.5 UTILIZADO .......................................................................................................................................201
7.1.6 DISPONIBLE.......................................................................................................................................201
8 EJECUCION.......................................................................................................................................201
8.1 OBJETIVO.................................................................................................................................201
8.2 ALCANCE..................................................................................................................................201
8.3 NOTIFICACION DE OPERACIÓN EN GRAFOS...............................................................................201
8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION....................................................................................203
8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION.........................................................................................204
9 CIERRE.............................................................................................................................................206
9.1 OBJETIVO.................................................................................................................................206
9.2 ALCANCE..................................................................................................................................206
9.3 LIQUIDACION...........................................................................................................................206
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9.3.1 RECOMENDACIONES.........................................................................................................................206
9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS.......................................................................207
9.4.1 LIQUIDACIÓN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN PARA EL PROYECTO
(PARCIAL)...................................................................................................................................................207
9.4.2 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN DEFINIDOS PARA EL
PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)......................................................................................................................217
9.4.3 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS
DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL).......................................................................................................229
9.5 CIERRE TECNICO.......................................................................................................................238
9.6 CIERRE......................................................................................................................................238
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1 OBJETIVO
La Gestión de proyectos para Uniminuto, permite realizar el seguimiento y control

administrativo y financiero, de cada unas de las actividades que están orientadas a cumplir
unos objetivos específicos, en colaboración con entes financiadores internos y externos.
2 ALCANCE
El manual de la Gestión de Proyectos puede tener una cobertura muy amplia en cada área
de Uniminuto. Los proyectos son ejercicios que se desarrollan permanentemente con el
objeto de difundir el mensaje de la Organización Minuto de Dios y están encaminados a la
academia, la proyección social y el desarrollo de la infraestructura propia.
El modulo de PS está organizado por capítulos que agrupan las etapas propias del manejo
de un proyecto en SAP, Estas son las siguientes:
Datos Básicos
Estructuración
Planificación
Presupuestación
Ejecución
Cierre
En este manual encontrara cada etapa desarrollada con sus correspondientes funciones en
las cuales identificará el desarrollo de un proyecto.
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3 DATOS BÁSICOS
3.1 OBJETIVO
Con este capítulo el usuario conocerá la definición de un proyecto y que elementos lo

componen y comprenderá la forma de crear, modificar y visualizar cada concepto.
3.2 ALCANCE
La utilización de estos conceptos dentro de proyectos permite hacer un conjunto de

elementos estándar o específicos que pueden ser usados para la creación, el manejo y la
conformación por partes de los proyectos.
3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO
Estas funciones se usan para identificar y asignar el codigo al proyecto nuevo
Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo
El código será 523-PC-3-08-001
Para las tres funciones en definición de proyecto se deben ingresar a la transacción requerida
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar según la direccion siguiente)
Sede (Centro) 523

Tipo de proyecto PC
Tipo de financiación 3
Año de creación 08
Consecutivo 001
Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto  Funciones de actualizaciones

especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear ó Modificar ó Visualizar
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Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear),

CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar))
Por ejemplo crear CJ01
y presione ENTER
3.3.1 CREAR DEFINICIÓN DE PROYECTO

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Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:
Ingrese su código en Def. Proyecto asi 200-PC-3-08-001 y luego ingrese el perfil de proyecto y
presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definición del proyecto. Presione ENTER y surge otra ventana
para Crear proyecto- Definición
En esta ventana aparecen cuatro pestañas para ingresar información de:

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Datos Básicos
Status: Muestra el estado del proyecto ABIERTO
Edicion de proyecto: Muestra el Nombre de identificación de
proyecto
Competencias: Ingrese el codigo del Solicitante y el código
del Responsable
Organización: Ingrese el código del centro y el centro de
Beneficio
Fechas: Ingrese las fechas de inicio y fin de le
proyecto
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Control Otras funciones que no aplican

Gestión Otras funciones que no aplican
Testo Explicativo Descripiciones y datos informativos
En seguida dele Grabar y salir

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3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIÓN DE PROYECTO
Digite en el editor de transacciones JC02
Digite el código del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER
Sale la ventana con la información de definición y pestañas del proyecto alli se puede cambiar
la deficinión del proyecto (Datos en texto de identificación)
Poe ejemplo digite Consultoria a la Alcaldia de Chinchiná por que el proyecto no tiene este
campo lleno
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Presione grabar y salir
3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO
Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER
Verifique los datos de definición o de las pestañas con información del proyecto:
Luego presione salir

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CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc
3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP
Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
El icono de un PEP principal es así
El elemento PEP secundario para componente es así:
Sede: 523
Tipo de proyecto PC
Consecutivo 001
El elemento principal del proyecto será 523-PC-3-08-001/1
Para las tres funciones en definición de proyecto se deben ingresar a la transacción requerida:
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar según la direccion siguiente:)
Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos  Proyecto  Funciones de actualizaciones

especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual
 Crear ó Modificar ó Visualizar
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Método 2: Digite la transacción en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear),

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3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP
Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER
Luego aparece la ventana siguiente:
Ingrese su código en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el código del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definición del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestañas para ingresar información de la siguiente tabla:
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Datos Básicos
Prioridad Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integración
proyecto para integrar
Integración proyecto Haga clic en el recuadro
Status Establece el estatus del elemento
Competencias: Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo
del Centro de Solicitante
Indicadores operativos Seleccione planificación para planificar costos y tiempos.
Seleccione facturación para hacer cobros y seleccione
Imputación para registrar valores
Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

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Luego ingrese la información de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:
Fechas
Fechas extremas Digite la fecha de incio y final del proyecto
Fechas pronóstico Digite la fecha de incio y final del proyecto
para variaciones especiales
Fechas reales Se verá la variación resultado de ejecutar el
proyecto
El sistema establece los dias hábiles con las fechas dadas.

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Esta pestaña de asignación contiene información que se evalúa con otras funciones:
Las demás péstañas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control No se afecta en esta función

Gestión No se afecta en esta función
En seguida escoja Grabar y Salga de la Creación del PEP

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3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP
Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.
Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.
Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Código.
Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione “urgente”. Al solicitante de

codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.
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Al terminar los cambios, presione grabar y salir
3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP
Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.
Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.
VERSIÓN: 1.0
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Luego se revisa la información necesaria en cada pestaña, por ejemplo, Datos Básicos:
La pestaña de fechas
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La pestaña de asignación:
Al terminar de ver haga Clic a salir
CJ91-CJ92-CJ93-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP Estandar.doc

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3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR
Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP estándar que
puede ser usado en los componentes de proyecto (hacen referncia a las macro actividades de
un proyecto).
Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo:
Sede: 523
Tipo de proyecto PC
Consecutivo 001
Para las tres funciones en definición de proyecto se debe ingresar a la transacción requerida:
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir
Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos  Datos básicosModelos PEP Estándar \

Crear ó Modificar ó Visualizar
VERSIÓN: 1.0
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3.5.1 CREACIÓN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR
Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,

VERSIÓN: 1.0
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Ingrese su código en Def. Proyecto 523-PC-3-08-001/2 a crear, elija el perfil de proyecto en el
cuaderno y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definición del proyecto:
Oprima ENTER y se desplegará otra ventana para Crear elemento PEP Estándar.
VERSIÓN: 1.0
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Aquí se diligencia información, si es necesaria grabar, para mantener el sistema por ejemplo:
Descripcion de definición de proyecto Consultoria en Chinchiná

Código de Responsable 11
Codigo de solicitante 11
Centro () 523
En seguida Grabe y Salga
3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR

Digite en el editor de transacciones CJ92 y presione ENTER
VERSIÓN: 1.0
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ENTER.
Se cambia para ESTE CASO, se añade al titulo del PEP “y Segumimiento,” si requieren
modificaciones de las pestañas; también se seleccionan y modifican los campos.
3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTÁNDAR

VERSIÓN: 1.0
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ENTER
Aparecerá la estructura del PEP y se verificará el contenido de cada pestaña:
En seguida Salga
CN21-CN22-CN23-Crear Modificar y Visualizar de Gráfo.doc
3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO

VERSIÓN: 1.0
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El GRAFO es un elemento que agrupa operaciones y a su vez es agrupador dentro de un

elemento PEP. Actua como intermediario para informar notificación de actividades
ejecutadas agrupar los costos fechas y recursos y es base para la planificación.
Método de ingreso 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Dele clik al agrupador de carpeta
para abrir y cerrar según la direccion siguiente)
Puede ingresar a la transacción digitándola en el campo de transacciones y ENTER o

ingresando la ruta así:
Un gráfo se identifica con el siguiente icono

VERSIÓN: 1.0
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3.6.1 CREACION DE GRAFO
Un gráfo requiere un proyecto con estructura de PEP principal, PEP de nivel 1 y luego PEP
para de nivel 2.
Digite CN21 para la creación del gráfo y oprima ENTER
Aparece la siguiente pantalla:
Según la necesidad, que para el caso es imputacion con operaciones seleccione el perfil del
grafo. Luego especifique la clase de gráfo para el caso PS02. Indique el centro si se
requiere en el que se va a usar el gráfo por ejemplo 200, y luego idique la necesidad de
planificación que para el caso es el manejo de insumos en el proyecto
Dele ENTER y aparecerá la siguiente ventana para ingresar información:

VERSIÓN: 1.0
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Diligencie los campos necesarios para el proyecto asi, para la primera de

PROGRAMACION
Grafo Texto para nombre de grafo

En la pestaña de programación
Fecha inicio Digite la fecha en formato de DDMMAAAA
con solo 8 números
Fecha Fin Digite la fecha en formato de DDMMAAAA
con solo 8 números
Programación Definir como se efectuará la programación
VERSIÓN: 1.0
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Para las demas pestañas se indica en cada campo el valor o el código necesario según se
necesite y solo será determinado por el tipo de proyecto.
Los proyectos no tienen afectación con la información en las demás pestañas y por tanto no
se diligencian.
VERSIÓN: 1.0
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Luego de estos ingresos se emite un número de gráfo creado como confirmación.
Grabe y Salga de la creación
3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO
Digitela CN22 en el campo de edición de transacciones y presione ENTER
Sale un campo de gráfo para ingresar el número para el caso el 5000036 de gráfo a
modificar y oprima ENTER.
Sale la siguiente ventana y se modifican los datos de los campos con fondo blanco.
VERSIÓN: 1.0
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Por ejemplo cambiamos la clase de programación de hacia adelante a hacia atrás en la

parte de programación.
Presione ENTER y en seguida dele Grabar y Salir
Se emite un mensaje con la modificación
3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO
Digite CN23 en el campo de transacciones y ENTER

VERSIÓN: 1.0
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Digite el código del Gráfo a visualizar y ENTER.
Y aparecen los datos del gráfo y las pestañas disponibles para consultar:
Luego de ver la información del gráfo Salga de la modificación

VERSIÓN: 1.0
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CN01-CN02-CN03-CN98-Crear Modificar Visualizar y Borrado de Gráfo Standar.doc
3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR
Los grafos estandar son elementos agrupadores de operaciones que se crean como ejemplo
para proyectos de muy similares características o que se usan con frecuencia como comodines
básicos o genéricos en algunos proyectos
Puede digitar la transacción y dar ENTER en el campo de transacciones o seleccionar la

transacción de la ruta de las transacciones así: MenúSAP  Finanzas  Sistema de
Proyectos  Datos Básicos  Modelos  Grafo estándar
Las transacciones para crear modificar y visualizar son CN01, CN02, CN03 Y CN98
VERSIÓN: 1.0
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3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR
Surge esta pantalla
Y se ingresan los datos necesarios para el caso

VERSIÓN: 1.0
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Realizando la estructuracion y caracterizacion del grafo se graba y se obtiene la

siguiente nota
Salga de la creación
3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR
El sistema emite esta ventana

VERSIÓN: 1.0
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Se digita el número del gráfo y ENTER para visualizar
Se observa la información de manejo de las operaciones y demas datos de tiempos y costos.

