Ghid pentru abordarea sedintei

1.1Importanta si utilitatea metodei sedintei. 1.2Tipologia sedintelor. 1.3Metodologia de utilizare a sedintei. 1.3.1. Sedinta de mare importanta. 1.4Elemente pentru eficacitatea sedintei. 1.5 Evaluarea sedintei.

1.1 Importanta si utilitatea metodei sedintei

Sedinta reprezinta metoda de management cel mai frecvent utilizata, dar care, cu toata utilitatea ei de necontestat, este adesea tratat superficial) Sedinta, ca metoda manageriala, poate fi definita ca fiind reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor sarcini cu caracter informational sau decizional. Ea constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a feed-back-ului, concomitent de la un numar mare de componenti ai organizatiei. Folosirea acestei metode se datoreaza unor factori specifici, si anume: complexitatea a mediului in care organizatia isi desfasoara activitatea. volumul mare de informatii necesare adoptarii unor deczii sau desfasurarii unor activitati. dezvoltarea lucrului in echipa. promovarea unor metode si sisteme de management ce favorizeaza relatiile interdisciplinare.

1.2 Tipologia sedintelor

Pentru utilizarea eficace a metodei sedintei este deosebit de util cunoasterea principalelor tipuri utilizate in practica manageriala si a caracteristicilor acestora. Sedintele se clasifica: de informare; decizionale; de armonizare; formale; informale;

Sedinta de informare: acestea au drept obiectiv furnizarea de informatii,

referitor la anumite domenii. Se utilizeaza aceasta metoda deoarece : operationalizarea eficace a deciziilor ce implica participarea directa si indirecta a mai multor persoane;

- cunoasterea de catre manegeri a derularii anumitor sarcini si a modului cum percep, gindesc si se comporta anumiti membrii; Sedintele decizionale: acestea au in vedere adoptarea cu participarea celor prezenti la sedinta a anumitor decizii. Continutul lor consta preponderent in prezentarea, formularea si evaluarea de variante decizionale ce vizeaza realizarea anumitor obiective. Eficacitatea acestui tip de sedinte depinde de modul in care participantii inteleg si interpreteaza situatia decizionala respectiva, precum si de calitatea gandirii grupului respectiv, referitor la formularea si evaluarea alternativelor decizionale si la adoptarea deciziei propriu-zise. Sedintele de armonizare: in cadrul acestor sedinte se formeaza si se modeleaza relatii de lucru interdependente, menite sa favorizeze realizarea obiectivelor fundamentale si a celorlalte categorii de obiective organizationale. Sedintele de armonizare reprezinta un forum in cadrul caruia se cauta diferite alternative de actiune care sa fie in concordanta cu nevoile si posibilitatile fiecarui departament a organizatiei, astfel incit acestea sa-si poata realiza sarcinile stabilite fara a intra in conflict cu celelalte. Sedintele de armonizare sunt, de regula, sedinte operative, convocate cu o frecventa aleatorie, in functie de necesitatile realizarii unor obiective, planuri, programe, caracterizate prin sfera de cuprindere si complexitate ridicata. Sedintele formale : sunt sedintele ale caror principale caracteristici se stabilesc prin anumite reglementari. Caracteristica acestora este desfasurarea sedintei dupa un scenariu bine stabilit, in care activitatea este incadrata intr-un set de reguli si proceduri ce trebuie urmate. Sedintele informale : se caracterizeaza prin inexistenta unor reguli si proceduri prestabile prin documente a caror respectare este obligatorie, ele derulindu-se in functie de leadership-ul managerului care o prezideaza si de reactiile participantilor.

1.3 Metodologia de utilizare a sedintei

Potrivit majoritatii specialistilor, pentru a utiliza metoda sedintei sunt obligatorii cunoasterea si utilizarea urmatoarelor etape: Fiecare dintre aceste etape implica respectarea anumitor reguli astfel incit prin urmarirea lor sa se poata desfasura o sedinta eficace.

Reguli privind desfasurarea sedintei:

Pregatirea sedintei stabilirea unei ordini de zi; formularea problemelor inscrise pe ordinea de zi cu maximum de claritate

desemnarea persoanelor ce urmeaza sa se intocmeasca