DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA DIPROMERSSA

SITUACION ACTUAL DE LA ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

A)

ANTECEDENTES HISTORICOS y proveedores de mercadera seleccionada

Distribuidores

(DIPROMERSSA) fue establecida en el ao de 1978, por su fundador el sr. Oscar Antonio Sosa Martnez de conformidad con las leyes de El Salvador; Centro Amrica y con domicilio en la ciudad de San Salvador. Su fundador un hombre visionario y emprendedor decide invertir en la venta y distribucin de artculos varios a fin de proveer a tiendas y bazares locales, inevitablemente la empresa tuvo que cerrar sus puertas. Es por el ao de 1986 cuando DIPROMERSSA decide abrir nuevamente sus puertas y se incorpora al mercado especializndose en la distribucin de productos relacionados con la belleza entre estos cosmticos, perfumera lneas completas para el cabello; etc. En sus inicios la empresa se dedico a la distribucin en el rea central del pas con el pasar de los aos y la experiencia adquirida por DIPROMERSSA se expande occidental y oriental. Con respecto al rea financiera se inicio con un capital de $1142.85 (10000 colones); en la actualidad la empresa posee un promedio en cubriendo el rea central, paracentral,

ventas de $30000, lo cual refleja un crecimiento en el aspecto financiero.

B) SITUACION ACTUAL 1. Aspectos Microorganizativos de la Empresa 1.1 Misin Corporativa No tienen misin 1.2 Visin Corporativa No tienen visin 1.3 Objetivos Empresariales No tienen un objetivo especfico para la empresa 1.4 Polticas Empresariales No poseen polticas aprobadas para ser aplicadas dentro de la empresa

II

PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

MISION CORPORATIVA
Ofrecer productos a precios accesibles que logren satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

VISION CORPORATIVA
Ser una empresa lder a nivel nacional en la distribucin de artculos de belleza ofreciendo variedad y manteniendo precios econmicos para la satisfaccin de nuestros clientes. B) POLITICAS CORPORATIVAS Todas las reas organizacionales de la empresa estn encaminadas con el objetivo organizacional. Estimular las sugerencias del empleado para mejorar la cooperacin dentro de la empresa. Competir a base de precios de mercado, a fin de lograr incremento en ventas. Proporcionar facilidades de crdito a fin que nuestros clientes puedan adquirir nuestros productos. D) PROPUESTAS PARA LAS DIFERENTES AREAS FUNCIONALES

GERENCIA DE FINANZAS
2.1 Objetivos. Proveer de un presupuesto anual donde se desarrollen todos los recursos econmicos que se invertir en la distribucin de los productos. Dar a conocer las fuentes de financiamiento que se utilizan en el desarrollo de los planes establecidos en el presupuesto. Cumplir con las disposiciones legales correspondientes en cuanto a la informacin cuantitativa expresada a nivel documental. 2.2 Polticas. Las personas que desempeen sus tareas dentro del rea de finanzas debe poseer una trayectoria laboral intachable. El personal deber someterse a un proceso de evaluacin de personalidad y conocimientos en el rea de trabajo. 2.3 Estrategias. Se encuentra con un sistema de procedimiento de informacin en el que se reflejan las responsabilidades de cada empleado en los diversos puestos con el objetivo de que el personal sea eficiente con el trabajo en equipo. 2.4 Funciones. Elaboracin de presupuestos semestrales Control de cartera de clientes Otorgamiento de crditos

2.5 Estructura Orgnica 2.5.1 Organigrama del rea de trabajo

GERENCIA DE GERENCIA DE FINANZAS FINANZAS

ANALISIS DE ANALISIS DE CREDITOS CREDITOS

COBROS COBROS

FACTURACION FACTURACION

2.5.2 Delegacin de Autoridad La gerencia de finanzas tendr un gerente que ejerza autoridad sobre el departamento de anlisis de crditos. La gerencia de finanzas es la unidad matriz en la cual el recurso financiero es aprobado para cada rea funcional, para ello se elabora un presupuesto para cada una de las reas. En trminos numricos el recurso econmico total queda a discrecin de las autoridades internas y es de conocimiento privado.

GERENCIA DE COMPRAS
2.1 Objetivos Elaborar cotizaciones de los diferentes proveedores, para as determinar quien es el que vende mas barato y con mejor calidad para luego proceder a materializar la compra de acuerdo con el presupuesto de la empresa.

