Sunteți pe pagina 1din 129

Convenii:

Pe durata celei de a doua pri a crii, n text se va regsi i pictograma . Ea reprezint un hyperlink ctre o animaie ce va putea fi vizualizat executnd clic stnga (sau dublu clic stnga, sau CTRL + clic stnga funcie de setrile sistemului pe care se lucreaz). Animaiile surprind succesiunea de operaii ce trebuie executate pentru ndeplinirea unei anumite aciuni n Microsoft Project. Familiarizarea cu Microsoft Project se va face prin urmrirea unui studiu de caz. Textul cuprinde ns i elemente cu caracter general. Pentru a se marca mai clar zonele n care se face referire direct la studiul de caz, n text a fost inserat pictograma de mai jos.

Microsoft Project Prezentare general


Vous allez apprendre sur: Quest que cest Microsoft Project Les demandes hard et soft imposs Lenvironnement Microsoft Project Etude de cas sur lequel on va apprendre Microsoft Project

Vei afla/nva despre: Ce este Microsoft Project. Cerinele hard i soft impuse. Mediul de lucru Microsoft Project. Studiul de caz pe baza cruia se va nva Microsoft Project.

Ce este Microsoft Project?


Microsoft Project este un produs al firmei Microsoft, dedicat activitilor de proiectare, urmrire i optimizare a proiectelor de orice tip. Produsul permite gestionarea exact a resurselor, planificarea activitilor, integrarea sub-proiectelor n proiecte, precum i multiple modaliti de vizualizare (peste 20) - i deci urmrire - a evoluiei proiectelor. Produsul dispune de multiple faciliti de interfaare cu alte aplicaii Microsoft, se integreaz rapid n mediul deschis al Internetului i mai ales dispune de o interfa grafic intuitiv i uor de nvat. n tabelul 1.1 sunt prezentate succint cerinele soft i hard ale produsului. Tabelul 1.1 Cerine hard i soft pentru Microsoft110 Project

3
Component Calculator i procesor Memorie Hard disk CD/DVD Display Sistem de operare Alte cerine soft Cerine Calculator personal cu processor Intel Pentium 233-MHz sau mai rapid (Pentium III recomandat) 128 MB RAM sau mai mult 130 MB de spaiu disponibil ; un supliment de 124 MB va fi solicitat dac se instaleaz fiiere cache (optional) CD-ROM sau DVD Super VGA (800 600) sau o rezoluie superioar Microsoft Windows 2000 cu Service Pack 3 (SP3), Microsoft Windows XP, sau mai nou Microsoft SQL Server 2000 cu SP3 sau mai nou, Oracle 8.0.5, Oracle 8i, sau Oracle 9.2 sau mai nou, necesare pentru proiecte stocate n baze de date. Microsoft Office Project Web Access cu Project Professional 2003 (necesit un spaiu suplimentar de 5 MB pe disc) i Microsoft Outlook 2000 sau mai nou, necesar pentru importul de activiti, calendarul Outlook Funcionalitatea Internet necesit acces dial-up sau internet de band larg ; Browsere Internet: Internet Explorer 5.01 cu SP3 sau mai nou, Internet Explorer 5.5 cu SP2 sau mai nou, sau Internet Explorer 6 cu SP1 sau mai nou (Internet Explorer 6 este recomandat)

Conexiune Internet

Mediul de lucru Microsoft Project


Microsoft Project lucreaz ntr-o fereastr echipat cu tradiionalele bare de meniuri, de instrumente (toolbars), la care se adaug un panou lateral stnga ce conine pictogramebutoane ce permit comutarea ntr-un anumit mod de vizualizare (din cele cteva zeci existente) a unui proiect. n figura 1.1 se poate vedea cum arat o fereastr Microsoft Project n modul de vizualizare Gantt Chart. Modalitile concrete de operare vor fi prezentate pe parcursul dezvoltrii unei aplicaii (studiu de caz).

Fiiere Microsoft Project

4
Microsoft Project opereaz (netransparent pentru utilizator) cu urmtoarele tipuri de fiiere: fiiere fiiere fiiere fiiere proiect (*.mpp) ; baz de date proiect (*.mpd) ; ablon - template (*.mpt) ; spaiu de lucru workplace (*.mpw).

De remarcat c Microsoft Project poate salva componente ale unui proiect i n formate de tip Excel, Access, sau chiar text, dup cum poate i prelua informaie de la aceleai tipuri de fiiere (aplicaii). Se mai cere subliniat c n cazul proiectelor de mari dimensiuni, se poate recurge la ierarhizarea n sub-proiecte integrate ntr-un proiect master (conductor).

6
Utilizarea produsului Microsoft urmtoarelor operaii principale: Project permite efectuarea

Definirea de activiti (obinuite, centralizatoare sau recurente). Precizarea de relaii de dependen temporal ntre activiti. Definirea de puncte de reper n derularea unui proiect. Definirea i aplicarea de calendare activitilor (dar i resurselor i alocrilor). Definirea de resurse (de lucru i materiale). Alocarea de resurse ctre activiti. Definirea de restricii pentru activiti (date de ncepere i finalizare). Managementul costurilor (aplicarea de costuri multiple pentru una i aceeai activitate). nlocuirea repartizrii unei resurse. Nivelarea resurselor supra-alocate. Urmrirea derulrii proiectului. Multiple forme de vizualizare a proiectului (inclusiv a drumului critic). Obinerea de rapoarte i schimbul de date (informaie) cu alte aplicaii.

Enumerarea de mai sus nu epuizeaz toate facilitile pe care le ofer produsul Microsoft Project, dar ofer o imagine relativ clar a multiplelor sale valene.

Studiul de caz Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs


Pentru exemplificarea utilizrii Microsoft Project n managementul proiectelor se va urmri un studiu de caz. Se face de la bun nceput precizarea c tot ceea ce va urma nu se dorete a fi un manual de utilizare Microsoft

7
Project, astfel c recomandm cititorilor s consulte n paralel i documentaii referitoare strict la produsul Microsoft Project [1].

Definirea studiului de caz


ntr-o instituie, se dorete ca n cadrul unui proiect de cercetare aplicativ s se dezvolte un nou produs. Principalele faze ale proiectului sunt: Analiza de pia. Studiul de fezabilitate. Elaborarea unei soluii noi pentru produs. Realizarea modelului soluiei propuse. Faza experimental i de transfer tehnologic.

Activitile centralizatoare (numite mai sus faze), precum i activitile (cu duratele lor prognozate) sunt: Analiza de pia Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei 2 zile Evaluarea cadrului legislativ 2 zile Evaluarea tendinelor n domeniul vizat 1 zi Situaia actual a produselor similare 3 zile Evaluarea pieei aprovizionrii 3 zile Analiza concurenei 2 zile Studiul de fezabilitate Precizarea temei cu definitivarea necesitii i oportunitii 1 zi Stabilirea datelor tehnice ale lucrrii 38 zile Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor 3 zile Stabilirea resurselor 2 zile Calculul principalilor indicatori tehnico-economici 3 zile

8
Elaborarea unei soluii noi pentru produs Elaborarea planului i a schemelor 8 zile ntocmirea documentaiei tehnologice a noului produs 12 zile Analiza - 0 zile Dotri cu echipamente 10 zile Achiziionare materii prime, materiale 12 zile Realizarea modelului soluiei propuse Elaborarea modelului 15 zile Stabilirea unui lot de test 15 zile Elaborarea procedurii de laborator 35 zile Analiza 0 zile Dotarea cu echipamente 20 zile Achiziionarea de materii prime consumabile 15 zile Faza experimental i de transfer tehnologic Experimentarea modelului 5 zile Concepere prototip 15 zile Transfer tehnologic 5 zile Valorizarea rezultatelor 5 zile Activitile cu durat zero sunt puncte de reper ale proiectului. Detalii suplimentare legate de resurse i alocarea acestora vor fi precizate pe parcursul dezvoltrii studiului de caz. ntregul proces va avea o durat estimat de circa 35 de luni. Se pornete de la ipoteza c se lucreaz 8 ore pe zi, cinci zile pe sptmn. Data de demarare a proiectului va fi 15 noiembrie 2004. Se va ine cont de srbtorile legale. Pe parcursul dezvoltrii proiectului se vor realiza urmtoarele: Definirea de activiti, precizarea duratelor acestora, precum i a relaiilor de succesiune temporal dintre ele (Capitolul 2 - Programarea activitilor). Introducerea resurselor, alocarea acestora, precizarea costurilor lor, organizarea lor pe grupuri, definirea de

9
calendare, de activiti repetitive (Capitolul 2 Programarea activitilor). Ajustarea timpului de lucru pentru resurse, stabilirea disponibilitii unei resurse, nivelarea resurselor supraalocate, ajustarea detaliilor despre repartizri (alocri), aplicarea de costuri diferite pentru aceeai activitate, nlocuirea unei resurse (Capitolul 3 - Managementul resurselor). Sortarea datelor dintr-o vizualizare, gruparea i filtrarea datelor, crearea i editarea tabelelor, definirea de vizualizri particularizate, imprimarea vizualizrilor, copierea de informaie din Microsoft Project, publicarea pe web, salvarea proiectelor n alte formate (Capitolul 4 Urmrirea desfurrii proiectului). Monitorizarea desfurrii proiectului, nregistrarea volumului de munc, ajustarea datelor de ncepere i terminare a activitilor, identificarea activitilor care depesc bugetul (Capitolul 4 - Urmrirea desfurrii proiectului).

10

Programarea activitilor
Vous sur: allez apprendre La cration des nouveaux projets Activits et Ressources Cots Allocation des ressources Calendriers

Vei afla/nva despre: Crearea de noi proiecte ; Activiti ; Resurse ; Costuri ; Alocarea resurselor ; Calendare.

Introducerea i organizarea activitilor


Pentru crearea unui nou fiier proiect, se vor parcurge etapele ilustrate de animaia de mai jos. Vor fi descrise fazele de precizare a datei de ncepere a proiectului precum i stabilirea calendarului de lucru.
Crearea unui proiect nou

Implicit desfurarea proiectului se deruleaz pornind de la o dat de start, dar este posibil i curgerea invers, pornind napoi de la data de ncheiere. Modificarea modului de lucru se face cu ajutorul cmpului Project Project Information. n figura 2.1, se poate vedea cum este posibil setarea desfurrii proiectului ntr-un sens sau n altul. Introducerea activitilor se face cel mai adesea folosind vizualizarea de tip Gantt. n aceast faz se vor furniza Microsoft Project numele activitilor, duratele acestora, legturile (de tip succesiune temporal) dintre ele. Tot acum se poate face o verificare a duratei totale a proiectului (dup ce s-au precizat

11
duratele i legturile dintre activiti) i se pot defini activiti centralizatoare sau puncte de reper (milestones) n evoluia proiectului. Pentru introducerea activitilor se vor parcurge etapele urmtoare: Dup deschiderea unui document nou, se verific dac tipul de vizualizare este de tip Gantt Chart. Dac nu, se utilizeaz butonul omonim (vezi imaginea alturat) de pe panoul lateral stnga. n cmpul Task Name se completeaz numele activitilor. n cmpul Duration se specific durata activitii. Aceasta se poate exprima n luni, sptmni, zile, ore, minute.

Figura 2.1 Sensul de desfurare a unui proiect

12

Introducerea activitilor
n timpul lucrului se vor folosi prescurtrile (n limba englez) ale acestor uniti de timp: mo (luni), w (sptmni), d (zile), h (ore), m (minute), sau em (minute consumate) .a.m.d. Odat cu completarea denumirilor [activitilor] i a duratelor de timp, se vor completa automat datele de nceput i respectiv de sfrit ale fiecrei activiti iniial pornind de la prezumia (evident puin probabil) c toate activitile ncep la aceeai dat. Se va ncepe i trasarea diagramei Gantt. Se poate ajunge la o situaie de tipul celei din figura 2.2. Figura 2.2 Continuarea introducerii activitilor

Primele 6 activiti pot fi subsumate unei activiti centralizatoare. Aceasta va avea o durat ce va depinde de duratele i de nlnuirea activitilor subsumate. Pentru definirea unei astfel de activiti se va proceda astfel: Se selecteaz activitatea Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei i se execut clic dreapta. Se selecteaz cmpul New Task. Dasupra activitii selectate se va insera un rnd gol. n acesta se va scrie n cmpul Task Name numele activitii

13
centralizatoare. Durata acesteia se prescrie automat la o anumit valoare nsoit de un caracter ?. Se selecteaz toate activitile subsumate, se execut clic dreapta i se folosete cmpul Indent al meniului pop-up. n figura 2.3 se poate vedea rezultatul final.

Figura 2.3 Definirea unei activiti centralizatoare

Pentru o mai bun clarificare a celor spuse se recomand urmrirea animaiei declanate printr-un clic pe pictograma de mai jos:
Definirea unei activiti centralizatoare

Se va continua cu introducerea de activiti simple, respectiv centralizatoare, pn se va ajunge la situaia prezentat n figura 2.4.

Stabilirea relaiilor activiti

de

dependen

temporal

ntre

Pn acum, pentru activiti s-au precizat numai durate, nu i modul n care activitile se succed. Ca rezultat, toate activitile ncep n acelai moment (vezi figurile 2.3 sau 2.4), ceea ce firete nu este n concordan cu realitatea. Unele activiti pot ncepe numai dup ce altele s-au terminat (imediat, sau dup un anumit interval), alte activiti trebuie s nceap nainte ca altele s se termine pentru a asigura o bun sincronizare. Este o problem de analiz extrem de important

14
i de modul cum ea este abordat i soluionat depinde n mare msur buna desfurarea a proiectului.

Figura 2.4 Completarea cu activiti a proiectului

15

Relaiile de dependen temporal sunt descrise n tabelul 2.1.

Tabelul 2.1 Relaiile de dependen temporal

16
Relaia Sfrit nceput (Finish Start) FS nceput nceput (Start Start) SS Sfrit Sfrit (Finish Finish) FF nceput Sfrit (Start Finish) SF Semnificai e O activitate ncepe cnd se termin precedenta Reprezentare n diagrama Gantt

Activitile ncep simultan

Activitile se termin simultan Data de ncepere a activitii predeceso are determin data terminrii activitii succesoare

Din punctul de vedere al Microsoft Project, problema stabilirii relaiilor de dependen se rezolv astfel: Se elibereaz coloana Predecessors (imediat n dreapta coloanei Finish). Acest lucru se face prin tragerea

17
marginii din dreapta a panoului ce conine diagrama Gantt (vezi figura 2.5). Acest lucru nu este strict obligatoriu, dar este indicat pentru c va permite vizualizarea tuturor setrilor. Se selecteaz o activitate i se face clic dreapta. Din meniu pop-up ce se deschide se alege cmpul Task Information. Se va deschide caseta de dialog omonim (vezi figura 2.6). Aici se activeaz seciunea Predecessors. Un simplu clic pe o celul a coloanei Task Name va produce o list derulabil din care se poate selecta numele activitii precedente. Un clic pe coloana Type va deschide o alt list derulabil cu ajutorul creia se va alege tipul de dependen. Cu un procedeu similar se va stabili pe coloana Lag (lag = ntrziere) care s fie decalajul n timp ntre momentele de sfrit, respectiv nceput al activitilor implicate. Dac nu se precizeaz explicit, decalajul este nul. Efectele operaiilor descrise se vor simi pe coloana Predecessors dar i pe zona diagramei Gantt. Se va ajunge la o situaie de tipul celei prezentate n figura 2.7.

