MS Project en La Admin Is Trac Ion de Proyectos

2011
Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin
TEMA:
DOCENTE
MS PROJECT en la administracin de Proyectos

:
Mg. Alcibiades Sosa Palomino Lino Quiche, Javier
MODERADOR: PONENTES :
Aronaca Ramirez, Alexander J. Cruz de Paz, Edwin Santiago Espiritu Santiago, E. Victor Liberato Carmin, Ciro Paolo Solrzano Machado, Yersyn
Microsoft Project en la administracin de Proyectos
INTRODUCCIN
MS Project est abierto para un sinnmero de posibilidade s de planificacin de proyectos. Desde que sali al mercado en el ao 1984 ha sido una herramienta indispensable para la administracin de proyectos, ofreciendo in formacin oportuna y veraz a los jefes de proyecto para que puedan tomar decisiones con respecto al tiempo y costo del proyecto. Desde sus primeras versiones hasta el da de hoy, que el software se encuentra en la versin 2010, este ha ido evolucionando co nsiderablemente ofreciendo cada vez ms funcionalidades, quitando errores de las versiones anteriores y sobre todo mejorando la interaccin con el usuario. El siguiente trabajo de investigacin titulado Microsoft Project en la Administracin de proyectos trata ante todo de brindar conceptos claves que puedan ayudar a los alumnos de Ingeniera a dar sus primeros pasos en el uso de Microsoft Project para la programacin de proyectos. Para ello el trabajo ha sido divid ido en tres captulos, que permitirn comprender mejor el panorama. El primer captulo: Generalidades Que trata sobre conceptos de administracin de proyecto s, el origen de MS Project, su evolucin y software alternativos que nos ofrecen las mismas funcionalidades de MS Project. El segundo Captulo: Uso de Microsoft Project 2010 Bsicamente este captulo trata de explicar los conceptos bsicos que todo alumno que desea programar un proyecto debe conocer, adems muestras las bondades de MS Project con un mini tutorial que abarca de sde la creacin de un nuevo proyecto hasta la planificacin de un proyecto utilizando para ello las ltimas novedades que trae esta versin. Adems la creacin de informes personalizados. El tercer Captulo:Caso de Aplicacin Lo que se trata en este ltimo captulo, es poner en prctica lo mencionado en los captulos anteriores a un problema de la vida real.
Ingeniera de Sistemas VII Ciclo
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
La adminis acin de proyec os es e proceso de planear, organizar y adminis rar tareas y rec rsos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del e uipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. La administracin de proyectos, en su forma moderna, comenz a afianzarsea partir de los aos sesenta, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Esta perspectiva de organizacin centrada en proyectos evolucion an ms cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre s al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos casos, indust ias completas. r En la actualidad, los preceptos bsicos de la administracin de proyectos estn representados por el tringulo del proyecto, un smbolo que populariz HAROLD KERZNER en su obra de referencia, Proj t Management
Tiempo: Es el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero:Es el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas,equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.
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LAS 7 PRACTICAS DE GESTION DE PROYECTOS

