UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE FILOSOFA Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN INSTITUTO SUPERIOR DE POSTGRADO

COOPERACIN Y NEGOCIACION DE PROYECTOS EDUCATIVOS Y SOCIALES

MANUAL DE NEGOCIACIN

Lic. LUIS FERNANDO ANDRADE RIVERA 22 abril de 2011

INTRODUCCION Negociar no es solo una tarea de empresarios, ejecutivos o diplomticos. Absolutamente todos los seres humanos negociamos a diario, este proceso forma parte esencial de la vida en sociedad. Por lo tanto toda organizacin sea esta econmica, social, cultural, de salud, comercio, laboral, deportiva, etc. basa sus relaciones en la negociacin. 1. QU ES NEGOCIAR? Para abordar el tema de la negociacin, es necesario partir del principio de que la misma es una aproximacin para buscar solucin a un conflicto o situacin determinada y en el que participan dos o ms partes con fines e intereses que pueden ser diferentes en unos casos y comunes en otros. En este encuentro se intercambian criterios y opiniones sobre el tema que les convoca con el fin de llegar a acuerdos e incluso a compromisos en beneficio de los participantes o involucrados. Por lo tanto NEGOCIAR es partir de una situacin conflictiva y, mediante una serie de intercambios llegar a acuerdos satisfactorios para todos. La negociar no es mediar, el mediador es aquella persona, que sin ser juez o arbitro, sirve como puente entre dos partes en conflicto; es decir, quien facilita el dilogo entre esas partes en conflicto, no resuelve problemas. La negociar no es arbitraje, el rbitro es elegido por las partes para la resolucin de un conflicto, le entregan todos los argumentos de las partes en conflicto y el toma una de decisin (justa o no), en este proceso no existe apelacin y tampoco negociacin. La negociacin no es una imposicin, en la imposicin siempre hay alguien que gana y otro que pierde, construyndose un escenario de vencedor - vencido. A partir de ese momento tenemos un nuevo enemigo, y nadie negocia para tener enemigos, sino para solucionar conflictos o situaciones determinadas, ese es el origen de toda negociacin.

2. QUE ES NEGOCIACIN? La negociacin en un proceso de las relaciones humanas, que abarca acordar, negociar, dialogar, comerciar. Es un acontecimiento en el cual se ponen en juego: habilidades, destrezas, estrategias, informacin, creatividad, principios y valores de un pueblo, comunidad, grupo humano, equipo negociador o sencillamente una persona. Este acontecimiento tiene como objetivo llegar a acuerdos, consensos, soluciones, ayudas, en un marco de reconocimiento y validacin de los participantes, en el que debe primar la percepcin de iguales o aliados. Es fundamental que ste encuentro se d sin imposicin de fuerza, o estructuras de presin entre los que negocian, comprometiendo a ceder de lado y lado. 3. EL EQUIPO NEGOCIADOR. Es un equipo de personas especializados en diferentes reas y que deben cumplir roles previamente asignados en consideracin a sus fortalezas, experiencia, conocimientos, habilidades, experticias, etc. que actan en unidad de criterios, con objetivos comunes e intereses unificados. La participacin de un equipo negociador entraa un nivel mucho ms elaborado de estrategia, por lo tanto un nivel mucho ms alto de incertidumbre. Su conformacin, la concepcin del mismo y su participacin exigen el mantener permanentemente un nivel de anlisis, proyeccin y trascendencia, muy profundo en relacin a los temas a negociar, mismos que ponen en juego intereses, recursos, aspiraciones, principios, creencias, manifestaciones culturales, tradiciones de un pueblo, comunidad, grupo humano. 4. OBJETIVO DE UNA NEGOCIACIN. El objetivo de una negociacin es llegar a acuerdos en funcin de intereses comunes, es lograr un acuerdo formal en el cual cada uno hace un aporte, y de esta manera quedan satisfechas las expectativas para el beneficio comn. Es necesario sealar que la negociacin es el producto del inters por solucionar un problema, necesidad, urgencia, debilidad, apoyndose en todos los recursos que
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puede encontrar en su entorno social, por ejemplo leyes, mandatos, acuerdos, reglamentos, etc. Esto implica tener un conocimiento previo sobre las causas y efectos as como de la normativa que existe para asignar y recibir asistencia tcnica y econmica. 5. ASPECTOS QUE INTERVIENEN EN LA NEGOCIACIN En un proceso de negociacin intervienen varios aspectos que pueden determinar el rumbo del encuentro, entendiendo previamente que ninguna negociacin es igual a otra y que cada una es diferente a pesar de que tengan similitudes. Cada nueva negociacin depende de elementos como: el equipo negociador y las circunstancias en las que se negocia, la correlacin de fuerzas (entindase como poder institucional y personal) y la normativa, que define ventajas de uno sobre otro. Para emprender un proceso de negociacin es necesario entender y analizar los aspectos sealados, para elaborar una estrategia que alcance los objetivos deseados definiendo previamente lo que es negociable y lo no negociable. y El primer aspecto y punto fundamental, es el reconocer y potenciar las fortalezas colectivas e individuales del equipo negociador, el mismo que juega un rol definitivo en la negociacin, la personalidad de cada uno de sus miembros, el liderazgo, carisma, conocimiento, experiencia, capacidad de persuasin, autocontrol, serenidad, etc. determinaran un actuar inteligente, evitando el desgaste que general el mismo proceso de negociacin, dndose el espacio para percibir las intenciones que pueden estar encubiertas y mostrarse posiblemente con imposiciones de poder basados en el marco legal, comercial, poltico. y Las relaciones de poder (poder institucional o personal) la concepcin bsica la define como: la capacidad de mantener o cambiar la realidad. Ms la construccin social del poder, se fundamenta en el convencimiento de que, l que ejerce poder lo hace por un proceso natural, escogidos, designados. Esta es una de las limitantes que debe cambiar en el equipo negociador o en el negociador para construir una relacin de iguales, en la que la negociacin sea fructfera para los participantes.