Figura 2.5 Ajustarea spaiului de lucru

Figura 2.6 Fixarea dependenelor temporale

18

Figura 2.7 Diagrama Gantt dup fixarea dependenelor temporale

Pentru o mai bun clarificare a procedurii de definire de dependene temporale, se recomand urmrirea animaiei de mai jos. Aceasta prezint procesul de poziionare n timp a activitii 20: Elaborarea modelului. Aceasta poate s nceap cu 3 zile nainte ca activitatea 18: Achiziionare materii prime, materiale s se finalizeze.
Precizarea unei relaii de succesiune ntre dou activiti

19
Se va urmri n coloana Predecessors cum este nscris aceast dependen. Urmnd aceeai procedur se vor defini relaii de dependen ntre activiti, astfel nct s se ajung la o situaie ca aceea prezentat n figura 2.8. Din motive de spaiu, nu se poate vizualiza ntreaga diagram Gantt. Cifrele din coloana Predecessors semnific numrul activitii precedente, aa cum apare el n prima coloan a tabelului. Acolo unde se prescrie i o ntrziere, sau o anumit relaie de dependen temporal, aceasta este simbolizat printr-o prescurtare (de tipul celor prezente n tabelul 2.1) i prin decalajul de timp (care n cazul exemplelor este negativ ceea ce nseamn c o activitate ncepe mai devreme dect se termin alta, de exemplu, cu un anumit numr de zile dar poate fi i pozitiv ceea ce ar nsemna c o activitate ncepe, de exemplu, dup ce a trecut un numr de zile de la terminarea precedentei). Figura 2.8 Tabloul complet al relaiilor dintre activiti

20

O mai clar imagine a raporturilor temporale ntre activiti se poate obine vizualiznd diagrama Gantt. S-ar obine o imagine de tipul celei din figura 2.9 (care reprezint numai o parte din proiectul analizat).

Figura 2.9 Diagrama Gantt a proiectului

21

Definirea unor puncte de reper (milestones) n proiect


Punctele de reper n cadrul unui proiect sunt evenimente cu durat 0. Ele nu consum resurse i au rolul de a marca un moment important ntr-un proiect (de exemplu o evaluare, un raport, un audit, primirea de fonduri etc). Orice activitate cu durata 0 devine automat un punct de reper. Una dintre concluzii este c pentru definirea unui punct de reper este suficient s se introduc o nou activitate cu durata 0. Este ns posibil ca o activitate oarecare (cu durat) s fie definit ca punct de reper. Definirea unui punct de reper prin inserarea unei noi activiti se face astfel:

22
Se insereaz o nou activitate. Se atribuie noii activiti durata 0. Se selecteaz activitatea nou creat i cea precedent i se apas butonul Link Tasks .

Dac se dorete evidenierea punctului de reper, se selecteaz denumirea i i se aplic formatarea dorit la nivel de caracter (aldin, italic, culoare etc.). Definirea unui punct de reper prin asocierea la o activitate deja existent, se face astfel: Se selecteaz activitatea care va deveni punct de reper. Se execut clic dreapta pe numele activitii i se folosete cmpul Task Information. n seciunea Advanced se marcheaz cmpul Mark task as milestone.

n animaia de mai jos se poate vedea cum se insereaz o nou activitate ca punct de reper. Se va urmri n animaie i cum se reprezint un punct de reper n diagrama Gantt.
Inserarea unei noi activiti ca punct de reper

n cadrul studiului de caz se va mai defini un punct de reper (numit ca i primul Analiz), imediat dup activitatea 23, Elaborarea procedurii de laborator. Atenie: Legarea unei noi activiti de tip punct de reper de precedenta este extrem de important, altminteri va fi afectat durata proiectului. Dup introducerea celor dou puncte de reper, jumtatea inferioar a activitilor proiectului ar trebui s arate ca n figura 2.10. Figura 2.10 Jumtatea inferioar a activitilor proiectului

23

Verificarea duratei proiectului


Pentru verificare duratei proiectului se vor parcurge urmtorii pai: Se execut clic pe cmpul Project Information din meniul Project. n caseta de dialog Project Information se apas butonul Statistics. Rezultatul se poate vedea n figura 2.11. Se observ clar datele de nceput i sfrit ale proiectului.

Figura 2.11 Verificarea duratei proiectului

24

Controlul vizualizrii diagramei Gantt


Stabilirea nivelului de detaliu la care se poate vizualiza diagrama Gantt se face cu ajutorul cmpului Zoom din meniul View (vezi figura 2.12). Figura 2.12 Vizualizarea proiectelor

La limit se poate opta chiar pentru vizionarea ntregii durate a proiectului pe un singur ecran (cu consecinele legate de claritatea reprezentrii), aa cum se poate vedea n figura 2.13.

25
Figura 2.13 Diagrama Gantt pentru ntregul proiect

Introducerea unei zile de srbtoare (nelucrtoare)


Graficul de timp al derulrii proiectului pornete de la prezumia implicit c sptmna are cinci zile de lucru, ziua de lucru are 8 ore (ncepe la 8 i se termin la 16, fr pauz de mas).

26
Aceste setri se pot modifica la nivelul unei zile individuale de lucru. Microsoft Project permite i definirea unor zile nelucrtoare (concedii, zile de srbtoare etc.), dup cum permite i definirea de zile lucrtoare scurte. Pentru studiul de caz analizat, care ncepe pe 15 noiembrie 2004, se vor defini ca zile nelucrtoare, datele de 30 i 31 decembrie, precum i ziua de 2 mai. Pentru aceasta se va utiliza cmpul Tools Change Working Time. n caseta de dialog omonim (vezi figura 2.14) se caut luna decembrie, ziua 30 i se bifeaz butonul radio Nonworking time. La fel se va proceda pentru zilele de 31 decembrie i respectiv 2 mai 2005. Figura 2.14 Introducerea unei zile de srbtoare

Se observ c tot aici se poate defini pentru o anume zi un timp de lucru nestandard (Nondefault working time) - vezi figura 2.15.

27
Apsarea butonului Options, permite stabilirea de noi setri globale relative la proprietile calendarului de lucru folosit (vezi figura 2.16): ziua n care ncepe sptmna de lucru (Week starts on:), ziua de debut a anului fiscal (Fiscal year starts in:), ora de ncepere a programului (Default start time:), ora de sfrit a programului (Default end time:), numr de ore de lucru pe zi (Hours per day:), numr de ore de lucru pe sptmn (Hours per week:) i numrul de zile lucrtoare pe lun (Days per month:). n figura 2.16, s-a optat pentru sptmna ce ncepe lunea (i nu duminica, aa cum se consider implicit). Tot acum s-a setat ca implicit i programul zilnic care ncepe la ora 8 dimineaa i se termin la ora 16 (deci fr pauz de mas). Figura 2.15 Precizarea unui program nestandard pentru o anumit zi

Introducerea i alocarea (repartizarea) resurselor


Pentru ca un proiect s se poat desfura, este nevoie de resurse: oameni, maini, materiale, consumabile etc. Aceste resurse pot, n cadrul Microsoft Project, s fie nu numai precizate (introduse), dar i repartizate (alocate) ctre activiti. Procesul poate fi abordat n dou maniere: Introducerea resurselor, fr s se in seama de activitile pe care le vor deservi, urmnd ca ntr-o a doua faz s se fac alocarea (repartizarea) lor la/ctre activiti. Introducerea resurselor direct pentru o anume activitate (se elimin astfel faza de alocare ca etap distinct).

28
Figura 2.16 Fixarea proprietilor calendarului de baz

Metodele nu sunt logic absolut echivalente. Prima [metod] urmeaz mai ales n cazul resurselor umane - un raionament de forma vedem ce resurse avem i apoi le alocm, n vreme ce a doua urmeaz o abordare de tipul determinm de ce avem nevoie pentru proiect.

Introducerea resurselor

29
Microsoft Project opereaz cu dou tipuri de resurse: [resurse] de lucru i [resurse] materiale. Resursele de lucru sunt reprezentate de personalul i echipamentele implicate n derularea proiectului, n timp ce resursele materiale sunt consumabile utilizate pe parcursul vieii proiectului. Introducerea resurselor se face n mediul Resource Sheet. Pentru aceasta se apas butonul: de pe banda lateral stnga (ce permite comutarea ntre diverse modaliti de vizualizarea a unui proiect). n tabelul astfel vizibil se vor completa n prima faz doar coloanele Resource Name, Type, Initials i Max Units. Cmpul Type se va completa prin selecie dintr-o list derulabil cu dou intrri (Work pentru resurse de lucru, respectiv Material pentru resurse materiale). Cmpul Max Units va conine valori exprimate procentual, sau ca fraciuni de unitate pentru setare se folosete cmpul Options din meniul Tools, seciunea Schedule din caseta de dialog Options (vezi figura 2.17). Cmpul Max Units prezint o importan special, pentru c el precizeaz disponibilitatea unei resurse pentru proiect. Astfel o valoare de 100% pentru o persoan (resurs uman) nseamn c 100% din timpul acestei resurse (persoane) este disponibil pentru lucrul la proiect. Astfel, dac pentru finalizarea unei activiti prevzut s dureze 4 zile lucreaz o persoan cu alocare 100%, atunci pe durata celor 4 zile, acea persoan va fi disponibil 8 ore pe zi * 4 zile = 32 ore pentru proiect. Resursele umane (de personal) pot fi nominalizate n coloana Resource Name, sau pot fi identificate prin nume generice de profesii/calificri. Astfel n Resource Name se poate scrie Ionescu Vasile, dar se poate la fel de bine scrie Inginer. n studiul de caz prezentat s-a optat pentru cea de a doua variant. Completarea tabelului Resource Sheet se face ct se poate de intuitiv.

30
Figura 2.17 Stabilirea modului de contorizare a alocrilor

Introducerea resurselor de lucru (de personal)


n animaia de mai jos s-a prezentat procesul de introducere a unei resurse de tip personal.
Introducerea unei resurse de tip personal

Deocamdat nu s-au completat efectiv dect coloanele Resource Name, Initials i eventual s-a modificat valoarea implicit de 100% de pe coloana Max Units (pentru valori ale acestui cmp, vezi figura 2.18). Pentru coloana Type s-a pstrat valoarea implicit Work.

Introducerea resurselor de tip echipamente


Pentru resursele de tip echipament se vor completa aceleai cmpuri ale tabelului Resource Sheet ca i n cazul resurselor de lucru. Se menioneaz c n cazul resurselor de tip echipament, acestea pot fi utilizate chiar i n regim continuu (24 ore pe zi), dac acest lucru este necesar i tehnic posibil.

31
Pentru studiul de caz considerat, resursele de tip echipamente vor completa tabloul Resource Sheet, aa cum se poate vedea n figura 2.19.

32

33
Figura 2.19 Resursele de tip echipamente

Introducerea resurselor materiale (de tip consumabile)


Resursele materiale sunt cele care pe parcursul derulrii proiectului se consum. Ele se introduc aa cum s-a fcut cu resursele de lucru, cu deosebirile c n coloana Type se va opta pentru cuvntul Material, iar n coloana Max. Units nu se completeaz nimic Tabelul Resource Sheet se va completata cu resursele materiale aa cum se poate vedea n figura 2.20. Figura 2.20 Resursele materiale

Introducerea costurilor resurselor


Analiza tabelului Resource Sheet impune cteva comentarii legate de coloanele: Std. Rate, Ovt. Rate, Cost/Use, Accrue At, Base Calendar. Acestea nu au fost pn acum completate (s-au pstrat valorile implicite). Cmpurile: Std. Rate (Standard Rate) i Ovt. Rate (Overtime Rate) se vor folosi pentru nregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru, normale (Standard Rate), sau pentru ore suplimentare

34
(Overtime Rate). Cheltuielile se pot nregistra pe o baz sptmnal (wk), jurnalier (day), sau orar (hr). Rubrica Cost/Use se va folosi pentru nregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru de tip echipament. n principiu i aceste resurse pot genera cheltuieli raportate pe ore, zile sau sptmni, dar tot ele pot genera cheltuieli de tipul unor taxe de pregtire, ntreinere. Acestea se vor nregistra n rubrica Cost/Use. Coloana Accrue At (cu variantele Start, Prorated, End) specific momentul de timp la care se vor nregistra cheltuielile: la nceputul, n timpul, respectiv la sfritul activitii creia resursa i-a fost alocat. Cmpul Base Calendar stabilete tipul de calendar ce va fi utilizat: 24 Hours, Night Shift, respectiv Standard. Calendarul de tip 24 Hours se va utiliza n cazul n care o resurs poate fi utilizat pe parcursul a trei schimburi, cel de tip Night Shift se va utiliza pentru o resurs folosit pe durata unui schimb de noapte, n vreme ce calendarul de tip Standard este cel care descrie o zi de lucru de 8 ore (desfurat dup un anumit program orar). Se atrage atenia i asupra faptului c n coloana Material Label, se va completa unitatea de msur a consumului pentru resursele de tip material (topuri de hrtie, cartue de toner, litri de vopsea, kilograme de materiale metalice). O alt remarc este legat de faptul c pentru resursa 17 (desenator 1), n Resource Sheet s-a fixat procentul de disponibilitate de la 100% la 120%. Aceast modificare poate avea loc, de exemplu dac desenatorul va efectua ore suplimentare. Modificarea s-a fcut pentru a justifica completarea pentru aceast resurs a unor cheltuieli salariale de tip ore suplimentare (Overtime). Ultima observaie este legat de faptul c n cazul resurselor de tip materiale, costurile din rubrica Cost/Use se precizeaz relativ la unitatea de msur evideniat n coloana Material Label. Pentru situaia concret a studiului de caz considerat, n tabelul Resource Sheet costurile vor fi cele din figura 2.21.