A continuacin se presentan las 7 mejores prcticas para la administracin de proyectos segn el director de proyecto y consultor Simon Buehring , que si bien es cierto no garantiza que tenga xito el proyecto, pero aumenta las probabilidades de que esto suceda. 1. Defina el Alcance y los Objetivos del Proyecto Primero entienda los objetivos del proyecto. Decidir cules son los objetivos reales le ayudar a planificar el proyecto. El alcance o rea de competencia define los lmites del proyecto. Decidir qu es lo que est dentro o fuera de los lmites del proyecto determinar la cantidad de trabajo que se necesitar realizar. Entienda quines son los interesados, qu producto esperan que se les entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivos del proyecto definidos, deje que los ellos mismos los revise y le presten su acuerdo. 2. Defina las Tareas Debe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su proyecto es una campaa publicitaria para una nueva barra de chocolate, entonces una tarea sera producir el trabajo de arte para la publicidad. Por eso defina qu cosas tangibles deben ser producidas y documntelas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente. Los accionistas claves deben revisar la definicin de las tareas y estar de acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera. 3. Planifique el Proyecto Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qu gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo. Se debe definir qu actividades se requieren para producir los productos, utilizando tcnicas tales como Estructura Analtica de Proyectos en el gerenciamiento de proyectos el WBS es una tcnica que consiste en la descomposicin del proyecto en partes manejables. Se debe estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada actividad, las dependencias entre actividades y luego decidir un programa realista para completarlas. Establezca hitos que indiquen fechas crticas durante el desarrollo del proyecto.
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4. Comunicacin La planificacin del proyecto resulta intil si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades. 5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto Una vez que el proyecto est en ejecucin usted debe monitorearlo y comparar el progreso actual con el proyectado. Necesitar reportes de avance de proyecto que debern producir los miembros del equipo. Se deber registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. Deber reportar las variaciones a su superior y a los accionistas claves para poder tomar acciones correctivas antes de que esos desfasajes sean demasiado grandes. Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la planificacin en el camino trazado pero siempre terminar equilibrando costos, cronograma de tareas y alcances. Si el director de proyecto cambia una de estas, entonces uno o los dos elementos restantes debern inevitablemente ajustarse de forma acorde. Es justamente el balance estos tres elementos conocidos como el tringulo del proyecto- lo que tpicamente causa los mayores dolores de cabeza al manager de proyecto. 6. Gestin del Cambio Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las reas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo vlidos. Esto a veces implica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Si el manager del proyecto acepta todos los cambios, muy probablemente el proyecto se saldr de presupuesto, se atrasar y hasta podra no terminarse. Administrando los cambios, el lder de proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos. Esto aumenta las posibilidades de que el proyecto sea exitoso porque el Project Manager controla la forma en que esos cambios son incorporados, puede disponer nuevos recursos acordes al cambio y puede planificar cuando y como se harn los mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente.
7. Gestin del Riesgo Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente su proyecto. Los riesgos varan con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible los riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestin del riego.Usted no controla todos los riesgos porque estos pueden ser muchos y no todos tienen el mismo impacto. Entonces, se debe identifique todos los riesgos, estime las probabilidades de que ocurran cada uno: 1= no probable 2= posible 3= muy probable. Luego estime su impacto en el proyecto 1= bajo 2= medio 3= alto. Luego multiplique ambos nmeros para tener un factor de riesgo. Los factores de riego alto indican los riesgos ms severos y, por lo tanto, las situaciones ms problemticas. Gestiones los 10 con los mayores factores de riesgo. Revise constantemente los ri esgos y est alerta por nuevo que pudieran surgir pues tienen la mana de aparecer cuando menos los esperamos.
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Microsoft roject en la a ministracin e royectos
RESEA HISTORICA DE MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project (o MSP) es un Software de administracin de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft Arc ivo. El cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos. La primera versin de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derec os del software en 1985 y liber la versin 2. La versin 3 para DOS fue liberada en 1986. La versin 4 para DOS fue la ltima versin para este sistema operativo, liberada en 1987. La primera versin para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia (link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4) 1995, 1998, 2000, 2002, 2003, , 2007 y 2010. Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).
VERSIONES DEL MS PROJECT

