Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2011
Structura Cursului
Prezentare Generala Aspectele abordate in managementul proiectelor Spider Project Caracteristici Functionale Success Driven Project Management Fereastra Principala Meniul File Configurarea Parametrilor Deschiderea unui Proiect Existent Deschiderea unui Document Existent Vederile P i t l i V d il Proiectului Graficul Gantt al Activitatilor Tabelele Spider Project Documentele Spider Project Etapele de Lucru cu Spider Project Crearea Modelului de Proiect Crearea unui Nou Proiect Crearea Structurilor Work Breakdown Structure (WBS si Grafice Gantt) Crearea Activitatilor Tipuri de Activitati Formularul de Proprietati a Activitatilor Relatii de Conditionare intre Activitati, Crearea Graficului Retea Definirea Resurselor Formularul de Proprietati a Resurselor Productivitatea Resurselor Graficul Gantt al Resurselor Structura de Descompunere a Resurselor Multi-Resurse Calificarea Resurselor Echipe de Resurse Alocarea Resurselor Calendare Materiale Alocarea Materialelor Componente de Cost Alocarea Componentelor de Cost Al C t l d C t Centre de Cost, Resurse si Materiale Campuri Definite Utilizator Calculul Planificarii Proiectului Definitii Optiuni de Calculul Planificarii fara Constrangeri de Resurse Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse Drumul Critic al Resurselor Stabilitatea Calculului Planificarii 3 4 8 12 14 15 16 16 16 17 18 19 19 20 23 23 24 25 26 27 28 29 30 30 30 31 31 32 32 33 33 35 35 36 37 37 38 39 39 41 41 42 47 Simularea Veniturilor si a Aprovizionarii Simularea Finantarii Proiectelor Cash-Flow-ul Proiectelor Simularea Aprovizionarii cu Materiale Ajustarea Planificarii si Autorizarea Fragmente Tipice de Proiect Compunerea Modelului de Proiect Calculul Planificarii Analiza Planificarii Ajustarea Pl ifi Aj t Planificarii ii Autorizarea Planificarii Elaborarea Rapoartelor Tipuri de Rapoarte Clasificarea Rapoartelor Spider Project Crearea Rapoartelor Generale Tabelare Crearea Rapoartelor Generale Grafice Simularea Riscurilor Analiza la Risc Abordarea Celor Trei Scenarii Stabilirea Datelor Tinta Proiectul Tinta Planificarea Critica Tendinta Probabilitatii la Succes Monitorizarea Proiectului Progresul Proiectului Formularul de Monitorizare Actualizarea Activitatilor Transferul Datelor Actualizate Analiza Performantelor Proiectului Compararea a doua Versiuni de Proiect Analiza Variatiilor Analiza Earned Value Tendinte ale Probabilitatii la Succes Filtre, Formule si Scripturi Filtre Filt Formule Scripturi Imprimarea Rapoartelor Setari de Imprimanta Setari Predefinite de Imprimare Imprimare Bibliografie 49 49 50 54 55 55 56 57 57 57 58 59 59 59 59 60 62 62 62 63 63 63 64 65 65 67 68 70 71 71 71 72 73 74 74 75 75 76 76 76 76 77
Prezentare Generala
Desfasurarea cu succes a proiectelor este rezultatul unui bun management, a coordonarii resurselor, a colaborarii dintre participani, a unei bune informari a factorilor de decizie si, nu in ultimul rand, a unei munci asidue. Pe masura ce proiectele devin din ce in ce mai complexe si organizatiile se dezvolta, asigurarea unui management de proiect de succes devine din ce in ce mai importanta. In ultimii ani am asistat la o g , g g p p adevarata revoluie in domeniul comunicatiilor si comertului electronic care a dizolvat practic granitele prin care in mod traditional se definea managementul proiectelor. Astazi, managementul proiectelor necesita o abordare cuprinzatoare, la nivelul intregii organizatii si o inelegere a tuturor aspectelor de detaliu care au efect asupra desfasurarii proiectelor. Managementul proiectelor implica planificarea, conducerea, coordonarea si controlul activitatilor si resurselor necesare pentru a duce la bun sfarsit proiectul, respectand restrictiile de natur tehnica, calitativa, de timp si economice impuse acestuia, intr-un mediu de risc. Derularea proiectelor in lipsa unor instrumente adecvate, este astazi imposibil de realizat adecvate realizat. Necesitatea planificarii si controlului informatiilor care integreaza scopul proiectului cu desfasurarea in timp, resursele si riscurile, a fost recunoscuta de mult ca avand o importanta decisiva in managementul cu succes al proiectelor. Din pacate, cele mai multe metode si pachetele software adiacente nu satisfac in mod adecvat aceste necesitati. Cercetarile si experienta acumulata in ultimii douazeci de ani in acest domeniu au condus la dezvoltarea unui set de metode care integreaza cu adevarat informatiile legate de scop, desfasurarea in timp, resurse si riscuri. In ultimii 18 ani in Romania s-au remarcat cateva sisteme informatice de management al proiectelor care au cautat sa acopere necesitatea de gestionare a informatiilor din acest domeniu. domeniu In esenta, acestea au fost folosite in special in planificarea si controlul investitiilor din punct de vedere al timpului, fara a se acorda importanta cuvenita analizei resurselor, costurilor si riscurilor. Pe de o parte, aceasta necesita o buna organizare interna a companiei, cu proceduri stricte de comunicare, iar pe de alta parte, personal avizat in utilizarea responsabila a acestor sisteme informatice. Nu in ultimul rand, aplicarea greoaie se datoreaza lipsei de suport din partea managementului superior al companiilor care au achizitionat aceste sisteme. La ora actuala cele mai raspandite sisteme informatice de management al proiectelor sunt Microsoft Project si Primavera Project Planner for Enterprise. D i s-au f E t i Desi facut eforturi constante d adaptare l conditiile specifice din Romania, nici unul dintre acestea nu a reusit sa t f t i t t de d t la ditiil ifi di R i i i l di t t it multumeasca pe deplin utilizatorii. Ultimul si cel mai complex sistem de project management care a fost lansat pe piata Romaneasca in anul 2004 este Spider Project. Spider Project este un sistem informatic integrat de management al proiectelor adresat profesionistilor, care dispune de functionalitati ce nu se mai gasesc in alte produse similare si are la baza cele mai avansate tehnologii de management al proiectelor cum ar fi Success Driven Project Management si Resource Critical Path, o generalizare a Critical Chain, alaturi de abordarile traditionale. Spider Project castiga competitia cu celelalte sisteme de management de proiect, datorita functionalitatilor l i si a solutiilor mai bune pe care le ofera, permitand luarea celor mai l l lt i t d td i t d t it f ti lit til largi i l tiil ib l f it d l l i potrivite, justificate si verificate decizii privind desfasurarea proiectelor, pentru executia proiectelor mai repede, mai bine si cu costuri cat mai reduse, precum si pentru obtinerea celor mai complete informatii privind proiectele in derulare. Spider Project este unicul sistem profesional de management al proiectelor care asigura integrarea completa a datelor pornind de la estimare, bugetare, calculul planificarii, managementul resurselor, achizitii, contracte, managementul financiar si riscurile proiectului, intr-o singura aplicatie. Spider Project este un sistem informatic proiectat si dezvoltat pe baza unei mari experiente practice in managementul proiectelor si luand in considerare cerintele, prioritatile si particularitatile pietei Est Europene. Arhitectura sistemului permite lucrul intr-o structura deschisa, iar facilitatile incluse fac din Spider Project un sistem complet care pune la dispozitia managerilor de project i a managementului superior toate instrumentele si informatiile legate de modul de derulare a proiectelor atat din punct de vedere al stadiului fizic cat si din punct de vedere al resurselor si costurilor, finantarii si riscurilor. Spider Project este dezvoltat in urmatoarele variante: Spider Project Professional, Spider Project Desktop Plus, Spider Project Desktop, Spider Project Lite si Spider Project Viewer
3
Prezentare Generala
Aspectele abordate in managementul proiectelor
Scop
Comunicare
Aspectele proiectelor Scop, Timp, Resurse Umane, Costuri, Finantare, Achizitii, Contracte, Riscuri, Portofoliu, Arhive si Comunicare -, trebuie Resurse tratate cu aceeasi importanta. ii Arhive Umane Spider Project se integreaza cel mai bine in cerintele de management al proiectelor permitand cresterea economiilor si reducerea semnificativa a riscurilor prin furnizarea unui control complet prin: Cele mai bune planificari si utilizarea optima a resurselor Managementul proiectului; Portofolii Materiale Proiectelor P i t l Managementul Costurilor utilizand tehnicile Earned Value si Success Probability Trends pentru identificarea si rezolvarea rapida a potentialelor probleme; Managementul Financiar si calculul Valorii Nete Actualizate, Rata Riscuri Costuri Interna de Recuperare si Perioada de Recuperare; Calculul cash-flow-ului pentru toate articolele de cheltuieli si centre cash flow ului de cost, precum si pentru orice material utilizat in cadrul proiectului. Contracte Finantare Calculul planificarii cu constrangeri financiare si de materiale; Achizitii Simularea nu doar a cheltuielilor si consumului de materiale, dar si a finantarii si aprovizionarii cu materiale; Managementul Achizitiilor si Managementul Contractelor; Aspectele abordate in managementul proiectelor A t l b d t i t l i t l Simularea Riscurilor si calculul rezervelor de contingenta necesare (incluzand buffere de Proiect) si probabilitatea curenta de indeplinire a tintelor parametrilor de proiect; Sistem de urmarire integrat care permite nu numai ajustarea volumului de lucrare si a duratelor ramase de executat, dar si obtinerea de rapoarte in executia proiectului pentru orice element al acestuia si pentru orice perioada de timp; Managementul Portofoliilor prin consolidarea - distribirea proiectelor si sincronizarea obiectivelor organizatiei cu obiectivele proiectelor; Asigura economii generale de 15% -20% din costul total al proiectelor atunci cand este utilizat impreuna cu tehnicile Success Probability Trend si Earned Value, precum si cu proceduri corespunzatoare de management al proiectelor. Managementul Timpului Spider Project asigura cele mai bune planificari si utilizarea optima a resurselor. Poate modela orice proces care se desfasoara in timp si furnizeaza planurile cele mai fezabile si realiste pentru realizarea investitiilor, fara a avea vreo limitare din punct de vedere al datelor. Planificarile tinand seama de constrangerile de resurse, finantare si materiale realizate de Spider Project sunt caracterizate prin duratele cele mai reduse ale proiectului si prin urmare, prin costuri mult mai scazute decat cele realizate de alte pachete de programe de management de proiect proiect. Calculeaza Drumul Critic al Resurselor (Critical Chain) si permite obtinerea de rezerve fezabile ale activitatilor. Desfasurarea activitatilor se bazeaza pe volumul de lucrare ce trebuie realizat si pe productivitatea resurselor alocate.
