Eprocurement Pres

E-procurement, integracin y colaboracin en la relacin proveedor-cliente.
Lderes en Sistemas de Informacin
Agenda
Madrid Barcelona Gijn San Sebastin Bilbao Aveiro Lisboa
1. Introduccin 2. Los Sistemas ERPs 3. La Empresa Extendida 4. El ERP Extendido o ERP II 5. E-business: Negocio Electrnico 6. E-procurement 7. Conclusiones
Introduccin
La introduccin de los Sistemas de Informacin (SI) y de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) en las relaciones empresariales han obligado a las empresas a replantearse sus procesos de gestin, tanto externos como internos, llegando incluso a establecer nuevas formas de organizacin. En un principio, el papel de los SI y de las TIC fue la integracin diferentes reas de de la la informacin procedente de las empresa en un nico sistema.
Introduccin
En la
la
actualidad, de
esa
integracin
se
extiende clientes
la
informacin generada por el resto de los componentes de cadena suministros, desde hasta proveedores. Esta integracin no slo afecta a los costes de los procesos de gestin internos o entre empresas. Puede llegar a suponer una en total la transparencia
cadena de suministros, logrando as unos ndices de eficiencia difcilmente mejorables.
Los Sistemas ERPs

Tradicionalmente, cada rea funcional de la empresa contaba con un Sistema de Informacin distinto, cada uno con su base de datos y sin ninguna interconexin entre ellos. Las compaas se encontraban ante un Sistema de Informacin no integrado que haca difcil la integracin entre los diferentes departamentos, con muchas ineficiencias y gran riesgo de producirse errores humanos.
Ventas Produccin Logstica Facturacin
Pedido
Los Sistemas ERPs

La necesidad de integrar toda esta informacin dio lugar, a mediados de los setenta, a los Sistemas de Informacin Integrados (ERPs) que centralizan todas las bases de datos y la gestin de la empresa en un nico sistema y establecen la comunicacin automtica entre todos los departamentos.
EL ERP TRADICIONAL FINANZAS RRHH
- Nmina - Recursos Humanos - Control de Presencia
Las siglas ERP corresponden a Gestin referencia aplicaciones destinadas a de a una Recursos y hacen serie de las Empresariales
- Contabilidad - Cobros/Pagos - Analtica
FABRICACIN
Ingeniera Produccin Planificacin Aprovisionamientos -
LOGSTICA
Ofertas, Pedidos Almacenes Expediciones Facturacin
informticas gestionar
diferentes reas funcionales de la empresa.
Los Sistemas ERPs

Anlisis de Datos Ventas
Clientes
Produccin
Logstica
ERP
Almacn
Finanzas
RRHH Facturacin
Informacin y Gestin en un Sistema nico
Proveedores
Los Sistemas ERPs