Microsoft Project fue propuesto inicialmente por el Administrador de Microsoft de desarrollo de producto, Alan M. Boyd como una herramienta interna para ayudar a manejar la enorme cantidad de proyectos de software que estaban en desarrollo en cualquier momento dentro de la empresa.Boyd escribi las especificaciones y contrat a una empresa local de Seattle para desarrollar el prototipo. Entre las versiones lanzadas por Microsoft tenemos
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La primera versin comercial del proyecto fue lanzado para DOS en 1984. Microsoft compr todos los derechos sobre el software y en 1985 lanz la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzado en 1986. La versin 4 para DOS era la versin final DOS, lanzado en 1986. El primer Windows versin fue lanzada en 1990, y fue etiquetado como una versin para Windows. En 1991, un Macintosh versin fue lanzada. El desarrollo continu hasta que Microsoft Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994, Microsoft dej de desarrollo de la mayora de sus aplicaciones de Mac y no ofrecen una nueva versin de Office hasta el ao 1998, despus de la creacin de la nueva Unidad de Negocio Macintosh Microsoft el ao anterior. La Unidad de Negocio de Mac nunca public una versin actualizada del proyecto, y la ltima versin no se ejecuta de forma nativa en Mac OS X . Microsoft Project 95 fue el primero en usar mens comunes de oficina.
Microsoft Project 98 fue el primero en usar la fuente Tahoma en las barras de men y para contener Ayudante de Office , como todas las aplicaciones de Office 97.
Microsoft Project 2003 trajo algunas actualizacin es como: Asistente de impresin The Project Guide posee ahora un "PrintCurrent View as a Report" asistente para ayudarlo en la impresin del listado de los horario del proyecto con eficacia.
En versiones anteriores a 2007, solo era posible deshacer una sola accin mediante el botn de deshacer, imposibilitando en muchasocasiones realizar simulacros del tipo qu pasara si modificamos en nuestro proyecto esto, y esto no pudiendo retroceder la situacin del proyecto a una situacin previa varios pasos atrs.A los recursos de tipo material y de trabajo, se suman en esta nueva versin, los recursos de costo.
Microsoft Project 2010, e iste una nueva vista que denominada Organizador de Equipo , en la cual se visualiza en una lnea de tiempo la asignacin de cada recurso a todas sus tareas. Esta vista es muy til para comunicar asignaciones al equipo o para realizar anlisis de redistribucin de recursos,MS Project 2010, cuenta con una nueva herramienta que se denomina Escala de Tiempo , en la cual se pueden mostrar las tareas o hitos que se deseen comunicar
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SOFTWARE ALTERNATIVOS
En la actualidad e isten muchos software para la administracin de proyectos, entre los ms importantes y comerciales tenemos TASKJUGGLER: Potente programa diseado para el sistema operativo Linux que permite control de tareas, recursos y costes. Genera diagramas de Gantt estticamente muy buenos. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva. Incorpora alarmas de riesgos en tiempo. Adems incorpo plantillas que permiten no ra comenzar de cero. Con licencia GPL
DOTPROJECT: aplicacin web basada en PHP que incluye mdulos para compaas, proyectos, tareas (con diagramas de Gantt), foros, ficheros, calendario, contactos, ayuda de escritorio, soporte multilenguaje, mdulos con permiso y themes. Corre tanto en Windows como en Linux. Con licencia GPL.
PLANNER:Aplicacin que trabaja sobre todas las fases del ciclo de vida de un proyecto, incluyendo la gestin del proyecto, requisitos, riesgos y testeos. Dashboards grficos y herramientas colaborativas como comparticin de documentos, foros de discusin y calendarios. Le falta, algo de documentacin y no es gratuito.
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PHPROJEKT:Es una aplicacin modular para la coordinacin de grupos de trabajo y el uso comn de informacin y documentos va internet o intranet. Est basada en un sistema de archivos que corre enWindows y Linux. Soporta varios de tipos de base de datos (Oracle, MyS L, Informix, etc). Tiene estructura modular, diferentes niveles de privilegios, 25 lenguajes soportados, skins y API para la inclusin de otros servicios. Con licencia GPL.
OPEN WORKBENCH: Es una aplicacin que corre sobre Windows y permite una robusta calendarizacin de gestin de proyectos. Permite definir proyectos, dependencias, tareas, crear, editar y borrar calendarios, grficosde Gantt en un entorno muy amigable.
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OPENPROJ: La gestin de proyectos puede aplicarse a todos los mbitos de la actividad empresarial, como las compras, y la gestin del inventario, de los equipos, de las propiedades, etc. Es por ello, que cuando las nuevas tecnologas fueron incursionando en el quehacer corporativo, inevitablemente tuvieron que aportar soluciones en la Administracin de Proyectos. OpenProj es un software libre, y se constituye en una alternativa slida frente a Microsoft Project. Nos permite hacer casi cualquier actividad que realice su smil de Microsoft. Y es muy recomendado a la hora de reemplazar un softw are comercial de esta categora, por uno de licencia GNU.
MICROSOFT PROJECT 2010