El liderazgo posiblemente es el constructo social que permite neutralizar o potenciar el poder a travs de la capacidad de movilizacin, conducida hacia intereses positivos o tambin negativos. El liderazgo se divide en dos clases: El liderazgo legal: es el que se ha instituido, el que se logra a travs de la delegacin entregada por un grupo de personas, el mismo que puede darse en condiciones falsas, al ser un lder solamente de imagen. El liderazgo real: es el asumido, el que se logra a travs de la fuerza de las ideas, comportamientos, acciones y que no siempre es reconocido legalmente.

6. CONDICIONES GENERALES PARA LA NEGOCIACIN Es necesario entender al otro en su dinmica sus conceptos, su normativa, que orienta su trabajo y su accionar. y La normativa, es los parmetros de accin y las reas de intervencin que tiene la institucin a la que se solicita el financiamiento, tambin la reglas internas, polticas, requerimientos y formatos que poseen para el trmite de aceptacin o negacin del financiamiento y Las tendencias, para negociar es necesario conocer las inclinaciones que se presentan en el contexto internacional, por ejemplo: desarrollo de pueblos indgenas, equidad, gnero, participacin, clima, etc. Estas tendencias son los intereses actuales de las instituciones, las mismas que pueden estar direccionadas desde empresas privadas, medios de comunicacin, iglesia las mismas que podemos definirlas como poder factico. y Contexto de beneficiarios, es el contexto para la negociacin, en trminos comerciales se podra decir que es conocer las condiciones del mercado (oferta demanda) y a travs de ella se define las lneas de negociacin. Este contexto esta dado por las relaciones polticas, econmica, sociales, culturales, etc. En el contexto para la negociacin es imprescindible la participacin y apropiacin del proyecto por parte de los beneficiario, los mismos que deben estar completamente de acuerdo con el mismo de lo contrario la es difcil negociar y conseguir el financiamiento necesario para la cristalizacin del mismo.

Mis condiciones de negociacin, cundo es el momento apropiado para lanzar mi propuesta?, para ello es necesario conocer las fechas en las que se cierran las aplicaciones para recursos, las organizaciones internacionales cumplen estrictamente fechas y plazos para la sumisin de proyectos. Por otro lado tenemos los acontecimientos importantes en los cuales se puede presentar o plantear propuestas por ejemplo el cambio climtico. Otro aspecto importante es el caso de no ser una cooperacin no reembolsable y es un prstamo, es necesario conocer la tasa de inters, las condiciones que establece el mismo ya que pueden ser ms duras que las que puede dar un banco.