2.2

Polticas Antes de realizar una compra a los mayoristas se deber haber realizado una muy cuidadosa cotizacin de los productos que se compren. Antes de ingresar la mercadera a la bodega se verificara que esta este en buen estado y completa de acuerdo con las especificaciones del pedido. En caso de presentarse una mercadera en mal deber de realizar lo ms pronto posible el trmite de la devolucin.

2.3

Estrategias o Identificar aquellos proveedores con que posean los precios mas bajos del mercado, con relacin a los artculos que la empresa vende para luego pedir una cotizacin por escrita y comprar el producto para la empresa. o Asistir a las diferentes ferias donde se presentan productos nuevos y las innovaciones que nuestros proveedores hacen a sus productos para conocer aun ms sobre los mismos.

2.4 2.5

Funciones Realizar las cotizaciones en las empresa proveedora Verificar que la mercadera que se compra corresponda con el pedido Revisar la mercadera comprada antes de trasladarla a la bodega Analizar las diferentes cotizaciones y decidir cual es la mas tentativa para la empresa Elaborar registro de la mercadera que se compra para la empresa. Estructura Orgnica

2.5.1 Organigrama por rea de trabajo

COMPRAS COMPRAS

COTIZACION COTIZACION

2.5.2 Delegacin de autoridad y responsabilidad La gerencia del departamento de compras posee una autoridad lineal centralizada en lo que es su departamento coordinando y dirigiendo todo lo relacionado con la compra de producto que hace la empresa. 2.5.3 Relacin de coordinacin 2.5.3.1 Internas: con las unidades de finanzas, logstica, contabilidad, presidencia existe una relacin de coordinacin con todos aquellos que nos proveen los productos que con anterioridad hemos cotizado, canales de distribucin en los que los proveedores ponen a circular sus productos. 2.5.3.2 Externas:

GERENCIA DE VENTAS
2.1 Objetivos. Proporcionar la mejor calidad con productos novedosos Vender al mejor precio para que las personas puedan adquiridos los productos. 2.2 Polticas. Que los vendedores trabajen en base a metas de ventas mensualmente.

Despus de entregado el producto al cliente y firmado por el mismo de conformidad no se aceptan ni devoluciones ni cambios.

2.3 Estrategias. Se analizan las tendencias de ventas cada mes para que sean controlados los pedidos de productos de nuestros proveedores. Un sbado de cada mes los vendedores son convocados a reuniones para conocer y disear estrategias de venta como por ejemplo: Calidad del Servicio, Tcnicas y estrategias para vender mas, trabajo en equipo. 2.4 Funciones. Supervisar y controlar el equipo de ventas Motivar el equipo de ventas Proyectar metas de ventas Establecer cartera de clientes a los vendedores. Verificar que sus clientes estn satisfechos en cuanto a los servicios y productos.

2.5 Estructura Orgnica 2.5.1 Organigrama por rea de trabajo

GERENCIA DE VENTAS GERENCIA DE VENTAS

COMERCIALIZACION COMERCIALIZACION

PUBLICIDAD PUBLICIDAD

2.5.2

Delegacin de autoridad y responsabilidad La gerencia de ventas posee una autoridad centralizada, el departamento es homogneo y el alcance es limitado para los vendedores y no solamente con la gerencia si no con la cpula. 2.5.3 Relaciones de Coordinacin 2.5.3.1 2.5.3.2 Internas Con todas las dems unidades orgnicas externas Esta relacin se da cuando el vendedor entrega un pedido ya sea para las zonas paracentral, oriente y occidente.

GERENCIA DE LOGISTICA

2.1 Objetivos. Que los inventarios de la empresa estn actualizados para el que hacer administrativo y brindar un mejor servicio a nuestros clientes. 2.2 Polticas. Que todas las reas de trabajo estn debidamente limpias Que las entradas y salidas de productos se registren al momento. Que el personal de bodega no entregue productos sin su respectiva factura. 2.3 Estrategias. Hacer cronogramas de actividades y tareas asignadas a cada grupo de empleados. Realizar un cuadro un cuadro de actividades de servicio generales. 2.4 Funciones. Llevar los inventarios actualizados Envo de productos a clientes Atender zonas Tener bajo control el mantenimiento de toda la empresa y entregar los productos a los clientes segn las

2.5 Estructura Orgnica 2.5.1 Organigrama de trabajo

GERENTE DE GERENTE DE LOGISTICA LOGISTICA

BODEGA BODEGA

DISTRIBUCIN DISTRIBUCIN

10

2.5.2

Delegacin de Autoridad y Responsabilidad La delegacin es centralizada y la departa mentalizacin es heterognea y el alcance del control es limitado.