Para el caso ingrese dos datos basicos de grafo con 3 dias de servicio.
VERSIÓN: 1.0
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Se realizan las modificaciones necesarias para el proyecto en el grafo, se graba y se
le da Salir
3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR
El sistema emite esta ventana en la cual se puede ver los datos de las pestañas
Salga de la visualización
3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR

VERSIÓN: 1.0
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El sistema emite esta ventana con información del Grafo a Borrar
Se verifica que este el numero de grafo correcto se marca petición de borrado
y el log para informar el éxito del borrado y ENTER

VERSIÓN: 1.0
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Presione ENTER a este aviso y luego ejecutar para realizar el borrado
Verifique en este mensaje el borrado
Presione ENTER a este aviso, del cual sale el resumen de informe para el borrado
Donde aparece algún error por si no se puede borrar y al confirmar Salga
CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc

VERSIÓN: 1.0
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3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP
Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
El icono de un PEP principal es así
El elemento PEP secundario para componente es así:
Sede: 523
Tipo de proyecto PC
Consecutivo 001
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir
Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos  Proyecto  Funciones de actualizaciones

especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual
 Crear ó Modificar ó Visualizar
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Método 2: Digite la transacción en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear),

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP
Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER
Ingrese su código en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el código del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definición del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestañas para ingresar información de la siguiente tabla:
VERSIÓN: 1.0
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Datos Básicos
Prioridad Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integración
proyecto para integrar
Integración proyecto Haga clic en el recuadro
Status Establece el estatus del elemento
Competencias: Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo
del Centro de Solicitante
Indicadores operativos Seleccione planificación para planificar costos y tiempos.
Seleccione facturación para hacer cobros y seleccione
Imputación para registrar valores
Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

VERSIÓN: 1.0
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Luego ingrese la información de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:
Fechas
Fechas extremas Digite la fecha de incio y final del proyecto
Fechas pronóstico Digite la fecha de incio y final del proyecto
para variaciones especiales
Fechas reales Se verá la variación resultado de ejecutar el
proyecto
El sistema establece los dias hábiles con las fechas dadas.

VERSIÓN: 1.0
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Esta pestaña de asignación contiene información que se evalúa con otras funciones:
Las demás péstañas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control No se afecta en esta función

Gestión No se afecta en esta función
En seguida escoja Grabar y Salga de la Creación del PEP

VERSIÓN: 1.0
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3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.
ENTER.
Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Código.
Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione “urgente”. Al solicitante de

codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.
VERSIÓN: 1.0
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Al terminar los cambios, presione grabar y salir
3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP
Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.
VERSIÓN: 1.0
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Luego se revisa la información necesaria en cada pestaña, por ejemplo, Datos Básicos:
La pestaña de fechas
VERSIÓN: 1.0
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La pestaña de asignación:
Al terminar de ver haga Clic a salir
KK01-CJS2-CJS3-Creación, Planificación y Visualización de Valor Estadístico.docx

VERSIÓN: 1.0
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3.9 CREACIÓNPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADÍSTICO
3.9.1 CREACIÓN DE VALOR ESTADÍSTICO
El valor estadístico es usado para hacer mediciones puntuales en el proyecto seguimiento u

otro indicador en fases o etapa y es propio de cada proyecto
Este elemento se planifica a un PEP o a un grafo para hallar y evaluar características que no
son cuantificables en el proyecto y se quieran medir.
Para crear el valor estadístico digite KK01 en el campo de transacciones y presione ENTER
Luego se visualiza lo siguiente:
Digite clasif y ENTER
Se ingresan los siguientes datos:

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Luego presione ENTER, Grabar y Salir. Sale la información de grabación en la parte inferior
de la pantalla.
Y salga de la creación del valor estadístico:
3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP
Digite CJS2 en el campo de transacciones para visualizar el Valor Estadístico a modificar y

presione ENTER.
Ingrese la sociedad por defecto de Uniminuto 2000 y presione ENTER.

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
En la pantalla sale la siguiente ventana:
Del menú principal superior se selecciona opciones y “Act.perfil planific. “
Y luego seleccione ZPS para perfil de planificación para Proyectos y presione ENTER
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
De esta ventana use la selección del Layout (atrás y adelante) para ver los Layout
(método de mostrar pantalla en reportes.)
Para seleccionar el Layout del cual seleccione Z901
Use un proyecto para planificar a un PEP, un valor estadístico que para el caso es el CLASIF y
oprima ENTER.
Previamente verifique por CJ20N dentro del proyecto 410-PS-3-08-001 un PEP para valorar,
por ejemplo el siguiente:
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Con la información de este proyecto se hará la planificación del valor estadístico CLASIF al
elemento PEP de Puesta en marcha (410-PS-3-08-001/13)
En el cual se han ingresado los siguientes datos:

VERSIÓN: 1.0
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Versión 0
De periodo 2
A periodo 2
Ejercicio 2009
Elemento PEP410-PS-3-08-001/13
Fondo 2004
Área funcional 410PS308001
Valor estadístico CLASIF
Y oprima ENTER para aceptar los datos. Luego en la parte superior se seleccione de: los
botones disponibles el de para ver la pantalla de

periodos.
En esta pantalla se ingresa en cada periodo (para el caso solo se planifica el mes de febrero)
el valor plan actual esperado de matrículas con 300 estudiantes. Igualmente se puede colocar
un valor plan máximo.
Grabe y visualice el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:

VERSIÓN: 1.0
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3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP
Digite CJS3 en el campo de transacciones y ENTER
Use la selección del Layout (atrás y adelante) para ver los Layout (método de
mostrar pantalla en reportes)
Luego en el formulario del valor de visualización ingrese los datos siguientes:
Versión 0
De periodo 2
A periodo 2
Ejercicio 2009
Elemento PEP 410-PS-3-08-001/13
Fondo 2004
Área funcional 410PS308001
Valor estadístico CLASIF
Y oprima ENTER.
VERSIÓN: 1.0
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Y seleccione para ver la pantalla de periodos para ver la planificación.

VERSIÓN: 1.0
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Al terminar la visualización Salga con
CNR1-CNR2-CNR3-Crear, Modificar y Visualizar de Puestos de Trabajo.doc
3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO
Estas funciones se usan para identificar y asignar el código del personal (Puesto de Trabajo)
en las operaciones planificadas en los proyectos.
Como prerequisito de la Creación, Modificación y Visualización de Puestos de Trabajo se

deben crear las clases de actividades para Proyectos y efectuar la asignación de las tarifas
correspondientes a cada clase de actividad y el centro de costo.
PREREQUISITOS
3.10.1 CREACIÓN DE CLASES DE ACTIVIDAD

Estas permiten asignar una tarifa diferente a cada puesto de trabajo.
Menú SAP  Finanzas  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Datos maestros

 Clase de actividad  Tratamiento individual  Crear ó Modificar ó Visualizar
Ingrese a Crear Clase de actividad (KL01)

VERSIÓN: 1.0
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El Sistema muestra esta ventana para ingresar PHYD (clase de actividad) que se usara como
ejemplo para el proyecto de Humanismo y Democracia y siempre se especifica un rango de
validez en las fechas como el siguiente que ya viene por defecto y Oprima ENTER
VERSIÓN: 1.0
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El sistema muestra la siguiente ventana para ingresar lo siguientes datos:
Denominación: Nombre abreviado del Proyecto a donde la clase de actividad va

a aplicar.
Descripción: Nombre completo del Proyecto a donde la clase de actividad va a
aplicar.
Unidad de actividad: Se especifica la unidad de medida en la que se va a medir la
tarifa para el puesto de trabajo. (Hora-Día-Mes)
Clases de CeCo: Aplica para todas las clases de costo (* = Genérico)
Tipo clase actividad 1
Clase coste imputac. Se coloca la clase de costo PROYECTOS para todas las clases
de actividad.
Indicador de tarifa 1
Oprima ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Oprima ENTER y Grabe
3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD
Entre en el editor la transaccion KL02 y ENTER,
Se visualiza la ventana siguiente para ingresar el codigo de clase de actividad a modificary

oprima ENTER
VERSIÓN: 1.0
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En ventana siguiente ingrese Unidad de actividad de (Hora a Mes) para modificar la clase de
actividad:
Grabe y el sistema indica la modificación en al parte inferior con el siguiente mensaje

VERSIÓN: 1.0
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3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD
Entre en el editor la transacción KL03 y oprima ENTER.
Entre en código PHYD y presione ENTER.
Aparece la ventana con la información de la clase de actividad

VERSIÓN: 1.0
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Luego de visualizar salga del proceso
3.10.4 PLANIFICACIÓN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD
Luego de verificar que las clases de actividad estan creadas, se procede a planificar las
tarifas correspondientes.
En esta función se establecen las tarifas que se van a manejar para cada clase de
actividad.
Ingrese a modificar la prestación de actividades/tarifas

VERSIÓN: 1.0
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3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIÓN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)
Menú SAP  Finanzas  Controlling  Contabilidad de centro de coste  Planificación 

Prestación de actividades/Tarifas  Modificar ó Visualizar o Ingrese KP26 en el editos de
transacciones
Y oprima ENTER
En la ventana siguiente ingrese los siguientes datos:
Layout: Estandar del sistema. Indica los campos que deben diligenciarse
en la función. .
Versión: Indica la Versión (0) de planificación y real que aplica para la
clase de actividad.
De período - A período: Meses en los cuales se planifica la tarifa
Ejercicio: Año vigente.
Centro de coste: Indica el CeCo al que se planifica
Clase de actividad: Indica la Clase de Actividad para el proyecto
VERSIÓN: 1.0
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Luego haga clic en la Pantalla de periódos y aparece la siguiente vista:

