CAP.4.

BAZE DE DATE N MICROSOFT ACCESS 2007

4. EXTRAGEREA INFORMAIILOR DINTR-BAZ DE DATE 4.1. CUTAREA UNEI NREGISTRRI
Dup ce a fost creat o baz de date, este necesar gestionarea informaiei din respectiva baz de date. Dou dintre tehnicile de gestionare sunt reprezentate de a) sortarea nregistrrilor n ordine ascendent sau descendent; b) filtrarea anumitor nregistrri dintr-o baz de date. a) Sortarea nregistrrilor realizeaz schimbarea ordinii n care apar nregistrrile ntr-un tabel. Sortarea se poate realiza dup valorile dintr-un cmp : P1. n modul Foaie de calcul se poziioneaz cursorul n coloana dup care se dorete sortarea; P2. Se selecteaz tabulatorul Pornire; P3. Din grupul Sortare i filtrare se selecteaz butonul Ascendent sau Descendent. Observaie : pentru anularea sortrii, din grupul Sortare i filtrare se selecteaz butonul tergere total sortri. P2 P1 P3

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

Sortarea se poate realiza dup valorile aflate n dou cmpuri. Astfel se poate realiza sortarea dup valorile aflate ntr-o coloan, iar pentru aceeai valoare n acest cmp, sortarea se poate reliza dup urmtorul cmp. (de exemplu sortarea dup Seria clasei, iar pentru elevii aceleaiei clase, sortarea dup NumePrenume). Pentru aceasta : P1. Se selecteaz o coloan i se trage cu mouse-ul anteturile de coloan pentru a le rearanja astfel nct s fie adiacente; P2. Se execut clic pe antetul coloanei pentru a o selecta. Celealte coloane se selecteaz innd apsat tasta Shift i fcnd clic pe antetul coloanei. P3. Se selecteaz tabulatorul Pornire; P4. Din grupul Sortare i filtrare se selecteaz butonul Ascendent sau Descendent. P3 P2 P4

b) Filtrarea nregistrrilor realizeaz afiarea doar a anumitor nregistrri n funcie de o anumit valoare dintr-un cmp sau n funcie de mai multe valori din mai multe cmpuri. P1. n modul Foaie de calcul se face clic pe butonul cu sgeat al listei cmpului ce se dorete filtrat; P2. Se selecteaz casetele de validare ale elementelor cu care trebuie s corespund nregistrrile pentru a fi incluse n tabel. P3. Pentru a utiliza filtele prefabricate se selecteaz Filtre text / Filtre numerice i apoi opiunea de filtrare; P4. Se repet paii P1-P3 pentru utilizarea unor cmpul suplimentare la filtrare;
Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

P5. Pentru eliminarea unui filtru se selecteaz Golire filtru din <nume coloana>. P3 P5 P2 P1

4.2. DEFINIREA DIFERITELOR TIPURI DE INTEROGRI N ACCESS

Interogrile (sau cererile) reprezint solicitri de date specificate de utilizator n mod direct, fr indicarea modului de obinere. Interogrile sunt reinute ntr-un fiier de cereri i la execuie se obine un set dinamic de date. Spunem c rezultatul interogrii este un fiier virtual de date. Tipuri de interogri : a) Interogri simple, de selecie (select query) b) Interogri pentru actualizare Interogri de adugare (append query); Interogri de modificare (update query); Interogri de tergere (delete query); c) Interogri ncruciate sau bidimensionale (crosstab query).

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

4.3. INTEROGRI DE SELECIE (SELECT QUERY)

Interogrile de selecie sunt cele mai utilizate dintre toate formele de interogare pentru c ofer posibilitatea extragerii informaiilor din una sau mai multe tabele. Paii definirii unei interogri de selecie utiliznd fereastra QBE (Query By Example) : P1. Deschiderea ferestrei QBE (Query By Example), selectnd din tabulatorul Creare grupul Altceva butonul Proiectare Interogare. Fereastra de proiectare a unei interogri are dou pri : prima, n partea de sus, prezint sursele de date, tabelele i relaiile dintre ele. A doua parte conine o gril pe care se precizeaz coloanele ce vor forma rezultatul i criteriile pe baza crora este definit interogarea. P2. Specificarea surselor de date (tabele sau alte interogri); P2 P1

