Sunteți pe pagina 1din 75

DIRECIA DE MUNC, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL

CUPRINS: 1

CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUIEI.......................................................................................................3 CAPITOLUL II: PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT............................................................................................7 ORDIN DE SERVICIU......................................................................................................................................................7 DECLARAIE DE INDEPENDEN.............................................................................................................................8 NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN.............................................10 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR...........................................................................................................................11 ANALIZA RISCURILOR................................................................................................................................................17 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile...........................................................................................................17 Identificarea riscurilor.............................................................................................................................................20 Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora i aprecierea nivelului riscurilor................................................25 Stabilirea nivelului riscului i a puctajului total al riscului....................................................................................27 Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor...............................................................................................33 Tabelul punctelor tari si punctelor slabe.................................................................................................................39 Tematica n detaliu a operaiilor auditabile............................................................................................................44 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN.............................................................................................45 Program de audit intern...........................................................................................................................................45 Programul interveniei la faa locului......................................................................................................................50 EDINA DE DESCHIDERE.........................................................................................................................................51 Minuta edinei de deschidere..................................................................................................................................52 CAPITOLUL III: INTERVENIA LA FAA LOCULUI........................................................................................54 COLECTAREA INFORMAIILOR..................................................................................................................................................55 Chestionar lista de verificare...................................................................................................................................57 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1..............................................................................63 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2..............................................................................64 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3..............................................................................66 FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR..................................................................................................67 NCHIDEREA EDINEI.............................................................................................................................................................69 Minuta edinei de nchidere....................................................................................................................................69 CAPITOLUL IV: RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN...............................................................................71 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT........................................................................................................................71 RAPORT DE AUDIT INTERN.................................................................................................................................72 CAPITOLUL V: URMRIREA RECOMANDRILOR..........................................................................................79 FI DE URMRIRE A RECOMANDRILOR...................................................................................................................................79 CAPITOLUL VI: SUPERVIZAREA...........................................................................................................................80 FI DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN........................................................................................................................80 Fi de evaluare a misiunii de audit intern

CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUIEI

Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social, denumit n continuare DDFSS, este organizat i funcioneaz n baza Hotrrii Guvernului nr 737/2003 privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei. DDFSS este instituie public cu personalitate juridic finanat de la bugetul de stat. DDFSS este serviciu public descentralizat al miniterului asigur n teritoriu aplicarea unitar a legislaiei muncii, proteciei sociale, asistenei sociale i familiei. DDFSS i exercit atribuiile, n principal, n urmtoarele domenii: Dialog social, legislaie, salarizare, conflicte i contracte colective de munc; Audit public intern; Asisten social; Resurse umane; Financiar contabilitate; Informatic. n exercitarea atribuiilor DDFSS are dreptul s cear, iar agenii economici, celelalte persoane fizice i juridice care ncadreaz personal, au obligaia s prezinte documentele necesare verificrii i controlului asupra modului n care se aplic legislaia n domeniul de activitate al DDFSS. DDFSS Botoani ndeplinete urmtoarele atribuii: Atribuii privind auditul intern n conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002, privind Organizeaz i coordoneaz activitile de asisten social de ocrotire a minorilor i auditul intern; familiei, a btrnilor pensionari i nepensionari, precum i a altor categorii de persoane vulnerabile;

Colaboreaz cu organizaiile non-profit care au ca obiect de activitatea protecia social; Sprijin agenii economici i unitile bugetare n vederea aplicrii corecte i concrete a Solicit agenilor economici i instituiilor publice ca n aplicarea legislaiei s ia msuri

legislaiei n domeniul salarizrii, normrii muncii, ncheierii contractelor colective de munc; pentru nlaturarea deficienelor constatate;

Aplic msuri de sancionare contravenional, a celor care ncalc dispoziiile legale din Sprijin aciunea de negociere a contractelor colective de munc, nregistreaz i Asigur aplicarea prevederilor Ordonanei de Guvern nr 129/2000 privind formarea

domeniul muncii i solidaritii sociale; organizeaz evidena acestora; profesional a adulilor, republicat i a Hotrrii de Guvern nr 522/2003 pentru aprobarea Normelor de aplicare a ordonanei;

Exercit n condiiile prevzute de lege, concilierea i arbitrajul n cazul conflictelor de Colaboreaz cu celelalte instituii i uniti n vederea ndeplinirii atribuiilor proprii; Desfoar acticiti n domeniul respectrii drepturilor femeii i politicilor familiale; Distribuie bilete de odihn i tratament persoanelor ndreptite, pe baza solicitrilor DDFSS Botoani asigur secretariatul comisiilor care ii desfoar activitatea pe unele

interese;

acestora, n cotele stabilite prin ordin al miniterului muncii i solidaritii sociale. domenii de activitate ale acesteia, pe baza propriilor regulamente de organizare i funionare. Structura organizatoric a DDFSS Botoani:
1.

Directorul executiv, conduce ntreaga activitate a direciei i este preedintele colegiului Directorul executiv are n coordonare direct urmtoarele compartimente:

de conducere. a) b) c) d)
2.

dialog social legislaie, salarizare, conflicte i contracte colective de munc; audit public intern; compartimentul relaii cu publicul; informatica. Director executiv adjunct economic, coordoneaz activitatea urmtoarelor

compartimente: a) b)
3.

resurse umane; financiar, contabiliate. Director executiv adjunct asisten social, coordoneaz activitatea urmtoarelor monitorizare prestaii i servicii sociale; monitorizare programe pentru familie; finanare asisten social.

compartimente: a) b) c)

Compartimentele din structura organizatoric a direciei se pot organiza, potrivit legii, la nivel de serviciu sau birou, n funcie de importana i complexitatea activitii i potrivit structurii organizatorice aprobate prin Ordinul nr 231/2003 al ministerului muncii, solidaritii sociale i familiei. Director executiv al DDFSS Botoani rspunde de buna desfurare a activitii direciei i este numit prin ordin de ctre ministerul muncii, solidaritii sociale i familiei, conform legii, cu avizul consultativ al prefectului. Pe lng directorul executiv al direciei funcioneaz colegiul de conducere al direciei, ca organ consultativ. Directorul executiv conduce ntreaga activitate a direciei i o reprezint n raporturile cu Ministerul Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei, cu organele administraiei publice locale, celelalte instituii publice uniti economice i cu alte persoane fizice i juridice. Colegiul de conducere al direciei organ consultativ al directorului general al DDFSS Botoani, compune din: director executiv preedinte; directorii executivi adjuncti; responsabili ai principalelor compartimente ale direciei sau reprezentani ai salariailor

dup caz.

STRUCTURA ORGANIZATORIC A DDFSS BOTOANI

DIRECTOR EXECUTIV

MONITORIZAREA I COMBATEREA VIOLENTEI IN FAMILIE

COMPORTAMENT DE EGALITATE NTRE FEMEI I BRBAI

AUDIT INTERN DIALOG SOCIAL, LEGISLAIE, SALARIZARE, CONFLICTE I CONTRACTE COLECTIVE DE MUNC COMPARTIMENT RELAII CU PUBLICUL

DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT

DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT

MONITORIZARE PRESTAII I SERVICII SOCIALE

MONITORIZARE PROGRAMARE PENTRU FAMILIE

FINANTARE ASISTEN SOCIALA

FINANCIAR CONTABILITATE

FINANTARE ASISTEN SOCIALA

CAPITOLUL II: PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT


Etapa de pregtire a misiunii este foarte important, deoarece necesit din partea auditorilor o informare complet despre activitatea ce urmeaz a fi auditat. Aceast informare se refer la cunoaterea reglementrilor n domeniu, dar i la cunoaterea particularitilor legate de activitatea ce urmeaz a se audita. De asemenea, n aceast etap este necesar urmrirea unor proceduri precum:

Primul pas al procedurii este Ordinul de serviciu. Acesta este ntocmit de ctre

conductorul compartimentului de audit, care repartizeaz sarcinile de serviciu pentru fiecare auditor n parte.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI NR. 218 /14.03.2009

ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002 privind auditul public intern, ale O.M.F.P. nr 38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit public intern, ale Normelor metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr 400/2003 i ale Planului de audit public intern pe anul 2009 se va efectua misiunea de audit public intern ,,ACTIVITATEA DE INVENTARIERE I VALORIFICAREA REZULTATULUI ACESTEIA la serviciul financiar contabilitate administrativ, n perioada 14.03.2009-15.04.2009. Scopul misiunii de audit este de a asigura c inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS Botoani pe anul 2008 a fost efectuat n conformitate cu prevederile legale (Ordin 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv, Ordin 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Legea contabilitatii nr. Obiectivele misiunii de audit sunt urmtoarele :
7

82/1991) i casarea i

amortizarea imobilizrilor respect cerinele stabilite prin Ordinul Ministerului Finanelor Publice.

1.

Pregtirea inventarierii.

2. Inventarierea patrimoniului. 3. Valorificarea inventarierii.


4.