Timp
Prezentare Generala
Managementul Resurselor Spider Project este singurul sistem de Project Management care simuleaza corect alocarea partiala a resurselor Spre deosebire de resurselor. alte sisteme de Project Management, Spider Project tine seama atat de numarul alocat de resurse, cat si de incarcarea de munca pentru executarea activitatii. In planificarea si urmarirea proiectelor, Spider Project utilizeaza normele specifice domeniului de activitate al companiei. Urmarirea proiectului se poate realiza atat prin Procentul de Realizare, cat si prin Volumele de Lucrari Realizate. Managementul Costurilor Pentru Managementul Costurilor, Spider Project utilizeaza componente de cost care ajuta la stabilirea estimarilor de referinta si la controlul bugetului. Aceasta permite estimarea, planificarea si urmarirea cu acuratete a veniturilor, cheltuielilor, salariilor, costurilor cu echipamente etc. etc Pe langa atribuirea costului pe ora a resurselor umane si echipamentelor si a costurilor pe unitatea de masura a materialelor, costul poate fi atribuit direct activitatilor si alocarilor. Calculul costurilor proiectului se poate face in diferite valute, Spider Project permitand crearea si utilizarea pentru planificare, urmarire si raportare, a unui numar nelimitat de centre de cost de resurse si de materiale cost, materiale. Centrul de Cost in Spider Project reprezinta suma componentelor de cost alese, calculate pentru un grup de resurse si materiale. Acestea pot fi utilizate in procesul de optimizare financiara a proiectului. Managementul Financiar Construirea bugetelor anuale care sa tina seama de previziunile proiectelor, planurile de lucru ale programelor si datele privind costurile detaliate, este o adevarata provocare. Doar Spider Project integreaza informatiile detaliate despre costuri, planificarea financiara si planificarea achizitiilor intr-o singura solutie. Rezultatul il reprezinta cunoasterea impactului planificarii proiectului asupra costurilor, finantarii si aprovizionarii, pentru luarea celor mai potrivite decizii. Cea mai mare provocare o constituie predictia si urmarirea proiectelor si portofoliilor de proiecte prin prisma finantarii si platilor. Consolidarea acestor informatii la nivelul intregii organizatii reprezinta dezideratul oricarui manager. Spider Project manager asigura obtinerea acestor informatii vitale organizatiilor, intr-o maniera extrem de facila si flexibila si permite elaborarea de scenarii alternative care sa furnizeze solutia optima la nivelul organizatiei si la nivelul proiectelor.
Prezentare Generala
Managementul Financiar Spider Project permite calculul si analiza cash-flow-ului atat la nivelul proiectelor cat si la nivelul multi proiectelor si proiectelor, multi-proiectelor portofoliilor de proiecte. Spider Project simuleaza nu numai cheltuielile si consumurile de materiale, dar si veniturile, productia si aprovizionarea. Algoritmii de nivelare Spider Project calculeaza planificarea cu constrangeri de resurse tinand seama nu doar de limitarile de resurse, resurse dar si de cele financiare si de materiale Aceste limitari se materiale. pot aplica atat costului total, cat si oricarei componente ori centru de cost, resurse sau material. Spider Project dispune de cel mai avansat algoritm de calcul al planificarii cu constrangeri de resurse existent astazi in lume, conducand sistematic la planificari mai reduse, mai realiste si mai fezabile. fezabile Managementul Achizitiilor Managementul Achizitiilor va permite inregistrarea si urmarirea informatiilor privind articolele de achizitionat si scopul lor, incluzand materiale, echipamente sau forta de munca. Spider Project calculeaza fluxurile pentru orice articol si impactul asupra termenelor, costurilor, Valorii Nete Actualizate, Ratei Interne de Recuperare si Perioadei de Recuperare. Planificarea cu Constrangeri de Resurse va furniza previziunea optima in conditiile existente de asigurare a resurselor umane, finantare si aprovizionare cu materiale, ajutand la definirea termenelor si cantitatilor (sau sumelor) corespunzatoare de achizitionat (sau asigurat), in scopul asigurat) evitarii intarzierilor si a depasirilor de buget. Managementul Riscurilor Spider Project simuleaza nu numai incertitudinile dar si riscurile, permite creearea de scenarii optimiste, probabile si pesimiste de realizare a proiectului, calculand datele dorite, consumurile de materiale si costurile care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor stabilite de utilizator. Definirea datelor tinta (termene, necesar de costuri si materiale) permite utilizatorilor sa obtina D fi i d t l ti t (t d t i i t i l ) it tili t il bti informatii cu privire la probabilitatea de atingere a succesului, precum si rezervele care exista la nivelul activitatilor proiectului. Pe perioada desfasurarii proiectului Spider Project controleaza Probabilitatea Actuala la Succes (PAS). Tendintele Probabilitatii Actuale de Succes sunt cele mai bune instrumente de analiza a performantelor proiectului.
Prezentare Generala
Masurarea Performantelor Proiectului Sistemul de masurare a performantelor proiectului implementat in Spider Project monitorizeaza nu numai timpul dar si volumele de lucrari care au fost realizate realizate, materialele si modul in care se cheltuiesc banii, permitand urmarirea cu acuretete a situatiilor de lucrari si a situatiilor de plata. Utilizatorii Spider Project pot obtine rapoarte despre executia proiectului pentru orice perioada de timp.
Analiza Earned Value Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si un istoric al evenimentelor si ofera tendinte si previziuni ale acestora. Utilizatorii Spider Project pot aplica Analiza Earned Value nu numai la nivelul costului intregului proiect, dar si la nivelul componentelor de cost, centrelor de cost, centrelor de resurse sau centrelor de materiale.
Managementul Arhivelor Proiectului Spider Project permite inregistrarea unui numar nelimitat de stari ale proiectului (definite ca proiecte de referinta), intretinand arhivele de proiect. Are capacitatea de a compara oricare 2 versiuni ale aceluiasi proiect intre ele. Aceasta caracteristica permite estimarea nu numai a starii actuale a proiectului, ci si a tendintelor proiectului, precum si estimarea performantelor proiectului pentru orice etapa. etapa
Prezentare Generala
Caracteristici Functionale
Putere
Numar Numar Numar Numar nelimitat de activitati resurse constringeri calendare etc activitati, resurse, constringeri, calendare, etc. nelimitat de structuri WBS si OBS nelimitat de nivele ierarhice pentru orice structura nelimitat al componentelor de cost si valutelor, calculul paralel al proiectelor in diverse valute
Numar nelimitat de Centre de Cost, Resurse si Materiale Centrul de Cost in Spider Project reprezinta suma componentelor de cost calculate in raport cu grupuri definite de resurse si materiale Utilizatorii programului Spider Project pot aplica Analiza Earned Value pentru orice Centru de Cost. Centrul de Cost poate fi deasemenea folosit in procesul de calcul al planificarii cu constrangeri financiare. Calculul costurilor proiectului in diferite valute Spider Project simuleaza nu doar cheltuielile si consumurile de materiale, dar si finantarea si aprovizionarea materiale aprovizionarea. Algoritmii de nivelare ai programului calculeaza constrangerile resurselor tinand seama nu numai de resurse, dar si de limitele financiare si de materiale ale proiectului. Aceste limitari pot fi aplicate nu numai costului total, dar si oricarui centru de cost, de resurse sau de materiale. Resursele pot fi consumate sau produse, in cadrul activitatilor proiectului Capacitatea de a atribui multiresurse (grupuri predefinite de resurse formatii de muncitori sau echipamente) activitatilor si de a schimba compozitia lor in orice moment, pe toata dutata de executie a proiectului. Aceasta caracteristica este foarte utila pentru analiza de scenarii alternative, precum si pentru procesul de optimizare a resurselor Grupuri de resurse care lucreaza impreuna, dar in mod independent fata de alte grupuri de resurse Atribuirea mai multor grupuri de resurse simuleaza situatia in care activitatea poate fi realizata de oricare dintre aceste grupuri de resurse, sau resurse rezultatul unirii eforturilor care pot aparea in diverse momente ale proiectului Grupurile de resurse permit simularea lucrului in schimburi. Daca diverse schimburi (grupuri independente de resurse) sunt atribuite unei activitati, volumul de munca (sau durata) va fi distribuit acestor echipe conform constrangerilor specificate (calendare, disponibilitatea resurselor, productivitatea resurselor, costuri, prioritati)
Calificarile de Resurse sunt grupuri de resurse cu ajutorul carora se poate realiza integral o activitate cu costuri si productivitati diferite. Tinand seama de disponibilitatea resurselor, de costurile acestora si de prioritatile definite, sistemul alege cele mai potrivite resurse cu calificarile solicitate. Utilizarea volumului de munca si a productivitatii resurselor pentru calculul duratei activitatilor Pentru majoritatea sistemelor, durata activitatilor este informatia primara pentru simularea calculului proiectului Spider Project poate utiliza atat sistemelor proiectului. durata activitatii cat si volumul de lucrare necesar realizarii activitatii. In situatia de mai sus, utilizatorii Spider Project vor defini productivitatea atribuita resurselor pentru calculul duratei activitatilor.
8
Prezentare Generala
Caracteristici Functionale
Optimizarea Calculului - Constrangeri de Resurse
Optimizarea calculului proiectului are in vedere constrangerile de materiale, financiare si ale resurselor umane si echipamente materiale echipamente. De obicei planificarile date de calculul constrangerilor resurselor in Spider Project sunt mai reduse decat in cazul utilizarii altor sisteme de Project Management. Mai mult decat atat, simularea rezervelor de materiale si finantarea proiectului tine seama de limitele financiare si de materiale ale proiectului.
Analiza la Risc
Spider Project utilizeaza metode de analiza la risc avansate. Utilizatorii Spider Project simuleaza nu numai incertitudinea dar si riscurile, creeaza scenarii optimiste, probabile si pesimiste de executie a proiectului. Spider Project calculeaza datele dorite consumurile de materiale si costurile optimiste proiectului dorite, care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor definite. Aceasta permite calculul rezervelor de contingenta si stabilirea de tinte realiste in atingerea obiectivelor proiectului.
Definirea datelor tinta (date, cerinte de costuri si materiale) permite utilizatorilor sa obtina informatii cu privire la probabilitatea de atingere a succesului, precum si rezervele care exista la nivelul activitatilor proiectului. Pe perioada desfasurarii proiectului utilizatorii Spider Project controleaza probabilitatea actuala la succes (PAS) Tendintele Probabilitatii Actuale de Succes sunt cele mai bune instrumente de analiza a (PAS). performantelor proiectului. Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si un istoric al evenimentelor si ofera tendinte si previziuni ale acestora. Utilizatorii Spider Project pot aplica Analiza Earned Value nu numai la nivelul costului intregului proiect, dar si la nivelul componentelor de cost, centru de cost, centru de resurse sau centru de materiale Sistemul de masurare a performantelor proiectului implementat in Spider Project monitorizeaza nu numai timpul dar si volumele de lucrari care au fost realizate, materialele si modul de cheltuire al banilor. Utilizatorii Spider Project pot obtine rapoarte despre executia proiectului pentru orice perioada definita de timp.
Arhive de Proiect
Intretinerea a e e ea arhivelor de p o ec Sp de Project pe eo proiect. Spider ojec permite de e definirea u u numar nelimitat de versiuni de proiecte. Are capacitatea de a co pa a ea unui u a e a e su p o ec e e capac a ea compara oricare doua versiuni ale aceluiasi proiect intre ele. Se poate defini un numar nelimitat de proiecte de referinta. Aceasta caracteristica permite estimarea nu numai a starii actuale a proiectului, ci si tendintele proiectului, precum si estimarea performantelor proiectului pentru orice etapa.