35
Se atrage atenia asupra urmtoarelor completarea tabelului Resource Sheet: detalii legate de

Costurile pentru resursele de lucru se introduc ntotdeauna raportate la o unitate de timp. Astfel, pentru resursa 1, inginer mecanic, n coloana Std. Rate se va scrie 100000/hr (ceea ce firete nseamn 100000 lei/or). Simbolul lei se va insera automat (numai dac sistemul a fost setat pentru Romnia, altminteri, implicit valuta considerat va fi $). Se pot folosi i alte uniti de timp: ziua (day), sptmna (wk), sau luna (mon). Dac se dorete folosirea unei alte valute dect leul, atunci se va face setarea cu ajutorul meniului Tools, cmpul Options, seciunea View, zona Currency options. Pentru resursa 17, desenator 1, nivelul de alocare este 120%, astfel c soluia aleas a fost cea a orelor suplimentare, ceea ce explic valoarea de 60000 lei/or n cmpul Ovt. Rate. Pentru resursa 24, presa hidraulic, n afar de costurile exprimate la nivel de zi (pe baza preului i a amortizrii), a mai aprut i o cheltuial de 1500000 lei (n cmpul Cost/Use), ocazionat de pregtirea presei pentru lucru. n privina costurilor pentru materiale (consumabile), preurile ce apar n coloana Std.Rate se refer la unitatea de facturare care apare n coloana Material Label. Astfel, pentru resursa 30, vopsea, preul de 60000 lei de pe coloana Std. Rate este al unui litru (aa cum se precizeaz pe coloana Material Label). Pentru resursele 29 i 33, nu se precizeaz nici o unitate de msur, astfel c pentru costuri s-a fcut o estimare general. Pentru resursele de tip echipament sau consumabile, s-a optat pentru facturarea cheltuielilor la nceputul sau la sfritul activitii care face uz de resursele respective.

Organizarea resurselor pe grupuri


n coloana Group este posibil s se indice apartenena resursei respective la un anumit grup de resurse. Se propune o structur de tipul celei ce apare tot n figura 2.21.

36
Se poate observa n sintez c au fost create urmtoarele grupuri: Management. Tehnic-concepie. Tehnic-execuie. Secretariat. IT. Utilaj. Birotic. Materiale.

Se vede c exist grupuri care includ resurse de lucru, dar i grupe care includ resurse materiale.

Introducerea de informaii suplimentare despre resurse


Structura tabloului Resource Sheet nu este rigid. Este posibil inserarea de noi cmpuri (coloane), care s permit introducerea de informaii suplimentare despre resurse. n cazul exemplului de lucru, se va crea o nou coloan, situat imediat n dreapta celei numit Resource Name. Aceast nou coloan se va numi Personalizare i va conine numele persoanelor din spatele identificatorilor de tip inginer mecanic, economist etc. Pentru inserare se va proceda aa cum se poate vedea n animaia ce urmeaz:
Inserarea unei noi coloane n Resource Sheet

Ordinea operaiilor surprinse de animaie este urmtoarea: Selecie coloan n stnga creia se va insera coloana nou (clic stnga pe numele coloanei). Clic dreapta, alegere din meniul pop-up a cmpului Insert Column; Alegerea tipului de cmp (coloan) text1.

37
Precizarea numelui noii coloane (Personalizare). Stabilirea opiunilor de aliniere a coninutului celulei cap de coloan (Align Title), respectiv celul cu date (Align Data), precum i a limii coloanei (cmpului).

n continuare, noile celule create se completeaz, astfel c se va ajunge n cazul exemplului considerat la o situaie ca aceea din figura 2.22. Figura 2.21 Grupuri de resurse (unele coloane au fost ascunse din motive de spaiu)

38

Figura 2.22 Informaii suplimentare despre resurse

39

Alocarea resurselor
Pn acum s-a vorbit despre resurse, durate, costuri (ale resurselor) pe unitatea de timp, sau grade de disponibilitate (procentual) a resurselor. Nu s-a realizat ns o repartizare a resurselor. Cnd o activitate a fost creat (definit), ea primete o durat. Cnd i se asociaz o resurs, i se atribuie de fapt volum de munc. Volumul de munc se msoar tot n uniti de timp (ore, zile, sptmni, luni), dar volumul de munc i durata unei activiti nu sunt acelai lucru dect n cazul particular, cnd unei activiti i se aloc o singur resurs cu norm integral (100%). Dendat ce mai multe resurse sunt alocate unei activiti, fiecare vine cu volumul su [de munc] i suma acestora nu reprezint durata activitii. n general, volumul de munc se calculeaz cu formula: Durat x Uniti de alocare = Volum de munc

40
Astfel, dac durata unei activiti este de 24 ore i ei i se aloc dou resurse, una cu grad de alocare 75% i una cu grad de alocare de 50%, atunci volumul de munc va fi: 24 x 125% = 30 ore n cazul repartizrii unei singure resurse ctre o activitate, lucrurile sunt uor de urmrit. Nuanele apar cnd se repartizeaz resurse multiple ctre o activitate. Alocarea resurselor multiple se face utiliznd implicit programarea determinat de efort. Conform acestei metode, volumul de munc al unei activiti rmne constant, indiferent de numrul de resurse alocate (repartizate). Adugarea (sau tergerea) unei resurse (la/de la o activitate) va determina ns scderea (sau creterea) duratei activitii i redistribuirea volumului de munc ntre resurse. Mai jos se prezint un exemplu concret de utilizare a programrii determinat de efort. Exemplu: Durata prevzut a unei activiti este de 100 ore, n condiiile n care i s-a alocat o resurs cu gradul de alocare 100%. n aceste condiii volumul de munc va fi: 100 ore x 100% = 100 ore Durata activitii este egal cu volumul de munc, adic 100 ore. Activitii i se aloc o resurs suplimentar, cu grad de alocare de 25%. Atunci volumul de munc rmnnd acelai, se poate scrie: 100 ore = durat x 100% + durat x 25%, de unde rezult noua durat a activitii: 100/1.25= 80 ore

41
Fiecare resurs va consuma un volum de munc egal cu: 80 x 100% = 80 ore 80 x 25% = 20 ore Se vede c volumul de munc al activitii rmne acelai, 80 + 20 =100 ore. Nu ntotdeauna programarea determinat de efort modeleaz corect alocarea de resurse. Sunt situaii cnd alocarea (repartizarea) de resurse se face cu metoda programrii determinat de efort inactiv. Stabilirea activrii sau nu a acestei metode de repartizare a resurselor se face n funcie de specificul fiecrei activiti spre care se canalizeaz resurse. n cazul programrii determinat de efort inactiv, alocarea de noi resurse nu reduce durata activitii, dar crete volumul de munc consumat de activitate. Firete n cazul tergerii unei resurse, durata se va menine, dar va scdea volumul de munc consumat de activitate. Revenind la exemplu precedent, dac alocarea s-ar face cu metoda programrii determinat de efort inactiv, atunci calculele ar fi cele prezentate n continuare. Volumul de munc iniial (cnd exista o singur resurs alocat 100%) este de 100 ore, egal cu durata activitii. Prin alocarea unei noi resurse, cu grad de alocare 25%), durata activitii nu se va modifica, dar volumul de munc va fi: 100 ore x 100% + 100 ore x 25% = 125 ore Fiecare resurs va consuma un volum de munc egal cu: 100 ore x 100% = 100 ore 100 ore x 25% = 25 ore Fiecare resurs va lucra 100 ore (durata activitii). n sintez, se poate spune c, dac, programarea determinat de efort este inactiv, alocarea de noi resurse nu reduce durata activitii, crete ns volumul de munc al activitii. n continuare se va trece la repartizarea de resurse pentru studiul de caz considerat. Pentru aceasta

42
este necesar modificare modului de vizualizare a proiectului. Acest lucru se face prin apsarea butonului More Views de pe bara lateral stnga, urmat de alegerea vizualizrii de tip Task Entry (vezi figura 2.23). Vizualizarea Task Entry combin vizualizarea de tip Gantt (n partea superioar a ferestrei) cu cea Task Form (n partea inferioar). Vizualizarea Task Form furnizeaz informaii despre toate variabilele formulei de programare: durata (cmpul Duration), gradul de alocare (cmpul Units) i volumul de munc (cmpul Work). Figura 2.23 Vizualizarea Task Entry

Ecranul Microsoft Project va arta atunci ca n figura 2.24. Se remarc prezena cmpului Effort driven, care este implicit activ. Repartizarea unei resurse se face prin parcurgerea etapelor ilustrate de animaia de mai jos.
Repartizarea unei resurse 1

43
S-a putut observa c s-au repartizat dou resurse de tip lucru (personal) cu programarea determinat de efort activ, astfel c durata iniial prevzut a activitii nu s-a modificat (2 zile). Se va mai urmri i cum sunt marcate resursele pe diagrama Gantt. Se atrage n mod special atenia asupra modului n care s-a fcut repartizarea celor dou resurse.

Figura 2.24 Vizualizare combinat

44
Butonul OK s-a apsat abia dup ce s-au alocat ambele resurse. n animaia de mai jos se va vedea ce se ntmpl cnd nu se procedeaz aa i se apas butonul OK dup introducerea fiecrei resurse. Acest al doilea mod de lucru corespunde de fapt adugrii unei resurse, ceea ce n cazul programrii determinat de efort activ va produce scderea duratei activitii ctre care se repartizeaz resursele.
Repartizarea unei resurse 2

Se vor aloca n continuare resursele dup modelul descris mai jos: Analiza de pia Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 100% Traductor 25% Evaluarea cadrului legislativ Jurist 50% Evaluarea tendinelor n domeniul vizat Inginer mecanic 100% Economist 75% Situaia actual a produselor similare Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 100% Evaluarea pieei aprovizionrii Economist 75% Secretar 50% Analiza concurentei Economist 75% Studiul de fezabilitate

45
Precizarea temei, cu definitivarea oportunitii Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 100% Economist 75% Stabilirea datelor tehnice ale lucrrii Inginer tehnolog 50% Tehnolog 50% Dactilograf 1 100% Secretar 50% Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 100% Tehnician 1 100% Proiectant 100% Desenator 1 100% Dactilograf 1 100% Secretar 50% Stabilirea resurselor Economist 75% Inginer tehnolog 50% Tehnolog 50% Dactilograf 1 100% Secretar 50% Calculul principalilor indicatori tehnico-economici Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 50% Tehnician 1 100% Tehnician 2 100% Laborant 1 100% Elaborarea unei soluii noi pentru produs Elaborarea planului i a schemelor Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 50% Proiectant 100% necesitii i

46
Tehnolog 50% Tehnician 1 100% Dactilograf 2 50% Secretara 50% Desenator 1 100% Desenator 2 100% ntocmirea documentaiei tehnologice a noului produs Inginer tehnolog 100% Traductor 25% Dactilograf 1 50% Dactilograf 2 50% Secretara 25% Proiectant 100% Tehnician 1 100% Tehnician 2 - 50% Desenator 1 100% Desenator 2 100% Dotri cu echipamente Cu Effort driven nebifat Economist 75% Laborant 1 100% Laborant 2 100% Secretar 50% Dactilograf 1 50% Tehnician 1 20% Tehnician 2 50% Inginer mecanic 100% Achiziionare materii prime, materiale Secretar 40% Dactilograf 1 - 25% Traductor -25% Tehnolog 25% Tehnician 1 50% Tehnician 2 25% Realizarea modelului soluiei propuse Elaborarea modelului Inginer mecanic 50% Inginer tehnolog 50%

47
Traductor 25% Dactilograf 1 50% Secretar 10% Tehnolog 10% Tehnician 2 25% Laborant 1 10% Desenator 1 50% Desenator 2 100% Stabilirea unui lot de test Inginer tehnolog 50% Tehnician 1 25% Laborant 2 40% Dactolograf 1 25% Desenator 1 40% Elaborarea procedurii de laborator Inginer tehnolog 100% Laborant 1 100% Laborant 2 100% Desenator 1 100% Dactolograf 1 100% Secretar 25% Traductor 25% Programator 50% Dotarea cu echipamente - Cu Effort driven nebifat Economist 75% Inginer mecanic 30% Dactilograf 1 25% Secretar 10% Tehnician 1 20% Tehnician 2 50% Laborant 1 75% Laborant 2 50% Tehnolog 25% Achiziionarea de materii prime consumabile Secretar 25% Tehnician 1 25%

48
Tehnician 2 20% Proiectant 100% Inginer mecanic 20% Dactilograf 2 50% Faza experimental i de transfer tehnologic Experimentarea modelului Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog 100% Programator 50% Dactilograf 1 100% Secretar 50% Proiectant 100% Tehnolog 50% Tehnician 1 100% Tehnician 2 100% Concepere prototip Inginer mecanic 100% Tehnolog 50% Tehnician 1 100% Proiectant 100% Strungar 50% Laborant 1 100% Dactilograf 1 100% Secretar 50% Transfer tehnologic - Cu Effort driven nebifat Inginer mecanic 100% Dactilograf 1 100% Secretara 50% Proiectant - 100% Tehnician 1 100% Traductor 25% Programator - 50% Valorificarea rezultatelor - Cu Effort driven nebifat Inginer mecanic 100% Inginer tehnolog - 100% Economist 75% Jurist 50%

49
Programator 50% Traductor 25% Secretar 50% Dactilograf 1 100% Proiectant 100% Pentru majoritatea activitilor repartizarea s-a fcut cu programarea determinat de efort activ. Excepie fac activitile: Dotri cu echipamente, respectiv Dotarea cu echipamente, Valorificarea rezultatelor, Transfer tehnologic. Pentru ele s-a evideniat aceast stare i n imaginile nsoitoare prin ncercuirea cu o elips a cmpului Effort Driven. Deocamdat nu s-a fcut dect alocarea resurselor de lucru (de tip personal). n continuare se va face alocarea resurselor de lucru de tip echipamente. Alocarea acestui tip de resurse poate influena durata activitilor (dac metoda de programare determinat de efort este activ). Este decizia managerului ce utilizeaz Microsoft Project s stabileasc dac repartizarea unor resurse de tip echipament va determina reducerea sau nu a duratei unei activiti. Dac de exemplu ntr-un proiect oarecare exist o activitate numit Prelucrarea datelor unui sondaj, iar ntr-o prim faz se aloc un singur calculator, este de presupus c suplimentarea cu nc unul va duce chiar la njumtirea duratei activitii (dac se va folosi programarea determinat de efort). Alteori, alocarea de resurse de tip echipament nu va determina modificarea duratei unei activiti. Pentru studiul de caz analizat, se consider c alocarea de resurse de tip echipament nu va reduce durata activitilor. Avnd n vedere c resursele de tip personal au fost deja alocate, soluia va fi adugarea de resurse de tip echipament cu metoda programrii determinat de efort inactiv. Adugarea de resurse de tip echipament se face aa cum se poate vedea n animaia de mai jos.
Repartizarea echipament (adugarea) unei resurse de tip