Completarea registrului inventar. Menionam c se va efectua un audit de regularitate. Misiunea de audit va fi realizata de auditorul public intern Dup informarea auditorilor despre misiunea ce urmeaz a o efectua acetia trebuie s dea

o Declaraie de independen prin care declar dac au relaii cu instituia sau activitatea auditat, dac au avut sau au relaii oficiale, personale sau financiare cu persoane angajate n activitatea auditat sau dac sunt implicai n vre-un fel n activitatea respectiv. Scopul acestei declaraii este de a verifica eventuale incompatibiliti personale ale auditorilor desemnai n misiune.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI Compartiment audit public intern Nr. 7353/15.05.2008 Se aprob, DIRECTOR EXECUTIV

DECLARAIE DE INDEPENDEN Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Data : 14.03.2009

Incompatibiliti n legtur cu structura auditat


Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective, care ar putea s v influeneze n misiunea de audit?
8

Da

Nu
X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani, ntr-un mod, n activitatea structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Intern de urgen? X X X X X X X X X

Auditor public intern,

Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern are ca scop informarea entitii sau a structurii ce urmeaz s fie auditat de declanarea misiunii. Informarea structurii ce se va audita are drept scop de a asigura desfurarea normal a activitii de audit. n acest sens, auditorii pregtesc o adres de notificare pe care o transmit entitii sau structurii ce urmeaz a fi auditat, cu 15 zile nainte de declanarea misiunii. Adresa de notificare este verificat de conductorul compartimentului de audit si este semnat de acesta, dup care i se d un numr de nregistrare de secretariat i este trimis instituiei sau structurii ce urmeaz a se studia, iar auditorii vor ataa la dosar o copie a acestei adrese. DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN
9

NR. 91 /14.03.2008

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre, SERVICIUL FINANCIAR CONTABILITATE ADMINISTRATIV De la: auditor public intern Referitor la misiunea de audit intern: ACTIVITATEA DE INVENTARIERE I VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA. In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2009 n baza ordinului de serviciu nr. 218/14.03.2009, urmeaza ca n perioada 14.03.2009-15.04.2009 s efectuez o misiune de audit public intern cu tema ACTIVITATEA DE INVENTARIERE I VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA n cadrul Serviciului financiar contabilitate administrativ. Auditorul va evalua modul n care s-a stabilit situaia real a elementelor de activ i pasiv ce alctuiesc patrimoniul aflat n administrarea DDFSS Botoani. Ulterior v voi contacta pentru a stabili de comun acord sedina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinznd: - prezentarea auditorului; - principalele obiective ale misiunii de audit intern; - modul de desfurare a interveniei la faa locului; - scopul misiunii de audit intern; - alte aspecte. Pentru o bun auditare a activitii dumneavoastr, n etapa de intervenie la faa locului mi vor fi necesare urmtoarele documente:

Dosarul cuprinznd inventarierea anual (decizia de numire a comisiei de inventariere,

listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobrile privind scoaterea din functiune a imobilizrilor i casarea obiectelor de inventar, extrase de cont debite );

Registrul inventar; Balanele de verificare la 31.12.2008; Balanele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori i

creditori diveri; (Pentru imobilizri i stocuri balanele analitice vor fi ntocmite pe conturi i gestionari);
10

Alte documente vor fi solicitate n timpul controlului. Daca intervin ntrebri privind misiunea de audit intern v rog s m contactai.

Auditor public intern,

Data 14.03.2009

Colectarea si prelucrarea informaiilor O alt procedur n etapa pregtirii misiunii este colectarea i prelucrarea informaiilor. Acest pas este poate cel mai important ntr-o misiune de audit deoarece i permite auditorului s se familiarizeze cu domeniul ce urmeaz sa l auditeze, iar informaiile colectate i faciliteaz procedurile de analiz a riscului i de verificare. n cazul nostru echipa de auditori se informeaz asupra modului cum au fost tratate, anterior, aspectele care fac obiectul misiunii de audit care urmeaz s se efectueze. n aceast situaie auditorii trebuie s ntocmeasc un chestionar, i aplicnd acest chestionar ei trebuie s obin suficiente informaii pentru a putea stabili daca inventarierea patrimoniului de care dispune DDFSS Botoani s-a efectuat cu respectarea normelor i procedurilor prevzute de lege.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

CHESTIONAR

11

ACTIVITATEA DE AUDIT Inventarierea patrimoniului 1. A fost constituit comisia pentru efectuarea lucrrilor de inventariere a patrimoniului prin decizia scris a conducerii? 2. n decizia de numire a comisiei de inventariere au fost menionate datele obligatorii privind : - componena comisiei; - numele responsabilului comisiei; - modul de efectuare a inventarierii; - gestiunea supus inventarierii; - data de ncepere i terminare a operaiunilor. 3. Membrii comisiei de inventariere au pregtire economic sau juridic, de natura s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii? 4. nlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat prin decizia scris a conducerii ? 5. nainte de nceperea lucrrilor de inventariere comisia a luat declaraii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea bunurilor?

DA

NU OBSERVAII Decizia

165/08.11.2008

X Nu a fost cazul

S-a luat declaraie de la X gestionarul Aparaschive Iulian

6. Declaraiile luate de la gestionarul rspunzator au fost datate i semnate de ctre gestionarul rspunzator de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere care atest c a fost dat n prezena sa? 7. Au fost inventariate imobilizrile necorporale aflate n evidena DDFSS? 8. Imobilizrile corporale aflate n afara instituiei au fost inventariate? 9. Au fost inventariate imobilizrile necorporale aflate n curs de execuie pe baza devizelor pe stadii de execuie? X

X X Nu a fost cazul

12

10. Au fost ntocmite liste de inventariere separate pentru investiii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobrilor de sistare, abandonare i cauzelor acestora? 11. Bunurile inventariate au fost nscrise n listele de inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri? 12. Listele de inventariere cuprinznd bunurile apartinnd terilor au fost trimise i persoanelor fizice i juridice crora le aparin n termen de 15 zile de la terminarea inventarierii? 14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fr micare, au fost ntocmite liste de inventariere separate sau situaii analitice separate? 15. Bunurile aflate n curs de aprovizionare au fost nscrise n liste de inventariere separate? 16. Au fost inventariate lucrrile de modernizare, reparaii prin verificarea la faa locului a stadiului realizrii lucrrilor consemnndu-se n liste separate denumirea obiectului reparaiei sau lucrrii costul de deviz i cel efectiv al lucrrilor executate ? 17. Creanele au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i debitori care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza punctajelor reciproce? 18. Au fost inventariate valorile din casierie i alte valori deinute? 19. Disponibilitile aflate n conturi la bnci au fost inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea instituiei la data de 31 dec. 2008? 20. Mrcile potale, BCF urile au fost nscrise n listele de inventariere la valoarea lor nominal? 21. Pentru celelalte elemente de activ i pasiv inventariate s-a verificat realitatea soldurilor conturilor respective? 22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionari sau responsabili pe locuri de folosin? X X Nu a fost cazul X Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

X X

13

23. Bunurile inventariate sunt nscrise n listele de inventariere fr spaii libere i fr tersturi? 24. Elementele de activ i pasiv inventariate, care nu reprezint bunuri au fost prezentate n situaii analitice distincte, totalizate, care justific soldul conturilor sintetice? 25. Elementele de activ i pasiv inventariate au fost nscrise n Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere i situaiilor analitice care justific coninutul fiecrui post de bilan? 26. Datele rezultate din operaiunile de inventariere au fost actualizate cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, pentru a reflecta situaia real a elementelor de activ i pasiv? 27. Evaluarea elementelor de activ i pasiv s-a efectuat la valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora i valoarea cu care acestea sunt evideniate n contabilitate? 28. Rezultatele inventarierii au fost nscrise de ctre comisia de inventariere ntr-un proces verbal? 29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde urmtoarele elemente: - data ntocmirii

X X

numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere gestiunea inventariat data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere rezultatele inventarierii concluziile i propunerile comisiei de inventariere cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate persoanele vinovate propuneri de msuri n legatura cu plusurile i lipsurile volumul stocurilor fr micare, cu micare lent propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar declasarea, casarea unor bunuri constatri privind pstrarea, depozitarea i conservarea, asigurarea integritii bunurilor?
14

30.

Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la

Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii

bunuri comisia de inventariere a primit explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionarii acestora?

31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, al plusurilor, propunnd modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice rezultate n urma inventarierii? 32. Propunerile cuprinse n procesul verbal al comisiei de inventariere au fost prezentate n termen de 3 zile de la ncheierea operatiunilor de inventariere conducatorului instituiei? 33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu avizul compartimentului financiar contabil i juridic n termen de 5 zile de la primirea procesului verbal ntocmit la finalizarea inventarierii pentru solutionarea propunerilor? 34. Rezultatele inventarierii au fost nregistrate n evidena tehnico - operativ n termen de trei zile de la data aprobrii procesului verbal de inventariere de ctre ordonatorul de credite? 35. Rezultatele inventarierii au fost nregistrate n contabilitate conform Legii nr. 82/1991 republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i reglementrile contabile aplicabile? X X

Nu a fost cazul

Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii

36. Exist concordan ntre datele din Registrul inventar, balana de verificare la 31.12.2008 i posturile nregistrate n bilanul contabil cu privire la elementele de activ i pasiv stabilite pe baza inventarului?

15

NTOCMIT, Dup colectarea informaiilor necesare misiunii de audit, acestea trebuie prelucrate. Prelucrarea informaiilor const n: - analiza structurii sau a instituiei auditate i a activitii sale; - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea instituiei sau structurii auditate; - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea/structura auditat.

ANALIZA RISCURILOR DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

NR

OBIECTIVE

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de inventariere. Componenta comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-operative. Operarea la zi a evidentei contabile.

