Gestin Institucional AGRUCA

Luis Diego Chinchilla Valverde

2011
Fortaleciendo a la Asociacin Grupo Cultural Aserr para que se convierta en un ente de inters pblico y de conveniencia nacional, por medio de la conservacin ambiental y la preservacin cultural. Fomentando la toma de espacios pblicos por parte de la sociedad, como medio para la erradicacin de la inseguridad y del desarrollo social, econmico y ambiental de la comunidad. El documento est siendo elaborado con ayuda de la mayora de asociados, por medio de distintas tareas especificas dadas por la administracin.

Contenido
Misin: .................................................................................................................................................... 4 Visin: ..................................................................................................................................................... 4 Objetivos: ................................................................................................................................................ 4 General:............................................................................................................................................... 4 Especficos: .......................................................................................................................................... 4 Enfoques de trabajo: ............................................................................................................................... 4 Enfoque Ambiental: ............................................................................................................................. 4 Enfoque Cultural: ................................................................................................................................. 4 Enfoque Social: .................................................................................................................................... 5 Enfoque Jurdico: ................................................................................................................................. 5 Enfoque Educativo: .............................................................................................................................. 5 Enfoque Econmico: ............................................................................................................................ 5 Enfoque Organizacional: ...................................................................................................................... 5 Planificacin ............................................................................................................................................ 6 Departamento de gestin y control: administrativo, cultural y ambiental:............................................ 6 Departamento de Proyectos: ............................................................................................................... 6 Sub-departamento de Planificacin:................................................................................................. 6 Sub-departamento de Produccin .................................................................................................... 6 Sub-departamento de Logstica: ....................................................................................................... 6 Departamento de Publicidad y Mercadeo: ........................................................................................... 6 Sub-departamento de Proyeccin Comunitaria: ............................................................................... 7 Sub-departamento de Marketing de Causa: ..................................................................................... 7 Departamento Econmico: .................................................................................................................. 7 Departamento Legal: ........................................................................................................................... 7 Organizacin:........................................................................................................................................... 8 Departamento de gestin y control: administrativo, cultural y ambiental:............................................ 8 Toma de decisiones:......................................................................................................................... 8 Manejo de documentos de Junta Directiva:...................................................................................... 8 Rendicin de cuentas: ...................................................................................................................... 9 Anlisis Culturales: ........................................................................................................................... 9 Anlisis Ambientales: ....................................................................................................................... 9

Elaboracin de Proyectos: ................................................................................................................ 9 Bsqueda de capacitaciones y presupuestos: ................................................................................... 9 Mtodo de Aprobacin Digital: ........................................................................................................ 9 Comunicacin Interna: ................................................................................................................... 10 Departamento de Proyectos: ............................................................................................................. 11 Delegacin de funciones especificas en cada proyecto: .................................................................. 11 Control del avance de cada proyecto: ............................................................................................ 11 Exposiciones y capacitaciones para los participantes de los proyectos:........................................... 11 Sub-departamento de Planificacin:............................................................................................... 12 Sub-departamento de Produccin: ................................................................................................. 13 Sub-departamento de Logstica: ..................................................................................................... 13 Departamento de Publicidad y Mercadeo: ......................................................................................... 13 Elaborar plan de Marketing:........................................................................................................... 13 Sub-departamento de Proyeccin Comunitaria: ............................................................................. 14 Sub-departamento de Marketing de Causa: ................................................................................... 14 Departamento Econmico: ................................................................................................................ 14 Elaboracin de presupuestos: ........................................................................................................ 14 Elaboracin de la contabilidad: ...................................................................................................... 14 Manejo de los ingresos que se obtengan: ....................................................................................... 14 Pagos varios: .................................................................................................................................. 14 Rendicin de cuentas: .................................................................................................................... 14 Departamento Legal: ......................................................................................................................... 15 Presentacin de documentos Legales:............................................................................................ 15 Asesoras Legales: .......................................................................................................................... 15

Plan de Gestin Institucional Asociacin Grupo Cultural Aserr

Misin: Institucin encargada de promover la educacin, conciencia y arraigo hacia la preservacin
de la cultura, por medio del implemento de las artes, la conservacin de nuestro patrimonio natural y el empoderamiento social, creando una nueva generacin de costarricenses ms consientes y orgullosos del lugar donde vivimos Para el ao 2013 seremos junto a otras organizaciones los encargados por excelencia de preservar la cultura y conservar el ambiente natural del pueblo aserriseo.