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DEFINICIN:
Microsoft Project es un software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos, y nos ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
CONCEPTOS BSICOS: a) Elementos que utiliza

Proyecto: Planificacin de un conjunto de tareas, durante un periodo de tiempo a las cuales puede asignar recursos. El periodo de tiempo se va a basar en un calendario laboral del proyecto, y el calendario laboral a su vez va a tener una jornada laboral que por defecto en MS PROJECT es de 8 horas diarias. Tarea: Es la actividad planificada en un proyecto. Qu tenemos que hacer en el proyecto? Qu conjunto de actividades tenemos que realizar para tener una buena planificacin? Recurso: Persona, material, costo que puedo asignar a una tarea.
b) Campos Principales
Son 6 campos principales que usa MS PROJECT y estos son: 1. Comienzo:Indica la fecha de comienzo de una tarea o de un proyecto . 2. Fin: Indica la fecha de finalizacin de una tarea o un proyecto. 3. Duracin: Se refiere al tiempo hbil o tiempo laboral que transcurre desde que comienza hasta que finaliza una tarea o un proyecto.
4. Trabajo: Es el tiempo que los recursos invierten en una tarea o en un proyecto . 5. Unidades: Es el % de la jornada laboral que un recurso dedica a una tarea. 6. Costo: Es el costo de un recurso, una tarea o un proyecto . Nota: La planificacin del proyecto se va ir ajustando al calendario base del proyecto , que por defecto tiene como no laborables los das sbado y domingo pero se puede configurar para ajustarlo al calendario de la empresa.
c) Unidades de Tiempo
La planificacin del proyecto va a transcurrir en el tiempo, y en Microsoft Project se tienen las siguientes unidades de medida, que se identifican por unas letras :
Por defecto la duracin se mide en das, y el trabajo en horas.
d) Estados del Proyecto