Aplicaie : S se creeze o interogare de selecie utiliznd tabelele Clase i Elevi ai bazei de date Scoala. P3. Precizarea cmpurilor i tabelelor din care provin ce vor forma coloanele rezultatului sau vor fi folosite n selecia articlolelor. Pentru adugarea cmpurilor n interogare se face dublu clic pe fiecare cmp din tabela deschis n partea de sus a ferestrei de proiectare. Pentru a aduga toate cmpurile tabelei la interogare se face dublu clic pe asterisc (*). Pentru eliminarea unui cmp, se selecteaz coloana din partea de jos a ferestrei de proiectare i se
Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

apas tasta Delete. Pentru adugarea cmpurilor calculate n interogare se introduce n linia Cmp numele coloanei calculate urmat de : i de o expresie care s conin cmpuri ale tabelelor ntre paranteze drepte. n exemplu TotalAbsente: [absm]+[absn]. Observaie : Pentru afiarea cmpurilor selectate se va bifa Afiare. Aplicaie : S se adauge la interogare cmpurile Seria din tabela Clase i NumePrenume, Media, Absm, Absn din tabela Elevi. De asemenea, s se adauge un cmp calculat n care s se calculeze numrul total de absene dup formula : TotalAbsente: [absm]+[absn]. P4. Filtrarea nregistrrilor. Pentru precizarea condiiei de selecie a articolelor n rndul Criterii se introduc condiiile ce trebuie ndeplinite de nregistrri utiliznd operatorii de selecie : - Operatorul AND aplicat la nivel de cmp i ntre cmpuri; Aplicaie : S se afieze elevii clasei 10A care au media cuprins ntre 8 i 10.

- Operatorul OR aplicat la acelai cmp plaseaz condiiile n aceeai coloan, dar pe rnduri diferite; Aplicaie : S se afieze elevii clasei 10A sau 10B.

- Operatorul OR aplicat la cmpuri diferite plaseaz condiiile n coloane i pe rnduri diferite; Aplicaie : S se afieze elevii care sunt din clasa 10A sau au media 10.

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

- Folosirea mtilor pentru selectarea unei submulimi de valori utiliznd operatorul Like. Se poate preciza un ablon care conine caracterul de substituire * pentru nlocuirea unui grup de caractere i ? pentru nlocuirea unui singur caracter. Aplicaie : S se afieze elevii clasei a 10-a.

De asemenea pentru filtrarea datelor pot fi folosite interogrile cu parametrii, pentru ca filtrul aplicat asupra datelor s fie variabil. Astfel, n cmpul Criterii se introduce n locul etichetelor nume de variabile ntre paranteze drepte. (exemplu =[cls]) Aplicaie : S se afieze elevii clasei [cls] cu media mai mare dect [med].

P5. Sortarea nregistrrilor prin precizarea cheilor de ordonare/grupare. Sortarea se poate realiza Ascendent sau Descendent dup mai multe cmpuri, ordinea acestor cmpuri d prioritate cheilor. Aplicaie : S se ordoneze informaiile despre elevi dup seria clasei, iar pentru elevii aceleiai clase dup numele i prenumele elevilor. P6. Rularea (lansarea n execuie). Se realizeaz selectnd butonul Executare sau pe butonul
Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

Vizualizare din grupul Rezultate. P7. nchiderea i salvarea interogrii de la butonul de nchidere. P4 P6 P5 P3 P7

Observaie : Pentru vizualizarea comenzii SELECT SQL se selecteaz butonul Vizualizare, opiunea SQL Vizualizare SQL.

Se va afia comanda SQL :

SELECT Clase.Seria, Elevi.NumePrenume, Elevi.Media, Elevi.Absm, Elevi.Absn, [absm]+[absn] AS TotalAbsente FROM Clase INNER JOIN Elevi ON Clase.Seria = Elevi.Seria WHERE (((Clase.Seria)=[cls]) AND ((Elevi.Media)>[med])) ORDER BY Clase.Seria, Elevi.NumePrenume;

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

4.4. INTEROGRI DE ACTUALIZARE

Interogri de adugare (Append Query) n vederea adugrii unui set de articole dintr-o tabel n alt tabel, se poate folosi o interogare care va selecta datele ce trebuie adugate i le va trimite n cmpurile tabelei destinaie. P1. Deschiderea ferestrei QBE, selectnd din tabulatorul Creare grupul Altceva butonul Proiectare Interogare. P2. Specificarea surselor de date (tabele sau alte interogri); P3. Precizarea cmpurilor i tabelelor din care provin ce vor forma coloanele rezultatului sau vor fi folosite n selecia articlolelor. P4. Filtrarea nregistrrilor pentru precizarea condiiei de selecie a articolelor n rndul Criterii. P5. Sortarea nregistrrilor prin precizarea cheilor de ordonare/grupare. Sortarea se poate realiza Ascendent sau Descendent dup mai multe cmpuri, ordinea acestor cmpuri d prioritate cheilor. P6. Selectm forma interogrii din tabulatorul Proiectare, grupul Tip interogare, butonul Adugare. P7. n fereastra Adugare se introduce numele tabelului n care se adaug informaiile, baza de date n care se afl tabela i se selecteaz OK. Observaie : Tabelul al crui nume este introdus n cmpul Nume tabel trebuie s fie creat. P8. Precizm pe linia Adugare la numele cmpului destinaie (numai n cazul n care nu are acelai nume). P9. Rularea (lansarea n execuie). Se realizeaz selectnd butonul Executare sau pe butonul Vizualizare din grupul Rezultate. P10. nchiderea i salvarea interogrii de la butonul de nchidere. Aplicaie : S se creeze o interogare pentru adugarea la tabela BURSIERI a informaiilor (NrMat, NumePrenume, Media, Seria) tuturor elevilor bursieri (MEDIA>8) ordonate descresctor dup MEDIA.

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

P9

P8

P6

P2

P3

P5

P7

P4

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

 Interogri de modificare (Update Query) Corecia mai multor aricole care verific o anumit condiie cu aceeai valoare se poate face printr-o interogare de tip Update (UPDATE QUERY). P1. Deschiderea ferestrei QBE, selectnd din tabulatorul Creare grupul Altceva butonul Proiectare Interogare. P2. Specificarea surselor de date (tabele sau alte interogri); P3. Precizarea cmpurilor i tabelelor din care provin care stau la baza seleciei nregistrrilor sau care urmeaz s fie modificate. P4. Filtrarea nregistrrilor pentru precizarea condiiei de selecie a articolelor ce vor fi modificate n rndul Criterii. P5. Selectm forma interogrii din tabulatorul Proiectare, grupul Tip interogare, butonul Actualizare. P6. Precizm pe linia Actualizare la noua valoare pe la care va fi actualizat cmpul respectiv. P7. Rularea (lansarea n execuie). Se realizeaz selectnd butonul Executare sau pe butonul Vizualizare din grupul Rezultate. P8. nchiderea i salvarea interogrii de la butonul de nchidere. Aplicaie : S se creeze o interogare pentru modificarea tabelei CLASE, dac se tie c noua sal n care nva elevul MATEI VICTOR este SALA 7.

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

10

P4 P7

P6

P5

P2

P3

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

11

 Interogri de tergere (Delete Query) Cu ajutorul interogrilor putem obine seturi de date care pot fi supuse operaiei de tergere. P1. Deschiderea ferestrei QBE, selectnd din tabulatorul Creare grupul Altceva butonul Proiectare Interogare. P2. Specificarea tabelei din care vor fi terse datele; P3. Precizarea cmpurilor care stau la baza seleciei nregistrrilor care vor fi terse. P4. Filtrarea nregistrrilor pentru precizarea condiiei de selecie a articolelor ce vor fi terse n rndul Criterii. P5. Selectm forma interogrii din tabulatorul Proiectare, grupul Tip interogare, butonul tergere. P6. Rularea (lansarea n execuie). Se realizeaz selectnd butonul Executare sau pe butonul Vizualizare din grupul Rezultate. P7. nchiderea i salvarea interogrii de la butonul de nchidere. P6 P2 P5 P3 P4

Aplicaie : S se creeze o interogare pentru tergerea informaiilor din tabela ELEVI despre elevii cu un numr mai mare de 50 de absene nemotivate.

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

12

4.5. INTEROGRI NCRUCIATE SAU BIDIMENSIONALE (CROSSTAB QUERY)

O ncruciare este rezultatul unei interogri speciale care permite analiza relaiei dintre un cmp al tabelei de date i alt cmp al aceluiai tabel. Aplicaie : S se determine numrul de elevi, cu aceeai medie, din fiecare clas. P1. Deschiderea ferestrei QBE, selectnd din tabulatorul Creare grupul Altceva butonul Proiectare Interogare. P2. Specificarea surselor de date (tabela Elevi); P3. Selectm forma interogrii din tabulatorul Proiectare, grupul Tip interogare, butonul Tabel ncruciat. P4. Plasm pe prima coloan cmpul SERIA care va fi folosit pentru linii. Din lista TABEL NCRUCIAT alegem TITLU DE RND, iar pe linia TOTAL alegem GRUPARE DUP. P5. Plasm pe a doua coloan cmpul MEDIA care va fi folosit pentru coloanele interogrii. Din lista TABEL NCRUCIAT alegem TITLU DE COLOAN, iar pe linia TOTAL alegem GRUPARE DUP. P6. Plasm pe a treia coloan cmpul NRMAT care va fi folosit drept coninut al matricei. Din lista TABEL NCRUCIAT alegem opiunea VALUE, iar pe linia TOTAL alegem COUNT. P7. Rularea (lansarea n execuie). Se realizeaz selectnd butonul Executare sau pe butonul Vizualizare din grupul Rezultate. P8. nchiderea i salvarea interogrii de la butonul de nchidere.

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

13

P7

P4

P3

P2

P5

P6

Brebenel George Colegiul Tehnic Iuliu Maniu-2010

14