Visin:

Objetivos:
General: Rescatar la esencia de las costumbres y tradiciones costarricenses, mediante la prestacin
de espectculos profesionales y de calidad, en donde por medio de la integracin cultural y natural, se logre una sana educacin poco convencional de la poblacin.

Especficos:
Instruir y a la vez concientizar a la poblacin sobre temas de importancia cultural y de conservacin del ambiente natural, por medio de proyectos que permitan observar la relevancia que estas conllevan. Unificar en todos nuestros proyectos los enfoques expuestos a continuacin:

Enfoques de trabajo:
Enfoque Ambiental: Este enfoque no se explicara mucho, ya que, los expuestos adelante no
podrn existir, si este no est presente. En pocas palabras se buscara el funcionamiento sustentable de nuestra asociacin, por medio de mecanismos netamente carbono neutrales, para as instruir con el ejemplo y no como muchas empresas del pas que realizan iniciativas ambientales, pero nicamente para equilibrarlas con el dao ambiental que provoca su negocio al planeta.

Enfoque Cultural: Nuestro pas, posee una gran riqueza cultural, que desgraciadamente, se ha
visto limitada por la falta de inters, los vicios de poder y al poco apoyo que se le brinda a los cultores. Consecuencia directa de esto, es que la obra y aporte artstico de quienes sobresalieron en las distintas reas de la cultura de la comunidad, se hayan visto condenadas al olvido. Adems, cuando surge algn conato de Proyecto Cultural especficamente en el cantn de Aserr, las zonas ms alejadas del cantn, en la mayora de los casos, son privadas de dichas experiencias, por lo cual se fomenta, el desapego y falta de pertenencia al cantn como tal.

Enfoque Social: Ante la perdida y erradicacin de la memoria histrica de nuestros pueblos, surgen
gran variedad de problemas en todos los mbitos, la sociedad como tal al no conocer los limites verdaderos de su significado deja por fuera factores muy relevantes que al no tenerlos provocan un desequilibrio del sistema natural de las cosas, por ello aparecen las llamadas clases sociales que lo nico que hacen es separar a los ricos de los pobres sin dar soluciones efectivas para un desarrollo sustentable de todo el aparato social. Por vemos como necesidad ser informantes de la capacidad real de empoderamiento que posee el pueblo dentro de un gobierno local, hasta llegar a uno mayor como es el estatal, el comunicar la informacin necesaria para que el pueblo recuerde que los gobernantes son simples representantes de nuestros intereses como colectividad, es uno de los pilares que mueve esta organizacin a seguir adelante.

Enfoque Jurdico: Al ser una organizacin bastante joven y sin ms preparacin que la que algunos
asociados poseen con sus pocos estudios universitarios, estamos rodeados de varios riesgos, los cuales podran convertirse en un posible peligro, uno de ellos es el desconocimiento de lineamientos bsicos de administracin pblica y legal de las organizaciones sin fines de lucro. Por ello estamos en la responsabilidad de asesorarnos de la mejor manera antes de realizar cualquier nuevo proyecto para evitar cualquier tipo de problemas en un futuro.

Enfoque Educativo: El sistema educativo impuesto por el aparato estatal, posee varios puntos
dbiles, los cuales se deben fortalecer, un ejemplo de ellos es la ausencia de programas de educacin cultural y ambiental, lo poco que se imparte es demasiado especifico y muchas veces intil. Por ello AGRUCA con su estrategia de unificacin de la cultura junto al ambiente ha logrado formular un esquema de educacin poco convencional donde estas dos grandes ramas se unan y trabajen de la mano para lograr una mayor incidencia en la conciencia y conocimiento de los pueblos.

Enfoque Econmico: El dinero siempre ser un factor necesario para desarrollar la mayora de las
acciones en una organizacin, por ello se deben buscar formas para consolidar este pilar tan importante como lo es el sistema econmico. Estamos en la obligacin de buscar presupuestos para desarrollar nuestros proyectos, ya que, al no poseer solvencia econmica para invertir en oficinas administrativas todo el trabajo que se realiza viene a ser de forma gratuita y todo dinero que entre debe ser destinado a seguir formulando proyectos.

Enfoque Organizacional: La asociacin desde sus inicios a mantenido la poltica de ser una
segunda familia para todos sus asociados, por ello debemos mantener sistemas de comunicacin como los que en estos ncleos de la sociedad se dan y as evitar cualquier posible malentendido que pueda convertirse en un problema innecesario.

Planificacin
Departamento de gestin y control: administrativo, cultural y ambiental: Se
encargar de todo lo referente a la administracin y velar por el desarrollo normal de todas las acciones integralmente, ya sean administrativas, econmicas, sociales, culturales y ambientales. El correo de este departamento ser admagruca@gmail.com. Departamento de gestin y control: administrativo, cultural y ambiental Encargado Puesto Telfono E-mail Alonso Murillo Gestor cultural grupoculturalaserri@gmail.com Luis Chinchilla Gestor cultural y 86-49-55-35 chinchillavalverde@gmail.com ambiental

Reuniones Mensuales Primer martes de mes

Departamento de Proyectos: Se encargar de velar por el desarrollo idneo de los proyectos y

ser el lugar donde sus tres sub-departamentos encontraran la ayuda que necesiten. El correo de este departamento ser proyectosagruca@gmail.com. Sub-departamento de Planificacin: Se encargar de todo lo que est relacionado con la planificacin de los proyectos. El correo de este departamento ser planiagruca@gmail.com. Sub-departamento de Produccin: Se encargar de todo lo referente a la produccin de los proyectos. El correo de este departamento ser produagruca@gmail.com. Sub-departamento de Logstica: Se encargar del manejo de la bodega y disposicin de materiales para la realizacin de los proyectos. El correo de este departamento ser logisagruca@gmail.com. Departamento de Proyectos Encargado Puesto Telfono Ronald Marchena Co-director de proyectos Jos Gutirrez Co-director de proyectos Kimberly Vigil Director de Planificacin Freddy Castro Director de Produccin Pendiente Directora de Logstica

E-mail

Reuniones

Departamento de Publicidad y Mercadeo: Ser el departamento encargado de dar a

conocer al mercado meta el trabajo y el servicio que estamos brindando de la forma ms efectiva posible. Tambin deber hacer proyecciones de la cantidad de personas que se presentaran a cada evento y la importancia que tiene cada una de ellas para la organizacin. El correo de este departamento ser mercaagruca@gmail.com.

Sub-departamento de Proyeccin Comunitaria: Se encargar de la comunicacin con las personas y organizaciones influyentes del cantn por supuesto de la mano con el departamento de mercadeo. Sera un auxiliar del departamento de mercadeo. El correo de este departamento ser socialagruca@gmail.com. Sub-departamento de Marketing de Causa: Realizara los documentos necesarios para exponer el logro exacto que se desarrollara con cada accin de nuestra asociacin en el planeta integralmente. El correo de este departamento ser causaagruca@gmail.com. Departamento de Publicidad y Mercadeo Encargado Puesto Telfono Alonso Murillo Director de Publicidad y Mercadeo Diego Agero Co-director Publicidad y Mercadeo Jonathan Director Proyeccin Chacn Comunitaria Luis Chinchilla Director Marketing de Causa

E-mail

Reuniones

Departamento Econmico: Estar encargado del manejo y distribucin de la ganancia

econmica que produzcan los proyectos despus de su desarrollo y por supuesto del manejo de los fondos que se logren en actividades a fines. El correo de este departamento ser contaagruca@gmail.com. Departamento Econmico Encargado Puesto Gabriela Directora Morales Econmico Freddy Castro Co-director Econmico. Ronald Co-director Marchena Econmico. Luis Chinchilla Co-director Econmico. Laura Chavarra Co-directora Econmico.

Telfono Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

E-mail

Reuniones Bimensual Bimensual Bimensual Bimensual Bimensual

Departamento Legal: Ser un ente asesor encargado de velar por que cada accin de la accin no
posea ningn rasgo de ilegalidad. El correo de este departamento ser legalagruca@gmail.com. Departamento Legal Encargado Puesto Telfono Jorge Director Departamento Legal Luis Chinchilla Sub-director Departamento

E-mail

Reuniones Bimensual Bimensual

Kattya Garca

Legal Asesora legal

Bimensual

Organizacin:
Departamento de gestin y control: administrativo, cultural y ambiental:
Toma de decisiones: Este departamento tendr autonoma para poder tomar decisiones importantes que favorezcan el desarrollo idneo de la organizacin, seguido a esto daremos una lista de las reas en las que se tendr autonoma y el grado de esta: Decisin Caja Chica Grado de Autonoma rea Se debe formular un fondo de Econmico caja chica para las compras varias y que no tengan que ser aprobadas por junta directiva. Decisiones con respecto a la Completa autonoma, excepto Recursos Humanos direccin de los asociados para la expulsin de miembros. colaboradores. Administracin de tesorera: Montos menores a 100000 Econmico Pago proveedores, artistas y compras varias. Secretaria Programar fechas importantes Administracin en lo que respecta a los proyectos de la organizacin. Alianzas estratgicas Subir los documentos con el Relaciones pblicas anlisis de los pros y contras de la alianza, en el medio electrnico de comunicacin interna de la organizacin para debatir su aprobacin. Departamento Cultural Actuar en autonoma absoluta Gestin Cultural siempre y cuando se respeto lo anterior expuesto. Departamento Ambiental Actuar en autonoma absoluta Gestin Ambiental siempre y cuando se respeto lo anterior expuesto.

Manejo de documentos de Junta Directiva: Los documentos de Junta Directiva, ya sean acuerdos, correspondencia y dems sern controlados y descentralizados por medio de este departamento.

Rendicin de cuentas: Este ente deber rendir cuentas del trabajo realizado a junta directiva en periodos trimestrales, para as evaluar los objetivos cumplidos hasta el momento. Para esta rendicin de cuentas se deber pasar un informe digital de lo que se ha realizado de forma integral en la asociacin, recalcando el aporte de cada departamento. La matriz a utilizar ser la siguiente: Informe de labores Periodo enero-marzo 2011 Tarea o Actividad Objetivo Trabajado Departamento Observaciones

Anlisis Culturales: Para toda elaboracin de proyectos, asesoras para los mismos, asesoras externas y dems posibles trabajos de anlisis cultural se tendr completa autonoma de realizacin. Exceptuando lo estipulado en el apartado de toma de decisiones. Anlisis Ambientales: Para toda elaboracin de proyectos, asesoras para los mismos, asesoras externas y dems posibles trabajos de anlisis cultural se tendr completa autonoma de realizacin. Exceptuando lo estipulado en el apartado de toma de decisiones. Elaboracin de Proyectos: En este apartado nos valdremos de un par de formatos para la elaboracin proyectos, esto no quiere decir que no se acepten nuevos formatos siempre y cuando sean viables. Uno de los formatos mencionados es el trabajado en el taller de Elaboracin de Proyectos Culturales de la UNESCO, que varios compaeros recibieron, el cual, posee la siguiente estructura expuesta en los archivos Estructura Proyectos UNESCO y en el Matriz General UNESCO . El siguiente formato es algo ms genrico y basado en la administracin de negocios: Matriz Genrica de Proyectos Bsqueda de capacitaciones y presupuestos: Al tener la necesidad de progreso institucional, este departamento se encargara de buscar organizaciones interesadas en ayudar a saldar las carencias que se posean, para ello debemos mejorar nuestra Resea Histrica, la cual, se expone en el archivo Resea a Cambiar . Mtodo de Aprobacin Digital: Se expondrn los pasos a seguir en el siguiente cuadro: Pasos Construir un contrato de correos electrnicos. Cmo hacerlo? Se debe invitar a firmar a cada asociado la

siguiente forma: Contrato de Correos Electrnicos Cada permiso o documento debe ser enviado El correo de la administracin es el siguiente: desde el correo personal escrito en el contrato a la admagruca@gmail.com administracin para su aprobacin. Administracin debe de enviar el documento con El consecutivo se escribe en la solicitud que sea el consecutivo escrito y el documento que enviada y el archivo que lo respalda es el respalde el consecutivo, al departamento siguiente: Consecutivo de Permisos y Solicitudes encargado. Administracin debe de enviar el documento con El consecutivo se escribe en la solicitud que sea el consecutivo escrito y el documento que enviada y el archivo que lo respalda es el respalde el consecutivo, al asociado solicitante. siguiente: Consecutivo de Permisos y Solicitudes

Comunicacin Interna: Importante especificar aspectos que debemos tomar en cuenta cuando decidimos publicar o utilizar a AGruCA en internet, son muy obvios, pero mejor tenerlos claros. 1 - A partir del 29/05/2011, se le cambio el nombre al grupo interno de AGruCA en Facebook por "AGruCA Interno". El motivo es para evitar errores a la hora de etiquetar en publicaciones, o para no publicar en la pgina incorrecta, lo que se quiera decir. 2 - Luego de esta diferenciacin cabe recordar que el grupo interno en Facebook aparece en el margen derecho, mientras que la fanpage aparece con el buscador en la parte superior de la pgina. 3 - Funciones del grupo interno: Nos sirve para las quejas especificas que no deben salir al pblico, o hasta para exponer las quejas pblicas que nos hayan llegado, as tenemos un manejo y participacin activa de las problemticas con la mayora de los asociados. Recordatorio de fechas. Creacin de eventos INTERNOS. Por aqu tambin podemos crear los eventos internos para presentaciones y talleres. Mensajes varios que se quieran dejar. Felicitaciones, datos importantes, videos, reflexiones, o creaciones e ideas. 4 - Funciones del Fan Page Promover a la Asociacin. Esta pgina es la que usaremos para compartir a la gente que no est en AGruCA Invitar a eventos. Por aqu se hacen los eventos pblicos, recordar invitar a sus contactos a estos eventos

Dejar mensajes positivos. Si vamos a publicar algo en el grupo hagamos lo posible por que no sea negativo, cualquier conflicto directo, por el grupo interno o cara a cara. Subir fotos. Si tienen fotos positivas de AGruCA, subirlas por aqu. Etiquetar, si se va a etiquetar en una publicacin, debemos utilizar esta cuenta 5 - Finalmente, recordar que tambin tenemos cuenta en Twitter, por si alguno usa esta red social, se llama @AGruCA

Departamento de Proyectos:
Delegacin de funciones especificas en cada proyecto: A continuacin vamos a hacer un listado de diferentes tareas y su responsable en los diferentes proyectos de AGRUCA: Tarea Montaje de Escenografa Montaje de Sonido Cimarrona Distribucin y cuido de las Mascaras Vestuario Mscaras Evaluacin de Calidad Taller de Mscaras Taller de Msica Taller de Danza Utilera Bailes Alimentacin Los de Pueblo Be Wlla Buay Responsable Diego Agero Freddy Castro y Jos Gutirrez Jonathan Chacn Alonso Fallas Kimberly Corrales Luis Chinchilla, Alonso Murillo Alonso Murillo Msicos en General Luis Chinchilla Angie Rivera Mara de los ngeles Valverde Jonathan Chacn Bailarines en General Departamento Mercadeo, Produccin Planificacin Produccin Produccin Produccin y Logstica Produccin y Logstica Gestin y Control Produccin Produccin Produccin Produccin y Logstica Produccin Produccin Produccin

Control del avance de cada proyecto: Apoyar a los equipos de planificacin, produccin y logstica en todo lo referente al desarrollo adecuado de los proyecto. Exposiciones y capacitaciones para los participantes de los proyectos: Al tener la necesidad de capacitar a nuestros nuevos asociados para que participen de forma activa en nuestros proyectos, debemos elaborar herramientas claves para la transmisin de informacin importante a estos. Entre las actividades que se recomiendan, estn: Tema a Capacitar Gestin Institucional Elaboracin de proyectos Capacitador Actividad Profesionales, asociados Curso de PYMES capacitados, rganos externos, etc Profesionales, asociados Taller

Culturales y Ambientales Desarrollo de Proyectos Cultura Organizacional Gestin Cultural Gestin Ambiental Tcnicas artsticas

capacitados, rganos externos, etc Asociado Capacitado con ms de un ao. Asociado Capacitado con ms de un ao. Profesionales, asociados capacitados, rganos externos, etc Profesionales, asociados capacitados, rganos externos, etc Profesionales, asociados capacitados, rganos externos, etc

Toma de Fotos en proyectos Convivencia o paseo Visitas a diferentes instituciones relevantes. Visitas de Campo Invitacin a Ensayos

Sub-departamento de Planificacin: Gestionar las disposiciones necesarias para desarrollar los proyectos: Transporte: En la mayora de nuestros proyectos debemos contratar un servicio de transporte para la asociacin, los siguientes archivos facilitarn el trabajo: Archivos Base de datos transportistas, Transportes Cotizacin Seleccin del Servicio Transportes Seleccin Contratacin del Servicio Transportes Contratacin Lugar: Recomendamos utilizar este orden de organizaciones comunales que puedan contar con instalaciones para desarrollar los proyectos: 1-Juntas Directivas de Centros Educativos, 2-Asociaciones de Desarrollo, 3-ASADAS, 4-Municipalidad y por ltimo 5-iglesia. En este link se muestra la carta para presentar a estos distintos actores sociales Carta prstamo de instalaciones . Alimentacin: Se deber desarrollar un men nutritivo, de forma que sea de apoyo energtico para los ejecutadores del proyecto, donde prevalezcan la presencia de los nutrientes resumidos en el siguiente documento: Alimentacin AGRUCA Actores sociales colaboradores: Se deber llenar la matriz expuesta a continuacin: Actor Social Responsable Actividad Contacto Actividad Cotizacin de Servicio

Elaboracin del cronograma de fechas: Se puede optar por una matriz como la siguiente: Fecha Actividad Hora de Salida Hora de Llegada Responsable

Elegir a las personas que participaran: Se recomienda utilizar una herramienta semejante a la siguiente:

Asociado

Tareas

Fecha de Aviso

Fecha de Asistencia Confirmacin (Produccin)

Monto por Honorarios

Sub-departamento de Produccin: Elaborar y ejecutar el guin tcnico de cada proyecto: Cada proyecto debe de tener un cronograma diario de actividades en el archivo siguiente se presentaran dos ejemplos recomendados para la elaboracin del mismo: Cronogramas Diarios , la matriz es la siguiente: Hora Actividad Responsable

Manejar cualquier variable durante el desarrollo normal del proyecto: Esto significa capacidad para la correccin de errores, tanto de forma: eficaz como eficiente, evitando as la prdida de nuestros objetivos de proyecto. Sub-departamento de Logstica: Inventario de activos actualizado: El formato del mismo debe de ser el siguiente: Activo Placa * Factura nmero ####### Almacn XXX Fecha de compra 13/08/2011 Valor de Disponibilidad compra de prstamo por contrato #,###.## Si/no

2 *Se debe realizar junto a tesorera el plaqueo de activos. Solicitudes y prestamos de activos: Recibir y fiscalizar las solicitudes de activos para proyectos u prestamos que tengan una finalidad de la mano con nuestra misin. Aqu se presentan varios formatos de formularios para realizar estos trmites: Solicitud para proyectos y Prstamo de Activos . Para el trmite se debe recibir una notificacin por correo de cada responsable presente en la formula. Inventario de activos a necesitar para cada proyecto: Se sugiere el siguiente archivo: Inventario para Proyectos .

Departamento de Publicidad y Mercadeo:

Elaborar plan de Marketing: Producto:

Plaza: Precio: Promocin: Boletn Desde Adentro Servicios Web: Redes Sociales: Radio: Televisin: Prensa Escrita: Anlisis de aprovechamiento de mercado: Sub-departamento de Proyeccin Comunitaria: Visitas Promocionales: Visitas en busca de apoyo social y econmico: Canal de comunicacin con los actores sociales: Sub-departamento de Marketing de Causa:

Departamento Econmico:
Elaboracin de presupuestos: Elaboracin de la contabilidad: Manejo de los ingresos que se obtengan: Pagos varios: Servicios Profesionales: Viticos: Proveedores: Especies Fiscales: Gastos Varios: Rendicin de cuentas:

Departamento Legal:
Presentacin de documentos Legales: Asesoras Legales: Direccin Control Evaluacin