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Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos observar un punto y coma (;) en el Cdigo de formato. Este punto y coma delimita el cdigo en dos secciones. El Cdigo de formato puede constar de hasta tres secciones:
En un cdigo de formato numrico con dos secciones, la primera de ellas es para valores positivos y cero y la segunda, para valores negativos. En un cdigo de formato numrico con tres secciones, la primera se aplica a valores positivos, la segunda a negativos y la tercera al cero. Tambin es posible asignar condiciones para estas tres secciones de forma que el formato slo se aplique si el valor numrico de la celda cumple la condicin impuesta a la seccin.
Se puede definir un formato numrico de forma que se aplique nicamente cuando se cumpla la condicin especificada. Una condicin se escribe entre corchetes [ ] y se sita al principio de la seccin que afectar, mostrndose el formato de esa seccin en caso que el nmero que contenga la celda cumpla la condicin. Para definir el contenido de una condicin podremos utilizar cualquier combinacin de nmeros y de los operadores de comparacin <, <=, >, >=, = y <>.
En el ejemplo de la imagen, si la celda a la que hemos asignado ese tipo contiene una cifra inferior a 0, esta se representar en color azul; si la cifra fuese cero, mayor que cero y sin llegar a 30, sera de color negro y su fuese 30 o mayor seran rojas, pudiendo discernir de forma muy rpida en que rango se encuentra una cifra. Como podremos deducir de la anterior pgina, podemos definir un tipo de dato de un color determinado, para ello escribiremos el color en ingles entre corchetes. Podremos escoger entre los ocho colores que se muestran en la imagen, escribiendo este modificador al principio de la seccin que queremos que afecte, y detrs de la condicin (si esa seccin tuviese una). Si modificamos del contenido de una celda de esta forma, prevalecer sobre el color del tipo de fuente que le asignemos a travs del formato de la celda.
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Para incluir texto en un formato numrico que se aplica a una celda que contiene nmeros, tendremos que escribir dicho texto entre comillas dobles (") o si tan solo queremos escribir un carcter, podemos escribirlo tras una contrabarra (\). Podremos observar que el contenido de la celda se acompaa del texto que definamos en el cdigo de formato, pero si llevamos la vista a la barra de frmulas con la celda seleccionada, podremos observar que el contenido real de dicha celda tan solo ser el nmero. Podremos escribir texto tanto delante como detrs de la representacin numrica, pero siempre despus de los modificadores de color y las condiciones de cada seccin.
Cada vez que aplicamos un nuevo formato definido por nosotros, este se nos guardar en la categora Definido por el usuario, para poder utilizarlo ms adelante sin necesidad de volver a escribir el Cdigo de formato que lo caracterice. Podemos eliminar un formato de la lista, para ello bastar con seleccionar el formato a eliminar y acto seguido pulsar sobre el botn Eliminar (tiene un icono en forma de X de color rojo).