50
Dup completarea resurselor de tip echipament, ar trebui s se ajung la o situaie ca aceea prezentat n imaginile ce urmeaz (unde au fost evideniate numai resursele de tip echipamente adugate). Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei Calculator 50% Imprimant 25% Evaluarea tendinelor in domeniul vizat Calculator 50% Imprimant 20% Situaia actual a produselor similare Calculator 50% Evaluarea pieei aprovizionrii Calculator 50% Imprimant 15% Analiza concurenei Calculator 40% Stabilirea datelor tehnice ale lucrrii Calculator 200% Imprimant 75%

Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor Calculator 150% Imprimant 40% Calculul principalilor indicatori tehnico-economici Calculator 100% Imprimant 50%

51
Elaborarea planului si a schemelor Calculator 400% Imprimant 75% Scanner 50% ntocmirea documentaiei tehnologice a noului produs Calculator 400% Imprimant 50% Elaborarea modelului Calculator 300% Imprimant 25% Scanner 20% Stabilirea unui lot de test Calculator 50% Imprimant 10% Elaborarea procedurii de laborator Calculator 300% Imprimant 50% Experimentarea modelului Calculator 300% Imprimant 25% Scanner 20% Strung 75% AMC 20% SDV 10% Concepere prototip Calculator 400% Imprimant 50% Strung 50% Cuva - 25% Pres hidraulic 25% AMC 50% SDV 50%

52
Transfer tehnologic Calculator 150% Imprimant 75% Valorificarea rezultatelor Calculator 200% Imprimant 75% Activitilor ce nu au fost regsite mai sus nu li s-au adugat resurse de tip echipamente. Pe figuri, din motive de spaiu, nu apar dect resursele de tip echipamente adugate. n continuare se va face alocarea de resurse materiale (consumabile). Din punct de vedere al tehnicii de lucru, se va proceda ca i la celelalte tipuri de resurse, cu observaia c resursele materiale se aloc n unitatea de msur precizat la definirea resursei, sau pe unitatea de timp. Astfel un consum de carburant, de exemplu poate fi nregistrat n litri sau pentru o perioad de o lun. n aceste condiii, cele dou resurse alocate mai jos se citesc: Vopsea n cantitate de 24 litri i Diluant la un consum de 10 litri pe sptmn.

Exist i o a treia metod de a preciza costuri: alocarea acestora ca sume fixe (costuri fixe). Poate fi, de exemplu cazul unor taxe ce trebuie pltite, sau a unor cheltuieli ce nu se raporteaz nici la timp i nici la un anumit consum normat. n cazul studiului de caz, astfel de cheltuieli vor fi cele pentru rechizite ca i cele pentru echipament de protecie i ntreinere. Pentru studiul de caz analizat, resursele materiale se vor aloca dup cum urmeaz: Analiza de pia Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei 0,25 topuri de hrtie

53
0,25 cartu imprimant 100000 lei rechizite Evaluarea pieei aprovizionrii 0,15 topuri de hrtie 0,15 cartu imprimant 100000 rechizite Studiul de fezabilitate Stabilirea datelor tehnice ale lucrrii 1 top de hrtie 0,5 cartu imprimant 180000 lei rechizite Calculul principalilor indicatori tehnico-economici 0,25 topuri de hrtie 0,5 cartu imprimant 100000 lei rechizite Elaborarea unei soluii noi pentru produs Elaborarea planului i a schemelor 2 topuri de hrtie 0,75 cartu imprimant 240000 lei rechizite ntocmirea documentaiei tehnologice a noului produs 1 top de hrtie 0,5 cartu imprimant 150000 lei rechizite Achiziionare materii prime, materiale 1500000 lei Echipamente de protecie Realizarea modelului soluiei propuse Elaborarea modelului 0,5 topuri de hrtie 60000 lei rechizite 2 litru Vopsea 1 litru Diluant 40 kg Materiale metalice Achiziionarea de materii prime consumabile 1500000 lei Echipamente de protecie

54
Faza experimental i de transfer tehnologic Concepere prototip 5 litru Vopsea 2 litru Diluant Transfer tehnologic 1 top de hrtie 0,5 cartu imprimant 210000 lei rechizite Valorificarea rezultatelor 0,5 topuri de hrtie 0,5 cartu imprimant Se mai face i precizarea c activitile de Dotri cu echipamente, respectiv Dotarea cu echipamente, se nregistreaz numai cu resursele de tip personal consumate de specialitii care asigur montarea, reglarea i punerea in funciune a echipamentelor achiziionate (presa hidraulic, cuva, SDV-urile i AMC-urile se consider c resursa strung exista deja). Aceste resurse de tip echipamente se vor nregistra cu valorile de amortizare. n animaia de mai jos se exemplific alocarea de resurse de tip material activitii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei folosind butonul Assign Resources. n acest caz, modul de alocare (Effort driven sau nu) va fi cel setat n vizualizarea Task Entry, dar alocarea se poate face i direct cu ajutorul vizualizrii Task Entry (aa cum de altfel s-a fcut i n cazul alocrii de resurse de personal i echipamente).
Repartizarea (adugarea) unei resurse de tip material

Schimbarea tipurilor de activiti Analiza figurii 2.25 pune n eviden cmpul Task type (marcat cu o elips). Pentru toate resursele, pn acum, valoarea acestui cmp a fost Fixed Units. Explicarea funcionalitii acestui control impune reamintirea formulei de calcul a volumului de munc a unei activiti:

55
Durat x Uniti de alocare = Volum de munc Aceast relaie poate fi privit ca un raport ntre trei mrimi, dintre care una este fix (nu neaprat constant), astfel c modificarea uneia dintre cele dou [mrimi] variabile permite calculul celeilalte.

Figura 2.25 Tipuri de activiti

De exemplu, pentru o activitate descris de relaia: 24 ore x 50% = 12 ore adic o resurs alocat n proporie de 50% pe o durat de 24 ore, va consuma un volum de munc de 12 ore. Admind c se opereaz n sistem Fixed Units, meninerea procentului de alocare [de 50%] va determina ca o durat de 20 ore s conduc la un volum de munc de 10 ore. Relaia se poate citi i astfel: dac volumul de munc ajunge la 24 ore, meninnd rata de alocare la 50%, s-ar impune o durat a activitii de 48 ore. n aceeai relaie, dac se opteaz pentru sistemul de programare Fixed Duration, se poate raiona astfel: dac durata activitii se menine constant (la 24 de ore), atunci o modificare a ratei de alocare de la 50% la 75%, va produce o ajustare a volumului de munc la 18 ore. S-ar putea urma i o logic de tipul: pentru durata fix de 24 de ore, o reducere a

56
volumului de munc de la 12 la 10 ore, ar impune o modificare a ratei de alocare a resursei de la 50% la 42%. Din punct de vedere practic, pentru studiul de caz analizat, n animaia de mai jos se prezint comportarea Microsoft Project la schimbarea tipului unei activiti. n aceeai animaie se surprind toate cele trei tipuri de activiti (Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work).
Schimbarea tipului de activitate

Crearea unei noi resurse i repartizarea sa n toat prezentarea de pn acum crearea de resurse i alocarea lor au fost procese complet separate. Este posibil ns alocarea unei resurse chiar de la crearea sa. Pentru aceasta se va proceda ca n animaia de mai jos. Pentru activitatea Valorificarea rezultatelor, se definete o nou resurs Designer pag. web, alocat 100%. Pentru aceast resurs se definete i un cost.
Crearea unei resurse concomitent cu repartizarea ei

Alocarea de resurse la o activitate care are deja alocate altele, va determina modificarea fie a unitilor de alocare (ale resurselor deja alocate), fie a duratei activitii, fie a volumului de munc, n funcie de setarea Effort driven, dar i de setarea Task type. ntreruperea lucrului la o activitate Chiar dac n derularea unui proiect se pot prevedea perioade n care nu se lucreaz (srbtori legale de exemplu), se impune necesitatea existenei unei metode de a fragmenta derularea proiectului la nivel de activitate. Aceast fragmentare nseamn

57
de fapt introducerea unor perioade de ntrerupere a lucrului pentru o anumit activitate (motivele pot fi multiple: indisponibilitatea accidental de resurse, necesitatea de a realinia temporal anumite activiti etc.). Modul de lucru este interactiv i precizia de lucru depinde direct de setarea modului de reprezentare a calendarului diagramei Gantt. Setarea se face cu autorul cmpului Format Timescale (vezi figura 2.26). Este posibil afiarea timpului pe 3 nivele (Top, Middle i Bottom). Pentru fiecare nivel se poate seta desimea grilei de reprezentare i de poziionare a etichetelor. Pentru o mai bun nelegere se recomand testarea modului cum setrile influeneaz aspectul diagramei Gantt. n animaia de mai jos se poate vedea cum se ntrerupe lucru la o activitate. Este vorba despre Elaborarea planului i a schemelor, prevzut a ncepe 3 februarie 2005 i a se ncheia pe 14 februarie 2005. ntreruperea va fi de dou zile i va ncepe la data 7 februarie 2005.
ntreruperea unei activiti

Anularea ntreruperii unei activiti se poate face tot interactiv, prin tragerea uneia din limitele ntreruperii spre cealalt. Dac se trage spre dreapta limita din stnga, durata total a activitii va crete cu durata ntreruperii, n vreme ce dac se trage spre stnga limita din dreapta, se revine practic la situaia existent nainte de realizarea ntreruperii n animaiile de mai jos se poate vedea cum se poate face anularea ntreruperii unei activiti. Figura 2.26 Formatarea scrii timpului

58

Anularea ntreruperii unei activiti (cu prelungirea duratei) Anularea ntreruperii unei activiti (fr prelungirea duratei)

Se face meniunea c dac se reprogrameaz o activitate ce conine o ntrerupere, reprogramarea va conine i ntreruperea. Calendare Microsoft Project Microsoft Project utilizeaz mai multe tipuri i subtipuri de calendare. Mai jos se sintetizeaz clasificarea calendarelor Microsoft Project: Calendare de baz o Calendare ale proiectului ;

59
o Calendare ale activitilor ; Calendare de resurse. Calendarele de baz pot fi: Standard. De tip 24 de ore. De tip schimb de noapte (night shift). Mai sus au fost enumerate tipuri de calendare. Pot fi create oricte calendare de un anumit tip este nevoie. Calendarul proiectului stabilete orarul de lucru i timpii nelucrtori pentru toate activitile pentru care nu au fost definite calendare specifice (figura 2.28). Dac anumite activiti trebuie s se desfoare n perioade situate n afara calendarului proiectului, atunci pentru ele se vor defini calendare de activitate (de exemplu, o activitate trebuie s se desfoare n timpul nopii sau n week-end). Specificarea calendarului de proiect se face cu ajutorul cmpului Project Project Information. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2.27. Figura 2.27 Specificarea calendarului de proiect

60

Dac se dorete modificarea setrilor pentru un anumit calendar se folosete cmpul Tools Change Working Time. Se pot modifica att orele de program zilnic (From To), ct i zilele nelucrtoare (n afara weekend-urilor). n cele ce urmeaz se va aborda problema definirii unui calendar al unei activiti (Elaborarea planului i a schemelor) care nu se va ncadra n calendarul proiectului (motivul ar putea fi, de exemplu, dorina de a finaliza mai devreme aceast activitate, fr alocarea de resurse suplimentare, ci doar prin utilizarea smbetelor i duminicilor ca timp de lucru).

Figura 2.28 Configurarea unui calendar

61

Primul pas const n definirea unui nou calendar. Pentru aceasta se va proceda ca n animaia de mai jos:
Definirea unui nou calendar

Dup crearea calendarului, se trece la aplicarea noului calendar unei activiti. Se va proceda ca n animaia ce urmeaz:
Asocierea unui calendar unei activiti

Se atrage atenia asupra activrii cmpului Scheduling ignores resource calendars (figura 2.29). n cazul n care acest cmp nu ar fi fost bifat, n planificarea activitii s-ar fi inut cont i de un calendar al unei resurse (dac acesta ar fi fost definit).

62
Figura 2.29 Activitate care igonr calendarele de resurse

Se observ (figura 2.30) c activitatea creia i s-a alocat un calendar propriu este marcat cu pictograma ).

Figura 2.30 Evidenierea unei activiti creia i s-a alocat un calendar

Se mai constat c dei durata activitii a rmas aceeai (8 zile lucrtoare), data de finalizare s-a modificat (vezi figura 2.31.b ; n figura 2.31.a apare activitatea naintea alocrii calendarului nou definit) pentru c se va lucra i n week-end-uri.

Figura 2.31 Efectul alocrii noului calendar definit

63

a.

b.

Dac se dorete tergerea sau redenumirea unui calendar deja definit, se va utiliza cmpul Tools Organizer. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2.32). Dup selecia numelui calendarului care se dorete a fi ters, se apas butonul Delete. Definirea de activiti repetitive De multe ori este necesar definirea unor activiti cu caracter periodic (repetitiv). Este cazul edinelor, analizelor etc. Aceste activiti consum i ele resurse. La o edin particip persoane care au i alte atribuiuni n cadrul proiectului. Este deci necesar alocarea de resurse ctre activitile repetitive, tocmai pentru a evita o programare defectuoas.

Fiigura 2.32 tergerea sau redenumirea unui calendar

64

Pentru definirea unei activiti recurente se va urma (pn la un punct) procedura de creare a unei noi activiti. Pentru exemplul curent, se va selecta prima activitate a proiectului (Analiza de pia) i se va parcurge secvena ilustrat de animaia de mai jos.
Definirea unei activiti repetitive

n animaie a fost definit o activitate denumit edin lunar de analiz, ce are loc n prima zi de luni a fiecrei luni i dureaz 1,5 ore. Dup cum se poate observa i pe diagrama Gantt, activitile recurente (repetitive) sunt figurate pe o orizontal separat (figura 2.33).

Figura 2.33 Vizualizarea activitilor recurente

65

Numrul de apariii pentru fiecare activitate recurent se stabilete tot din caseta de dialog Recurring Task Information (figura 2.34). Astfel, o activitate poate avea loc de un numr fix de ori (End afteroccurrences), sau se poate ncheia naintea unei date stabilite (End by). Data de la care vor ncepe s aib loc activitile recurente se stabilete i ea (Start). n cazul exemplului, aceasta coincide cu data de ncepere a proiectului. Se mai observ i c activitilor recurente li se pot asocia calendare proprii. Se mai face i precizarea c Microsoft Project avertizeaz cnd o activitate recurent ar fi planificat s aib loc ntr-un timp nelucrtor (week-end, srbtoare legal, sau pur i simplu n afara calendarului proiectului) ceea ce se poate observa i n finalul animaiei precedente (cnd o edin urma s se desfoare pe 2 mai, zi definit anterior ca nelucrtoare).