VERSIÓN: 1.0
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En la columna de tarifa fija se diligencia el valor de la unidad de medida por cada mes, para el
caso el valor de la hora que es $8.333 así siempre todo el año sea constante o ingresar los
correspondiente. Esto debe realizarse en la etapa de planificación únicamente:
VERSIÓN: 1.0
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Grabe la información
Se pueden planificar diferentes clases de actividad para el mismo centro de costo y al puesto
de trabajo se le pueden igualmente asignar diferentes clases de actividad de acuerdo a la tarifa
que se manejen para los proyectos.
Luego del cumplimiento de estos dos prerequisitos se puede proseguir con la creación del
puesto de trabajo.
3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO
Menú SAP  Finanzas  Sistema de proyectos  Datos básicos  Datos maestros 

Puesto de trabajo  Registro maestro  Crear ó Modificar ó Visualizar
3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO

Entre en el editor la transacción CNR1 y ENTER
VERSIÓN: 1.0
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En esta ventana digite el nombre de puesto de trabajo
Centro: Corresponde al Centro Logistico al que se asigna el puesto de

trabajo y es el correspondiente al proyecto.
Puesto de trabajo: Codigo del Puesto de trabajo correspondiente. Inicial de nombre
y primer apellido completo o abreviado.
Clase puesto trabajo: Para Gestión de proyecto se emplea el codigo 0006.
Al final del ingreso de datos oprima ENTER
Luego sale una ventana con las pestañas de información del Puesto de Trabajo, diligencie aquí
la definición del puesto de trabajo que debe ser idéntica a la que maneja el departamento de
Talento Humano de la Universidad
VERSIÓN: 1.0
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Y oprima ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Digite ENTER o pulse enter en el icono

VERSIÓN: 1.0
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Al terminar salga del proceso

VERSIÓN: 1.0
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VERSIÓN: 1.0
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En el ejemplo se le asignan diferentes clases de actividad al mismo puesto de trabajo para

que maneje diferentes tarifas y grabe.
VERSIÓN: 1.0
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4 ESTRUCTURACION
4.1 OBJETIVO:
Definir el cuerpo de un proyecto con sus elementos de agrupación de información

especifica
4.2 ALCANCE:
Con la estructuración de un proyecto se logran determinar las áreas de trabajo e identificar

los componentes y las actividades que ejecutará a travez de las operaciones
CJ01-CJ02-CJ03-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto con Estructura.docx
4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO CON

ESTRUCTURA
Un proyecto con estructura contiene información básica, control y gestión. En estas pestañas
se debe incluir información según el proyecto.
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione el agrupador de carpeta para abrir
Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto  Funciones de actualizaciones

especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear ó Modificar ó Visualizar

Por ejemplo, crear CJ01:

VERSIÓN: 1.0
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VERSIÓN: 1.0
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4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJ01 en el campo de transacciones y presione ENTER
En la ventana siguiente, digite el código del proyecto y seleccione del cuaderno del campo de
perfil de proyecto, su perfil y luego presione ENTER
Presione ENTER y aparece el mensaje de confirmación de creación de proyecto:
En la ventana siguiente, se ingresa la siguiente información según el proyecto:
Nombre Proyecto de Consultoría Caldas

Responsable 13
VERSIÓN: 1.0
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Solicitante 13
Fecha inicio 02.01.2009
Fecha fin 27.02.2009
Centro 730
CeBe Centro de beneficio 85203125
Sociedad CO 2000
Sociedad 2000
El sistema muestra la tabla de elementos PEP para realizar el ingreso. Luego diligencie la
información como sigue:
Nivel CODIGO PEP NOMBRE DE INDICADORES FECHA FECHA

VERSIÓN: 1.0
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PEP PEP (visto) INICIO FIN

1 730-PC-3-08-003/1 Proyecto de Plan,Imp,Fact 02.01.2009 27.02.200
Consultoría
Caldas
2 730-PC-3-08-003/11 Contratación Imp,Fact 02.01.2009 27.02.200
2 730-PC-3-08-003/12 Ejecución y Imp,Fact 02.01.2009 31.02.200
Control
2 730-PC-3-08-003/13 Ampliación de Plan,Imp,Fact 02.02.2009 27.02.200
sede
2 730-PC-3-08-003/14 Liquidación y Plan,Imp,Fact 02.01.2009 27.02.200
cierre
Nivel CODIGO PEP Centro de costo Sociedad Centro de

PEP Solicitante costo
Responsable
1 730-PC-3-08-003/1 95203125 2000 95203125
2 730-PC-3-08-003/11 95203125 2000 95203125
2 730-PC-3-08-003/12 95203125 2000 95203125
2 730-PC-3-08-003/13 95203125 2000 95203125
2 730-PC-3-08-003/14 95203125 2000 95203125
Para datos básicos, observe la pantalla siguiente:
Para la pestaña de fechas lo siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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Estos datos indican la planificación de fechas de duración del proyecto y reporta los días de
duración en tiempo laborar hábil (sin sábados ni domingos) de cada PEP.
En competencias digite el centro de costo responsable y el centro de costo por cada

PEP según la tabla (por cada sociedad 2000 y cada CeCo oprima ENTER para continuar con
el siguiente.)
Oprima ENTER y Grabe
4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJO2 en el campo de transacciones y presione ENTER.

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
En la ventana siguiente digite el código del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
Oprima ENTER y aparece la información de planificación del proyecto.
Haga clic sobre la pestaña donde ubica los datos a modificar, por ejemplo, se cambiará a este
proyecto el indicador de facturación. Se retira el visto de facturación de los PEP 11, 12 y 13.
VERSIÓN: 1.0
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Grabe los cambios y salga del proyecto
4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJO3 en el campo de transacciones y presione ENTER.
En la ventana siguiente digite el código del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
El sistema muestra la información del proyecto de la pestaña de datos básicos:

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
En la pestaña de fechas se observa la siguiente información:
En la pestaña de asignación se observa la información siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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En la pestaña de competencias se observa la información siguiente:
Luego de ver los datos del proyecto salga del proyecto
CJ20N-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto, Elemento PEP, Gráfo, Operación.doc
4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.
En el manejo de Gestion de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma
transacción
VERSIÓN: 1.0
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Una función muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta función permite la creación
completa de un proyecto y la operación y ejecución de varias actividades generales para
modificar editar visualizar y notificar entre otras más
Tome para el ejemplo, el siguiente esquema de proyecto para realizar varios procesos
Sede: 444
Tipo de proyecto AC
Consecutivo 003
El código será 444- AC-3-08-003
Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik en el agrupador de carpeta para
abrir y cerrar según la direccion siguiente)
Esta transacción se denomina Proyect Builder y se localiza con la siguiente ruta:
Menú SAP  Finanzas  Sistema de Proyectos  Datos Básicos  Proyecto  Project

Builder
VERSIÓN: 1.0
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Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines CJ20N.
Luego haga clic a salir
La ventana de trabajo de Project Builder es la siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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En esta ventana puede seleccionar un proyecto existente o la creación de un

proyecto nuevo.
4.4.1 CREACION DE PROYECTO
Haga clic en el boton de creación y en el menú emergente selecciones “proy” y oprima

ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Aparece esta ventana en la cual se identifican tres áreas importantes del manejo de proyectos
marcados en cuadros en rojo con la siguiente definición:
AREA
RESUMEN DEL
PROYECTO AREA
DE VISUALIZACION
POOL DETALLADA DEL
DE TRABAJO Y PROYECTO
MODELOS
Esta transacción maneja tres escenarios de trabajo:
Un area de resumen de proyecto donde se visualiza la estructura de agrupadores para

componentes, para grafos, operaciones y puede seleccionarse un elemento cualquiera.
VERSIÓN: 1.0
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Un área de Visualizacion detallada del proyecto en la cual es posible crear modificar y

visualizar detalladamente cualquier elemento que sea seleccionado.
Un area de pool de trabajo y modelos para inserción de elementos a la estructura del

proyecto como elementos PEP, grafos, operaciones internas, o externas e hitos.
El proyecto requiere ingresar datos mínimos como código del proyecto y el perfil de proyecto:
Oprima ENTER doble vez en los que surge el siguiente mensaje informativo
En seguida la ventana muestra las pestañas disponibles para entrar la información del
proyecto.
VERSIÓN: 1.0
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Aquí el sistema exige ingresar:
Campo Dato
código de responsable 9
Centro 444
CEBE 84441128
VERSIÓN: 1.0
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Grabe (el sistem mostrara un mensaje en la parte inferior de confirmacion de datos) y

salga
4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
El sistema muestra la ventana para el ingreso del código de proyecto nuevo. Ingrese un codigo
del proyecto propuesto y haga clic en los binóculos para buscar un numero próximo libre de
código de proyecto. Con esto el sistema abre la segunda ventana, presione ENTER doble vez
VERSIÓN: 1.0
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Doble clic en ENTER y sale el codigo sugerido por el sistema y vuelva a presionar ENTER.
Luego el sistema pide el ingreso de datos obligatorios del PEP
Campo Dato
código de responsable 9
Centro 444
CEBE 84441128
VERSIÓN: 1.0
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VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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Aparece el proyecto nuevo como copia de otro:
Luego grabe y salga del proyecto nuevo.
4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y presione ENTER
En el área de proyectos se visualiza el código y nombre del proyecto. Seleccione el proyecto

requerido, para el caso Humanismo y Democracia:
VERSIÓN: 1.0
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Haga clic doble al titulo del proyecto y aparece la siguiente ventana:

VERSIÓN: 1.0
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Aquí se puede observar todo el proyecto en cualquiera de las áreas. El proyecto aparece
agrupado en la parte superior izquierda.
Para ver el detalle de elementos haga clic en el agrupador del título Humanismo y
Democracia
Se despliega la información de la siguiente forma:

VERSIÓN: 1.0
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Si se desea ver todo el detalle de esta área se puede usar agrupador o desagrupador
en la parte superior de esta ventana por ejemplo, use el desagupador de elementos y se vera
el despliegue siguiente:
VERSIÓN: 1.0
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Use las barras de desplazamiento encerradas en ovalos rojos, para ver la información arriba y
abajo o de izquierda a derecha
Para ver la información del área de detalle seleccione un elemento cualquiera y verifique la los
datos de cabecera o las pestañas haciendo clic en la requerida como sigue:
Seleccione el Componente Capacitación Técnica y Constr d CS y aparece lo siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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Aquí verfiique los datos de la pestaña necesaria.
Al final salga con
4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO
Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER
Selecciones un proyecto a modificar, por ejemplo Articulación en la Educación Bogotá Sur y

presione ENTER.
Por ejemplo modifique el campo de definición de proyecto o cual quier otro dato que se
requiera:
VERSIÓN: 1.0
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Ingrese aquí el nuevo nombre en Articulación en Formacion hacia Educación Superior según la
capacidad de texto del campo.
En el campo de definición frente al código del proyecto y luego Grabe y Salga
Con
4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO y OPERACION
El procedimiento para crear cada uno de estos elementos depende del requisito de cada uno
como se explica a continuación.