2.5.3

Relaciones de Coordinacin Internas:

Las relaciones de coordinacin internas se dan cuando alguna rea funcional quiere saber cuanto producto hay en existencia Externas:

Las relaciones de coordinacin externas se dan cuando los de ventas quieren saber si hay productos en existencias o si ya ha sido enviado el pedido de algn cliente en especfico.

11

EMPRESA DIPROMERSSA

Manual de Organizacin (Integrado como Sistema Administrativo)

Elaborado por: Claudia Eunice Cornejo Parada Lois Vera Hernndez Monge Oscar Pablo Escobar Guardado Nelson Alberto Lpez Carranza Jess Edgardo Daz Chvez

Aprobado Por: ________________________ Fecha de Aprobacin: __________________ Vigencia: _____________________________

12

San Salvador, El Salvador, Centroamrica

EMPRESA DIPROMERSSA

Manual de Organizacin ( Integrado como Sistema Administrativa )

APROBACION
El Presidente de la Empresa Dipromerssa en uso de sus Facultades Administrativas, aprueba el presente MANUAL DE ORGANIZACIN, con el propsito de que La Empresa cuente con el instrumento que defina su organizacin y funcionamiento. Dado en la calidad de San Salvador, El Salvador, Centroamrica, a las 08 horas del das martes 21 de noviembre del dos mil seis.

13

Fecha de Actualizacin: ___________________

EMPRESA DIPROMERSSA

Manual de Organizacin ( Integrado como Sistema Administrativo )

Autorizacin

El Presidente de la empresa Dipromersa en uso de sus Facultades Legales y Administrativas, Autoriza el presente MANUAL DE ORGANIZACIN, a fin de que la empresa cuente con un instrumento que defina su mbito de Accin en lo relativo a los objetivos, polticas, funciones, relaciones de autoridad-responsabilidad y aspectos 14

normativos de las unidades organizativas, cuyo funcionamiento est regulado por la legislacin del estado Salvadoreo. Dado en la calidad de san Salvador, El Salvador, Centroamrica, a las diez horas del das viernes 24 de noviembre de dos mil seis.

Fecha de Actualizacin: ________________

INTRODUCCION

El manual de organizacin ha sido elaborado considerando la necesidad que existe en esta empresa de contar con una herramienta tcnica administrativa, que contribuya a mejorar la eficiencia en la administracin y as mismo ayudar a resolver las deficiencias detectadas en la fase del diagnstico.

15

Para tal efecto en el Manual se presentan los objetivos del mismo, normas para su mantenimiento, instrucciones que regirn su uso, estructura organizativa, as como tambin las funciones que les corresponden desempear a las diferentes unidades que conforman DIPROMERSA. Como toda herramienta tcnica administrativa, este documento estar sujeto a modificaciones conforme a los requerimientos institucionales de tal manera que se recomienda ser actualizada constantemente para un adecuado funcionamiento. Es conveniente tener en cuenta la necesidad de hacer uso racional de este documento, no hedindose tomar como algo rgido sino con la flexibilidad organizacin. que requieren las prcticas administrativas de la

1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

1.1 OBJETIVOS DEL MANUAL Proporcionar a los jefes de las unidades orgnicas una herramienta tcnica que defina el quehacer de dichas unidades ejecucin. empezando por el nivel jerrquico superior, siguindole las unidades asesoras de apoyo y las de

16

Definir los objetivos, polticas, funciones y las relaciones de coordinacin tanto a nivel general como en forma particular de cada unidad orgnica que la integran.

Describir las relaciones de autoridad y responsabilidad que deben existir entre las diferentes unidades a fin de desarrollar una coordinacin adecuada de las actividades.