OBS.

CRT 1. Pregatirea inventarierii

16

Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. 2. Inventarierea patrimoniului Declaratia de inceput de inventar. Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de bunuri existente in gestiune dar neinregistrate . Intocmirea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar . Inventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu regim special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor. Inventarierea obligatiilor fata de terti. Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului. Inventarierea disponibilitatilor banesti aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati. Declaratia de sfarsit de inventar. 3. Valorificarea inventarierii Stabilirea rezultatelor inventarierii. Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele inventarierii.

17

Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere. Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate. Operarea in evidenta tehnico-operativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii. 4. Completarea registrului inventar 5. Auditarea situatiilor financiare anuale Conducerea registrului inventar. Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul inventar. Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.
18

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Identificarea riscurilor Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: NR OBIECTIVE CRT 1. Pregatirea inventarierii OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de inventariere. Componenta comisiei de inventariere IDENTIFICAREA RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere In comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care tin evidenta gestiunilor Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-operative . Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. 2. Inventarierea Declaratia de inceput de patrimoniului inventar. Neoperarea la zi a evidentei tehnico-operative. Evidenta contabila nu este operata la zi. Neefectuarea punctajului intre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar. inventariate Inventariere necorespunzatoare din cauza necunoasterii responsabilitatilor. OBS

19

Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de neinregistrate . Intocmirea listelor de inventariere. Completarea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar.

Nesemnarea si nebararea fiselor de magazie. Necunoasterea declararii si inregistrarii tuturor documentelor la

bunuri existente in gestiune dar timp si cronologic.

Necuprinderea in liste a tuturor bunurilor inventariate. Existenta spatiilor libere si a stersaturilor in listele de inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrarile de inventariere. Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Neinventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea necorespunzatoarea a imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si a B.C.F.-urilor. Neinventarierea documentelor cu regim special. Gestionarea necorespunzatoare a documentelor cu regim special. Neinventarierea timbrelor.

Inventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu regim special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor.

20

Inventarierea creantelor .

Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta creantele fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta obligatiile fata de terti. Necunoasterea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Nescaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea unitatii. Listele de inventariere nu contin informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale documentului de livrare. Nu exista declaratia de sfarsit de inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice si scriptice. Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii.

Inventarierea obligatiilor fata de terti. Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului.

Inventarierea disponibilitatilor banesti aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati.

Declaratia de sfarsit de 3. Valorificarea inventarierii inventar. Stabilirea rezultatelor inventarierii. Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces

verbal. Intocmirea corecta a procesului Procesul verbal nu contine verbal privind rezultatele inventarierii. elementele de baza prevazute de Ordinul 1753/2004.

21

Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere. Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Operarea in evidenta tehnicooperativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate. 4. Completarea registrului inventar Conducerea registrului inventar. Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul inventar. 5. Auditarea situatiilor financiare anuale Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007 conform modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006.

Nesupunerea spre aprobare a propunerilor cuprinse in Procesul verbal privind inventarierea.

Nesolicitarea explicatiilor scrise pentru diferentele si pagubele constatate cu ocazia inventarierii.

Compensarea eronata a minusurilor cu plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta tehnicooperativa. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor deteriorate. Neconducerea registrului inventar.

Completarea necorespunzatoare a registrului inventar. Situatiile financiare nu corespund cerintelor Ordinului Ministerului de Finante.

22

Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Bilantul de deschidere al anului 2007 nu corespunde cu bilantul de inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt semnate de persoanele abilitate.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora i aprecierea nivelului riscurilor

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

23

Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.

Riscuri mici Riscuri medii

1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1-60% N1 Exista proceduri si se P2-30% aplica Impact financiar P3-10% Nivelul de apreciere a riscului N2 Exista proceduri dar nu se aplica Impact financiar N3 Nu exista proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

Factori de risc (Fi) F1 -Aprecierea controlului intern F2- Aprecierea cantitativa F3-Aprecierea calitativa

scazut moderat Vulnerabilitate Vulnerabilitate scazuta medie

Riscuri mari

2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

24

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Stabilirea nivelului riscului i a puctajului total al riscului

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: Criterii de analiz a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea OBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE IDENTIFICAREA RISCURILOR contrulului intern (F1) 1 Pregatirea
Decizia de numire a comisiei de Componenta comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnicooperative. Operarea la zi a evidentei contabile. Neluarea masurilor de inventariere. In comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care tin evidenta gestiunilor inventariate. Inventariere necorespunzatoare din cauza necunoasterii responsabilitatilor. 0,5 Neoperarea la zi a evidentei tehnicooperative. Evidenta contabila nu este operata la zi.
2 0,3 2 0,2 3 2,2 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

NR CRT

Pct. total

cantitativ (F2)
0,3 2

calitativ (F3)
0,2 2

inventarierii inventariere.

0,5

2,5

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

1 2

1,8 1,7

25

Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Inventarierea Declaratia de inceput de inventar.

Neefectuarea punctajului intre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar. Nesemnarea si nebararea fiselor de magazie. Necunoasterea declararii si inregistrarii tuturor documentelor la timp si cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor bunurilor inventariate. Existenta spatiilor libere si a stersaturilor in listele de inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrarile de inventariere. Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Neinventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea necorespunzatoarea a imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si a B.C.F.-urilor.
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

patrimoniului

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

1 2

1,8 1,7

Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de bunuri existente in gestiune dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere. Completarea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar.

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

3 2

2,2 2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

Inventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a B.C.F.urilor

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 1 2

1,7 1,8 1,8 2,0

26

Inventarierea documentelor cu regim special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor . Inventarierea obligatiilor fata de terti. Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului.

Neinventarierea documentelor cu regim special Gestionarea necorespunzatoare a documentelor cu regim special. Neinventarierea timbrelor. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta creantele fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta obligatiile fata de terti. Necunoasterea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Nescaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima zi lucratoare a exercitiului

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 3 3

1,8 1,7 2,2 2,2

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,8

Inventarierea disponibilitatilor banesti aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati.

financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea unitatii. Listele de inventariere nu contin informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale documentului de livrare.
0,5 0,5 3 2 0,3 0,3 2 2 0,2 0,2 2 2 2,5 2,0

27

Declaratia de sfarsit de inventar.

Nu exista declaratia de sfarsit de inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice si scriptice.

0,5

0,3

0,2

1,7

Valorificarea Stabilirea rezultatelor inventarierii. inventarierii

0,5

0,3

0,2

2,0

Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere.

Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Procesul verbal nu contine elementele de baza prevazute de Ordinul 1753/2004 Nesupunerea spre aprobare a propunerilor cuprinse in Procesul verbal privind inventarierea.

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,8

Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu

Nesolicitarea explicatiilor scrise pentru diferentele si pagubele constatate cu ocazia inventarierii. Compensarea eronata a minusurilor
28 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Operarea in evidenta tehnicooperativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

cu plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta tehnico-operativa. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor deteriorate.
0,5 0,5 0,5 2 2 2 0,3 0,3 0,3 2 1 2 0,2 0,2 0,2 1 2 2 1,8 1,7 2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

Completarea Conducerea registrului inventar. registrului inventar


Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul inventar. Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Neconducerea registrului inventar. Completarea necorespunzatoare a registrului inventar. Situatiile financiare nu corespund cerintelor Ordinului Ministerului de Finante. Bilantul de deschidere al anului 2007 nu corespunde cu bilantul de inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt semnate de persoanele abilitate.

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

Auditarea situatiilor financiare anuale

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

29

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

Nr crt 1

OBIECTIVE Pregatirea

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de

IDENTIFICAREA RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere.

Pct. total 2,5

Clasare Ridicat

Obs.

inventarierii inventariere.

30

Componenta comisiei de inventariere.

In comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care tin 1,7 Sczut evidenta gestiunilor inventariate. Inventariere necorespunzatoare din cauza 2,2 Mediu

Elaborarea si transmiterea comisiei de la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnicooperative. Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta 2 contabila si evidenta tehnico-operativa. Inventariere Declaratia de inceput de inventar. a patrimoniului Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de bunuri existente in gestiune dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere. Completarea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar.

inventariere a procedurilor scrise adaptate necunoasterii responsabilitatilor. Neoperarea la zi a evidentei tehnicooperative. Evidenta contabila nu este operata la zi. Neefectuarea punctajului intre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar. Nesemnarea si nebararea fiselor de magazie. Necunoasterea declararii si inregistrarii tuturor documentelor la timp si cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor bunurilor inventariate. Existenta spatiilor libere si a stersaturilor in listele de inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrarile de inventariere. Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.
31

1,8 1,7 2,0 1,8 1,7

Mediu Sczut Mediu Mediu Sczut

1,8

Mediu

2,2 2,0 1,8

Mediu Mediu Mediu

2,2

Mediu

Inventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a B.C.F.urilor Inventarierea documentelor cu regim special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor . Inventarierea obligatiilor fata de terti. Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului. Inventarierea disponibilitatilor banesti

Neinventarierea imobilizarilor necorporale. Inventarierea necorespunzatoarea a imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si a B.C.F.-urilor. Neinventarierea documentelor cu regim special Gestionarea necorespunzatoare a documentelor cu regim special. Neinventarierea timbrelor. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta creantele fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta obligatiile fata de terti. Necunoasterea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Nescaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele
32

1,7 1,8 1,8 2,0

Sczut Mediu Mediu Mediu

1,8 1,7 2,2 2,2 2,0

Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu

1,7

Sczut

2,2

Mediu

1,8 2,5

Mediu Ridicat

aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati.

de cont cu cele din contabilitatea unitatii. Listele de inventariere nu contin informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale documentului de livrare. Nu exista declaratia de sfarsit de inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice si scriptice. 2,0 Mediu 1,8 Mediu

Declaratia de sfarsit de inventar. 3 Valorificarea Stabilirea rezultatelor inventarierii. inventarierii

1,7

Sczut

Inscrierea rezultatelor inventarierii intrun proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele inventarierii.
Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere. Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile in

Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Procesul verbal nu contine elementele de baza prevazute de Ordinul 1753/2004
Nesupunerea spre aprobare a propunerilor cuprinse in Procesul verbal privind inventarierea.