VERSIÓN: 1.0
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Selccione el proyecto en el que se va a ingresar los elementos, con doble clic:
En la parte inferior aparecen los elementos PEP, GRAFOS Y OPERACIONES

VERSIÓN: 1.0
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4.4.5.1 DE UN ELEMENTO PEP
Este elemento requiere que se tenga el elemento principal del proyecto identificado con el
símbolo que es el general.
El PEP para encabezado tiene el símbolo igual que los demás de niveles más grandes
(1, 2,3)
Tome el símbolo del area de Pool de trabajo y transportelo con el ratón hacia el
PEP principal
VERSIÓN: 1.0
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Ingrese los datos en la ventana de detalles de la derecha con lo requerido y grabe la
información como en la pantalla siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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En el area de detalle se observa el ingreso de:
Centro de costo responsable

Centro de costo solicitante
Sociedad solicitante
Indicador de imputación
Al final oprima ENTER y observará que aparece el ícono del PEP con el nivel uno en la parte
superior izquierda bajo el PEP principal en el area de resumen.
A este nivel se le pueden adicionar mas elementos PEP quedando a un nivel mayor (2, 3,4,…)
según la necesidad.
Grabe para almacenar la información y Salga del proyecto
4.4.5.2 MODIFICACION DE ELEMENTO PEP
Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formación hacia Educ y ENTER

VERSIÓN: 1.0
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Se modifica la informacion necesaria en cada campo por ejemplo cambiar Clase de proyecto
de Academico a Institucional.
VERSIÓN: 1.0
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Grabe y salga del proyecto
4.4.5.3 VISUALIZACION DE UN ELEMENTO PEP
Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formación hacia Educ con un doble clic y
ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Seleccione el PEP principal o el PEP secundario haciendo clic sobre el proyecto para visualizar
su información
Seleccione las pestañas para ver la información de cada una de ellas

VERSIÓN: 1.0
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Al finalizar salga del proyecto con
4.4.5.4 CREACIÓN DE GRÁFO
ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Seleccione el PEP secundario haciendo clic sobre el mismo para visualizar su información
Los grafos son elementos utilizados para agrupar operaciones y se identifican con el símbolo
. Para crear un grafo se toma con el ratón desde el area de Pool de trabajo donde
estan todos los elementos y se traslada hacia el elemento PEP que se le va a añadir y se
suelta
VERSIÓN: 1.0
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En seguida en la parte derecha sale la edicion detallada de la información y se ingresan los

datos necesarios
Nombre del grafo Capacitación general

Perfil del gráfo (código) PGFUNI
Planificación de necesidades PER
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Luego presione ENTER
Se verifica en la ventana de Datos Básicos que el centro que sea 444 y el CeBe (Centro de
Beneficio) sea 84441120 corespondientes al proyecto
Presione ENTER, Grabar y Salir

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4.4.5.5 MODIFICACIÓN DE GRAFO
ENTER
Deagrupe la información con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana y

aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo
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Haga clic en le grafo para ver el detalle en la parte derecha
Por ejemplo seleccione la pestaña de Asignacion y cambie el centro de costo responsable por
94443440 digite ENTER.
VERSIÓN: 1.0
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Al terminar Grabe y salga del proyecto
4.4.5.6 VISUALIZACION DE GRAFO
ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Haga clic en el gráfo para ver el detalle en la parte derecha y revise cada pestaña que sea
necesaria
VERSIÓN: 1.0
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Despues de revisar toda la información salga del proyecto
4.4.5.7 CREACIÓN DE OPERACIÓN
Las operaciones llevaran las actividades propias del proyecto y se clasifican en cuatro
denominaciones, así:
Se usa para realizar compras de material, asignación de personal o

contrato de servicios entre otros. Por esta razón interactua con varios módulos
No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto
Se usa para realizar imputaciones de gastos propios a una cuenta mayor

(identificando la clase de coste) desde proyectos directamente
VERSIÓN: 1.0
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No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto
Para crear una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
ENTER

VERSIÓN: 1.0
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Haga clic en el gráfo para ver el detalle en la parte derecha
Luego seleccione del Pool de Trabajo el símbolo de operación . Según la clase de

opeacion que se necesite
Para el caso en este proyecto de Articulación en formación hacia la educación superior se

añade una operación de trabajo interno para realizar una evaluacion de necesidades en los
resultados de la comunidad
Al tomarla y trasladarla hasta el gráfo emerge en la parte derecha los detalles de la operación
VERSIÓN: 1.0
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Aquí se debe tener en cuenta los siguientes datos para ingresar solo ubicando el cursor dentro
de cada campo sin ENTER
Descripción de la operación Evaluacion de necesidades sobre indices de

la comunidad
Puesto de trabajo jcarlos
Trabajo (cantidad) 50
Unidades de trabajo H (horas)
Clase de actividad Projec Campo variable deacuerdo a la
asignación en cada proyecto
Prioridad normal
Luego digite ENTER y quedara la operación de la siguiente manera:

VERSIÓN: 1.0
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Aparece la operación en la parte izquierda bajo el gráfo con su descripción y código y en la

parte derecha se visualiza toda la información ingresada. En seguida Grabe la información
y salga del Proyecto
4.4.5.8 MODIFICACIÓN DE UNA OPERACIÓN
Para modificar una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Deagrupe la información con el botón de desagrupar en la parte superior de la ventana y

aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto, el gráfo y las operaciones del proyecto
VERSIÓN: 1.0
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Haga clic en la segunda operación y aparece el detalle a la parte derecha de la pantalla.

Visualice la información general de cabecera de la operación y los detalles de cada pestaña
con la clasificacion de información de cada una
Al revisar el cuaderno en al parte superior derecha de las pestañas se observa la cantidad

de estas que la operación contiene; desplacese con un clic sobre los botones para adelante y
atrás para ver el contenido de las pestañas o solo haga clic sobre las pestañas para
visualizar.
Titulo de pestaña Contenido

Propia Indica que la operación es interna
VERSIÓN: 1.0
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Externa Indica que la operación es externa

Fechas Contiene las fechas de programación de
ejecución y duración de esa operación
Asignación Contiene el código del centro de beneficio
CeBe y el Area funcional que corresponde al
elelemnto PEP de la operación
Text(o) exp(licativo) Contiene una descripción amplia de la
operación
Campos usuario Tiene opciones especificas que no son
usadas aquí
Calificación Tiene opciones especificas que no son
usadas aquí
Asignación de personas Tiene opciones especificas que no son
usadas aquí
Dat. Adicionales Tiene opciones especificas que no son
usadas aquí sobre datos adicionales
Progreso Con tiene campos en una tabla para manejo
de la planificación
Para el caso se hacen dos modificaciones a la pestaña PROPIA, cambiando el puesto de

trabajo y la prioridad.
Grabe los cambios y despues de revisar toda la información salga del proyecto
4.4.5.9 BORRADO DE UNA OPERACIÓN
Para modificar una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

VERSIÓN: 1.0
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulación en formación hacia Educ con un doble clic y
presione ENTER

aparecerá el PEP principal, el PEP del proyecto, el grafo y las operaciones del proyecto
VERSIÓN: 1.0
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Seleccione en el Area resumen la operación a ser borrada y haga clic sobre la misma, luego
haga clic en el icono de borrar y aparece le mensaje de confirmación de borrado.
Haga clic en “SI” y luego aparece una ventana con la operación borrada.
VERSIÓN: 1.0
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Grabe y Salga del proyecto
5 PLANIFICACION
5.1 OBJETIVO
Determinar dentro de los componentes de un proyecto las fechas límites de las etapas de
ejecución o duración y los ingresos y gastos se causaran en ellas.
5.2 ALCANCE
Con la planificación se podrá definir la duración del proyecto ya estructurado y se permitirá

decidir el presupuesto y su distribución en cada etapa para iniciar la ejecución.
CJ2D-CJ2O-CJ2A-Creación, Modificación, Visualización de Proyecto Planificado en

Estructura.docx.docx
5.3 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE UN PROYECTO CON

PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA
Un proyecto con estructura lleva la codificación, denominación y un cuerpo agrupador de
información para identificar los componentes del proyecto y organizar el contenido del mismo
5.3.1 CREACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA

Digite CJ2D en el campo de transacciones y ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Emerge la siguiente pantalla con dos areas. La primera es de creacion con datos nuevos y la
segunda para escoger el modelo de uno ya creado. En el ejemplo se escoge la creación con
datos nuevos.
AREA DE CREACION
CON DATOS NUEVOS
AREA DE CREACION
CON MODELO
EXISTENTE
Ingrese la información en la siguiente forma:
Definición de proyecto
Definición de proyecto 444AC308004
Denominación Proyecto Académico para La
estrella
VERSIÓN: 1.0
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Inicio (del proyecto) 23.12.2008

Fin (fin del proyecto) 31.07.2009
Al finalizar digite ENTER y aprace el siguiente mensaje de confirmación de creacion de

proyecto
Luego presione ENTER y el sistema muestra una tabla de planificación para hacer el ingreso
de los elementos PEP del proyecto
VERSIÓN: 1.0
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En este cuadro esta la estructura básica para ingresar los siguientes datos:
Nivel
PEP Código PEP Nombre del PEP Inicio Fin
Proyecto Académico para La 23.12.200
1 444-AC-3-08-004/1 Estrella 8 31.07.2009
23.12.200
2 444-AC-3-08-004/11 Producción de material didáctico 8 27.02.2009
23.12.200
2 444-AC-3-08-004/12 Infraestructura tecnológica 8 31.07.2009
23.12.200
2 444-AC-3-08-004/13 Adquisición de recursos virtuales 8 26.03.2009
04.03.200
2 444-AC-3-08-004/14 Acciones de mercadeo y ventas 9 31.07.2009
23.12.200
2 444-AC-3-08-004/15 Gestión administrativa 8 31.07.2009
VERSIÓN: 1.0
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Grabe para verificar la diligencia de datos. El sistema muestra que faltan datos en otras
ventanas; se ingresan, por ejemplo los siguientes datos para la pestaña de competencias
Nivel Código Código Centro de Centro de
PEP Código PEP Resp Solicit Sociedad Costo Sociedad Costo Sociedad
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
1 1 6 6 2000 0 2000 0 2000
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
2 11 6 6 2000 0 2000 0 2000
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
2 12 6 6 2000 0 2000 0 2000
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
2 13 6 6 2000 0 2000 0 2000
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
2 14 6 6 2000 0 2000 0 2000
444-
AC-3-08-004/ 9444112 9444112
2 15 6 6 2000 0 2000 0 2000
VERSIÓN: 1.0
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Y luego se indican los siguientes datos para asignación en todos los PEP
Nivel PEP Código PEP Sociedad Centro CeBe
1 444-AC-3-08-004/1 2000 444 84441120
2 444-AC-3-08-004/11 2000 444 84441120
2 444-AC-3-08-004/12 2000 444 84441120
2 444-AC-3-08-004/13 2000 444 84431100
2 444-AC-3-08-004/14 2000 444 84431100
2 444-AC-3-08-004/15 2000 444 84431100
Al finalizar cada uno presiona ENTER para aceptar la información en el PEP y al concluir se
graba definitivamente el proyecto y se cierra
5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA

Digite CJ20 en el campo de transacciones, ENTER. Luego ingrese el código del proyecto a
modificar y presione ENTER
VERSIÓN: 1.0
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El sistema muestra la estructura del proyecto. Verifique la información que necesita cambiar,
ingrese a la ventana y entre la información nueva en cada campo requerido
En este ejemplo se cambio lo siguiente en la pestaña de fechas extremas y el centro de
beneficio en la pestaña de cada elemento PEP incluido el principal:
444-AC-3-08-004/12 Definición Infraestructura tecnológica y técnica
444-AC-3-08-004/13 Fecha fin 26.03.2009
444-AC-3-08-004/14 Definición Acciones de mercadeo y ventas
VERSIÓN: 1.0
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Al final presione ENTER, Grabe y Salga del Proyecto
5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJ2A en el campo de transacciones y ENTER
Ingrese el código del proyecto y oprima ENTER para visualizar
El sistema muestra en azul toda la información para consulta así:

Haciendo clic en cada pestaña se puede visualizar todos los campos del proyecto
Para la pestaña de fechas observe los datos haciendo clic en esta ventana
VERSIÓN: 1.0
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Para la pestaña de Datos Básicos observe los datos haciendo clic en esta ventana:
Para la pestaña de asignación observe los datos haciendo clic en esta ventana:
VERSIÓN: 1.0
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Al final de la visualización Salga del proyecto
5.4 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO (TABLA DE

PLANIFICACIÓN)
En un proyecto con tabla de planificación se suministra adicionalmente un diagrama de Gantt
para ilustrar el detalle de tiempos, hitos y recursos (humanos o materiales)
Par la creación de un proyecto digite CJ27 y ENTER en el campo de transacciones
Aparece la siguiente pantalla:

VERSIÓN: 1.0
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Área de creación de
proyecto
Área de
modelos de
proyecto
En el área de creación de proyecto ingrese la siguiente información de un proyecto:
Definición 444-AC-3-08-005
Denominación Proyecto Académico Bogotá Sur LE
Inicio 23.12.2008
Fin 31.07.2009
Perfil de proyecto Perfil de proyectos académicos
PrfTabPlanProy Ps:perfilstandar
VERSIÓN: 1.0
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Área de
elementos Área de Área de planificación en Barras de Gantt
de proyecto estructuración
de proyecto
Del área de pool de elementos se toman los PEP, los grafos, las operaciones y demás
elementos que sean necesarios y se trasladan hacia el Área de estructuración
La tecla ENTER durante el INGRESO de datos indica al sistema la finalización del mismo y no
admite entrar más información.
Para el ejemplo ingrese la siguiente información para el proyecto.
PEP Principal Digitar el nombre del Proyecto Académico Bogotá Sur
proyecto
PEP secundario 1 PEP 11 Componente 1 Producción de material didáctico
PEP secundario 2 PEP 12 Componente 2 Infraestructura tecnológica
PEP secundario 3 PEP 13 Componente 3 Adquisición de recursos virtuales
PEP secundario 4 PEP 14 Componente 4 Acción de mercadeo
PEP secundario 5 PEP 15 Componente 5 Gestión Administrativa
Para el elemento principal con el nombre del proyecto se traslada el PEP en la primera línea
indicada con la primera fecha en rojo y los demás PEP se colocan como secundarios pegando
el PEP sobre el PEP principal indicado con la segunda flecha en naranja; estos llevan los
nombres de los Componentes
VERSIÓN: 1.0
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Luego en cada campo se digitan los nombres de componentes
Estos datos en el recuadro rojo, se deben ingresar manualmente dentro del campo. Solo
oprima ENTER cuando ya NO ingrese más información.
Luego planifique los datos de fechas en las columnas de fecha inicio y fecha fin frente a los
nombres de los PEP así:
VERSIÓN: 1.0
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El sistema realiza una gráfica con barras de Gantt en color azul en la parte derecha mostrando
la programación de los componentes y el nombre del mismo.
Para los datos mínimos se deben verificar las pestañas de cada PEP e ingresar la siguiente
información. Para esto haga doble clic en el PEP inicial
VERSIÓN: 1.0
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Para cada PEP se debe ingresar la información requerida como sigue solicitando esta pantalla
con doble clic en el PEP:
En la pestaña de Datos Básicos

Responsable Código 9
VERSIÓN: 1.0
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Solicitante Código 9
CeCo responsable ( Centro de Costo) 94411120 en Sociedad 2000
CeCo solicitante ( Centro de Costo) 94411120 en Sociedad 2000
So solicitante (Sociedad) 2000
Elemento de planificación Visto (para adoptar fechas de trabajo)
Elemento de imputación Visto (para manejar cifras)
Elemento de facturación Visto (para hacer cobros con factura)
Integración de proyecto Visto
En la pestaña de Asignación
Centro 200
Con estos datos se verifica la información. Grabe y salga del Proyecto
5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN

Digite CJ2B en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla con la información que se debe ingresar del proyecto a modificar;
aquí ingrese por ejemplo el proyecto con codificación 444-ac-3-08-004 y ENTER
El sistema muestra esta pantalla para modificar los datos del proyecto “Académico para la
Estrella”
VERSIÓN: 1.0
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Aquí se visualiza la estructura del proyecto con el PEP principal en primer nivel y los
componentes en segundo nivel, también se observan las fechas de inicio y fin de cada PEP y
el diagrama de barras de Gantt en la parte derecha.
Esta información se puede modificar completa aquí, ubicándose sobre el campo requerido y
editando la información que se necesita, por ejemplo cambie lo siguiente:
Información actual Información nueva
2 Infraestructura tecnológica y técnica Infraestructura tecnológica y técnica (eliminar)
2 Acciones de mercadeo y ventas Acciones de mercadeo y ventas (eliminar)
Fecha inicio de Producción de material De 23.12.2008 por 28.12.2008
didáctico.
También se pueden hacer las modificaciones haciendo doble clic en el PEP requerido y este
despliega la ventana de pestañas del elemento para editar y modificar la información más
detallada en cada campo
VERSIÓN: 1.0
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Al realizar estos cambios se observa la modificación de datos en la tabla y en el diagrama de

Gantt
En seguida Grabe y Salga del Proyecto para guardar las modificaciones
5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN

Digite en el campo de transacciones CJ2C y ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Aparece la siguiente pantalla con la información a ingresar para ver el proyecto
Allí se digita el código del proyecto 444-AC-3-08-004, luego ENTER y aparece la pantalla de
visualización de elementos y el diagrama de Gantt
VERSIÓN: 1.0
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Puede hacer doble clic en cada PEP y puede observar los datos de todo el proyecto
seleccionando diferentes pestañas del Elemento
Al final Salga del sistema
6 PROGRAMACION PROYECTO
Dentro de la programación de un proyecto se realiza la solicitud de pedidos de materiales,

servicios o de activos fijos en construcción como ejecución de las tareas definidas
6.1 OBJETIVO
6.2 ALCANCE
6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO
Un proyecto se debe liberar para permitir la integración con los demás módulos en la ejecución
de sus tareas. Esta función hace que las fechas de facturación, los pagos y las transacciones
del proyecto sean realizables y habilitan como activo al proyecto
Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botón de abrir proyectos

VERSIÓN: 1.0
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El sistema abre la ventana para ingresar el código del proyecto que se va a programar. Aquí
ingrese el código del proyecto 444AC308004 y ENTER
En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres áreas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y Área de detalle del elemento)
VERSIÓN: 1.0
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En cada Elemento en la pestaña existe un campo con el status donde aparece el status por
defecto que es abierto (ABIE). Esto indica que el proyecto aun esta en edición y que se puede
modificar para definir cualquiera de sus elementos, pero no permite que se ejecuten
movimientos que relacionan los proyectos con la parte contable, el presupuesto, los materiales
las ventas u otras áreas
Al efectuar la liberación del proyecto o de alguno de sus elementos por individual el sistema
permite que se ejecute la interacción o integración entre los demás módulos
Para realizar esta operación en el sistema se debe hacer clic en el elemento PEP que se
requiere liberar y luego se realiza este procedimiento en el MENU. Ingrese por Tratar, marque
Status, luego Liberar.
Para liberar el proyecto completo se hace clic en el elemento superior del proyecto y se hace el
proceso
VERSIÓN: 1.0
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Al realizar esto aparece un aviso de confirmación como el siguiente:
Y la pantalla muestra la transacción efectuada en el detalle del PEP principal así:

VERSIÓN: 1.0
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Luego Grabe los datos y salga del proyecto
6.4 COMPRA DE MATERIALES

Con este proceso se realizan las compras para el proyecto
Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botón de abrir proyectos
El sistema abre la ventana para ingresar el código del proyecto que se va a programar. Aquí
ingrese el código del proyecto 444AC308001 y ENTER
VERSIÓN: 1.0
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En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres áreas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y Área de detalle del elemento)
Luego despliegue la información para ver los elementos del proyecto