66
Figura 2.34 Stabilirea numrului de apariii ale unei activiti recurente

Pentru activitile recurente definite se vor aloca i resurse (dup procedura clasic), aa cum se poate vedea n figura 2.35. Alocarea se va face activitii centralizatoare edin lunar de analiz. Stabilirea restriciilor pentru activiti Figura 2.36 are rolul de a pune n eviden cmpul Constraint Type. Se poate ajunge la aceast caset de dialog prin selectarea unei activiti i folosirea butonului Task Information Information). (sau clic dreapta i apoi cmpul Task

67
Figura 2.35 Alocarea de resurse pentru o activitate recurent

Pn acum, pentru toate activitile introduse n cadrul proiectului, a fost folosit restricia implicit, e vorba de cea de tip As Soon As Possible, ceea ce impune ca o activitate s poat ncepe imediat ce precedenta s-a ncheiat. Atenie, aceasta este restricia implicit pentru proiectele programate pornind de la data lor de nceput. Exist ns i cazuri cnd programarea unui proiect se face pornind de la data de finalizare. n acest caz, restricia implicit este As Late As Possible.

68
Figura 2.36 Impunerea unui tip de constrngere

Microsoft Project permite ns definirea i a altor restricii. n principiu, o restricie controleaz datele de nceput i de sfrit ale unei activiti. Acestea pot depinde astfel i de alte criterii/considerente dect data de finalizare a activitii precedente (sau succesoare). Restriciile sunt nu numai de anumite tipuri, ci i de anumite categorii. Exist astfel restricii flexibile (afecteaz datele de nceput i de sfrit ale unei activiti, fr ns a-i modifica durata), semi-flexibile (datele de nceput i de finalizare pot fi schimbate n anumite limite, dar durata rmne neschimbat) i inflexibile (datele de ncepere i finalizare sunt nemodificabile). n tabelul de mai jos sunt sintetizate cele 8 tipuri de restricii, cu precizarea categoriei creia i aparine fiecare:

69
Tabelul 2.2 Tipuri i categorii de constrngeri Tip restricie As Soon As Possible (ASAP) Ct mai devreme posibil As Late As Possible (ALAP) Ct mai trziu posibil Start No Earlier Than (SNET) ncepe nu mai devreme de Start No Later Than (SNLT) ncepe nu mai trziu de Cat ego rie rest rici e Flex ibil

Semnificaie

O activitate ncepe imediat ce precedenta s-a ncheiat (n timp de lucru) O activitate ncepe ct mai trziu posibil, fr a ntrzia ns activitile succesoare sau fr a afecta data de finalizare a proiectului O activitate va ncepe la, sau dup data specificat

Flex ibil

Se mifl exib il Se mifl exib il

O activitate va ncepe la, sau nainte de data specificat

70
Tabelul 2.2 Tipuri i categorii de constrngeri Tip restricie Finish No Earlier Than (FNET) Finalizare nu mai devreme de Finish No Later Than (FNLT) Finalizare nu mai trziu de Must Start On (MSO) Trebuie s nceap la Must Finish On (MFO) Trebuie s se finalizeze la Cat ego rie rest rici e Se mifl exib il Se mifl exib il Infl exib il Infl exib il

Semnificaie

O activitate se va finaliza la, sau dup data specificat O activitate se va finaliza la, sau nainte de data specificat O activitate va ncepe exact la data specificat O activitate se va finaliza exact la data specificat

Pentru ilustrarea cu un exemplu a celor spuse, se va aplica activitii Achiziionare materii prime, materiale, o restricie de tip SNET. Astfel din motive de resurse financiare, pentru achiziionarea de materii prime i materiale, nu se pot angaja pli nainte de data de 15.03.2005. Din punct de vedere tehnic, se va proceda ca n animaia de mai jos.
Definirea unei restricii

71
Se observ c ntr-o prim etap se definete tipul de restricie (cu ajutorul casetei Task Information), iar ntr-o a doua [etap] se precizeaz data mai devreme de care nu poate demara activitatea. Se va mai observa c n diagrama Gantt, activitatea a fost repoziionat (fr modificarea duratei sale).

Introducerea datelor de finalizare


Pentru o activitate se poate preciza i un termen final de finalizare (deadline). Un astfel de termen de finalizare nu va determina rearanjarea pe diagrama Gantt a activitii, ci doar va semnala cnd o modificare de programare ar putea duce activitatea dincolo de termenul fixat (deadline). O alt modalitatea de lucru pentru fixarea unui termen de finalizare ar fi impunerea unei restricii de tip Finish No Later Than. Aceast metod va determina ns repoziionarea activitii pe diagrama Gantt, ceea ce constituie o abordare prea rigid. n animaia de mai jos se poate vedea cum s-a realizat fixarea unui termen limit pentru ncheierea unei activiti.
Definirea unui termen limit (deadline)

n figura 2.37 se poate vedea cum arat diagrama Gantt dup definirea datei limit. n figura 2.38 se prezint caseta de dialog Task Information, cu ajutorul creia s-a fixat un termen limit de finalizare (deadline) pentru activitatea Dotri cu echipamente. Data este 18/03/2005.

Figura 2.37 Data limit pe diagram Gantt

72

Figura 2.38 Fixarea unui termen de finalizare (deadline)

Dac printr-o operaie de reprogramare termenul final al activitii pentru care s-a definit un deadline este astfel modificat nct intr n conflict chiar cu deadline-ul, utilizatorul va fi avizat aa cum se poate vedea n figura 2.39.

73
Figura 2.39 Deadline n conflict cu termenul final al unei activiti

Vizualizarea drumului critic al proiectului


Unul din cele mai importante elemente n managementul unui proiect este controlul datei de finalizare a proiectului. Din acest punct de vedere se poate vorbi despre dou tipuri de activiti: unele pentru care modificarea programrii va influena data de ncheiere a proiectului i altele, a cror reprogramare (n anumite limite) nu va afecta data de finalizare a proiectului. Primele activiti definesc aa numitul drum critic (critical path) al proiectului. Drumul critic este deci o succesiune de activiti care dicteaz de fapt data de finalizare a proiectului (deci, durata sa). Pe msur ce un proiect avanseaz, n funcie de felul cum sunt desfurate activitile (fa de programarea iniial) este posibil modificarea drumului critic. Activitile de pe drumul critic se numesc la rndul lor activiti critice (critical tasks). Faptul c o activitate este critic sau nu se stabilete n funcie de rezervele sale (critical slack). Astfel, o activitate se consider c are rezerve dac poate fi ntrziat (n anumite limite rezonabile de ordinul zilelor), fr s afecteze data de finalizare a proiectului. O activitate devine critic atunci cnd se ntmpl unul din evenimentele urmtoare: activitatea nu are rezerve ; asupra activitii s-a impus o constrngere de tip Must Start On sau Must Finish On ; are o constrngere de tip As Late As Possible ntr-un proiect ealonat pornind de la data de debut ;

74
are o constrngere de tip As Soon As Possible ntr-un proiect ealonat pornind de la data de terminare ; are o dat de terminare identic sau ulterioar propriului deadline.

Cunoaterea drumului critic i, deci, a activitilor critice este important pentru managerul de proiect pentru c atrage atenia asupra activitilor pentru care o ct de mic defeciune de programare sau execuie poate afecta data de finalizare a proiectului. Drumul critic poate fi controlat (n sensul reducerii extinderii sale) printr-una dintre metodele de mai jos: scurtarea duratei sau volumului de munc pentru activitile de pe drumul critic ; modificarea constrngerilor activitilor de pe drumul critic n vederea asigurrii unei mai mari flexibiliti de programare ; fragmentarea unei activiti critice n sub-activiti ce pot fi executate n paralel ; regndirea dependenelor dintre activiti ; planificarea de munc peste norm (dincolo de cele 8 ore de lucru normale) ; alocare de resurse suplimentare activitilor critice.

Pentru vizualizarea drumului critic (al ntregului proiect, pentru c fiecare grup de activiti reunite sub o activitate centralizatoare are propriul su drum critic), se va proceda ca n animaia ce urmeaz:
Vizualizarea drumului critic

Activitile desenate n diagrama Gantt cu culoarea roie sunt critice (i nlnuirea lor definete drumul critic). Cifrele din prelungirea unor activiti necritice reprezint rezervele acestora. Activitile reprezentate cu albastru pe diagrama Gant nu sunt critice.

75

Cuvinte cheie

Activitate Parte a unui proiect, cu o durat estimat,


pentru care se aloc resurse. Alocare Atribuirea ctre o activitate a unei pri din capacitatea de munc a unei resurse. Partea alocat se exprim n procente sau fracii de unitate. Punct de reper Eveniment semnificativ din derularea unui proiect. n general punctele de reper sunt activiti cu durat zero, dar orice activitate poate deveni punct de reper. Calendar Mecanism de lucru care determin (controleaz) timpul de lucru pentru activiti sau resurse. Resurs Orice element necesar pentru ndeplinirea uneia sau mai multor activiti. Resursele pot fi de tip personal, echipamente sau materiale. Cost Exprimarea valoric (bneasc) a efortului necesar utilizrii unei resurse. Programare determinat de efort Metod de programare n care volumul de munc pentru o activitate rmne constant indiferent de numrul de resurse alocate. Restricie Condiie, impus unei activiti, de tipul unei anumite date de ncepere sau de terminare sau a duratei. Drum critic Serie de activiti care determin direct data de finalizare a unui proiect. Activitile de pe drumul critic au rezerve nule, adic ntrzierea oricrei astfel de activitate va determina ntrzierea datei de finalizare a ntregului proiect.

76

77

Managementul resurselor
Vous allez apprendre sur: La disponibilit dune ressource Sur-allocation dune ressource Uniformiser les ressources Le contrle de la rpartition des ressources

Vei afla / nva despre: Disponibilitatea unei resurse ; Supra-alocarea resurselor ; Nivelarea resurselor ; Controlul repartizrii resurselor.

Ajustarea timpului de resurse individuale

lucru

pentru

Pentru resursele de tip personal i echipament (nu i pentru cele de tip material), se pot actualiza calendarele individuale ale acestora. O astfel de actualizare indic disponibilitatea real a resursei, atunci cnd aceast disponibilitate nu se suprapune perfect peste calendarul proiectului iniial toate resursele primesc orarul de lucru al calendarului iniial al proiectului. Exemple de situaii ce solicit crearea i aplicarea acestor calendare ar putea fi activiti planificate (cunoscute) de tipul unor delegaii, unor concedii sau unor participri la cursuri de perfecionare. n animaia ce urmeaz se poate vedea cum se actualizeaz un calendar pentru resursa dactilograf1, care nu va putea lucra la proiect n zilele de 24 si 25 martie 2005. Pentru a se putea urmri mai uor efectele acestei ajustri, se recomand modificarea timpului de lucru pornind de la o activitate care se desfoar ntr-o perioad ce include intervalul 24-25 martie 2005. Pentru selectarea celor dou zile

78
s-a folosit tehnica selecie iniial CTRL + selecie +.., sau, se putea folosi tehnica selecie iniial SHIFT + selecie final.
Actualizarea calendarelor individuale

Se va urmri cum activitatea Dotarea cu echipamente, pentru care resursa dactilograf1 era alocat 100% se va deplasa n timp, fiind mpins nainte cu cele dou zile n care resursa nu este disponibil. Dac mai multe resurse vor utiliza timpi de lucru diferii de cei ai calendarului proiectului, dar aceiai pentru toate resursele, este mai comod s se defineasc un nou calendar (Tools Change working time New), dup care acesta s se aplice resurselor n cauz vezi figura 3.1 (caseta de dialog Resource Information este reprezentat parial). Figura 3.1 Aplicarea unui nou calendar unei resurse

Stabilirea disponibilitii unei resurse


O alt modalitate de a controla (i programa) utilizarea unei resurse este s se modifice disponibilitatea sa, altfel dect atribuindu-i un alt orar dect cel al calendarului proiectului. De exemplu, n proiectul analizat, pentru resursa calculator, unitile de alocare specificate au fost

79
de 400%, ceea ce nseamn de fapt c se vor utiliza 4 calculatoare (sau dou pe durata a dou schimburi pe zi). Este posibil ca pentru o anumit perioad, numai trei calculatoare s fie disponibile (de exemplu, al patrulea este necesar unor activiti din afara proiectului). n acest caz, cea mai bun metod ar fi s se stabileasc disponibilitatea resursei. Se va proceda ca n animaia de mai jos.
Modificarea disponibilitii unei resurse

n animaie, pentru nceput s-a comutat n forma de vizualizare Resource Sheet, ntlnit deja de la crearea resurselor. Unele resurse apar colorate diferit (rou), ceea ce simbolizeaz c acestea au fost supra-alocate, situaie ce va trebui corectat ntr-un fel (se va relua aceast discuie ulterior). Se poate observa c dup precizarea indisponibilitii unui calculator ntre 23 i 29 decembrie 2004, i resursa calculator devine supraalocat.

Rate de plat multiple pentru o singur resurs


Este posibil ca ntr-un proiect,pentru aceeai resurs s se foloseasc mai multe nivele de salarizare. Numrul maxim al acestora este 5. Un exemplu de situaie care ar putea necesita nivele multiple de plat ar fi cazul n care aceeai persoan cumuleaz mai multe funcii n cadrul proiectului. Dac de exemplu resursa programator din proiectul nostru ar face nu numai programare, dar s-ar ocupa i de ntreinerea tehnicii de calcul, atunci el ar putea fi pltit diferit pentru cele dou activiti. n animaia de mai jos se poate vedea cum pentru resursa programator, se definete un al doilea nivel de plat, de 120000 lei/or.
Definirea unui al doilea nivel de salarizare

80
Examinarea costurilor unei resurse
Dac se dorete examinarea costurilor resurselor unui proiect se va utiliza meniul View Table Summary. Se va proceda ca n animaia de mai jos.
Examinarea costurilor

n cea de a doua parte a animaiei, s-a optat pentru vizualizarea costurilor organizate pe grupuri de resurse.

