DOCUMENTELE CONTABILE ŞI SISTEMELE DE CONTABILITATE

1. Documentele contabile - suportul fundamentării şi justificării datelor contabile

Una din condiţiile fundamentale pentru ţinerea unei contabilităţi corecte este documentarea
operaţiunilor, adică efectuarea înregistrărilor în contabilitate numai pe baza unor documente
justificative. În acest fel, contabilitatea consemnează o informaţie pe care o putem considera ca fiind
obiectivă, prin faptul că este reflectată într-un înscris verificabil şi care este emis, de cele mai multe
ori, de persoane din afara compartimentului contabil, creându-se astfel şi posibilitatea unui control
suplimentar. Contabilul constată „realitatea perimetrului contabil” prin mijlocirea acestor documente,
în lumina regulilor proprii, mai mult sau mai puţin rigide şi uneori contestabile, şi după trecerea prin
filtrul judecăţii sale. Obligativitatea justificării fiecărei înregistrări contabile cu documente este
prevăzută în legea contabilităţii.
Documentaţia constă în faptul că orice operaţie economică sau financiară cu privire la existenţa
şi mişcarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi înregistrată în conturi trebuie consemnată într-
un document care atestă înfăptuirea ei.

1.1. Definiţia, funcţiile şi clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile sunt acte scrise în care se consemnează tranzacţiile, evenimentele şi alte
operaţii economice, în momentul şi de regulă la locul efectuării lor, cu scopul de a servi ca dovadă a
înfăptuirii lor şi ca suport de înregistrare în contabilitate.
Elementele principale pe care trebuie să le conţină un document justificativ sunt1:
• denumirea documentului;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• denumirea şi sediul unităţii care îl întocmeşte, la care se pot adăuga şi date privind subunitatea,
serviciul, biroul, compartimentul emitent;
• menţionarea părţilor care participă la derularea operaţiunii pentru care este întocmit (dacă este
cazul);
• conţinutul operaţiunii şi, dacă este cazul, temeiul legal al înfăptuirii acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii,
ale persoanelor cu atribuţii de control financiar-preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe
operaţiunile respective, după caz;
• coduri pentru prelucrarea automată a datelor;
• alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Înscrisurile care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document
justificativ numai în cazul în care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în vigoare.
Personale însărcinate cu întocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor (inclusiv
cele care se ocupă de contabilitate) trebuie să asigure completarea documentelor cu toate elementele
necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care este supusă întreprinderea (îndeosebi cele
fiscale), există riscul ca operaţiunea să fie considerată fără documente legale; consecinţa acestui fapt
este că operaţiunea nu mai este recunoscută.
Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea datelor ei pe bază de acte
scrise. Nici o operaţie economică nu se poate înregistra în contabilitate unei întreprinderi fără un act
scris.
Plecând de la conţinutul şi destinaţia lor, documentele contabile îndeplinesc următoarele funcţii:
a. Funcţia de consemnare - potrivit căreia orice operaţie economică, efectuată în cadrul
întreprinderii, se consemnează în documente letric şi cifric, cantitativ şi valoric.
b. Funcţia de acte justificative - potrivit căreia documentele justifică înregistrarea în contabilitate a
operaţiilor economice consemnate în ele.

1
Conform Normei metodologice din 14/12/2004, de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor
comune pe economie privind activitatea financiară si contabilă (publicată în M. Of. nr. 23bis din
07/01/2005).
 c. Funcţia de verificare a activităţilor desfăşurate - potrivit căreia documentele asigură urmărirea
activităţii economico-financiare a întreprinderii în cele mai mici detalii şi efectuarea controlului,
privind respectarea disciplinei financiare şi fiscale de către organele cu atribuţiuni în acest sens (organe
de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc).
d. Funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniului - potrivit căreia documentele angajează
drepturi, răspunderi şi obligaţii în sarcina persoanelor care le-au întocmit, cu privire la mişcările de
valori produse în averea întreprinderii.
e. Funcţia de calculaţie - potrivit căreia documentele referitoare la cheltuielile de producţie stau la
baza calculării costului produselor obţinute, lucrărilor executate şi serviciilor prestate.
f. Funcţia juridică - potrivit căreia documentele asigură stabilirea drepturilor şi obligaţiilor băneşti
ale întreprinderilor. În cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza
efectuării eventualelor expertize şi cercetări ale organelor judiciare.
Documentele contabile se clasifică în funcţie de mai multe criterii şi anume:
a. După modul de prezentare, documentele contabile pot fi:
a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informaţii, în care conţinutul, forma şi formatul sunt
prestabilite şi imprimate.
a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul nu
sunt prestabilite şi imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricărei întreprinderi, aşa cum este
cazul documentelor cumulative.
b. După rolul lor în cadrul sistemului informaţional, documentele contabile se clasifică în:
- Documente justificative asigură datele de intrare în sistemul informaţional-contabil;
- Registre contabile realizează înregistrarea şi stocarea datelor în structura proprie contului;
- Documente contabile de sinteză şi raportare asigură centralizarea şi transmiterea
informaţiilor către utilizatori.
c. După locul întocmirii avem: documente interne şi documente externe
d. După destinaţie putem avea: documente de dispoziţie, documente de execuţie, documente
combinate şi documente contabile;
e. După momentul întocmirii se identifică: documente primare şi documente
centralizatoare/secundare;
f. După regimul de tipărire şi folosire: documente cu regim special, documente fără regim special
sau cu regim uzual şi documente cu reglementări exprese;
g. După natura sau conţinutul operaţiilor consemnate, pot fi: documente pentru operaţiuni
băneşti, documente pentru operaţiile cu active fixe, documente pentru operaţiile cu stocuri şi
documente pentru inventariere.