7. TIPOS DE NEGOCIACIN Hay varias formas de negociar una de ellas es la confrontacin que significa tener presencia desde el inicio, imponer criterios, hacer sentir el nivel de poder y dominio, de lo que se est negociando. Otro tipo de negociacin es la de cooperacin y ayuda mutua, en la que prima la idea de ganar-ganar. Este tipo de negociacin est atravesada por dos trminos que son necesarios analizarlos, el primero es CONSENSO, y el segundo UNANIMIDAD. Consenso, quiere decir acuerdo producido por consentimiento entre todos los miembros de un grupo o entre varios grupos, en este proceso no es necesario el voto, la problemtica es discutida y analizada por todos, por lo tanto todos tienen derecho de vetar o aprobar la propuesta, el consenso es posible solamente entre iguales. Unanimidad, es un convenio alrededor de un mismo parecer, dictamen, voluntad o sentimiento. Es un proceso validado por el voto, el mismo que nos permite tener unanimidad o mayora, se hace menos nfasis en la temtica, se llega a acuerdos de largo, mediano y corto plazo Es necesario entender que para la negociacin se debe trata de llegar a acuerdos y no a consensos, si hay consenso sera lo optimo, pero lo que se busca es acuerdos ya que esto implica que el otro tiene total libertad de expresar sus criterios e intereses.

En relacin a los intereses estos deben ser legtimos y colectivos, evitando que sean ilegtimos e individuales. En el tema de la negociacin debemos estar claros que siempre existir un nivel de confrontacin, la vida est llena de acontecimientos donde la discusin es un elemento importante para el desarrollo de ideas y propuestas en funcin de soluciones beneficiosas individuales como colectivas. 8. ESTRATEGAIS DE NEGOCIACIN Dentro de las estrategias encontramos dos lneas de accin que son: Competitiva: la misma que busca maximizar los resultados y se realiza con contrarios u opuestos, se caracteriza por: y y y y y y Empieza pidiendo mucho Impone presin de tiempo Aparece el equipo muy firme Realiza propuestas que se refieren a principios Acude a terceros Oculta o falsea informacin.

Colaborativa: busca satisfacer los intereses de ambas partes, por lo general se la realiza con aliados, se caracteriza pro: y y y y Se centre en intereses comunes Separa los problemas de las personas Diferencia los intereses de las personas Aumenta el pastel, lo que no se puede conseguir solo se lo puede alcanzar estando juntos. y Crea opciones de beneficio mutuo, imprime una mirada hacia el futuro, crea nuevas posibilidades compartidas. y Define opciones o normas compartidas, que estn presente en los trminos de referencia, documento que identifica normas, reglas y criterios para la

celebracin de convenios o la realizacin de actividades puntuales. Por ejemplo: o Primer pago cuando se cumpla el 30% de la actividad o Segundo pago cuando cumpla con el 60% de la actividad o Tercer pago cuando concluya la actividad, 100% Las dos estrategias requieren planificacin previa, la aplicacin de una buena estrategia puede brindarnos amplias posibilidades de cooperacin econmica y asistencia tcnica con organismos nacionales o internacionales. Otro aspecto fundamental las negociaciones pueden usar las dos estrategias combinadas de acuerdo al inters de la institucin, difcilmente se puede usar una caracterstica pura, por lo que es recomendable un anlisis detenido de las caractersticas de las instituciones. 9. PASOS PARA NEGOCIAR Primer paso. y Establecer contactos. Tener una reunin de presentacin con el objetivo de conocer al mximo a la otra parte; identificar:  Sus objetivos institucionales.  Los criterios con los que la contraparte trabaja  Como define sus prioridades  Qu experiencia tiene en el marco de nuestro inters  Qu conceptos manejan y aplican, conocer sus valores institucionales. y Proyectar una imagen positiva de nosotros, no actuar ni dramatizar, ser como somos en la realidad. Evitar pretextos, excusas frente al incumplimiento, por lo tanto se debe cumplir de acuerdo a lo planificado y en los tiempos establecidos. y En el transcurso de la negociacin debe tomarse en cuenta la necesidad de:  Motivar la presencia de una ambiente de confianza  Demostrar que hay equipo con el cual se puede trabajar y en el que se puede confiar