Supra-alocarea resurselor
Atunci cnd se face alocarea resurselor, mai ales n cazul proiectelor de mare complexitate, este posibil i probabil s se supra-aloce resurse. Supra-alocarea nseamn c aceeai resurs a fost repartizat pe perioade care se suprapun mai multor activiti. Astfel, o persoan poate fi implicat cu norm ntreag n dou activiti care se suprapun fie i parial. O resurs poate s fie i sub-alocat, sau alocat integral. Probleme pune supra-alocarea pentru c rezolvarea acestor tipuri de conflicte determin de regul modificarea termenului de finalizarea a proiectului. Pentru a se identifica resursele supra-alocate, se va comuta pe unul din modurile de vizualizare: View Table cu oricare din opiunile Cost, Entry, Hyperlink, Summary, Usage sau Work. Resursele supra-alocate vor fi scrise cu rou i pe coloana de informaii va aprea simbolul . n cazul proiectului analizat, se poate vedea n figura 3.2 c unele resurse sunt supra-alocate. Afiarea resurselor se poate face n ordinea n care acestea au fost definite, sau ele se pot structura pe grupe [de resurse], aa cum au fost ele definite anterior. n animaia de mai jos se poate vedea cum se comut pe diverse forme de afiare.

81
Forme de vizualizare a resurselor

Mai ales atunci cnd supra-alocrile se vor rezolva manual, este necesar s se cunoasc feliile de timp n care aceste suprapuneri se petrec. Acest lucru poate fi fcut n mai multe moduri. Unul dintre ele este ilustrat n animaia de mai jos.
O form de vizualizare a supra-alocrilor

Figura 3.2 Resurse supra-alocate

82

Dup cum s-a putut vedea i n animaie, pentru fiecare resurs este posibil afiarea tuturor activitilor n care ea este angrenat (vezi figura 3.3). n acest fel se poate vedea clar unde

83
se produc suprapunerile (supra-alocrile). n figura 3.3, se vede cum ar putea arta pentru o resurs numit inginer mecanic, suprapuneri triple (activitile Elaborarea modelului, Achiziionarea de materii prime i Dotarea cu echipamente) nu vei regsi n proiect aceast situaie. Figura 3.3 Activitile n care o resurs este angrenat

O alta modalitate de identificare clar a supra-alocrilor este prezentat n animaia imediat urmtoare. De aceast dat s-a optat pentru vizualizarea Resource Graph. Aceast reprezentare are un caracter grafic mai pronunat.
Forma de vizualizare Resource Graph

Nivelarea resurselor supra-alocate

84
n mod frecvent, mai ales la proiectele de mare complexitate, se pot produce aa numitele supra-alocri ale resurselor, adic una i aceeai resurs s fie repartizat simultan la dou sau chiar mai multe activiti. Supra-alocarea se produce cnd o resurs este repartizat dincolo de nivelul su de disponibilitate pentru proiect. De exemplu, dac o resurs are o disponibilitate de 50% (4 ore pe zi) i este repartizat la dou activiti care se suprapun pe durata de dou zile, iar pentru fiecare activitate resursa a fost repartizat tot la nivelul de 50% (4 ore pe zi), rezult o supra-alocare de 4 ore. Supra-alocrile trebuie eliminate, pentru c este imposibil de acceptat derularea unui proiect la care apar astfel de neconcordane. Eliminarea supra-alocrilor se poate face n mai multe moduri: Corectarea suprapunerilor prin modificare 100% manual a duratelor activitilor, a nivelelor de alocare i de disponibilitate a resurselor. Aceast manier este potrivit n cazul proiectelor de mic amploare i care nu prezint prea multe supra-alocri. Nivelarea manual a supra-alocrilor, care este un proces de inserare de ntrzieri activitilor i de ajustri ale repartizrilor resurselor, cu scopul eliminrii supraalocrilor. Nivelarea automat, care se produce chiar n timpul alocrii resurselor i de fapt prentmpin apariia supra-alocrilor.

Pentru proiectul analizat se va observa resursa tehnolog. Aceasta apare ca supra-alocat n perioada 24-28.03.2005 (n condiiile n care nivelul de disponibilitate pentru proiect este de 50%). Atunci au loc concomitent trei activiti care conduc la un total de 4.8 ore n fiecare din zilele de 24, 25 i 28 martie 2004. Se va realiza o nivelare numai a acestei resurse, dei este posibil i nivelarea ntregului proiect (urmrii animaia cu atenie).
Nivelarea manual a resurselor

85
Pentru a se vizualiza att alocarea resursei ct i diagrama Gantt, s-a mprit fereastra cu ajutorul cmpului Window Split. Figura 3.4 prezint caseta de dialog Resources Leveling. Mai jos se vor da cteva detalii legate de anumite cmpuri ale acesteia.

86

Leveling calculations stabilete modul cum se va face nivelarea, sau altfel spus, stabilete nivelul de intervenie pentru nivelare. Perioada de timp selectat stabilete de fapt senzitivitatea cu care supra-alocarea va fi recunoscut. n funcie de alegerea fcut aici, o resurs poate s apar uneori

87
supra-alocat, dar alteori nu. Resursele supra-alocate se reprezint cu culoarea roie. Lista derulabil Leveling order, controleaz modul cum vor fi mutate pe scara timpului activitile afectate de nivelare. Dac dou activiti trebuie reprogramate, va exista ntre ele vreo diferen de prioritate? Cnd se niveleaz resursele, Microsoft Project va ntrzia o activitate cu o prioritate mai mic naintea uneia cu o prioritate mai mare. n mod implicit activitile primesc o prioritate de 500 (pe o scar de 1 la 1000), deci au o prioritate medie. Un alt cmp de mare interes este Level only within available slack. Dac se bifeaz, va fi realizat nivelarea fr s se afecteze data de finalizare a proiectului. Aceasta restricie important va putea face imposibil nivelarea complet a proiectului. Se poate vedea c este posibil nivelarea ntregii durate a proiectului, sau numai pe o anumit perioad (Level from to). Not: Se poate observa c i dup nivelare anumite activiti apar nc supra-alocate. n figura 3.5 se poate vedea cum resursa secretar apare ca supra-alocat dei timpul de lucru este de numai 4.75 ore (secretara are setat un nivel de disponibilitate de 75%, adic ar putea lucra 6 ore pe zi pentru proiect). Pentru activitatea edin lunar de analiz, alocarea este de 100%, iar pentru Stabilirea datelor tehnice ale lucrrii de 50%. Microsoft Project va aduna cele dou nivele de alocare i astfel va ajunge la 150%, ceea ce reprezint o supra-alocare (cel puin la nivelul procentelor de alocare). Microsoft Project raioneaz dup urmtorul mecanism : dac am alocat o resurs unei activiti la nivelul de 100%, chiar dac acea activitate dureaz numai 2 ore, cum nu s-a specificat nici un orar de desfurare a acelei activiti, resursa trebuie s fie disponibil 8 ore pe zi pentru acea activitate care s-ar putea desfura oricnd. O astfel de situaie se rezolv prin definirea de calendare pentru activiti (sau resurse), care s corecteze astfel de conflicte. O variant ar fi definirea unui calendar pentru edine care s asigure desfurarea lor n afara orarului 8:00-16:00. Dac s-ar dori ca edinele s se desfoare n intervalul 8:00-16:00, ar

88
trebui definite mai multe calendare care s asigure evitarea suprapunerilor, de exemplu (numai) n zilele de edin s se prevad calendare corespunztoare pentru activitile ce au loc atunci. Figura 3.5 Supra-alocare a unei resurse

Ajustarea detaliilor despre repartizri


nlocuirea repartizrii unei resurse
Este deseori necesar n proiectarea sau derularea unui proiect s se nlocuiasc repartizarea unei resurse cu alta. Motivele pot fi multiple: o anumit resurs nu este disponibil la un moment dat, este necesar nlocuirea unei resurse mai scump cu una mai ieftin, se dorete rezolvarea unei probleme de supraalocare. ntotdeauna se va prefera nlocuirea unei resurse procesului mai complicat de eliminare a unei resurse urmat de alocarea noii resurse. n animaia de mai jos a fost surprins procesul de nlocuire a resursei dactilograf1 cu desenator1 n cadrul activitii Stabilirea resurselor.

89
nlocuirea repartizrii unei resurse

S-a observat c n procesul de nlocuire nu s-a specificat un alt nivel de alocare pentru noua resurs, motiv pentru care s-a pstrat nivelul celei dinti (adic 100%).

Aplicarea de costuri diferite pentru aceeai resurs


Aa cum s-a mai spus este posibil s se defineasc mai multe costuri (maxim 5) pentru o singur resurs. Este posibil ca aceeai resurs s fie pltit diferit n funcie de nivelul muncii pe care o presteaz. n cazul proiectului pe care l analizm, pentru resursa programator, n cadrul activitii Transfer tehnologic, se apreciaz c va desfura o munc de mai mare importan i dificultate, fapt pentru care se va opta pentru un alt nivel de plat (definit anterior). Acest lucru se poate face aa cum se va vedea n animaia de mai jos.
Alocarea de costuri diferite

Controlul repartizrilor de resurse


O faz preliminar necesar unei bune nelegeri a controlului repartizrii unei resurse este setarea unei maniere de vizualizare care s permit urmrirea simultan a mai multor informaii legate de proiect. n animaia de mai jos se poate urmri acest proces. Se urmrete activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici, cu durata de 3 zile (31.01.2005-2.02.2005).

Setarea unei vizualizri combinate

90

91

92
n figura 3.6 se va urmri situaia resursei inginer tehnolog. Aceasta este alocat uniform pe durata celor 3 zile, conform cu nivelul de alocare pentru aceast activitate de 50%. Dintr-un motiv sau altul, resursa inginer tehnolog nu este disponibil pe 31 ianuarie 2005, dar ar fi dispus s lucreze mai mult de 4 ore pe zi n datele de 1 i 2 februarie, astfel nct totalul de ore alocate s fie tot de 12. Procedeul se numete ntrzierea alocrii unei resurse. Nu este vorba de reprogramarea activitii Calculul principalilor indicatori tehnico-economici , care mai implic i alte resurse, ci doar de redistribuirea unei resurse cu meninerea duratei activitii la care resursa este alocat. n cazul concret al exemplului analizat se va menine durata de 3 zile pentru activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici. Pentru realizarea ntrzierii resursei inginer tehnolog se va proceda astfel: se verific dac setarea Task type este Fixed Work ; se fixeaz disponibilitatea resursei inginer tehnolog.

Cele dou etape sunt ilustrate de animaiile de mai jos.

Setarea tipului de activitate

ntrzierea resursei

Se poate observa cum resursa inginer tehnolog lucreaz tot 12 ore, dar altfel distribuite pe durata celor 3 zile ct dureaz activitatea. Firete nivelul de alocare nu mai este de 50%, ci este setat la 75% pentru zilele de 1 i 2 februarie 2005. O alt metod de control a distribuiei resurselor ar fi aplicarea de profiluri alocrilor de resurse. Pn acum toate resursele au fost aplicate uniform pe duratele lor de aciune. n figura 3.7, se poate vedea caseta de dialog Assignment Information. Se va urmri cmpul Work contour. S-a lucrat pn acum numai n sistem Flat, adic repartizare uniform a resursei pe durata activitii. Exist ns i alte sisteme de repartizare a unei resurse (vezi tot figura 3.7).

93

94
Toate aceste scheme distribuie resursele neuniform, fie sporind alocarea spre sfritul activitii, fie spre nceputul ei, sau n alte modaliti. Se va vedea c aplicarea unui profil unei resurse determin n general modificare duratei acesteia. Acest lucru se poate corecta uor prin impunerea vechii durate dup aplicarea profilului (vezi i animaia ce urmeaz). n animaia de mai jos se poate vedea cum se aplic un profil unei resurse. Este vorba de sistemul Back Loaded, care asigur o mai mare ncrcare spre finalul activitii.
Aplicarea unui profil

Alte forme de introducere a consumurilor de resurse materiale


Introducerea consumurilor de resurse materiale s-a fcut pn acum n valori absolute. S-a estimat c pentru activitatea X, se vor consuma Y topuri de hrtie, de exemplu. Este posibil ca astfel de consumuri s se prescrie raportate la o unitate de timp (dac firete este logic aa). Se poate spune c se estimeaz un consum de hrtie de 0,1 topuri/zi (50 de coli pe zi, deci). Pentru a se putea executa operaia de schimbare a modului de repartizare a unei resurse, se recomand o schem de vizualizare de tipul celei obinute n animaia de mai jos.
Schem de vizualizare

Resursa pentru care se vor reconfigura consumurile va fi hrtie, iar activitatea considerat va fi Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei, ce se deruleaz ntre 15 i 16 noiembrie 2004. n animaia de mai jos este ilustrat modificarea modului de repartizare a unei resurse de tip material, de la o distribuire global, la una raportat la nivelul unei zile de lucru.
Schimbarea modului de calcul al consumurilor de resurse materiale

95
Se va observa cu atenie modul n care apar cheltuielile n vizualizarea Resource Usage. Atenie: Spre deosebire de resursele de lucru, cele materiale nu utilizeaz rate de cost suplimentar, calendare sau uniti maxime i nici nu sunt afectate de nivelarea resurselor. Nu influeneaz durata unei activiti chiar dac programarea determinat de efort este activ.

Ataarea unei note de o activitate sau o resurs


Pentru a face proiectul mai uor de urmrit, este posibil ataarea de note la nivel de activiti sau de resurse. Aceste note vor funciona ntructva similar cu comentariile din Excel. n prima dintre animaiile urmtoare se va ataa o not de o activitate, iar n cea de a doua se va ataa o not de o resurs.
Ataarea unei note de o activitate

Ataarea unei note de o resurs

Cuvinte cheie

Disponibilitatea unei resurse Proprietatea unei


resurse de a fi (sau nu) disponibil ntr-o anumit perioad de timp pentru proiect. Supra-alocarea resurselor Situaie n care o resurs a fost repartizat simultan mai multor activiti. Nivelarea resurselor Corectarea suprapunerilor de repartizare a unei resurse. Nivelarea se poate face dup ce supra-alocrile s-au produs i au fost detectate sau chiar n timpul alocrilor (aa numita nivelare automat). Costuri diferite pentru aceeai resurs Este posibil ca o resurs s fie remunerat diferit n funcie de nivelul muncii pe care o presteaz. Pentru una i aceeai resurs se pot defini pn la cinci costuri.

96
ntrzierea Profiluri alocrii unei unei resurse resurse
Redistribuirea unei resurse cu meninerea duratei activitii la care ea particip.

pentru

alocarea

Schem de distribuire temporal a unei resurse. Profilul implicit pentru alocarea unei resurse este cel de tip Flat, care distribuie resursa uniform pe durata de timp aferent activitii ctre care resursa a fost alocat.