1.2. Documentele justificative - noţiune, conţinut, întocmire, prelucrare, verificare şi arhivare

Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată defineşte documentul justificativ astfel: orice
operaţiune economico-financiară efectuată, se consemnează în momentul efectuării ei într-un
document, care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document
justificativ.
Conţinutul documentelor justificative variază în funcţie de caracterul operaţiilor consemnate. În
vederea reflectării clare şi complete a operaţiilor economice pentru care se întocmesc, documentele au
anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar
altele sunt specifice.
Documentele justificative se întocmesc, de regulă la locul de muncă în cadrul căruia se produce
operaţia economică. Întocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, după caz, iar completarea
se face manual sau cu tehnică de calcul.
Pentru întocmirea corectă, completă şi la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de întocmire şi
utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare şi funcţionare a
întreprinderilor. La întocmirea documentelor justificative nu se admit ştersături sau alte operaţiuni de
acest gen.
Rectificarea greşelilor în documente se face prin tăierea textului sau sumei greşite cu o linie, în
aşa fel încât să se poată citi ceea ce a fost greşit, apoi se scrie alăturat textul sau suma corectă. Corecţia
făcută se confirmă prin semnăturile aceloraşi persoane, care au semnat iniţial documentul.
 În documentele de casă şi de bancă (cecuri, chitanţe, ordine de plată etc.) nu se admit corecturi.
Dacă s-au făcut greşeli în aceste documente, ele se anulează, păstrându-se în carnetele respective, fără
să se detaşeze şi se întocmesc apoi alte documente corecte.
Prelucrarea documentelor este operaţia următoare, după întocmirea şi transmiterea lor la
compartimentul de contabilitate şi constă în sortarea documentelor pe categorii de operaţii (cumpărări
de bunuri, livrări de produse şi mărfuri, consumuri de materiale etc), exprimarea în etalon monetar a
mărimii naturale, cantitative a operaţiilor economice şi dacă este cazul, centralizarea mai multor
documente justificative în documente cumulative pentru operaţii din aceeaşi categorie, în vederea
înregistrării în conturi.
Verificarea documentelor are scopul să descopere eventualele erori, acţiunile ilegale sau incorecte,
asigurându-se astfel exactitatea şi realitatea datelor înregistrate în contabilitate.
Arhivarea documentelor trebuie să asigure depozitarea şi conservarea acestora în siguranţă,
deoarece servesc la controlul operaţiilor economice efectuate. După înregistrarea în evidenţa contabilă
şi rezolvarea completă şi definitivă a documentelor, acestea se clasează (aranjează) într-o anumită
ordine strict determinată pentru a fi uşor găsite, în vederea obţinerii informaţiilor necesare şi pentru a fi
păstrate în bune condiţii.
Păstrarea documentelor se realizează:
 pentru anul curent în arhiva curentă a fiecărui sector sau compartiment din întreprindere;
 pentru anii precedenţi în arhiva generală a unităţii.
Termenul de păstrare a documentelor contabile şi a celor justificative este de 10 ani, cu începere de
la data închiderii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii şi a
bilanţului contabil care se păstrează timp de 50 de ani.
Reconstituirea documentelor Atunci cînd se constată lipsa sau distrugerea unui document, este
necesar să se întocmească un dosar de reconstituire în care să apară toate lucrările efectuate în
legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut: sesizarea persoanei care a constatat
lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispoziţia
conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit şi alte
elemente, în măsura în care sunt necesare. Dacă documentul dispărut a fost emis de o altă unitate,
atunci reconstituirea se face de către unitatea emitentă. Documentele reconstituite vor purta o menţiune
în acest sens. Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse
înainte de înregistrarea lor în contabilitate.