El
objetivo
principal
perseguido
por
la
implantacin de un ERP es conseguir una optimizacin de los procesos de gestin y la integracin de la informacin de la empresa. Pero no hay que olvidarse de los riesgos asociados, como el coste de la puesta en marcha (tanto en tiempo como en dinero), la necesidad de redefinir
determinados procesos de la organizacin o la necesidad de detectar cuales son las reas crticas que necesitan una mayor mejora.
La Empresa Extendida
La
evolucin y
de las
los
Sistemas
de
Informacin, perseguido
las la
Tecnologas
Comunicaciones
han
integracin de los datos procedentes de las diferentes reas de la empresa, en un nico sistema que permita una gestin y una visin global de toda la organizacin. En la actualidad este objetivo se ha vuelto mucho ms ambicioso al querer integrar tambin el mximo de informacin generada fuera de la empresa.
Es as como nace el concepto de empresa extendida para denominar a aquellas organizaciones que, adems de gestionar su propia cadena de valor, tambin tienen en cuenta el resto de elementos que intervienen en la cadena global: desde el cliente hasta el proveedor, sin olvidarnos de los empleados.
e-business
CRM Clientes
ERP
PLM
SCM Proveed.
Colaboracin
Empleados
CRM: Gestin de la Relacin con Clientes. ERP: Sistemas de Gestin Integrados. PLM: Gestin del Ciclo de Vida de Productos. SCM: Gestin de la Cadena de Suministro.
La empresa extendida obliga a prever y considerar los efectos que puedan tener las decisiones tomadas en un determinado nivel de la cadena sobre el resto de niveles.
De esta forma, los Sistemas de Informacin de una empresa extendida deberan abarcar a sus clientes y proveedores y deberan ser susceptibles a los cambios que se produzcan en cualquier punto de la cadena de suministro.
Estos nuevos sistemas de informacin aparecieron a principio de 2000 y fueron bautizados como ERP Extendidos o ERPII. Son la base de la empresa extendida y gestionan toda la informacin generada, tanto por la propia organizacin como por clientes y proveedores.
El
ERP
extendido
se
basa
en
Internet, por lo que ofrece mayor facilidad de acceso y menor coste de infraestructura. Estos sistemas, an en su fase inicial, debern permitir, entre otros, automatizar las correcciones y sus consecuencias en cualquier nivel de la cadena.
La tecnologa avanza a pasos de gigante y los EPRs extendidos van a permitir la gestin en tiempo real de todos los procesos de la empresa y sus interacciones con clientes y proveedores.
Pero para que la empresa extendida sea una realidad, adems de la evolucin tecnolgica, es necesaria una clara evolucin de la cultura empresarial.
Cultura Empresarial
Tecnologa
Cada organizacin tiene que tener claro cual es el papel que juega dentro de la cadena de valor. La optimizacin del funcionamiento de un eslabn de la cadena puede ayudar a mejorar el funcionamiento del resto y de esta forma, se podr llegar a establecer relaciones en las que ambas partes sean ganadores. Esto se basa en la generacin de confianza entre todos los miembros de la cadena y en una clara vocacin de cambiar y mejorar.
El ERP Extendido o ERPII

HACIA ADENTRO
INTEGRACIN DEPARTAMENTAL OPTIMIZACIN FINANZAS
- Tesorera
EL ERPII EXTENDIDO
EL ERP TRADICIONAL REAS FUNCIONALES
HACIA AFUERA
INTEGRACIN CON TODA LA CADENA DE VALOR CON OTROS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIN
- Con Empresas del mismo Grupo - Con Delegaciones, Representantes, Distribuidores - TELETRABAJO
FINANZAS
- Contabilidad - Cobros/Pagos - Analtica
OPTIMIZACIN RRHH
- Portal del Empleado - Gestin del Conocimiento - Adecuacin Personas/Puestos
RECURSOS HUMANOS
- Nmina - Recursos Humanos - Control de Presencia
CON OTRAS EMPRESAS

- Con Cadenas o Agrupaciones de Compra - Con Proveedores y Subcontratistas - Con Operadores Logsticos y Transportistas - Con Clientes - Con Portales: Clientes, Proveedores,...
OPTIMIZACIN FABRICACIN Y PLANIFICACIN

Gestin de Proyectos Configurador de Producto Integracin CAD Calidad Sevicio Asistencia Tcnica (SAT) Mantenimiento Interno Recogida Automatizada de Datos en Planta Planificacin a Capacidad Finita Reduccin de Costes Marketing Fidelizacin de Clientes (CRM) Automatizacin de Almacenes Reduccin Plazos Entrega Costes de Transporte Gestin de la Cadena de Suministro (SCM)
FABRICACIN
Ingeniera Produccin Planificacin Aprovisionamientos
LOGSTICA
Ofertas, Pedidos Almacenes Expediciones Facturacin
CON INSTITUCIONES
- Banca - Administracin Pblica
CON CONSUMIDORES FINALES
OPTIMIZACIN LOGSTICA Y VENTAS
EVOLUCIN FUNCIONAL/SECTORIAL
Nuevas Normas Contables (NIC/NIIF) Gestin Documental Veticalizacin por Sectores de Actividad Mejoras Funcionales
REQUISITOS:
- Internacionalizacin, Multiidioma
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS DE ANLISIS Y EXTRACCIN DE DATOS

