Atividade Prtica 08 MS-Excel

Uma Planilha Eletrnica um tipo de software aplicativo voltado para trabalhos envolvendo a realizao de clculos, operaes lgicas e matemticas, projees, anlise de tendncias, gerao de grficos, apresentaes de dados, entre outros. Neste aplicativo, os dados so organizados em grades composta por linhas e colunas. Elas so utilizadas para as mais diversas finalidades, principalmente as que envolvem clculos. Por meio dessas tabelas o usurio pode organizar dados, aplicar frmulas e funes, realizar anlises, entre outras funcionalidades. O domnio desta ferramenta e sua utilizao, no mbito empresarial, podem proporcionar muitos benefcios tais como aumento na produtividade na execuo dos trabalhos, segurana na manipulao das informaes, reduo de custos e aumento na qualidade da apresentao de relatrios, tabelas, grficos etc. Conceitos iniciais Ao iniciar o Microsoft Excel, ser apresentada a tela principal do programa que possui o seguinte aspecto:

Barra de ttulo: Esta barra exibe o cone e o nome do aplicativo (Microsoft Excel), seguido do nome do arquivo em uso. Botes minimizar janela, maximizar janela e fechar o programa: estes botes ( ) permitem minimizar e maximizar a janela do Excel ou ento fechar o aplicativo. Os botes abaixo destes ( ) permitem minimizar, maximizar ou fechar o arquivo em uso, sem fechar o Excel. Barra de menus: Esta barra permite o acesso a todos os comandos disponveis no Excel. Por exemplo, para salvar uma planilha, clicamos no menu Arquivo e, nas opes que surgem, clicamos na opo Salvar (Arquivo Salvar). Barras de ferramentas: O Excel possui diversas barras de ferramentas: Padro, Formatao, Auditoria de frmulas, Bordas, Caixa de ferramentas de controle, Converter texto em fala, Dados externos, Desenho, Formulrios, Grfico, Imagem, Janela de inspeo, Lista, Proteo, Reviso, Tabela dinmica, Visual Basic, Web e WordArt. Por padro, so exibidas somente as barras "Padro" e "Formatao". Cada barra de ferramenta apresenta um conjunto de botes agrupados por escopo de atuao. Cada boto refere-se execuo de um determinado comando, ou seja, eles funcionam como um atalho rpido para a execuo dos comandos mais utilizados. Na barra Padro, por exemplo, o boto com o desenho do disquete ( ) equivalente ao comando Arquivo Salvar. A barra Formatao, permite o acesso aos comandos para
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formatao dos dados da planilha, como por exemplo: negrito, itlico, sublinhado, tipo, tamanho e cor da fonte, etc. Para que o Excel exiba somente as barras de ferramentas Padro e Formatao, o usurio deve selecionar o menu Exibir Barra de ferramentas e, na janela que surge, selecionar somente essas duas barras.