Fragmente Tipice
Utilizatorii Spider Project pot crea si utiliza baze de date de referinta multiple ale proiectului (baze de date comune) inclusiv baze de date pentru , / pentru activitatile tipice, pentru productivitatile activitatilor si incarcarile atribuirilor tipice, etc. p ,p p p , costuri, necesar de materiale/unitatea de volum p Planificarile proiectelor se bazeaza pe baze de date de organizatie care asigura o reala implementare a sistemului de project management la nivelul organizatiei. Utilizatorii Spider Project pot crea, stoca si incorpora in proiecte, fragmente tipice de proiect. Fragmentul uzual de proiect este modelul proiectului cu pachete tipice de lucrari. In procesul de incorporare a fragmentelor volumele de activitati, durata si necesarul de materiale pot fi ajustate
Prezentare Generala
Caracteristici Functionale
Lucrul in Grup in Spider Project
Cu Spider Project se poate realiza managementul multiproiect si lucrul in grup intr-un mod aparte grup, intr un aparte. In orice moment utilizatorii de Spider Project pot trimite subproiecte managerilor responsabili si actualiza datele conform informatiilor oferite de subproiectul curent. Aceasta abordare necesita o serie de reguli stricte cu privire la actualizarea datelor proiectelor, reguli ce ajuta la o buna si consistenta gestionare a datelor. Spider Project poate exporta si importa informatii, in/din Excel, fisiere text (CSV), baze de date SQL (Oracle, Lotus Notes, Interbase, Access si altele), altele) format MPX bazele de date Microsoft Project si Primavera Project Planner for Enterprise (in cazul comunicarii cu Microsoft Project si MPX, Primavera Project Planner for Enterprise, la exportul datelor din Spider Project se pierd unele informatii din proiect intrucat atat Microsoft Project cat si Primavera Project Planner for Enterprise nu contin multe campuri tip Spider Project).
Export / Import
Calculul Costurilor
Alocarea Materialelor
Utilizatorii Spider Project pot defini numarul minim si maxim precum si incarcarea resursei alocate, lasand sistemul sa faca ajustarile necesare pentru incarcari, in cautarea celei mai bune variante de planificare. Durata activitatii poate fi fixa sau poate fi ajustata impreuna cu numarul si incarcarea resurselor atribuite
10
Prezentare Generala
Rapoartele Spider Project
Grafice Gantt pentru Activitati, Grafice Gantt G fi G tt pentru R t Resurse, Grafice WBS si OBS, Grafice Retea, Histograme de Resurse, Histograme de Cost si Material, Grafice de Cash-Flow si de Flux de Materiale G fi d C h Fl i d Fl d M t i l Grafice Earned Value si Tendinte, Ciclograme (cu animatie a executiei proiectului), Tendinte de Probabilitate Rapoarte tabelare care pot fi exportate in programele office si in baze de date Sistemul informatic Spider Project furnizeaza integral functionalitatile de management al proiectelor conform cadrului stabilit de Project Management Institute (PMI) si are la baza metodologia Success Driven Project Management
11
Productivitatea Resurselor Baze de date de proiect sau norme de companie Structuri multiple WBS Calculul planificarii cu constrangeri de resurse Drumul Critic al Resurselor Simularea Riscului Probabilitatea la Succes
Volumul de Activitate
Reprezinta cantitatea de lucrare ce urmeaza a fi realizata in cadrul activitatii Reprezinta cantitatea de lucrare pe care o realizeaza o resursa in unitatea de timp Calculul Duratei Activitatii se face in timpul Calculului Planificarii, dupa ce se cunoaste cu claritate ce resurse realizeaza activitatea si in ce cantitate
Productivitatea Resurselor
Se aplica de regula pentru unitatea de volum de lucrare: costuri, materiale, productivitati de resurse Permit realizarea cu mare usurinta a unor modele de proiect mult mai realiste in etapa de planificare si stabilirea de mijloace de masurare a eficientei de mare incredere Sunt gestionate de Project Management Office si sunt obligatorii pentru intreaga organizatie Permit controlul eficientei proiectului din mai multe puncte de vedere orientate pe: produs/serviciu, procese, responsabilitati etc.
Acest calcul ia in considerare nu doar constrangerile de resurse, dar si constrangerile financiare si cele de aprovizionare. Calculul este optimizat utilizand algoritmi extrem de complexi Pachetul de programe simuleaza procesul de finantare si de aprovizionare si calculeaza cash-flow-ul si fluxul de aprovizionare cu materiale
12
13
Fereastra Principala
1 3
2
1 - Panoul Proiecte 2 - Panoul Vederi si Date ale Proiectului 3-P Panoul Documente lD t
14
Fereastra Principala
Fereastra Principala este alcatuita din trei panouri: Panoul din stanga (Projects) contine icoane, denumiri si numar de versiuni ale tuturor proiectelor deschise. Panoul central al ferestrei afiseaza pentru proiectul selectat, icoanele de acces la datele si vederile acestuia: Vederi: Graficul Gantt de Activitati, Graficul Gantt de Resurse, Graficul WBS, Graficul OBS, Graficul Retea, Graficul Liniar Date: Costuri: Componente de Cost, Centre de Cost, Perioade ale Componentelor de Cost Activitati: Activitati, Relatii de Conditionare Resurse: Resurse, Multi-Resurse, Calificari de Resurse, Centre de Resurse, Perioade de Resurse, Overtime, Productie de Resurse Alocari: Al Al i Alocare de Resurse, Alocare de Multi-Resurse, Alocare de Calificari de Resurse d R Al d M lti R Al d C lifi i d R Materiale: Materiale, Centre de Materiale, Perioade de Materiale, Seturi de Materiale Calendare: Calendare, Saptamani, Exceptii de la Calendar Performanta: Monitorizare, Arhive de Performanta Lucrul in Grup: Utilizatori, Drepturi de Acces Filtre, Formule, Scripturi: Filtre, Formule, Scripturi , , p , , p Sabloane: Sabloane de Rapoarte Generale, Sabloane de Rapoarte Earned Value, Sabloane de Rapoarte de Tendinte, Sabloane de Rapoarte de Variatii, Sabloane de Imprimare Altele: Pasaport, Campuri Utilizator, Biblioteci de Referinta de Organizatie, Tendinte ale Probabilitatiloe la Succes, Tendinte ale Variatiilor, Semnale, Protocolul de Actiuni Panoul din dreapta al ferestrei (Documents) contine lista codurilor si denumirilor documentelor deschise. Documente de diferite tipuri au diferite icoane. Pentru a selecta un proiect sau un document apasati butonul stanga al mouse ului pe numele acestuia. Icoana articolului selectat va fi evidentiata cu culoarea mouse-ului gri. Apasati de doua ori butonul mouse-ului pentru a deschide proiectul sau documentul intr-o noua fereastra. Pentru a naviga printre ferestrele deschise apasati tasta F6 (go to next window) sau Ctrl-F6 (go to previous window). Tasta F5 maximizeaza sau redimensioneaza fereastra activa.
Meniul File
Create Project New permite crearea unui nou proiect From File crearea unui nou proiect din fisiere CSV From Database crearea unui nou proiect din baza de date From MPX-file - crearea unui nou proiect din fisiere MPX From MS Project Data Base - crearea unui nou proiect din baza
de date MS Project
From P i F Primavera P3 D t B P3e Data Base - crearea unui nou proiect din i i t di
baza de date Primavera P3e
Create Document New crearea unui nou document From File - crearea unui nou document dintr-un fisier CSV From Database - crearea unui nou document din baza de date Create Portfolio New crearea unui nou portofoliu From CSV file - crearea unui nou portofoliu dintr-un fisier CSV From Database - crearea unui nou portofoliu din baza de dat
fisierul ce urmeaza a fi deschis Download from FTP server permite descarcarea fisierelor de la serverul p FTP Save All salveaza toate proiectele si documentele deschise
Meniul File
Script Create crearea si utilizarea unei macrocomezi Execute From File - deschiderea si utilizarea unei macrocomezi dintr-un Execute Favorite Script - deschiderea si utilizarea unei macrocomezi Exit incheie sesiunea de lucru
15
fisier
favorite
Fereastra Principala
Configurarea Parametrilor
Selectai comanda Options, Parameters, sau apasati butonul
Optiunea Documents
16
Fereastra Principala
Datele proiectului sunt organizate in tabele al caror acces se face din fereastra principala, sau la nivelul proiectului, prin selectarea i i t l i i l t icoanelor corespunzatoare l t Vederile Proiectului
Graficul Gantt al Activitatilor Graficul Gantt al Resurselor WBS (Work Breakdown Structure) OBS (Organizational Breakdown Structure) Graficul Retea Graficul Liniar
Graficul Gantt al Activitatilor
17
Fereastra Principala
Graficul Gantt al Activitatilor
1 2 7
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Bara Titlu Bara Meniu Bareta de Butoane Cursorul Scarii Timpului Fereastra de Selectare a Structurii WBS Bara de Acces la Datele Proiectului Bara Obiectelor
10
12
11
8. Bara de Stare 9. Tabelul de Activitati panoul proprietatilor p p 10. Tabelul de Activitati panoul parametrilor 11. Graficul Gantt al Activitatilor 12. Separatorul de panouri
18
Fereastra Principala
Proprietatile Obiectelor Parametrii Obiectelor
Tabelele sunt alcatuite din doua panouri: Panoul Stanga - Proprietatile Obiectelor Panoul Dreapta - Parametrii Obiectelor Randurile Tabelului corespund Obiectelor (inregistrari in baza de date) Coloanele Tabelului corespund Parametrilor (campurile din baza de date) Pot fi importate sau exportate in/din Excel
Obiecte
Campurile din Baza de Date sunt organizate si grupate dupa natura lor
Separatorul de Panouri
Tabelul de Activitati
Grupuri de Campuri
Selectati comanda Edit, Show Column. Din fereastra Fields Available selectati grupul de campuri din care vreti sa selectati campurile ce vor fi afisate, apoi selectati p p p campurile disponibile. Apasati butonul Ok. Campuri Disponibile
Documentele contin informatii structurate care pot fi utilizate in cadrul proiectului Documentele deschise sunt afisate in Fereastra Principala, panoul Documente Sunt organizate in urmatoarele grupuri: Documente Generale Rapoarte Documente de Referinta Pot fi vizualizate si editate in format tabelar Datele pot fi transferate de la un proiect la altul sau de la un document la altul Apartenenta Campurilor Pot fi importate sau exportate in/din Excel p p / la Proiectul curent,
Proiectul de referinta, sau diferenta
19
Planificarea Proiectului
Stabilirea principiilor de codificare a datelor astfel incat sa permita crearea Documentelor de Referinta ale Organizatiei Definirea Exceptiilor de la Calendarele de Lucru Stabilirea Saptamanilor de Lucru - 5 zile (8 ore), 6 zile (8 ore), 7 zile (8 ore), 7 zile (24 ore) Definirea Calendarelor de Lucru pentru activitati, resurse si relatii de conditionare Stabilirea Resurselor (manopera/utilaje) si a limitelor lor de disponibilitate Stabilirea Materialelor ce vor fi necesare in realizarea proiectului Stabilirea formatiilor de muncitori/utilaje (Multiresurse prin cod, denumire) Stabilirea Calificarilor de Resurse Definirea Componentelor de Cost ce vor fi utilizate in analiza costurilor si analiza financiara (cheltuieli directe alte cheltuieli, cheltuieli indirecte profit, directe, cheltuieli indirecte, profit surse de finantare) Definirea Centrelor de Cost, de Resurse si de Materiale ce vor fi analizate Planificarea Desfasurarii in Timp Definirea listei de activitati si a tipului acestora (Duration, Productivity, Hammock, Milestone), corespunzator pachetelor de lucrari din structura WBS Estimarea volumului de lucrare aferent fiecarei activitati si unitatea de masura, sau estimarea duratelor activitatilor Stabilirea relatiilor de conditionare (tehnologice sau organizatorice) dintre activitati Identificarea si definirea constrangerilor Calculul planificarii proiectului (in cazul in care s-au definit activitati dependente de productivitatea resurselor, calculul planificarii se poate efectua numai dupa alocarea resurselor si stabilirea productivitatilor) Ajustarea planificarii proiectului (duratele activitatilor, relatii de conditionare, calendare de lucru) pentru a se incadra i constrangerile generale Aj t l ifi ii i t l i (d t l ti it til l tii d diti l d d l ) t i d in t il l ale proiectului Planificarea Resurselor (manopera/utilaje) Estimarea necesarului de resurse si stabilirea productivitatii resurselor pentru fiecare activitate Alocarea resurselor la activitati Calculul planificarii proiectului (in cazul in care s-au definit activitati dependente de productivitatea resurselor, durata acestora se va calcula in acest moment) ) Analiza incarcarcarii resurselor si identificarea resurselor supraincarcate Calculul planificarii cu constrangeri de resurse Ajustarea planificarii (disponibil de resurse, productivitatea resurselor, duratele activitatilor, relatii de conditionare, calendare de lucru) si incadrarea proiectului in termenele stabilite Planificarea Materialelor Estimarea necesarului de materiale pentru fiecare activitate Alocarea materialelor la activitati (in cantitate fixa, pe ora sau pe unitatea de volum) Calculul materialelor
20
Analiza Proiectului
Stabilirea proiectului de referinta cu care se va face comparatia evolutiei parametrilor Elaborarea graficelor de analiza: EVM, Success Probability Trend, Histograme de Resurse, Cost si Materiale, analiza Cash-Flow, Variatii ale parametrilor si Tendinta variatiilor Identificarea masurilor corective Ajustarea restului de realizat in vederea incadrarii proiectului in constrangerile stabilite Refacerea calculului planificarii cu constrangeri de resurse si a calculului costurilor si materialelor
22
Crearea unui Proiect Selectai comanda File, Create Project, New. Apare fereastra de proprietati a
proiectului in care se va defini: Numele Proiectului, Codul de Identificare, Data de Start (Data Date), Data Tinta de Incheiere (Target Finish).