1.3. Registrele contabile

Regisrele contabile reprezintă documente cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea
cronologică şi sistematică a operaţiilor economice şi financiare în contabilitate, furnizand informatii
privind situaţia şi mişcarea patrimoniului.
Principalele registre care se folosesc în contabilitate sunt:
1. REGISTRUL-JURNAL este document contabil obligatoriu care serveşte pentru înregistrarea
operaţiilor economice şi financiare în ordine cronologică, zi de zi, pe măsura efectuării lor în timp,
reprezentând memoria contabilă a întreprinderii.
2. REGISTRUL CARTEA-MARE este documentul contabil obligatoriu, în care se înregistrează,
lunar, operaţiile contabile înscrise în registrul jurnal, direct sau prin regrupare pe conturi
corespondente, stabilindu-se la sfârşitul lunii situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele
debitoare şi creditoare şi soldurile finale.
Altfel spus, fiecare operaţiune este înregistrată în două registre distincte: mai întâi în ordine
cronologică, zi de zi, în registrul jurnal, pentru ca lunar să fie preluată în ordine sistematică, prin
intermediul contului care o reflectă, în registrul cartea mare, care grupează totalitatea conturilor
utilizate de întreprindere.
Cartea mare serveşte la întocmirea balanţei de verificare.
3. REGISTRUL-INVENTAR este document contabil obligatoriu, în care se înregistrează, pe baza
datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele verbale de inventariere, toate elementele
patrimoniale de activ şi pasiv, centralizate pe conturi şi grupe de conturi, până la nivelul posturilor din
bilanţul contabil.
 1.4. Documentele contabile de sinteză
În vederea utilizării datelor contabile în procesul decizional privind activitatea întreprinderii, se
impune centralizarea şi sintetizarea periodică a acestora, pentru asigurarea informaţiilor necesare
utilizatorilor. Această operaţiune se realizează cu ajutorul documentelor contabile de sinteză,
denumite situaţii financiare anuale.
Potrivit Reglementărilor contabile armonizate cu directivele europene şi Standardele Internaţionale
de Contabilitate, prin intermediul situaţiilor financiare anuale, datele înregistrate în sistemul de conturi,
sunt centralizate şi prezentate sub forma indicatorilor economico-financiari de sinteză, care trebuie să
ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei, modificărilor capitalului propriu şi fluxurilor
de trezorerie ale întreprinderii pentru exerciţiul financiar respectiv.
Pentru realizarea acestor obiective, situaţiile financiare anuale trebuie să cuprindă: bilanţul; contul
de profit şi pierdere; situaţia modificărilor capitalului propriu; situaţia fluxurilor de trezorerie;
politici contabile şi note explicative. Politicile contabile şi notele explicative sunt concretizate într-o
serie de formulare, prin care se prezintă ansamblul de principii, convenţii, reguli şi practici utilizate la
întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare anuale, precum şi informaţii suplimentare, relevante,
referitoare la anumite elemente semnificative din bilanţul contabil şi contul de profit şi pierdere.

2. Sistemele de organizare a înregistrărilor în contabilitate

Sistemul de înregistrare contabilă reprezintă modul de organizare şi de prelucrare a datelor în
scopul obţinerii informaţiilor, în expresie valorică, privind starea şi mişcarea elementelor
patrimoniale.
Concret, formele de înregistrare în contabilitate reprezintă un sistem de registre, formulare şi
documente, corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică, după anumite
reguli, a operaţiilor economice şi financiare care au loc într-o întreprindere pe parcursul exerciţiului
financiar.
În evoluţia contabilităţii, atât sub aspectul realizării practice, cât şi sub aspect teoretic, s-au
conturat două sisteme de organizare a înregistrărilor contabile, respectiv:
1. SISTEMUL CLASIC - sistem simplu, nu implică divizarea muncii contabile, este utilizat în
întreprinderile mici;
2. SISTEMUL CENTRALIZATOR - este un sistem evoluat, utilizat de întreprinderile cu activitate
complexă, care generează numeroase operaţiuni economico-financiare, fapt care impune diviziunea
muncii în activitatea contabilă.
În cadrul aceluiaşi sistem, principalele forme de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor
economice şi financiare, în cazul întreprinderilor care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt:
a. Forma de înregistrare contabilă „pe jurnale” - se bazează pe un sistem de jurnale şi cărţi-
mari, care să satisfacă cerinţele diviziunii muncii contabile, în condiţiile creşterii şi repetabilităţii
volumului de operaţii.
b. Forma de înregistrare contabilă „maestru-şah” sau pe conturi corespondente - se
caracterizează prin dezvoltarea pe conturi corespondente atât a rulajelor debitoare, cât şi a celor
creditoare ale conturilor sintetice.
c. Forma de înregistrare contabilă „informatică” sau automatizată- reprezintă adaptarea
diferitelor forme de înregistrare contabilă şi conducerea acestora, utilizând tehnica electronică de
calcul.