97

98

Urmrirea desfurrii proiectului


Vous sur: allez apprendre Arranger, filtrer et grouper les donns dune visualisation Formes de visualisation Imprimer des rapports Suivre le droulement du projet

Vei afla / nva despre: Sortarea, gruparea i filtrarea datelor dintr-o vizualizare ; Forme de vizualizare ; Listarea de rapoarte ; Urmrirea desfurrii unui proiect.

Sortarea datelor dintr-o vizualizare


Sortarea datelor ce apar ntr-o anumit vizualizare se poate face dup Cost, Nume sau ID (numr de identificare), iar dac nici una din aceste sortri nu este suficient se poate defini o sortare particularizat. Sortarea nu modific n nici un fel datele din proiect, ci doar le afieaz altfel. Dac se face sortare particularizat, atunci se poate opta pentru ca renumerotarea activitilor sau resurselor (datorat sortrii) s devin definitiv. Astfel se poate proceda dac de exemplu resursele sunt introduse ntr-o ordine aleatoare i se dorete ca numele acestora s apar n ordine alfabetic n proiect. n animaia de mai jos a fost surprins sortarea dup costuri. Sortarea dup costuri

99
O sortare particularizat este prezentat n urmtoarea animaie (s-a sortat dup apartenena la un grup, apoi dup nume (Name) i respectiv dup cost.
Sortare particularizat

Gruparea datelor
Gruparea datelor este o alt form de vizualizare ce permite o mai uoar urmrire a unui proiect. Gruparea datelor n Microsoft Project este similar cu subtotalurile din Excel. n funcie de vizualizarea activ, sunt disponibile un numr de grupuri predefinite, dar este posibil i definirea de grupuri particularizate. n animaia de mai jos s-a realizat gruparea activitilor dup apartenena lor la diverse grupuri.
Gruparea activitilor

n animaia urmtoare se prezint gruparea resurselor.


Gruparea resurselor

n afar de grupurile predefinite, exist posibilitatea de a se regla fin un grup anume. Un astfel de exemplu este prezentat n animaia ce urmeaz. Gruparea s-a realizat dup tipul de constrngere i apoi pentru fiecare dintre acestea s-a realizat o ierarhizare a activitilor dup costuri, iniial la un interval de 100.000 lei, apoi la un interval de 1.000.000 lei.
Gruparea personalizat a resurselor

Este posibil i crearea de noi grupuri pentru care exist de asemenea posibiliti de reglare.

100
n animaia de mai jos se definete o nou grupare dup durata activitilor, acestea fiind aranjate n trane de cte 2 sptmni.
Crearea unui nou grup

Filtrarea datelor
Filtrarea datelor permite vizualizarea numai a anumitor activiti, resurse sau alte categorii de elemente componente ale unui proiect i care satisfac anumite criterii [de filtrare]. Ca i n cazul sortrilor sau gruprilor, filtrele sunt predefinite, se pot ajusta, sau se pot defini filtre noi. Mecanismele de lucru sunt similare cu cele detaliate la grupuri. n prima dintre animaiile ce urmeaz se prezint utilizarea succesiv a unor filtre pre-existente. Pentru nceput se vor vizualiza numai activitile critice, apoi numai cele centralizatoare, iar n final activitile cu numrul de ordine cuprins ntre 1 i 30.
Filtrarea unor activiti

Particularizarea filtrelor, ca i crearea de noi filtre se face n multe privine asemntor cu particularizarea i crearea de grupuri. O metod rapid de definire de filtre i care aduce aminte n mod evident de Excel este utilizarea facilitii AutoFilter. Se va urmri n animaia de mai jos cum se utilizeaz aceast facilitate.
AutoFilter

10 1 Editarea i crearea tabelelor


Tabelele n Microsoft Project sunt forme de reprezentare a activitilor sau resurselor. Informaia este organizat pe linii i coloane. Fiecare rnd reprezint o activitate sau o resurs. Exist 15 tabele predefinite pentru activiti i 10 pentru resurse. Acestea pot fi particularizate, dar la nevoie se pot crea tabele complet noi. n animaia urmtoare se poate vedea cum se activeaz diferite tabele predefinite.
Tabele predefinite

Dac nici unul din tabelele predefinite nu corespunde cerinelor de reprezentare dorite, se pot crea tipuri noi de tabele, aa cum se poate vedea n animaia de mai jos.
Crearea unui tabel

Definirea vizualizrilor particularizate


Vizualizrile n Microsoft Project sunt forme complexe de afiare a informaiilor despre proiecte. O vizualizare include, de exemplu tabele precum i alte forme de urmrire a unui proiect (de exemplu, o diagram Gantt). Exist 23 de tipuri de vizualizri predefinite. Ca i n cazul tabelelor, acestea se pot particulariza, sau la nevoie se poate crea o form complet nou de vizualizare. n animaia urmtoare se poate vedea cum se creeaz o vizualizare predefinit combinat (care mparte ecranul n dou, pe orizontal).
Crearea unei vizualizri particularizate

102 Formatarea graficului Gantt


Exist trei modaliti de formatare a unei diagrame de tip Gantt: Utiliznd cmpul Format Bar Styles. Utiliznd cmpul Format Gantt Chart Wizard. Formatnd direct la nivelul unei singure bare componena diagramei Gantt.

din

Prima metod va aplica modificrile ntregii diagrame Gantt. Cea de a doua de tipul unui expert, va formata tot la nivel global dar sunt disponibile mai puine opiuni, n vreme ce cea de-a treia va permite formatarea la nivelul barei [din componena diagramei Gantt] selectate. n animaiile de mai jos se prezint metodele enumerate de modificare a aspectului unei diagrame Gantt.

Formatarea cu ajutorul cmpului Format Bar Styles

Formatarea cu ajutorul cmpului Format Gantt Chart Wizard

Formatarea individual a unei bare din digrama Gantt

Formatarea vizualizrii de tip Diagram reea


O alt form de vizualizare a unui proiect este diagrama reea. Aceast form de prezentare a unui proiect se concentreaz mai puin pe desfurarea n timp a activitilor i mai mult pe relaiile care se stabilesc ntre ele. n animaia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la, i cum arat, o reprezentare de tip diagram.

Vizualizarea de tip Diagram reea

10 3

Formatarea vizualizrii calendar


n afar de diagrama Gantt, o alt modalitate de a vizualiza un proiect cu accent pe aspectul dispunerii n timp a activitilor, o reprezint vizualizarea de tip calendar. n animaia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la o astfel de prezentare a unui proiect i cum se poate modifica aspectul unui calendar.
Vizualizarea de tip Calendar

Desenarea pe o diagram Gantt


Dincolo de facilitile de formatare a diagramei Gantt, este posibil completarea ei i cu elemente grafice (dreptunghi, oval etc). Probabil cel mai folosit element grafic va fi caseta de text, pentru c n interiorul ei se pot insera secvene de text ce pot completa informaiile vizibile pe diagrama Gantt. n animaia de mai jos a fost surprins procesul de creare a unei casete de text pe diagrama Gantt i legarea acestei casete de o anume activitate. n partea final a animaiei se poate vedea cum, dac activitatea i schimb poziia pe diagram, caseta de text o urmeaz. n partea de nceput a animaiei se vede cum se poate formata o bar a diagramei Gantt, astfel nct numele activitii pe care o reprezint s apar nscris chiar pe bar.
Inserarea unei casete de text

104 Imprimarea vizualizrilor


Cu excepia vizualizrilor de tip Task Form, Relationship Diagram, orice form de prezentare a unui proiect poate fi tiprit. Nu pot fi tiprite vizualizrile combinate. Se va imprima numai cea activ. Problema care apare la tiprirea proiectelor este legat de numrul mare de coli necesare. Acesta este i motivul pentru care frecvent tiprirea proiectelor se face pe plottere. n principiu, tiprirea proiectelor seamn mult cu tiprirea foilor de calcul Excel. Ca i acolo (i nu numai acolo) exist antet (header), subsol (footer) ambele organizate pe trei zone: stnga, centru i dreapta. n plus, n cazul Microsoft Project, mai apare i aa numita Legend (i ea organizat pe cele trei zone amintite anterior). Toate setrile legate de pagin se pot controla cu ajutorul cmpului FilePage Setup. Caseta de dialog omonim poate fi vzut n figura 4.1. Seciunea View, permite controlul unor elemente specifice ale paginii tiprite Microsoft Project. Figura 4.2 permite identificarea zonelor unei pagini tiprite Microsoft Project (Antet, Subsol, Legend).

Copierea de informaie din Microsoft Project


Informaii din cuprinsul unui proiect realizat cu Microsoft Project pot fi extrase i fcute disponibile altor aplicaii, n general n scop de prezentare. Exist principial dou ci de a extrage informaie dintr-un proiect realizat cu Microsoft Project: Folosind facilitatea Copy Paste la nivel de component de tip text. Folosind facilitatea Copy Picture.

O a treia metod ar putea fi publicarea ntregului proiect, sau a unor elemente/componente ale acestuia pe Web, adic de fapt scrierea proiectului n format html (n esen este vorba de generarea unor tabele n format html). n animaia de mai jos se poate vedea cum se poate folosi facilitatea Copy Picture.
Facilitatea Copy Picture

10 5

Se poate vedea c se poate salva imaginea pentru ecran, pentru imprimant (alb-negru) sau n format .GIF. Imaginea pentru ecran sau pentru imprimant se stocheaz temporar n Clipboard. Exist i posibilitatea de a salva ecranul proiect sau numai rndurile selectate, dup cum se poate preciza o perioad de timp pentru care se va extrage imaginea. n animaia de mai jos se poate vedea cum s-a salvat ntr-o imagine pentru ecran vizualizarea curent a proiectului ntre 1 decembrie 2004 i 1 aprilie 2005.
Facilitatea Copy Picture pe durat precizat

Publicarea pe Web
Este posibil salvarea coninutului unui proiect (cu posibilitatea de a selecta ce se va reine din proiect) n format html. Se va genera astfel un fiier ce va putea fi citit cu un browser obinuit. Extragerea de informaie ntr-un fiier html se poate face utiliznd un numr de abloane de organizare a informaiei extrase (abloanele stabilesc ce se va extrage i cum va fi structurat informaia extras formatul general este de tabel). Dac nici unul din abloanele existente nu convine este posibil setarea fin cu ajutorul unui expert.

106
n animaia de mai jos se poate vedea cum a fost salvat ntr-un fiier html un proiect, utiliznd un ablon pre-existent (Top level tasks list).
Salvarea n format html

Figura 4.1 Formatarea paginii n Microsoft Project

n figura 4.3 se poate vedea rezultatul salvrii n format html. Dac nici unul din abloanele existente nu este considerat corespunztor, se poate defini forma dorit de extragere (care poate fi salvat ca un nou ablon de altfel i abloanele existente se pot modifica dup dorin i salva cu acelai nume sau cu un nume nou). Se va utiliza acelai expert, aa cum se poate vedea n animaia ce urmeaz figurii 4.3. Salvarea n format html cu definirea formatului de extragere

n animaia de mai sus, se va salva n format html informaia despre proiect, concomitent cu definirea formatului de extragere a datelor. Astfel, se va extrage informaia despre resurse. Fiierul rezultat va conine i capul de tabel (numele cmpurilor considerate) i o imagine. Se vor extrage numai cmpurile corespunztoare numelor activitilor (Name), respectiv costurilor (Cost). Noile nume ale acestor cmpuri vor fi Nume activitate, respectiv Cost activitate. Vor aprea n fiierul html numai activitile care au alocate resurse de peste 5000000 lei. Rezultatul se poate vedea n figura 4.4.

10 7

Salvarea proiectelor n alte formate


Este posibil nu numai salvarea de informaie din cuprinsul unui proiect n format html, ci i n alte formate: Excel. Access. Text. XML. Text delimitat cu virgul.

n animaia de mai jos se poate vedea cum se poate salva informaie din cuprinsul unui proiect n format Excel.
Salvarea n formar Excel

108

10 9

110
Figura 4.4 Filtrarea unor resurse n format html

n figura 4.5 se poate vedea care este rezultatul salvrii de informaii n format Excel, aa cum s-a fcut n secvena surprins de animaia anterioar.

11 1

Monitorizarea desfurrii proiectului


Planificarea desfurrii unui proiect este doar o faet a lucrului la acel proiect. Microsoft Project permite pe lng planificare i urmrirea desfurrii unui proiect, respectiv monitorizarea unor elemente de mare importan cum ar fi: dac datele de ncepere sau de terminare ale activitilor corespund cu cele planificate iniial, dac resursele consum att ct fusese planificat, dac pentru costuri se nregistreaz depiri (sau economii). Monitorizarea unui proiect n Microsoft Project nseamn: nregistrarea nivelelor de realizare a activitilor (n trane procentuale de 25%, 50%, 75% sau 100% dar i n valori precise). nregistrarea duratelor reale ale activitilor, a datelor de ncepere i de terminare a activitilor. Urmrirea volumului de munc depus.

Urmrirea derulrii unui proiect se face n timpul desfurrii acestuia, astfel nct msuri corective se pot lua n timp util, pentru a se evita situaiile critice de tipul depirilor termenelor de finalizare sau a costurilor.

Salvarea unei linii de baz a unui proiect


Planul de baz sau linia de baz - al unui proiect (baseline) este planul original de desfurare a sa (date de finalizare pariale sau final, costurile planificate). Pe parcursul desfurrii proiectului se va compara mereu situaia real cu planul de baz pentru a se putea aprecia abaterile de la acesta.