O structura WBS, alcatuita dintr-o faza si o activitate O structura OBS, alcatuita dintr-un departament O Componenta de Cost Un Calendar Doua tipuri de Saptamani: Blanc si saptamana cu 40 de ore lucratoare Doua exceptii de la calendar Data de Analiza a Proiectului (Data Date) este data curenta; data tinta de incheiere este egala cu data de analiza plus o luna Un user Project Administrator, cu drepturi de acces de Administrator (drepturi complete asupra datelor) La apasarea butonului OK, se va afisa Graficul Gantt al Activitatilor
23
Pentru vizualizarea graficului structurii WBS, selectati comanda Project, Diagram, WBS Chart Structura WBS poate fi afisata sub forma unui arbore cu radacina in partea superioara, sau sub forma unei liste ierarhizate
bf de b Structura WBS sub forma d arbore Afisarea structurii WBS in Graficul Gantt al Activitatilor
Crearea Activitatilor
25
Insert.
In exemplul nostru, vom selecta faza Etapa 1 si apoi vom apasa tasta Insert. Activitatea Activity 2 va apare sub randul corespunzator fazei selectate, cu durata de 5 zile. Procedam in acest fel si pentru celelalte faze. In aceasta situatie graficul Gantt al Activitatilor va arata astfel: situatie,
Tipuri de Activitati
Pentru modelarea proiectelor, Spider Project pune la dispozitie patru tipuri de activitati:
In multe cazuri durata activitatii nu depinde de resursele alocate si este o informatie initiala a acesteia. De exemplu, lucrul realizat de Crearea Activitatilor in graficul Gantt al Activitatilor un contractor extern se va face in durata definita de contract. Durata este informatia de baza utilizata in calculul planificarii. In cazul acestui tip de activitate, durata nu depinde de resursele alocate activitatii. Duratele t D t l pot fi exprimate i zile sau in ore de munca. Este bine sa ne asiguram ca durata activitatilor se potriveste cu perioadele i t in il i d E t bi i d t ti it til ti t i d l de executie si analiza ale proiectului. De exemplu daca analizam performanta proiectului saptamanal atunci durata activitatilor nu poate depasi o saptamana sau 40 de ore Daca durata activitatilor depaseste o saptamana sau 40 de ore atunci vom verifica daca este posibila masurarea obiectiva a executiei activitatilor (volume de lucrare). Aceasta metoda poate elimina estimarile subiective. Daca acest lucru nu este posibil atunci vom incerca sa impartim aceste activitati in parti mai mici Activitati de tip Productivity Datele initiale pentru acest tip de activitate sunt volumul de lucrare si productivitatea resurselor alocate. Durata activitatii este calculata in timpul calculului planificarii. Durata Activitatii poate fi calculata prin impartirea volumului de lucrare a activitatii la productivitatea totala a resurselor alocate. Volumul de lucrare al activitatii este un mijloc obiectiv de masurare a realizarii activitatii care elimina interpretarile, acesta fiind de regula definit in concordanta cu necesitatile de raportare ce anume a fost exact planificat si controlat in cadrul fragmentului curent de proiect din intregul proiect. Cele mai multe sisteme software de managementul proiectelor nu permit utilizarea volumelor de activitate si a productivitatii resurselor, in aceasta situatie fiind necesar calculul duratelor activitatilor si apoi transferul acestora in proiect
26
Informatiile aferente activitatilor sunt grupate in urmatoarele pagini: g p p g Date Initiale Denumirea activitatii (un sir de caractere alfanumerice nelimitat ca lungime) Cod (un sir de caractere fara spatii, alfanumerice, nelimitat ca lungime) Volumul de Activitate (Cantitatea de lucrare ce urmeaza a fi realizata) Unitatea de Masura a volumului de activitate Durata activitatii (poate fi introdusa manual, pe baza experientei din proiectele anterioare, sau poate fi calculata automat in functie de volumul de activitate, de productivitatea resursei (resurselor) conducatoare si de numarul de resurse alocat. Tipul activitatii (Type DPH) Natura activitatii - ASAP As Soon As Possible (Cel Mai Devreme Posibil), sau ALAP As Late As Possible (Cel Mai Tarziu Posibil) Date Calculate Data de Start si Data de Finish Rezerva Totala si Rezerva Libera Volumul Actual Durata Actuala Relatii de Conditionare Activitati Predecesoare Activitati Succesoare Alocarea de Resurse Alocarea de Materiale Alocarea de Componente de Cost Alocarea de Seturi de Materiale Alocarea de Documente sau Foldere
Tabelul de Activitati
27
Relatii de Conditionare
B A B A B A B
Activitatea B nu poate incepe pana cand nu se incheie activitatea A Activitatea B nu poate incepe pana cand nu incepe activitatea A Activitatea B nu se poate incheia pana cand nu se incheie activitatea A Activitatea B nu se poate incheia pana cand nu incepe activitatea A
Pot fi folosite patru tipuri de relatii de conditionare: Sfarsit Inceput activitatea precedenta t b i i h i t inainte ca Sf it I t ti it t d t trebuie incheiata i i t activitatea viitoare sa inceapa. Sfarsit - Sfarsit activitatea precedenta trebuie incheiata inainte de incheierea activitatii in curs. Inceput - Inceput activitatea precedenta trebuie inceputa inainte de a fi inceputa activitatea viitoare. p Inceput - Sfarsit activitatea precedenta trebuie inceputa inainte de sfarsitul activitatii in curs Implicit, relatia de conditionare este Sfarsit - Inceput
FF : Finish - Finish
SF : Start - Finish
Decalaje Pentru modelarea diverselor situatii care pot apare in succesiunea activitatilor asteptari tehnologice sau suprapuneri partiale -, se poate introduce un interval de timp intre cele doua momente specifice ale activitatilor, numit decalaj. Acesta poate fi pozitiv (modeleaza o asteptare tehnologica), sau negativ (modeleaza o suprapunere partiala). Modul traditional de analiza a graficului retea presupune calculul doar a decalajelor de timp. Spider Project permite si definirea unor decalaje de volum. Decalajul de volum presupune specificarea volumului de activitate (sau a procentului din volumul de activitate) ce ar trebui realizat in activitatea curenta, pentru a permite inceperea urmatoarei activitati. Stabilirea Relatiilor de Conditionare Relatiile de conditionare se pot stabili in doua moduri: Grafic In graficul Gantt al Activitatilor Se deplaseaza cursorul mouse-ului pe bara activitate, pana cand acesta capata forma unui paianjen d f Se apasa butonul stanga al mouse-ului si se tine apasat, miscand cursorul catre bara activitate predecesoare, iar apoi, se elibereaza butonul In graficul Retea Se deplaseaza cursorul mouse ului pe caseta activitate, mouse-ului activitate pana cand acesta capata forma unui paianjen Se apasa butonul stanga al mouse-ului si se tine apasat, miscand cursorul catre caseta activitate predecesoare, iar apoi, se elibereaza butonul Modificarea tipului relatiei de conditionare se poate face din proprietatile relatiei de conditionare (Activity Properties, Links, Properties) sau prin ), refacerea in mod grafic a relatiei de conditionare si apasarea butonului Properties in fereastra Links.
28
In formularul de activitate, in panoul Links In dreptul tabelului Preceding Activity, sau Succeeding Activity, se apasa butonul Add Din lista de activitati se selecteaza activitatea cu care se va stabili relatia de conditionare Se apasa butonul Ok
Definirea Resurselor
Resursele intr-un proiect sunt clasificate in Spider Project in doua mari categorii: intr un Resurse Reinnoibile Manopera Utilaje (Echipamente) Resurse Consumabile Materiale Materii prime Resursele reinnoibile sau resursele, pot realiza o activitate si pot fi atribuite de la o activitate la alta. Acestea sunt numite in Spider Project, Resurse. De exemplu, macaraua, muncitorul sau deserventul unui utilaj. Resursele consumabile sau materialele, sunt consumate in timpul executiei p activitatii si nu pot f alocate din nou. Acestea sunt numite in Spider Project, fi Materiale. De exemplu, caramizile, betonul, energia. Definirea resurselor se face in Tabelul de Resurse prin selectarea comenzii Edit, New, sau prin apasarea tastei Insert. Odata generata o resursa, va avea un cod (un sir de caractere alfanumerice), o denumire, calendarul principal asociat, p precum si o limita de disponibilitate, care implicit este 1. p p Dupa ce vom defini componentele de cost corespunzatoare, vom putea asigna un cost unitar (pe ora).
