MATRIZ PROCESO DE ARCHIVO

Categoria de agencia Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4 Categoria 5 Categoria 6 Nmero Desagregado Categoria 7 Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor N/A N/A N/A Asesor Asesor Asesor N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

6.1.1

Estructura plan de trabajo del rea: Planea actividades, asigna responsables y evalua cumplimiento semanalmente. Solicita personal Solicita cambios o ajustes: de formatos, procesos o especificaciones a Organizacin y Mtodos Verifica y alista documentacin a enviar Diligencia formato de transferencia documental (FR-AR-11) Enva documentacin. Recibe la documentacin: del mbito nacional y verifica el correcto diligenciamiento de los registros.

N/A

N/A

N/A Proceso de contratacin de personal (PR-CT-01) Proceso de control de documentos (PR-CD-01) N/A N/A N/A

Plan (FR-CD-12)

6.1

Planeacin del trabajo

6.1.2

N/A

N/A

N/A

6.1.3 6.2.1 6.2.2 6.2.3

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

Director de Compras y Suministros Director de Compras y Suministros Director de Compras y Suministros Todos los colaboradores Todos los colaboradores Todos los colaboradores Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Auxiliar de Archivo y Correspondencia Todos los colaboradores

Direccin General

Nmero

Etapa

Nmero Actividad

Actividades

Desagregado de actividades

Complementar en:

Formatos

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

Director de Agencia Director de Agencia N/A Asesor Asesor Asesor

6.2.4 6.2 Archivo de Gestin

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.2.5

Realiza inventario de los documentos recibidos

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.2.6

Ubica documentos en la unidad de conservacin establecida

N/A

N/A

N/A Reglamento Operativo Art. 1

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.1

Verifica y alista documentacin a enviar

N/A

N/A

N/A

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

6.3.2

Diligencia formatos: Control de entrega y recepcin de documentos contables , y/o Control de entrega y recepcin de documentos Asociados , y/o Control de entrega y recepcin de documentos segn el caso.

N/A

N/A

N/A

Control de entrega y recepcin de documentos (FRAR-01), y/o Control de entrega y recepcin de documentos Asociados (FR-AR10) N/A

Todos los colaboradores

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

6.3.3

Enva documentacin.

N/A

N/A

N/A

Todos los colaboradores Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Auxiliar de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

Asesor

6.3.4

Recibe la documentacin: del mbito nacional y verifica el correcto diligenciamiento de los registros ; Control de entrega y recepcin de documentos (FR-AR-01), y/o Control de entrega y recepcin de documentos Asociados (FR-AR-10), segn el caso.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.5

Confronta admisiones enviadas con informacin del aplicativo

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.6

Consulta asociados retirados para identificar su ubicacin

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.7 6.3 Archivo central

Si es documentacin de asociados: Clasifica los documentos por nmero de cdula.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A 6.3.8 Verifica documentacin recibida N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.9

Archiva en la carpeta del asociado

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.10

Si es documentacin contable: Realiza inventario de documentos contables

N/A

N/A

Reglamento Operativo Art. 1

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.10

Ubica la documentacin contable en el lugar establecido.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.11

Si es documentacin de otra ndole: Clasifica documentos (CDATS cancelados, Petroms, Ordenes de compra y/o servicio, eventos asociados)

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.12

Archiva documentos

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.3.13

Archiva: control de entrega y recepcin de documentos (FR-AR-01), y/o Control de entrega y recepcin de documentos Asociados (FR-AR10). Verifica y establece disposicin: de los registros de acuerdo con los parmetros establecidos en el listado maestro de registros.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.4.1

N/A

N/A

Listado maestro de registros.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

19/11/2010

6.4

Archivo Histrico

Pgina 1 de 4

FR-CD-21 Versin: 03

6.4.2 6.4 Archivo Histrico 6.4.3

Solicita traslado a la empresa que custodia la documentacin

N/A

N/A

N/A

Transferencia Documental (FRAR-11)

Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Realiza envo de la documentacin

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.4.4

Archiva memorando de recibido por la empresa.

N/A

N/A

N/A

Transferencia Documental (FRAR-11)

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.5.1

Solicita prestamo y diligencia formatos: prstamo de documentos contables, prstamo de carpetas Asociados y/o el formato prstamo de documentos archivo de gestin , segn el caso.