112

11 3

114
Linia de baz este o form sintetic de prezentare a unui proiect care va conine urmtoarele elemente: Tabelul 4.1 Coninutul unei linii de baz
Activitate Cmpul Start Cmpul Finish Cmpul Duration Cmpurile Work i timephased work Cmpurile Cost i timephased cost Resurs Cmpurile Work i timephased work Cmpurile Cost i timephased cost Repartizare Cmpul Start Cmpul Finish Cmpurile Work i timephased work Cmpurile Cost i timephased cost

O linie de baz se salveaz (creeaz) atunci cnd s-a realizat deja un plan al proiectului i nu s-a nceput introducerea valorilor reale pentru volumul de lucru. n animaia de mai jos se poate vedea cum se salveaz o linie de baz a unui proiect. Microsoft Project poate salva pentru un proiect pn la 11 linii de baz, precum i un numr de 11 planuri interimare pentru proiect (planurile interimare sunt seturi de date de nceput i ncheiere ale activitilor, nregistrate n diferite faze de desfurare a proiectului). Se pot salva linii de baz sau planuri interimare pentru ntregul proiect sau pentru activiti selectate.
Salvarea unei linii de baz pentru ntregul proiect

Urmrii animaia urmtoare pentru a vedea cum se salveaz o linie de baz numai pentru anumite activiti ale proiectului. Se va vedea cum n coloana Baseline, respectiv Remaining apar valori nenule numai pentru activitile selectate. Atenie: Avnd n vedere c la salvarea liniei de baz nu se nregistrase nici un volum de munc real, valorile din cmpurile Work i Baseline sunt identice. Pe msur ce se vor nregistra volume de munc reale, cele dou coloane nu vor mai fi identice. O linie de baz, sau un plan interimar pot fi terse. n animaia de mai jos a fost surprins procesul de tergere a unei linii de baz. tergerea unei linii de baz Caseta de dialog Save Baseline (figura 4.6) permite n cazul salvrii unui plan interimar precizarea unor cmpuri surs (Copy) i unor cmpuri int (Into). Coninutul cmpurilor surs se va copia n cele int. Seciunea Roll up Baseline controleaz modul cum vor aprea informaiile legate de activitile selectate pentru generarea unei linii de baz sau plan interimar n diagrama Gantt. Figura 4.6 Salvarea unei linii de baz a unui proiect

11 5

116

n animaia de mai jos se poate vedea cum se salveaz un plan intermediar pentru un numr de activiti selectate i cum se poate vizualiza acest plan intermediar (prin inserarea unei coloane i precizarea coninutului acesteia).
Salvarea unui plan intermediar pentru activiti selectate i vizualizarea sa

nregistrarea volumului de munc prin aducerea la zi a desfurrii proiectului


Aa cum s-a mai spus, exist mai multe modaliti de a nregistra volum de munc. Cea mai simpl dintre ele este aducerea la zi a proiectului. Aceast abordare este aplicabil dac pn la o dat anume toate activitile planificate s-au desfurat conform planului. n animaia ce urmeaz, a fost surprins aducerea la zi a proiectului pn la data de 1 decembrie 2004.

Actualizarea unui proiect cu actualizare real 0-100%

11 7

Se va urmri setarea cmpului Set 0%-100% complete (n opoziie cu Set 0% or 100% complete only). Dac se opteaz pentru setarea pe Set 0%-100% complete, activitatea se va nregistra cu gradul de completare pn la data aleas n caseta Update work as complete through. Dac se alege setarea Set 0% or 100% complete only, activitile nefinalizate pn la data stabilit n caseta Update work as complete through apar cu grad de realizare 0%.
Actualizarea cu actualizare 0 sau 100%

Dac se folosete cmpul Reschedule uncompletet work to start after, activitile care nu au nceput [nc] la data specificat vor fi reaezate pe scara timpului astfel nct s nceap exact la data aleas i primesc o constrngere de tip Start No earlier Than. Activitile nregistrate ca efectuate (total sau parial) sunt marcate n diagrama Gantt aa cum se vede n figura 4.7.

118

11 9
nregistrarea volumului de munc precizarea de procente de realizare prin

Acumularea de munc se poate nregistra i mai precis, n trane de 0, 25, 50, 75 sau 100%. Acest proces este ilustrat n animaia de mai jos.
Precizarea volumului de munc n trane de 0, 25, 50, 75 i 100%

Dac se dorete un reglaj mai fin, se poate folosi caseta de dialog Task Information, seciunea General Procent complete. Acest mod de lucru este prezentat n animaia urmtoare.
Precizarea volumului de munc utiliznd Task Information

Ajustarea duratei i datelor reale pentru nceperea sau terminarea unei activiti
n animaiile ce urmeaz se poate vedea cum se pot modifica datele de nceput i de sfrit ale unei activiti, precum i durata acesteia. Se fac urmtoarele precizri: Cnd se introduce o dat de nceput a unei activiti, diferit de cea programat, aceasta din urm este ajustat pentru a fi identic cu cea introdus. Cnd se introduce o dat de finalizare a unei activiti, diferit de cea programat, aceasta din urm se ajusteaz pentru a fi identic cu cea introdus i gradul de realizare se stabilete la 100%.

120
Cnd se introduce o durat a unei activiti, dac aceasta este mai mic dect cea programat, Microsoft Project scade durata real din cea programat, iar durata introdus devine procent de activitate realizat. Cnd se introduce o durat a unei activiti, mai mare dect cea programat, Microsoft Project ajusteaz durata programat pentru a o face identic cu cea introdus i gradul de realizare a [ntregii] activiti este stabilit la 100%.

Modificarea duratelor

Modificarea datelor de nceput/sfrit

Modificarea datelor i a duratelor

Dac se dorete o monitorizare extrem de precis a activitilor unui proiect, se poate merge pn la nivel de ore. Aceast abordare presupune un mare volum de munc i o mare atenie din partea managerului de proiect i ca atare se va folosi numai n cazul unor activiti extrem de importante pentru buna derulare a proiectului. Se va folosi aceast abordare n general pentru activiti scurte, sau acolo unde plata se face la nivel orar. n animaia ce urmeaz se va prezenta o astfel de urmrire. Se face precizarea c forma de vizualizare utilizat n animaie este Task Usage. Se va utiliza i cmpul Format Details Actual Work. Se va urmri resursa inginer tehnolog aferent activitii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieei (din cadrul activitii centralizatoare Analiza de pia). Resursa amintit se folosete 8 ore pe zi timp de dou zile. Dac s-ar putea ca resursa s lucreze 10 ore pe zi, atunci n cea de-a doua zi vor mai fi necesare numai 6 ore de munc. Se va urmri n animaie ce se ntmpl cu utilizarea resursei n cele dou zile (15 i 16 noiembrie 2004).
Utilizare de resurse la nivel orar 1

12 1
n urmtoarea animaie se prezint cazul n care n prima zi resursa nu lucreaz dect 6 ore. Se vede c pentru meninerea volumului de munc constant, este necesar i o a treia zi de lucru.
Utilizare de resurse la nivel orar 2

n privina costurilor trebuie precizat c n mod implicit, costurile reale se calculeaz pe baza duratelor de activitate i a costurilor orare. Este posibil i introducerea aa-numitelor costuri reale. Acestea pot fi introduse direct n tabele de costuri, cu condiia ca n caseta de dialog Tools Options seciunea Calculation, , s se anuleze bifa de la cmpul Actual costs are always calculated by Microsoft Office project.

Urmrirea strii proiectului


Activitile de monitorizare a desfurrii unui proiect urmresc n mod special depistarea activitilor aflate n ntrziere (sau n avans), precum i modul cum se raporteaz costurile reale la cele proiectate.

Monitorizarea strii proiectului vizualizrii Tracking Gantt

cu

ajutorul

Pentru a putea folosi aceast metod este necesar salvarea unei linii de baz a proiectului. Pentru exemplificare se consider c pentru proiectul analizat pe parcursul acestui studiu de caz, evoluia activitilor este urmtoarea: Pn la 21 ianuarie 2005, activitile s-au finalizat n proporie de 100%. Activitatea 20 ncepe cu o zi mai trziu. Activitatea 21 dureaz o zi n loc de dou.

122
Activitatea 22 se finalizeaz 100% cu meninerea datelor de nceput i terminare, aa cum rezult ele din evoluia proiectului pn la data respectiv. Activitatea 24 ncepe cu dou zile mai trziu i se finalizeaz 100%. n acest moment se salveaz un plan intermediar. Activitatea 25 se finalizeaz 100% cu meninerea duratei proiectate. Activitatea 27 ncepe pe 25 februarie i se finalizeaz 100%. Activitatea 28 dureaz 13 zile n loc de 11. Activitatea 30 dureaz 17 zile. acest moment se oprete urmrirea evoluiei proiectului.
Vizualizarea Tracking Gantt

Dup nregistrarea activitii 24, s-a salvat un plan intermediar. Pentru a l vizualiza, se va proceda ca n animaia de mai jos (pe parcursul creia s-a definit o nou vizualizare Tracking Gantt, obinut prin copierea uneia deja existente, la care s-au adugat barele ce permit vizualizarea diferenelor dintre planul intermediar i derularea proiectului).
Compararea unui plan intermediar cu evoluia unui proiect

Identificarea activitilor care depesc bugetul


Modul n care evolueaz costurile reale n raport cu cele planificate, poate fi urmrit cu ajutorul vizualizrii Task Sheet i a tabelului Work. Se va proceda ca n animaia de mai jos.
Evidenierea situaiei costurilor

Urmrirea evoluiei proiectului cu ajutorul valorii ctigate

12 3

Aceast metod de urmrire a evoluiei unui proiect se concentreaz pe monitorizarea exclusiv a dinamicii costurilor. Dac o activitate nu s-a ncadrat n orarul planificat, acest decalaj (pozitiv sau negativ) se va traduce n decalaje de costuri. Valoarea ctigat (earned value) se construiete cu ajutorul mai multor indicatori, toi de dinamic a costurilor i permite ca analiznd numai costuri s se poat aprecia dac un proiect evolueaz bine sau ru. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmririi unui orar de desfurare. Indicatorii implicai n determinarea valorii ctigate sunt descrii n continuare (acronimele corespund denumirilor n limba englez). Toi indicatorii se aplic activitilor, resurselor sau alocrilor i se calculeaz cumulat sau ealonat n timp (pentru a surprinde mai bine evoluia lor). BCWS (costul bugetat al muncii planificate) conine costurile cumulate sau ealonate n timp pn la o dat specificat. BCWP (costul bugetat al muncii desfurate) conine costurile cumulate sau ealonate n timp ale unei activiti, resurse sau alocri, calculate prin aplicarea costurilor la cantitile de munc efectiv realizate. Acest indicator este chiar valoarea ctigat. ACWP (costul actual al muncii executate) indic costurile reale ale activitilor, resurselor sau alocrilor. SV (variaia valorii ctigate) arat diferena n costuri ntre situaia real i planul de baz, pentru o activitate, o resurs sau o alocare. Indicatorul SV se calculeaz cu relaia: SV = BCWP BCWS. CV (variaia costului valorii ctigate) reprezint diferena dintre costurile bugetate ale muncii desfurate i costurile actuale ale muncii efectuate, adic CV = BCWP ACWP. EAC (estimarea la terminare) reprezint suma dintre costurile actuale i cele rmase i d o imagine a estimrii costurilor finale. BAC (bugetul la terminare) reprezint costurile totale planificate pentru o activitate, resurs sau alocare. VAC (variaia la terminare), reprezint diferena dintre bugetul la terminare i estimarea la terminare, deci VAC=BAC-EAC.

124
Pentru a putea utiliza indicatorii mai sus menionai va fi necesar o vizualizare de tip Task Sheet, sau Resource Sheet, urmat de activarea unui tabel de tip Earned Value. n animaia de mai jos se poate vedea cum se poate realiza acest lucru.
Valoarea ctigat

Pentru o mai bun nelegere a semnificaiilor indicatorilor menionai se va urmri activitatea 21: Stabilirea resurselor. n figura 4.8 este prezentat un tabel de tip Earned Value pentru resurse.

12 5

126
Cuvinte cheie

datelor Ordonare a elementelor unei vizualizri dup unul sau mai multe criterii (ntre care relaia logic este de tip I). Sortarea poate s schimbe sau nu numrul de ordine (ID) al unei element di componena listei sortate. Gruparea datelor Structurare a activitilor sau resurselor n conformitate cu diverse criterii (durat, nivel de supra-alocare, dat de finalizare, prioritate etc.). Filtrarea datelor Modalitate de control a vizualizrii datelor ntr-un proiect. Filtrarea va determina eliminarea dintr-o anumit form de vizualizare a unor date ce nu ndeplinesc anumite condiii. Filtrarea nu modific ordinea datelor aa cum o face sortarea. Tabele Form de vizualizare organizat pe linii i coloane. Fiecare coloan reprezint un cmp Microsoft Project, iar fiecare rnd reprezint o activitate sau o resurs. Diagrama reea Form de vizualizare care surprinde dependenele dintre activitile proiectului. Diagrama reea nu urmrete desfurarea n timp a activitilor ci numai relaiile dintre acestea Linie de baz Plan original al unui proiect (durate, date de ncepere i terminare a activitilor, costuri) salvat nainte de nceperea nregistrrii de activiti, pentru compararea sa ulterioar cu starea proiectului la un moment dat. Sortarea Actualizarea activitilor proiectului
nregistrarea volumul de munc prin precizarea nivelului de ndeplinire a unei activiti. Valoare ctigat Msur a costurilor lucrrilor executate pn la o anumit dat. Valoarea ctigat (earned value) se construiete cu ajutorul mai multor indicatori, toi de dinamic a costurilor i permite ca analiznd numai costuri s se poat aprecia dac un proiect evolueaz bine sau ru. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmririi unui orar de desfurare.

12 7

128

Bibliografie
Nftnil, I., . a., Microsoft Project 2000 Suport pentru instruire i certificare, Editura ASE, Bucureti, 2002 Lambrescu, I., Birotic, Editura Universitii din Ploieti, Ploieti, 2003 * * * Microsoft Project, Documentaie de firm Traducerea Ms P 2000 Bott E., Leonard W., Microsoft Office XP, Ed. Teora, 2004 Kinkoph S., Fulton J., Microsoft Office XP in imagini, Ed. Teora, 2004

Microsoft Project Prezentare general...............................2 Ce este Microsoft Project?.......................................................... 2 Mediul de lucru Microsoft Project................................................3 Studiul de caz Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs................................................................................. 6 Programarea activitilor..........................................................10 Introducerea i organizarea activitilor...................................10 Introducerea i alocarea (repartizarea) resurselor....................27 Managementul resurselor.........................................................77 Ajustarea timpului de lucru pentru resurse individuale.............77 Supra-alocarea resurselor........................................................ 80 Urmrirea desfurrii proiectului............................................98 Sortarea datelor dintr-o vizualizare..........................................98 Gruparea datelor...................................................................... 99 Filtrarea datelor......................................................................100 Editarea i crearea tabelelor..................................................101 Definirea vizualizrilor particularizate....................................101 Formatarea graficului Gantt................................................... 102 Formatarea vizualizrii de tip Diagram reea........................102 Formatarea vizualizrii calendar.............................................103 Desenarea pe o diagram Gantt.............................................103 Imprimarea vizualizrilor........................................................104 Copierea de informaie din Microsoft Project..........................104 Publicarea pe Web.................................................................. 105 Monitorizarea desfurrii proiectului.....................................111 Salvarea unei linii de baz a unui proiect...............................111 nregistrarea volumului de munc prin aducerea la zi a desfurrii proiectului...........................................................116 Ajustarea duratei i datelor reale pentru nceperea sau terminarea unei activiti.......................................................119 Urmrirea strii proiectului.....................................................121

12 9