Audit Intern Primaria Municipiului Suceava

Universitatea Ştefan cel Mare
Suceava
Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie Publică

Specializarea: Finanţe Bănci
An: III, grupa I
Audit intern
Prof. Coord.: Student:

Ciubotariu Marius
2011
Prezentarea instituţiei
Primăria Municipiului Suceava este situată pe strada principală B-dul 1 Mai ,Nr. 5A, ,
judeţul Suceava, având codul fiscal: 4244792.
Prmăria Municipiului Suceava este unul din centrele de execuţie bugetară a cărei
sursă de finanţare este este bugetul local, alături de finanţarea venitutrilor proprii realizate
de aceasta precum sponsorizări,fonduri europene dar şi bugetul de stat.
Din cadrul primăriei a fost ales de către echipa de auditori compartimentul de achiziţii
publice pentru realizarea misiunii de audit intern.
Biroul de Achizitii publice si contracte - este compartiment de munca constituit în
cadrul aparatului de specialitate al primarului municipiului Suceava desfăşurîndu-şi
activitatea în locatia Primaria Suceava şi are în componenţă un numar de 6 posturi din
care:
 un post de conducere (şef birou)
 cinci posturi de execuţie, structura posturilor (a funcţiilor) Biroului de Achiziţii
publice fiind prevazut în statul de funcţii;
Biroulu Achiziţii publice şi contracte este subordonat direct directorului Direcţiei
tehnice din cadrul primariei municipiului Suceava;
Misiunea şi scopul Biroului Achiziţii publice şi contracte este atribuirea şi executarea
contractelor de achiziţie publică conform legislaţiei privind achiziţiile publice.
Atribuţiile Biroului Achiziţii publice şi contracte sunt:

 elaborarea programului anual al achiziţiilor publice, pe baza necesităţilor şi
priorităţilor comunicate de celelalte compartimente din cadrul autorităţii
contractante;
 elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activităţii de elaborare a documentaţiei
de atribuire ori, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei
de concurs;
 îndeplinirea obligaţiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea
prevazute de lege;
 aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire;
 constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice
 urmărirea respectării prevederilor legale cu privire la executarea contractelor
de achiziţii publice ; informeaza în scris conducatorul instituţiei ori de câte
ori sunt încălcări sau nu sunt respectate întocmai clauzele prevazute în
contractele de achiziţii publice;
 înregistrează şi conduce evidenţa tuturor contractelor de achiziţii publice
încheiate de către Municipiul Suceava în registrul special de evidenţă a
contractelor aprobat de primarul Ion Lungu.
(NOTA: Contractele de achiziţii publice aflate în derulare la data aprobării
prezentului Regulamentului de Organizare şi Funcţionare vor fi înregistrate în Registrul
de Evidenţă a Contractelor în ordinea cronologica a înscrierii lor).
Registrul de Evidenţă a Contractelor va conţine cel puţin următoarele informaţii: nr. crt.
(din registru), nr. de înregistrare al contractului cu părţile contractante,compartimentul
(care a iniţiat procedura şi care execută contractul), executantul, furnizorul, prestatorul,
data de la care începe executarea contractului şi data limită de finalizare, valoarea
contractului , modificări aduse în timpul executării contractului, observaţii: menţiuni cu
privire la executarea defectuoasă (sau neexecutarea) unor clauze contractuale şi măsurile
luate; rezilierea contractului cu precizarea cauzelor şi a temeiului legal etc.
Competenţele Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt:
 avizează documentaţiile întocmite de compartimentele de muncă cu privire la

organizarea achiziţiilor publice
 avizează contractele de achiziţii publice încheiate de Municipiul Suceava cu
privire la respectarea prevederilor legale în vigoare referitor la procedurile de
atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de executare a lor.
 informează în scris conducatorul instituţiei orice încalcare a prevederilor legale
cu privire la atribuirea, încheierea şi executarea contractelor de achiziţii
publice.
Responsabilităţile Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt :

 răspunde de respectarea prevederilor legale cu privire la atribuirea,încheierea şi
executarea contractelor de achizitii publice in cadrul Municipiului Cluj-Napoca
 Sistemul de relatii ale Biroului de Achiziţii publice şi contracte:
 primeşte informaţii la cerere de la toate compartimentele de munca din primărie
necesare atribuirii, încheierii şi executării contractelor de achiziţii publice
 transmite informaţii, note interne care conţin date sau proceduri de urmat pentru
atribuirea, încheierea şi executarea contractelor de achiziţii publice
 conlucrează direct cu directorul economic privind alocarea resurselor bugetare şi
utilizarea lor conform clauzelor contractuale din contractele de achiziţii publice.

Procedura P01: Iniţierea auditului
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. 196 /15.06.2010
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind

auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale
privind exercitarea activităţii de audit intern, cu modificările şi completările ulterioare şi
a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua o misiune de audit intern
privind achizişiile publice la Direcţia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul
Achiziţii Publice în perioada 20.06.2010-30.09.2010.
Scopul misiunii de audit este de a se asigura că activitatea de achiziţii publice este
foarte bine cunoscută şi stăpânită, din faza iniţierii şi lansării până la livrare şi decontările
finale;programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor
reale,justificative,bugetate şi programate.
Obiectivul misinunii de audit intern este:
1. Organizarea activităţii de achiziţii publice
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind achiziţiile publice de

produse,executare lucrări şi prestare servicii.
Perioada supusă evaluării este 20.06.2010-30.09.2010.
Echipa de audit public este formată din Radu Alexandru, Iftime
Mariana(coordonator).Supervizorul misiunii este Popovici Adrian.
Auditor,
Popovici Adrian

ENTITATEA PUBLICĂ
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Popovici Adrian

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice Data: 15.06.2010
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată DA NU
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea
să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi - X
slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar
- X
putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în
- X
activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau
- X
parţial de Uniunea Europeană?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
- X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
- X
entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel - X
guvernamental?
Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o
- X
unitate din subordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia?
Aveţi breun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau
organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face X -
rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?
Auditor intern,
Popovici Adrian

Nr. 196 / 15.06.2010
NOTIFICAREA
PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Primăria Municipiului Suceava

De la: Serviciul de Audit Public Intern Suceava
Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea de achiziţii publice
Stimate: domnule Ionescu Alexandru
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada

20.06.2010 – 30.09.2010 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema
Activitatea de achiziţii publice.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă
conducerii în ceea ce priveşte funcţionalitatea sistemului de control intern ataşat
activităţii auditate şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea acestuia.
Perioada supusă evaluării este 01.01.2009 – 31.12.2009
Vă rugăm, de asemenea, să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în

timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data şedinţei de
deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:
-prezentarea auditorilor;
-prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
-discutarea programului intervenţiei la faţa locului;
-stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;
-alte aspecte organizatorice necesare desfăşurării misiunii.
Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea
direcţiei, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară:
 cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;
 organigrama instituţiei Primăria Municipiului Suceava;
 regulamentul de organizare şi funcţionare;
 fişele posturilor;
 procedurile scrise care descriu activităţile ce se desfăşoară in cadrul direcţiei;
 rapoartele de audit intern anterioare;
 alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.
Pentru eventualele întrebări privind aceasta acţiune, vă rugăm să contactaţi pe

domnul Popovici Adrian, auditor intern, coordonatorul misiunii .
Cu deosebită consideraţie,
Auditor,
Popovici Adrian
Procedura P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

Întocmit: Popovici Adrian Data: 20.07.2010
COLECTAREA INFORMATIILOR
DA NU OBSERVATII
Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii X -
auditate
Obţinerea organigramei X -
Obţinerea Regulamentului de organizare si funcţionare X -
Obţinerea fiselor posturilor X -
Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exista doar parţial
Identificarea personalului responsabil X -
Obţinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au mai fost
realizate misiuni de
audit intern
Rapoarte elaborate de alte instituţii X -
Procedura P05: Analiza riscului

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Nr.
Obiective Obiecte auditabile Cadrul legislativ Observaţii
crt.
1. ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice care reglementeză activitatea de
ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII achiziţii publice
- Legea nr. 500/2002;
PUBLICE
- Legea nr. 82/1991;
2.Resurse umane ale Serviciului Achiziţii Publice
- H.G. nr. 2185/2004;
3. Dotarea cu tehnica de calcul Serviciului Achiziţii Publice
4.Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii de
lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza
riscurilor şi cuprinde 4 obiecte auditabile, structurate pe un singur obiectiv, care vor fi evaluate în continuare pentru obţinerea
Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern.