CONTROL DE GESTIN Y CUADROS DE MANDO HERRAMIENTAS DE REPORTING ORIENTADAS AL USUARIO FINAL
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS TCNICAS

DESARROLLO DE SOFTWARE ALGORITMOS DE OPTIMIZACIN DE LA GESTIN COMUNICACIONES: ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD SEGURIDAD
e-Business: Negocio Electrnico

Definicin: Mejora y rediseo de los procesos de negocio, utilizando Internet y las nuevas tecnologas nuevas para construir entre las relaciones
empresas y su entorno. El verdadero valor del e-business est en la automatizacin e integracin de los nuevos procesos, con los sistemas de informacin de la empresa.

Ciclo e-business:
4 Aprovechar
Los conocimientos y la informacin
1 Transformar
Procesos empresariales
3 Gestionar
Un entorno ampliable y seguro
2 Crear
Nuevas aplicaciones que enlazan con las existentes

E-business
Usar la informacin electrnica para mejorar el rendimiento, crear valor y posibilitar nuevas relaciones con clientes y proveedores.
E-commerce
Consiste en realizar el marketing, la venta y la compra de productos y servicios a travs de Intenet.
B2B
Relaciones comerciales entre empresas Buy Side: E-procurement Aplicaciones para gestin de las compras de la organizacin. Automatizacin del proceso de aprovisionamiento de productos y servicios desde la solicitud hasta el pago.
B2C
Ventas de productos y servicios a consumidores no empresariales Sell side Soluciones para el marketing y venta de productos y servicios a travs de la red.
e-Procurement
Definicin:
automatizacin compra,
e-procurement de procesos pago y
es internos control
la y de
externos relacionados con el requerimiento, suministro, productos utilizando Internet como medio de comunicacin entre el cliente y el proveedor. Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el proceso de aprovisionamiento: Fases estratgicas Fases operativas.
e-Procurement
Caractersiticas
El flujo de informacin se realiza en tiempo real Permite conocer los datos en el instante mismo de producirse algn cambio en las variables: Integracin con el ERP. Acceso desde cualquier punto donde exista una salida a Internet, sin importar las distancias geogrficas. Acceso restringido al personal previamente autorizado, tanto del cliente como del proveedor.
e-Procurement
Fases y Coste integral del Proceso de Compra y Aprovisionamiento
Estrategia tctica de compra
Fases operativas del ciclo de compras
Definicin necesidades
Seleccin Proveed.
Negociac.
Envo Pedidos
Recep. Mercanca
Recep. Factura
Pago
Servicio Post Venta
Alto valor aadido (determinacin del precio)
Bajo valor aadido (tareas administrativas)
e-Procurement
Diferentes funcionalidades EDI: Intercambio Electrnico de datos Subastas electrnicas inversas. Solicitud de ofertas Gestin de subcontratistas Planificacin colaborativa. Inventarios compartidos (propiedad del proveedor, gestionado por el vendedor) Gestin de envos de mercanca.
Envo Pedidos Recep. Mercanca Recep. Factura Servicio Post Venta
Definicin necesidades
Seleccin Proveed.
Negociac.
Pago
e-Procurement
EDI: Intercambio electrnico de datos
COMUNICACIONES + CENTRO SERVIDOR (BUZONES) LENGUAJE COMUN
Estacin de Usuario Lenguaje A
Estacin de Usuario Lenguaje B
e-Procurement
EDI: Intercambio electrnico de datos

