Scribd Logo
Încărcați

Bine ați venit la Scribd!

  • Instructiuni Privind Activitatea de Arhiva - Ordinul de Zi Nr. 217 Din 1996

    Încărcat de

    Turcu Carmen Veronica
    68 vizualizări16 pagini

    Drepturi de autor

    © © All Rights Reserved

    Formate disponibile

    PDF sau citiți online pe Scribd

    Vi se pare util acest document?

    Este necorespunzător acest conținut?

    Raportați acest document

    Drepturi de autor:

    © All Rights Reserved
    Descărcați ca PDF sau citiți online pe Scribd
    Indicator pentru conținut neadecvat
    68 vizualizări16 pagini

    Instructiuni Privind Activitatea de Arhiva - Ordinul de Zi Nr. 217 Din 1996

    Încărcat de

    Turcu Carmen Veronica

    Drepturi de autor:

    © All Rights Reserved
    Descărcați ca PDF sau citiți online pe Scribd
    Indicator pentru conținut neadecvat
    din 16
    INSTRUCTIUNI privind activitatea de arhiva la creatorii si definitorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instructiuni reglementeaz organizarea si desfigurarea intregii activititi arhivistice, in mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor si definatorilor de documente, in conformitate cu art. 5, pot. a, Gin Legea Athivelor Nationale. CAPITOLULT Dispozitii generale Ast. t. - Constituie izvoare istorice si alcituiesc Fondul Arhivistic National al Rominiei documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare si religioase, precum gi de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigura protectie speciala, in condifiile Legii Arhivelor Nationale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dupa caz, si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Roméniei se realizeazi de Arhivele Nationale - unitate bugetari in cadrul Ministerului de Interne. Atributiile acestora se exerciti prin compartimentele specializate si directiile judetene ale Athivelor Nationale, Art, 3. = Persoanele juridice creatoare si detinitoare de documente rispund de cvidenta, inventarierea, selectionarea, pasiratea si folosirea lor, in condifiile prevederilor Legii Athivelor Nationale. Art. 4. = Persoanele juridice, creatoare gi detinatoare de documente, au obligatia de a infiinja compartimente de arhiva, organizate in functie de complexitatea si cantitatea arhivelor pe care le creeazi sau le defin. Desemnarea personalului insireinat cu activitatea de arhivi, precum si structura gi competen{a compartimentelor de athiva vor fi stabilite de conducerea unitifii creatoare si definatoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al directiilor judefene ale Athivelor Nationale. Fac exceptie de la aceste prevederi Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romén de Informatii, Serviciul Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paz, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nafionale. Formarea, perfectionarea gi atestarea personalului compartimentului de arhiva se realizeazi prin Scoala National de Perfectionare Athivistica, contra cost. Att. 5, - Atributiile personalului compartimentului de arhiva sunt: 2) inifiaz& si organizeazi activitatea de intocmire a nomenclatorului dosarelor, in cadrul unitifi respective; asigurd legstura cu Arhivele Nationale, in vederea verificdrii si confirmérii nomenclatorului, urmiireste modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verificd si preia de la compartimente, pe bazi de inventare, dosarele constituite; intocmeste inventare pentru documentele fri evidenta (anexa nr. 2), aflate in depozit; asiguri evidenta tuturor documentelor intrate gi iegite din depozitul de athiva, pe baza registrului de evident curent& (anexa nr. 3s ©) sefull compartimentului de arhiva este secretarul comisiei de selectionare gi, in aceasti calitate, convoaci comisia in vederea analizirii dosarelor cu termene de pastrare expirate si care, in principiy, pot fi propuse pentru climinare ca find nefolositoare; intocmeste formele prevazute de lege pentru confirmarea lucririi de cdtre Arhivele Nationale; asiguri predarea integral a arhivei selectionate la unitigile de recuperare; 4) cerceteazi documentele din depozit in vederea eliberarii copiilor gi certificatelor solicitate de cotajeni pentru dobandirea unor drepturi, in conformitate cu legile in vigoare; ©) pune la dispozitie, pe bazi de semniturd, si tine evidenta documentelor imprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific’ integritatea documentului imprumutat; dupi restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; 1) organizeazi depozitul de arhiva dupa criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Athivelor Nationale, mentine ordinea gi asiguri curatenia in depozitul de arhivé; solicit’ conducerii unititii dotarea corespunzitoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.L. $a): informeazi 1 si propune masuri in vederea asigurérii conditiilor corespunzitoare de pistrare gi conservare a arhivei; g) pune Ja dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuitii actiunii de control privind situatia arhivelor de la creatori; h) pregateste documentele (cu valoare istorici) gi inventarele acestora, in vederea predirii la Athivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale. Art. 6. - Creatorii si defindtorii de documente sunt obligati sii comunice in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, dupi caz, directiilor judefene ale Arhivelor Nafionale, infiinjarea, reorganizarea sau oricare alte modificari survenite in activitatea institutiei, cu