Un proyecto puede estar en tres estados: 1. PREVISTO: Qu dije?Ejemplo:duracin prevista, costo previsto. 2. ACTUAL: Qu digo? Este estado se corresponde a lo que estamos planificando en este momento. Ejemplo:duracin actual, costo actual. 3. REAL:Qu realmente digo?Este estado se va a producir cuando los recursos van a dar avance al proyecto o cuando el jefe de proyecto est diciendo el porcentaje de avance de las tareas.Por ejemplo: duracin real, costo real. Est claro que va a ver una diferencia entre el estado previsto y actual en la fase de planificacin y tambin entre el estado previsto y real en la fase de seguimiento, y ese estado es la variacin.
VARIACION:
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Por ejemplo: variacin de duracin, variacin de costo.
UTILIZANDOMICROSOFT PROJECT 2010
NUEVO ARCHIVO Por defecto al iniciar el programa, este inicia con un proyecto en blanco. Si se desea crear un nuevo proyecto haga click en el menArchi o Nuevo Crear
En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. Haga clic en Pro ecto Informacin de Pro ecto
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Programar a Partir de: Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del proyecto. o Si se escoge la primera opcin Fecha de comienzo del proyecto debemos escribir la fecha de comienzo del proyecto. La programacin del proyecto nos entregar la fecha de trmino. o Pero si la opcin a escoger es Fecha de finalizacin del proyecto , la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y por consiguiente la programacin del proyecto calculara la fecha de inicio del proyecto. Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programacin. Si se desea iniciar desde otra fecha desplegamos el calendario y escogemos una fecha en particular.
Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
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DEFINIRCALENDARIO LABORAL Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general. y Estndar: Est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a las 13:00 p.m.Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas: Est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto: Haga clic en Proyecto Cambiar tiempo de trabajo
Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das no laborables, de descanso y feriados que afectan la programacin as tambin las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo. Para modificar un Calendario Base En el cuadro Para calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.
S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de varios das, semanas o meses. Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin.
Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la teclaF2. Para crear un Calendario Nuevo Abra el men Herramientas Cambiar calendario Laboral. Haga clic en Crear Calendario
En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto. Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente. Clic en Aceptar.
En la pestaa Semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin. Click en Detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto. Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la informacin. Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color diferente al que tena inicialmente.
Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.
Como Aplicar Calendario Base al Proyecto Clic en Proyecto Informacin del Proyecto En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto. Clic en Aceptar.
PLANIFICACION DEL PROYECTO Una de las novedades que incorpora Microsoft Project 2010 es la p lanificacin manual. En este breve apartado vamos a ver como planificar de forma manual y de forma automtica. Microsoft cuando inicia siempre nos muestra la vista del diagrama de Gantt. Esta es la vista principal donde se ira ingresando las diferentes tareas.
En la parte inferior, en la lnea de estados se puede observar una opcin que pone Nuevas tareas con programacin manual y Nuevas tareas con programacin automtica.
PROGRAMACION MANUAL: En la opcin de tareas Nuevas escogemos programacin manualy digitamos dos tareas: Tarea A y Tarea B
Como se puede apreciar el comportamiento es diferente a las versiones anteriores, ya que se tecleo las tareas y no mostro duracin ni comienzo. Ahora decimos que la duracin de la Tarea A es de 1 da y el comienzo de la tarea B es el mircoles 22/06/11.
En el diagrama de Gantt la duracin se representa por una barra transparente y mediante un corchete el comienzo y el fin con un corchete sentido contrario.
PROGRAMACION AUTOMATICA: Ahora tecleamos nuevamente la opcin de tareas Nuevas y decimos que sea automtica. Tecleamos 2 nuevas tareas: Tarea C y tarea D. El comportamiento aqu si es como las versiones anteriores. Pone un signo de interrogacin (?) porque estima que la tarea va durar 1 da, y como fecha de inicio de la tarea pone la fecha actual.
Ahora cambiamos algunos valores en las tareas y observamos lo que pasa: Tarea A: Duracin = 5 das. La barra cambia de grosor. Tarea B:Duracin =3 das. Automticamente la fecha de trmino ya tiene valor por que se le ha dado 2 dos datos: Duracin y comienzo. Tarea C: Duracin = 5 das. La fecha de trmino de la tarea cambia automticamente de 20/06/11 a 24/06/11. Tarea D:Comienzo = 22/06/11. La fecha de trmino de la tarea cambia automticamente de 21/06/11 a 22/06/11.
VINCULACION ENTRE TAREAS Para vincular tareas utilizamos la herramienta del eslabn.
Seleccionamos las tareas A y B y las vinculamos haciendo uso del eslabn. As mismo vinculamos las tareas C y D.
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Vinculacin de Las tareas C y D
Vinculacin de Las tareas A y B
La duracin de la Tarea A de 5 das la cambiamos por 7 das. Si observamos la siguiente figura, la tarea B se encuentra encerrada entre puntos y la fecha de trmino de la tarea se muestra subrayada por una raya de color roja, esto nos indica que hay un posible problema de programacin.
Para solucionar esto hacemos click derecho en el recuadro fin de tarea de la tarea que tiene este problema, en este caso Tarea B, y escogemos la opcin corregir en el inspector de tareas.
Al hacer click en ella va aparecer un asistente que nos va a ir guiando sobre lo que se pueda hacer en esta tarea.
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Que se est consiguiendo? Se est consiguiendo que al programar de manera manual el jefe de proyecto va a planificar todo su proyecto, pero si hay un movimiento en ese proyecto, las vinculaciones no me van empujando a las dems tareas. Sino que es el jefe de proyecto quien va ir dando el visto bueno y escoger lo que es mejor par a el proyecto. Volviendo a lo anterior escogemos la opcin Programacin Automtica y se ajusta la Tarea B.
NOTA: La programacin manual es muy buena para los comienzos del proyecto cuando se est haciendo el borrador, pero cuando ya se tiene todo a justado conviene seleccionar todo el proyecto y decir que todo sea autoprogramado.
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CREACION DE FASES Cuando tenemos algunas tareas conviene crear esas tareas principales o tareas de resumen. Formas de Hacerlo: Primera Forma: Seleccionar la primera tarea, hacer click en la tecla Insert, se crea una entrada y escribimos Fase 1 Seleccionamos las tareas que se quiere en la fase 1 y aplicamos sangra.
Lo que se consigue al final es tener una fase principal o tarea de resumen yunas subtareas o subactividades.
Segunda Forma: Seleccionamos las tareas que pertenecern a la fase principal y escogemos en la cinta Insertar, Tarea de resumen.
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Esta opcin crea de manera automtica la entrada para insertar el nombre de la nueva fase, que ser: Fase 2.
INSERCION DE HITOS Para crear un hito nos ponemos en la posicin de la Fase 2, y tecleamos Insert, generndose una entrada, para digitar Fin Fase 1.
Se debe tener mucho cuidado ya al teclear una nueva tarea esta se pone al nivel del anterior. Para moverse de un nivel a otro utilizamos los siguientes smbolos.
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Un hito por lo general es una tarea de duracin cero (0), aunque puede ser mayor que 0. Un hito es un rombo en el proyecto. A la duracin de Fin fase 1 le damos 0.
Tambin se puede crear el hito de la siguiente manera Nos ubicamos en la Fase 2, lo . plegamos para que el hito se encuentre en el mismo nivel, nos ubicamos una fila abajo y hacemos click en la cinta Insertar, insertar hito.
Por defecto cuando hacemos click en insertar hito, se crea una tarea de duracin cero. A este hito le damos el nombre de Fin Fase 2.
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VINCULAR FASE CON SU HITO Para ello seleccionamos la fase y su respectivo hito, haciendo uso de la tecla Ctrl. Una vez seleccionados hacemos click en el smbolo del eslabn para vincularlos.
Para hacer ms fcil y rpido el vincular un hito con una fase, nos posicionamos en el hito y jalamos hacia la barra horizontal que representa a la fase.
Lo que se consigue es tener vinculada la Fase 1 con el Fin de la fase 1 y la fase 2 con el Fin de la fase 2. LA VISTA ESCALA DE TIEMPO Seleccionamos las siguientes tareas: Fase 1, Fin fase 1, Fase 2, Fin fase 2 para visualizarlas en el vista escala de tiempo. Una vez seleccionadas hacemos click en la opcin agregar tareas a la escala de tiempo.
En la vista escala de tiempo se visualiza lo siguiente.
Esta escala de tiempo sirve para visualizar la informacin de una forma rpida cuando comienza un proyecto, cuando finaliza, cunto dura una tarea determinada los hitos , principales, etc.
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PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos: Haga clic en Ver Informes y doble clic en Personalizados
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes
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Haga clic en Nuevo Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe. Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles y Ordenar
IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una Tabla dinmica. Para crear un Informe Visual siga estos pasos: En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe.
Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos
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Un conocido formato para representar grficamente los cambios del proyecto, es el Grfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuacin: Haga clic en Ver Ms Vistas Entrada de tarea
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Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras. Haga clic en Insertar Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo Real y despus en Aceptar.
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Seleccione todas las tareas del proyecto. En el men Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecer el cuadro de dilogo de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opcin Libro de Microsoft Excel
Haga clic en Guardar. Automticamente Project mostrar el Asistente para Exportacin, de clic en Siguiente para continuar.
Para exportar toda la informacin seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere exportar marque la opcin Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).
Haga clic en Finalizar.

Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de Tarea y Costo Real que contengan datos.
En la barra de Herramientas seleccione Insertar Grfico
En el asistente para grficos haga clic sobre Tipos Personalizados Seleccione el tipo de grfico Lneas Suavizadas y a continuacin clic en el botn siguiente.
Junto a Series en haga clic en Columnas y despus haga clic en el botn siguiente.
Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificacin Mostrar Leyenda. En Ubicacin haga clic en Derecha y a continuacin clic en siguiente
En Colocar Grfico, haga clic En una hoja n ueva. Deje el nombre como Grfico 1 y a continuacin haga clic en Finalizar.
Ha creado un grfico de curva S con los costos de cada tarea

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d) Estados del Proyecto

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Por ejemplo: variacin de duracin, variacin de costo.

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Microsoft roject en la a ministracin e royectos

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