Sunteți pe pagina 1din 42

Calcul tabelar

Microsoft Excel
Nivel Intermediar
Cuprins
Cuprins ...................................................................................................................................... 1
Capitolul 1 Opțiuni speciale ........................................................................................................ 2
1.1. Paste Special (Lipire Specială) ........................................................................................ 2
1.2. Selectare specială (Go to special) ................................................................................... 3
Capitolul 2 Sortarea și filtrarea avansata .................................................................................... 4
2.1. Sortarea simplă și avansată............................................................................................. 4
2.2. Filtrarea simplă și avansată ............................................................................................. 7
Capitolul 3 Formatarea condiționată......................................................................................... 12
3.1. Aplicarea formatărilor condiţionate................................................................................. 12
3.2. Anularea formatării condiţionate .................................................................................... 13
Capitolul 4 Validarea de date ................................................................................................... 15
Capitolul 5 Funcții și formule .................................................................................................... 18
5.1. Referinţe în formule şi funcţii ......................................................................................... 18
5.2. Tipuri de funcţii .............................................................................................................. 19
5.3. Funcţii matematice și statistice ...................................................................................... 19
5.4. Funcţii pentru text .......................................................................................................... 21
5.5. Funcţii pentru dată şi oră ............................................................................................... 23
5.6. Funcţii pentru căutare .................................................................................................... 25
5.7. Funcţii logice ................................................................................................................. 27
Capitolul 6 Tabele pivot............................................................................................................ 30
6.1. Crearea unui tabel pivot ................................................................................................. 30
6.2. Filtrarea datelor în tabelul pivot ...................................................................................... 33
6.3. Formatarea tabelului pivot ............................................................................................. 34
6.4. Valori calculate într-un tabel pivot .................................................................................. 36
Capitolul 7 Protejarea datelor ................................................................................................... 38
7.1. Protejarea formulelor în foaia de calcul .......................................................................... 38
7.2. Protejarea structurii unui fișier ....................................................................................... 39
7.3. Protejarea unui fișier la deschidere, cu parolă ............................................................... 40

1
Capitolul 1 Opțiuni speciale

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar inclus în suita Office, care organizează
şi gestionează date sub un tipar matriceal.
Cu ajutorul aplicaţiei Excel se pot realiza:
- prezentarea datelor într-o structură tabelară, de dimensiuni mari, formatatată adecvat
unei mari varietăţi de aplicaţii din viaţa reală;
- calcule simple sau complexe cu valorile din aceste tabele;
- scenarii de tipul “ce s-ar întâmpla dacă“ anumite valori implicate în calcule s-ar
modifica;
- reprezentări grafice sugestive, cu rolul de a evidenţia tendinţe şi aspecte care nu sunt
vizibile în tabelele cu valori;
- gestionarea volumelor mari de date organizate similar bazelor de date, cu facilităţi de
exploatare şi interogare;
- portabilitatea informaţiilor din Excel în alte aplicaţii şi importul de date din alte aplicaţii.

1.1. Paste Special (Lipire Specială)


În cazul în care trebuie copiate celule care conțin formule în
altă zonă a foii de calcul sau în altă foaie, pentru o copiere
corectă trebuie utilizată opţiunea Paste Special care
controlează modul în care este inserat conținutul copiat la
destinație. Copierea se realizează tot prin intermediul
Clipboard-ului, dar la destinaţie se alege opțiunea Paste
Special din lista derulantă a butonului Paste aflat în ribbon-
ul Home sau din meniul contextual.
Variantele disponibile în zona Paste sunt:
- All –toate informațiile (Paste normal)
- Formulas – doar formulele
- Values –doar valorile (nu se vor copia și formulele
care au dus la afișarea rezultatului respectiv)
- Formats –doar formatul, fără conținut
- Comments –doar comentariile/notele, fără alte informații
- Validation – doar criteriul de validare (aplicat prin opțiunea Data Validation)
- All using Source theme – toate informațiile, inclusiv stilurile aplicate (cell style)
- All except borders –toate informațiile, mai putin chenarele (borders)
- Column width – doar lățimea coloanei aferente locației originale
- Formulas and number formats – doar formulele și formatul numeric al celulelor
- Values and number formats – doar valorile și formatul numeric al celulelor
Variantele de a face calcule fără formule:
- Add - pentru a aduna la valorile inițiale valoarea din celula copiata (exemplul de mai
sus)
- Substract – pentru a scădea din valorile inițiale valoarea din celula copiata
- Multiply – pentru a înmulți valorile inițiale cu valoarea din celula copiata
- Divide – pentru a împarți valorile inițiale cu valoarea din celula copiata
Ultimele 3 opțiuni disponibile sunt:
- Transpose – transpune la destinaţie liniile în coloane şi coloanele în linii;
- Skip Blanks – cu aceasta opțiune înlocuiești o serie de valori existente cu o alta serie
de valori copiate, fără însă a modifica vechile valori dacă poziția corespunzătoare din
seria copiata este o celula goala

2
- Paste Link – stabileşte o legătură la datele sursă astfel încât orice modificare va fi
efectuată în datele sursă, ea va fi automat actualizată şi în datele copiate.

1.2. Selectare specială (Go to special)


Opțiunea Go to Special vă permite să selectați rapid toate
celulele care îndeplinesc anumite criterii, cum ar fi celulele care
conțin anumite informații.
Opțiunea Go to special se găsește în Ribbon-ul Home, grupul
Editing, butonul Find and Select – Go to special.
Opțiunile disponibile în fereastra deschisă, vor selecta celulele
ce conțin:
- Notes (note sau comentarii)
- Formulas (celulele care conțin formule de tip numere,
text, logice, erori)
- Constants (constantele de tip numere, text, logice, erori)
- Blanks - Celule goale
- Current region (regiunea curentă - mărginită de rânduri și
coloane goale)
- Current array (Șirul curent - dacă celula active face parte dintr-un array)
- Objects (obiectele)
- Row Differences
Toate celulele care diferă de celula activă dintr-un rând selectat. Există întotdeauna o
celulă activă într-o selecție - indiferent dacă aceasta este o gamă, rând sau coloană.
Apăsând tasta Enter sau Tab, puteți schimba locația celulei active, care implicit este
prima celulă dintr-un rând.
Dacă este selectat mai mult de un rând, comparația se face pentru fiecare rând
individual al acelei selecții, iar celula care este utilizată în comparație pentru fiecare
rând suplimentar se află în aceeași coloană ca celula activă.
- Column Differences
Toate celulele care diferă de celula activă dintr-o coloană selectată. Există întotdeauna
o celulă activă într-o selecție, indiferent dacă aceasta este o gamă, rând sau coloană.
Apăsând tasta Enter sau Tab, puteți schimba locația celulei active - care implicit este
prima celulă dintr-o coloană.
La selectarea mai multor coloane, comparația se face pentru fiecare coloană
individuală a acelei selecții. Celula care este utilizată în comparație pentru fiecare
coloană suplimentară este situată în același rând cu celula activă.
- Precedents (Celulele Precedente - direct sau toate nivelurile)
Celulele la care se face referire prin formula din celula activă.
- Dependents (Celulele Dependente - direct sau toate nivelurile)
Celule cu formule care se referă la celula activă
- Last Cell (Ultima celulă din foaia de lucru care conține date sau formatare.)
- Visible cells only (Doar celulele vizibile)
- Conditional Formats (Formatare condiționată - toate sau doar cele similare)
- Data Validation (Validare de date - toate sau doar cele similare)

3
Capitolul 2 Sortarea și filtrarea avansata

2.1. Sortarea simplă și avansată


Prin sortare, înregistrările listei sunt ordonate după conţinutul anumitor câmpuri conform criteriilor
stabilite de utilizator.
Sortarea poate fi:
- Simplă: în ordine crescătoare sau descrescătoare,

după conţinutul unui câmp, cu butoanele

respectiv din grupul Sort & Filter; este


suficientă plasarea celulei active în câmpul Sortare Sortare
după care trebuie efectuată sortarea şi simplă complexă
apăsarea butonului corespunzător.
În acest caz, fiecare nouă sortare după conţinutul altui câmp anulează efectul sortării
anterioare.