implicafii asupra compartimentului de arhiva, Art. 7. - Athivele Nationale si directiile judetene controleazi aplicarea si respectarea prevederilor legislatiei in vigoare, pe linia muncii de arhiva gi stabilese masurile ce se impun, potrivit legii. CAPITOLUL I Ob creatorilor rilor de documente A, Evidenfa documentelor Art. 8, - Creatorii de documente sunt obligafi si inregistreze toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern Art. 9, - inregistrarea documentelor se face la registratura generald, fie intr-un singur registru de intrare-iesire, fie, concomitent, in mai multe, fir ca numerele de inregistrare date documentelor si se repete. Cand creatorul de documente primeste, emite si intocmeste pentru uz intem un num&r mare de documente, inregistrarea acestora se poate face si la fiecare compartiment de munca In aceasta situafic, la registratura general se inscrie numirul de inregistrare atribuit de expeditor si denumirea compartimentului la care se repartizeaza spre inregistrare si rezolvare. Toregistrarea documentelor se efectueazi cronologic, in ordinea primirii lor. fnregistrarea documentelor incepe de la | ianuarie gi se incheic la 31 decembrie ale fiecrui an. La inregistrarea documentelor se vor preciza urmatoarele clemente: numérul de inregistrare, data inregistrérii, mumérul si data documentului date de emitent, numérul filelor documentului, numérul anexelor, emitentul, confinutul documentului in rezumat, compartimentul céruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul, numdrul de inregistrare al documentului la care se conexeaza gi indicativul dosarului dupi nomenclator, care se va stabili si completa in registra dup rezolvarea documentului. Documentele care se referd la aceeasi problema se conexeaza la primul document inregistrat; in dreptul fiecdrui document conexat se trece, in rubrica corespunzatoare, numrul de inregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu gi cele intocmite pentru uz intem se inregistreazd ca si documentele intrate, completandu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca rispuns, acestea vor primi numérul de inregistrare al documentului la care se rispunde. B. Gruparea documentelor in dosare Art. 10. - Anual, documentele se grupeazi in dosare, potrivit problemelor gi termenelor de pistrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. a) intocmirea nomenclatorului dosarelor Art. 11. - Nomenclatorul dosarelor se intocmeste de citre fiecare creator pentru documentele proprii, dup’ modelul din anexa nr, 1. ‘Nomenclatorul se intocmeste sub forma unui tabel in care se inscriu, pe compartimente de mune, categoriile de documente grupate pe probleme gi termene de pistrare. In prima rubricd a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de mune, in ordinea in care figureaza in schema de organizare a creatorului, si se numeroteaza cu cifre romane. In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munci si se numerotea7 cu litere majuscule, In tubrica a treia se trece, in rezumat, continutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, incepdnd cu nr, lla fiecare compartiment de munca. In nomenclator se trec si registrele, cartotecile, condicile $i alte materiale preconstituite Cifra romana, litera majuscula gi cifra arabi formeazA indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscula si cifra arabi sau mumai din cifra arabi, daci creatorul are ca parti componente numai compartimente de munca fara subdiviziuni sau nici compartimente de muncé, La inregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura in registrul de intrare-iesire, la rubrica rezervati acestuia, ca si pe fiecare document in parte, In rubrica a patra a nomenclatorului se inscrie termenul de pistrare. Stabilirea lui se face findindu- se seama de legile in vigoare, de importanfa practicd pentru activitatea creatorului de documente gi, in mod deosebit, de importanta stiintificd a informatiilor pe care te confin documentele. In dreptul grupelor de documente care se pistreazi permanent se trece cuvéintul ,.permanent” (prescurtat ,,P"), iar pentru acelea care se pistreaza temporar, cifra arabi care reprezint num&rul anilor cat se pistreaza (I, 3, 5, K) etc.). Dacé termenul de pistrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, in momentul intocmirii nomenclatorului, sau dac& existi motive si se presupund cA, in anumite conjuncturi, informatiile documentelor pot avea importanfé stiinjfic, lang% termenul de piistrare temporard se menfioneaza ,,C.S." (comisie de selectionare). La expirarea termenului de pastrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selectionare si, dupa caz, pot fi propuse pentru eliminare ‘sau refinute permanent. Intr-un dosar se grupeazi documente referitoare la aceeasi problema, cu acelasi termen de pastrare. In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu, termene de pistrare diferite (planuri, dari de seama lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pistrarc. Art. 12, - Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai atunci cfnd se produc schim! in structura creatorului de documente. Daca se infiinjeazi noi compartimente de munc& sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz’ cu denumirea acestora si cu dosarcle nou create. In cazul compartimentelor de munc& sau subdiviziunilor lor care isi dezvolt& activitatea crednd alte grupe de documente decét cele prevazute inifial, nomenclatorul se completeazi cu noile dosare. Art. 13. - Seful