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Perioada auditată: 01.01.2009.-31.12.2009
Nr.
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative (identificate) Observaţii
crt.
1. ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice care 1. Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de
ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII reglementeză activitatea de achiziţii publice sunt insuficiente.
PUBLICE achiziţii publice 2.Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de
achiziţii publice nu sunt actualizate conform modificarilor legislative.
3.Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de
achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nu se aplică.
4. Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de
achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiile de conformitate..
2.Resurse umane ale Serviciului 5. Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile
Achiziţii Publice compartimentului.
6. Existenţa unui număr relativ mare de posturi libere(neocupate).
7. Inexistenţa unor programe de pregătire profesională a personalului.
3. Dotarea cu tehnica de calcul 8. Inexistenţa unui program unui sistem informatic care să asiste
Serviciului Achiziţiei Publice activitatea de achiziţii publice.
9. Dotarea cu hard si soft insuficienta.
Nr.
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative (identificate) Observaţii
crt.
10.Lipsa unui responsabil în ceea ce priveşte tehnica de calcul al
Serviciului de Achiziţii publice.
4. Baza de date cu furnizorii de 11. Inexistenţa unei baze de date cu furnizorii de produse/executanţii
produse/executanţii de de lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate.
lucrări/prestatorii de servicii şi 12. Neactualzarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de
preţurile practicate produse/executanţii de lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile
practicate.
13. Inexistenţa unei persoane responsabile a bazei de date cu
furnizorii de produse/executanţii de lucrări/prestatorii de servicii şi
preţurile practicate.
.
NOTĂ: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la
operaţiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din
documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri, analiza acestora se
va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabilă.
În acest studiu de caz au fost identificate 4 obiecte auditabile cărora le-au fost ataşate 13 riscuri.

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI

NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI

Ponderea
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
Factori de risc factorilor de
(Fi) risc
N1 N2 N3
(Pi)
Aprecierea Există proceduri,
Există proceduri Nu există
controlului P1 – 50% sunt cunoscute dar
ce se aplică proceduri
intern – F1 nu se aplică
Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativă - P2 – 30%
scăzut normal mare
F2
Aprecierea Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate

P3 – 20%
calitativă – F3 mică medie mare
Notă:
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de
risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliţi prin normele generale şi
sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu
nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma
ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
În funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile şi
nivelurile de apreciere ale riscurilor.
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ - CLC

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

1. Organizarea registrelor de contabilitate
- există un sistem de proceduri care să reglementeze organizarea X Cadru
registrelor de contabilitate? normativ
- procedurile de lucru existente sunt scrise şi formalizate? X
- procedurile de lucru existente sunt cunoscute şi aplicate de X
personalul compartimentului?
- atribuţiile cuprinse în procedurile de lucru se găsesc în fişele X
posturilor?
- aveţi monografii privind modul de întocmire a registrelor de X
contabilitate?
- aveţi personal specializat responsabil cu întocmirea registrelor X Testare
de contabilitate?
- jurnalele, centralizează şi înregistrează operaţiunile consemnate X Testare
în documente justificative?
- sunt prezentate registrele sub forma unor listări informatice? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar X Testare
- listările informatice respectă prevederile legale d.p.d.v. al X
formatului?
- aveţi un spaţiu adecvat destinat depozitării acestor registre? X
- există un program anual de formare profesională? X
- acest program acoperă toate domeniile? X
Notă:
Chestionarul de luare la cunoştinţă se adresează nivelului general de
management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaţiilor
supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite
existenta si funcţionalitatea controalelor interne din cadrul entităţii.

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr. Obiecte controlului cantitativă calitativă Punctajul
Obiective Riscuri semnificative
crt. auditabile intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
1. 1.ORGANIZAREA 1. Procedurile 1.Procedurile specifice elaborate pentru
ACTIVITĂŢII DE specifice care reglementarea activităţii de achiziţii publice sunt 0,5 3 0,3 1 0,2 1 2
ACHIZIŢII reglementeză insuficiente.
PUBLICE activitatea de 2.Procedurile specifice elaborate pentru 0,5 0,3 0,2
achiziţii publice
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu 2 1 1 1,5
sunt actualizate conform modificarilor legislative.
3.Procedurile specifice elaborate pentru 0,5 0,3 0,2
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu 3 2 1 2,3
sunt cunoscute şi nu se aplică.
4. Procedurile specifice elaborate pentru 0,5 3 0,3 1 0,2 2 2,2
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu
îndeplinesc condiţiile de conformitate..
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr. Obiecte controlului cantitativă calitativă Punctajul
crt. auditabile intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
2.Resurse umane 5. Neadecvarea structurii profesionale a 0,5 0,3 0,2
2 2 2 2
ale Serviciului personalului cu necesităţile compartimentului.
Achiziţii Publice 6. Existenţa unui număr relativ mare de posturi 0,5 0,3 0,2
2 1 1 1,5
libere(neocupate).
7. Inexistenţa unor programe de pregătire 0,5 0,3 0,2
2 1 1 1,5
profesională a personalului.
3. Dotarea cu 8. Inexistenţa unui program unui sistem informatic 0,5 0,3 0,2
3 2 2 5,5
tehnica de calcul care să asiste activitatea de achiziţii publice.
Serviciului 9. Dotarea cu hard si soft insuficienta. 0,5 0,3 0,2
Achiziţiei 1 1 2 1,2
Publice
10.Lipsa unui responsabil în ceea ce priveşte 0,5 0,3 0,2
tehnica de calcul al Serviciului de Achiziţii 1 2 1 1,3
publice.
4. Baza de date 11. Inexistenţa unei baze de date cu furnizorii de 0,5 0,3 0,2
cu furnizorii de produse/executanţii de lucrări/prestatorii de 2 2 2 2
produse/executa servicii şi preţurile practicate.
nţii de 12. Neactualzarea sistematică a bazei de date cu 0,5 0,3 0,2
lucrări/prestatorii
furnizorii de produse/executanţii de 2 2 2 2
de servicii şi
preţurile lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate.
practicate 13. Inexistenţa unei persoane responsabile a bazei 0,5 0,3 0,2
de date cu furnizorii de produse/executanţii de 2 2 2 2
lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate.
NOTĂ:
Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul
evaluează riscurile pe baza informaţiilor şi documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare
la Cunoştinţă - CLC, pe care l-a obţinut de la managementul general şi managementul de linie al structurii auditate, dar şi a expertizei
personale în domeniu şi a informaţiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, în funcţie de resursele
alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaţiei/activităţii respective, în baza
formulei de calcul:
unde:
= punctajul total;
= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
= ponderea criteriilor de risc
Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:

 Riscuri mici 1,0 - 1,7
 Riscuri medii 1,8 - 2,2
 Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate şi din acest motiv auditorii interni aduc
îmbunătăţiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile
pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate.
Din experienţa practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea
auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă,
riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative.