- Complexă sau personalizată, cu butonul .care deschide fereastra de dialog în


care pot fi stabilite criteriile de sortare.

Adaugă un nivel Şterge un nivel Opţiuni de sortare: de sus în jos,


nou de sortare de sortare de la stânga la dreapta, etc.

Câmpul după
care se sortează

În exemplul de mai sus sortarea se face pe 3 niveluri, fiecare nivel nou ţine cont de efectul sortării
anterioare.
În cadrul fiecărui nivel ordinea sortării se stabileşte în funcţie de valorile din celule (Values), caz
în care criteriile se corelează cu tipul de dată (text, număr, dată calendaristică) sau în funcţie de
atributele de formatare (culoarea de fundal, culoarea fontului din celulă, etc), stabilite manual sau

4
cu ajutorul opţiunilor de formatare condiţionată din ribbon-ul Home, grupul Style, comanda
Conditional Formatting).
Sortarea după format
Datele din tabelul care urmează a fi sortat după unul sau mai multe criterii
pot prezenta opţiuni de formatare simplă sau formatare condiţionată.
Formatările condiţionate permit evidenţierea unor celule din foaia de
calcul în funcţie de anumite condiţii. În celulele în care sunt îndeplinite
condiţiile va fi aplicată o formatare specială, aleasă din variantele
predefinite, sau o formatare personalizată, stabilită de utilizator. Pot fi
utilizate condiţii logice simple sau criterii complexe, sub forma unor formule.
Pentru aplicarea formatărilor condiţionate se parcurg următorii paşi:
- selectarea zonei pe care se aplică formatarea condiţionată;
- din ribbon-ului Home, grupul Styles se alege Conditional
Formatting;
- se alege una din variantele existente în lista derulantă a acestui buton; fiecare variantă
prezintă la rândul ei o serie de opţiuni specifice.

Pentru anularea formatării condiţionate se alege opţiunea Clear Rules (lista Conditional
Formatting) şi varianta Clear Rules from Selected Cells dacă se doreşte ştergerea formatării
numai pentru zona selectată sau Clear Rules from Entire Sheet dacă se doreşte ştergerea
formatării pentru întreaga foaie de calcul.
În lista prezentată pentru varianta de sortare după mai multe criterii, pe coloana Volum tranzacţii
s-a stabilit, de exemplu, o formatare condiţionată care marchează cu font de culoare roşie valorile
peste medie.
Pentru a sorta lista astfel încât la început să fie afişate valorile peste medie se va alege:

Sortarea după liste personalizate


În anumite situaţii, ordinea sortării corelată cu tipul de dată nu este convenabilă, de exemplu
sortarea alfabetică în funcţie de ziua săptămânii (de tip text) va afişa înregistrările în ordinea
Duminica, Joi, Luni, Marti, Miercuri, Sambata, Vineri; pentru a afişa zilele saptămânii în ordinea
naturală (Luni, Marti, etc.) se va alege din lista derulantă a butonului Order varianta Custom List
(Lista personalizată) iar din fereastra care apare se va selecta lista dorită, listă care va fi utilizată
ca ordine de sortare a înregistrărilor.

5
De reţinut faptul că listele pesonalizate implicite (zilele săptămânii şi lunile anului) sunt corelate
cu setările regionale stabilite în panoul de configurare Control Panel al sistemului de operare
Windows.
Opţiunea NEW LIST din fereastra Custom Lists permite crearea unei liste personalizate de către
utilizator, care poate fi folosită apoi drept ordine de sortare a înregistrărilor unei liste Excel.
De exemplu, poate fi creată o listă personalizată (Custom List) a sucursalelor unei bănci în
ordinea importanţei acestora: Bucuresti, Brasov, Cluj, Timisoara, Constanta, Iasi. Această listă
personalizată va putea fi utilizată ulterior pentru ordonarea înregistrărilor listei Excel în ordinea
respectivă.

Se observă pe coloana Sucursala ordonarea înregistrărilor conform listei personalizate (Custom


List) definite de utilizator. Lista personalizată rămâne memorată în mediul Excel pe calculatorul

6
pe care a fost definită până în momentul în care este ştearsă (cu butonul Delete din fereastra
Custom Lists).

2.2. Filtrarea simplă și avansată


Filtrarea datelor este operaţia prin care sunt afişate doar anumite seturi de date care corespund
unor criterii stabilite de utilizator.

Prin apăsarea butonului Filter din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data, aspectul listei se
schimbă; în eticheta fiecărui câmp apar liste derulante care sunt utilizate pentru stabilirea filtrelor.
Pot fi aplicate succesiv filtre pe mai multe coloane, efectul final fiind filtrarea listei după seturi de
criterii.
În funcţie de tipul datelor din fiecare câmp, în lista derulantă apar criterii de
filtrare specifice:
- Text Filters pentru valori de tip text, care evaluează şirul de caractere din
fiecare câmp: egal cu, diferit de, începe cu, se termină cu, conţine, nu
conţine caracterele specificate;

- Number Filters pentru valori de tip numeric; efectuează comparaţii cu valori numerice:
egal cu, diferit de, mai mare decât, mai mare sau egal cu, mai mic
decât, mai mic sau egal cu, cuprins între valorile specificate. Opţiunea
Top 10 permite afişarea valorilor celor mai mari (Top) sau a celor mai
mici (Bottom) din câmpul respectiv; opţiunile Above Average respectiv
Below Average afişează valorile mai mari, respectiv mai mici decât
media aritmetică a valorilor din câmpul respectiv,

- Date Filters pentru valori de tip dată calendaristică; efectuează comparaţii cu o dată
calendaristică; egal cu, înainte, după data specificată; sau încadrează datele în intervale
specificate de timp (Between). Criteriile de tipul Today, Next Month, etc permit realizarea
de filtrări dinamice care se actualizează în funcţie de data curentă.

Pentru toate tipurile de date, Custom Filter (Filtru personalizat) permite stabilirea de criterii
compuse cu funcţiile logice AND (SI logic) respectiv OR (SAU logic): Dacă se alege AND vor fi
afişate înregistrările care îndeplinesc ambele condiţii, dacă se alege OR vor fi afişate
înregistrările care îneplinesc cel puţin una din cele două condiţii.
Caracterele de substituţie ? şi * se folosesc în criteriu pentru a înlocui un singur caracter
(Bucure?ti va afişa atât Bucuresti cât şi Bucureşti) sau un grup de caractere (*escu va afişa
Georgescu. Popescu, etc).

7
Cu ajutorul filtrului de mai sus vor fi afişate atât tranzacţiile de valoare mică (mai mică sau egală
cu 20000) cât şi tranzacţiile de valoare mare (mai mare sau egală cu 155000). Dacă în continuare
se selectează doar sucursala Bucureşti şi ziua săptămânii Duminica se va obţine:

Se observă pe câmpurile care au aplicate filtre transformarea butonului listă derulantă în buton
filtru, indicând existenţa unui filtru pe cîmpul respectiv.
Anularea filtrelor se face cu butonul din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data pentru
fiecare câmp care are aplicat filtru.