fiecdrui compartiment rispunde de intocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specific compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeazi de seful ‘compartimentului de arhiva si se inainteaza, in dou exemplare, spre aprobare si confirmare. Art. 14, - Nomenclatorul se aprobi de citre conducerea unitifii creatoare de documente gi se confirmé, la nivel central, de Athivele Nationale si, 1a nivel local, de directiile judefene ale Arhivelor Nationale. Art. 15. ~ Dup& confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, in vederea hi aplic’ b) Constituirea dosarclor Art. 16. - Dupi rezolvarea lor, documentele se grupeazi in dosare, potrivit nomenclatorului si se predau la compartimentul de arhiva, in al doilea an de la constituire, Art, 17. - In vederea predarii dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueazi urmatoarele operatiuni: + documentele cuprinse in dosar se ordoneaz cronologic sau, in cazuri speciale, dupa alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cénd in constituirea dosarului se foloseste ordinea cronologicd, actele mai vechi trebuic sa se afle deasupra si cele mai noi dedesubt; + se indepirteaza acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. + documentele din fiecare dosar se leag’ in coperte de carton, in aga fel incat s& se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor; + dosarele nu trebuie s& aiba mai mult de 250 - 300 file; in cazul depisirii acestui numir, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar; * filele dosarclor se numeroteaza in col{ul din dreapta sus, cu creion negru; in cazul dosarelor compusc din mai multe volume, filele se numeroteaz incepnd cu numérul I pentru fiecare volum; + pe coperta dosarului se inscriu: denumirea unititii si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si de sfirsit, numirul de file, volumul si termenul de pastrare; + peo foaie nescrisi, adiugati la sfirsitul dosarului, sau pe prima pagind nescrisi a registrelor i condicilor, Iucratorul de Ia compartimentul creator al dosarului face urmatoarea certificare: ,.Prezentul dosar (registru, condicd) confine ... file", in cifre si , intre paranteze, in litere, dupa care semneazai si pune data cortificdri. C, Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de arhiva Art. 18, - Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe bazi de inventare, intocmite dupa modelul prezentat in anexa nr. 2, Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de piistrare, create in cursul unui an, de cdtre un compartiment de mune. Astfel, fiecare compartiment va intocmi atatea inventare cate termene de pistrare sunt previzute in nomenclator, Ja compartimentul respectiv. in cazui dosareior formate din mai multe volume, in inveniar fiecare voium va primi un numir inct. Art. 19, - Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rimane la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o data cu dosarele la compartimentul de arhiva. Art. 20, - Dosarele neincheiate in anul respectiv, ca si cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncd, se trec fn inventarul anului respectiv, cu menfionarea nepredarii lor; in momentul predirii lor ulterioare, in inventar se va menfiona acest lucru, Art. 21. - Dosarele care cuprind acte din mai mulfi ani se vor inventaria la anul de inceput, mentionindu-se in inventar datele extreme. Art. 22. - In ce priveste completarea rubricii ,Continutul dosarului", se vor preciza genurile (corespondenta, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele continute si, dup caz, perioada la care se refera, ‘Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor intra in obligatia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva generali se face conform unei programari prealabile, stabilita de comun acord intre cele dou compartimente (predator si primitor). Art. 24. - La pretuare, compartimentul de arhiva verificé fiecare dosar, urmarind respectarea modului de constituire a dosarelor si concordanta intre continutul acestora si datele inscrise in inventar. In cazul constatirii unor neconcordanfe, ele se aduc la cunostinfS compartimentului creator, care efectueaza corecturile ce se impun. ‘Art. 25. - Evidenta dosarelor si a inventarelor depuse la compartimentul de arhiva se fine in registrul de evident curenta, conform modelului prevazut in anexa nr. 4. In cazul in care compartimentul de athiva pistreaza si alte fonduri arhivistice, in registrul de evidenfi curenta se deschide cAte o partid& pentru fiecare fond. Art. 26, - In registrul de evidenf& curentd, la capitolul ,Preluari", se trec, in oF inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt num de ordine. Pentru fiecare inventar se noteazi: ‘+ numérul de ordine al inventarului: + data preluarii documentelor din inventarul respectiv; + demumirea compartimentului de ta care provine inventarul; + datele extreme ale documentelor; + totalul dosarelor din inventar: + totalul dosarelor primite efectiv in arhivi din inventarul respectiv: + numérul dosarelor lisate la compartiment si depuse ulterior. Se va inscrie numarul din inventar al fiecdrui dosar refinut de compartiment, La capitolul , Tegiri" se trec: + dala iesirii dosarelor din evidenfi: + unde s-a predat; + denumirea, numérul si data actului pe baza ciruia au fost scoase din eviden{s, + tolalul dosarelor iesite. curent Art. 27. - Scoaterea dosarelor din evidenfa athivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau

    S-ar putea să vă placă și