2,0 2,2 1,8

Mediu Mediu Mediu

Nesolicitarea explicatiilor scrise pentru diferentele si pagubele constatate cu ocazia inventarierii. Compensarea eronata a minusurilor cu

1,5 2,2

Sczut Mediu

33

gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Operarea in evidenta tehnico-operativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta tehnico-operativa. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor deteriorate.

1,8 1,7 2,0 1,8 1,5 1,8

Mediu Sczut Mediu Mediu Sczut Mediu

Completarea Conducerea registrului inventar. registrului inventar


Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul inventar. Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiarcontabil.

Neconducerea registrului inventar. Completarea necorespunzatoare a registrului inventar. Situatiile financiare nu corespund cerintelor Ordinului Ministerului de Finante. Bilantul de deschidere al anului 2007 nu corespunde cu bilantul de inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt semnate de persoanele abilitate.

Auditarea situatiilor financiare anuale

2,2

Mediu

2,5 2,0

Ridicat Mediu

1,8

Mediu

34

Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 44 de obiecte auditabile i 44 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n baza acestui document au rezultat 9 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 35 de obiecte auditabile i 35 riscuri asociate acestora. Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se efectueaz pe baza documentaiei efectuate n etapele anterioare i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, document care prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaii analizate. Documentul conine opinia auditorului public intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activitii auditate i a gradului de ncredere n funcionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului cnd gradul de ncredere este mare i la maximizarea riscului, cnd gradul de ncredere este mic, aa cum rezult din tabelul de mai jos: DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Tabelul punctelor tari si punctelor slabe Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

35

NR

OBIECTIVE

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnicooperative. Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Declaratia de inceput de inventar. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de bunuri existente in gestiune dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere. Completarea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere.

IDENTIFICAREA RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere.

Punct

Consecinta

Grad de

Obs.

CRT 1 Pregatirea inventarierii

T/S incredere T Exist sistem de control eficient Ridicat

Inventariere necorespunzatoare din cauza necunoasterii responsabilitatilor. Neoperarea la zi a evidentei tehnicooperative. Neefectuarea punctajului intre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar. Necunoasterea declararii si inregistrarii tuturor documentelor la timp si cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor bunurilor inventariate. Existenta spatiilor libere si a stersaturilor in listele de inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrarile de inventariere.

S Sczut S S Mediu S S Mediu S S S

Mediu

Inventariere a patrimoniulu i

Mediu

Mediu Mediu Sczut

36

Semnarea listelor de inventar.

Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Inventarierea necorespunzatoarea a imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si a B.C.F.-urilor.

S Mediu

Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a

S S S

Mediu Mediu Mediu

B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu regim Neinventarierea documentelor cu special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor . Inventarierea obligatiilor fata de terti. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului. Inventarierea disponibilitatilor regim special Gestionarea necorespunzatoare a documentelor cu regim special. Neinventarierea timbrelor. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta creantele fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta obligatiile fata de terti. Nescaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele
37

S S S S S

Mediu Sczut Mediu Mediu

Sczut S Mediu

S T Exist sistem

Mediu Ridicat

banesti aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati.

de cont cu cele din contabilitatea unitatii. Listele de inventariere nu contin informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale documentului de livrare. Erori in stabilirea stocurilor faptice si scriptice. Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Procesul verbal nu contine elementele de baza prevazute de Ordinul 1753/2004 Nesupunerea spre aprobare a propunerilor cuprinse in Procesul verbal privind inventarierea. S S

de control eficient

Sczut

Valorificarea inventarierii

Stabilirea rezultatelor inventarierii. Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere. Compensarea plusurilor cu minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii.

S S S

Mediu Mediu Mediu

Mediu

Compensarea eronata a minusurilor cu plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii in evidenta contabila.

S S S

Sczut Mediu Sczut

38

Casarea bunurilor deteriorate. 4 Completarea registrului inventar 5 Auditarea situatiilor financiare anuale Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform modelelor

Lipsa aprobarilor privind casarea

S S

bunurilor deteriorate. Concordanta dintre inventar si datele Completarea necorespunzatoare a cuprinse in registrul inventar. registrului inventar.

Mediu

Mediu

Situatiile financiare nu corespund cerintelor Ordinului Ministerului de

S Mediu T Exist sistem de control eficient S Mediu S Sczut Ridicat

aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Finante. Respectarea intangibilitatii bilantului Bilantul de deschidere al anului 2007 de deschidere a exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil. nu corespunde cu bilantul de inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt semnate de persoanele abilitate.

39

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Tematica n detaliu a operaiilor auditabile Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

Procedura analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a curpins 44 de operaii auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, in care au fost selectate numai 6 obiecte de auditat. OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de inventariere. Componenta comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-operative. Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnicooperativa. Declaratia de inceput de inventar. Se inventariaza activele corporale, activele necorporale, investitiile in curs, materialele aflate in folosinta personalului, investitiile in curs valorile materiale aflate in curs de modernizare, valorile matariele aflate in unitate de la terti valorile materiale aflate in custodie, disponibilititile banesti in numerar si in cont, regimul special, timbrele. 7 26 4 5 6 NR LIST 1 2 3

40

ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Programul de audit Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern i se ntocmete pe baza tematicii detaliate elaborat n prealabil. Elaborarea acestui program are ca scop asigurarea conducerii departamentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern i asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor de ctre supervizor. Acest program cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Pe baza Programului de audit public intern se ntocmete programul interveniei la faa locului care prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i le propun a le efectua. n acest program sunt prezentate testele, studiile, cuantificrile, materiale probante pentru validarea acestora, precum i perioadele n care se efectueaz verificrile la faa locului. DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Program de audit intern Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: Durata Activitati TOTAL 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2.Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen
41

Obiectivele Auditului A. Pregatirea misiunii de audit

Persoane

Locul

333 h 37 1 1

Implicare Desfasurarii

auditor auditor

comp. audit intern comp. audit intern

3.Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre Sructura auditata 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor

auditor

comp. audit intern

auditor

comp. audit intern si financiarcontabilitate comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern si financiarcontabilitate comp. audit intern

5.ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6.Elaborarea Situaiei puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea programului de audit intern 8. Intocmirea Programului interveniei la faa locului. 9. Planificarea i organizarea Sedinei de deschidere cu comp financiarcontabilitate. 10. Redactarea Minutei edinei de B. Interventia la fata locului OBIECTIV I Pregatirea inventarierii 1.2 Discutarea constatrilor cu auditatul 1.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4 Colectarea dovezilor deschidere TOTAL TOTAL 1.1 Efectuarea testrilor

3 5 8 8 2

auditor auditor auditor auditor auditor

2 162 38 10

auditor

auditor

comp. financiarcontabiliate comp. audit intern comp. audit intern comp. financiarcontabilitate comp. audit intern si

2 10 11

auditor auditor auditor

1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului i al

auditor

42

formei i ntocmirea Notei OBIECTIV II Inventarierea patrimoniului 2.2 Discutarea constatrilor cu auditatul 2.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2 10 4 auditor auditor auditor centralizatoare a documentelor de lucru TOTAL 2.1 Efectuarea testrilor 48 30

financiarcontabilitate auditor comp. financiarcontabilitate comp. audit intern comp. audit intern comp. financiarcontabilitate comp. audit intern si financiarcontabilitate 51 10 2 10 6 23 auditor auditor auditor auditor auditor comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern si financiarcontabilitate 22 6 auditor comp. financiarcontabilitate comp. audit intern comp. audit

2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului i al formei i ntocmirea Notei OBIECTIV III Valorificarea inventarierii centralizatoare a documentelor de lucru TOTAL 3.1 Efectuarea testrilor 3.2 Discutarea constatrilor cu auditatul 3.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 3.4 Colectarea dovezilor 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului i al formei i ntocmirea Notei OBIECTIV IV Completarea registrului inventar 4.2 Discutarea constatrilor cu auditatul 4.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor
43

auditor

centralizatoare a documentelor de lucru TOTAL 4.1 Efectuarea testrilor

2 2

auditor auditor

4.4 Colectarea dovezilor

auditor

intern comp. financiarcontabilitate comp. financiarcontabilitate

4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.6 Planificarea i organizarea edintei de nchidere 4.7 Discutarea constatarilor cu salariaIIcompartimentului financiarcontabilitate 4.8 Concluzii

auditor

auditor

comp. financiarcontabilitate comp. financiarcontabilitate comp. financiarcontabilitate

auditor

auditor

C. Raportul de audit intern

TOTAL 1. Redactarea proiectului Raportului de audit intern 2. Revizuirea Raportului de audit intern 3. Transmiterea Proiectului Raportului de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 4. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 5. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 6. Finalizarea Raportului de audit intern 7. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 8. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat
44