Anularea filtrelor pentru întreaga listă se face prin dezactivarea butonului (Filter) din grupul
Sort & Filter al ribbon-ului Data.
Filtrarea după atribute de formatare
Dacă pe anumite câmpuri ale listei sunt stabilite formatări (culoarea fontului, culoare de umplere,
etc.) manual sau cu ajutorul opţiunilor de formatare condiţionată din ribbon-ul Home, grupul
Style, comanda Conditional Formatting),.există posibilitatea filtrării după atribute de formatare
pe aceste câmpuri.
De exemplu, pe câmpul Volum tranzacţii
s-a stabilit o formatare condiţionată care
afişează cu font de culoare roşie valorile
duplicat.
Pe acest câmp apare opţiunea Filter by
Color care permite stabilirea unui filtru
prin alegerea atributului de formatare.
După aplicarea filtrului se va afişa:

8
Filtrarea avansată (Advanced Filter)

Opţiunea Advanced Filter din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data permite
stabilirea de criterii complexe de filtrare, specificate într-o zonă numită zona de criterii plasată
deasupra listei, separată de listă printr-un rând liber.
Zona de criterii trebuie să conţină numele câmpurilor pe care se stabilesc condiţiile (copiate din
primul rând al listei) şi criteriile, conform următoarelor reguli:
- Pentru afişarea înregistrărilor care îndeplinesc simultan mai multe condiţii, acestea
trebuie specificate pe acelaşi rând;

Vor fi afişate toate tranzacţiile din zilele de duminica ale lunii decembrie cu volumul
tranzacţiilor mai mare de 150000.
- Pentru afişarea înregistrărilor care îndeplinesc seturi de condiţii, fiecare set de condiţii
trebuie specificat pe un rând separat:

Vor fi afişate toate tranzacţiile din zilele de duminica, în Bucuresti, cu volumul tranzacţiilor
mai mare de 150000 cât şi cele din orice zi a săptămânii, în Timisoara, cu volumul
tranzacţiilor mai mare de 150000.
Celula necompletată în zona de criterii pe un câmp are ca efect afişarea tuturor valorilor
din câmpul respectiv.
- Pentru afişarea înregistrărilor pe baza unei condiţii calculate, se foloseşte drept criteriu o
valoare obţinută prin calculul unei formule.
De exemplu, pentru a afişa pe coloana H (Volum tranzactii) valorile mai mari decât 75%
din valoarea maximă de pe coloana H (din celulele H5:H46) se va utiliza zona de criterii
H1:H2. Celula H2 afişează rezultatul formulei, formula poate fi vizualizată în formula bar:

9
Toate valorile de pe coloana H vor fi comparate cu valoarea care rezultă din calculul
specificat în celula H2 şi vor fi afişate doar înregistrările care corespund criteriului. Fiind
rezultat pe baza unei formule, criteriul se modifică dacă valorile din coloana H se modifică
înainte de reaplicarea filtrului.
- Pentru extragerea tuturor valorilor diferite dintr-un câmp, o singură dată, se filtrează lista
după câmpul respectiv utilizând drept criteriu pe acel câmp o celulă necompletată
(interpretată ca orice) şi selectând opţiunea Unique records only – numai valori unice:

Rezultatul filtrării
Zona de criterii

Afişează fiecare Specifică localizarea


Lista de filtrat valoare o singură dată rezultatului filtrării

10
Rezultatul filtrării este o listă a tuturor valorilor diferite din zona A4:A46 şi este afişat începând cu
celula J4.
Filtrarea valorilor unice
Opţiunea de filtrare avansată se poate utiliza şi pentru eliminarea temporară a valorilor duplicat
dintr-o listă, fără a afecta lista iniţială. Ulterior, dacă se doreşte, valorile duplicat pot fi şterse.

Observaţie: o altă metodă de găsire a valorilor duplicat într-o listă este utilizarea formatării
condiţionate (Home, Conditional Formating, Highlight Cells Rules, Duplicate Values...)
Eliminarea valorilor duplicat
Pentru eliminarea automată a înregistrărilor duplicat dintr-o listă se poate utiliza opţiunea
Remove Duplicates din ribbon-ul Data astfel:
- Se plasează celula activă în listă;
- Se alege din ribbon-ul Data opţiunea Remove Duplicates;

- Se selectează coloanele din care trebuie eliminate duplicatele şi se apasă OK;


- Se afişează un mesaj care indică numărul de înregistrări eliminate şi numărul de
înregistrări unice rămase.

11
Capitolul 3 Formatarea condiționată

Formatările condiţionate permit evidenţierea unor celule din foaia de calcul în funcţie de
anumite condiţii. În celulele în care sunt îndeplinite condiţiile va fi aplicată o formatare
specială, aleasă din variantele predefinite, sau o formatare personalizată, stabilită de
utilizator. Pot fi utilizate condiţii logice simple sau criterii complexe, sub forma unor formule.
Scopul formatării condiţionate este de a oferi o imagine vizuală mai clară şi mai uşor de
interpretat a datelor din foaia de calcul decât simpla prezentare a valorilor în celule.

3.1. Aplicarea formatărilor condiţionate


Pentru aplicarea formatărilor condiţionate se parcurg etapele:
- selectarea zonei pe care se aplică formatarea condiţionată;
- din ribbon-ului Home, grupul Styles se alege Conditional
Formatting;
- se alege una din variantele existente în lista derulantă a acestui
buton.
Highlight Cells Rules
Dacă se alege această variantă pot fi evidenţiate celulele conform
următoarelor condiţii:
- cu valori mai mari decât o anumită valoare de referinţă (Greater
Than); - cu valori mai mici decât o anumită valoare de
referinţă (Less Than);
- cu valori într-un interval definit (Between valoare minimă şi valoare maximă);
- cu valori egale cu o anumită valoare (Equal To);
- care conţin un anumit text (Text that Contains); - anumite date
calendaristice (A Date Ocurring); - valori duplicate (Duplicate Values).
După alegerea criteriului de comparaţie se completează valoarea de referinţă; dacă celula
satisface condiţia impusă va fi aplicat formatul ales din lista de formate predefinite sau un
format personalizat (Custom Format).
Exemplu: În tabelul următor, au fost marcate pe coloana Valoare pe fundal verde contractele
mai mari de 5000, iar pe coloana Localitate cu font roşu pe fundal galben contractele din
Bucuresti.

Top/Bottom Rules
Faţă de varianta anterioară care implică o comparaţie cu o valoare predefinită, această
opţiune realizează o ierarhizare a valorilor şi formatează cele mai mari sau cele mai mici
valori, sau valorile comparativ cu media aritmetică:

12
- Top 10 Items: cele mai mari n valori din zona selectată;
- Top 10%: cele mai mari n% valori din numărul de valori selectate;
- Bottom 10 Items: cele mai mici n valori din zona selectată;
- Bottom 10%: cele mai mici n% valori din numărul de valori selectate;
- Above Average: valorile situate peste media aritmetică a valorilor selectate; -
Below Average: valorile situate sub media aritmetică a valorilor selectate.
Data Bars, Colour Scales, Icon Sets
Aceste trei variante, aşa cum ilustrează şi icon-urile asociate, oferă o reprezentare vizuală
grafică, intuitivă, a modului în care valorile din fiecare celulă sunt comparate cu celelalte valori
din zona selectată.
Data Bars afişează în fiecare celulă o bară colorată a cărei lungime este proporţională cu
valoarea din celulă (bara cea mai mare corespunde celei mai mari valori din zona selectată).

Colour Scales realizează o codificare prin culoare a valorilor din zona selectată conform unei
scale predefinite; de exemplu Green – Yellow – Red va afişa cu verde cea mai mare valoare
şi cu roşu cea mai mică valoare. Valorile intermediare sunt prezentate prin gradient trecând
prin culoarea galben.

Icon Sets afişează în celulele selectate un simbol pe baza unei reguli stabilite în funcţie de
numărul de simboluri, cu opţiunea More Rules: pentru 3 simboluri, valorile sunt încadrate în 3
intervale; mai mici de 33%, între 33% şi 67%, respectiv mai mari de 67%.

3.2. Anularea formatării condiţionate


Condiţiile de formatare condiţionată pot fi
anulate într-o anumită zonă selectată sau în
întreaga foaie de calcul, astfel:
- selectarea zonei pentru care se
anulează formatările condiţionate;
- se apasă butonul Conditional Formatting din ribbon-ul Home;

13
- se alege opţiunea Clear Rules şi varianta Clear Rules from Selected Cells dacă se
doreşte ştergerea formatării numai pentru zona selectată sau Clear Rules from
Entire Sheet dacă se doreşte ştergerea formatării pentru întreaga foaie de calcul.