29
Productivitatea Resurselor
Prin productivitate intelegem volumul de lucrare al unei activitati, realizat de o resursa in unitatea de timp Durata unei activitati de tip Productivity va fi data de relatia: l ti
Durata =
Volum Productivitate
Reprezinta imaginea proiectului in care este afisat calendarul de lucru al resurselor alocate realizarii activitatilor
30
Multi-Resurse
Echipe de Resurse
32
Calendare
33
Proprietatile Calendarului
Alocarea Materialelor
Se poate face:
In I cantitate Fi atunci cand consumul de material i Fixa i d ld i l nu depinde nici de durata activitatii, nici de volumul de activitate Pe ora de activitate atunci cand consumul de material depinde de durata activitatii Pe i P unitatea de volum a activitatii atunci cand d l i i ii i d consumul de material depinde de volumul de activitate Pe ora de utilizare a resursei i In cantitate Fixa Pe ora de alocare Pe unitatea de volum
Alocarea Materialelor la Activitati
La Resurse
Se poate face:
La Alocari
Se poate face:
Se poate face:
La Resurse
La Materiale
Pe ora de utilizare a resursei Pe unitatea de masura a materialului In cantitate Fixa Pe ora de alocare Pe unitatea de volum
La Alocari
Reprezinta grupari de componente de costuri, resurse sau materiale, ce tin de obiectivele de raportare raportare. Centrele de Materiale pot include orice grupuri de materiale. Centrele de Resurse pot include orice grupari de resurse Centrele de Cost includ componentele de cost selectate Definirea Centrelor se face in tabelele corespunzatoare: Tabelul de Centre de Cost Tabelul de Centre de Resurse si Tabelul de Centre de Cost, Materiale, prin selectarea comenzii Edit, New, sau apasarea tastei Insert.
in cadrul Centrului de Cost Includerea de materiale, de resurse sau de componente de cost in centre de materiale, de resurse si de cost se face prin apasarea butonului Add. Apare fereastra aferenta dictionarului de materiale, de resurse sau de componente de cost din care vom selecta acele elemente care corespund centrului nostru. Rezultatul definirii componentei centrelor de materiale, de resurse si de cost poate fi afisat numai dupa calculul costului si materialelor
Reprezinta informatii suplimentare a obiectelor definite in tabelele Spider ce sunt apoi completate de utilizator. Campurile Definite Utilizator permit completarea proiectului cu informatii care nu se gasesc in mod obisnuit in baza de date a acestuia acestuia. Ele pot fi de tip: Text, Numeric, sau Date Calendaristice, putand sa aiba asociate Semnale (semne grafice de desemnare a starii unui parametru) si formule de Definirea Campurilor Definite Utilizator calcul care vor permite calculul automat al valorii Campurilor Definite Utilizator. Variatia lor poate fi vizualizata in rapoartele grafice asociate graficului Gantt al Activitatilor sau a graficului Gantt al Resurselor Resurselor. Definirea lor se face in Tabelul de Campuri Definite Utilizator, accesibila din Fereastra Principala
38
Exceptii Intelegerea simplista a metodei drumului critic poate aduce insa surprize g p p p Sa presupunem ca activitatea F are un calendar de lucru diferit, cu zile libere intre 17 si 19 Octombrie In acest caz numai ultima activitate va ramane critica. Restul de activitati ce erau considerate critice vor avea un decalaj de doua sau trei zile zile fiecare
Aceeasi problema este cauzata si de existenta unor constrangeri de planificare de genul Start (Finish) nu mai devreme de sau Start (Finish) la data de Definitia traditionala a drumului critic poate conduce la dificultati in a determina lantul de activitati, daca acestea au t aditionala d m l i c itic cond ce dific ltati dete mina lant l acti itati a calendare diferite O definitie generalizata Rezerva Totala nu depaseste anumite valori definite nu mai este valabila in aceasta situatie.
40
Drumul Critic devine foarte complicat mai ales in cazul in care proiectul are restrictii privind resursele Definit ca un set de activitati critice drumul critic poate contine activitati care nu sunt legate critice, una de cealalta Calculul planificarii cu constrangeri de resurse se face prin: Selectarea comenzii Resource Constraint Scheduling din meniul Calculation, sau Apasarea tastelor Control+F9, sau Apasarea b butonului l La comanda Resource Constrained Scheduling apare fereastra de optiuni de calcul al planificarii Sa consideram de exemplu un proiect ce cuprinde trei activitati care nu au legaturi intre ele, avand durata de 10, 10 si 15 zile d d 0 0 l Ultima activitate (cea care are o durata de 15 zile) este cu siguranta critica daca nu luam in considerare restrictiile privind resursele
41
Resurselor.
Alocarea Resurselor
Calculul planificarii fara constrangeri de resurse realizat cu Microsoft Project nu difera de rezultatele obtinute cu Spider Project
Calculul Planificarii cu Constrangeri de Resurse
Diferentele apar insa la nivelarea resurselor: daca in Spider Project activitatile 1 si 2 sunt critice, in Microsoft Project doar activitatea 2 este critica
Constatam ca activitatile 1 si 2 sunt calculate ca fiind activitati critice, dar termenul de incheiere este identic cu cel calculat cu Spider Project Sa vedem si rezultatele pe care le obtinem utilizand Primavera Project p Planner for Enterprise
Dupa calculul nivelarii, observam ca activitatile critice raman aceleasi, dar termenul de incheiere a proiectului este mai tarziu decat in celelalte sisteme
44
Durata de realizare a proiectului este de 47 de zile, dar activitatile au fost astfel esalonate incat resursele sa poata fi utilizate in limita lor de disponibilitate Sa facem aceleasi calcule, dar utilizand acum sistemul Microsoft Project: Vom obtine rezultate identice cu cele obtinute aplicand Spider Project
45
Facand calculul nivelarii de resurse, vom constata ca durata proiectului este tot de 47 de zile, dar activitatile initial critice, isi pastreaza caracterul, fiind deplasate celelalte activitati.
Am fi tentati sa spunem ca o alta organizare a activitatilor, mai judicioasa, care sa rezolve atat dorinta noastra de a realiza cat mai p p , p, repede proiectul, dar in acelasi timp, de a tine seama de disponibilitatea de resurse nu mai este posibila.
46
Stabilitatea planificarii este foarte importanta. Micile schimbari ale datelor initiale nu ar trebui sa ne conduca catre schimbari majore ale planificarii Schimbarile importante privind planificarea proiectului sunt nedorite, mai ales in cazul in care aceasta a fost deja aprobata si contractele au fost semnate Mai mult decat atat, schimbari intervin pe toata durata proiectului: activitatile sunt executate, durata de timp ramasa pentru alte activitati atat executate se modifica etc. Daca planificarea proiectului se modifica dramatic pe durata lui, aceasta poate conduce la evenimente nedorite cum ar fi modificarea termenelor contractuale, dificultati in masurarea performantelor etc. Sa vedem consecintele modificarii duratei unei activitati cu o zi, in exemplul precedent. Vom schimba durata activitatii Negociere din 15 zile in 14 zile. Ca rezultat al calculului planificarii cu constrangeri de resurse, vom obtine in Spider Project durata de 31 de zile. Acelasi lucru il vom obtine si in calculul nivelarii cu Microsoft Project. Diferenta dintre situatia anterioara (in care activitatea Nergociere avea 15 zile) si situatia de acum, conduce la o diferenta de 16 zile, doar prin modificarea cu o zi a duratei unei activitati Calculul nivelarii cu Primavera Project Planner for Enterprise va conduce la o reducere de doar o zi fata de situatia anterioara. In cazul anumitor proiecte, asemenea modificari sunt de neacceptat. De aceea, Spider Project include optiunea Previous version support, cand planificarea proiectului mentine ordinea executiei activitatilor care a fost stabilita intr-una din planificarile anterioare. Aceasta optiune este una foarte importanta pentru un management al proiectului serios.
47
Reducerea duratei activitatii Negociere cu o zi si Calculul Nivelarii cu Primavera Project Planner for Enterprise
48
Simularea Finantarii
Graficul de Cash-Flow
Se elaboreaza diverse scenarii de finantare, sau se face calculul planificarii cu constrangeri de resurse, in care suplimentar, fata de limitarile de resurse, se vor lua in considerare si limitele finantarii
49
51
Spider Project este singurul pachet de managementul proiectelor care prin algoritmii sai avansati poate realiza un calcul fezabil al planificarii tinand seama de toate constrangerile proiectului resurse umane, echipamente, materiale si financiare Optiunile de nivelare permit elaborarea de scenarii What-If extrem de laborioase, care ajuta utilizatorul in obtinerea celei mai potrivite planificari luand in considerare toate aspectele proiectului
54
Inainte de compunerea modelului de proiect este indicat sa creati o biblioteca de fragmente tipice. Daca un fragment se repeta de mai multe ori in desfasurarea unui proiect dar cu volume diferite este suficient sa facem acest fragment o singura data, de obicei pentru un volum rotunjit si comun. Inserarea unui fragment de proiect Fragmentele de proiect ce au fost aprobate sunt introduse in biblioteca de fragmente. Procedeul descris se repeta pentru fiecare dintre fragmentele tipice ale proiectului. Acum se construieste modelul de proiect folosind fragmentele tipice de proiect deja create. In cele mai multe pachete software de managementul proiectelor va trebui sa deschideti fiecare fragment, sa ajustati volumele activitatilor si duratele lor manual, si sa copiati fragmentele succesiv. In Spider Project procedura de compunere a proiectului din fragmente este automata si volumele si duratele activitatilor pot fi ajustate cu usurinta in timpul implementarii fragmentelor. In acest moment este necesar sa stabilim relatiile de conditionare dintre activitatile ce apartin unor fragmente diferite de proiect. Este bine sa folosim un expert pentru simularea corecta a tehnologiilor proceselor proceselor. Lista resurselor proiectului va fi corectata automat in timpul consolidarii fragmentelor. Acesta este motivul pentru care resursele identice ce apartin fragmentelor diferite de proiect trebuie sa fie codificate identic si sa aiba aceleasi caracteristici. Si in ultimul rand, acum va trebui sa adaugam activitatile comune care nu apartin nici unui fragment si nu au fost incluse in acestea. Activitati Comune Managementul Managementul este atribuit unui intreg proiect, nu activitatilor individuale din proiect; costurile administrative corespunzatoare intregului proiect vor intra deasemenea in seama managementului. Echipa de Project Management poate fi atribuita la activitati de tip hammock, care dureaza pe toata durata de realizare a proiectului. 56
Calculul Planificarii
Analiza Planificarii
In general, o planificare ce tine seama de constrangerile de resurse ia in calcul numai resursele de tip forta de munca si echipamente. Ca rezultat vom obtine: Datele de inceput si de sfarsit a realizarii activitatii, Necesarul de materiale si resurse financiare pentru fiecare perioada de realizare a proiectului proiectului, Incarcarea resurselor pentru fiecare perioada de proiect, pentru toate resursele implicate. Vom analiza diferitele aspecte ale planificarii pe care am facut-o tinand seama de: Suntem satisfacuti cu data de incheiere a proiectului ? Poate fi finantat proiectul asa cum este necesar ? Putem asigura materialele si echipamentele necesare proiectului, asa cum sunt ele solicitate ? In cazul in care analiza planificarii a condus la termene nesatisfacatoare pentru aprovizionare sau probleme ce tin de finantarea proiectului, atunci proiectul ce a fost modelat are nevoie de ajustari. Planificarea proiectului are in general nevoie de mai multe iteratii pana la obtinerea unei planificari ce poate fi aprobata.
In general durata planificarilor obtinute trebuie redusa. Timpul de executie al proiectului trebuie marit foarte rar. Pentru a accelera executia proiectului, managerul de proiect utilizeaza ca instrumente resursele, tehnologiile, calendarele si relatiile de conditionare dintre activitati Ca sa aflam daca cresterea numarului de resurse va reduce timpul de executie al proiectului e bine sa facem un calcul al planificarii fara sa tinem seama de limitarile de resurse resurse. Daca durata proiectului se reduce, exista posibilitatea de a determina care sunt resursele supraincarcate. Cresterea numarului de resurse pentru cele care au fost supraincarcate poate conduce la reducerea timpului de executie al proiectului. O alta modalitate de a reduce timpul de executie al proiectului este aceea de a face modificari in calendarele proiectului. Alternativele sugerate (cresterea numarului de resurse care sunt limitate, asignarea unor calendare diferite ale resurselor, aplicarea unor tehnologii mai performante si schimbarea scopului proiectului, schimbarea relatiilor de conditionare existente intre activitati) trebuie incercate. Noul calcul al planificarii va evidentia eficienta modificarilor facute pe baza acestor sugestii.