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAŢIILOR) ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA

RISCULUI

Nr. Punctaj
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative
crt. total Clasare OBS.
1.ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice care 1.Procedurile specifice elaborate pentru
ACTIVITĂŢII DE reglementeză activitatea de reglementarea activităţii de achiziţii publice sunt 2 Mediu
ACHIZIŢII PUBLICE achiziţii publice insuficiente.
2.Procedurile specifice elaborate pentru
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt 1,5 Mic Nu
actualizate conform modificarilor legislative.
3.Procedurile specifice elaborate pentru
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt 2,3 Mare
cunoscute şi nu se aplică.
4. Procedurile specifice elaborate pentru 2,2 Mediu
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu
îndeplinesc condiţiile de conformitate..
Nr. Punctaj
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative
crt. total Clasare OBS.
2.Resurse umane ale 5. Neadecvarea structurii profesionale a personalului
Serviciului Achiziţii Publice 2 Mediu
cu necesităţile compartimentului.
6. Existenţa unui număr relativ mare de posturi
1,5 Mic Nu
libere(neocupate).
7. Inexistenţa unor programe de pregătire
1,5 Mic Nu
profesională a personalului.
3. Dotarea cu tehnica de 8. Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste
calcul Serviciului activitatea de achiziţii publice. 2,5 Mare
Achiziţiei Publice
9. Dotarea cu hard si soft insuficienta. 1,2 Mic Nu
10.Lipsa unui responsabil în ceea ce priveşte tehnica
1,3 Mic Nu
de calcul al Serviciului de Achiziţii publice.
4. Baza de date cu furnizorii 11. Inexistenţa unei baze de date cu furnizorii de
de produse/executanţii de produse/executanţii de lucrări/prestatorii de servicii şi 2 Mediu
lucrări/prestatorii de servicii preţurile practicate.
şi preţurile practicate 12. Neactualzarea sistematică a bazei de date cu
furnizorii de produse/executanţii de lucrări/prestatorii 2 Mediu
de servicii şi preţurile practicate.
13. Inexistenţa unei persoane responsabile a bazei de
date cu furnizorii de produse/executanţii de 2 Mediu
lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate.
Notă:
În documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se realizează împărţirea celor 13 de riscuri, grupate pe un singur
obiect auditabile şi 4 obiective, în 3 categorii de riscuri, mici, medii şi mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.În
continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 8, vor intra în
faza de ierarhizare a riscurilor şi vor fi preluate în Tabelul puncte tari şi puncte slabe.

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Consecinţa Grad de
funcţionării- încredere
Nr. Obiecte Puncte nefuncţionării al auditorului OBS
crt. auditabile T/S controlului intern în
intern controlul intern
1. Procedurile 1.Procedurile specifice elaborate
specifice care pentru reglementarea activităţii de
S
reglementeză achiziţii publice sunt insuficiente. Scăzut
activitatea de
1.ORGANIZAREA achiziţii publice 2. Procedurile specifice elaborate Scăzut
ACTIVITĂŢII DE pentru reglementarea activităţii de
ACHIZIŢII S
achiziţii publice nu sunt cunoscute şi
PUBLICE nu se aplică..
3. Procedurile specifice elaborate Scazut
pentru reglementarea activităţii de
S
achiziţii publice nu îndeplinesc
condiţiile de conformitate..
2.Resurse umane ale 4 Neadecvarea structurii profesionale Problemele legate
Serviciului Achiziţii a personalului cu necesităţile de neadecvare ale
Publice compartimentului.. T persoanalului vor Mediu
fi rezolvate prin
programe de
Consecinţa Grad de
funcţionării- încredere
Nr. Obiecte Puncte nefuncţionării al auditorului OBS
crt. auditabile T/S controlului intern în
intern controlul intern
pregătire
profesională
3. Dotarea cu Aplicaţia
5. Inexistenţa unui sistem informatic
tehnica de calcul informatică este
care să asiste activitatea de achiziţii T
Serviciului în faza de testare Ridicat
publice.
Achiziţiei Publice
6. Inexistenţa unei baze de date cu Baza de date este
furnizorii de produse/executanţii de constituta, dar
lucrări/prestatorii de servicii şi T neactualizată
4. Baza de date cu 7. Neactualzarea sistematică a bazei Mediu
furnizorii de de date cu furnizorii de
produse/executanţii produse/executanţii de S
de lucrări/prestatorii lucrări/prestatorii de servicii şi
de servicii şi preţurile practicate.
preţurile practicate 8. Inexistenţa unei persoane Mediu
responsabile a bazei de date cu
furnizorii de produse/executanţii de S
lucrări/prestatorii de servicii şi
Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurate pe 4 de obiecte auditabile şi
Identificarea riscurilor, prin care s-au ataşat 13 riscuri la aceste obiecte auditabile şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma
căreia au fost selectate în vederea auditării 1 obiectiv, 4 obiecte auditabile şi 8 riscuri asociate acestora. În continuare, cele 8 riscuri au fost înlocuite cu obiectele
auditabile selectate (operaţii / activităţi / funcţii programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza
Programului intervenţiei la faţa locului, şi care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în
Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Nr. Obiective
Poziţia
crt. Obiecte auditabile selectate
în RAI
1.ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice care Analiza procedurilor specifice insuficiente elaborate pentru
reglementeză activitatea de achiziţii reglementarea activităţii de achiziţii publice
I. 1.1.1.
ACTIVITĂŢII DE
ACHIZIŢII publice Analiza procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea
activităţii de achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nu se aplică
I. 1.1.2
PUBLICE
Analiza procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea
activităţii de achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiile de I. 1.1.3
conformitate
2.Resurse umane ale Serviciului I. 1.2.1.
Achiziţii Publice Analiza structurii profesionale a personalului cu necesităţile
compartimentului..
Nr. Obiective
Poziţia
crt. Obiecte auditabile selectate
în RAI
Analiza sistemului informatic care să asiste activitatea de
achiziţii publice. I. 1.3.1.
3. Dotarea cu tehnica de calcul Analiza bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de
Serviciului Achiziţiei Publice lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate. I 1.4.1
4. Baza de date cu furnizorii de Analiza actualizării sistematice a bazei de date cu furnizorii de
prod use/executanţii de I 1.4.2
produse/executanţii de lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile
lucrări/prestatorii de servicii şi practicate.
preţurile practicate Analiza persoanei responsabile a bazei de date cu furnizorii de
produse/executanţii de lucrări/prestatorii de servicii şi preţurile I 1.4.3
practicate.
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

DURATA PERSOANELE LOCUL

OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE
(H) IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
Tema generală: Activitatea de achiziţii publice 256
1. Pregătirea misiunii de audit 152
Întocmirea şi aprobarea Ordinului de serviciu 4 Popovici Adrian SAI
Întocmirea şi validarea Declarţiei de independenţă 4 Popovici Adrian SAI
Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea 4 Popovici Adrian SAI
misiunii de audit intern către părţile interesate
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 40 Popovici Adrian SAI
Structură auditată
Elaborarea chestionarului de control intern 8 Popovici Adrian SAI
Elaborarea Listelor de verificare 32 Popovici Adrian SAI
Analiza riscurilor 32 Popovici Adrian SAI
8 Popovici Adrian SAI
Întocmirea programului de audit
8 Popovici Adrian SAI
Întocmirea programului preliminar al intervenţiei la faţa
locului
Organizarea şedinţei de deschidere cu serviciul auditat 4 Popovici Adrian SAI

Structură auditată
4 Popovici Adrian Structură auditată
Redactarea Minutei şedinţei de deschidere
Organizarea şedinţei de închidere cu serviciul auditat 4 Popovici Adrian Structură auditată

Redactarea Minutei şedinţei de închidere 4 Popovici Adrian Structură auditată
2. Intervenţia la faţa locului 36
Obiectivul I 1.1. Efectuarea testelor 16 Popovici Adrian
Organizarea activităţii de 1.2.Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 SAI
achiziţii publice Structură auditată
1.3. Elaborarea FIAP-urilor 8
1.4. Colectarea dovezilor 4
1.5. Revizuirea documnetelor de lucru din punct de vedere 4
al conţinutului şi al formei si întocmirea notei
centralizatoare a obiectivelor auditabile
3. Raportul de audit intern 64 Popovici Adrian