Opțiunea New Rule permite crearea unei reguli de formatare condiționată de la zero,
inclusiv cu ajutorul formulelor sau funcțiilor.

Opțiunea Manage Rules permite vizualizarea și editarea tuturor regulilor din zona selectată
sau din întreaga foaie de calcul.

14
Capitolul 4 Validarea de date

Validarea datelor este folosită pentru a verifica datele introduse în celulele foii de calcul. Această
opţiune permite păstrarea integrităţii datelor dintr-un registru de calcul.
În mod normal, Excel permite introducerea în celulele foii de calcul a datelor de orice tip şi orice
valoare. Se pot impune, pentru conţinutul unor coloane, anumite constrângeri care să impună
tipul datelor ce pot fi introduse şi domeniul în care se încadrează acestea, astfel încât programul
să nu accepte decât date conforme cu aceste restricţii.
În cazul în care informaţiile introduse într-o celulă nu corespund criteriilor de validare specificate,
Excel va afişa un mesaj de avertizare care va anunţa utilizatorul să verifice şi să modifice datele
introduse.
Funcţia Data Validation se găseşte în ribbon-ul Data, grupul Data Tools.

În funcţie de tipul datelor şi cerinţele aplicaţiei, există mai multe categorii de criterii de validare
care pot fi stabilite în tab-ul
Settings:
1. stabilirea unor conditii
logice (pentru valori
numerice şi date
calendaristice/ore);
2. text de o anumită lungime
(Text length);
3. stabilirea unei liste de
valori posibile (List)
4. conform unei formule
(Custom).
Input Message permite afişarea
unui mesaj de atenţionare
asupra regulii de validare îndată
ce cursorul este plasat în zona ce
conţine constrângeri;

Error Alert permite stabilirea


unui mesaj de avertizare care
apare atunci când datele introduse nu respectă constrângerile impuse.

Exemple:
1. Pe coloana Valoare am impus condiţia ca toate valorile să fie numere întregi, mai mari
decât 1000:

15
2. pe coloana Valuta ne propunem să selectăm valorile dintr-o listă care nu conţine decât
elementele EUR, USD, LEI

Se observă că introducerea valorilor noi pe coloana Valuta se realizează rapid şi corect prin
selectare din lista derulantă.

Mesaje de avertizare şi de eroare


Un alt avantaj oferit de această facilitate este
acela că, în cazul în care un alt utilizator
editează foaia de calcul care conţine condiţii de
validare a datelor, îndată ce execută clic pe o
celulă din zona care are aplicate constrângeri
de validare a datelor, se afişează un mesaj care
indică aceste constrângeri. De asemenea, dacă
incearcă introducerea unei valori care nu
respectă condiţia impusă, va primi un mesaj de
eroare:

16
Găsirea datelor care nu respectă criteriile de validare impuse
În cazul listelor cu foarte multe înregistrări, pot apărea frecvent erori de introducere a datelor. Îîn
acest caz, Data Validation permite încercuirea valorilor incorecte prin utilizarea optiunii Circle
Invalid Data.

După efectuarea modificărilor semnalate, marcajele cu roşu vor dispărea.


Opţiunea de validare a datelor oferă un suport foarte util atât în etapa de introducere a datelor,
controlând introducerea corectă a acestora, cât şi în etapa de verificare a corectitudinii datelor
introduse.

17
Capitolul 5 Funcții și formule
Formulele şi funcţiile sunt utilizate în Excel pentru a efectua calcule cu datele introduse în celulele
foii de calcul; ele prezintă avantajul actualizării automate a rezultatului când valorile din celulele
implicate în calcul se modifică.
Pentru ca o expresie de calcul să fie interpretată de program ca formulă, ea trebuie să respecte
o sintaxă specifică: =Expresie de calcul <Enter>
Expresia de calcul este evaluată după apăsarea tastei Enter; în celula selectată apare rezultatul
formulei, iar expresia apare în formula bar. Expresia de calcul este formată din operanzi şi
operatori. Operanzii identifică valorile utilizate în calcul şi pot fi referinţe (adrese de celule), nume
definite de utilizator, alte formule sau funcţii ale programului sau valori constante. Operatorii
indică operaţia ce va fi efectuată.
Dacă pentru a utiliza o formulă trebuie inserată în celulă expresia de calcul precedată de semnul
=, funcţiile reprezintă expresii prestabilite, pentru care utilizatorul trebuie să introducă doar
numele funcţiei şi argumentele în mod corect.
5.1. Referinţe în formule şi funcţii
Pentru copierea corectă şi eficientă a formulelor în celule alăturate ale foii de calcul, trebuie
utilizate corect referinţele, care sunt de 3 tipuri:
- Relative (A1), care se actualizează la copierea formulei în funcţie de poziţia celulei active;
- Absolute ($A$1), care nu se actualizează la copierea formulei în funcţie de poziţia celulei
active (fixează rândul şi coloana care referă celula selectată);
- Mixte ($A1 sau A$1) care actualizează doar rândul sau coloana în care se află celula
selectată.
Trecerea automată de la un tip de referinţă la altul se face automat cu tasta funcţională F4.

- Referinţă prin nume, variantă pentru referinţa absolută care permite adresarea unei
valori mereu din aceeaşi locaţie, referită printr-un nume sugestiv. În exemplul de mai sus,
în loc să referim valoarea Comision din celula B1 cu referinţă absolută, putem defini
pentru valoarea din celula B1 numele Comision, apoi să-l apelăm în formule.
Selectare celulă sau zonă căreia i se alocă nume şi click pe butonul Define Name din
ribbon-ul Formulas. Inserarea numelui în formulă se poate face prin selectare directă,
prin selectare din lista Use in Formula sau din lista Paste Names
În cazul în care zona de date conţine etichete de rânduri sau coloane, pot fi definite
simultan nume pentru aceste zone care pot fi identificate automat de program.
În ribbon-ul Formulas, opţiunea Create from Selection permite utilizarea anteturilor de
rânduri şi coloane drept nume pentru zonele corespunzătoare.

18
5.2. Tipuri de funcţii
Funcţiile pot fi inserate în celule cu ajutorul asistentului Insert Function sau prin
tastarea sintaxei funcţiei:
=NumeFuncţie(arg1;arg2;…argn)
Separatorul între argumente trebuie corelat cu setările regionale (“;” pentru setări regionale
Romanian, respectiv “,” pentru English).
Categoriile de funcţii care pot fi utilizate în EXCEL sunt:
• funcţii financiare (Financial)
• funcţii pentru dată şi oră (Date & Time)
• funcţii matematice şi trigonometrice (Math & Trig)
• funcţii statistice (Statistical)
• funcţii de căutare şi referinţă (Lookup & Reference)
• funcţii în baze de date (Database)
• funcţii pentru text (Text)
• funcţii logice (Logical)
• funcţii de informare (Information)
• funcţii inginereşti (Engeneering)
• funcţii 3D (Cube).

5.3. Funcţii matematice și statistice


SUMIF – însumează dintr-o zonă de date doar valorile care îndeplinesc un criteri specificat:
SUMIF(range;criteria;sum_range)
range este zona de evaluat;
criteria este criteriul, care poate utiliza operatori de comparaţie pentru câmpurile
numerice sau un text, specificat între ghilimele;
sum_range este zona de însumat; când zona de însumat coincide cu zona de evaluat,
poate fi omis.
Exemplu: Să se calculeze suma comisioanelor pentru vânzări mai mari de 10000 lei.