Como requisito este proyecto debe estar liberado para el caso se realiza la liberación.
Haga clic en el PEP principal del proyecto Ingrese al menú principal haga clic en TRATAR,
luego STATUS, y luego LIBERAR
VERSIÓN: 1.0
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En cualquier elemento aparecerá el STATUS SISTEMA la palabra LIB
Para iniciar las compras tenga en cuenta un cuadro con datos como el siguiente, haga clic en
el PEP de SUMINISTROS y lleve una operación interna del área del POOL de elementos al
PEP, llene la información de la parte derecha
MATERIAL CANTIDAD POSICION DE CODIGO MATERIAL
ALMACEN
Archivador Aéreo 4 N 100300
Computador portátil 4 N 100021
VERSIÓN: 1.0
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En la operación haga clic sobre la opción de realizar compras y en la ventana de lista de

solicitud se ingresa la información de materiales
Código Und Cant Denominación Posición de Organización Solicitante

material Inventario de Compras
(no tiene (grupo de
almacén) material)
100300 un 4 Archivo aéreo N 1000 Proyectos
100021 Un 4 Computador N 1000 Proyectos
portátil
Ingrese los códigos de los materiales o búsquelos dentro del “Match Code” (genera una lista de
selección)
VERSIÓN: 1.0
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Ingrese luego los datos de los computadores portátiles
Oprima ENTER y luego emerge la ventana de la Solicitud de Pedido siguiente por cada
material
VERSIÓN: 1.0
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Oprima ENTER
El sistema los datos restantes. Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta
mayor a la que se cargara el costo
VERSIÓN: 1.0
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Oprima el icono ENTER y el sistema pasa para entrar el segundo material
Oprima ENTER
VERSIÓN: 1.0
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Optima ENTER
Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo
Oprima Enter
VERSIÓN: 1.0
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Oprima Enter .El cuadro final de entradas es el siguiente:
Oprima ENTER y Grabe , el sistema cierra el proyecto. Con esto el sistema genera la
solicitud de pedido. Para ver la generación de pedido abra nuevamente el proyecto y saldrán
los siguiente numero de operación sobre la compra (Se puede hacer una descripción de
compras en texto posición)
VERSIÓN: 1.0
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Con estos pedidos el departamento de compras y servicios tramitará la solicitud y entregara los
materiales según la fecha indicada en la compra
Salga del proyecto
6.5 ASIGNACION DE PERSONAL
La asignación de personal se necesita para contratar personal al proyecto por medio de

operación interna
Ingrese al proyecto con la operación CJ20N y ENTER, indique el código del proyecto y ENTER,
luego haga clic en el PEP de personal para el ejemplo o donde corresponda apra el proyecto.
Ingrese una operación trasladandola desde el pool de elementos de la parte inferior izquierda
hacie el PEP de personal. Esta tendrá el nombre de Coordinador de Proyecto
VERSIÓN: 1.0
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Para realizar la asignación de personal se debe hacer los siguientes ajustes al Grafo de estas
compras. Haga clic en GRAFO Personal - 5000046, luego pestaña ASIGNACION, luego botón
de CONTROL PRESUPUESTAL
Indique la posición presupuestaria que corresponde a la cuenta mayor que llevara el costo
VERSIÓN: 1.0
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Busque la cuenta con el match code indique las cuentas 74*(comodín) y la entidad CP 200 y
ENTER
Selecciones la cuenta requerida en amarillo y haga doble clic en honorarios para la

contratación
VERSIÓN: 1.0
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Luego en el campo de fondo busque con el match code el código del fondo
VERSIÓN: 1.0
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Con estos datos el grafo está disponible para la asignación de personal
Traslade una compra hacia la Operación Interna
Indique como un material el servicio de personal que se asignará, seleccionando con el match
code del campo, en la ventana siguiente oprima ENTER para ver el listado de SERVICIOS.
VERSIÓN: 1.0
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Aquí indique la posición de almacén como N (no necesita almacén). Puede usar los binóculos
para hacer búsqueda filtro ingresando las primeras letras del texto SERVI
Seleccione SERVICIOS PROFESIONALES código 1900063

VERSIÓN: 1.0
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Indique la cantidad y la unidad de personal, para el ejemplo 1 unidad pero esto se ajusta a días
horas o meses
El sistema genera la ventana para aprobar la solicitud de pedido

VERSIÓN: 1.0
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Oprima ENTER e ingrese la solicitud como PROYECTO y la organización de compras 1000
Indique un valor aproximado para ver el efecto de la cantidad de personal pedido

VERSIÓN: 1.0
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Grabe la información para que el sistema genere la solicitud de pedido. El sistema se sale
del proyecto. Ingrese y visualice la Solicitud de pedido de personal
Con este pedido el departamento de compra y servicios tramitará la solicitud y enviará el

servicio según la fecha indicada en la asignación.
Salga del proyecto
VERSIÓN: 1.0
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CJ21-CJ23-CJ25-CJ22-CJ24-CJ26-Modificación y visualización de Fechas.docx
6.6 MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE FECHAS DE PROYECTO
Un proyecto puede tener modificaciones en la planificación de fechas y para ello se requieren

modificaciones y luego una visualización de los cambios guardados.
6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS
Digite CJ21 en el campo de transacciones y presione ENTER.
Aparece la ventana siguiente solicitando el código del proyecto, ingréselo y oprima ENTER
El sistema muestra la siguiente ventana con las fechas del proyecto por cada elemento PEP
(Componente).
El área blanca indica los campos modificables y el área azul es área restringida. En el cuadro
de fechas se hará los siguientes cambios:
INICIO INICIO INICIO FIN

PEP
ANTERIOR POSTERIOR ANTERIOR POSTERIOR
PRINCIPAL 22.12.2008 09.12.2008 28.02.2009 27.03.2009
460-PS-4-08-001/11 23.12.2008 09.12.2008 28.02.2009 20.02.2009
460-PS-4-08-001/12 23.12.2008 28.02.2009

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
460-PS-4-08-001/13 23.12.2008 28.02.2009
460-PS-4-08-001/14 23.12.2008 28.02.2009
El cuadro siguiente es el estado actual de fechas del proyecto:
Ingrese a cada campo y modifique las fechas como en el cuadro propuesto, y al final debe
quedar así:
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Al final Grabe la información y Salga del Proyecto
6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONÓSTICO
Aparece la ventana siguiente solicitando el código del proyecto, ingréselo y luego oprima
ENTER.
El sistema muestra esta pantalla con las fechas pronóstico del proyecto:
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Haga las modificaciones sobre las fechas pronóstico, como el ejemplo (se digita el 15.12.2008
inicio y 06.03.2009 para fin)
Y luego grabe y salga del proyecto
6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
El sistema solicita el código del proyecto, ingréselo y presione ENTER.
Luego aparecen las fechas reales a ser modificadas

.
Haga los cambios en las fechas reales del proyecto. Estas solo se cambian con la ejecución
del proyecto en los casos de notificaciones.
Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto
6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO
Digite CJ22 en el campo de transacciones y ENTER.

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y oprima ENTER.
Luego muestra el cuadro de fechas Extremas del proyecto.
Visualice todos los campos necesarios seleccionando la pestaña y luego salga del proyecto
VERSIÓN: 1.0
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6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO
El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y luego oprima ENTER.
Luego muestra el cuadro de fechas PRONÓSTICO del proyecto:

VERSIÓN: 1.0
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6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO
El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y presione ENTER
Luego muestra el cuadro de fechas REALES del proyecto:

VERSIÓN: 1.0
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6.7 PLANIFICACION DE COSTOS
Digite CJ40 en el campo de transacciones y digite ENTER.
El sistema pide el ingreso del código del proyecto, ingréselo y oprima ENTER.
Se muestra la siguiente tabla con plan de costes del proyecto. Ingrese los costes que el
proyecto va a tener.
Recuerde que el proyecto solo mostrará los campos disponibles para programar siempre que
el PEP se haya definido como elemento de planificación de la pestaña de Datos Básicos, por
este motivo los PEP terminados con número 11, 12,13 permiten hacer planificación pero el
terminado en 14 no tiene el campo disponible.
El sistema programa por defecto el total del proyecto que puede dividirse en varios años, pero
si el periodo esta dentro de un periodo contable (un año entre enero y diciembre) el total
presupuestado será uno solo.
Seleccione el año si su programación está dividida en varios años y seleccione el año a
programar en el campo de PERIODO
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Ingrese los costes que el proyecto utilizará para su ejecución como aparece en la siguiente
ventana. Tenga en cuenta que el PEP principal es un agrupador de costes de los PEP de nivel
2, Para este caso se programa todo el proyecto y luego se dividen los montos del años 2008 y
luego del año 2009.
Teniendo la planificación total se procede a seleccionar por años, escoja el año 2008 así, e
ingrese los costes.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
El sistema muestra la tabla con los campos vacíos para el año 2008, pero tiene en cuenta los
montos ya ingresados en el total.
Ingrese los valores como en la siguiente pantalla y verifique que el sistema distribuye y
determina el plan total.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Luego ingrese al año 2009 de la misma manera e ingrese los valores restantes o lo
determinado por el proyecto.
Aparece la tabla vacía con el plan del año 2009.

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Aquí ingrese los valores siguientes:
El sistema permite otra opción para la planificación por PEP indicándole el monto en cada año
de la siguiente manera:
Para el PEP PRINCIPAL puede ingresar la información por años así:
Como este es agrupador de los Componentes se distribuye en los mismos por año de la
siguiente manera:
En esta ventana anterior use las flechas negras para desplazarse por PEP y hacer el ingreso
de costes por cada uno. Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información
en el PEP 11
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información en el PEP 12
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información en el PEP 13
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo en el PEP 14 y verifique que este no tiene
opción de planificar Costes por que el campo está en azul
Ahora con la información ingresada, se puede desplazar hacia arriba y hacia abajo para ver
los datos y confirmar para poder guardar la información.
Grabe y Salga del proyecto

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO
El sistema muestra una ventana solicitando el código del proyecto. Ingrese el código y
presione ENTER.
Muestra luego una ventana con los datos de fechas de costos TOTAL, y permite elegir el año a
visualizar. Se pueden observar los costes en general de todas las columnas, desplazándose
con las barras verticales y horizontales señaladas con flechas rojas en la ilustración:
VERSIÓN: 1.0
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VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Por ejemplo visualice el año 2009; para esto seleccione en el campo de periodo, el año o
desplace con las flechas el año necesario para seleccionarlo.
Otra forma de visualizar los datos es hacer clic en el botón de resumen anual. El sistema
muestra la siguiente variación de presentación. Existe la opción de ver también la planificación
pero se puede seleccionar por cada PEP y por año. Desplácese con las flechas negras
hacia arriba o hacia abajo para ver el costo de cada PEP
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Al finalizar de ver la información salga del proyecto
CJ42-CJ43-Planificación de Ingresos de Proyecto.docx
6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO
El plan de ingresos del proyecto hace referencia al dinero que llegará a los fondos por medio
de los financiadores o a las cuentas de ingresos.
El sistema pide el código del proyecto para planificar ingresos, digite el código y oprima
ENTER.
El sistema muestra el cuadro de ingresos siguiente:

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Para hacer la planificación de ingresos el Proyecto debe contener PEP en su pestaña de Datos
Básicos en Indicadores operativos una planificación de ingresos y oprima ENTER.
Aquí puede ingresar los datos totales del proyecto por cada PEP y visualice en la siguiente
ventana:
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el año 2008.
Ingrese los datos con la siguiente distribución 2008.