110 30 16 2

auditor auditor auditor

comp. audit intern comp. audit intern comp. financiarcontabilitate comp. financiarcontabilitate comp. audit intern

auditor

15

auditor

27 4 10

auditor auditor auditor

comp. audit intern comp. audit intern comp. audit intern

D. Urmrirea recomandrilor

Iniierea procesului de urmrire

24

auditor

comp. audit intern

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Programul interveniei la faa locului Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: LOCUL TESTARII DURATA TESTARII

OBIECTIVE Pregatirea inventarierii

TIPUL TESTARII Verificarea existentei si continutului procedurilor, examinarea deciziei, verificarea incompatibilitatilor, lista de verificare, observarea fizica a completarii documentelor. Verificarea existentei si continutului procedurilor, compararea datelor din balanta analitica cu cea sintetica si cu listele de inventariere, situatii analitica probante, lista de verificare, observarea fizica a completarii documentelor. Verificarea existentei si continutului procedurilor, verificarea compensarilor si
45

AUDITOR

comp.audit intern

Inventarierea patrimoniului

comp.audit intern

Valorificarea inventarierii

comp.audit intern

a imputatiilor, verificarea evaluarii si inregistrarii plusurilor, compararea plusurilor si minusurilor stabilite in urma inventarierii cu cele inregistrate in evidenta operativa si contabila,verificarea notelor contabile intocmite ca urmare a valorificarii inventarului si inregistrarea acestora in evidenta contabila, observarea Completarea registrului inventar fizica a completarii documentelor. Verificarea existentei si continutului procedurilor, examinarea registrului inventar, observarea fizica a completarii documentelor, compararea rezultatelor inventarierii cu cele consemnate in registrul inventar, compararea datelor consemnate in registrul inventar cu cele din balanta de verificare sintetica intocmita la 31.12.2008. comp.audit intern

EDINA DE DESCHIDERE

edina de deschidere a interveniei la faa locului are loc la instituia auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului instituiei sau structurii auditate. Scopul organizrii acestei edine de deschidere este acela de a informa despre scopul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru necesare derulrii misiunii n bune condiii. De aceea, pe ordinea de zi a edinei de deschidere sunt cuprinse informri legate de auditorii ce vor forma echipa, informri despre obiectivele misiunii, stabilirea termenelor de raportare, prezentarea n detaliu a tematicii, acceptarea calendarului ntlnirilor, asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern.

46

Pentru desfurarea acestei proceduri, auditorii contacteaz telefonic instituia sau structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. La edina de deschidere particip i conductorul compartimentului de audit. n timpul edinei de deschidere, auditorii ntocmesc Minuta edinei care se desfoar pe dou mari grupe de probleme i anume: - meniuni generale n care sunt prezentate tema misiunii de audit, echipa de auditori, persoanele care particip la edin etc. - stenograma edinei de deschidere care cuprinde redactarea n detaliu a discuiilor. Dup ntocmirea minutei edinei, aceasta se ndosariaz n dosarul permanent al misiunii de audit.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Minuta edinei de deschidere Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

A. Lista participanilor: Numele si prenumele Anitei Felicia Gafencu Camelia Bertea Elena Barzoies Emanuela Aparaschive Iulian Functia Director economic Auditor intern Referent sup Inspector asist Referent Directia/ Compartiment Comp audit int
Comp fin-contab

Nr de telefon

Adresa Semnatura

Comp fin-contab Comp fin-contab


Comp fin-contab

B. Stenograma edinei de deschidere:


47

n cadrul edinei s-a procedat la: prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; prezentarea obiectivelor generale i semnificaia auditului intern; prezentarea tematicii n detaliu; prezentarea programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective; stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea misiunii de stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta n vederea colectrii informaiilor, convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n stabilirea Reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor. Auditorul intern a prezentat principalele aspecte legate de misiunea de audit ce urmeaza a fi efectuata: I . Tema misiunii de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia II. Obiectivele misiunii de audit : 1. Pregatirea inventarierii 2. Inventarierea patrimoniului 3. Valorificarea inventarierii 4. Completarea registrului inventar. III. Perioada supusa verificarii: 01.01.2008-31.12.2008. IV Durata interventiei la fata locului: 14.03.2009-15.04.2009. V Data sedintei de deschidere: 18.03.2009 Auditorul a inmanat dnei Director economic Carta auditului public intern. S-a stabilit ca orice problema constatata pe parcursul misiunii care necesita precizari si discutii suplimentare se va lamuri la momentul respectiv fara a fi necesar sa se stabileasca cu anticipatie un calendar al intalnirilor. In vederea realizarii misiunii de audit auditorul a solicitat sa i se puna la dispozitie urmatoarele documente :

intenioneaz a fi realizate dup analizele de risc efectuate;

audit (spaiu de lucru, calculator, posibiliti de imprimare); efectuarea de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri; cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor;

48

- Dosarul cuprinzand inventarierea anuala si casarea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobarile privind scoaterea din functiune a imobilizarilor si casarea obiectelor de inventar, extrase de cont debite); - Registrul inventar; - Balantele de verificare la 31.12.2008; - Balantele analitice la 31.12.2008 la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori si creditori diversi; (Pentru imobilizari si stocuri balantele analitice vor fi intocmite pe conturi si gestionari).

AUDITOR,

DIRECTOR ECONOMIC,

CAPITOLUL III: Intervenia la faa locului


Intervenia la faa locului este etapa n care se realizeaz efectiv activitatea de audit i const n colectarea informaiilor din documente, analiza i evaluarea acestora. n cadrul acestei etape se urmresc mai multe proceduri: Colectarea dovezilor n care se intervieveaz personalul din departamentele supuse auditrii, se verific nregistrrile contabile, se face analiza datelor i informaiilor, se evalueaz eficiena i eficacitatea controalelor interne etc.; Constatarea i raportarea iregularitilor; Revizuirea documentelor de lucru; ncheierea edinei. Intervenia la faa locului permite echipei de auditori parcurgerea unor etape logice n activitatea de audit. Mai nti, auditorii i stabilesc logica efecturii operaiilor n vederea identificrii riscurilor, dup care acetia i stabilesc obiectivele i un Program de lucru. Pentru fiecare problem cuprins n programul de lucru, acetia elaboreaz un Chestionar de control intern n care i pun ntrebri de forma ce, cine, unde, cnd i cum. Rspunsul la aceste ntrebri l primete prin testele efectuate. n cazul n care se constat anomalii sau disfuncii, se va ntocmi cte o Fi de identificare i analiz a problemelor.
49

Colectarea informaiilor Acest procedeu permite colectarea unor informaii suplimentare fa de cele colectate n perioada de pregtire, pentru asigurarea unei evidene suficiente, complete i relevante, care s ofere o baz solid pentru formularea constatrilor i a concluziilor auditorilor. Auditorul trebuie s obin suficiente probe de audit adecvate pentru a fi capabil s emit concluzii rezonabile pe care s se bazeze opinia de audit. Probele de audit reprezint totalitatea informaiilor utilizate de auditor pentru emiterea unei concluzii pe care este bazat opinia de audit, i includ toate informaiile coninute n evidenele contabile care stau la baza situaiilor financiare i a altor informaii. Nu se ateapt ca auditorii s abordeze toate informaiile care exist. Probele de audit, care sunt cumulate ca natur, includ probe de audit obinute din procedurile de audit efectuate pe parcursul auditului i pot include probe de audit obinute din alte surse, cum ar fi angajamentele de audit anterioare i procedurile unei firme de control al calitii pentru acceptarea clienilor i continuarea contractelor cu clienii deja existeni. Evidenele contabile includ, n general: evidenele nregistrrilor iniiale i evidenele justificative, cum ar fi verificri i nregistrri ale transferurilor electronice de fonduri; facturi; contracte; registrul jurnal i registrul inventar, nregistrri contabile i alte ajustri ale situaiilor financiare care nu sunt reflectate n nregistrrile contabile oficiale; alte evidene cum ar fi documente de lucru i foi de calcul care justific alocrile costurilor, calculele, reconcilierile i prezentrile de informaii. nregistrrile din evidenele contabile sunt adesea iniiate, nregistrate, procesate i raportate n form electronic. n plus, evidenele contabile pot face parte din sisteme integrate care distribuie date i asigur suport pentru toate aspectele legate de raportarea financiar, operaiunile i obiectivele de conformitate ale unei entiti. Conducerea este responsabil de ntocmirea situaiilor financiare pe baza evidenelor contabile ale entitii. Auditorul obine unele probe de audit testnd evidenele contabile, de exemplu, prin intermediul analizei i revizie, reefectund procedurile urmate n procesul de raportare financiar i reconciliind categoriile i aplicaiile aferente ale acelorai informaii. prin efectuarea unor astfel de proceduri de audit, auditorul poate stabili c evidenele contabile sunt consecvente la nivel intern i poate fi de acord cu situaiile financiare. Totui, datorit faptului c