Redactarea şi revizuirea proiectului de Raport de audit 24 Popovici Adrian SAI
intern
Transmiterea proiectului de Raport la structura audiată şi 4 Popovici Adrian SAI
solicitarea de răspuns în 15 zile
Organizarea Reuninunii de conciliere,dacă este cazul 4 Popovici Adrian Structură auditată
Includerea în raportul de audit intern a punctului de vedere 4 Popovici Adrian DAPI

al structurii auditate, finalizarea şi întocmirea sintezei
raportului.
Obţinerea avizării Raportului de conducere a structurii de 8 Popovici Adrian SAI

audit
Obţinerea aprobării Raportului de audit de conducerea 16 Popovici Adrian SAI

entităţii
Transmiterea recomandărilor aprobate, către structura 8 Popovici Adrian SAI

auditată
4. Urmărirea recomandărilor Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor 4 Popovici Adrian SAI
Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărţim intre membri
echipei de auditori activităţile pe care le vor desfăşura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si
procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCUL
Misiunea de audit: Auditarea activităţii de achiziţii publice

Obiectivul I. CONDUCEREA ACTIVITĂŢII FINANCIARE
Nr. Durata
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Nr. lista verificare Auditori
crt. (h)
1. Procedurile specifice care Analiza procedurilor
existente SAP
reglementeză activitatea de (Serviciul
achiziţii publice Interviu adresat şefului 12 Interviu LV 1 Radu Alexandru
Serviciului Achiziţiei Achiziţii
Publice Publice)
2. Resurse umane ale Analiza Statului de
Interviu
Serviciului Achiziţii Publice funcţii SAP 8 LV 1 Radu Alexandru
3. Dotarea cu tehnica de calcul Analiza tehniii de calcul

al Serviciului de Achiziţie Test
Serviciului Achiziţiei SAP 12 LV 1 Radu Alexandru
Publice Publică
Baza de date cu furnizorii de Studierea bazei de date
4. produse/executanţii de de care dispune Serviciul
Achiziţii Publice SAP 4 Interivu LV 1 Radu Alexandru
lucrări/prestatorii de servicii
şi preţurile practicate
Auditor intern,
Popovici Adrian
Procedura P07: Şedinţa de deschidere

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr. Semnătur
Numele Funcţia E-mail
Serviciul telefon a
Popovici Adrian auditor ISJ Suceava 0745882706 www
Radu Alexandru coordonator ISJ Suceava 0740638753 www
Iftime Mariana coordonator ISJ Suceava 0752963265 www
B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;
- Prezentarea şi discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia
acestora. În acelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective, unde
s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut şi unele
comentarii cu privire la complexitatea activităţii Direcţiei Buget şi Contabilitate Internă şi
neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialişti;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare
pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării
informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a
fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea
realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe
intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor
efectuate ş.a.
- Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta;
- Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi
distribuit).
- Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca
urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de
entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile.
Auditori interni, Auditaţi,
Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul 1. CONDUCEREA ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII PUBLICE
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

crt.
1.1. Analiza procedurilor de lucru - -
• Verificarea gradului de acoperire a activităţilor prin procedurile de - -
lucru specifice
- examinarea listei activităţilor pentru realizarea obiectivului - -
- identificarea activităţilor care nu au la bază proceduri de lucru - -
- garantarea cuprinderii în procedurile de lucru a reglementărilor - -
cadrului normativ, aplicabile fiecărei activităţi
- examinarea modelelor de formulare specifice - -
- examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a - -
formularelor
- existenţa exemplelor în acest sens - -
- examinarea sistemului de raportare al activităţii - -
• Confirmarea existenţei activităţilor de control intern in punctele - -
cheie ale procedurii de lucru
• Urmărirea existenţei responsabilităţilor pe faze de întocmire, - -
avizare, aprobare şi pe nivele de execuţie
• Aplicarea principiului dublei semnături - -
• Aprobarea de către persoanele competente - -
• Asigurarea prelucrării datelor în sistem informatizat - -
• Modalitatea arhivarii documentelor - -
• Existenţa componentei de actualizare a procedurilor de lucru - -
• Compararea atribuţiilor din procedurile de lucru cu cele din fişele - -
posturilor
• Verificarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -
responsabilităţi în realizarea activităţilor
• Aprecierea calităţii procedurilor de lucru de către personalul care le - -
utilizează:
- apar disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice a procedurilor? - -
- aveţi propuneri de perfecţionare a procedurilor? - -
- procedurile de lucru sunt corespunzătoare? - -
1.2. Analiza procedurilor specifice care reglementeză activitatea de
achiziţii publice
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
a. existenţa procedurilor specifice corespunzatoare ; X
b. constatarea disfuncţionalităţii în timpul aplicării practice a calităţii X Interviu

procedurilor specifice; nr. 1.1.1
c. existenţa propunerii de perfecţionare a procedurilor specifice;
X
1.3. Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziţii Publice
a. număr mare de posturi neocupate; X

b. corelarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile Interviu
X
compartimentului de achiziţii publice; nr. 1.1.2
c. existenţa şi analiza formelor de pregătire profesională X
1.4. Analiza dotării cu tehnică de calcul a Serviciului Achiziţiei Publice Test nr.
1.1.1
a. analiza sistemului de calcul a Serviciului de achizitie publică; Lista de
b. urmărirea gestionării eficiente a tehnicii de calcul; control
nr. 1.1.1.
c. existenţa modalităţilor de actualizare a tehnicii de calcul a FIAP nr.
Serviciului de achiziţie publică; 1.1.1
1.5. Analiza bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de

a. existenţa bazei de date cu furnizorii/executanţii/prestatorii şi preţurile Interviu
practicate; 1.1.3
b. existenţa modalităţilor de actualizare a bazei de date;
Data: Auditor,
20.07.2010 Popovici Adrian
Procedura P08: Colectarea dovezilor

INTERVIU NR. 1.1.1.
privind
procedurile specifice pentru activitatea Conducerea activităţii de achiziţii publice,
adresat
doamnului Iordache Mihai, şef compartiment achiziţii publice

Nr.
Întrebare DA NU Obs.
crt.
1. Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de X Cadrul normativ
proceduri?
2. Procedurile sunt scrise şi formalizate? X
3. Există responsabil cu realizarea şi actualizarea X
procedurilor?
4. Există corespondenţă între prevederile procedurilor şi X
responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor?
5. Există stabilit prin procedură modul de soluţionare a X
abaterilor?
6. Există responsabili pentru procedurile de lucru? X
7. Consideraţi procedurile folosite corespunzătoare şi X
suficiente?
8. Sunteti de acord cu importanta elaborării procedurilor X
specifice în vederea îmbunătăţirii mediului de control?
9. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect? X
Data:
09.08.2010
Auditor intern, Intervievat,
Popovici Adrian Iordache Mihai
Notă:
În această situaţie, nu se va elabora FIAP deşi s-ar impune, având în vedere că
problema întocmirii şi formalizării procedurilor specifice va fi abordată la toate
obiectivele misiunii de audit intern.
Informaţiile obţinute în cadrul interviului vor fi luate în considerare la redactarea

Raportului de audit intern.

INTERVIU NR. 1.1.2.
privind
adresat
doamnului Manea Vasile, consilier

Nr.
Întrebare DA NU Obs.
crt.
1. Politica de pregătire profesională la nivelul firmei este X Cadrul normativ
in deplină concordanţă cu obiectivele, strategia şi
valorile firmei.?
2. Există colaboratori externi cu experienţă şi accesibili.? X
3. Există responsabil cu formarea, pregătirea şi X
dezvoltarea resurselor umane.?
4. Rezultatele obţinute în urma pregătirii sunt doar de X
conjunctură.?
5. Există propuneri de perfecţionare a personalului? X
6. Există locuri neocupate în cadrul compartimentului de X
resurse umane?
7. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect? X
Data:
09.08.2010
Popovici Adrian Manea Vasile
Notă:
În această situaţie, nu se va elabora FIAP deşi s-ar impune, având în vedere că
problema întocmirii şi formalizării procedurilor specifice va fi abordată la toate
obiectivele misiunii de audit intern.
Informaţiile obţinute în cadrul interviului vor fi luate în considerare la redactarea

TESTUL NR. 1.1.1

Perioada auditată: 01.01.2009-31.12.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activităţii de achiziţii publice