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el año 2009
Ingrese los datos con la siguiente distribución para el año 2009.
Al terminar Grabe la información y Salga de la planificación
6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO
El sistema solicita la información de código de proyecto para visualizar planificación de

ingresos:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
Ingrese el código y oprima ENTER
Aparece la tabla de planificación de ingresos en azul que indica que no se pueden modificar los
datos. Puede seleccionar en el campo de periodo, el año de ingresos para el proyecto.
Selecciones 2008 y vea la información necesaria:

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Y aparece la información del 2008.
Seleccione el año 2009 en el campo de periodo y visualice la información de ese año:
Aparecen los datos de la siguiente manera:

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Verifique la información que necesite y Salga del proyecto
7 PRESUPUESTACION
OBJETIVO
Determinar la asignación presupuestal dependiendo de la planificación de costos y gastos

en que incurrirá el proyecto con el detalle necesario para su ejecución
ALCANCE
Con la información del capítulo se dispondría al usuario para que determine un modelo de
ingresos y gastos del proyecto
El presupuesto debe ser definido en la creación manual del proyecto e informado a

PRESUPUESTOS para hacer la asignación necesaria y para esto se debe realizar un
cuadro de datos básicos que indicara que requiere llevar para ingresos y egresos
Proyecto GRANJA AGROECOLÓGICA AUTOSOSTENIBLE

Sede Villavicencio
Enero 1/2009
Área Funcional 460-PS-4-09-001 INICIO
Centro de Febrero 28/2009
Beneficio 84606005 FIN
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Centro de Costo 94606005

Fondo 2002 1001
PEP Componentes Presupuesto
Recursos de
Cooperación Uniminuto Cta Mayor
460- R1. Granja 41.400.000,0
PS-4-09-001/11 Agroecológica 0 7.200.000,00
13.200.000,0
Equipos y suministros 0 7430952005
Funcionamiento 23.200.000,0
(Actividades) 0 7.200.000,00 7435959505
Imprevistos 5.000.000,00 7430952005
460- 28.600.000,0
PS-4-09-001/12 R2. Capacitación 7.600.000,00 0
Personal 4.100.000,00 7405959505
Imprevistos 3.500.000,00 7405959505
Viajes Instancias 1.100.000,00 7455959505
Funcionamiento
(gastos de gestión 27.500.000,0
Académica) 0 7410959505
460- R3. Proyectos 12.400.000,0 15.300.000,0
PS-4-09-001/13 Productivos 0 0
12.400.000,0 15.300.000,0
Capital Semilla 0 0 7495959505
460-
PS-4-09-001/14 R4. Sistematización 8.100.000,00 4.300.000,00
Sistematización 8.100.000,00 4.300.000,00 7435959505
69.500.000,0 55.400.000,0
Total Proyecto 0 0
7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO
Digite GR55 en el campo de transacciones

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Entre a la transacción presionando ENTER, allí digite ZY10 como tipo de informe de
presupuesto en proyecto:
Presione el icono reloj e ingrese a verificar los datos del proyecto
Presione y proceda a verificar Presupuesto para gastos o de Ingresos

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Haga clic en Proyectos Egresos
Este pantallazo presenta el presupuesto general de proyectos tanto de recursos

externos como la contrapartida o los recursos propios.
Se hace dinámico para verificar la información requerida, seleccionando lo que se

quiere ver:
Por ejemplo fondos

VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Y luego por componente
Estas combinaciones permiten visualizar varios estados del presupuesto en el cual se

puede observar varias columnas como:
7.1.1 PRESUPUESTO
Muestra los valores según la selección en la parte izquierda con el monto asignado total
disponible
7.1.2 COMPROMISO
Muestra el monto destinado para disponer a un rubro o una ejecución de gasto
detallada
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
7.1.3 OBLIGACIONES
Son valores que ya se han destinado para realizar pagos facturados
7.1.4 PAGOS
Son los valores que se han cancelado a los proveedores
7.1.5 UTILIZADO
Indica el total neto pagado en esta cuenta mayor
7.1.6 DISPONIBLE
Es el valor saldo del presupuesto menos el pagado
Salga del proceso
8 EJECUCION
8.1 OBJETIVO
Determinar por medio de notificaciones la realización de las actividades planificadas que se

vayan ejecutando en las fechas previstas.
8.2 ALCANCE
Con el proceso de ejecución se define la cantidad de trabajo realizado para que se hagan
reportes de tareas de avance
8.3 NOTIFICACION DE OPERACIÓN EN GRAFOS
Una operación requiere ser notificado para indicar que las actividades se han ejecutado en su
totalidad cuando las operaciones ya han cursado el proceso completo para que al final de
cierre se pueda liquidar y cerrar el proyecto o especialmente en el caso de facturación, los
hitos deben ser notificados para que se realice la facturación y se ejecute el cobro en un
momento determinado
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Digite CN25 en el campo de operaciones y ENTER
Para hacer notificación de una operación, esta se debe haber liberado con anticipación para
permitir este proceso
Para esto ingrese al Proyecto, ubíquese en el elemento en el proyecto y haga clic en el menú
principal en TRATAR STATUS  LIBERAR.
En la notificación el sistema solicita el código del grafo (agrupador) donde se encuentra la

operación y el código de la operación
Ingrese estos datos y presione ENTER. Aparece la pantalla

VERSIÓN: 1.0
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En la notificación se debe incluir un visto sobre NotiFinal y Concluido como lo ilustra la ventana
anterior y en seguida presione ENTER. Grabe la información y salga del proceso.
8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION
El sistema solicita en la ventana el código del grafo a visualizar y de la operación:

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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Oprima ENTER, visualice la información necesaria y luego salga del proceso con:
8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION

VERSIÓN: 1.0
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Aparece un cuadro para verificar el código del grafo y la operación a la que se hará la
Anulación de la notificación. Ingrese el código de los dos datos y luego grabe
El sistema muestra este mensaje para aprobar la anulación notificación, al cual se le hace clic
a “SI”
Luego pregunta si se quiere grabar la anulación, al cual se le hace clic en “SI”

VERSIÓN: 1.0
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En la parte inferior de la pantalla sale un mensaje con la confirmación de la anulación de

notificación.
9 CIERRE
El cierre se realiza cuando ya el proyecto se ha terminado y se procede a liquidar todas

sus actividades y finalizarlo
9.1 OBJETIVO
Realizar la liquidación parcial y total de un proyecto para hcaer u ncierre técnico y un
cierre final
9.2 ALCANCE
Con este capítulo el ususario podra determinar cuando se finaliza un proyecto, que cuentas
quedan por pagar y cuando se puede realizar el cierre y entrega de un proyecto
9.3 LIQUIDACION
Este instructivo hace relación con la liquidación periódica de proyectos aplicada de manera
individual a un determinado proyecto.
9.3.1 RECOMENDACIONES
A. La funcionalidad de éste INSTRUCTIVO es aplicable sólo a las liquidaciones periódicas

de un proyecto singular mediante la cual se trasladan al (a los) activo(s) en
construcción los costos en que ha incurrido la Empresa durante el último período de
desarrollo del proyecto en cuestión. La liquidación final de un proyecto (traslado al (a
los) activo(s) fijos creados de los costos finales en que ha incurrido la Empresa durante
el último período de desarrollo del proyecto) debe hacerse al (a los) activo(s) reales
creados en AM (Asset Management) y asignados en la Norma de Liquidación
correspondiente.
B. Éste INSTRUCTIVO considera simultáneamente la liquidación de los grafos de un

proyecto a sus correspondientes elementos PEP, y la liquidación de los elementos PEP
al (a los) activo(s) en construcción que se haya(n) definido en la norma de liquidación.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
Igualmente considera la generación de las normas de liquidación para transferir los

gastos o ingresos a las Cuentas Contables, Centros de Costo o Activos Reales finales.
C. En la Empresa la liquidación periódica de un proyecto sólo se podrá realizar de modo

integral, es decir, que no será posible liquidar independientemente un elemento PEP ó
un grafo del proyecto, sino que periódicamente se deberá liquidar integra y totalmente
el proyecto.
9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS
Menú SAP  Finanzas  Sistema de proyectos  Controlling  Cierre de período 

Funciones individuales  Liquidación  Procesamiento individual
9.4.1 LIQUIDACIÓN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN PARA

EL PROYECTO (PARCIAL)
En la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo”, que es mostrada a

continuación complete los campos con la información que se especifica en la siguiente tabla:
VERSIÓN: 1.0
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Nombre campo Descripción

Definición proyecto Código que define un proyecto existente en el sistema
que está siendo desarrollado
Elemento PEP Código del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar
Grafo Codigo del Grafo a liquidar. Para el caso de las
liquidaciones parciales a los Activos en Construcción
se debe liquidar del Grafo al Elemento PEP y luego
automaticamente del Elemento PEP al AF en
VERSIÓN: 1.0
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construcción.
inclusv. jerarquía La activación de éste checkbox permite la liquidación
independiente de toda la estructura que depende de
un determinado elemento PEP
Incl. órdenes La activación de éste checkbox permite la liquidación
de las órdenes dependientes de las actividades del
grafo
Período liquidación Parámetro que indica el período mensual para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Período contable Parámetro que indica el período contable para el cual
Ejercicio Parámetro que indica el ejercicio fiscal del período
para el cual se quiere liquidar el proyecto.
Fecha referencia Fecha en la cual se referencia la liquidación
Forma de proceso Parámetro que indica la forma en que se quiere
procesar la liquidación del proyecto. Para el caso se
ejecuta Automáticamente
Ejec. test Elemento de control de proceso que permite una
realizar ejecución de liquidación de prueba
Lista detallada Elemento de control de proceso que permite
visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los
distintos parámetros de liquidación que se utilizarán
Verif. datos variables Elemento de control de proceso que permite verificar
si posteriormente a la última liquidación del proyecto
se han dado cambios en los datos relativos al status
del proyecto ó a la correspondiente norma de
liquidación
Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto /

elemento PEP / grafo Lista bás.” que se muestra a continuación.
VERSIÓN: 1.0
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No aparece ningun error.
Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecerá la imagen “Liquidación real:

Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall” que es mostrada a continuación.
VERSIÓN: 1.0
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En ésta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
ésta parte de la liquidación se están liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Grafo y el receptor es el Elemento PEP (Componente
correspondiente).
Para visualizar detalladamente la liquidación (liquidación de los costos de cada uno de los
grafos a los elementos PEP) seleccione con el cursor frente al código del Grafo y haga clic en
el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento

PEP / grafo Cargos emisor” que se muestra a continuación:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor de las actividades del
grafo 5000044 del proyecto, a través del elemento de costo 7435952405, por un monto de
279.924 pesos colombianos (COP).
VERSIÓN: 1.0
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Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecerá

entonces la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor”
que es mostrada a continuación:
En la cual se visualiza que el receptor del grafo 5000044 del proyecto (emisor) es el elemento
PEP 520-PS-4-08-003/13 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a través del
elemento de costo 7435952405.
Como hasta el momento la liquidación del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen “Liquidación real:
Proyectos / elementos PEP / grafos”, que se muestra nuevamente a continuación:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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Complete los campos tal y como se indicó en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox “Ejec.test”, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecerá la

imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bás.”
VERSIÓN: 1.0
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En la cual se visualiza que la liquidación ya se realizó a modo de ejecución, y ya no a modo de

prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar
detalladamente como fue la liquidación de cada uno de los grafos a los elementos PEP del
proyecto seleccionado.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Una vez efectuada la liquidación en ejecución de actualización y si desea visualizar los

documentos financieros asociados a la liquidación, en la imagen “Liquidación real: Proyecto/
elemento PEP/ grafo Lst.detall.”
Seleccione con el cursor el monto de su interés, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecerá

finalmente la imagen “Lista de documentos en Contabilidad General”, que se muestra a
continuación, y que indica tanto el tipo como el número del documento financiero, asociado a la
liquidación del proyecto.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
Si quiere visualizar más detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble
clic sobre el número del documento, entonces le aparecerá la imagen “Documentos de los
costos reales”
A su vez, si desea un mayor detalle en la visualización de algún documento financiero haga clic
en habiendo seleccionado la posición, y entonces finalmente aparecerá la imagen “Detalle

Visualizar”, que es mostrada a continuación.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
9.4.2 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN

DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)
En la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo”, que es mostrada a

continuación complete los campos con la información que se especifica en la siguiente tabla:
VERSIÓN: 1.0
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del 2008

Definición proyecto Código que define un proyecto existente en el sistema
que está siendo desarrollado
Elemento PEP Código del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar.
Para el caso se debe liquidar del Elemento PEP al AF
en construcción.
Grafo Codigo del Grafo a liquidar.
inclusv. jerarquía La activación de éste checkbox permite la liquidación
independiente de toda la estructura que depende de
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
un determinado elemento PEP

Incl. órdenes La activación de éste checkbox permite la liquidación
de las órdenes dependientes de las actividades del
grafo
Período liquidación Parámetro que indica el período mensual para el cual
Período contable Parámetro que indica el período contable para el cual
Ejercicio Parámetro que indica el ejercicio fiscal del período
para el cual se quiere liquidar el proyecto.
Fecha referencia Fecha en la cual se referencia la liquidación
Forma de proceso Parámetro que indica la forma en que se quiere
procesar la liquidación del proyecto. Para el caso se
ejecuta Automáticamente
Ejec. test Elemento de control de proceso que permite una
realizar ejecución de liquidación de prueba
Lista detallada Elemento de control de proceso que permite
visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los
distintos parámetros de liquidación que se utilizarán
Verif. datos variables Elemento de control de proceso que permite verificar
si posteriormente a la última liquidación del proyecto
se han dado cambios en los datos relativos al status
del proyecto ó a la correspondiente norma de
liquidación
Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto /

elemento PEP / grafo Lista bás.” que se muestra a continuación.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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del 2008
Aparece un Mensaje de advertencia, que se mostrara siempre que se vaya a liquidar a un AF

en construcción.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
Doble clic en el mensaje de advertencia
Se puede omitir el mensaje sin inconvenientes.
Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecerá la imagen “Liquidación real:

Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall” que es mostrada a continuación.
VERSIÓN: 1.0
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del 2008
En ésta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
ésta parte de la liquidación se están liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Elemento PEP y el receptor es el Activo Fijo en Construcción).
Para visualizar detalladamente la liquidación (liquidación de los costos de cada uno de los
Elementos PEP a AF en construcción) seleccione con el cursor frente al Elemento PEP y haga
clic en el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyecto /

elemento PEP / grafo Cargos emisor” que se muestra a continuación:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor es el Elemento PEP
520-PS-4-08-003/13, a través del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924
pesos colombianos (COP).
Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecerá

entonces la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor”
que es mostrada a continuación:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
En la cual se visualiza que el receptor del (emisor) es el Activo Fijo en Construcción 3000001
por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a través del elemento de costo
7435952405.
Como hasta el momento la liquidación del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen “Liquidación real:
Proyectos / elementos PEP / grafos”, que se muestra nuevamente a continuación:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Complete los campos tal y como se indicó en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox “Ejec.test”, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecerá la

imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bás.”
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
En la cual se visualiza que la liquidación ya se realizó a modo de ejecución, y ya no a modo de

prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar
detalladamente como fue la liquidación de cada uno de los elementos PEP a los AF en
construcción.
Una vez efectuada la liquidación en ejecución de actualización y si desea visualizar los

documentos financieros asociados a la liquidación, en la imagen “Liquidación real: Proyecto/
elemento PEP/ grafo Lst.detall.”

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Seleccione con el cursor el monto de su interés, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecerá

finalmente la imagen “Lista de documentos en Contabilidad General”, que se muestra a
continuación, y que indica tanto el tipo como el número del documento financiero, asociado a la
liquidación del proyecto.
Si quiere visualizar más detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble
clic sobre el número del documento, entonces le aparecerá la imagen “Documentos de los
costos reales”
Documento contable:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Documento CO:
Movimiento AF (Activo Fijo):

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
9.4.3 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS
DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL)
9.4.3.1 CREAR NORMA DE LIQUIDACIÓN POR ELEMENTO PEP O COMPONENTE

(CJ20N)
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones:

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Sobre cada componente (Elemento PEP) se asigna la norma de liquidación de la siguiente

manera:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Se diligencian los campos de acuerdo a lo que se quiera liquidar:

Tp. Tipo de imputación. Se indica el tipo de receptor que
se requiere para la liquidación.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Receptor de liquidación Código del receptor de liquidación correspondiente.

(No. Activo Fijo – Centro de costo – Cuenta de Mayor
– Grafo – Operación – Orden - Elemento PEP. Para
el Ejemplo se va a liquidar a una cuenta de mayor
definida, la 2810200505.
Texto breve receptor Texto que se llena por defecto.
% Indica el porcentaje que se desea liquidar del emisor
al receptor. Si se maneja % no se requiere dar el
valor (importe) porque el sistema lo calcula
Importe Valor de liquidación en pesos. Si se maneja valor de
importe no se diligencia el %.
Para las liquidaciones a Cuentas de Mayor es obligatorio asignar el Centro de Beneficio

correspondiente en el receptor, para ello se da doble clic sobre la línea:
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Clic en el icono
Y se llena el campo de Centro de Beneficio.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Enter
Doble para volver al proyecto y asignar las siguientes normas de liquidación.

Sobre cada componente se repite el mismo proceso.
Para el caso de tener Activos Fijos en Construcción, se debe primero verificar la ejecución de
los pasos 1. y 2. del presente manual. Luego si se ingresa a generar la Norma de Liquidación
final para liquidar de un AF en construcción a un AF real.
Para el ejemplo el componente de inversión al que se le ejecuto la liquidación al AF en

construcción es el siguiente:
Si ingresa a crear la norma para liquidación final de AF en construcción a AF real.

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Muestra dos renglones. En el primero en gris la liquidación ya efectuada. En el segundo

renglón se le asigna el AF real al que se desea liquidar.
Clic en para volver al proyecto.
Grabe
9.4.3.2 LIQUIDACIÓN TOTAL DEL PROYECTO (CJ88)

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Ejecutar
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
Luego de verificar que no existen errores se ejecuta real y se verifican los documentos
contables generados.
Salga del proceso

VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
9.5 CIERRE TECNICO
Se realiza para no ingresar mas operaciones ni actividades aunque este pendientes mas pagos
o liquidaciones por realizar pero el proyecto ya no tendra mas ejecución.
Ingrese al proyecto por CJ20N, seleccione el proyecto e ingrese al menú principal haga clic en
TRATAR, STATUS, CIERRE TECNICO
El sistema genera una confirmación del proceso
9.6 CIERRE
El cierre definitivo se realiza cuando el proyecto no realizará ningun tipo de actividad ya sea
operación o pago alguno, por lo tanto con este proceso el proyecto queda totalmente
inhabilitado.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO: PF-PDC
del 2008
El sistema genera una confirmación del proceso
Salga del proyecto

Manual General de Proyectos

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VERSIÓN:1.

3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP............................................................55

7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO..................................................................197

La Gestión de proyectos para Uniminuto, permite realizar el seguimiento y control

Con este capítulo el usuario conocerá la definición de un proyecto y que elementos lo

La utilización de estos conceptos dentro de proyectos permite hacer un conjunto de

3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO

Estas funciones se usan para identificar y asignar el codigo al proyecto nuevo

Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo

El código será 523-PC-3-08-001

Sede (Centro) 523

Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto  Funciones de actualizaciones

Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear),

Por ejemplo crear CJ01

3.3.1 CREAR DEFINICIÓN DE PROYECTO

Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:

En esta ventana aparecen cuatro pestañas para ingresar información de:

Control Otras funciones que no aplican

Testo Explicativo Descripiciones y datos informativos

En seguida dele Grabar y salir

3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIÓN DE PROYECTO

Digite en el editor de transacciones JC02

Digite el código del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER

Presione grabar y salir

3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO

Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER

Luego presione salir

CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc

3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP

El icono de un PEP principal es así

El elemento PEP secundario para componente es así:

Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo

El código será 523-PC-3-08-001

El elemento principal del proyecto será 523-PC-3-08-001/1

y cerrar según la direccion siguiente:)

Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos  Proyecto  Funciones de actualizaciones

Método 2: Digite la transacción en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear),

3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER

Luego aparece la ventana siguiente:

La ventana siguiente indica la definición del proyecto, presione ENTER.

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

Luego ingrese la información de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:

El sistema establece los dias hábiles con las fechas dadas.

Control No se afecta en esta función

Testo Explicativo Descripiciones y datos informativos

En seguida escoja Grabar y Salga de la Creación del PEP

3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.

Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Código.

Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione “urgente”. Al solicitante de

Al terminar los cambios, presione grabar y salir

3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.

Al terminar de ver haga Clic a salir

CJ91-CJ92-CJ93-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP Estandar.doc

3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR

Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo:

El código será 523-PC-3-08-001

El elemento principal del proyecto será 523-PC-3-08-001/1

Menú SAP  Finanzas Sistema de proyectos  Datos básicosModelos PEP Estándar \

Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines (Transacciones CJ91 (crear),

3.5.1 CREACIÓN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR

Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,