 Ser realista en lo que se propone realizar, sin apartarnos de lo que nos rodea, actuar en la realidad. Segundo paso Presentar una cartera de proyectos (perfiles) orientados a solucionar problemas prioritarios. Se debe tener mucho cuidado con el entregar proyectos completos ya que hay organizaciones que pueden apropiarse de la propuesta, por lo que es necesario tener un conocimiento mas detallado de la organizacin con la que se pretende negociar. Tercer paso Est en relacin a los trminos de referencia que definen las organizaciones y que estn en funcin de la convocatoria y plazos para la entrega de proyectos. Los trminos de referencia no constituyen un instrumento de negociacin sino un elemento que condiciona y especifica acciones puntuales para la contratacin de servicios profesionales. Hay que tomar en cuenta que si el oferente quiere cambiar los trminos de referencia, esta actitud genera desconfianza y se puede caer el proyecto. Cuarto paso La tramitacin del proyecto, acompaado de una evaluacin ex ante, facilita el seguimiento de los avances del mismo, registra una lnea base sobre la cual se compara y evala el desarrollo del proyecto. Los obstculos que pueden presentarse en la sumisin de un proyecto son: y Errores en la elaboracin del proyecto, sea en el diagnstico, la formulacin, programacin, monitoreo y evaluacin. y y Falta de conocimiento de la oferta, entregar a destiempo o llegar tarde. Plan de negociacin deficitario.

10. PLAN DE NEGOCIACIN Para asistir a una reunin de negociacin es necesario cumplir 3 etapas claramente diferenciadas: antes, durante y despus.
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ANTES DE LA NEGOCIACIN: y Analizo mis fortalezas y debilidades. Es necesario identificar las habilidades, destrezas, experticias, etc. que posee el equipo negociador, al igual que las debilidades internas del mismo en funcin de potenciarlas en el primer caso y el de trabajarlas en el segundo. Todo esto debe estar visualizado con claridad para tomarlos en cuenta en el proceso de negociacin. y Acumulo la mayor cantidad de informacin sobre el otro. Con esta informacin de la contraparte se debe analizar los puntos fuertes y dbiles, las principales fortalezas y mbitos de competencia de la organizacin, esta informacin permite hacer un guin sobre los temas que le interesan a la institucin, de esta manera se prepara el terreno sobre el cual se negociara. y Preparacin de la lista de opciones para ofertar. El equipo negociador debe disear un banco de opciones para proponer en el desarrollo de la negociacin, es necesario tener una propuesta bien desarrollada con plan B y plan C, para evitar el quedar desprotegido, lo que ayuda a cuidar la imagen del grupo. y Prepara la lista de ofertas que podran ofrecerme, veo mis intereses y posibles respuestas. El equipo negociador debe preparar un banco de preguntas y supuestos a las cuales debe dar respuesta, de esta manera disminuye los efectos negativos de la improvisacin, esto es posible siempre y cuando se hayan cumplido los pasos anteriores. y Recopilacin de informacin de negociaciones anteriores. Se requiere consultar a quienes anteriormente han negociado con la institucin a la que solicito financiamiento, para cuidar aspectos que pueden ser claves y que me puedan facilitar la consecucin de recursos. y Identificar el balance de poder que tengo. La informacin me permite ver si es o no oportuno el solicitar el apoyo y tambin que tipo de apoyo solicito, tomando en cuenta las condiciones y plazos. De esta manera veo si puedo o no acceder a recursos o asistencia tcnica.

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Actualizarse sobre lo que est haciendo la competencia. Esto me permite identificar mis ventajas, al conocer que proyectos estn apoyando, los niveles de participacin e involucramiento, me permite no repetir los detalles de la informacin que estn en los trminos de referencia, permitindome innovar o recrear los temas volvindolos ms atractivos. Preparar la lista de concesiones. El equipo negociador debe tener en cuenta una lista de lo que es factible negocia y lo que no, de esta manera se establecen los parmetros que me permiten negociar con mayor facilidad, sin perder de vista el objetivo principal Defino mi punto de inicio. Esta es una accin que previamente debe definir el equipo negociador en base a toda la informacin que se posee, el objetivo de este punto es establecer un punto alto en relacin al que se puede aceptar, se lo define en funcin de parmetros y criterios. Debe tener un colchn de flexibilidad que permita negocia y lograr puntos positivos a nuestro favor. En este punto es necesario definir e MAXIO Y EL MNIMO de la negociacin. Determina la mejor alternativa. Con todos los elementos trabajados, es necesario definir la mejor alternativa, acompandola de una segunda y tercera alternativa, pues es siempre mejor prepararse para los imprevistos que podra ponernos en la situacin de aceptar lo que nos propongan.