57
Autorizarea Planificarii
58
Elaborarea Rapoartelor
Tipuri de Rapoarte
Rapoartele Spider Project sunt de doua categorii: Rapoarte Tabelare Rapoarte Grafice Rapoartele Spider Project pot fi selectate din meniul Reports, vederea graficului Gantt al Activitatilor sau Resurselor Dupa modul de utilizare Rapoarte curente Sabloane de rapoarte Dupa natura informatiilor Rapoarte Generale Rapoarte de Analiza Earned Value Rapoarte de Tendinta Probabilitatii la Succes Rapoarte de Tendinta Variatiilor Rapoarte de Supraincarcare a Resurselor Rapoarte pe perioade determinate de timp Rapoarte privind Planificarea Critica
Meniul Rapoarte
Se selecteaza comanda General Reports and Diagrams, Table. Se selecteaza apoi tipul de informatie: (Informatii Generale, Componente de Cost, Centre de Cost, Materiale, Centre de Materiale, Seturi de Materiale, Campuri Utilizator, Resurse sau Centre de Resurse Generarea Rapoartelor Generale Tabelare - 1 Generarea Rapoartelor Generale Tabelare - 2 Aferent fiecarui tip de informatie, se vor afisa in panoul din stanga, obiectele. Se selecteaza Tipul de Parametru (Total, Consumption sau Income - daca nu s-a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse, sau Resource Hours, Quantity, Resource Hours Free sau Quantity Free daca s-a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse). Se selecteaza obiectul sau obiectele ce se doresc a fi afisate si se apasa butonul >> pentru a fi trecute in lista din dreapta. Se alege apoi perioada cu care se vor afisa rezultate (Anual Trimestrial, Lunar, Saptamanal, Zilnic Orar) (Anual, Trimestrial Lunar Saptamanal Zilnic, Daca se doreste afisarea valorilor periodic, se deselecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste afisarea valorilor cumulate, atunci se selecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste includerea valorilor actuale, se selecteaza optiunea Include Actual. Daca se doreste includerea valorilor pentru restul de realizat, se selecteaza optiunea Include Plan. Daca se doreste ca valorile aferente veniturilor sa fie vazute ca fiind pozitive, se selecteaza optiunea Show Revenue as Positive. Se apasa apoi butonul Next si se afiseaza pagina a doua din creatorul de rapoarte. Se aleg optiunile de organizare si afisare a valorilor si apoi se apasa butonul Finish. Rezultatele vor fi afisate intr-un document Spider care poate fi apoi salvat si exportat direct in Excel
59
Elaborarea Rapoartelor
Crearea Rapoartelor Generale Tabelare Trebuie retinut ca structura rapoartelor tabelare va coincide cu structura WBS afisata in Graficul Gannt al Activitatilor sau Resurselor De exemplu, daca dorim sa vedem doar un singur rand in raportul tabelar, care sa corespunda radacinii proiectului, atunci vom sumariza activitatile in graficul Gantt al Activitatilor, prin apasarea semnului + din dreptul fazei aferente radacinii si apoi vom genera raportul tabelar
Se genereaza in mod similar cu rapoartele tabelare. Graficul poate contine un singur parametru sau mai multi parametri simultan Se selecteaza comanda General Reports and Diagrams, Diagrams Se selecteaza apoi tipul de informatie: (Informatii Exemplu de Raport General Tabelar Sumarizat Generale, Componente de Cost, Centre de Cost, Materiale, Centre de Materiale, Seturi de Materiale, Campuri Utilizator, Resurse sau Centre de Resurse Aferent fiecarui tip de informatie, se vor afisa in panoul din stanga, obiectele. Se selecteaza Tipul de Parametru (Total, Consumption sau Income - daca nu s-a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse, sau Resource Hours, Quantity, Resource Hours Free sau Quantity Free daca sa s-a ales optiunea Resurse sau Centre de Resurse). Se selecteaza obiectul sau obiectele ce se doresc a fi afisate si se apasa butonul >> pentru a fi trecute in lista din dreapta. Se alege apoi perioada cu care se vor afisa rezultate (Anual, Trimestrial, Lunar, Saptamanal, Zilnic, Orar) Daca se doreste afisarea graficului periodic, se deselecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste afisarea graficului cumulat, atunci se selecteaza optiunea Cumulative. Daca se doreste includerea valorilor actuale, se selecteaza Generarea Rapoartelor Generale Grafice - 1 Generarea Rapoartelor Generale Grafice - 2 optiunea Include Actual. Daca se doreste includerea valorilor pentru restul de realizat, se selecteaza optiunea Include Plan. Daca se doreste ca valorile aferente veniturilor sa fie vazute ca fiind pozitive, se selecteaza optiunea Show Revenue as Positive.
60
Elaborarea Rapoartelor
Crearea Rapoartelor Grafice Generale Se apasa apoi butonul Next si se afiseaza pagina a doua din creatorul p g g p p de rapoarte. Se aleg culorile si dimensiunea graficului si apoi se apasa butonul Finish. Rezultatele vor fi afisate in zona inferioara a graficului Gantt al Activitatilor sau Resurselor Orice modificare se face in datele proiectului, acestea vor putea fi p p vizibile dupa calculul planificarii si calculul costurilor si materialelor in rapoartele grafice afisate
Exemplu de Raport General Grafic Periodic
61
Simularea Riscurilor
Analiza la Risc
Experienta capatata in planificarea proiectelor arata ca probabilitatea realizarii cu succes a unui proiect al carui calcul al planificarii si al bugetului a fost facuta in mod determinist este foarte scazuta. Prin urmare, tehnologia planificarii proiectelor trebuie sa includa intotdeauna simularea riscurilor pentru a se obtine rezultate de incredere. Simularea riscurilor se poate baza pe simularea Monte Carlo sau pe utilizarea Abordarii Celor Trei Scenarii. Simularea Monte Carlo este foarte consumatoare de timp si nu este practica pentru proiecte de dimensiuni mari. In practica curenta, aceasta metoda nu ia in considerare corelatiile dintre durata activitatii si estimarile costurilor care exista daca activitatile ar fi realizate de aceleasi resurse si nu ia in considerare evenimentele de risc care pot modifica un set de activitati din cadrul proiectului. proiectului Chiar daca totul este simulat in mod corespunzator, numarul necesar de iteratii este mult prea mare pentru obtinerea de rezultate de incredere intr-un interval de timp rezonabil. Un planificator poate fi fericit cu o acuratete a estimarii probabilitatii care are plus sau minus 10%, dar numai daca eroarea va fi stabila. Daca aceasta se modifica de la un calcul la altul, atunci aceste estimari nu pot fi folosite ca un instrument de management al performantei. Spider Project permite calculul analizei la risc utilizand Abordarea celor trei Scenarii prin intermediul modulului de Analiza la Risc incorporat. Aceasta se preteaza cel mai bine situatiilor reale, reprezentand un compromis ideal intre cantitatea de munca necesara si obtinerea rezultatelor estimarii. Spider Project simuleaza nu numai incertitudinea dar si riscurile, creeaza scenarii optimiste, probabile si pesimiste de executie a proiectului, calculeaza datele dorite, consumurile de materiale si costurile care pot fi atinse cu ajutorul probabilitatilor definite. In majoritatea proiectelor procesele de managementul riscurilor nu sunt aplicate in mod corespunzator sau nu sunt aplicate deloc. Prin proiectelor, deloc definitie, proiectele se desfasoara intr-un mediu de risc. A face planuri care sa permita reducerea efectelor negative ale acestora si cresterea efectelor pozitive, este o necesitate.
Un planificator obtine trei estimari (optimist, cel mai probabil si pesimist) pentru toate datele initiale ale project (durate, volume, productivitati, calendare, costuri etc.). Evenimentele de risc sunt selectate si grupate utilizand abordarile uzuale de analiza calitativa la risc. De regula se recomanda sa includem evenimentele la risc cu o probabilitate ce nu depaseste 90% in scenariul optimist, ce nu depaseste 50% in scenariul cel mai probabil si toate riscurile selectate in scenariul pesimist. Aceste date vor fi folosite pentru calculul planificarii si bugetului pentru scenariile optimist, cel mai probabil si pesimist. Scenariile de proiect cel mai probabil si pesimist pot contine activitati suplimentare si costuri corespunzatoare evenimentelor d risc si pot S l d l b bl l l de include resurse si calendare care nu sunt definite in scenariul optimist. Ca rezultat se vor obtine trei date de finish astepat, costuri si consumuri de materiale pentru toate momentele importante din proiect. Acestea sunt utilizate in reconstituirea curbelor de probabilitate pentru date, costuri si necesar de materiale. Definind probabilitatile dorite de indeplinire a tintelor proiectului, se vor obtine datele dorite de incheiere, costurile si necesarul de materiale pentru orice livrabil al proiectului. proiectului
62
Simularea Riscurilor
Stabilirea Datelor Tinta
Datele tinta ale proiectului sunt definite de competitia pe piata Pentru o companie, este rezonabil sa propunem date tinta care vor fi indeplinite cu o probabilitate intre 70% si 80%. Aceste date formeaza baza pentru negocieri si pot conduce la stabilirea altor tinte date, costuri, consumuri de materiale. In acest caz este necesar sa calculam probabilitatile de indeplinire a datelor tinta cerute. Daca ele sunt rezonabile, atunci poate vor fi acceptate. Numim probabilitatile de indeplinire a tintelor aprobate ale proiectului, Probabilitatea la Succes. Prin definirea celor trei versiuni de proiect optimist, cel mai probabil si pesimist -, se stabilesc de fapt rezervele de care managerul de proiect va , dispune in derularea proiectului. In imaginea alaturata se prezinta fereastra cu optiunile de calcul a analizei la risc: Orice informatie din cadrul proiectului Durata, Cost, Materiale, Componente de Cost, Centre de Materiale, Centre de Cost, Seturi de Materiale sau Campuri utilizator - pot deveni parametri de analiza la risc a proiectului. Datele tinta nu apartin nici unei planificari. De regula, ele se gasesc intre datele scenariului cel mai probabil si pesimist. Adevaratul proiect tinta este reprezentat de un set de date si costuri tinta. Dar tinta planificarea de referinta nu exista! Planificarea care ar trebui utilizata in stabilirea activitatilor pentru implementarea proiectului este scenariul optimist.
Proiectul Tinta
Planificarea Critica
Optiuni de Calcul la Risc Vom obtine nu doar un set de date tinta dar in acelasi timp si o planificare critica o planificare a proiectului al carui calcul se face invers, de la datele tinta. De regula, acest calcul al planificarii se bazeaza pe estimarile cele mai probabile ale duratelor activitatilor si diferenta dintre datele planificarii curenta si cea critica arata rezerva planificarii (buffer-ul).
63
Simularea Riscurilor
Planificarea Critica Planificarea critica este afisata in graficul Gantt al Activitatilor, p alaturi de planificarea curenta Exista buffere de timp, cost si materiale care arata rezervele nu doar pentru proiect ca un intreg (similar bufer-ului de proiect din teoria Critical Chain), dar si pentru orice activitate, in planificarea optimista a proiectului. Buffer-ul de timp pentru activitati este definit ca diferenta dintre data pp de start (finish) a activitatilor din planificarea curenta si critica. In timpul executiei proiectului, este necesar sa estimam si sa utilizam eficient aceste buffere.
Planificarea Critica
Cel mai bun mijloc de masurare a performantelor proiectului este sa estimam evolutia probabilitatii la succes a proiectului. Daca aceasta creste, inseamna ca rezervele sunt consumate mai incet decat ne-am asteptat ne am Daca insa aceasta scade, inseamna ca performantele proiectului nu sunt asa de bune cum am planificat si sunt necesare masuri corective. In orice caz, daca proiectul indeplineste tintele aprobate, atunci probabilitatea la suces va atinge valoarea de 100% inainte de incheierea proiectului. Aceasta inseamna ca nu ne vom mai concentra atentia asupra rezervei totale de timp a activitatilor, asa cum se face in abordarea clasica a a managementului proiectelor, ci asupra vitezei cu care se consuma rezerva de timp stabilita in calculul la risc a proiectului. Daca performantele proiectului sunt estimate prin tendinta probabilitatii la succes, atunci managerii de proiect sunt incurajati sa rezolve incertitudinile cat mai devreme posibil. Aceasta poate creste probabilitatea la succes chiar cu intarzieri ale incheierii activitatilor si depasiri de buget Intarzierea rezolvarii problemelor conduce la tendinte negative ale probabilitatii la succes. Este util sa definim nu una, ci mai multe tinte pentru acelasi parametru de proiect. In acest caz, tendinta probabilitatii la succes va arata catre ce interval de rezultate finale se indreapta proiectul. Conceptele de Tendinta Probabilitatii la Succes si Drum Critic al Resurselor dezvoltate de Vladimir Liberzon in 1992, sunt de fapt o algoritmizare si generalizare a abordarii dezvoltate de Eliyahu Goldratt in Teoria Constrangerilor si Lantul Critic in 1997, reprezentand o adevarata revolutie in managementul proiectelor Tendinta Probabilitatii la Succes s-a dovedit a fi adevaratul instrument de masurare a performantelor proiectului, prin utilizarea ei in cele mai diverse proiecte, de la proiecte de cateva zeci de mii de Euro, la proiecte de miliarde de Euro. Tendintele p obabilitatii la succes pot fi utilizate ca singurele informatii despre performanta proiectului la nivelul managementului superior, probabilitatii s cces tili ate sing ele info matii desp e pe fo manta p oiect l i ni el l management l i s pe io aceasta informatie fiind suficienta pentru estimarea performantei si luarea de decizii.
64
Monitorizarea Proiectului
Progresul Proiectului
Progresul proiectelor este controlat prin analiza datelor care contin: Volumele de lucrari puse in opera si durata efectiva a activitatilor din perioada de analiza. Consumurile actuale de resurse si materiale si cheltuielile actuale ale componentelor de cost; Datele privind progresul proiectului sunt incluse in Tabela de Monitorizare in care acestea se pot edita si apoi transfera in cadrul proiectului, in Arhiva de Performanta a proiectului ca date actuale. In acest fel, Tabela de Monitorizare este utilizata ca un spatiu temporar de inregistrare si stocare pentru datele privind desfasurarea proiectului, ca un instrument pentru editarea datelor inainte de transferul lor in baza de date a proiectului. Datele privind realizarile nu vor influenta datele proiectului pana cand acestea nu sunt transferate in tabela Arhivei de Performanta. In acest fel se pot introduce date privind progresul proiectului de mai multe ori in Tabela de Monitorizare (de Performanta exemplu, zilnic), se pot colecta, edita si verifica si doar apoi se face transferul in Tabela Arhivei de Performanta. Spider Project utilizeza drept informatie de baza in calculul planificarii proiectelor volumul de activitate care reprezinta cantitatea de lucrare ce trebuie realizata in cadrul activitatilor. Durata activitatii poate fi definita si pe baza experientei, in mod direct. In majoritatea proiectelor, estimarea se face pe baza cantitatilor de lucrare ce urmeaza a fi realizate. Calculul duratelor activitatilor trebuie sa tina seama de cantitatea de lucrare ce se va realiza, de productivitatea resurselor alocate, precum si de numarul de resurse alocate. Toate aceste informatii sunt necesare pentru stabilirea cu obiectivitate a duratelor activitatilor. Spider Project efectueaza calculul duratelor activitatilor activitatilor de tip Productivity in timpul calculului planificarii. In timpul derularii proiectelor, decontarile se fac pe baza cantitilor de lucrari real executate si a costurilor inregistrate la nivelul resurselor consumate, iar restul de executat se exprima prin cantitatile de lucrare ramase de pus in opera. Spider Project se bazeaza pe aceasta abordare, actualizarea activitatilor facandu-se prin cantitatile de lucrari real executate in intervalul de timp stabilit pentru actualizarea proiectului. De cele mai multe ori insa, proiectele se caracterizeaza prin aparitia de modificari Lucrari S l l l l d df Suplimentare sau Renuntari de Lucrari al d l caror efect trebuie sa se evidentieze in mod direct in restul de executat atat cantitativ, cat si valoric, precum si din punct de vedere al necesarului de resurse si materiale. In conditiile in care durata ramasa de executat influenteaza direct consumurile de resurse si costuri, nu mai este necesara modificarea manuala a acestora, ca in cazul sistemelor de managementul proiectelor care nu au aceasta functionalitate. Spider Project tine seama de toate modificarile in cantitatile de lucrare ramase de executat, asigurand calculul obiectiv al parametrilor de proiect. In cazul activitatilor a caror durata este rezultata din experienta cazul activitatilor de tip Duration - Spider Project atribuie in mod automat in campul Volume valoarea 100. In timpul derularii activitatilor campul Volume din aceasta situatie are functia de Procent de Realizare din punct de vedere al duratei. In timpul actualizarii acestor activitati, utilizatorul va introduce procentul estimat de realizare. Durata ramasa si implicit consumurile de resurse si costuri vor fi calculate in conformitate cu acest procent de realizare. Starea unui proiect/portofoliu de proiecte nu se poate exprima printr-un singur procent de realizare. In mod normal, exista mari diferente intre Procentul de Realizare din punct de vedere al desfasurarii in Timp, Procentul de Realizare din punct de vedere al Costurilor si Procentul de Realizare din punct de vedere al Consumului de Resurse. Cu toate acestea, Spider Project calculeaza toate aceste procente de realizare, permitand managerului de proiect sa stabileasca care dintre aceste procente de realizare este cel semnificativ in definirea starii de sanatate a proiectului/portofoliului de proiecte.
65
Monitorizarea Proiectului
Progresul Proiectului Actualizarea proiectelor in Spider Project se poate face in functie de nivelul de detaliu al informatiilor colectate din desfasurarea proiectului declarand urmatoarele categorii de informatii: Date privind desfasurarea in timp a activitatilor: Pentru activitati incepute si incheiate: Data de Start Data de Finish Volumul de Lucrare Realizat in Perioada de Analiza, sau Procentul de Realizare Volumul de Lucrare Ramas (daca acesta este mai mare decat s-a estimat) Pentru activitati incepute si neincheiate Data de Start Volumul de Lucrare Realizat in Perioada de Analiza, sau Procentul de Realizare Volumul de Lucrare Ramas (daca acesta este mai mare decat s-a estimat) Pentru activitati neincepute Nu se introduc date Date privind consumurile de resurse si materiale de la nivelul activitatilor: Pentru Resurse Numarul de ore consumate de resurse Numarul de participanti care au participat efectiv la realizarea activitatii Incarcarea de lucru cu care a participat Productivitatea cu care s-a lucrat (optional) Pentru Materiale Cantitatea de material consumata in perioada de analiza Cantitatea de material estimate a se consuma (daca aceasta difera de rezultatele calculelor) Date privind cheltuielile/incasarile pe componente de cost la nivelul activitatilor: Costurile pe fiecare componenta de cost (daca componenta de cost a fost alocata in etapa de planificare ca o valoare fixa, atunci se completeaza campul Fixed by Period; daca aceasta este rezultatul consumurilor de resurse, prin calculul costurilor unitare inmultit cu consumul, atunci se completeaza campul Spend by Period) Costul Costul estimat ramas daca acesta difera de cel calculat ramas,
66
Monitorizarea Proiectului
Formularul de Monitorizare
Odata ce proiectul a fost planificat si aprobat a se desfasura in aceasta maniera, trebuie stabilita frecventa cu care se va face urmarirea si actualizarea datelor. Aceasta depinde de marimea si complexitatea proiectului, dar mai ales de efectele pe care le pot avea devierile proiectului asupra obiectivelor stabilite. De exemplu, daca frecventa cu care facem monitorizarea unui proiect este lunara si un eveniment perturbator s-a manifestat la inceputul lunii, efectul acestuia se va multiplica pana la sfarsitul lunii cand primim informatia despre aparitia acestui eveniment. Masurile corective care pot fi luate sunt cu atat mai eficiente cu cat informatia despre evenimente este primita mai devreme. Frecventa de actualizare poate fi zilnica daca durata de realizare a proiectului este redusa, saptamanala, pentru majoritatea proiectelor, sau lunara, in cazul in care durata proiectului este relativ mare. Actualizarea proiectelor in Spider Project se realizeaza in Formularul de Monitorizare. Pentru aceasta selectam comanda File, Monitoring, sau apasam butonul Adaugarea activitatilor ce urmeaza a fi actualizate se face selectand comanda Monitoring, Add Activities, sau apasand butonul In fereastra Include in Monitoring se apasa butonul Project Data Date pentru stabilirea datei analiza la care se gaseste proiectului si apoi, din campul To se selecteaza data pana la care se face
actualizarea. Dupa actualizarea si transferul datelor in proiect, data calendaristica Tabela de Monitorizare To va eveni noua data de analiza (Data Date) a proiectului. Adaugarea activitatilor in Tabela de Monitorizare se poate face in doua moduri: Scheduled vor fi adaugate doar activitatile care au fost planificate sa se desfasoare in perioada de monitorizare All vor fi adaugate toate activitatile ramase a se executa in cadrul proiectului. In aceasta situatie, activitatile vor avea urmatoarele date: Pentru activitatile planificate a fi desfasurate in perioada de monitorizare, datele vor fi preluate din proiect Pentru activitatile care au fost planificate sa se desfasoare dupa perioada de monitorizare, datele vor fi: Leave dates blank datele calendaristice ale activitatilor vor fi lasate libere Stabilirea Perioadei de Monitorizare Asume that activities start during period being monitored datele calendarsitice ale activitatilor vor corespunde datelor din perioada de monitorizare In cazul in care dorim sa afisam alocarile de resurse, se va selecta optiunea Show assignment
67
Monitorizarea Proiectului
Formularul de Monitorizare La apasarea butonului Ok din fereastra Include in monitoring Spider j g Project va adauga in Tabelul de Monitorizare doar acele activitati care corespund criteriilor stabilite, grupate pe fazele si responsabilitatile definite in proiect in structura WBS principala.
Actualizarea Activitatilor
Pentru inregistrarea datelor aferente progresului proiectului in perioada de monitorizare, se vor parcurge urmatorii pasi: Inregistrarea datelor de Start si Finish ale activitatilor care sunt in curs de realizare, ori s-au incheiat in perioada de analiza Activitatile din cadrul unui proiect pot fi intr-una din urmatoarele stari: Activitati incepute si terminate Activitati incepute si neterminate p Activitati neincepute Pentru activitatile incepute si terminate in perioada de analiza (corespunzator datelor de Start si Finish din bareta titlu a Formularului de Monitorizare) se procedeaza astfel: Se selecteaza mai intai campul Start of Period. Se apasa de doua ori butonul mouse-ului si se Calendar , , p ( g afiseaza calendarul. Se selecteaza luna, anul, ziua si ora la care a avut loc inceperea activitatii (obligatoriu in intervalul de timp din perioada de analiza) Se selecteaza apoi campul Finish of Period. Se afiseaza calendarul prin dublu click al butonului stanga al mouse-ului. Se se selecteaza luna, anul, ziua si ora la care a avut loc inceperea activitatii (obligatoriu in intervalul de timp din perioada de analiza) Pentru activitatile incepute si neterminate in perioada de analiza (corespunzator datelor de Start si Finish din bareta titlu a Formularului de Monitorizare) se procedeaza astfel: Se selecteaza mai intai campul Start of Period. Se apasa de doua ori butonul mouse-ului si se afiseaza calendarul. Se selecteaza luna, anul, ziua si ora la care a avut loc inceperea activitatii (obligatoriu in intervalul de timp din perioada de analiza) Se selecteaza apoi campul Finish of Period. Se afiseaza calendarul prin dublu click al butonului stanga al mouse-ului. Se selecteaza ziua si ora corespunzator datei Finish a perioadei de analiza In cazul in care in Formularul de Monitorizare sunt incluse activitati neincepute (ramase de realizat), acestea se vor selecta si apoi se vor exclude prin selectarea comenzii Remove from Work Sheet care apare la apasarea butonului dreapta al mouse-ului, dupa ce s-a facut selectia. Inregistrarea Volumului de Activitate realizat Volumul de Activitate poate fi utilizat in doua moduri: Ca Volum Fizic de lucrare (cu unitate de masura) in cazul in care aceasta informatie este disponibila Ca Procent de Realizare (in conditiile in care la nivelul activitatii nu se poate defini o cantitate de lucrare), plaja de variatie fiind cuprinsa intre 0 si 100
68
Monitorizarea Proiectului
Actualizarea Activitatilor Inregistrarea Volumului de Activitate realizat In campul Volume [Done] aferent activitatii selectate, se introduce cantitatea de lucrare real p [ ] executata in perioada de analiza, sau procentul de realizare estimat Automat, se calculeaza cantitatea ramasa sau procentul ramas, in campul Volume [Remaining]. Daca volumul ramas de executat este diferit de cel calculat, atunci se va introduce aceasta informatie in campul Volume [Remaining]. In campul Duration [Spent] se introduce numarul de ore consumat, daca acesta nu coincide cu p [ p ] cel calculat automat din inregistrarea Volumului sau Procentului de Realizare. Automat se calculeaza campul Duration [Remaining]. Daca estimarea pentru durata ramasa de executat este diferita de cea calculata automat de Spider Project, atunci se va introduce aceasta Inregistrarea Datelor si Volumelor Actuale in Formularul de Proprietati informatie. Inregistrarea Consumurilor de Resurse si de Materiale g Pentru Resurse: In campul Quantity [Actual] se introduce numarul de resurse utilizate in cadrul activitatii in perioada de analiza, daca acesta este altul decat cel planificat In campul Resource Hours [Done] se introduce numarul de ore efectiv consumat de , p j fiecare resursa, daca acesta este diferit de cel calculat automat de Spider Project Automat se calculeaza si incarcarea efectiva in campul Work Load [Actual] In cazul in care se poate estima incarcarea efectiva, atunci se inscrie aceasta informatie, iar campul Resource Hours [Done] va fi calculat automat Pentru Materiale: Daca materialele au fost alocate in cantitate fixa, consumul actual se va completa in , p campul Fixed by Period. Automat se va calcula campul Spend by Period si Fixed Remaining. Inregistrarea Consumurilor de Materiale in Formularul de Proprietati Daca cantitatea calculata in campul Fixed Remaining nu coincide cu estimarea pentru consum, atunci se va modifica aceasta cantitate Daca materialele au fost alocate a fi consumate pe ora de activitate sau pe unitatea de p p volum, consumul actual se va completa in campul Spend by Period. Automat se va calcula campul Fixed Remaining.
69
Monitorizarea Proiectului
Actualizarea Activitatilor Inregistrarea Costurilor Daca componentele de cost au fost alocate in valoare fixa, valoarea actuala se va completa in p p campul Fixed by Period. Automat se va calcula campul Spend by Period si Fixed Remaining. Daca valoarea calculata in campul Fixed Remaining nu coincide cu estimarea pentru cheltuieli, atunci se va modifica aceasta valoare Daca componentele de cost au fost alocate pe ora de activitate sau pe unitatea de volum, p p p y p valoarea actuala se va completa in campul Spend by Period. Automat se va calcula campul Fixed Remaining. Datele actuale pot fi importate din fisiere externe sau baze de date, facilitand astfel inregistrarea informatiilor si reducand timpul de lucru.
La incheierea procesului de actualizare, datele se transfera in proiect, creindu-se o noua versiune creindu se de proiect, distincta de cea initiala. In acest fel, Spider Project creaza arhiva de proiect, permitand utilizatorului sa elaboreze analize complexe de tipul variatiilor parametrilor si a variatiei tendintei probabilitatii la succes. Pentru transferul datelor actualizate in modelul de proiect, se selecteaza comanda Monitoring,
Se recomanda ca numarul versiunii proiectului sa fie crescut cu o unitate Se recomanda sincronizarea datelor celor trei scenarii optimist, cel mai probabil, pesimist, in vederea stabilirii tendintelor la succes ale proiectului Datele actuale sunt transferate in modelul proiectului Se reface calculul planificarii si se salveaza noua versiune de proiect Datele inregistrate privind performantele proiectului sunt stocate in tabela Performance Archive ce va fi folosita in viitor pentru estimarea cu mai mare acuratete a proiectelor
70
Analiza Variatiilor
Analiza Variatiilor parametrilor proiectului se realizeaza prin elaborarea rapoartelor grafice sau tabelare de variatie. Inainte insa de a face aceasta analiza, vom verifica daca optiunea Calculate Variance Trends a fost bifata la nivelul radacinii structurii WBS, sau la nivelul fazei pe care dorim sa o analizam Pentru aceasta se selecteaza comanda Report, Variance Trends, Diagram, sau Table. In cazul in care dorim sa analizam in mod grafic tendinta variatiilor, se va afisa fereastra
Se selecteaza parametrul sau parametrii ce se doresc a fi analizati si se transfera in panoul din dreapta ferestrei Se apasa butonul Next si se defineste dimensiunea graficului si culoarea cu care va fi afisata variatia parametrului La apasarea butonului Ok in graficul Gantt al Activitatilor sau Ok, Resurselor este afisat graficul de variatie dorit.
Selectati optiunea
Spre deosebire de alte sisteme software de managementul proiectelor, Grafice de Tendinta Variatiilor pentru Cost Total si Finish Spider Project calculeaza nu numai indicatorii Earned Value, dar tine si un istoric al evenimentelor, oferind tendinte si previziuni ale acestora. Analiza Earned Value se poate aplica nu numai la nivelul costului intregului proiect, dar si la nivelul componentelor de cost, centrelor de cost, centrelor de resurse sau centrelor de materiale Analiza Earned Value se realizeaza prin elaborarea rapoartelor grafice sau tabelare. Pentru aceasta se selecteaza comanda Report, Earned Value Analysis, Diagram, sau Table. In cazul in care dorim sa analizam in mod grafic tendinta variatiilor, se va afisa fereastra
Se selecteaza parametrul sau parametrii ce se doresc a fi analizati si se transfera in panoul din dreapta ferestrei Se stabileste unitatea de timp de analiza si factorul de performanta Se apasa butonul Next si se defineste dimensiunea graficului si culoarea cu care va fi afisata variatia parametrului La apasarea butonului Ok, in graficul Gantt al Activitatilor sau Resurselor este afisat graficul de variatie dorit.
Grafice de Tendinta parametrilor Analizei Earned Value Raport Tabelar de Tendinta parametrilor Analizei Earned Value 72
73
Biblioteca de Filtre
Filtru Complex
74
Biblioteca de Formule
Editorul de Formule
Scripturi
Scripturile reprezinta macro-comenzi care se utilizeaza in realizarea cu rapiditate a unor actiuni ce se repeta Scripturile includ comenzi ce realizeaza o actiune individuala In general comenzile se refera la anumite articole meniuri de program sau casete de general, articole, dialog Pentre crearea unui nou script se selecteaza comanda Edit, Script, Create Din biblioteca de scripturi, se apasa butonul Insert
Command
butonul OK Se selecteaza apoi argumentele comenzii script si se executa scriptul, apasand butonul Execute din biblioteca scriptul de scripturi
75
Imprimarea Rapoartelor
Setari de Imprimanta
Din fereastra principala, selectai comanda Options, Printer and Page, sau apasati butonul Se afiseaza caseta de dialog Page Setup din care se selecteaza formatul paginii, orientarea si dimensiunea marginilor paginii Selectati tipul de imprimanta, apasand butonul Printer si stabiliti proprietatile imprimantei Apasati butonul sau selectati comanda Print Preview Apasati butonul pentru stabilirea proprietatilor de imprimare
Setarile Paginii
Salvati setarile de imprimare ca un sablon prin selectarea comenzii Save as Template din meniul Template Utilizarea unui sablon de setari de imprimare se face prin selectarea comenzii Load from Template din meniul Template Se selecteaza sablonul ce urmeaza a fi aplicat si se apasa butonul OK
Imprimare
Setarile de Imprimare
76
Bibliografie
Bibliografie
Curaj A., Apetroae M., Scarlat C., Purnus A.: Practica Managementului Proiectelor, Editura ECONOMICA, Bucuresti, 2004 j , p , , g , , Goldratt, E. M.: Critical Chain. Great Barrington, MA: North River Press, 1997. Liberzon Vladimir, Bazhenov Alexey: Corporate management of IT projects in Russia. Cutter IT Journal, April 2001 Liberzon Vladimir, Archibald Russell: From Russia with Love: Truly Integrated Project Scope, Schedule, Resource and Risk Information or Success Driven Project Management, PMI World Congress EMEA The Hague, 2003 Liberzon Vladimir : Resource Critical Path Approach to Project Schedule Management, 4th PMI Europe Conference Proceedings, London, UK, 6-7 June 2001 L d UK 6 7 J Liberzon Vladimir, Resource Management and PMBOK, Proceedings of the 27th Annual PMI 1996 Seminars & Symposium, Boston Spider Management Technologies: Spider Project Professional User Guide, 2004 Purnus A., Liberzon Vladimir, Spider Project Professional Concepte si Solutii Moderne de Imbunatatire a Performantelor Proiectelor, PM International Conference, Bucharest 2005 Purnus A.: Managementul Proiectelor cu Spider Project, Spider Management Technologies Romania 2006 A: Romania, Purnus A.: Metodologii Moderne n Project Management, Revista Marketwatch nr. 2, 2006 Purnus A., Mihailescu M.: Succesul Proiectelor in Contextul Integrarii Europene intre dorinta si realitate, Workshopul internaional Managementul Proiectelor i integrarea european, UNAP, 2006 Purnus A.: Sisteme Informatice de Managementul Proiectelor, Editura ConsPres, 2008 www.spiderproject.ro www.spiderproject.ru
77