1.2 AMBITO DE APLICACIN Comprende el rea funcional de la empresa que es conformado por las unidades orgnicas de Finanzas, Compras, Ventas y Logstica. 1.3 NORMAS PARA SU MANTENIMIENTO El manual de organizacin debe ser difundido por todas las unidades de la empresa a travs de reuniones explicativas, plticas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza. Se peden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin por medio de los cuales se pueda incrementar confianza y colaboracin del personal, ya que a travs de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello pueden resultar. En forma paralela se deben emprender campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso que refuerce la aceptacin del manual, as como de los cambios que de el puedan surgir. Debe evaluarse en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin. 1.4 INSTRUCCIONES PARA SU USO

17

El presente manual de organizacin se ha diseado de tal manera que su contenido sea de fcil entendimiento para todas las personas que en una u otra forma harn uso de l y para lo cual se darn las siguientes instrucciones: El Manual de Organizacin deber ser difundido

correctamente a travs de reuniones explicativas, de su administracin correcta y mantenimiento oportuno de los cuales adems se deber explicar las funciones de cada uno de los puestos. Para esto ser necesario que este documento sea canalizado por los niveles jerrquicos ms altos, ya que son ellos los que tienen una mayor visin sobre el funcionamiento de la empresa. La modificacin de la estructura interna de una unidad o de las funciones de las mismas ser objeto de estudio de la unidad interesada y el departamento desarrollo administrativo. Para efectos de presentacin del manual a cada unidad orgnica se le ha asignado un cdigo especfico, en el cual est representado por dos dgitos, para las unidades comprendidas en los niveles de decisin, direccin, Asesora externa y nivel operativo. En la codificacin se ha utilizado el sistema numrico el cual se presenta a continuacin: NOMBRE DE LA UNIDAD PRESIDENTE CONTABILIDAD FINANZAS COMPRAS VENTAS LOGISTICA CODIGO 01 02 03 04 05 06 encargado del

18

ANALISI DE CREDITOS COBROS FACTURACIN COTIZACION COMERCIALIZACIN PUBLICIDAD BODEGA DISTRIBUCION

07 08 09 10 11 12 13 14

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA

La estructura organizativa propuesta tiene como finalidad definir las funciones y actividades a realizar en cada unidad orgnica as como el establecimiento de lneas de autoridad, responsabilidad y comunicacin entre las unidades. En la estructura organizativa presentada se observan los siguientes niveles de autoridad integrados as:

a)

Nivel de Decisin:

En este nivel se encuentra el presidente de la empresa quien en es que orienta y toma las decisiones de los asuntos trascendentales para el funcionamiento, siendo as la mxima autoridad de la empresa.

b)

Nivel de Asesora o Staff:

Esta integrado por el departamento de contabilidad, el cual lleva la planeacin numrica de los procedimientos de la empresa; tiene presupuestos decisiones. de ventas fabricacin, gastos de ventas y de administracin, emite informes financieros para que se puedan tomar

19

c)

Nivel de Direccin:

Lo conforman las unidades orgnicas de Finanzas, Compras, Ventas y Logstica, las cuales coordinan las diferentes actividades de la empresa.

Nivel Operativo:
En este nivel se encuentran como parte del ejecutivo las distintas unidades orgnicas las cuales se encargan de dirigir las actividades de ndole operativo de la Empresa.

20

FECHA 19/NOVIEMBRE/06 DIPROMERSA OBJETIVO PAGINA 1 DE 4 Establecer los lineamientos que determinaran el buen funcionamiento SUSTITUYE A MANUAL DE administrativo al interior de la unidad. PAGINA DE

ORGANIZACION

POLITICAS Establecer la presupuestacin econmica peridica de cada unidad orgnica UNIDAD ADMINISTRATIVAmecanismos : de Finanzas que faciliten al adecuado Determinar los control NIVEL GERARQUICO : Nivel gestionamiento administrativo financiero de direccin UNIDAD ORGANICA QUE DEPENDE de trabajar en un entorno multicultural, en el Debe existir el compromiso : UNIDADES QUE SUPERVISA Anlisis de crditos que exista un mutuo respeto :y confianza, donde cada uno se sienta Cobros responsable de la reputacin y resultados de la compaa. Facturacin FUNCIONES Elaborar planes y programas de las actividades a desarrollar por la unidad para el buen desempeo de las funciones. Participar en la definicin de las polticas financieras de la empresa y administrar su aplicacin y cumplimiento. Proporcionar a las dems reas funcionales con el grado de liquidez econmico para el desempeo de sus funciones. Otorgamiento de Crditos RELACIONES DE COORDINACION Internas: Con todas las dems unidades orgnicas Externas: Instituciones Financieras e Instituciones Gubernamentales CONDICIONES FISICO AMBIENTALES Oficina amplia Oficina con adecuada iluminacin Sala de descanso Oasis Servicios sanitarios PUESTOS DE TRABAJO QUE PERTENECEN A LA UNIDAD Gerente de Finanzas Asistente Secretaria ejecutiva Ordenanza

DE FECHA

ELABORADO POR

REVISADO POR

21 AUTORIZADO POR

DIPROMERSA-AD-001-2006

DIPROMERSA

FECHA PAGINA PAGINA DE FECHA

MANUAL DE ORGANIZACION

19/NOVIEMBRE/06 2 DE 4 SUSTITUYE A DE

22

UNIDAD ADMINISTRATIVA : Compras NIVEL GERARQUICO : Nivel Operativo UNIDAD ORGANICA QUE DEPENDE : UNIDADES QUE SUPERVISA : Cotizacin OBJETIVO Elaborar cotizaciones de los diferentes proveedores, para as determinar quien es el que vende mas barato y con mejor calidad para luego proceder a materializar la compra de acuerdo con el presupuesto de la empresa. POLITICAS Antes de realizar una compra a los mayoristas se deber haber realizado una muy cuidadosa cotizacin de los productos que se compren. Antes de ingresar la mercadera a la bodega se verificara que esta este en buen estado y completa de acuerdo con las especificaciones del pedido. En caso de presentarse una mercadera en mal deber de realizar lo ms pronto posible el trmite de la devolucin. FUNCIONES Realizar las cotizaciones en las empresa proveedora Verificar que la mercadera que se compra corresponda con el pedido Elaborar registro de la mercadera que se compra para la empresa.

RELACIONES DE COORDINACION Internas: con las unidades de finanzas, logstica, contabilidad, presidencia Externas: existe una relacin de coordinacin con todos aquellos que nos proveen los productos que con anterioridad hemos cotizado, canales de distribucin en los que los proveedores ponen a circular sus productos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR
DIPROMERSA-AD-002-2006

DIPROMERSA

FECHA PAGINA PAGINA DE FECHA

MANUAL DE ORGANIZACION

19/NOVIEMBRE/06 3 DE 4 SUSTITUYE A DE

23

UNIDAD ADMINISTRATIVA NIVEL GERARQUICO UNIDAD ORGANICA QUE DEPNEDE UNIDADES QUE SUPERVISA

: :

Ventas : Nivel de direccin

: Comercializacin Publicidad

OBJETIVO Ofrecer y promover productos que cumplan con los estndares de calidad establecidos para los mismos, de tal manera que los productos siempre se mantengan en su mximo desarrollo comercial. POLITICAS Que los vendedores trabajen a base de metas y de ventas mensualmente. Antes de la venta de productos el cliente tiene que haber recibido asesora de los productos. FUNCIONES Elaboracin de planes estratgicos para la incursin de nuevos mercados Establecer cartera de clientes a los vendedores Comunicar a los vendedores sobre la tendencia del mercado competitivo RELACIONES DE COORDINACION Internas: Con las unidades de Comercializacin, Logstica, Finanzas, Presidente. Externas: Agencias de Publicidad, Canales de distribucin, eventos en hoteles para lanzamiento de productos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

DIPROMERSA-AD-002-2006

DIPROMERSA

FECHA PAGINA PAGINA DE FECHA

MANUAL DE ORGANIZACION

19/NOVIEMBRE/06 4 DE 4 SUSTITUYE A DE

24

UNIDAD ADMINISTRATIVA NIVEL GERARQUICO UNIDAD ORGANICA QUE DEPENDE UNIDADES QUE SUPERVISA

: : :

Logstica : Nivel de direccin Bodega Distribucin

OBJETIVOS: Ordenar y controlar la distribucin de los productos para una eficiente y rpida entrega a los clientes, de forma que los artculos se encuentren en excelentes condiciones. Que los inventarios de la empresa estn actualizados para el que hacer administrativo y brindar un mejor servicio a nuestros clientes POLITICAS: Que cada orden de pedido establezca la fecha que debe entregarse. El mximo retraso en la entrega tolerable sea de 3 das, despus de la fecha indicada en la orden de pedido. Cada orden de pedido que se entregue despus del tiempo establecido recibir un 10% de descuento. Que el personal de bodega no entregue productos sin su respectiva factura. FUNCIONES: Clasificar cada orden de pedido segn su fecha de entrega. Coordinar las entregas para que estas se realicen por zona de ventas. Velar el cuido de los productos al ser entregados a bodega. Llevar los inventarios actualizados. RELACIONES DE COORDINACION Internas Las relaciones de coordinacin internas se dan cuando alguna rea funcional quiere Saber cuanto producto hay en existencia.

Externas: Las relaciones de coordinacin externas se dan cuando los de ventas quieren saber si hay productos en existencias o si ya ha sido enviado el pedido de algn cliente en especfico.

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR 25

DIPROMERSA-AD-002-2006

DIPROMERSSA

FECHA PAGINA PAGINA DE FECHA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

19/NOVIEMBRE/06 1 DE 1 SUSTITUYE A DE

26

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERA

OBJETIVO Establecer un control y coordinacin de compra de mercadera en relacin a un valor consistente en trminos de precio y calidad. BREVE DESCRIPCIN Se refiere a conocer el proceso que se sigue cuando se requiere mercadera. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN Cotizacin de mercaderas de diferentes empresas.

RESPONSABLE

DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD

1. Encargado de inventario en -Elabora requisicin de mercadera. bodega - Revisa y verifica la requisicin. 2. Gerente de Logstica - Revisa, aprueba requisicin y enva a 3. Presidente Gerente de Logstica. - Enva requisicin a Gerente de 4. Gerente de Logstica Compras. 5. Gerente de Compras 6. Gerente de Logstica 7. Gerente de Compras - Realiza las cotizaciones pertinentes y enva a Logstica. - Revisa y aprueba las compras. Enva al departamento de compras. - Hace la compra respectiva y enva a bodega.

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR
DIPROMERSA-AD-002-2006

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERA ENCARGADO DE BODEGA GERENTE DE LOGSTICA PRESIDENTE GERENTE DE COMPRAS

27

Inicio

Elabora requisicin de mercadera

Enva a Gte. Logstica

Recibe Requisicin Recibe requisicin

Revisa y verifica requisicin

Recibe requisicin

Autoriz a compra

Enva a gerente de compras

Recibe orden de compra

Realiza las cotizaciones Revisa cotizaciones Enva a gerente logstica

Autoriz a cotizaciones Recibe mercadera

Recibe orden de compras

Ejecuta la compra

Fin

Enva a bodega

28

ELABORADO POR

REVISADO POR DIPROMERSSA

AUTORIZADO POR
FECHA PAGINA PAGINA DE FECHA 19/NOVIEMBRE/06 1 DE 1 SUSTITUYE A DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE ANLISIS DE CRDITOS

OBJETIVO Analizar el otorgamiento de crditos a los clientes o la suspensin de los mismos mediante un control adecuado y efectivo. BREVE DESCRIPCIN Consiste en hacer de manera adecuada y eficiente los anlisis para otorgamiento o suspensin de crditos para cada cliente ya sea este de antiguo o nuevo ingreso. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN Papelera adecuada para el otorgamiento o suspensin de crditos.

RESPONSABLE

DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD -Enva cul es la relacin que mantiene el cliente con la empresa respecto al nivel de ventas. - Recibe el nivel de ventas a facturar y enva a cobros. - Hacen los respectivos cobros y llevan registros del cliente para su clasificacin de buena o mala paga y enva a anlisis de crdito. - Reciben y analizan la informacin del cliente en cuanto a su tendencia de pagos y envan a Finanzas. Revisa, aprueba o rechaza el crdito, enva a anlisis de crditos. - Ejecuta la accin.

1. Gerente de Ventas 2. Facturacin 3. Cobros 4. Crditos 5. Departamento de Finanzas 6. Crditos

29

DIPROMERSA-AD-002-2006

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

PROCEDIMIENTO DE ANLISIS DE CRDITOS GERENTE DE FACTURACI COBROS ANLISIS DE VENTAS N CRDITOS

Inicio

GERENTE DE FINANZAS

Elabora inf. Por nivel de venta Por cliente Enva a facturacin Recibe las ventas a facturar

Elabora los crditos fiscales

Recibe los crditos fiscales

Hace los respectivos cobros

Enva inf. Del cliente a anlisis

Recibe informe

Analiza inf. Y enva a finanzas

Recibe informacin

Recibe inf. Autorizada o denegada

Autoriz ao deniega

Autori za compr a

Ejecuta accin

Fin

30

ELABORADO POR

REVISADO POR DIPROMERSSA

FECHA PAGINA

AUTORIZADO POR
19/NOVIEMBRE/06 1 DE 1 SUSTITUYE A DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PAGINA DE FECHA

PROCEDIMIENTO DE VENTAS
OBJETIVO Establecer el proceso de ventas mediante pasos continuos y lgicos para una distribucin exitosa de la mercadera satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes y maximizando las ganancias. BREVE DESCRIPCIN Se refiere a describir las reas involucradas e el proceso de venta y la funcin que posee cada una de ellas para lograrlo. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN - Formulario de pedidos que utiliza el vendedor cuando visita al cliente. - Orden de pedido que es elaborada por comercializacin luego que el vendedor haga entrega del respectivo formulario. - Elaboracin de facturas o CCF por Finanzas. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Vendedor 2. Comercializacin 3. Bodeguero 4. Departamento de Finanzas 5. Bodeguero 6. Distribucin - Prepara catlogo de productos, ofrece a los clientes y llena formularios de productos solicitados. - Recibe formulario del vendedor, elabora orden de pedido y enva a bodega. - Verifica existencias del producto y enva a finanzas la orden de pedidos. - Realiza facturacin y enva a bodega factura o CCF para salida de la mercadera. - Revisa y despacha mercadera. Enva a distribucin. - Traslada a cliente mercadera. 31

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR
DIPROMERSA-AD-002-2006

PROCEDIMIENTO DE VENTAS

PUBLICIDAD

COMERCIALIZACION

GERENCIA DE FINANZAS

BODEGA

DISTRIBUCIN

32

Inicio

Vendedor realiza visita a cliente Llena formulario de pedido del cliente enva a comercializacin Se elabora orden de pedido
Verifica existenci as

Enva orden de pedido a bodega

Productos disponibles

Recibe orden de pedido y realiza facturacin

Enva orden de pedidos a finanzas

Enva orden de salida del producto y factura o CCF

Revisa y despacha el producto

Traslada a cliente la mercadera

Autori za compr a

Fin

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

33

CONCLUSIONES

Las deficiencias que existen en las unidades orgnicas de la empresa DIPROMERSSA son de carcter estructural y existen muchas relaciones informales entre las unidades. El marco formal y el funcionamiento dentro del cual se rige la organizacin no es el adecuado debido a que algunos departamentos deberan tener un nivel jerrquico distinto al observado. La empresa no posee organigrama, misin, visin, objetivos y polticas bien definidos lo que conlleva a un desconocimiento al empleado y a realizar distintas funciones dentro de la empresa. Las decisiones son tomadas nada mas por el presidente, por el Sr. Oscar Antonio Sosa. Lo que conlleva a atrasos cuando l no est presente. Los conocimientos adquiridos en la asignatura Sistemas Organizacionales fueron esenciales para la elaboracin del diagnstico empresarial de la empresa DIPROMERSSA.

34

RECOMENDACIONES

Adecuar al marco formal que rige la actuacin de la empresa a incluir aquellos aspectos que se requieren en funcin de exigencias actuales y futuras. Detectar las deficiencias administrativas, definiendo claramente los niveles de autoridad y responsabilidad en DIPROMERSSA y darle a la responsabilidad la debida autoridad y de esta forma delegar el mando para el logro de los fines de la empresa. Actualizar la estructura orgnica de la empresa DIPROMERSSA el cual ha sido considerado mediante el organigrama propuesto en este documento, como tambin la misin, visin, objetivos, polticas etc. Las decisiones sea tomadas por los gerentes de cada departamento y de esta forma acelerar las funciones de cada empleado.

35

36