19
SUMIFS – însumează valorile dintr-o zonă de date care îndeplinesc simultan mai multe condiţii
specificate:
SUMIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2];....)
Sum_range este yona de insumat;
Criteria_range1 este zona de evaluat pentru condiţia 1
Criteria1 este condiţia 1
Criteria_range2 este zona de evaluat pentru condiţia 2
Criteria2 este condiţia 2
etc.
SUMPRODUCT – înmulţeşte valorile situate în celulele corespondente din zone similare, de
aceaşi dimensiune, apoi adună rezultatele obţinute.
SUMPRODUCT(array1;array2;...)
Array1, array2,... sunt coloane de aceeaşi dimensiune ale căror valori corespondente
trebuie înmulţite.
Exemplu: Să se calculeze valoarea totală pentru cele 5 articole, ca produs între cantitate şi pret
unitar.

20
COUNTIF – numără celulele dintr-o zonă care îndeplinesc o anumită condiţie.
COUNTIF(range;criteria)
range este zona în care se efectuează numărarea;
criteria este criteriul, care poate utiliza operatori de comparaţie pentru câmpurile
numerice sau un text, specificat între ghilimele.
Exemplu: În tabelul de mai sus, numărul angajaţilor cu salariul mai mare de 3000 este:
COUNTIF(Salariu:”>3000”) = 5
COUNTIFS – numără celulele dintr-o zonă care îndeplinesc mai multe condiţii.
COUNTIFS(criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2;]...)
ROUND – rotunjeşte o valoare numerică la un număr specificat de zecimale.
ROUND(number;number_digits)
ROUND(1,75;0) = 2
ROUND(1,75;1) = 1,8
Alte funcţii de rotunjire: ROUNDUP, ROUNDDOWN, MROUND
5.4. Funcţii pentru text
Funcţiile pentru text operează cu şiruri de caractere. Argumentele acestor funcţii pot fi orice şiruri
de caractere alfanumerice.
CONCATENATE - uneşte mai multe şiruri de caractere în unul singur.
CONCATENATE(text1;text2;...)
Exemplu:

LOWER - converteşte textul din celula specificată în litere mici.


LOWER(text)
UPPER - converteşte textul din celula specificată în litere mari.
UPPER(text)
PROPER – converteşte textul din celula specificată astfel încât prima literă a fiecărui cuvânt să
fie majusculă, celelalte litere mici.
PROPER(text)
Exemplu:

21
LEFT – extrage numărul de caractere specificate prin num_chars, începând cu primul caracter
al şirului, din stânga şirului de caractere.
LEFT(text;num_chars)
Exemplu:

RIGHT - extrage numărul de caractere specificate prin num_chars, începând cu ultimul caracter
al şirului, din dreapta şirului de caractere.
RIGHT(text; num_chars)
MID - extrage un număr de caractere specificate din interiorul unui şir de caractere, începând cu
poziţia indicată în cadrul şirului de caractere, din stânga acestuia.
MID(text;start_num;num_chars)
text este şirul de caractere
start_num este un număr care indică poziţia caracterului începând cu care se efectuează
extragerea caracterelor
num_chars reprezintă numărul de caractere extrase.

LEN – indică lungimea unui şir de caractere (caracterul spaţiu este numărat ca orice alt
caracter).
LEN(text), unde text este şirul de caractere.
Exemplu:

TRIM – corectează textele care au spaţiere neregulată, eliminând spaţiile suplimentare din text,
cu excepţia spaţiilor singulare dintre cuvinte.
TRIM(text), unde text este referinţa sau şirul de caractere de prelucrat.

SUBSTITUTE - Înlocuiește un text (text_vechi) cu un altul (text_nou) într-un șir de text.


SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
Text Obligatoriu. Este textul sau o referință la celula care conține textul pentru care vreți
să înlocuiți caractere.
Old_text Obligatoriu. Este textul pe care vreți să-l înlocuiți.
22
New_text Obligatoriu. Este textul cu care vreți să înlocuiți text_vechi.
Instance_num Opțional. Specifică a câta apariție a old_text vreți să fie înlocuită cu
new_text. Dacă specificați numărul de apariții, va fi înlocuită numai apariția specificată a
textului old_text. Altfel, fiecare apariție a textului old_text va fi înlocuită cu new_text.

SEARCH – găsește un șir text într-un al doilea șir text, apoi returnează numărul poziției de
început a primului șir text începând cu primul caracter al celui de-al doilea șir text.
SEARCH(find_text,within_text,[start_num])
Find_text Obligatoriu. Textul pe care doriți să-l găsiți.
Within_text Obligatoriu. Textul în care doriți să căutați valoarea argumentului find_text
Start_num Opțional. Este numărul de caracter din argumentul whitin_text la care doriți
să începeți căutarea.
De exemplu, pentru a găsi poziția literei „p” în cuvântul „imprimantă”, utilizați următoarea
funcție:

=SEARCH("p","imprimantă")

Această funcție returnează 3, deoarece „p” este al treilea caracter din cuvântul „imprimantă”.

5.5. Funcţii pentru dată şi oră


Funcţiile pentru dată şi oră (funcţiile cronologice) au ca argumente valori de tip dată
calendaristică şi oră. Pentru a funcţiona corect, argumentele trebuie să respecte setările
regionale.
TODAY – afişează în celula selectată data curentă, care se va actualiza la fiecare deschidere a
fişierului.
TODAY()
NOW - afişează în celula selectată data şi ora curentă, separate prin spaţiu. Se va actualiza la
fiecare deschidere a fişierului, nu se actualizează în timp real.
NOW()
DAY – extrage ziua dintr-o dată calendaristică.
DAY(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se extrage
ziua.
MONTH - extrage luna dintr-o dată calendaristică.
MONTH(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se
extrage luna.
YEAR - extrage anul dintr-o dată calendaristică.
YEAR(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se extrage
anul.
EDATE – afişează data corespunzătoare unui număr de luni indicat înainte sau după data
specificată.
EDATE(start_date;month)
start_date este data specificată (de referinţă)
month este numărul de luni

23
EOMONTH - afişează data corespunzătoare ultimei zile din luna indicată înainte sau după data
specificată.
EOMONTH(start_date;month)
start_date este data specificată (de referinţă)
month este numărul de luni.
Exemplu:

WORKDAY - afișează data de peste un număr de zile lucratoare (atenție, nu se include în


numaratoare și data de început)
WORKDAY(start_date, days, [holidays])
Start_date data de inceput
Days numărul de zile lucrătoare
Holidays lista zilelor nelucrătoare
NETWORKDAYS - afișează numarul de zile lucratoare dintre doua date calendaristice.
NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
Start_date data de inceput
End_date data de final
Holidays lista zilelor nelucrătoare

WEEKDAY - afișează numărul zilei din săptămână (de la 1 la 7 sau de la 0 la 6, în funcție de


opțiunea aleasă la al doilea argument)
WEEKDAY(serial_number,[return_type])
Serial_number – data de referință
Return_type -modul de calcul, așa cum rezultă din exemplul de mai jos (cifra 2 pentru
sistemul românesc)