50

evidenele contabile de sine stttoare nu furnizeaz suficiente probe de audit pe care s se fundamenteze o opinie de audit asupra situaiilor financiare, auditorul obine i alte probe de audit. Alte informaii pe care auditorul le poate utiliza ca probe de audit includ procese verbale ale edinelor; confirmri de la tere pri, rapoarte ale analitilor, date comparabile cu privire la concureni (etalonare), manuale de control, informaii obinute de auditor din proceduri de audit de genul investigaiilor, observrii i inspeciei, precum i alte informaii constatate de auditor sau disponibile acestuia care i permit s emit concluzii n urma unor analize valide. Aceasta este faza n care se colecteaz dovezile n vederea formulrii constatrilor, concluziilor i recomandrilor. n cursul acestei proceduri, auditorii parcurg mai multe faze n activitatea de audit: efectueaz testele i procedurile stabilite n programul de audit i stabilesc dac dovezile obinute sunt suficiente, relevante i folositoare, pe baza crora ntocmesc Chestionarul list de verificare; colecteaz documentele pentru ntreaga misiune de audit, le eticheteaz i le numeroteaz; n cazul constatrii unor anomalii sau disfuncii n activitatea auditat, pentru fiecare din

problemele constatate ntocmesc fie de identificare i analiz a problemelor (FIAP-uri), pe care le transmit conductorului compartimentului de audit public intern; ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii. Conductorul compartimentului de audit public intern va analiza i va aproba testele i fiele de identificare i analiz a problemelor. n vederea realizrii n bune condiii a activitii de audit, auditorii utilizeaz o serie de tehnici i instrumente de audit. Principalele tehnici de audit sunt: Verificarea; Observarea fizic; Interviul; Analiza.

Cu ajutorul acestor tehnici auditorul colecteaz informaiile necesare n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii de audit. Aceste informaii trebuie ns consemnate n documentele care reprezint instrumente cu care auditul intern i realizeaz scopul. DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI

51

COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Chestionar lista de verificare Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

ACTIVITATEA DE AUDIT Inventarierea patrimoniului 1. A fost constituit comisia pentru efectuarea lucrrilor de inventariere a patrimoniului prin decizia scris a conducerii? 2. n decizia de numire a comisiei de inventariere au fost menionate datele obligatorii privind : - componena comisiei; - numele responsabilului comisiei; - modul de efectuare a inventarierii; - gestiunea supus inventarierii; - data de ncepere i terminare a operaiunilor. 3. Membrii comisiei de inventariere au pregtire economic sau juridic, de natura s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii? 4. nlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat prin decizia scris a conducerii ? 5. nainte de nceperea lucrrilor de inventariere comisia a luat declaraii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea bunurilor?

DA

NU

OBSERVAII Decizia

165/08.11.2008

X Nu a fost cazul

S-a luat declaraie de la X gestionarul Aparaschive Iulian

52

6. Declaraiile luate de la gestionarul rspunzator au fost datate i semnate de ctre gestionarul rspunzator de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere care atest c a fost dat n prezena sa? 7. Au fost inventariate imobilizrile necorporale aflate n evidena DDFSS? 8. Imobilizrile corporale aflate n afara instituiei au fost inventariate? 9. Au fost inventariate imobilizrile necorporale aflate n curs de execuie pe baza devizelor pe stadii de execuie? 10. Au fost ntocmite liste de inventariere separate pentru investiii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobrilor de sistare, abandonare i cauzelor acestora? 11. Bunurile inventariate au fost nscrise n listele de inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri? 12. Listele de inventariere cuprinznd bunurile apartinnd terilor au fost trimise i persoanelor fizice i juridice crora le aparin n termen de 15 zile de la terminarea inventarierii? 14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fr micare, au fost ntocmite liste de inventariere separate sau situaii analitice separate? 15. Bunurile aflate n curs de aprovizionare au fost nscrise n liste de inventariere separate? 16. Au fost inventariate lucrrile de modernizare, reparaii prin verificarea la faa locului a stadiului realizrii lucrrilor consemnndu-se n liste separate denumirea obiectului reparaiei sau lucrrii costul de deviz i cel efectiv al lucrrilor executate ? 17. Creanele au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i debitori care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza punctajelor reciproce? 18. Au fost inventariate valorile din casierie i alte valori deinute? X X Nu a fost cazul X X

X X Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

53

19. Disponibilitile aflate n conturi la bnci au fost inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea instituiei la data de 31 dec. 2008? 20. Mrcile potale, BCF urile au fost nscrise n listele de inventariere la valoarea lor nominal? 21. Pentru celelalte elemente de activ i pasiv inventariate s-a verificat realitatea soldurilor conturilor respective? 22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionari sau responsabili pe locuri de folosin? 23. Bunurile inventariate sunt nscrise n listele de inventariere fr spaii libere i fr tersturi? 24. Elementele de activ i pasiv inventariate, care nu reprezint bunuri au fost prezentate n situaii analitice distincte, totalizate, care justific soldul conturilor sintetice? 25. Elementele de activ i pasiv inventariate au fost nscrise n Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere i situaiilor analitice care justific coninutul fiecrui post de bilan? 26. Datele rezultate din operaiunile de inventariere au fost actualizate cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, pentru a reflecta situaia real a elementelor de activ i pasiv? 27. Evaluarea elementelor de activ i pasiv s-a efectuat la valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora i valoarea cu care acestea sunt evideniate n contabilitate? 28. Rezultatele inventarierii au fost nscrise de ctre comisia de inventariere ntr-un proces verbal? X X

X X

X X

54

29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde urmtoarele elemente: - data ntocmirii

numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere gestiunea inventariat data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere rezultatele inventarierii concluziile i propunerile comisiei de inventariere cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate persoanele vinovate propuneri de msuri n legatura cu plusurile i lipsurile volumul stocurilor fr micare, cu micare lent propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar declasarea, casarea unor bunuri constatri privind pstrarea, depozitarea i conservarea, asigurarea integritii bunurilor? Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii X

30.

bunuri comisia de inventariere a primit explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionarii acestora?

31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, al plusurilor, propunnd modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice rezultate n urma inventarierii? 32. Propunerile cuprinse n procesul verbal al comisiei de inventariere au fost prezentate n termen de 3 zile de la ncheierea operatiunilor de inventariere conducatorului instituiei? X

55

33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu avizul compartimentului financiar contabil i juridic n termen de 5 zile de la primirea procesului verbal ntocmit la finalizarea inventarierii pentru solutionarea propunerilor? 34. Rezultatele inventarierii au fost nregistrate n evidena tehnico - operativ n termen de trei zile de la data aprobrii procesului verbal de inventariere de ctre ordonatorul de credite? 35. Rezultatele inventarierii au fost nregistrate n contabilitate conform Legii nr. 82/1991 republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i reglementrile contabile aplicabile? X Nu a fost cazul

Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii Nu s-au constatat diferene cu ocazia inventarierii

36. Exist concordan ntre datele din Registrul inventar, balana de verificare la 31.12.2008 i posturile nregistrate n bilanul contabil cu privire la elementele de activ i pasiv stabilite pe baza inventarului?

Constatarea i raportarea iregularitilor Aceast procedur presupune consemnarea n documente a disfuncionalitilor i iregularitilor constatate n urma culegerii dovezilor i analizrii lor. Pentru fiecare disfuncionalitate sau neregul se ntocmete cte o fi care prezint n rezumat cauzele apariiei acesteia, consecinele asupra activitii, i recomandrile pentru rezolvare. Fiele de identificare i analiz a problemelor sunt transmise conductorului compartimentului de audit public intern, care la rndul su informeaz conducerea instituiei sau a structurii auditate. FIAP-ul este un document ntocmit n baza cerinei Normei 2.320, care arat c auditorii interni trebuie s-i fondeze concluziile i rezultatele misiunii lor pe analize i evaluri adecvate. Acesta are cinci pri, i anume: problema, constatarea, cauzele, consecinele i recomandrile.
56

Dei problema este trecut prima n document, aceasta este lsat la urm, deoarece pe parcurs mai pot aprea completri.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1 1. PROBLEMA: Programul i perioada inventarierii la Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani.
2.

CONSTATRI:

57

Pe toat perioada inventarierii nu au fost afiate la loc vizibil programul i perioada supus inventarierii. Comisia de inventariere nu a transmis ctre personalul instituiei o not privind programul i perioada supus inventarierii. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv care precizeaz n art. 11: Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate la loc vizibil. 4. CONSECINE: Personalul instituiei nu a fost corect informat cu privire la programul i perioada supus inventarieii, n scopul susinerii operative a comisiei de inventariere. 5. RECOMANDRI: Preedintele comisiei de inventariere va ntocmi o not privind realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului, la care va ataa programul i perioada supus inventarierii. Aceast not va fi adus la cunotin personalului instituiei. Pe viitor se va urmri efectuarea inventarierii conform normelor legale n vigoare la termenele i condiiile prevzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea e efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv. DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

1. PROBLEMA:
58

Modul de organizare i de efectuare a inventarierii ntregului patrimoniu la Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani.
2.