Proveedor
DECLOP / DEEAPR / DEEACL FIPROD PRICAT ORDERS ALBARA INVOIC RELENT COMPAG RELFAC INVRPT
Cliente
Central de Pago
INVOIC COMPAG RELFAC DECLOP / DEEAPR / DEEACL
e-Procurement
Subastas electrnicas: Subastas inversas

El objetivo es comprar algn producto o servicio al mejor precio posible. El precio se reduce cada vez que un posible proveedor mejora su precio (a la baja). Se mejoran los precios debido a una mayor competencia entre los proveedores. Hay una relacin directa entre el volumen de la compra y el ahorro en precio: A mayor volumen, ms atractivo para el proveedor es hacerse con la compra y mayor la competencia desencadenada. Las claves del xito estn en unas especificaciones y unas reglas claras y una rpida comunicacin con los proveedores.
e-Procurement
Otras funcionalidades
Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios menos agresiva que las subastas inversas. Gestin de subcontratistas: Gestin on line de la situacin de los trabajos enviados al exterior. Planificacin colaborativa: Proceso interactivo donde clientes y proveedores cooperan continuamente en la cadena de valor y comparten informacin sobre la planificacin de la demanda y las previsiones. Inventarios compartidos: El inventario gestionado por el vendedor es propiedad y responsabilidad del proveedor. Gestin de envos: El proveedor informa al cliente la situacin de los envos de mercanca.
e-Procurement
Ejemplo: Gestin de subcontratistas

El envo de producto a mecanizar en el exterior est disponible para el proveedor desde el momento de la salida. Este deber informar de que la recepcin se ha producido. Informar nueva material de entrega cada de hasta
completar el trabajo.
e-Procurement
Modelos de e-procurement
Modelo Distribuido vs Modelo Centralizado
e-Procurement
Modelos de e-procurement:
Centralizado
e-Procurement
Centralizado
El gestor de contenidos externo es el responsable de desarrollar y mantener los flujos de informacin necesarios para que el proceso de compras se genere, permanentemente actualizados y automatizados.
Proporcionan un nico punto de acceso para compradores y vendedores. No hay necesidad de mantener una relacin contractual entre el cliente y el proveedor.
e-Procurement
Centralizado
Ejem.: www.edreams.es
e-Procurement
Distribuido
e-Procurement
Distribuido
de contenidos est
El
gestor
dentro de la propia organizacin compradora. Los requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora son especficos para los proveedores de dicho sector. El proceso de compra se basa en la seleccin de proveedores que realiza la empresa compradora. Complejidad en la integracin de los sistemas informticos.
e-Procurement
Distribuido
Ejem.: Introduccin del Packing List y Etiquetaje en origen
e-Procurement
Infraestructura tecnolgica necesaria Cliente: Modelo distribuido
Red interna
Servidor ERP
5 4 00 3 00 2 00 00 1 00 0 00 1 00 00 00 9 9 2
Servidor BB.DD. Servidor E-commerce
5 4 00 3 00 2 00 00 1 00 0 00 1 00 00 00 9 9 2
1 9 9 3
Cortafuegos
DMZ
1 9 9 3
Interno Pblico
Desde la pgina web se podra establecer un link a la aplicacin, a la que se accedera previa identificacin.
INTERNET www.xxxxxx.com
e-Procurement
Por qu se est convirtiendo en una necesidad para las empresas?