N/A

N/A

Reglamento Operativo Art. 2

Prstamo de documentos contables (FR-AR02), prstamo de carpetas Asociados (FR-AR-03) y/o el formato prstamo de documentos archivo de gestin (FR-AR-04)

Responsable del proceso

Director de Agencia

Director de Agencia

Director de Agencia

Director de Agencia

Director de Agencia

Director de Agencia

Director de Agencia

6.5.2

Identifica el medio de prestamo (Help service o personal)

N/A

N/A

Reglamento Operativo Art. 2

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.5.3

Verifica disponibilidad de la documentacin a prestar

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.5

Presta documentos

6.5.4

Identifica y retira documentacin del archivo

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.5.5

Diligencia planilla y entrega documentacin

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.5.6

Archiva: registros de prstamo de documentos contables, prstamo de carpetas asociados y/o el formato prstamo de documentos archivo de gestin.

N/A

N/A

N/A

Prstamo de documentos contables (FR-AR02), prstamo de Analista de carpetas asociados Archivo y (FR-AR-03) y/o el Correspondencia formato prstamo de documentos archivo de gestin (FR-AR-04).

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.6.1 6.6 Devuelve documentos

Recibe y verifica: la documentacion devuelta, verifica y firma en seal de recibido

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.6.2

Ubica documentacin en el archivo

N/A

N/A

Listado Maestro de Registros Listado Maestro de Registros Reglamento Comit de Archivo

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.1

Identifica documentos a eliminar: de acuerdo con el listado maestro de registros.

N/A

N/A

N/A

Responsable del proceso Director de Compras y Suministros y Responsable del proceso Responsable del proceso Analista de Archivo y Correspondencia/ Auxiliar de Archivo y Correspondencia Director de Compras y Suministros Analista de Archivo y Correspondencia Director de Compras y Suministros Director de Compras y Suministros Director de Compras y Suministros N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.2

Determina viabilidad de eliminacin: para continuar con el trmite del proceso. Solicita eliminacin: Solicita realizar el proceso de eliminacion documental

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.3

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7

Elimina documentos

6.7.4

Identifica y retira documentos a eliminar

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.5

Establece el mecanismo de eliminacin.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.6

Elabora documentos: Elabora Acta de eliminacin y anexa evidencia de la eliminacin.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6.7.7

Archiva acta de eliminacion documental y anexa evidencias

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

N/A Director de Agencia Director de Agencia N/A

6.8.1 6.8 Actividades administrativas finales

Elabora informe de rea

N/A

N/A

N/A

N/A Interpretacin (FR-AC-04) N/A

6.8.2 6.8.3

Realiza indicadores de gestin Reporta producto no conforme Ver proceso de control de producto no conforme (PR-PN-01)

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

19/11/2010

Pgina 2 de 4

FR-CD-21 Versin: 03

Perfil minimo

Tipos de movimientos

Funcion(es)

Botones

Campos

REPORTES Dbito Crdito

Director de Agencia

PC - AG - 001

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Word, excel

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Director de Agencia Director de Compras y Suministros Asesor Asesor Asesor Analista de Archivo y Correspondencia

PC - AG - 001

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PC - CS - 001 PC - AG - 003 PC - AG - 003 PC - AG - 003

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A Excel N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Asesor

PC - AG - 003

N/A

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N/A

N/A

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N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

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N/A

N/A

N/A

N/A

Asesor

PC - AG - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Excel

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

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N/A

N/A

N/A

Asesor

PC - AG - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

Report es

N/A

N/A

N/A

N/A

602

ANALISTA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ANALISTA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

N/A N/A

N/A

185

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

Report es

N/A

N/A

602

N/A N/A

N/A

184

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

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N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

Consul tas

N/A

N/A

N/A

N/A

602

ANALISTA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

Tablas Tercer Gener os ales

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

602

ANALISTA DE ARCHIVO Y N/A N/A N/A CORRESPONDENCIA

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

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N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

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N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

Report es

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

ANALISTA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

N/A N/A

074 - 259

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

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N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

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N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

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N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

OBSERVACIONES

Descripcin del Grupo

Cdigo del perfil

Modulo (s)

Forma(s)

Concepto de la cuenta

Perfil

Privilegios aplicativo LINIX

Otras herramientas

Cuentas Contables

Grupo (Cd.)

19/11/2010

Pgina 3 de 4

FR-CD-21 Versin: 03

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

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N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Director de Agencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

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N/A

N/A

N/A

Excel

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Help service

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 003

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Responsable del proceso Director de Compras y Suministros y Responsable del proceso Responsable del proceso

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PC - CS - 001

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A

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Analista de Archivo y Correspondencia

PC - CS - 001

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Director de Compras y Suministros Analista de Archivo y Correspondencia Analista de Archivo y Correspondencia Director de Agencia

PC - CS - 001

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PC - CS - 003

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Word

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PC - CS - 003

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N/A Word, excell Excell N/A

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PC - AG - 001

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Director de Agencia N/A

PC - AG - 001 N/A

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19/11/2010

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