CONSTATRI:

La verificarea modului de organizare i de efectuare a inventarierii ntregului patrimoniu (inventarierea elementelor de active i de pasiv) la Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani s-au constatat urmtoarele: nu este ntocmit referatul contabilului ef; nu exist temei legal nscris n decizia de inventariere; nu este ntocmit declaraia de sfrit de inventar; pe declaraia de nceput de inventar nu sunt trecute ultimile documente de intrare i ieire. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilitii nr 82/1991 cu completrile i modificrile ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv. 4. CONSECINE: Inexistena unei evidene clare a valorilor materiale existente n cadrul instituiei din cauza faptului c, contabilul ef nu a valorificat n timp util informaiile obinute n urma inventarierii, ceea ce a dus la o denaturare a rezultatelor. De asemenea declaraiile de nceput i de sfrit de inventar incomplete. 5. RECOMANDRI: Declaraiile de nceput i de sfrit de inventar vor fi completate cu elementele lips, iar contabilul ef va verifica dac rezultatele stabilite n urma inventarierii sunt conforme cu realitatea. Pe viitor se va urmri efectuarea inventarierii conform normelor legale n vigoare la termenele i condiiile prevzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea e efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv.

NTOCMIT,

59

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3 1. PROBLEMA: Modul de organizare i de efectuare a inventarierii ntregului patrimoniu la Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani.
2.

CONSTATRI:

La verificarea modului de organizare i de efectuare a inventarierii s-a constatat c mijloacele fixe dintr-un birou nu au fost trecute n listele de inventariere. Astfel, n urma misiunii

60

de audit desfurate la aceast instituie, s-a stabilit c cele dou calculatoare, considerate lips sunt n unitate. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilitii nr 82/1991 cu completrile i modificrile ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv, care prevede n art. 9 pct. b ca s se identifice toate locurile (ncaperile) n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate. 4. CONSECINE: Inexistena unei evidene clare a valorilor materiale existente n cadrul Direciei pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani. 5. RECOMANDRI: Pe viitor se va urmri efectuarea inventarierii conform normelor legale n vigoare la termenele i condiiile prevzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv. De asemenea listele de inventariere vor fi completate i se va trece i mijloacele fixe gsite n urma misiunii de audit.

61

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Formular de constatare i raportare a iregularitilor Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: Nr Constatarea Actele normative nclcate Recomandri comisiei FIAP de FIAP 1

crt 1 Programul i perioada inventarierii la OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Preedintele Direcia pentru Dialog, Familie i Normelor Solidaritate Social Botoani. privind organizarea efectuarea inventarierii elementelor de not active i de pasiv care precizeaz n art. efectiv 11: Pe toat durata

i inventariere va ntocmi o privind a realizarea inventarierii

inventarierii, patrimoniului, la care va supus inventarierii. Aceast not va fi adus la cunotin

programul i perioada inventarierii vor ataa programul i perioada fi afiate la loc vizibil.

personalului instituiei. Modul de organizare i de efectuare a OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Declaraiile de nceput i de FIAP 2 inventarierii ntregului patrimoniu la Normelor Solidaritate Social Botoani privind organizarea i sfrit de inventar vor fi cu elementele Direcia pentru Dialog, Familie i efectuarea inventarierii elementelor de completate

active i de pasiv care precizeaz n art. lips, iar contabilul ef va


62

11:

Pe

toat

durata

inventarierii, verifica

dac

rezultatele

programul i perioada inventarierii vor stabilite n urma inventarierii 3 Modul de organizare i de efectuare a inventarierii ntregului patrimoniu la Direcia pentru Dialog, Familie i Solidaritate Social Botoani fi afiate la loc vizibil. - Legea contabilitii nr 82/1991 cu completrile i modificrile ulterioare - OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv sunt conforme cu realitatea. Listele de inventariere vor fi FIAP 3 completate i se va trece i mijloacele fixe gsite n urma misiunii de audit

63

nchiderea edinei n edina de nchidere, auditorii interni i prezint opinia ctre conductorii instituiei sau structurii auditate, precum i recomandrile finale din Proiectul raportului de audit public intern. n aceast faz, auditorii se asigur c Raportul de audit este clar, obiectiv sau prtinitor, fundamentat i relevant. edina de nchidere este planificat de ctre secretariatul structurii de audit. La edina de nchidere particip conductorul compartimentului de audit, conductorul instituiei sau structurii auditate i auditorii din echipa care a efectuat misiunea de audit. Conductorul instituiei sau al structurii auditate i va spune prerea n legtur cu constatrile auditorilor, cu recomandrile acestora i i exprim eventual dorina de a se face unele corecii. n cazul n care se cer modificri ale raportului, conductorul structurii de audit i auditorii se pun de acord cu modificrile ce trebuie fcute. Pentru eventualele modificri ale raportului, auditorii pregtesc documente doveditoare suplimentare, ndosariaz aceste documente i modific Raportul de audit. edina de nchidere este rezumat de auditori ntr-un document numit Minuta edinei de nchidere.

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Minuta edinei de nchidere

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere i valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit: A. Lista participanilor: Numele si prenumele Functia
64

Directia/

Nr de

Adresa Semnatura

Anitei Felicia Gafencu Camelia Bertea Elena Barzoies Emanuela Aparaschive Iulian

Director economic Auditor intern Referent sup Inspector asist Referent

Compartiment Comp audit int


Comp fin-contab

telefon

Comp fin-contab Comp fin-contab


Comp fin-contab

B. Stenograma edinei de nchidere: - auditorul a prezentat n cadrul edinei concluziile privind desfurarea misiunii de audit i constatrile care au fost cuprinde n proiectul de raport de audit intern ntocmit; - s-au prezentat aciunile desfurate n cadrul misiunii de audit public intern; - s-au prezentat FIAP-urile ntocmite cu ocazia efecturii misiunii de audit public; - s-au prezentat recomandrile fcute de auditori i termenul de ducere la ndeplinire - s-a prezentat Raportul de audit intern spre studio i pentru naintarea eventualelor puncte de vedere a reprezentanilor unitii; - n cadrul edinei de nchidere, dup studierea Raportului de audit intern, conductorul unitii i declar poziia cu privire la constatrile fcute de auditorul public intern, menionnd c nu sunt obiecii asupra raportului de audit i ca urmare nu sunt necesare modifcri i nu este necesar i o edint de conciliere.

NTOCMIT,

65

CAPITOLUL IV: Raportul de audit public intern


A alt etap a misiunii de audit public intern o constituie elaborarea raportului de audit public intern. Elaborarea raportului de audit public intern este o etap important i necesar n acelai timp, deoarece constatrile culese de auditori n etapele anterioare trebuie materializate, astfel nct activitatea acestora s aib o finalitate i s-i ndeplineasc obiectivul de informare al conducerii n legtur cu activitatea auditat. Elaborarea proiectului de raport de audit n prealabil, nainte de ntocmirea raportului propriu-zis de audit, se ntocmete un proiect. Aceast procedur este necesar deoarece observaiile cuprinse n acest proiect nu au fost nc obiectul aprobrii i, deci, nu pot fi considerate definitive. Dei acest document conine recomandrile auditorilor, nu conine ns punctul de vedere al instituiilor sau sectoarelor auditate n legtur cu aceste recomandri. De asemenea, proiectul raportului de audit nu conine planul de aciune. Planul de aciune este documentul anexat la raportul definitiv i cuprinde informaii cu privire la momentul i persoanele care pun n aplicare recomandrile propuse n raport. Pentru elaborarea proiectului de audit public intern, normele romneti prevd respectarea anumitor cerine, astfel: - constatrile din proiect trebuie s fie nsoite de documente i s fie legate strict de misiunea de audit; - pe baza constatrilor trebuie fcute recomandrile, care trebuie s aib rolul de a reduce pierderile poteniale; - n raport trebuie exprimat opinia auditorului intern n legtur cu constatrile auditului; - proiectul se ntocmete pe baza FIAP-urilor. Proiectul raportului de audit public intern trebuie s cuprind urmtoarele elemente: - scopul i obiectivele misiunii; - date de identificare n care sunt prezentate baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, durata i perioada auditrii etc.; - prezentarea procedurilor, metodelor i tehnicilor folosite, documentelor i materialelor examinate, materialele ntocmite n cursul misiunii de audit public intern; - prezentarea constatrilor determinate de auditori n urma efecturii misiunii de audit; - prezentarea concluziilor i recomandrilor stabilite n urma efecturii misiunii; - prezentarea n anexe a documentelor i materialelor care justific concluziile din raport.
66

DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL

Directia de Munca si Protectie Sociala a Judetului


Str. Calea Nationala, nr.85, Tel./Fax: + 0231 53 67 26/ + 0231 51 32 47 e-mail: dgmss_bt@hotmail.com, dmbt_af@yahoo.com

Nr.11027/12.04.2009
AVIZAT,

DIRECTOR EXECUTIV,

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN: ACTIVITATEA DE INTENTARIERE I VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA

Structura auditat: Compartimentul financiar-contabilitate 2009 I INTRODUCERE :