Referncia da clula selecionada: Indica o endereo da clula onde o cursor se encontra posicionado. Barra de frmulas: Esta barra exibe a frmula (se houver) utilizada na clula selecionada (clula onde est o cursor). rea visvel da planilha selecionada: Nesta rea, organizada em linhas e colunas, que sero inseridas informaes e frmulas, ou seja, onde ser construda a planilha propriamente dita. Barra de status: Nesta barra so emitidas mensagens sobre as operaes que esto sendo executadas na planilha. Planilhas, linhas, colunas e clulas Planilhas: Logo aps a abertura do Excel ser apresentada a janela principal do aplicativo com uma pasta de nome Pasta1 e trs planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. A planilha selecionada, por padro, ser a planilha Plan1, uma planilha vazia (sem dados ou formatao), organizada em linhas e colunas e dispostas de tal forma que podemos inserir dados dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. Linhas: Dentro da rea visvel de cada planilha do Excel as linhas so identificadas com nmeros no canto esquerdo da tela que vai de 1 at 65.536. Colunas: As colunas so identificadas com letras de A at Z e combinaes de letras (AB, AC, etc.) at IV, totalizando 256 colunas. Clula: Esta a unidade de uma planilha na qual possvel inserir e armazenar dados. A interseo de cada linha e coluna em uma planilha forma uma clula. Em cada clula possvel inserir um valor constante ou uma frmula. Um valor constante normalmente um nmero (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas tambm pode receber um valor lgico ou valor de erro. Cada clula permite a digitao de at 255 caracteres. Clula ativa: a clula exibida com uma borda em negrito, que indica que a clula est selecionada. Os prximos dados digitados sero inseridos nesta clula, ou o prximo comando escolhido ser aplicado sobre esta clula. Se o usurio selecionar mais de uma clula, para efeito de digitao, somente a primeira clula considerada a clula ativa, ou seja, o texto digitado ser aplicado primeira clula; as outras so destacadas. Para efeito de formatao, todas as clulas selecionadas sero afetadas. Endereo da clula: Toda clula indicada atravs de um endereo. O endereo formado pela letra (ou letras) da coluna e o nmero da linha. Por exemplo, a clula formada pelo encontro da primeira coluna (A), com a primeira linha (1), possui o endereo A1. A clula B35 a clula formada pelo encontro da coluna B, com a linha 35, e assim por diante. Intervalo de clulas: Ao trabalhar com uma planilha, muitas vezes necessrio tratar uma determinada regio de maneira diferente do restante. Um intervalo de clulas numa planilha um bloco retangular de clulas identificado atravs das referncias das clulas do canto superior esquerdo e do canto inferior direito da faixa de clulas. A sintaxe para representar um intervalo formada pelo endereo da primeira clula (canto superior esquerdo) do intervalo, dois pontos (:) e o endereo da ltima clula (canto inferior direito). Por exemplo, A1:A6, representa a faixa de clulas de A1 at A6, ou seja, engloba as clulas A1, A2, A3, A4, A5 e A6. Seleo de clulas e faixas de clulas (exercite as selees abaixo) Para selecionar clulas ou faixa de clulas utilizando o mouse, siga as seguintes instrues:
Para selecionar Uma nica clula Um intervalo de clulas Faa o seguinte Clique na clula ou pressione as teclas de direo para ir para a clula direo (acima, abaixo, direita e esquerda). Clique na primeira clula do intervalo e, mantenha o mouse pressionado e em seguida, arraste at a ltima clula. 2

Clulas no-adjacentes ou intervalo de clulas

Selecione a primeira clula ou o primeiro intervalo de clulas e, em seguida, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras clulas ou os outros intervalos. Um intervalo de clulas grande Clique na primeira clula do intervalo, libere o mouse e, em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clula do intervalo. Voc pode rolar para tornar a ltima clula visvel. Uma linha inteira Clique no cabealho da linha. Por exemplo, para selecionar a primeira linha, clique no boto , bem esquerda da linha. Uma coluna inteira Clique no cabealho da coluna. Por exemplo, para selecionar a coluna A, clique no boto , no cabealho da coluna. Linhas ou colunas adjacentes Arraste pelos cabealhos de linhas ou colunas. Ou ento, selecione a primeira linha ou coluna e, em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT e selecione a ltima linha ou coluna. Linhas ou colunas no-adjacentes Selecione a primeira linha ou coluna e, em seguida, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Um nmero maior ou menor de clulas Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clula que voc do que a seleo ativa (ampliao ou deseja incluir na nova seleo. O intervalo retangular entre a clula ativa e a diminuio da seleo) clula na qual voc clica, passa a ser a nova seleo. Toda a planilha Clique no boto Selecionar tudo, indicado a seguir:

Para selecionar clulas ou faixa de clulas utilizando o teclado, siga as seguintes instrues:
Para selecionar Mover para e selecionar uma clula acima, abaixo, esquerda ou direita Estender a seleo Estender a seleo em um bloco Estender a seleo para o incio da linha Estender a seleo para o incio da planilha Selecionar linhas inteiras Selecionar colunas inteiras Toda a planilha Pressione Teclas de direo (acima, abaixo, direita e esquerda). SHIFT + teclas de direo. CTRL + SHIFT + teclas de direo. SHIFT + HOME. CTRL + SHIFT + HOME. SHIFT + Barra de espao. CTRL + Barra de espao. CTRL + T.

Treine bastante estes procedimentos, pois iremos utiliz-los bastante posteriormente nas atividades de formatao de clulas, aplicao de funes, criao grficos, etc. Frmulas Toda frmula no Excel, obrigatoriamente, comea com um sinal de igual (=). Ela pode conter nmeros, endereos de clulas e funes do Excel. Uma frmula uma equao que analisa dados em uma planilha. As frmulas efetuam operaes, como adio, multiplicao e comparao ente valores da planilha, e tambm podem combinar valores. As frmulas podem referir-se a outras clulas na mesma planilha (utilizando, para isso, o endereo da clula: A1, B13, etc.), a clulas em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a clulas em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir soma os valores das clulas A1 e A3 e divide o resultado obtido por dois: =(A1+A3)/2 Ao colocarmos esta frmula em uma clula, o Excel busca o valor que est na clula A1, soma este valor com o valor contido na clula A3 e divide o resultado obtido por dois. a) Operadores matemticos: ^ Potenciao * Multiplicao / Diviso + Adio - Subtrao A potenciao tem precedncia sobre os demais operadores. Os operadores de multiplicao e diviso tm precedncia sobre os de soma e subtrao. No caso de operadores com a mesma prioridade, ser considerado o primeiro, da esquerda para a direita. Apenas os parnteses quebram estas prioridades. b) Sintaxe da frmula:
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As frmulas calculam valores em uma ordem especfica conhecida como sintaxe. A sintaxe da frmula descreve o processo do clculo. Uma frmula no Excel comea com um sinal de igual (=), seguido do clculo da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir subtrai 1 de 5 e resultado da frmula exibido na clula usada. =5-1 c) Sobre as referncias a uma clula: Uma frmula pode referir-se a uma clula, utilizando o endereo da clula. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra clula, insira um sinal de igual (=) seguido da referncia da clula (por exemplo: =B4). A clula que contm a frmula denominada clula dependente, ou seja, seu valor depende do valor de outra clula. Sempre que a clula qual a frmula fizer referncia tiver seu valor alterado, a clula que contiver a frmula tambm ser alterada. A frmula a seguir multiplica o valor na clula B15 por 5. =B15*5 A frmula ser recalculada sempre que o valor na clula B15 for alterado. Conforme descrito anteriormente, este um dos grandes atrativos do Excel. Exerccio 1: Frmula Digite uma frmula diretamente na clula onde o resultado dos clculos deve ser exibido. Na figura a seguir, temos o exemplo de uma frmula digitada na clula C2, onde subtramos o valor da clula B2 de A2:

Ao pressionar a tecla Enter, o resultado ser calculado, conforme indicado na figura a seguir: Se alterarmos um dos valores que fazem parte da frmula (A2 ou B2), o valor ser recalculado, automaticamente, conforme indicado na figura a seguir:

Agora, apague os dados digitados anteriormente e digite os dados da planilha a baixo: Observe que foi utilizada a frmula =B2-C2, para calcular o saldo para o ms de Janeiro (clula D2). Para os demais meses ser necessrio utilizar as seguintes frmulas: =B3-C3 para Fevereiro (D3) =B4-C4 para Maro (D4) =B5-C5 para Abril (D5) ... e assim por diante ... No digite as frmulas! Antes, leia o texto abaixo. Poderamos digitar cada uma das frmulas, porm este no o procedimento mais indicado. E se ao invs de 12 linhas, tivssemos 2.000 linhas? Teramos que digitar 2000 frmulas. O Excel permite que, simplesmente utilizando o mouse, estendamos uma frmula para uma faixa de clulas. Ao estender a frmula para uma faixa de clulas, o Excel vai, automaticamente adaptando as frmulas relativamente. Ou seja, no nosso exemplo, para a primeira linha temos =B2-C2, a prxima linha j ser adaptada para =B3-C3, a linha seguinte para =B4-C4 e assim por diante. Ao descermos uma linha, o Excel incrementa o nmero da linha. Por exemplo, ao copiarmos a frmula =B2-C2, para a linha de baixo, o Excel mantm as letras das colunas e incrementa o nmero das linhas, com isso a frmula fica =B3-C3. Se copissemos para a clula ao lado, isto , nos deslocando na Horizontal, o nmero das linhas seria mantido e o nmero das colunas seria alterado. Por exemplo, ao copiarmos a frmula =B2-C2, da clula D2 para a clula E2 (deslocamento horizontal, dentro da mesma
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linha), a frmula ficaria =C2-D2. Observe que a coluna B foi alterada para C e a coluna C para D. Com isso a regra geral fica assim:
"Ao copiarmos na Vertical, isto , para as clulas que esto abaixo, o nmero das linhas incrementado e a letra das colunas mantida." "Ao copiarmos na Horizontal, isto , para as clulas que esto ao lado, a letra das colunas incrementada e o nmero das linhas mantido."

Mas como fazer para copiar a frmula para os demais meses? Ao pressionar a tecla Enter, a frmula da figura anterior ser calculada e retornar o resultado indicado na figura a seguir: Clique na Clula D2, para posicionar o cursor nesta clula. Esta a clula onde est a frmula a ser copiada para as demais. Observe que no canto inferior direito do retngulo que indica a clula atual, existe um pequeno quadrado (ala de preenchimento). Aponte o mouse para este quadrado, conforme ilustrado na figura a seguir: O cursor ficar na forma de uma pequena cruz. Clique com o boto esquerdo do mouse e mantenha este boto pressionado. V arrastando o mouse para baixo, at chegar clula D13 (Saldo para o ms de Dezembro) e libere o mouse. Se ao se deslocar, a seleo passar da clula D13, no libere o mouse e volte com a seleo, at chegar de volta clula D13. O Excel ir copiar e adaptar a frmula para todo o intervalo de clulas (D2:D13), conforme indicado ao lado:

Treine bastante este procedimento de copiar uma frmula para uma faixa de clulas, pois iremos utiliz-lo bastante posteriormente. Obs.: Um dos erros mais comuns posicionar o cursor na clula em branco, abaixo de onde est a frmula a ser copiada. Fazendo isso, voc ir duplicar a clula em branco, para as demais clulas do intervalo. Para que a frmula seja copiada, a clula onde est a frmula, precisa estar com o cursor posicionado sobre ela. Para posicionar o cursor em uma clula, basta clicar nela.

Na clula D14, acrescente a seguinte frmula: =D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13

* Obs.: Esta soma poderia ser feita com a funo AutoSoma. Nos prximos exerccios abordaremos esta funo.

Exerccio 2: Seqncias a) Clique na Plan2 na parte inferior da tela b) Clique na clula A1 e digite a palavra: Janeiro. c) Observe que no canto inferior direito do retngulo que indica a clula atual, existe um pequeno quadrado (ala de preenchimento). Aponte o mouse para este quadrado, conforme ilustrado na figura ao lado: d) O cursor ficar na forma de uma pequena cruz ( ). Clique com o boto esquerdo do mouse e mantenha este boto pressionado. V arrastando o mouse para baixo, at chegar clula A12 e libere o mouse. Se ao se deslocar, a seleo passar da clula A12, no libere o mouse e volte com a seleo, at chegar de volta clula A12. O Excel ir copiar automaticamente gerar a seqncia para os outros onze meses. e) Clique na clula B1 e digite a palavra: jan. f) Da mesma forma que foi feito na seqncia anterior, faa o mesmo para clula B1, clicando na ala de preenchimento desta clula e arrastando at a clula B12.
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g) Este recurso aplica-se tambm para seqncias numricas. Por exemplo, clique na clula C1 e digite o nmero 1, depois posicione o cursor na clula C2 e digite o nmero 2. Selecione estas duas clulas C1 e C2, clique na ala de preenchimento do intervalo e arraste at a clula C12. Com isso, ser gerada automaticamente a seqncia de 1 at 12. O Excel identifica a razo existente entre os dois nmeros selecionados, considerando que existe uma progresso aritmtica entre eles. h) Selecione agora a clula D1 e digite o nmero 1 e depois, na clula D2 digite o nmero 3. Aplique o recurso para gerar a seqncia automtica para essas duas clulas, at a clula D12. i) Na clula E1, digite a data 01/01/2005 e na clula E2 digite 02/01/2005. Aplique tambm o mesmo recurso para gerar a seqncia, porm agora com datas. A aparncia final da planilha deve estar como na figura a seguir:

Exerccio 3: SOMA, MXIMO, MNIMO, MDIA e ARRED a) Clique na Plan3 na parte inferior da tela e digite os dados, conforme a imagem abaixo: * Ajuste a largura da coluna A para melhorar a visualizao dos dados, e aplique Negrito nas clulas de cabealhos e totais, conforme a figura acima. Para ajustar a largura da coluna A, posicione o mouse no cabealho das colunas (na parte cinza) em cima da linha que separa a coluna A da B. Quando o cursor mudar para uma seta com duas pontas pretas horizontais e uma linha as separando ( ), voc pode clicar com o boto esquerdo do mouse (e mant-lo pressionado) e arrastar para a direita, e assim aumentar a largura da coluna A.

b) Na clula B18 vamos calcular o Total de votos. Para isso, clique na clula B18 e depois clique
no boto (Autosoma). O Excel ir automaticamente selecionar o intervalo B4:B17 (ou seja, o intervalo que abrange as clulas B4, B5, B6, B7, B8, B9, B10, B11, B12, B13, B14, B15, B16 e B17), exibindo a frmula =SOMA(B4:B17). Pressione a tecla Enter para confirmar esta seleo. O resultado para esta funo deve ser 250. c) Na clula B19 vamos calcular o Maior nmero de votos que um (a) cantor (a) recebeu. Para isso, clique na clula B19, depois acesse o menu Inserir Funo ou clique no boto Inserir funo. Na janela que surge, na caixa de combinao (combo) denominada Ou selecione uma categoria, selecione Todas e na caixa de listagem Selecione uma funo, selecione a funo MXIMO.
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d) e) f)

g)

h)

i)

j)

Na janela que surge Argumentos da funo, na opo Num1, clique no boto , selecione o intervalo B4:B17 e pressione a tecla Enter. Depois clique no boto OK para confirmar a operao. O resultado desta funo deve ser 25 (referente ao nmero de votos do artista Chico Buarque recebeu). Na clula B20, proceda da mesma forma que o item anterior, porm agora utilizando a funo MNIMO. O resultado para esta funo deve ser 10 (referente ao nmero de votos que recebeu a Ana Carolina). Na clula B21 ser inserida a funo que permite calcular a mdia aritmtica. Para isso, proceda da mesma forma que o item anterior, porm agora utilizando a funo MDIA. O resultado para esta funo deve ser 17,85714. Finalmente, na clula B22 vamos calcular a mdia arredondada, pois no existe 0,85714 votos. Para isso clique na clula B22 e depois acesse o menu Inserir Funo ou clique no boto (Inserir funo). Na janela que surge, na caixa de combinao (combo) Ou selecione uma categoria, selecione Todas e na caixa de listagem Selecione uma funo, selecione a funo ARRED. Na janela que surge Argumentos da funo, na opo Nm, clique no boto e selecione a clula B21 e pressione a tecla Enter. Na opo Num_dgitos, digite 0 e depois clique no boto OK para confirmar. O resultado desta funo deve ser 18. Na clula B23, vamos calcular a soma dos votos obtidos pelos artistas do sexo masculino. Para isso, vamos utilizar a funo Autosoma, porm aplicada a clulas no adjacentes). Primeiro clique no boto (Autosoma), com o mouse, clique na clula B6 (referente aos votos do Arnaldo Antunes), pressione a tecla Ctrl (e a mantenha pressionada), em seguida clique na clula B8 (referente aos votos do Chico Buarque), depois (ainda com a tecla Ctrl pressionada) clique na clula B10 e arraste com o mouse a seleo at a clula B12 (esta seleo engloba os votos dos artistas Gilberto Gil, Joo Bosco e Luiz Melodia), e finalmente (ainda com a tecla Ctrl pressionada), clique na clula B15 (referente aos votos do Zeca Baleiro). Libere a tecla Ctrl e pressione a tecla Enter para confirmar a operao. O resultado desta funo deve ser 103. Se voc clicar sobre a clula B23, na rea denominada Barra de Frmulas (abaixo da Barra de ferramentas) deve aparecer a funo: =SOMA(B6;B8;B10:B12;B15). * Observe que a tecla Ctrl permite efetuar selees de clulas no adjacentes, ou seja, clulas que no se encontram uma ao lado (ou abaixo, ou acima) da outra. Na clula B24, calcule a soma dos votos obtidos pelos artistas do sexo feminino. Para isso proceda da mesma forma que o item anterior, porm agora selecionado as clulas referentes aos votos das artistas. O resultado desta funo deve ser 147. Aps a aplicao desta funo, se voc clicar sobre a clula B24, na rea denominada Barra de Frmulas (abaixo da Barra de ferramentas) deve aparecer a funo: =SOMA(B4:B5;B7;B9;B13:B14;B16:B17). Agora vamos calcular a distribuio percentual dos votos para cada artista. Neste caso vamos trabalhar com propores e a frmula consiste em dividir cada parte pelo todo e multiplicar por cem, ou seja, parte/todo*100. Para isso, clique na clula C4 e digite a seguinte frmula: =B4/B$18*100. Observe que foi inserido um smbolo $ antes do nmero 18 da clula B18. Com este smbolo o nmero do endereo B18 ser absoluto (fixo ou congelado). Quanto a coluna, representada pela letra B neste caso, no necessita ser congelada porque ela no muda nas clulas abaixo. Ao copiar esta frmula para outra faixa de clulas abaixo, este endereo (B$18) (referente a soma de todos os votos) permanecer o mesmo em todas as clulas copiadas. Com isso teremos a proporo que cada quantidade de votos de cada cantor representa em relao ao todo. Por exemplo, os 17 votos da Adriana Calcanhoto, representam 6,8% do todo (100% = 250 votos), ou seja, o clculo efetuado foi: 17/250*100 = 6,8. Agora copie esta frmula para a faixa de clulas C5:C18. Para isso, Clique na Clula C4. Esta a clula onde est a frmula a ser copiada para as
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demais. Observe que no canto inferior direito do retngulo que indica a clula atual, existe um pequeno quadrado (ala de preenchimento). Aponte o mouse para este quadrado. O cursor ficar na forma de uma pequena cruz ( ) escura. Clique com o boto esquerdo do mouse e o mantenha pressionado. V arrastando o mouse para baixo, at chegar clula C18 e depois libere o mouse. Se ao se deslocar, a seleo passar da clula C18, no libere o mouse e volte com a seleo, at chegar novamente clula C18. Copie tambm a clula C4 para a faixa de clulas C23:C24, para calcular a distribuio percentual de votos aos artistas do sexo masculino e feminino. A planilha agora deve estar parecida com a figura a seguir: