Riesgos Sistema de autorizacin / aprobacin inadecuado de los documentos de compras. No se utiliza el poder de los proveedores globales.

No se realizan anlisis sistemtico del potencial de ahorros de costos. Falta de actuacin del proveedor respecto a las acciones correctivas para asegurar la calidad, cantidad, fecha de entrega, precio, etc. Inadecuada evaluacin y seleccin del proveedor. Disminucin de ganancias por excesos en el inventario o entregas inadecuadas de proveedores, que resultan en prdidas de ventas por falta de material. Cambios en la demanda que no fueron comunicados en tiempo y forma a los compradores.

Procesos de Auditora Sugeridos

En la mayora de las compaas, la actividad adquisitiva tiene responsabilidad en un porcentaje significativo de los costos operativos totales de la compaa, frecuentemente ms del cincuenta por ciento. Todava, los departamentos de compra de las Empresas tienen polticas pobremente definidas y controles inefectivos. Objetivos: Las compras de los materiales, partes, herramientas y suministros deben estar de acuerdo con la calidad requerida. Asegurar la capacidad adecuada del proveedor para lograr un adecuado suministro y entrega de los materiales solicitados. Para obtener el costo ms bajo consistente con los requisitos de calidad y entrega permitir a los proveedores eficaces que retengan una ganancia justa. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores. Trabajar estrechamente con los otros componentes de la organizacin para mejorar el producto y reducir los costos. Proporcionar a los otros departamentos, los cuales requieren servicios para las decisiones, la planificacin financiera, el control o la planificacin de la produccin.

Normas de actuacin aceptables 1. Todas las funciones de compras importantes deben ser asignadas claramente a personas identificadas. 2. Los ejecutivos de la Direccin deben revisar y aprobar las estrategias de compra de la Compaa. 3. Las estrategias de compra de la Compaa deben estar adecuadamente medidas y debidamente estratificadas. 4. Se deben documentar las metas y los objetivos relacionndolos con los indicadores claves de gestin y se debe establecer un responsable para realizar el proceso de revisin. 5. Los procedimientos documentados deben incluir todos los aspectos de la funcin de compra. 6. Comunicar al personal cuales son las metas y objetivos del departamento, como por ejemplo la reduccin de costos o la mejora en las relaciones con los proveedores. 7. Todas las compras son manejadas por el Departamento de Compras y realizadas a travs de formularios de compra firmados por un adecuado nivel de supervisin. 8. 9. 10. Existen medidas para evaluar el costo de adquisicin de los proveedores. Existe un programa continuo de anlisis de valor. Existen seguros de todo riesgo para cubrir contratos de compras repetitivas.

11. Realizar un eficaz seguimiento de embarques para asegurar la recepcin de materiales, suministros y equipos en la fecha acordada. 12. Realizar controles de actuacin del proveedor en trminos de entrega, calidad y servicio.

13. Deben existir relaciones de control de servicios con los Departamentos encargados de recepcionar el servicio contratado. 14. Deben existir archivos adecuados y exactos para apoyar todas las compras.

A. Controles Generales de Compras 1. Describir la funcin de compra a travs de un narrativo o diagrama de flujo y realice el walkthroughs cuando sea necesario. 2. Identificar los responsables de compras y sus reas respectivas de responsabilidad. Determinar si un programa de rotacin de reas existe, es vlido y los tiempos de cambios son apropiados.

3.

Determinar si el rea de Compras es la responsable de realizar la seleccin del proveedor.

4. Repasar la asignacin de ruta o flujo de la factura del proveedor para asegurar que la Seccin de Compras no recibe el documento de la factura directamente del mismo. 5. Determinar si los controles existentes consideran los embarques parciales de los proveedores. 6. Realizar un anlisis de los archivos de la computadora para asegurar que el nombre y la direccin que surge del archivo maestro de empleados no es igual al nombre y la direccin que surge del archivo maestros de proveedores. 7. Seleccionar una muestra de materiales/suministros y analice el costo de esos materiales y/o suministros para determinar si los costos han subido a una proporcin mayor que la inflacin, o mayor que los aumentos similares para la industria. 8. Verificar si existe suficiente segregacin de funciones entre los deberes de Compras y Contabilidad. 9. Sigue la seccin de compras activamente los descuentos de dinero en efectivo? En ese caso, identificar cmo la seccin de compras supervisa los descuentos perdidos. 10. Determinar si la variacin en el precio de los materiales es usado para cuantificar la actuacin de los proveedores. 11. Determinar si se usan informes de control de calidad como una medida para cuantificar la actuacin de los proveedores. 12. Determinar si existen proveedores adecuados para que la compaa no quede desabastecida en caso de una huelga o un desastre mayor de un proveedor. 13. Determinar si existe un registro de compromisos de la compra.

B. Requisiciones 1. Seleccionar una muestra de Ordenes de Compra y las facturas relacionadas para asegurar que todas los pedidos de materiales estn manejndose y se completan en forma oportuna y que se aplican los procedimientos y prcticas de forma consistente. 2. Seleccionar X cantidad de operaciones del archivo maestro de compras y verificar las autorizaciones correspondientes y determinar que ellos han sido realizados de acuerdo con las pautas de la compaa. Determinar que los procedimientos slo les permiten la emisin de rdenes de compra a los compradores autorizados. Revise las tachaduras de la revisin y otros cambios al archivo maestro para la aprobacin. Asegure que el acceso a este archivo esta restringido. 3. Determinar la magnitud de Ordenes de Compra solicitadas en forma urgente:

a. b.

La revisin y procedimientos del documento con respecto a las cosas solicitadas. Repasar la naturaleza de las cosas solicitadas para recomendar su eliminacin.

c. En caso de que las demandas sean sustanciales, verificar si las mismas son peculiares a ciertas reas. d. e. Determinar el gasto agregado que es el resultado de las compras de la emergencia. Seleccionar una muestra y analizarla.

4. Determinar si se procesan pedidos de compras urgentes a travs de los mismos procedimientos utilizados para compras regulares. Seleccionar una muestra y verificarlo. C. Seleccin del proveedor 1. Repasar el proceso de seleccin de proveedores. Documentar y probar los procedimientos de seleccin. 2. Determinar quin tiene la autoridad para agregar proveedores y los procedimientos que aseguran que ese proveedor est cumpliendo el servicio y los requisitos de calidad. 3. Determinar qu secciones tienen acceso al archivo maestros de proveedores, revisar sus informes y si los cambios a los mismos son realizados por personal departamental apropiado. 4. Determinar si el criterio de seleccin de proveedores esta documentado.

D. Licitaciones 1. Determinar si las compra por licitaciones son utilizadas. Para materiales previamente comprados, comparar las hojas de la oferta actual con compras anteriores para determinar si los precios son consistentes. 2. Determinar el nmero de licitaciones emitidas. Repasar las ofertas recibidas para comparar que la compra se realice al precio ms bajo. Si el precio ms bajo no fuera escogido, investigar las razones. 3. Verificar si el precio ms bajo en un trabajo est recibiendo cambio de rdenes que realmente debieron ser considerados en la oferta original. 4. Revisar los procedimientos con referencia a: envos por correo y control de precios recibidos de las ofertas competitivas y arreglos de precios entre proveedores. 5. Determinar si deben hacerse anlisis para ver que los compradores no estn favoreciendo a un proveedor por encima de otro. 6. Determinar hasta que punto las distintas secciones influyen en la seccin de compra. (escribiendo especificaciones, afianzando ofertas, etc.).

7. Determinar que se toman medidas para obtener nuevos y mejores materiales o ms baratos, como as tambin que existen reemplazos para aquellos en uso actual y que estos materiales se encuentran especificados por la compaa. 8. Determinar que esa consideracin apropiada ha dado la posibilidad de obtener el precio de la unidad ms bajo debido a: Ordenes anuales con fechas de entrega peridicas. Ordenes observando la fluctuacin del mercado favorable y las tendencias estacionales. La consolidacin de peticiones de varias secciones. 9. De los archivos de la revisin de proveedores individuales determinar si el volumen de comprar es repetitivo; si la cita individual representa el precio ms favorable para el volumen global comprado. 10. Revisar que existen procedimientos que determinan la cantidad de material a ser entregado a la compaa en un periodo especificado. 11. Determinar si los compradores estn familiarizados con los productos responsables de comprar. 12. Determinar si los compradores saben que proveedores pueden satisfacer las fuentes de suministro en el momento que la Compaa lo necesita. 13. Determinar si existe un control fuera de las revisiones de la Seccin compras para asegurar el precio ms bajo, que se aplica el mismo criterio en todos los casos y si es consistente para todas las compras. 14. Basado en procedimientos previamente documentados en orden competitivo;

a. Seleccionar una muestra de compras y determinar si los procedimientos apropiados fueron seguidos y si se seleccion el proveedor adecuado. Revisar los archivos histricos para artculos probados. b. Seleccionar los productos ms importantes basados en observaciones generales y determinar si se usan licitaciones para su compra. E. Ordenes de la compra 1. Determinar si las rdenes de compra son prenumeradas y no se emite con posterioridad al recibo de una peticin de la compra autorizada. 2. Cruzar los importes de los cheque contra las Ordenes de Compra y las peticiones de apoyo para autorizar firmas, las cantidades solicitadas, etc. Investigar alteraciones y cambios.

3. Cotejar si existen Orden de Compra anuladas o no emitidas en base al anlisis de la correlatividad numrica si las Ordenes de Compra son prenumeradas. Realizar por inspeccin fsica, si un archivo de orden de compra secuencial se mantiene. 4. Determinar si existen espacios en blanco en las Ordenes de Compra. Nota que los pasos siguientes se toman para controlar rdenes generales. a. Verificar el periodo de duracin para los rdenes de compra de coberturas individuales. Considerar los posibles ahorros si fue utilizado un periodo ms corto o ms largo. b. Determinar quin est autorizado para emitir peticiones contra estas rdenes y realizar la prueba para las excepciones. c. Determinar cmo se supervisan cantidades y/o limitaciones del dlar para la adhesin.

d. Revisar las rdenes de la compra generales y determina si los precios indicados todava estn en vigencia, si no se han excedido las cantidades o se han cronometrado los perodos expirados. 5. Verificar que el personal apropiado apruebe los cambios en las rdenes de compra original y el mismo tenga una anotacin que indique cualquier cambio. 6. Determinar que la copia de rdenes de compra y las rdenes de cambio se distribuyen a todas las personas que requieren la informacin y a ninguna otra. 7. Determinar que la orden de compra hace referencia a un contrato cuando sea aplicable.

8. Revisar si la emisin de la orden de compra con costos estimados no es una prctica para subvaluar los costos deliberadamente e impedir su revisin adecuada a los ejecutivos. 9. Preparar la planilla de artculos que tienen diferencias grandes entre las estimaciones y lo real, y determinar el por qu de tales variaciones. 10. Seleccionar Ordenes de Compra de Inventario y no-inventario y revisar si son apropiadas las aprobaciones, si la peticin de la compra fue aceptada, si se revis la informacin en cuanto a la racionalidad y exactitud, si acepta el proveedor el archivo maestro listado y autorizado y determinar si la orden fue cumplida apropiadamente y en forma oportuna por el proveedor. 11. Repasar los anlisis de variaciones de los precios de compra y tomar nota de las explicaciones para los problemas significativos. 12. Seleccionar una muestra de Ordenes de Compra de montos significativos y repasar que las aprobaciones sean apropiadas. 13. Seleccionar una muestra de pagos para artculos que requieren Ordenes de Compra.

14. En caso de exigir peticiones para generar rdenes de compra, determinar que los mismos han sido apropiadamente aceptados. 15. Determinar que todos los cambios en los rdenes de la compra y/o peticiones han sido apropiadamente aceptados y que el solicitante se ha notificado adecuadamente. 16. Determinar que artculos que deben de haber sido comprados por el rea de Compras realmente fueron comprados por esta rea. En caso de existir excepciones nombrarlas. 17. Repasar el archivo de Orden de Compra Abiertas para asegurar que todas las mismas o estn cerradas o anuladas dentro de un perodo aceptable de tiempo y que el sector solicitante se notifica peridicamente del estado de la orden de compra y la razn para su estado actual. 18. Si la razn del restante de una orden de compra abierta se debe al embarque incompleto, se notificara al vendedor y se establecern controles para asegurar que el pago final no se procesa hasta completar el cumplimiento de la orden de Compra. 19. Examinar un informe de orden de compra abierto actual y determinar si hay continuacin apropiada en artculos abiertos. 20. Determinar que se guarda un registro de compromisos de la compra.

21. Determinar si se facturan compras grandes de numerosos elementos pequeos y engaosos, como as tambin cambios y agregados, en lugar de ser incluidos en una orden grande. 22. Determinar si existen proveedores que no respetan los precios indicados en las Ordenes de Compra. Investigar y resolver tal situacin. 23. Examinar un informe de orden de compra abierto actual y determinar si hay continuacin apropiada en artculos abiertos. 24. Revisar las rdenes de compras abiertas y determinar si los precios indicados todava estn vigentes, si no se han excedido las cantidades o si los perodos han expirado.

F. Contratos 1. En referencia a los contratos, determinar s:

a. Se requieren contratos para las compras de materiales o servicios que requieren criterios especiales. b. Se exige a los funcionarios de la compaa que firmen los contratos grandes.

c. Los contratos prevn autorizaciones para realizar auditorias en los registros de los contratistas sobre todo con respecto al costo del trabajo.

d. Los contratos establecen fechas de finalizacin, motivos de cancelacin, aumentos o acuerdos de trabajo extraordinario. e. Un se mantiene un registro de contratos vigentes para su control.

G. Demandas 1. Determinar si las compras de materiales defectuosos o de dudosa calidad esta garantizada por el proveedor para asegurarse su reemplazo. 2. Determinar si existen rutinas definidas por parte del rea de compras para informar las desviaciones de calidad, cambios no autorizados, embalaje impropio, etc. 3. Revisar los ajustes de compras para:

a. Determinar si ellos ocurren principalmente con ciertas compaas o con productos en particular. b. c. Ver si se realizan anlisis de estos factores para poder corregirlos. Determinar si las compras son siempre las mismas.

4. Investigar el manejo de artculos rechazados anotando si la autorizacin, razones, registro del embarque, crdito final y recibo de pago o crdito se encuentra indicada. H. Compras y coordinacin de inventario 1. Verificar que se hacen revisiones para determinar la necesidad de los artculos del inventario en trminos comerciales, mnimo y mximo de los requisitos de funcionamiento y los puntos del orden econmico. a. Revisar y evaluar los mtodos usados para determinar los mnimo y mximo de stock.

b. Determinar si el rea de compras tiene informacin adecuada en relacin con las cantidades adquiridas y disponibles en los almacenes y en normas de materiales. 2. Documentar cmo se relaciona el rea de compras con los controles de inventario y la produccin para fijar los puntos de pedido sistemticos, tiempo de reposicin de mercadera y marcadores del inventario. 3. Determinar si se han establecido niveles de cantidad de compra en relacin con el control dl inventario para asegurar la clasificacin econmica.

4. Determinar cmo la coordinacin del rea de compras con el almacenamiento y el personal del almacenaje establecen los controles de inventario ms eficazmente. 5. Determinar como los controles aseguraran que se mantienen niveles de inventario apropiados. 6. a. b. c. Determinar s el Informe de Recepcin: Es completado por un individuo independiente de la Funcin de compras. Describe con precisin lo que realmente se recibe. Se distribuye a las secciones apropiadas en una base consistente.

d. Se distribuye para distintas reas (ej.: Compras, Cuentas a Pagar) en el caso de duplicacin o da en el embarque. 7. Comparar los artculos comprados y los cobrados con los archivos de Inventario de Almacn y asegurar que en compras slo se constituyeron los artculos del no-inventario. I. Importaciones 1. Determinar si la clusula F.O.B. se indica en las rdenes de compra con consideracin de quin paga los gastos y los impuestos correspondientes. 2. Determinar si las instrucciones de orden de compra con respecto a los mtodos de embarque han sido repasados y sus instrucciones se cumplen. 3. Determinar que los medios del envo ms baratos estn usndose de forma consistente con la participacin del rea de compra en esta fase de las operaciones. 4. Determinar que se revisan las estimaciones o compromisos en rdenes de compra cuando las mismas son excedidas por los montos reales. 5. Comparar los costos de compra del proceso con datos independientes.

6. Revisar si las revisiones de orden de compra peridicas son hechas por personal independiente para determinar que los precios son consistentes con las condiciones del mercado y las condiciones pactadas.

PROGRAMA DE AUDITORIA

INGRESOS

DOCUMENTACIN POR CONSULTAR MARCO NORMATIVO Recopilar documentacin e informacin relacionadas con el sujeto de fiscalizacin y rubro por auditar. Cuenta Pblica del Gobierno del Distrito Federal. Ley de Ingresos del Distrito Federal. Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Distrito Federal. Reglamento Interior de la Administracin Pblica del Distrito Federal. Cdigo Financiero del Distrito Federal. Manual Administrativo del sujeto fiscalizado. Manual General de Auditora. Gua para la Planeacin de Auditoras. Informes de la Contralora Interna o de la Contralora General del Distrito Federal. Resultados de revisiones anteriores. Recomendaciones emitidas por la CMHALDF y su atencin. Archivo Permanente. Base de datos de la recaudacin (ingresos tributarios y no tributarios). Plizas de ingresos.

Resultado de la Ley de Ingresos del Distrito Federal (consolidados conceptuales mensuales). Reporte Analtico de Ingresos. Plizas de movimientos adicionales y de ajustes.

Efectuar el estudio general de las reas responsables de controlar la recaudacin del rubro sujeto a revisin.

Manual Administrativo del sujeto de fiscalizacin autorizado. Manuales de organizacin y de procedimientos del sujeto de fiscalizacin. Estructura orgnica del sujeto de fiscalizacin autorizada. Manual General de Auditora. Gua para la Planeacin de Auditoras. Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Distrito Federal. Reglamento Interior de la Administracin Pblica del Distrito Federal.

Manual Administrativo del sujeto de fiscalizacin.

Realizar el estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno del sujeto de fiscalizacin, para determinar el grado de confianza que se va a depositar en l. Para tal efecto, el auditor podr realizar lo siguiente:

a) Verificar que se cuente con los procedimientos y mecanismos de salvaguarda, uso y funcionamiento de los recursos, mediante la aplicacin de las pruebas de cumplimiento que se consideren necesarias.

b) Revisar que los sistemas de registro incluyan la totalidad de las operaciones y que los mtodos y procedimientos utilizados permitan confiar en la informacin financiera y operacional.

c) Comprobar que los procedimientos establecidos sean suficientes y que cumplan la normatividad aplicable.

d) Confirmar que los sistemas de control interno contribuyan objetivos de la organizacin -

al logro de las metas y

Manuales de organizacin y de procedimientos del sujeto de fiscalizacin. Normas y Procedimientos de Auditora y Normas para Atestiguar.

Oficios e informes emitidos por el sujeto de fiscalizacin, relacionados con el objetivo de la auditora.

Respuestas a los cuestionarios de control interno aplicados y a las entrevistas realizadas. Manual General de Auditora.

Gua para el Examen y Evaluacin de los Sistemas de Control Interno. organizacin, por medio de la realizacin de entrevistas y la aplicacin de cuestionarios de control interno al personal responsable de recaudar, registrar, controlar y, en su caso, determinar los ingresos. Determinar el alcance de la auditora, la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora por aplicar, as como el tamao de la muestra por revisar con base en el anlisis realizado. Manuales de organizacin y de procedimientos del sujeto de fiscalizacin. Normas y Procedimientos de Auditora y Normas para Atestiguar. Bases de datos o reportes proporcionados por el sujeto de fiscalizacin. Manual General de Auditora. Gua para el Examen y Evaluacin de los Sistemas de Control Interno.

Elaborar el Reporte de Planeacin para remitirlo al Contador Mayor, por conducto del Subcontador Mayor. Programa Especfico de Auditora. Lineamientos para el Reporte de Planeacin. Lineamientos para el Reporte de Planeacin. Manual General de Auditora.

OBJETIVO: Verificar que los ingresos de la muestra seleccionada se hayan determinado, recaudado, registrado y controlado administrativamente de acuerdo con la normatividad aplicable, mediante la aplicacin de los procedimientos de auditora determinados en la etapa de planeacin, a efecto de reunir evidencia suficiente y competente para sustentar los resultados de la revisin.

Solicitar al sujeto de fiscalizacin, mediante oficio y con base en la muestra seleccionada, la informacin o documentacin soporte de la determinacin, recaudacin, registro contable y control administrativo del rubro sujeto a revisin.

Respuestas a los cuestionarios de control interno aplicados y a las entrevistas realizadas durante la fase de planeacin. Papeles de trabajo derivados de la planeacin.

Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal. Reglamento Interior de la Contadura Mayor de Hacienda de la Legislativa del Distrito Federal. Manual General de Auditoria. Gua para la Elaboracin de Circulares, Oficios, Notas Informativas y Memorndums. Gua para el Examen y Evaluacin de los Sistemas de Control Interno. Asamblea

Verificar que los ingresos se hayan determinado de acuerdo con su naturaleza y con la normatividad aplicable. Cuando se trate de tarifas o cuotas por servicios no considerados en el Cdigo Financiero del Distrito Federal,

CUENTAS POR COBRAR OBJETIVOS DEL AUDITOR EN LA VERIFICACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR: Establecer la validez de las cuentas por cobrar. Si las cuentas a cobrar estn clasificadas y descritas correctamente. Si las operaciones de venta han sido contabilizadas correctamente. Si en el Balance General est respaldado por cuentas valederas.

AUDITORA DE LAS CUENTAS POR COBRAR. OBJETIVOS.Comprobar si las cuentas realmente existen. Determinar si los saldos son cobrables. Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar. Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar y la suficiencia de la provisin para cuenta de cobranza dudosa.

Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente. Procedimientos.Solicitar el listado de clientes. Determinar una muestra. Verificar cumplimiento de las polticas de aprobacin de crdito por la muestra seleccionada. Verificar el cumplimiento de pagos. Circularizacin de saldos. Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusin final sobre el rubro a examinar. Revisin de papeles de trabajo por jefe de visita. Comunicacin a funcionarios responsables. Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garanta. Confirmacin Bancaria o Comercial. Verificar la Afectacin Contable. TIPOS DE EVIDENCIA. Exmenes Fsicos. Declaraciones orales y/o escritas. Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organizacin. Clculos. Manifestaciones de Ejecutivos y Empleados. Interrelacin con otra informacin. CMO SE OBTIENE LA EVIDENCIA DE AUDITORA. La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspeccin, observacin o confirmacin o cualquier combinacin de estos mtodos. Obtenida la evidencia el Auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y determinar lo que debe aceptar o rechazar. Letras en descuento.- Financia capital de trabajo.

Letras en cobranza.- El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento. CONTROL INTERNO Separacin de labores. Las personas que afectan los auxiliares, quienes reciben cobros, realizan ventas, ejercen funciones de crdito, controlan mercancas o servicios y facturacin de los mismos, no deben ser las mismas. Establecimiento de lmites de crdito. Debe designarse funcionarios autorizados para otorgarlos bajo ciertos lmites. Tambin para el otorgamiento de bonificaciones, devoluciones, rebajas y descuentos. Verificacin independiente de la facturacin. En cuanto a la revisin de cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritmticas, debe efectuarlo persona diferente. Autorizacin especial. En la cancelacin de cuentas incobrables debe existir autorizacin expresa para ello, y una poltica determinada para su tratamiento contable. Uso de formas numeradas. Respecto a los pedidos los clientes, requisiciones al almacn, notas de remisin y/o lista de embarque y facturas. Conexin peridicas de los auxiliares contra mayor. Envos regulares por correspondencia de estados de cuenta y solicitudes de confirmacin de adeudo. Formulacin de relaciones de los adeudos por antigedades y estudios peridicos de la recuperabilidad de saldos vencidos. Investigacin peridica de saldos rojos. Arqueos peridicos, de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro. PROCEDIMIENTOS Confirmacin de Adeudo. Cobros posteriores a la fecha de los Estados Financieros. Arqueos de documentacin. Anlisis de saldos. Conexin contra otras cuentas. Estudio de la recuperabilidad. CONFIRMACIN DE ADEUDO

consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si est de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la enva la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor. Existen dos clases de confirmaciones: POSITIVA: Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer sobre la correccin del saldo. NEGATIVA: Cuando se le pide que conteste nicamente si no est de acuerdo por ser incorrecto el saldo. Al final se presentan modelos de cartas para una y otra clase. Dentro de la confirmacin positiva existen dos alternativas: 1era.: Que se le enve el saldo para que el deudor pueda comparar con sus registros (confirmacin directa), y 2da.: Que no se le mencione el saldo que proporcione sus propias cifras (confirmacin indirecta o ciega). En este procedimiento es comn que se reciban respuestas que muestran inconformidad con su saldo, y desde luego, son las que requieren de mayor atencin por parte del Auditor. Deben ser investigados cuidadosamente hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad obedece a errores de apreciacin del deudor o de que ciertamente existe un error en libros que debe ser corregido. En este ltimo caso la investigacin de la causa del error es un trabajo adicional muy conveniente. SUFICIENCIA DEL PROCEDIEMINTO Cuando las respuestas conformes y las inconformes aclaradas exceden el 50% del total de saldos circularizados, el resultado del procedimiento es satisfactorio (si no hubo circulares inconformes pendientes de aclaracin y circulares devueltas importantes). Cuando dicha relacin es menor al 50% conviene apoyar con argumentos suficientes la razn de su aceptacin como satisfactorio. (Clientes en zonas de difcil acceso, gran cantidad de clientes con saldo semejante y generalmente menor, etc.) Por su importancia, a continuacin transcribimos la conclusin nmero 8 del boletn 6 de la Comisin de Procedimientos de Auditoria. El auditor no podr declarar haber practicado el examen de los estados financieros "de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas" sino se recurri al procedimiento de confirmacin directa de los deudores..." COBROS POSTERIORES A LA FECHA DE LOS ESTADOS FINACIEROS

En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el Auditor permanece en las oficinas del cliente por algn tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos das inmediatos siguientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa. El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, que la cuenta por cobrar es real. Este procedimiento es supletorio del anterior (confirmacin) y se aplica, para no duplicar procedimientos, a la verificacin de cuentas por cobrar no confirmadas. Por otra parte, al estudiar la recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma general con este propsito. ARQUEOS DE DOCUMENTACIN Procedimiento semejante al descrito para las inversiones, sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagars que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contrarrecibos pendientes de cobro. Al efectuar el arqueo, es el recuento fsico de los documentos, debe cuidarse que los documentos estn a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los ttulos de crdito; tambin se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente. En el caso de documentos en poder de terceros (al cobro, en garanta, etc.) debe complementarse el trabajo de arqueo, solicitando la confirmacin directa, de los depositarios de los mismos. ANLISIS DE SALDO Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la correccin de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos ms importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentacin en el balance, y cuando no se presentan en un rengln separado las cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es conveniente verificar que sta circunstancia se haga constar en una nota. CONEXIN CONTRA OTRAS CUENTAS En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble (o dualidad econmica) que rige la contabilidad de las operaciones y as se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a clientes en un perodo determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo perodo, investigando ampliamente las diferencias que surjan; o que todos los crditos correspondan a ingresos.

ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD Como ya se coment, las cuentas por cobrar que presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Este estudio se lleva a cabo como sigue: Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos ms importantes y/o ms antiguos. Solicitando a los abogados de la Compaa su opinin en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando. Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes. Con los resultados de la investigacin se puede juzgar si el importe de la estimacin para castigo de cuentas malas es suficiente o insuficiente; en este ltimo caso debe solicitarse el ajuste relativo para incrementar dicha estimacin hasta hacerla adecuada. ESTIMACIN PARA CASTIGO DE CUENTAS MALAS (INCOBRABLES). El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe hacerse un estudio especfico de los movimientos contables que haya mostrado durante el ao. En los cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista autorizacin adecuada para ello, y que adems se hayan agotado los esfuerzos para lograr su cobro. Los crditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la recuperabilidad mencionado antes. Al juzgar tambin de acuerdo con las circunstancias, sobre la acumulacin de la estimacin o provisin para cuentas incobrables, el auditor deber cuidar en todo caso de la consistencia e con el mtodo seguido o de hacer notas en un dictamen las consecuencias de los cambios importantes en su aplicacin, cuando estas ocurran. Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse en un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado, como sigue: ACTIVO FIJO

1. Considerar el control interno sobre el activo fijo. 2. Determinar la existencia del activo fijo contabilizado. 3. Establecer la inclusin completa del activo fijo registrado.

4. Establecer si el cliente tiene los derechos sobre el activo fijo registrado 5. Establecer la precisin numrica de los anlisis del activo fijo. 6. Determinar si la valuacin o asignacin del costo del activo fijo est en concordancia con los PCGA. 7. Determinar si la presentacin y las revelaciones sobre el activo fijo, incluido la revelacin de los mtodos de depreciacin, son apropiadas. Comparacion con la auditoria de los activos circulantes En muchas compaas, la inversin en activo fijo asciende al 50% o ms de los activos totales, sin embargo el trabajo de auditoria proporcionalmente es menor. Primero. Una unidad de activo fijo tiene un alto valor en cifras monetarias con relativamente pocas transacciones. Segundo. Generalmente hay pocos cambios en las cuentas. La cuenta terrenos permanece inalterada durante un largo perodo de aos. Igual la cuenta de Edificios y del equipo. A manera de comparacin , los activos circulantes como las cuentas por cobrar y las existencias pueden tener una rotacin total varias veces en el ao. Tercero. Es la importancia del corte de transacciones a fin de ao . Para los activos circulantes , el corte de fin de ao es un aspecto crtico; para el activo fijo, generalmente no lo es. Control interno sobre el activo fijo El mantenimiento, las reparaciones y la depreciacin de estos activos son gastos importantes en el estado de resultados. Un control interno es esencial para la preparacin de EF confiables. Si los activos son desechados., sin que su costo sea retirado de las cuentas (ventas) Si la distincin entre gastos de capital o de ingreso no es manejada consistentemente. Si existe un presupuesto de planta anual para pronosticar y controlar las adquisiciones retiros de activo fijo. Una utilizacin exitosa del presupuesto Un mayor auxiliar que consiste en un registro separado para cada unidad de propiedad. Un sistema de autorizaciones para las adquisiciones de activo fijo. Una declaracin escrita y autorizada sobre la poltica de la compaa, en la que se hace distincin entre los gastos de capital cargados a una cuenta del activos y los gastos de capital cargados a una cuenta de gasto.

Inventarios peridicos Papeles de trabajo Obtener un anlisis resumen con el fin de enfatizar los cambios durante el ao bajo auditoria. Saldo inicial, cm del saldo inicial Compras, cm de las compras, retiros Saldo activo fijo actualizado Depreciacin acumulada, cm dep. acum Depreciacin del ejercicio Programa de auditoria Considerar el control interno del activo fijo. 1. Obtener un conocimiento del ci sobre el activo fijo. 2. Evaluar el riesgo de control y disear pruebas adicionales de controles para las afirmaciones sobre propiedad, planta y equipo. 3.Realizar pruebas de controles adicionales para aquellos controles que los auditores piensan considerar para soportar sus niveles evaluados y planificados de riesgo de control. 4. Revaluar el riesgo de control para cada una de las afirmaciones principales de los estados financieros sobre activo fijo, con base en los resultados de las pruebas de controles y, de ser necesario, modifique las pruebas sustantivas. Realizar pruebas sustantivas al activo fijo y a los ingresos y gastos relacionados: 5. Obtener un anlisis resumen de los cambios del activo fijo y concilie con el mayor. 6. Comprobar adiciones de activo fijo durante el ao.. 7. Realizar una inspeccin fsica de las adquisiciones importantes de activo fijo. 8. Analizar las cuentas de gastos de reparacin y mantenimiento. 9. Investigar la condicin del activo fijo que no est en uso corriente. 10. Probar el clculo del cliente para la depreciacin. 11. Investigar los retiros de activo fijo durante el ao. 12. Examinar evidencia de la posesin legal del activo fijo.

13. Revisar el ingreso por renta generada por los Terrenos, edificios posedo por el cliente, pero arrendados a otros. 14. Examinar acuerdos de arriendo financiero sobre activo fijo arrendados a otros.. 15. Realizar procedimientos analticos para el activo fijo.. 16. Evaluar la presentacin y revelacin en los EF y sobre los activos de planta e ingresos y gastos relacionados.

Programa de Auditoria al 04 de julio del 2007. Horas estimadas EFECTIVO Arqueo de caja general Arqueo de caja chica 2 2

INVERSIONES EN OTRAS EMPRESAS Confirmacin de saldo Verificar saldos contra estados de cuenta Arqueo de ttulos 1 1 1

BANCOS Revisar conciliacin de saldos al 30-09-2006 Prueba de ingresos Prueba de egresos 2 4 6

CUENTAS POR COBRAR Conciliacin con saldos contable 60

PRESTAMOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Conciliar auxiliar con saldo contable 15

BIENES DE USO Inventario de activos Prueba global de depreciacin Revisin de aumentos y disminuciones importantes 100 30 2

GARANTIAS Y AVALES Anlisis de saldo 10

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS Proveedores Socios Prepago 2 30 2

PROVISIONES Anlisis de saldo 2

Reserva Legal Documentos por Pagar 10

SALARIOS Conciliar planillas internas con INS y la CCSS 2

GENERAL Evaluacin de control Interno Preparacin de Estados Financieros Discusin de informes 3 18

24 de octubre del 2005

Seores:

Junta directiva , S.A.

Estimadores Seores:

Para iniciar el trabajo de auditoria necesito de una serie de documentacin, auxiliares y documentacin que constituir la base, para desarrollar una adecuada auditoria y a su vez me permita actualizar el Archivo Permanente requisito fundamental en toda auditoria.

A continuacin detallo la informacin referida: * Fotocopia de las conciliaciones bancarias de los ltimos tres meses * Fotocopia de los auxiliares de cuentas por cobrar al mes de setiembre * Fotocopia del auxiliar de los prstamos a asociados al mes de setiembre. * Fotocopia de los estados de cuenta de las inversiones al mes de setiembre. * Fotocopia del auxiliar de activos fijos y su depreciacin acumulada al mes de setiembre (o su respectivo archivo de Excel) * Fotocopia de los auxiliares de cuentas por pagar al 30 de setiembre. * Fotocopia del auxiliar donde est calculados las provisiones sociales. * Fotocopia de los auxiliares de ahorro de asociados, aporte patronal ahorro navideo, retencin de excedentes. * Personera jurdica reciente de la Junta Directiva. * Fotocopia de los estados financieros (Estados de Excentes y Prdidas, Balance de Situacin) al 30 de setiembre 2005. * Copia del reporte Balance de Comprobacin detallado de los meses de octubre 2004 a setiembre 2005. * Listado de cheques girados durante lo doce meses

Adems de la documentacin antes mencionada le solicito facilitarme, los siguientes documentos para su respectiva revisin:

* Los movimientos contables, las copias de cheques, los depsitos, los recibos de dinero, pertenecientes a todo el perodo fiscal.