67

Tipul de audit: Auditorul a efectuat un audit de conformitate pentru a evalua modul in care s-a stabilit situatia reala a elementelor de activ si pasiv ce alcatuiesc patrimoniul Directiei pentru Dialog, Familie i Solidaritate Sociala . Baza legala a misiunii de audit: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, Normele metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr. 400/2003, Planul de audit public intern pe anul 2008. Datele de identificare a misiunii de audit Ordinul de serviciu nr. 218 /14.03.2009 Auditor public intern: Structura auditata : Compartimentul financiar-contabilitate Durata misiunii de auditare: 14.03.2009-15.04.2009 Perioada supusa auditarii: 01.01.2008-31.12.2008 Obiectivele misiunii de audit intern : 1.Pregatirea inventarierii. 2.Inventarierea patrimoniului. 3.Valorificarea inventarierii. 4.Completarea registrului inventar. Scopul misiunii de audit este de a asigura ca inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS pe anul 2008 corespunde prevederilor legale. Entitatea auditata : Compartimentul financiar -ontabilitate a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de cinci salariati, din care, trei salariati fac parte din randul personalului contractual. Organizarea si Familiei. Relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu sunt stabilite prin fisele posturilor. II. MODUL DE DESFASURARE A MISIUNII DE AUDIT : si functionarea compartimentului se desfasoara conform Organigramei, Regulamentului de ordine interioara aprobat prin Ordin al Ministrului Muncii, Solidaritatii Sociale

68

Auditarea activitatii compartimentului financiar-contabilitate s-a declansat in baza Ordinului de Serviciu nr. 218 /14.03.2009 aprobat de directorul executiv al institutiei. In timpul misiunii, auditorul a urmarit respectarea principiilor auditarii stabilite prin Legea 672/2002 privind auditul public intern si Normele metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr. 400/2003. In vederea cunoasterii mediului de audit si a colectarii informatiilor necesare au fost examinate urmatoarele documente: organigrama serviciului; atributiunile stabilite prin fisele posturilor ; dosarul cuprinzand inventarierea anuala ; decizia de numire a comisiei de inventariere, procesul verbal al inventarierii, extrase de cont debite. balantele de verificare la 31.12.2008 Registrul inventar ; Fisele de magazie ; Alte documente financiar contabile ce au legatura cu obiectivele misiunii de audit. Au fost intocmite urmatoarele materiale: Tabel puncte tari si puncte slabe; Tematica in detaliu ; Programul de audit; Programul interventiei la fata locului; Minutele edinelor de deschidere, de nchidere; Rapoartele preliminare si finale de audit. Metode i tehnici utilizate: Verificarea: n vederea stabilirii realiti operatiunii de inventariere. Ca tehnici de verificare au fost utilizate: - examinarea: pentru detectarea erorilor de inregistrare; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost efectuate; - recalcularea: verificarea calculelor matematice; - comparatia soldului registrului de casa, soldurilor extraselor de cont, valorii de inregistrare in contabilitate cu sumele trecute in listele de inventariere;

listele de inventariere.

69

- observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de organizare si desfasurare a activitatii de inventariere. Ca instrument de audit s-a utilizat chestionarul-lista de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil. III. CONSTATRI 1.Pregatirea inventarierii. Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului s-a efectuat potrivit prevederilor Legii Contabilitatii nr. 82/1991cu modificarile si completarile ulterioare, a Regulamentului de aplicare a Legii Contabilitatii, a Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv aprobate prin Ordinul M.F.P. 1753/2004. In conformitate cu articolul 30 din Regulamentul propriu de organizare si functionare a Directiei pentru Dialog, Familie i Solidaritate Sociala si a fisei postului raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine compartimentului financiar -contabilitate. Comisia de inventariere a fost numita prin Decizia Directorului executiv numarul 165/08.11.2008, avand in vedere Referatul 7220/08.11.2008 intocmit de.................., director adjunct economic. Nu exista incompatibilitati in ceea ce priveste constituirea comisiei de inventariere, din aceasta nefacand parte gestionarii sau contabilii ce tin evidenta gestiunilor inventariate. Instruirea comisiei de inventariere s-a efectuat de catre Directorul adjunct economic intocmindu-se procesul verbal nr. 7240/08.11.2008. Evidenta tehnico-operativa si cea contabila sunt tinute la zi, sunt efectuate punctaje periodice intre gestionar si reprezentantii compartimentului Contabilitate in vederea eliminarii deficientelor . Evidenta cantitativa a materialelor este realizata pe baza fiselor de magazie, unde au fost evidentiate operatiunile de intrare si iesire a acestora si stocul faptic existent. Intrarile de materiale s-au inregistrat pe baza cantitatilor evidentiate in notele de receptie, iar iesirile de materiale sunt inregistrate pe baza bonurilor de consum. S-au luat declaratii de inceput si sfarsit de inventar gestionarului Aparaschive Iulian.

70

2.Inventarierea patrimoniului. Actiunea de auditare a inventarierii s-a realizat prin verificarea de fond, forma si continut prin sondaj a documentelor existente in dosarul intocmit in urma inventarierii. Stabilirea stocurilor faptice s-a facut prin numarare si masurare. Bunurile inventariate sunt inscrise in liste de inventariere intocmite pe gestiuni, conturi de valori materiale. Listele de inventariere respecta modelul stabilit prin Ordinul 1753/22.11.2004, sunt completate citet, fara stersaturi si spatii libere, sunt datate si semnate pe fiecare pagina de gestionar si de membrii comisiei de inventariere. Pentru o inventariere corecta a elementelor de activ si pasiv ce reprezinta bunuri s-au intocmit liste centralizatoare cuprinzand totalul gestiunilor inventariate pe utilizatori si conturi. Elementele de activ si pasiv ce nu reprezinta bunuri s-au inventariat prin prezentarea lor in situatii analitice distincte care justifica soldurile sintetice. Comparand prin sondaj soldurile din contabilitate cu cele din fisa angajatorului, auditorul a observat respectarea principiul contabilitatii pe baza de angajamente potrivit caruia recunoasterea creantei are loc in momentul declararii pe baza declaratiei fiscale si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul de numerar este incasat. Principiul contabilitatii pe baza de angajamente urmareste independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la exercitiul la care se refera fara a se tine seama de data incasarii. 3.Valorificarea inventarierii Dupa terminarea inventarierii faptice a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar si materialelor s-a procedat la stabilirea rezultatelor inventarierii . Determinarea rezultatelor inventarierii s-a efectuat direct pe listele de inventariere prin compararea datelor constatate si inscrise in listele de inventariere cu cele din din contabilitate. Listele de inventariere sunt semnate de reprezentantul compartimentului Contabilitate care a efectuat valorificarea inventarierii. Evaluarea stocurilor si soldurilor la data inventarierii s-a facut la valoarea de inventar. Nu au fost necesare compensari cantitative intre minusurile si plusurile de inventar si nici nu a fost necesara acordarea de scazaminte.

71

Rezultatele inventarierii au fost inscrise de catre comisia de inventariere intr-un proces verbal inregistrat la DDFSS care cuprinde: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere, rezultatele inventarierii, materialele propuse la casare precum si alte aspecte legate de inventariere. Procesul verbal cuprinzand rezultatele inventarierii executiv al institutiei. 4.Completarea registrului inventar Rezultatele inventarierii faptice a conturilor de activ si pasiv sunt inscrise in Registrul inventar, infiintat si condus la nivelul compartimentului financiar-contabilitate. Elementele de activ si pasiv inregistrate in Registrul inventar sunt grupate in functie de natura lor si justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Datele rezultate din operatiunile de inventariere au fost actualizate cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar pentru a reflecta situatia reala a elementelor de activ si de pasiv. IV CONCLUZII SI RECOMANDARI Avand in vedere constatarile efectuate urmare auditarii documentatiei aferente inventarierii patrimoniului, apreciez ca n ceea ce privete activitatea de inventariere a patrimoniului DDFSS la data de 31.12.2008, sistemul este funcional i daca se duc la ndeplinire recomandarile auditorilor activitatea institutiei se va imbunatati. Se recomanda: revizuirea procedurilor scrise privind activitatile auditate si aplicarea corespunzatoare a acestora; intarirea rolului controlului intern la fiecare nivel al activitatilor auditate; efectuarea inventarierii conform normelor legale n vigoare la termenele i condiiile prevzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv. este aprobat de catre Directorul

72

Incheiere Structura auditata are obligatia sa intocmeasca Programul de actiune in vederea implementarii recomandarilor si sa raporateze stadiul de implementare al acestora pana la data de 30.05.2009. Prezentul raport de audit public intern s-a intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor. Constatarile efectuate au la baza documente de lucru intocmite pe care se sprijina sustinerile. Raportul de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar restituindu-se compartimentului auditat, toate documentele verificate.

AUDITOR,

DIRECTOR,

CONTABIL SEF,

CAPITOLUL V: Urmrirea recomandrilor DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Fi de urmrire a recomandrilor Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor inventarierii Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009
73

ntocmit: Nr cr t 1. Recomandarea - reviruirea procedurilor scrise privind activitatile auditate si aplicarea corespunzatoare acestora; 2. - intarirea rolului controlului intern la fiecare nivel al activitatilor auditate; 3. - efectuarea inventarierii conform normelor legale n vigoare la termenele i condiiile prevzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de active i de pasiv. permanent permanent pana la 30.05.2009 Imple- Partial Neimple- Data planificata/ mentat Imple- mentat mentat data implementarii

CAPITOLUL VI: Supervizarea DIRECIA PENTRU DIALOG, FAMILIE I SOLIDARITATE SOCIAL BOTOANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Fi de evaluare a misiunii de audit intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor inventarierii Perioada auditat 14.03.2009-15.04.2009 ntocmit:

74

Bugetul de timp efectiv: 333 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 333 2 3 4 5 Observaii X X X X X X X X X X X X X X X X X

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

75