Facilita la puesta en contacto de compradores y proveedores de todo el mundo. Mayor conocimiento de los productos en catlogo de los proveedores. Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, comprador al mximo. Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores. Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a adquisicin del producto o servicio. requerimientos y especificaciones del Las transacciones quedan personalizadas
e-Procurement
Qu debe mostrar el cliente al proveedor?
Proyeccin de requerimientos futuros Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos. Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturacin. Establecimiento de cantidad mnima y mxima de materia prima en planta. Procesamiento automtico de informacin en el momento de utilizar el material en produccin.
e-Procurement
Qu debe mostrar el proveedor al cliente?
Cantidad de material embarcado Fecha de embarque del material Medio de transporte seleccionado para el transporte Guas para rastrear el material con el departamento de logstica. Promesa en cantidad y fecha de prximos embarques. Problemas de capacidad en el suministro con el suficiente tiempo de antelacin. Alertas de material defectuoso.
e-Procurement
Beneficios para los compradores:

Se aceleran los procesos de compra. Se reducen los costes de transaccin y operacin. Aumenta el control de los procesos y el flujo definido para los mismos. Aumenta la visibilidad de la informacin relacionada con compras. Facilita la labor de control de gastos al aprovechar las economas de escala. Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la compaa (Centralizacin).
e-Procurement
Beneficios para los proveedores:

Disminuyen los costos de transaccin. Disminuyen pedidos. Se facilita el manejo de catlogos personalizados de clientes y la actuacin sobre dichos catlogos. Disminuyen los costes relacionados con fallos humanos en el ingreso de pedidos. los tiempos de procesamiento de
e-Procurement
Resultados de la aplicacin de e-procurement
Variables para la medicin del desempeo de una herramienta e-procurement
Porcentaje de reduccin obtenido utilizando eprocurement
Inventarios Prdidas de materia prima Costos administrativos Tiempos muertos
60% 70% 80% 80%
Conclusiones
Los beneficios econmicos de la implantacin del eprocurement aparecen poco tiempo despus de su implementacin.
La integracin de las empresas es parte de las nuevas tendencias de la industria y las tecnologas de la informacin estn ah para hacerlo posible. E-procurement es una excelente alternativa para facilitar la integracin y colaboracin de una empresa y sus proveedores.
INFORMTICA 68, S.A. Zuatzu, 4 1 - 20018 SAN SEBASTIAN Tel: 943 31 14 55 Fax: 943 31 17 64 www.grupoi68.es sansebastian@grupoi68.com
Lderes en Sistemas de Informacin
Gracias por su atencin

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CON OTRAS EMPRESAS

OPTIMIZACIN FABRICACIN Y PLANIFICACIN

CON CONSUMIDORES FINALES

OPTIMIZACIN LOGSTICA Y VENTAS

TENDENCIAS EN PLATAFORMAS DE ANLISIS Y EXTRACCIN DE DATOS

TENDENCIAS EN PLATAFORMAS TCNICAS

e-Business: Negocio Electrnico

e-Business: Negocio Electrnico

e-Business: Negocio Electrnico

e-procurement de procesos pago y

Estrategia tctica de compra

Fases operativas del ciclo de compras

Servicio Post Venta

Alto valor aadido (determinacin del precio)

Bajo valor aadido (tareas administrativas)

EDI: Intercambio electrnico de datos

COMUNICACIONES + CENTRO SERVIDOR (BUZONES) LENGUAJE COMUN

Estacin de Usuario Lenguaje A

Estacin de Usuario Lenguaje B

EDI: Intercambio electrnico de datos

INVOIC COMPAG RELFAC DECLOP / DEEAPR / DEEACL

Subastas electrnicas: Subastas inversas

Ejemplo: Gestin de subcontratistas

Modelo Distribuido vs Modelo Centralizado

Ejem.: Introduccin del Packing List y Etiquetaje en origen

Servidor BB.DD. Servidor E-commerce

Por qu se est convirtiendo en una necesidad para las empresas?

Qu debe mostrar el cliente al proveedor?

Qu debe mostrar el proveedor al cliente?

Beneficios para los compradores:

Beneficios para los proveedores:

Resultados de la aplicacin de e-procurement

Variables para la medicin del desempeo de una herramienta e-procurement

Porcentaje de reduccin obtenido utilizando eprocurement

Inventarios Prdidas de materia prima Costos administrativos Tiempos muertos

60% 70% 80% 80%

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