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activităţii de achiziţii publice privind dotarea cu
tehnică de calcul a acestuia
DESCRIEREA TESTULUI:
 Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor
funcţionale ale entităţii şi notele de fundamentare ale acestora, pentru dotarea cu
tehnică de calcul necesară Programului de achiziţii publice pentru anul 2009
 Populaţia este reprezentată din documentele privind întocmirea programului privind
dotarea cu tehnică de calcul , elaborat de compartimentele funcţionale ale entităţii
ceea ce reprezintă un număr redus de documente motiv pentru care le vom analiza în
totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinentă.
 În consecinţă eşationul va fi constituit din referatele de necesitate şi notele de
fundamentare ale compartimentelor funcţionale din cadrul entităţii, deci în proporţie
de 100% din populaţie.
 Testarea a urmărit analiza modului de fundamentare a Programului anual de achiziţii
publice pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziţia 1.4.
Analiza fundamentării Programului de achiziţii publice privind dotarea cu tehnică
de calcul a acestuia:
a. existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate către toate
compartimentele funcţionale;
b. existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcţionale;
c. existenţa aprobărilor pe referatele de necesitate;
d. existenţa notelor de fundamentare ataşate la referatele utilizate la elaborarea
Programului de achiziţii publice privind dotarea cu tehnică de calcul;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr.1.1.1 privind Analiza
activităţii de achiziţii publice pentru dotarea cu tehnică de calcul a acestuia
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.1.1 s-a constatat:
• Compartimnetele funcţionale nu au transmis în totalitate, referate de necesitate.
•Inexistenţa unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentării,
întocmirii şi actualizării Programului de achiziţii publice privind dotarea cu tehnică
de calcul a acestuia.
•Înscrierea în programul de achiziţii publice a unor achiziţii cuprinse în referate, dar
care nu au fost fundamentate şi/sau aprobate.
CONCLUZII:
În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.1.
LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1
privind
Analiza activităţii de achiziţii publice privind dotarea cu tehnică de calcul a acestuia
Elemente testate Solicitarea referatelor Compartimentele Referatele de necessitate Referatele de

de necessitate ale funcţionale au au avizele persoanelor necesitate au ataşate
compartimentelor transmis referate responsabile note de fundamentare
funcţionale ale enitităţii de necesitate
Elemente eşantionate
Compartiment funcţional 1 FIAP

X X FIAP
Compartiment funcţional 2 FIAP FIAP
X X
Compartiment funcţional 3 FIAP FIAP
X X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.1.1

PROBLEMA
Elaborarea programului de achiziţii publice privind dotarea tehnică de calcul, fără
realizarea unei fundamentări temeinice conform cadrului normativ în vigoare
CONSTATARE
Activitatea de achiziţii publice se desfăşoară pe baza unui program anual de
achiziţii publice, nefundamentat corespunzător, respectiv fără referatele de necesitate şi
notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate
necesităţile de dotare tehnică de calcul.
CAUZE
• nerespectarea prevederilor art.2, alin.1 din Normele de aplicare a O.U.G. nr.60/2001
privind achiziţiile publice aprobate prin H.G. nr.461/2001
•neasigurarea prin fişa postului a responsabilităţilor delegării competenţelor şi
separării sarcinilor
•efectuarea fundamentării şi elaborării programului de către personae fără o preăatire
corespunzătoare
• inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate
CONSECINŢE
• Imposibilitatea oferii unei imagini de ansamblu aspura volumului necesităţilor entităţii
şi a gradului de prioritatea a acestora, resultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi
servicii indinspensabile desfăşurării activităţii curente în favoarea altora care nu erau
strict necesare.
• Crearea de stocuri supranormative şi imobilzate de fonduri finaciare.
RECOMANDĂRI
• stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul
• întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi actualizarea
sistematică a acestora
• completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate
privind conţinutul referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi
sitemul de centralizare şi prioritizare achiziţiei solicitate
• instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în
activitatea dotării tehnicii de calcul.
INTERVIU NR. 1.1.3.
privind
adresat
doamnei Viorica Stanciu, şef serviciu achizitii publice

Nr.
Întrebare Răspuns
crt.
1. Activitatea de realizarea a bazei de date proprii este Nu, dar în urma discuţiilor cu
repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul auditorii a fost elaborată o decizie
Serviciului de achiziţii publice? prin care este numită o persoană cu
această responsabilitate cu
pregătire în domeniu, şi urmează a
se actualiza corespunzător fişei
postului
2. Există procedură specifică, scrisă şi formalizată, Nu, dar persoană care a primit
privind realizarea bazei de date proprii? această responsabilitate va avea
sarcina elaborării procedurii, în
termen de trei luni.
3. Există o bază de date proprie actualizată care să pună la Da, şi o consider suficient de
dispoziţie cea mai completă documentaţie cu privire la completă şi acoperitoare nevoilor
toate achiziţiile efectuate? entităţii noastre.
4. Există un istoric pe fiecare furnizor/executant/prestator Da, şi cu ocazia actualizării
din baza de date? sistematice sunt eliminate
informaţiile mai vechi de 2 ani.
5. Se folosesc şi alte mijloace de informare de moment? Da, Serviciul achiziţii publkice
dispune continuu de diverse
materiale publicitare, dar baza o
constituie publicaţia Paginii aurii şi
informaţiile ce se găsesc pe
internet.
6. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect? Nu.
Data:
09.08.2010
Popovici Adrian Viorica Stanciu
Notă:
Informaţiile primite în cadrul interviului vor fi cuprinse în Raportul de audit
intern.
Pe baza răspunsurilor celui intervievat nu s-a elaborat FIAP.
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE

LUCRU

Întocmit: Popovici Adrian Data 20.07.2010
Ob. Există
Constatarea Document justificativ
nr. Da Nu
1. La nivelul entităţii auditate s-au constat următoarele - ROF-ul Direcţiei
probleme minore: procedurile de lucru nu sunt scrise şi X
formalizate, nu există corespondenţă între prevederile
procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele
posturilor, nu există stabilit prin procedură modul de
soluţionare a abaterilor şi nu există responsabili pentru
aceste proceduri de lucru.
2. La nivelul entităţii nu există colaboratori externi cu - Structura compartimnetului X
experienţă şi accesibili şi sunt locuri neocupate în cadrul de Resurse umane
compartimentului de resurse umane
3. La nivelul entităţii activitatea de achiziţii publice se -Programul de achiziţii publice X

desfăşoară pe baza unui program anual de achiziţii pe anul 2009
publice, nefundamentat corespunzător, respectiv fără
referatele de necesitate şi notele de fundamentare ale
tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate
4. La nivelul entităţii activitatea de realizare a bazei de - Fişele posturilor din cadrul X

date proprii nu este repartizată prin fişa postului unei Serviciului Achiziţii Publice
persoane din cadrul Serviciului de achiziţii publice.
Deasemenea nu există procedură specifică, scrisă şi
formalizată, privind realizarea bazei de date proprii.
Auditor intern,
Popovici Adrian
Procedura P11: Şedinţa de închidere
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:
Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publică
Întocmit: Popovici Adrian Data 30.08.2010
Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Serv. De Audit Public Intern al 07458827 www
Popovici Adrian auditor
judetului Suceava 06
Radu Alexandru coordonator
Iftime Mariana coordonator
Viorica Stanciu Primăria Municipiului Suceava www
şef serviciu
-
achizitii publice
Şef Primăria Municipiului Suceava www
Iordache Mihai -
compartiment
Manea Vasile Consilier Primăria Municipiului Suceava - www
B. Concluzii:
 În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru

fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate
cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor, eventualelor consecinţe, şi au
fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.
 În cadrul Şedinţei de închidere structura auditata şi-a însuşit în totalitate
constatarile şi recomandările formulate de echipa de auditori.
 În consecinţă, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit
intern final, care va fi pregătit pentru aprobare şi difuzare structurii auditate.
 Raportul de audit intern va fi însoţit de o SINTEZĂ care va conţine principalele
constatări şi recomandări ale echipei de auditori interni şi concluziile generale pentru
activitatea financiar-contabilă auditată.
 Structura auditată se angajează să completeze Planul de acţiune şi Calendarul
implementării recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu
implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Notă:
Datorită acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor formulate de
echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit

PLANUL DE ACŢIUNE
ŞI CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR
OBIECTE RECOMANDĂRI ACŢIUNI / MĂSURI TERMENE RESPONSABILI
AUDITABILE
Obiectivul nr.1. Conducerea activităţii de achiziţii publice
Procedurile specifice 1. Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru - Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru 31.12.2010 Responsabil
care reglementeză
activitatea de achiziţii 2. Modul de soluţionare a abaterilor - Soluţionarea tuturor abaterilor 31.12.2010 procedură
publice 3. Existenţa unei corespondenţe între prevederile - Realizarea corespondenţei între prevederi şi 31.01.2011
procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele responsabilităţi
posturilor
Activitatea resurselor 4. Existenţa unor colaboratori externi cu experienţă şi - Încheierea de noi contracte cu colaboratori 31.12.2010 Director
umane ale Serviciului accesibili externi cu experienţă şi accesibili Resurse umane
Achiziţii Publice
5. Ocuparea tuturor locurilor vacante din cadrul - Angajarea de personal nou pe locurile vacante 31.12.2010
compartimentului de resurse umane
Activitatea dotării cu 6. Fundamentarea programului anual de achiziţii publice - Elaborarea programului anual de achiziţii 31.12.2010 Responsabil cu
tehnică de calcul a publice dotarea tehnică a
Serviciului Achiziţiei
Publice bazei de calcul
Activitatea bazei de 7. Consemnarea în fişele de post a tuturor sarcinilor de - Întocmirea corect a fişelor de post privnd 31.12.2010 Responsabil baza
date cu furnizorii de lucru sarcinile de lucru
produse/executanţii de de date
lucrări/prestatorii de
servicii şi preţurile
practicate
8.Existenţa unei proceduri specifică, scrisă şi Eloborarea unei proceduri specifice, scrise şi 31.12.2010
formalizată, privind realizarea bazei de date proprii. formalizate privind realizarea bazei de date proprii
Procedura P15: Raport de audit

RAPORT DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituită din: Popovici Adrian , Radu Alexandru,

Iftime Mariana
Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.06.2010.
Cadrul legal al acţiunii de auditare l-a reprezentat:

- Planul de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea SERVICIUL DE AUDIT
PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de
aplicare a Legii nr. 672/2002.
Durata misiunii de audit: 20.07.2010 – 30.09.2010

Perioada auditată: 01.01.2009 – 31.12.2009
Scopul acţiunii de auditare constă în:
Evaluarea activităţii de achiziţii publice de la nivelul entităţii în ceea ce priveşte

respectarea condiţiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a adăuga
valoare prin formularae recomandărilor, iar în cazul identificării unor iregularităţi,
de a se corecta.
Obiectivul acţiunii de auditare a urmărit:

Conducerea activităţii de achiziţii publice.
Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.
Tehnicile de audit intern utilizate:

 verificarea se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei
înregistrărilor în contabilitate a documentelor şi a concordanţei cu legile şi
regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin
următoarele tehnici de verificare:
- comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea
lor din două sau mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii
diferite de înregistrări;
- confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse
independente cu scopul validării acestora;
- garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de
la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;
- urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative
spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în
totalitate a tranzacţiilor.
Alte tehnici de audit:

 observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de
întocmire şi emitere a documentelor;
 interviul, note de relaţii: se realizează de către auditorii interni prin
intervievarea persoanelor auditate, implicate şi interesate şi informaţiile
primite, care trebuie să fie susţinute de documente. Pentru eventualele
explicaţii suplimentare se solicită note re relaţii scrise.
 analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate şi măsurate distinct.
Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

 Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii
referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea
entităţii/structurii auditate;
 Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în
activitatea de identificare obiectivă a disfuncţiunilor şi cauzelor reale ale
acestora;
 Listă de verificare - LV: utilizată pentru stabilirea condiţiilor de regularitate
pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set
de operaţii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activităţile de
control intern încorporate în proceduri, existenţa responsabilităţilor pentru
efectuarea acestora şi permite stabilirea testelor de conformitate atunci când
sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi.
Documentele examinate în cadrul Primăriei Burdujeni Suceava privind

activitatea financiar-contabilă au vizat documentaţia aferentă perioadei auditate,
respectiv:
- Programul de achiziţii publice întocmit şi aprobat;
- ROF-ul şi fişele posturilor;
- Legislaţia în vigoare privind achiziţiile publice;
- Contractele de achiziţii publice încheiate şi documentaţia aferentă care a stat la
baza întocmirii lor;
Documentele elaborate pe timpul auditării activităţii, în principal sunt:

- analiza riscurilor;
- tabelele punctelor tari şi slabe;
- tematica în detaliu a misiunii de audit;
- programul de audit intern;
- programul intervenţiei la faţa locului;
- liste de verificare structurate pe obiective;
- teste;
- liste de control;
- fişe de identificare şi analiză a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;
- raportul preliminar de audit intern;
- minutele şedinţelor de deschidere, de închidere şi de conciliere;
- raportul final de audit intern;
- planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor;
- fişa de urmărire a implementărilor recomandărilor.
Organizarea Centrului de Execuţie Bugetară Primăriei Municipiului Suceava:

Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 6 salariaţi, din care 2 au
reprezentat posturi de conducere în conformitate cu atribuţiile de serviciu organigrama
şi Regulamentului de organizare şi funcţionare.
Pentru toţi salariaţii există fişe ale posturilor prin care s-au stabilit atribuţiile de
serviciu, relaţiile ierarhice de subordonare şi relaţiile de colaborare dintre diferitele
persoane/compartimente.
Principalele activităţi desfăşurate în cadrul instituţiei sunt următoarele:
- stabilirea necesarului de achiziţii publice;
- elaborarea Programului anual de achiziţii publice;
- efectuarea licitaţiilor;
- încheierea contractelor de achiziţie;
- urmărirea executării contractelor de achiziţii.
II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI
Activitatea de auditare privind achiziţiile publice a pornit de la organizarea

Serviciului achiziţii publice, respectiv resursele umane de care dispune, existenţa şi
gradul de actualizare a bazelor de date pe care le utilizează şi a programului de achiziţii
publice elaborat.
Evaluarea respectării condiţiilor de conformitate şi regularitate pornind de la
iniţierea şi derularea achiziţiilor publice şi până la concretizarea efectivă a acestora şi s-a
materializat în elaborarea listelor de verificare, verificărilor prin listele de control,
interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaţii, prin care s-au identificat o
serie de probleme şi iregularităţi care au fost inscrise ăn formularele de constatare
( FIAP-uri).
Analiza activităţii de achiziţii publice a impus evaluarea cadrului procedural
existent, care stă la baza organizării şi funcţionării sistemului.
II. 1. Conducerea activităţii de achiziţii publice
II. 1.1. Analiza procedurile specifice care reglementeză activitatea de achiziţii publice
Echipa de auditori interni a testat existenţa şi completitudinea procedurilor de lucru

privind activitatea de achiziţii publice (Interviu nr. 1.1.1) din care a rezultat faptul că la
nivelul entităţii procedurile de lucru nu sunt scrise şi formalizate, nu există o
corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele
posturilor şi nu este stabilit prin procedură modul de soluţionare a abaterilor şi nu există
responsabili pentru aceste proceduri de lucru.
CONSTATARE
• nu există colaboratori externi cu experienţă şi accesibili şi sunt locuri neocupate în
cadrul compartimentului de resurse umane
CAUZE
• dezinteres din partea personalului entităţii auditate
CONSECINŢE
• există riscul apariţiei unor nereguli datorita procedurilor de lucru scrise şi formalizate.
• nerespectarea prevederilor legislaţiei privind fişa postului
RECOMANDĂRI
•Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru

•Modul de soluţionare a abaterilor
• Existenţa unei corespondenţe între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin
fişele posturilor
II. 1.2. Activitatea resurselor umane ale Serviciului Achiziţii Publice
Echipa de auditori interni a testat activitatea resurselor umane ale serviciului

Achiziţii publice (Interviu nr. 1.1.2)
CONSTATARE
• Nu există o corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite
prin fişele posturilor .
• Nu este stabilit prin procedură modul de soluţionare a abaterilor .
• Nu există responsabili pentru aceste proceduri de lucru.
CAUZE
• inexistenţa procedurilor de lucru scrise şi formalizate;
• lipsa unor responsabilităţi clare, stabilite prin fişa postului.
CONSECINŢE
• nerespectarea prevederilor legislaţiei privind fişa postului
RECOMANDĂRI
•Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru

•Modul de soluţionare a abaterilor
• Existenţa unei corespondenţe între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin
fişele posturilor
II 1.3 Activitatea dotării cu tehnică de calcul a Serviciului Achiziţiei
Publice
Echipa de auditori a analizat dotarea cu tehnică de calcul a Serviciului Achiziţii

Publice prin prisma Testului nr. 1.1.1., a Listei de control nr. 1.1.1. şi a FIAP-ul nr. 1.1.1.
CONSTATARE
Activitatea de achiziţii publice se desfăşoară pe baza unui program anual de
achiziţii publice, nefundamentat corespunzător, respectiv fără referatele de necesitate şi
notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate
CAUZE
• nerespectarea prevederilor art.2, alin.1 din Normele de aplicare a O.U.G. nr.60/2001
privind achiziţiile publice aprobate prin H.G. nr.461/2001
•neasigurarea prin fişa postului a responsabilităţilor delegării competenţelor şi separării
sarcinilor
•efectuarea fundamentării şi elaborării programului de către personae fără o preăatire
corespunzătoare
• inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate
CONSECINŢE
• Imposibilitatea oferii unei imagini de ansamblu aspura volumului necesităţilor entităţii
şi a gradului de prioritatea a acestora, resultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi
servicii indinspensabile desfăşurării activităţii curente în favoarea altora care nu erau
strict necesare.
• Crearea de stocuri supranormative şi imobilzate de fonduri finaciare.
RECOMANDĂRI
• stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul
• întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi actualizarea
sistematică a acestora
• completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate
privind conţinutul referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi
sitemul de centralizare şi prioritizare achiziţiei solicitate
• instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în
II. 1.4. Activitatea bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de
Echipa de auditori interni a testat activitatea bazei de date cu furnizorii de

produse/executanţii de lucrări/prestări de servicii şi preţurile practicate (Interviu nr. 1.1.3)
CONSTATARE
• Nu există realizată o baza de data proprie care sa fie repartizată prin fişa postului
• Nu există o procedură specifică, scrisă şi formalizată privind realizarea bazei de date
propii .
CAUZE
• inexistenţa procedurilor de lucru scrise şi formalizate;
• inexistenţa unei baze de date propii
CONSECINŢE
• există riscul aparişiei unor nereguli datorită procedurilor scrise şi formalizate privind
realizarea bazei de date proprii
RECOMANDĂRI
• Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru

• Existenţa unei baze de date proprii
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in

detaliu a misiunii de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor
efectuate în etapa de colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata
locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de
lucru, interviuri, liste de control si in urma analizei si interpretării acestora s-au
elaborat FIAP-uri care au condus la recomandările şi concluziile cuprinse in Raportul
de audit intern.
Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune si
Calendarul implementării recomandărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori
stadiul implementării acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor şi evaluărilor efectuate apreciază
Activitatea achizitii publice, conform grilei prezentate în continuare.
APRECIERE
Nr.
OBIECTIVUL DE
crt. FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
1. Conducerea activitatii
X
achizitii publice
Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările

auditorilor interni, în şedinţele de închidere şi conciliere al misiunii de audit intern,
apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi posibil de implementat în practică.
De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind
Activitatea achizitii publice se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de
implementare a funcţiei de audit intern în entităţile publice.
Structura auditată are obligaţia să respecte Programul de acţiune şi Calendarul de
implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele
stabilite şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării
acestora.
Data: 30.09.2010 Auditor,

Popovici Adrian
Notă: Precizăm că în practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare

pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagină, atât de auditorii interni, cât şi
de supervizorul misiunii.
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea achizitii publice s-a desfăşurat în

conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale
privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 şi
a normelor specifice aprobate de conducerea entităţii.
Misiunea de audit intern s-a realizat în baza Planului de audit intern pe anul 2009,
aprobat de conducerea entităţii, perioada auditată fiind 01.01.2009 – 31.12.2009 şi a fost
efectuată, în perioada 20.06.2010-30.09.2010.de către auditorul intern Popovici Adrian.
Echipa de auditori interni în baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, şi
a evaluărilor realizate privind Activitatea achizitii publice, structurată pe un singur
obiectiv stabilit pentru derularea misiunii, apreciază funcţionalitatea sistemului de control
intern, după cum urmează:
APRECIERE
Nr.
OBIECTIVUL DE
crt. FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
1. Conducerea activitatii achizitii publice X
II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI
Principalele constatări şi recomandări rezultate din evaluarea auditorilor interni

sunt cele prezentate în continuare:
Constatare 1: La nivelul enitatii nu există colaboratori externi cu experienţă şi accesibili

şi sunt locuri neocupate în cadrul compartimentului de resurse umane
Recomandare 1: Echipa de auditori recomandă elaborarea şi formalizarea procedurilor de

lucru, modul de soluţionare a abaterilor precum si existenţa unei corespondenţe între prevederile
procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor
Constatare 2: Nu există o corespondenţă între prevederile procedurilor şi

responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor, nu este stabilit prin procedură modul de
soluţionare a abaterilor si nu există responsabili pentru aceste proceduri de lucru.
Recomandare 2: În urma analizei acestei activităţii auditorii au formulat următoarele

recomadări: elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru, soluţionarea abaterilor si existenţa
unei corespondenţe între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele
posturilor.
Constatare 3: Activitatea de achiziţii publice se desfăşoară pe baza unui program anual
de achiziţii publice, nefundamentat corespunzător, respectiv fără referatele de necesitate
şi notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate
Recomandare 3:În urma analizei acestei activităţii auditorii au formulat următoarele

recomadări: stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul,
întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi actualizarea
sistematică a acestora, completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu
procedurile elaborate privind conţinutul referatelor de necesitate, modul de încadrare în
cadrul normativ şi sitemul de centralizare şi prioritizare achiziţiei solicitate precum si
instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în
Constatare 4: Nu există realizată o baza de data proprie care sa fie repartizată prin fişa
postului si nu există o procedură specifică, scrisă şi formalizată privind realizarea bazei
de date propii .
Recomandare 4: In urma analizei acestei activităţii auditorii au formulat următoarele

recomadări: elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru si existenţa unei baze de date
proprii
III. CONCLUZII
Evaluarea ACTIVITĂŢII ACHIZITII PUBLICE din cadrul Direcţiei Buget şi

Contabilitate Internă, în baza testelor şi analizelor efectuate, permit auditorilor
interni să emită o asigurare rezonabilă managementului general privind calitatea
sistemului de control intern al activităţii auditate, nefiind identificate obstacole în
funcţionarea acesteia.
Echipa de auditori interni prin analiza activităţilor auditabile şi evaluările realizate
în etapa de intervenţie la faţa locului, a elaborat un număr de 8 recomandări, aferente
obiectivului misiunii de audit intern.
Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o
reprezintă elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor operaţionale, scrise şi
formalizate, pentru întreaga activitate a direcţiei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor
de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea şi utilizarea în conducerea
curentă a Registrului riscurilor – care reprezintă setul de recomandări majore.
Data Auditor intern,

30.09.2010 Popovici Adrian
Procedura P17: Urmărirea recomandărilor

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
ENTITATEA PUBLICĂ AUDIT INTERN ISJ Data: …

Raport de
Misiunea de audit public intern:
PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SUCEAVA audit nr.
ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE
X/……2010
Data
Nr. Parţial Neimplement planificată /
Recomandarea Implementat
crt. implementat at Data
implementării
Obiectivul nr. 1. Conducerea activităţii financiare
1. 1. Elaborarea şi formalizarea procedurilor de lucru X 31.12.2010
2. 2. Modul de soluţionare a abaterilor X 31.12.2010
3. 3. Existenţa unei corespondenţe între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite
X 31.12.2010
prin fişele posturilor
4. 4. Existenţa unor colaboratori externi cu experienţă şi accesibili
X 31.12.2010
5. 5. Ocuparea tuturor locurilor vacante din cadrul compartimentului de resurse umane

X 31.12.2010
6. 6. Fundamentarea programului anual de achiziţii publice X 31.12.2010
7. 7. Consemnarea în fişele de post a tuturor sarcinilor de lucru X 31.12.2010
8. 8.Existenţa unei proceduri specifică, scrisă şi formalizată, privind realizarea bazei de date 31.12.2010
proprii. X
Instrucţiuni Entitatea/structura auditată
1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în Primăria Municipilui Suceava
raportul de audit
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial Data şi semnătura conducătorului:
implementat, neimplementat Viorica Stanciu
3. Introduceţi data planificată pentru implementare în Raportul de Data şi semnătura auditorilor interni:
audit şi data implementării Popovici Adrian
Procedura P18: Supervizarea
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă

Întocmit: Popovici Adrian
Propunerea şefului Revizuirea răspunsurilor

structurii de audit/ auditorilor de către şeful
Nr. Răspunsul
Lucrarea supervizorului misiunii, ca structurii de
crt. auditorilor
urmare a revizuirii audit/supervizorului
documentului misiunii de audit intern
1. Declaraţia de
Nu există incompatibilitate De acord De acord
independenţă
2. Analiza riscurilor Să se întocmească la
obiectivul 2 obiectul De acord, a fost
De acord
auditabil Evidenţa tehnic introdus
operativă
3. Analiza riscurilor Ataşarea operaţiilor De acord, riscurile
corespunzătoare riscurilor semnificative au
semnificative la obiectele fost înlocuite in
auditabile documentul
Tematica în detaliu
De acord
a misiunii de audit
intern cu operaţiile
auditabile
corespunzătoare
….
….
….
Intervenţia la faţa
locului – Activitatea
De acord, s-a
de dotare a tehnicii Vă recomand să elaboraţii
elaborat FIAP De acord
de calcul a un FIAP
nr. 1.1.1.
Serviciului de
Achizitii Publice
Interviu 1.1.1 Gasirea unor modalitati de De acord, se va lua
solutionare a abaterilor in discutie la
De acord
urmatoarele
sedinte.
Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii
Şeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare şi

îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit, adică respectarea normelor metodologice, a
Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor şi a bunei practici
internaţionale de către toţi auditorii interni.
Prin Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii se realizează o evaluare prin
adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale a programului de
calitate.
Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea
de controale permanente de către şeful structurii de audit intern, prin care acesta
examinează eficacitatea normelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a
calităţii misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea
Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape din derularea
misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit
intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin
întocmirea Fişei de evaluare a misiunii de audit intern.
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Perioada misiunii: 20.06.2010 – 30.09.2010
Auditor evaluat: Popovici Adrian Luat la cunoştinţă:
Data:
Bugetul de timp planificat: 256 ore
Bugetul de timp efectiv: 256 ore
1 2 3 4 5 Observaţii
În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi
controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a x
estimat corespunzător riscurile activităţii
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor
x
misiunii în cadrul bugetului de timp alocat
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în
x
mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi
x
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de
x
audit intern
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în
x
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp x
Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările
x
când au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate x
Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,
respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme x
identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte x
Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului x
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
x
competente, relevante şi folositoare
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate
x
cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat x
Nivel de productivitate personală al auditorului intern. x
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizată şi de conducerea structurii
auditate căreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o
apreciere asupra desfăşurării misiunii de audit şi a modului de implicare al auditorilor
interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin
Fişa de evaluare a misiunii de audit intern întocmită de către structura auditată.


Perioada misiunii: 20.06.2010 – 30.09.2010
Întocmit: Viorica Stanciu, Viorica Stanciu Primăria Municipiului Suceava

DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ
Nr. Note
Obiectiv auditat Obs.
crt. 1 2 3 4 5
1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul X
misiunii
2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de X
efectuat
3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la X
îmbunătăţirea unora deja existente
4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privind X
modul de desfăşurare
5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanta cu X
activităţile desfăşurate
6. Constatările au fost prezentate într-o maniera logică, X
structurată, dinamică şi interesantă
7. S-a răspuns în toate cazurile la întrebările legate de X
misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea
de concluzii relevante
8. Misiunea a fost desfăşurată adecvat, intervenţia la fata X
locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate
9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X
a fost util în găsirea de soluţii la probleme
10. Cum evaluaţi în general misiunea de audit X
11. Consideraţi ca obiectivele de audit stabilite au privit X
activităţile cu riscuri majore
12. In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate
constatările şi recomandările când au fost identificate X
probleme
13. A existat o buna comunicare intre auditor şi auditat X
14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional X
15. Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut
cel mai mult
- Calitatea discutiilor
- Modul in care s-au desfasurat sedintele ce au avut loc pe parcursul auditarii
- Seriozitatea auditorilor
16. Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 2 aspecte care v-au
plăcut cel mai puţin
- Sedintele care au avut loc au fost scurte, nu din vina auditatului
- Presiunea creată în subinconştient de faptul că unitatea noastră este auditată
17. Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate
Nu sunt comentarii.
18. Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de audit
Calitatea procedurilor privind achizitiile publice elaborate in urma recomandarilor.
19. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
 1 pentru nesatisfăcător;
 2 pentru slab;
 3 pentru satisfăcător;
 4 pentru bine;
 5 pentru foarte bine.
Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.
Sef compartiment achizitii publice, Primăria Municipiului Suceava

Viorica Stanciu
Data: 30.09.2010
Luat la cunoştinţă, auditori interni:

Popovici Adrian
Data: 30.09.2010

Audit Intern Primaria Municipiului Suceava

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Audit Intern Primaria Municipiului Suceava

Încărcat de

Drepturi de autor:

Universitatea Ştefan cel Mare

Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie Publică

Prof. Coord.: Student:

Atribuţiile Biroului Achiziţii publice şi contracte sunt:

Competenţele Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt:

 avizează documentaţiile întocmite de compartimentele de muncă cu privire la

Responsabilităţile Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt :

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind achiziţiile publice de

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Nume şi prenume: Popovici Adrian

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată DA NU

Procedura P03: Iniţierea auditului

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Către: Primăria Municipiului Suceava

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea de achiziţii publice

Stimate: domnule Ionescu Alexandru

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada

Vă rugăm, de asemenea, să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în

Pentru eventualele întrebări privind aceasta acţiune, vă rugăm să contactaţi pe

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

Aprecierea Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ - CLC

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

- există un program anual de formare profesională? X

- acest program acoperă toate domeniile? X

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAŢIILOR) ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

DURATA PERSOANELE LOCUL

Organizarea şedinţei de deschidere cu serviciul auditat 4 Popovici Adrian SAI

Organizarea şedinţei de închidere cu serviciul auditat 4 Popovici Adrian Structură auditată

3. Raportul de audit intern 64 Popovici Adrian

Includerea în raportul de audit intern a punctului de vedere 4 Popovici Adrian DAPI

Obţinerea avizării Raportului de conducere a structurii de 8 Popovici Adrian SAI

Obţinerea aprobării Raportului de audit de conducerea 16 Popovici Adrian SAI

Transmiterea recomandărilor aprobate, către structura 8 Popovici Adrian SAI

4. Urmărirea recomandărilor Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor 4 Popovici Adrian SAI

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea activităţii de achiziţii publice

3. Dotarea cu tehnica de calcul Analiza tehniii de calcul

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice