GESTIN DE INFORMACIN APLICADA A LA EMPRESA PARA LA AUTOMATIZACIN Y ADECUADA TOMA DE DECISIONES

La gestin de la informacin es un proceso de definir, evaluar, salvaguardar y distribuir los datos dentro de una organizacin o sistema.1 INTRODUCCIN Toda empresa grande o pequea, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele ser una red de funciones que hay que desarrollar, incluye: controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros (dinero), comercializar de manera ptima los productos o servicios. Por ello, las organizaciones estn incluyendo una infraestructura para coordinar sus flujos y registros de informacin necesarios para desarrollar sus actividades de acuerdo a su modelo de negocio. Los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de la empresa, proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y es una ventaja competitiva. ANALISIS PYOSA es una compaa mexicana que fabrica productos qumicos con enfoque hacia el color, la cermica y xidos de plomo, y colorantes para alimentos. Cuenta con plantas en Monterrey y san Nicols y ha logrado ventas de 80 millones de dlares al ao, de los cuales 40% son exportaciones que realza hacia los cinco continentes. Tiene oficinas de ventas en monterrey, Mxico, Guadalajara. Los ngeles y Nueva Jersey. Esta empresa ha dado una importancia considerable al desarrollo de la informtica y su evolucin lo demuestra. En 1979 se estableci el departamento de sistemas en PYOSA, momento en el cual se contaba con una computadora central para realizar los procesos de nomina, contabilidad y facturacin. La forma en que se realizaban los procesos era Batch y se utilizaban las tarjetas perforadas. La computadora se empleaba como una herramienta para generar reportes y no como auxiliar en el trabajo. En 1980 se elabor un anlisis del rea de informtica, del que surgi la necesidad de impulsar un cambio hacia un ambiente interactivo, que evitara en la medida de lo posible intermediarios en la captura de informacin. Se i8ncremento un poco el esfuerzo por usar la computadora como herramienta de trabajo y no solo para generar reportes como se haca antes. El equipo anterior se cambio por un HP 3000 Serie 3, y se instalaron 10 estaciones de trabajo. La operacin de los sistemas paso a ser una tarea del usuario, con lo cual se elimino la dependencia que exista con respecto al departamento de sistemas de informacin, el cual era hasta el momento, el responsable de alimentar la

Diccionario de informtica e internet 2da edicin Ed. Mc Graw Hill 2004

informacin de los sistemas. Se empezaron a manejar los conceptos de bases de datos y el lenguaje Cobol para el desarrollo de aplicaciones. En 1985 se introdujeron las microcomputadoras para sustituir terminales de maquina HP 3000, permitindose as la transferencia de informacin. El usuario de las microcomputadoras ya poda transmitir informacin de la maquina central de su microcomputadora con la cual disminuyo aun ms la dependencia con respecto al departamento de sistemas. Se analizo el software de la maquina central y se agregaron sistemas adicionales y un volumen mayor de informacin. Existen alrededor de 80 estaciones de trabajo conectadas a la computadora central. En 1987 se implanto a nivel empresa el sistema MRP II por lo cual se adquiri una computadora HP 3000 exclusiva para ello, se instalo una red de rea amplia (WAN: Wide rea Network) para establecer comunicacin va satlite con a oficina en Mxico. PYOSA recibi el reconocimiento de usuario clase A de MRP II en Mxico por parte de Oliver Wlight Company. En esta fecha se ampli la base instalada de microcomputadoras y terminales.

En 1993 se elaboro el plan estratgico de informtica con el objetivo de administrar todas las inversiones en informtica y con los objetivos del negocio. La idea de elaborar el plan estratgico surgi debido a que los costos de operacin de los sistemas ofrecieron en forma desproporcionada y a que el tiempo de respuesta a nuevos requerimientos era cada vez ms lento. En esta etapa prolifero el uso del equipo 386 y 486 y de aplicaciones de usuarios que deberan estar integradas en un sistema formal, pero debido a que el tiempo de respuesta no era el deseado se manejaban en forma aislada. Los riesgos inherentes a las aplicaciones del usuario eran la perdida, la poca confiabilidad y las incoherencias de informacin. El plan estratgico de informtica contiene los objetivos del negocio (que son su base), la identificacin de los procesos bsicos del negocio (primarios y d apoyo), un inventario de los sistemas actuales que incluye que sistema es, que reas apoya, en donde est desarrollado, fecha de la ltima modificacin , lenguaje, puntos crticos del sistema, principales quejas y numero de programas. Este plan incluye tambin el anlisis de la situacin actual de los sistemas de informacin y de la manera en que apoyan a cada uno de los procesos del negocio, del costo de operacin de dichos sistemas y de os tiempos de respuesta para hacer cambios en los requerimientos. Adems incluye un mapa de todos los sistemas y de cmo se conectan entre s. El resultado final de este plan fue la recomendacin de proyectos en tres reas de infraestructura, aplicaciones y mejora. En lo referente a infraestructura de decidi cambiar el sistema operativo UNIX, utilizar la tecnologa cliente-servidor, establecer estndares de comunicaciones, instalar redes de rea local (LAN: Local rea Networks), cambiar las computadoras centrales y enlazar todas las microcomputadoras. En el rea de aplicaciones se opto por cambiar todos los sistemas existentes por un solo

sistema integrado, un ERP (Enterprise Resource Planning) como siguiente paso del MRP II. En el rea de mejoras se implantaron dos filosofas. Control total de calidad (TQC: Total Quality Control) y reingeniera de procesos. En 1994 se realizo el proceso de seleccin del software que formara parte del ERP y se inicio la instalacin de la infraestructura que se haba planeado antes. Debido a la competencia que tiene PYOSA con industrias transnacionales, requiere herramientas que le ayuden a competir no slo en la fabricacin, sino tambin en la administracin y en la necesidad de alinear la planeacin de informtica con los objetivos del negocio. Es por ello que el ERP constituye una herramienta que dar ventaja competitiva a PYOSA. Fue entonces en 1995 cuando PYOSA inicio el proyecto de implantar SAP R/3, con el cual la compaa ha podido mejorar sus procesos operacionales, los cuales fueron en parte resultados del proceso de reingeniera realizado antes. CASO DE ESTUDIO

La compaa Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa tamao mediana, que hasta antes de 199 no contaba con tecnologas de informacin de apoyo a sus procesos organizacionales. En 1990 la direccin general comenz a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existan muchas actividades que deban realizarse varias veces debido a que cada departamento trabajaba n forma aislada, lo cual significaba que la informacin generada no era uniformemente distribuida en toda la organizacin. Los ejecutivos se percataron de esta situacin y llegaron a la conclusin de que era necesario invertir en sistemas de informacin computarizado. En 1993 la empresa tomo la decisin de implantar un sistema de informacin, para lo cual formo un comit que evaluara la mejor alternativa de adquisicin. Concluido este proceso de opto por contratar una casa especializada en software, quien se dar a la tarea de hacer un traje a la medida El equipo de computo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general solo se empleaban como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa integracin y cooperacin entre la casa del software y los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solucin a la que se lleg fue una red Novell y una serie de mdulos desarrollados en Fox Pro para DOS. Los mdulos que se establecieron fueron ventas, embarques, cuentas por cobrar, produccin, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventarios de refacciones, contabilidad, nomina y cuentas por pagar. Los primeros mdulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nomina y ventas, debido a que eran las nicas reas semi automatizadas aunque en forma independiente. Una vez puestas en funcionamiento estas reas se prosigui con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como

resultado la simplificacin de procesos y en algunos casos la reubicacin del personal. Debido a la automatizacin de procesos se produjo un cambio sustancial en la empresa. Por ejemplo antes de la implantacin de sistemas de informacin computarizados, el departamento de compras elaboraba a mquina las rdenes de compra, en las cuales vaciaba los datos requeridos (numero de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago, fechas de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos y totales). Una vez llamada la orden, era enviada al proveedor para que este la surtiese. Almacn reciba el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancas en un formato pre impreso y foliado. En dicho formato de almacenista escriba el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La seccin de costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacia una evaluacin de los costos de cada uno de los materiales. Finalmente esta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisin de cheques. Como resultado de la automatizacin de procesos, la empresa ha cambiado drsticamente su forma de trabajo. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automtica las requisiciones (orden de compra) de parte del almacn, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra que cuentas contables afectara cada uno de los materiales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efecta la cotizacin de materiales captura la compra y el precio y las condiciones de pago y luego enva al proveedor que suministrara los materiales. El proveedor hace su entrega en almacn donde se verifica lo que se va entregar contra la orden que se tiene en el sistema, luego de lo cual se forma de recibido y revisado y se enva a contabilidad la papelera. La seccin de costos de contabilidad solo verifica que almacn haya firmado, pues los datos de control ya estn en el sistema. Cuentas por pagar nicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica su fecha de pago en el sistema y efecta el asiento contable. Finalmente tesorera nicamente imprime los cheques de acuerdo con el programa de pagos definido por cuentas por pagar. Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de informacin existentes, bsicamente se contemplan dos alternativas: adquirir un sistema integral de informacin o cambiar a una base de datos central y convertir las aplicaciones a un lenguaje de cuarta generacin. La implantacin de sistemas en Alimex le ha permitido ser mucho ms eficiente, ahorrar en costos de operacin pero sobre todo contar con informacin para toma de decisiones. CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

Cohen, D y Asin E. (2000). Sistemas de informacin para los negocios, un enfoque de toma de decisiones. (3ra Ed.) Mxico, D.F: Mc Graw Hill. Van Gigch , J. (2007). Teora general de sistemas. (3ra Ed.) Mxico D.F: Trillas. Kenneth, C y Jane, P. (2008). Sistemas de informacin gerencial, administracin de la empresa digital. (10ma Ed.)Mxico D.F: Pearson Prentice Hall. Gomez, A y Suarez, C. (2009). Sistemas de informacin, herramientas prcticas para la gestin. (3ra Ed.)Mxico D.F: Alfaomega. James, A y George, M. (2006). Sistemas de informacin gerencial. (7ma Ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. Microsoft (2004). Diccionario de informtica e internet. (2da ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. Mario, G; Calvo, J: Cervero , J y Fernndez, L. (2002). Anlisis y diseo detallado de aplicaciones informticas de gestin. Mxico D.F: Alfaomega. Ralph, M y George W. (2000) Principios de sistemas de informacin. (4ta Ed.) Mxico D.F: International Thomson Editores.