24
DATEDIF - Calculează numărul de zile, luni sau ani dintre două date calendaristice.
DATEDIF(start_date,end_date,unit)
Start_date data de inceput
End_date data de final
Unit – modul de calcul
"Y" - Numărul de ani întregi din perioadă.
"M" - Numărul de luni întregi din perioadă.
"D" - Numărul de zile întregi din perioadă.
"MD" - Diferența dintre zilele din data de început și data de sfârșit. Se ignoră lunile și
anii datelor. (Argumentul "MD" poate avea drept consecință un număr negativ, un zero
sau un rezultat incorect)
"YM" - Diferența dintre lunile din data de început și data de sfârșit. Se ignoră zilele și
anii datelor.
"M" - Diferența dintre zilele din data de început și data de sfârșit. Se ignoră anii datelor.
5.6. Funcţii pentru căutare
Aceste funcţii sunt utilizate pentru căutarea şi extragerea anumitor valori din datele organizate în
tabele verticale (VLOOKUP) sau orizontale (HLOOKUP).
VLOOKUP - caută o valoare în prima coloană a unui tabel şi apoi returnează o valoare aflată în
acelaşi rând cu valoarea găsită, dar într-o coloană specificată a tabelului.
Funcţia VLOOKUP se utilizează atunci când valorile de comparat sunt localizate într-o coloană
din partea stângă a unui tabel.
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)
Lookup_value este valoarea care trebuie găsită în prima coloană a tabelului; poate fi o
valoare, o referinţă sau un text;
Table_array este tabelul în care sunt căutate datele; se recomandă referirea sa prin
nume pentru a permite copierea formulei; valorile din prima coloană a tabelului trebuie
ordonate crescător;
Col_index_num este numărul coloanei din tabelul table_array din care va fi extrasă
valoarea potrivită; (se specifică printr-un număr:1, 2, etc);
Range_lookup este o valoare logică ce specifică dacă VLOOKUP caută o potrivire exactă
sau una aproximativă.
o dacă acest argument este TRUE sau este omis, este returnată o potrivire
aproximativă, adică este returnată cea mai mare valoare care este mai mică decât
lookup_value. Valorile din prima coloană a tabelului trebuie să fie în ordine
crescătoare;
25
o dacă acest argument este FALSE, VLOOKUP va căuta o potrivire exactă. Dacă
nu este găsită nici o valoare este returnat mesajul de eroare #N/A.

Exemplu:

S-a denumit zona G3:I9 cu numele sucursala.


Căutarea se efectuează în prima coloană a acestei zone şi se extrage valoarea aflată la
intersecţia rândului corespunzător cu coloana 3.
Potrivire aproximativă:

În acest exemplu s-a denumit zona G30:I34 cu numele grila. Se caută încadrarea valorii în prima
coloană a grilei şi se extrage valoarea corespunzătoare a comisionului din coloana 3.
HLOOKUP - caută o valoare în primul rând al unui tabel şi extrage valoarea aflată în aceeaşi
coloană cu valoarea găsită, dar într-un rând specificat al tabelului.
Funcţia HLOOKUP se utilizează atunci când valorile de comparat sunt localizate în primul rând
al unui tabel cu date organizate în rânduri cu aceeaşi structură.
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Lookup_value este valoarea care trebuie găsită în primul rând al tabelului; poate fi o
valoare, o referinţă sau un text;
Table_array este tabelul în care sunt căutate datele;.se recomandă referirea sa prin
nume pentru a permite copierea formulei;
Row_index_num este numărul rândului din tabelul table_array din care va fi extrasă
valoarea potrivită;

26
Range_lookup are aceeaşi semnificaţie ca la VLOOKUP.

Exemplu:

S-a alocat numele vanzari zonei A3:F6; se caută valoarea din celula $B$8 în zona vanzari şi
pentru luna Ianuarie se extrage valoarea de pe coloana respectivă din rândul 2.

5.7. Funcţii logice


Funcţiile logice afişează un text sau un rezultat calculat în urma evaluării unui test logic.
Un test logic este o ecuaţie care compară 2 valori (constante, referinţe, nume sau formule) şi
conţine cel puţin un operator logic. Rezultatul unui test logic este TRUE sau FALSE.
AND – afişează TRUE dacă toate argumentele sunt adevărate sau FALSE dacă cel puţin un
argument este fals.
AND(logical1;logical2;...),, unde logicali reprezintă maximum 255 de condiţii care pot fi
testate.
OR - afişează TRUE dacă cel puţin un argument este adevărat sau FALSE dacă toate
argumentele sunt false.
OR(logical1;logical2;...),, unde logicali reprezintă maximum 255 de condiţii care pot fi
testate.

IF – afişează două valori diferite ca rezultat al unui test logic: o valoare dacă testul este adevărat
şi altă valoare dacă dacă testul este fals.
IF(logical_test;value_if_true;value_if_false), unde:
logical_test este condiţia evaluată;
value_if_true este valoarea afişată dacă testul este adevărat;
value_if_false este valoarea afişată dacă testul este fals; value_if_true şi value_if_false
pot fi la rândul lor formule.

27
Dacă în urma evaluării testului trebuie afişate mai mult de 2 valori, se poate folosi funcţia IF pe
mai multe niveluri (IF imbricat); pot fi utilizate maxim 64 niveluri de imbricare.
Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului încasat de fiecare agent, ştiind că valorile procentuale
stabilite în funcţie de volumul tranzacţiilor îndeplnesc condiţiile din zona A2:B4.

Funcţiile logice AND şi OR pot fi utilzate pentru a realiza teste logice compuse, care evaluează
seturi de condiţii în cadrul funcţiilor imbricate.
Test logic compus realizat cu funcţia AND
Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului în celula F6, stiind că numai în luna martie se acordă
studenţilor comision 0, altfel comisionul este specificat în celula A3.

Test logic compus realizat cu funcţia OR


Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului în celula D6 ştiind că studenţii şi pensionarii beneficiază
de comision 0, altfel comisionul este specificat în celula A3.

28
IFERROR - afișează o valoare specificată de dvs. dacă o formulă are ca rezultat o eroare;
altfel, returnează rezultatul formulei.
IFERROR(value, value_if_error)
Value - argumentul care este verificat pentru a găsi erorile
If_Error - Valoarea de returnat dacă formula are ca răspuns la o eroare.
Sunt evaluate următoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NAME? sau #NULL!.

29
Capitolul 6 Tabele pivot

Un tabel pivot este un instrument oferit de Excel pentru analiza dinamică, interactivă a volumelor
mari de date organizate sub formă de tabel sau listă Excel, pentru facilitarea procesului
decizional.
Tabelul pivot este un tabel interactiv de centralizare a datelor după mai multe criterii, care permite
obţinerea de rapoarte personalizate conform cerinţelor utilizatorului prin simpla aranjare
convenabilă a câmpurilor în cadrul raportului.
Tabelul pivot se poate utiliza pentru:
- intrerogarea volumelor mari de date într-un mod intuitiv;
- agregarea datelor pe categorii şi subcategorii;
- restrângerea şi expandarea nivelurilor de agregare pentru concentrarea atenţiei asupra
anumitor date;
- filtrarea, sortarea, gruparea şi formatarea condiţionată a datelor care interesează la un
anumit moment;
- prezentarea concisă şi atractivă a rapoartelor în formă imprimată sau online.
Pentru a evidenţia anumite aspecte utile în luarea deciziei (comparaţii între datele agregate,
tendinţe de evoluţie) mai vizibile sub formă grafică decât sub formă tabelară, se pot realiza
rapoarte de tip diagramă bazată pe tabel pivot (PivotChart).
6.1. Crearea unui tabel pivot
Crearea tabelului pivot se realizează cu ajutorul butonului Pivot Table din
tab-ul Insert. Din lista derulantă a butonului se poate alege raport tabel
pivot (Pivot Table) sau grafic bazat pe tabel pivot (PivotChart).
Observaţie: Pentru a beneficia de actualizarea dinamică a structurii
tabelului la adăugarea de noi înregistrări prin utilizarea referinţelor
structurate, se recomandă utilizarea ca sursă de date din foaia de calcul
pentru tabelul pivot un tabel Excel (Table) în locul unei liste normale.
La apelarea comenzii de creare a tabelului pivot Excel afişează o fereastră care conţine două
secţiuni:
- lista câmpurilor, utilizată pentru adăugarea sau eliminarea câmpurilor în raport;
- o zonă destinată proiectării tabelului pivot.
Fereastra cu lista câmpurilor este afişată numai când este selectată o celulă din tabela pivot.
Dacă se ascunde lista câmpurilor, ea poate fi afişată din nou dacă se face click dreapta pe tabela
pivot şi se alege opţiunea Show Field List.
Semnificaţia zonelor unui tabel pivot:
Report Filter: utilizat pentru filtrarea raportului pe baza valorilor afişate în filtru;
Row Labels: utilizat pentru afişarea câmpurilor pe rânduri în cadrul raportului;
Column Labels utilizat pentru afişarea câmpurilor pe coloane în cadrul raportului;
Values utilizat pentru afişarea valorilor calculate în cadrul raportului.