DURANTE LA NEGOCIACIN: y Fundamentar y argumentar slidamente. Ser concisos, directos,

argumentando las propuestas, siempre ser agradecido, Al igual que la sinceridad y frontalidad Para la reunin se debe escoger un lugar acogedor, cuyo ambiente facilite una mejor interaccin entre los negociadores, evitando lugares comunes y llenos de distractores y Hago muchas preguntas al otro para conocer sus necesidades e intereses. Se debe destacar las bondades del proyecto y despertar el inters y captar su deseo de participar de alguna manera, para alcanzar sus propsitos.
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Controlo mis emociones y soy paciente. Evitar manifestaciones eufricas o de desagrado en el proceso de negociacin, permite el poder mantener nuevas entrevistas con un nivel de inters aceptable. Lo contrario puede hacer que no se vuelva a negociar ms. Declaro mis sentimientos cuando se presentan situaciones que debo aceptar. Es discrecional del negociador demostrar sus sentimientos, como algo consiente, tomando en cuenta el momento oportuno. Identifico las trampas que me hacen. En la negociacin siempre se presentan subterfugios intencionales y planificados con el fin de medir las fuerzas de los negociadores. Evitando el utilizar:  Utilizar siglas.  Iniciar negociando lo no importante desgastando el tiempo  Evitar la participacin de mediadores ya que pueden estar parcializados y tomar resoluciones que perjudiquen la negociacin. Trato de ponerme en el lugar del otro. Para comprenderlo mejor y acercar sus posiciones. Trato de que las discusiones se basen en los problemas no en las posiciones o personas. El principio fundamental de la negociacin es el de solucionar problemas de manera conjunta, se negocian ideas e intereses buscando apoyos. Cuando es conveniente producir una ruptura para disminuir tenciones y buscar ms elementos. La experiencia y el buen criterio del negociador le permite identificar el momento apropiado para suspender y auto convocarse a una nueva reunin, esto se lo hace cuando solamente los intereses del otro estn en la mesa, entonces es necesario repensar y llegar con nuevas ideas.

DESPUES DE LA NEGOCIACION: y Analizo mis experiencias y resultados, las considero para prximas negociaciones. Es necesario que cada miembro del equipo negociador realice un proceso de auto-evaluacin personal y luego una auto-evaluacin como equipo para redefinir debilidades, fortalezas y poder enmendar errores, afianzar aciertos y adquirir nuevas responsabilidades.
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Hago un seguimiento adecuado a los acuerdos y me preocupo por mejorar mis relaciones con el otro. Todo proceso para cerrar el crculo de gestin prev el seguimiento, control y evaluacin como fase insustituible que permite realizar los reajustes y reprogramaciones necesarias para asegurar el desarrollo e implementacin del proyecto en el tiempo y los costos previstos.

11. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO. Las sostenibilidad en fundamental para el desarrollo y el futuro del proyecto, es el pensar en el despus para no perder las inversiones realizadas ni los resultados obtenidos, para lo cual es necesario prever: y y Los problemas factibles que podran estar presentes. Las amenazas, sin inventarse problemas, sino a partir de los existentes y hacer una proyeccin de los mismos articulados a aquellas variables que en el hoy intervienen y probablemente subsistan en el maana. y La construccin de alianzas para hoy y maana con la finalidad de dar continuidad a los resultados alcanzados y mejorar los logros. Los factores que dan continuidad a un proyecto son; y y y Los recursos econmicos Las alianzas establecidas. La institucionalidad del proyecto.

12. SUSTENTABILIDAD DEL PROYECTO. Es fundamental el evidenciar no solo la permanencia de los recursos que se invertirn en el desarrollo del proyecto sino cmo van a ser utilizados en la solucin del problema identificado. Debe quedar de manera clara el beneficio a las nuevas generaciones.

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