Pentru proiectarea tabelului pivot se utilizează următorul algoritm:

30
în care:
 reprezintă sursa de date, care poate fi un tabel Excel sau o sursă externă de date;
 câmpul care va fi utilizat pentru filtrarea tabelului pivot (Report Filter);
 câmpul care va furniza etichetele coloanelor în tabelul pivot (Column Labels);
 câmpul care va furniza etichetele rândurilor în tabelul pivot (Row Labels);
 reprezintă câmpul de centralizare, în care vor fi afişate valorile calculate în tabela pivot
(Values). În această zonă vor fi utilizate în general câmpuri numerice.

Pentru crearea tabelului pivot:


- Se plasează cursorul în sursa de date situată în foaia de calcul;
- În tab-ul Insert, grupul Tables se alege PivotTable; se afişează fereastra de dialog
Create PivotTable;

- Dacă sursa de date este un tabel Excel, în zona Table/Range apare numele tabelului;
dacă se doreşte o altă zonă de date, se restrânge fereastra şi se selectează zona de
date, apoi se reafişează fereastra;

31
- Se stabileşte localizarea tabelului pivot:
o Într-o foaie de calcul nouă, începând cu celula A1, dacă se alege New Workheet;
o În foaia curentă, începând cu celula specificată în linia Location, dacă se alege
Existing Workheet;
- După apăsarea butonului OK, în foaia de calcul apare un tabel pivot necompletat în locaţia
specificată şi fereastra PivotTable Field List pentru proiectarea tabelului pivot.
Completarea tabelului pivot se poate face în mai multe moduri:
- Pentru plasarea câmpului în locaţia implicită se selectează caseta de validare aflată la
stânga numelui câmpului în secţiunea listei câmpurilor; implicit, câmpurile numerice sunt
plasate în zona de centralizare (Values) iar câmpurile alfanumerice în zona Row Labels;
zona Column Labels este completată dacă sursa de date este o bază de date
tridimensională OLAP (Online Analytical Processing);
- Pentru plasarea câmpului într-o anumită zonă specificată a tabelului pivot, se face click
dreapta pe numele câmpului în secţiunea listei câmpurilor şi se alege Add to Report
Filter, Add to Column Label, Add to Row Label, sau Add to Values;
În mod uzual, se plasează în fiecare zonă a tabelului pivot câte un câmp; mai multe
câmpuri în zona Row permit ierarhizarea datelor în raport pe niveluri, iar mai multe
câmpuri în zona Values permit mai multe valori calculate;
- Plasarea câmpului în altă zonă a tabelului pivot pentru modificarea aspectului (layout) al
tabelului pivot se face prin drag cu mouse a câmpului în zona dorită. Mutarea câmpurilor
pentru modificarea aspectului (layout) al tabelului pivot se poate face şi ulterior, ori de
câte ori este nevoie.

Subtotaluri

Total general

32
Dacă se mută prin drag cu mouse câmpul Sucursala în zona Column Labels aspectul tabelului
pivot se modifică şi subtotalurile se recalculează automat:

Prima variantă este mai compactă şi mai uşor de interpretat, de unde rezultă că este foarte
important modul în care sunt prezentate datele în raportul tabel pivot pentru a simplifica
interpretarea rezultatelor.
În grupul PivotTable din ribbon--ul Options al PivotTable Tools se poate
aloca un nume sugestiv tabelului pivot, în linia PivotTable Name..

Actualizarea tabelului pivot


Modificările efectuate în sursa de date după crearea tabelului pivot sunt
reflectate în raport numai după actualizarea tabelului pivot cu butonul
Refresh, aflat în grupul Data din tab-ul Options al PivotTable Tools,
afişat când cursorul este plasat în tabela pivot.
Dacă se adaugă înregistrări la sursa de date (sub formă de listă Excel în
foaia de calcul) după crearea tabelului pivot, acestea trebuie
incluse în raport prin modificarea sursei de date cu butonul
Change Data Source, aflat în grupul Data din tab-ul Options al
PivotTable Tools.
Dacă sursa de date este un tabel Excel, rândurile suplimentare
sunt incluse automat în sursa de date la actualizarea tabelului
pivot.

6.2. Filtrarea datelor în tabelul pivot


Pentru a afişa datele în seturi, cu ascunderea temporară a datelor
care nu interesează la un anumit moment, se poate filtra tabelul
pivot după conţinutul unui câmp, plasat în zona Report Filter.

33
De exemplu, se poate muta câmpul Sucursala în zona Report Filter; în acest caz se va afişa
volumul tranzacţiilor pe fiecare sucursală într-un raport separat, prin stabilirea unui filtru adecvat:

Dacă se doreşte aplicarea unui filtru multiplu (de exemplu afişarea subtotalurilor pentru
sucursalele Bucuresti şi Brasov) prin selectarea opţiunii Select Multiple items în cadrul filtrului,
tabelul pivot va afişa subtotalurile respective fără a indica şi filtrele cărora le corespund.
Excel 2010 oferă posibilitatea utilizării opţiunii Slicer pentru filtrarea tabelelor pivot.
Un Slicer este o casetă care conţine seturi de butoane care permit filtrarea rapidă a tabelelor
pivot, indicând şi criteriile de filtrare.
Pentru asocierea unui Slicer unui tabel pivot se parcurg paşii:
- Se plasează cursorul în tabelul pivot şi se selectează tab-ul
contextual Options în PivotTable Tools;
- În grupul Sort & Filter se apasă Insert Slicer;
- În fereastra de dialog se selectează caseta corespunzătoare
câmpului (câmpurilor) din tabelul pivot pentru care se creează Slicer şi se apasă OK;
- Pentru fiecare câmp selectat apare o casetă Slicer; în fiecare Slicer se selectează
elementele care vor fi incluse în filtru (selecţia multiplă se realizează cu tasta CTRL
apăsată)

Slicer

Ştergerea unui Slicer se face prin selectare


şi apăsarea tastei DELETE.

6.3. Formatarea tabelului pivot


După crearea raportului tabel pivot prin selectarea câmpurilor care fac obiectul analizei, se poate
schimba aspectul tabelului pivot pentru a fi mai uşor de citit şi interpretat.
Schimbarea aspectului (Layout) al tabelului pivot se poate face prin schimbarea formei de
prezentare, a modului în care sunt afişate câmpurile, rândurile, coloanele, subtotalurile.
Schimbarea formatului tabelului pivot se face prin aplicarea stilurilor predefinite şi a formatărilor
condiţionate.

34
Schimbarea aspectului (Layout)
Când celula activă este plasată în tabelul pivot, în tab-ul
contextual Design, grupul Layout, opţiunea Report Layout
permite alegerea aspectului:
- Compact: este modul implicit de prezentare, ocupă
mai puţin spaţiu şi datorită indentării câmpurilor este
uşor de citit;
- Tabular: format tradiţional de tabel, afişează o coloană pentru fiecre câmp;
- Outline (schiţă): afişează subtotalul la începutul fiecărui grup.

Afişarea/ascunderea butoanelor de expandare/restrângere


Când butonul +/- Buttons din grupul Show al
tab-ului contextual Options al PivotTable
Tools este activ, sunt afişate butoanele de
expandare/restrângere care permit afişarea
sau ascunderea detaliilor în tabelul pivot

Similar, butonul Field Headers permite afişarea sau ascunderea anteturilor de coloane în tabelul
pivot.
Schimbarea formatului
Se poate face în două moduri:
- Aplicarea unui stil pentru formatarea
raportului prin selectarea unui stil din
grupul PivotTable Styles al tab-ului contextual Design;
- Aplicarea de benzi colorate alternative pentru a facilita citirea datelor raportului, prin
selectarea opţiunii corespunzătoare din grupul PivotTable Style Options al tab-ului
contextual Design: Banded Rows (benzi colorate diferite pe rândurile pare şi impare)
sau Banded Columns (benzi colorate diferite
pe coloanele pare şi impare).
Row Headers include antetul de rând în benzile
colorate, iar Column Headers include antetul
de coloană în benzile colorate.
Formatarea condiţionată a datelor în tabelul pivot

35
Formatarea condiţionată se utilizează pentru a evidenţia anumite date din tabelul pivot pe baza
unor condiţii în scopul analizei, identificării valorilor critice şi identificării tendinţelor.
În tabelul pivot formatarea condiţionată prezintă câteva particularităţi:
- Dacă se schimbă aspectul tabelului pivot prin filtrare, ascundere niveluri, restrângere sau
expandare niveluri, formatul este păstrat în câmpul respectiv pentru datele care sunt
afişate;
- La aplicarea formatărilor condiţionate pe câmpurile calculate (Values), Excel nu identifică
nivelurile ierarhice: copiii (nivelurile inferioare în ierarhie) sau parinţii (nivelurile superioare
în ierarhie); utilizatorul trebuie să afişeze corespunzător datele care trebuie evidenţiate.

Aplicarea formatării condiţionate:


- Selectarea zonei care trebuie formatată;
- În ribbon-ul Home, grupul Styles, din lista derulantă a butonului Conditional Formatting
se alege categoria de formatare.

Anularea formatării condiţionate:


Din lista derulantă a a butonului Conditional Formatting se alege Clear Rules, apoi Clear
Rules for this PivotTable.

6.4. Valori calculate într-un tabel pivot


Într-un raport tabel pivot pot fi utilizate pentru centralizare funcţiile agregate din Excel:
- Sum: funcţia implicită de calcul pentru câmpuri numerice;
- Count: numără valorile completate, similară cu Counta; funcţia implicită pentru valori
alfanumerice;
- Average: media aritmetică;
- Max: valoarea maximă dintr-un câmp;
- Min: valoarea minimă dintr-un câmp;
- Product: produsul valorilor dintr-un câmp;
- Count Nums: numără valorile numerice, similară cu Count; funcţia implicită pentru valori
numerice.
Funcţia de calcul se alege din lista derulantă a butonului Summarize Values By, aflat în grupul
Calculations din tab-ul contextual Options.

36
Calcule în tabele pivot
Un calcul personalizat afişează valorile din tabelul pivot în funcţie de anumite valori din tabelul
pivot. Variantele se află în lista derulantă a butonului Show Values As, aflat în grupul
Calculations din tab-ul contextual Options:
- No Calculation: afişează valorile aşa cum sunt introduse în câmp;
- % of Grand Total: afişează toate valorile ca procent din totalul general;
- % of Column Total:afişează valorile din coloane ca procent din totalul coloanei;
- % of Row Total: afişează valorile din rânduri ca procent din totalul rândului;
- % Of: afişează valorile ca procent dintr-un element al unui câmp;
- % of Parent Row calculează valorile cu formula:
Total (valoarea unui element)/(valoarea părintelui din rând);
- % of Parent calculează valorile cu formula:
Column Total (valoarea unui element)/(valoarea părintelui din coloană);
- % of Parent Total calculează valorile cu formula:
(valoarea elementului)/(valoarea părintelui câmpului selectat);
- Difference From afişează valorile ca diferenţă faţă de valoarea unui element
dintr-un câmp;
- % Difference From afişează valorile ca diferenţă procentuală din valoarea unui
element dintr-un câmp;
- Running Total in: afişează valorile succesive într-un câmp ca total cumulat;
- % Running Total in calculează valorile succesive dintr-un câmp ca total cumulat
procentual;
- Rank Smallest afişează un număr de ordine (rang) crescător, în care valoarea
to Largest minimă este notată cu 1;
- Rank Largest afişează un număr de ordine (rang) descrescător, în care
to Smallest valoarea maximă este notată cu 1;
- Index calculează valorile cu formula:
((valoarea)*(Total General))/((Total Gen.rând)*(Total Gen.col)).

37
Capitolul 7 Protejarea datelor

Excel oferă capacitatea de a proteja lucrul, pentru a împiedica o persoană să deschidă un


registru de lucru fără parolă, pentru a acorda acces doar în citire la un registru de lucru sau
doar pentru a proteja o foaie de lucru astfel încât să nu ștergeți din greșeală vreo formulă..
7.1. Protejarea formulelor în foaia de calcul
În cazul în care foaia de calcul conţine formule care trebuie protejate împotriva modificării
accidentale sau împotriva vizualizării, respectiv modificării de către persoane neautorizate, se
poate opta pentru protejarea cu parolă a celulelor care conţin formule.
Pentru protejarea şi eventual ascunderea formulelor din foaia de calcul se parcurg etapele:
- Se selectează întreaga foaie de calcul;
- Din ribbon-ul Home, grupul Cells, lista derulantă a butonului Format, se alege Format
Cells;
- Se selectează tab-ul Protection şi se deselectează opţiunea Locked (pentru a deproteja
iniţial întreaga foaie de calcul), OK;
- Se selectează celulele care trebuie protejate (se acceptă selecţie multiplă cu CTRL);
- Din ribbon-ul Home, grupul Cells, lista derulantă a butonului Format, se alege Format
Cells;
- Din tab-ul Protection se selectează opţiunea Locked, eventual Hidden
dacă se doreşte protejarea şi ascunderea formulelor;
- Din tab-ul Review , grupul Changes, se alege Protect Sheet;
- Se tastează parola, apoi se confirmă
parola şi se apasă OK.
În foaia de calcul se observă că celulele care
nu au fost protejate pot fi modificate sau
şterse, iar cele care au fost protejate nu pot fi
modificate decât după deprotejarea foii de
calcul.
În plus, dacă s-a selectat şi opţiunea Hidden,
în formula bar nu se afişează formula.

38
Se observă ca formula din celula C8 nu este vizibilă în formula bar; în plus, dacă se încearcă
o modificare a acestei celule se obţine un mesaj care indică deprotejarea foii de calcul pentru
modificări.
Deprotejarea foii de calcul pentru modificări se face din tab-ul Review, grupul Changes,
cu butonul Unprotect Sheet; se tastează parola şi se apasă OK.

7.2. Protejarea structurii unui fișier


- Din tab-ul Review , grupul Changes, se alege
Protect Workbook;
Aceasto opțiune permite setarea unei parole pentru
protejarea structurii de foi de calcul a fișierului. După
activarea parolei, nu va mai fi posibilă nicio acțiune
asupra foilor de calcul (adăugare, ștergere, mutare,
copiere etc.)

39
7.3. Protejarea unui fișier la deschidere, cu parolă

Protecția la nivel de fișier se referă la capacitatea de a bloca fișierul Excel prin specificarea unei
parole, astfel încât utilizatorii să nu îl poată deschide sau modifica.
Următoarele opțiuni de protecție sunt disponibile în File – Info – Protect Workbook
Există mai multe opțiuni aici:

- Always Open Read-Only: această opțiune previne modificările accidentale ale fișierului.
Nu se setează o parolă în acest scop
- Encrypt with password (Criptarea fișierelor): Atunci când
alegeți această opțiune, puteți să specificați o parolă și să
blocați fișierul Excel. Acest lucru împiedică alți utilizatori să
deschidă fișierul.
- Add a Digital Signature (Semnătură digitală): Puteți adăuga
semnături digitale la fișierul Excel
- Mark as Final: Utilizați această opțiune dacă doriți să
marcați fișierul Excel ca versiune finală și doriți să
împiedicați toate modificările ulterioare ale altor utilizatori.

Opțiunile Protect Current Sheet și Protect Workbook Structure au


fost explicate mai sus

40
41