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AUDITORA Y GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD

10 PAUTAS A CONSIDERAR PARA LA REDACCIN DE UN INFORME DE AUDITORA


El Informe de Auditora, e s el documento emitido por el Auditor como resultado final de su detallado examen y/o evaluacin, que incluye informacin suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, as como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras de la empresa o institucin. El Informe de Auditora, reviste gran Importancia, porque suministra a la administracin (de la empresa o institucin), informacin sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. Es a travs de sus observa ciones, conclusiones y recomendaciones, que se constituyen en el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como estn operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparacin, se pierde la oportuni dad de hacer conocer a la empresa lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su administracin a pesar de que se haya emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar falto de sustentacin y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar informacin til para promover la toma de decisiones. Lamentablemente esto no se lograr si el informe revela pobreza de expresin y no se aportan comentarios constructivos. Entonces; como vemos, l a elaboracin del informe final de auditora es una de las fases ms importante y compleja de la auditora, por lo que requiere de extremo cuidado en su confeccin; donde la capacidad y habilidad del audito r en la redaccin del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propsitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fcil, los resultados del trabajo realizado por los auditores. El informe debe incluir: Los objetivos de la Auditora, su alcance y metodologa; exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditora se realiz de acuerdo con estas normas. stos informes por escrito son necesarios para: C omunicar los resultados de la Auditora a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de direccin facultados para ello; reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas. Sobre el estilo de redaccin, es muy propio de cada persona, por lo que es difcil establecer parmetros o reglas rgidas sobre esto; no obstante se debe: Evitar la repeticin excesiva de vocablos; no utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; no utilizar trminos ofensivos o vulgares; utilizar palabras comunes y de uso

Dr. EDGAR E. CHEPE RAMOS. Mdico Cirujano. Per 2010 .

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generalizado; redactar en forma impersonal; utilizar adecuadamente los signos de puntuacin; conform ar la fecha de la forma siguiente: da, mes y ao; incluir un ndice en los casos de informes que por su extensin as lo requieran, identificando las secciones y partes esenciales del documento; y, en la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditora, se debe sealar, al lado de cada hallazgo, las Referencias del Papel que lo origin dicho sealamiento. Cada seccin debe estar conformada por determinada informacin homognea, con un mismo propsito de identificacin y exposicin. Por eso, siempre se dice: Redactar informes exactos, convincentes y comprensibles, es lo primordial, no basta

con realizar un buen trabajo, otros necesitan saberlo. Un buen informe evidencia la calidad
del trabajo realizado, es totalmente cierto y muchas veces injusto, que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado, lamentablemente conocemos del xito que han tenido trabajos vanos, muy bien acogido por los lectores por su modo de redaccin y presentacin. Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la nica base disponible, para la toma de decisiones. Recordemos que un informe no debe tener muchos puntos importantes, cuando es as, en ocasiones el lector, no sabe determinar cuando un punto es ms importante que otro. La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rpidamente a los puntos importantes, exigen de los informes de audito ra un formato uniforme y estar decididos por secciones. Ent re las tendencias actuales esta la presentacin atractiva de informes, del uso de colores, de diferentes tipos y tamaos de letras, ilustraciones y dems tcnicas de computacin. El informe contendr el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado, as como los resultados obtenidos. La Redaccin se efectuar en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminologa muy especializada; evitando prrafos largos y complicados, as como expresiones grandilocuentes y confusas. La Redaccin del Informe debe merecer mucha atencin y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptacin que los funcionarios, directores o empresarios esperan de l . En este sentido el Informe debe: Despertar o motivar inters y convencer mediante informacin sencilla, veraz y objetiva . El

informe de auditora siempre representa un reto nico para los auditores, porque no existe un formato nico estandarizado. Cada informe es diferente en estructura y contenido, dependiendo de la naturaleza, los resultados del trabajo, la informacin que necesita ser comunicada, y hacia quienes est dirigida la informacin. Por lo tanto, p ara que sea efectivo, el informe debe comunicar los hallazgos de forma exacta y concisa ; por lo que en forma
resumida les presentamos DIEZ PAUTAS QUE SE DEBERAN CONSIDERAR PARA LA REDACCIN DE UN INFORME DE AUDITORA , y que son :

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1.- LA CLARIDAD Y SIMPLICIDAD. Aqu queremos aconsejar que los Informes de Auditora se debern redactarse en un lenguaje sencillo y desprovisto de tecnicismos para facilitar su comprensin; sea que lleguemos sin mayor dificultad en la mente del lector del informe. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal comprensin de lo que realmente quiere comuni car, asimismo cuando el Informe est falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretacin, ocasionando de este modo que, se torne intil y/o pierda su utilidad. En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente, el Auditor debe: 1). - Evitar el uso de un lenguaje tcnico, florido o vago; 2). Evitar ser muy breve; 3).- Evitar incluir mucho detalle; y, 4). - Utilizar palabras simples, familiares al lector, es decir, escribir en el idioma que el lector ent iende. 2.- EXACTITUD. Sabemos que la Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos, es por eso que nuestro informe no debe estar carente de este valor. Por lo tanto, el contenido del Informe debe estar sustentado e n evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misin respecto a la Exactitud, es presentar informacin digna de creencia y confiabilidad, es decir que no gen ere duda, porque si esto ltimo ocurriera, el Informe perdera su validez y como consecuencia podra devenir en demrito para el profesional. El informe contendr toda la informacin necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora, permitiendo una comprensin adecuada y correcta de los asuntos que se informen y satisfagan los requisitos de contenido. 3.- CONCISIN. Aqu nos referimos a que el Informe no debe contener conceptos que no ayuden a entender el tema principal del informe; es decir , no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe. El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios por que las circunstancias as lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes. Deber ser concreto, no ms extenso de lo necesario para transmitir el mensaje, ya que el exceso de detalles distrae la atencin y puede ocultar el mensaje o confundir al lector. Es oportuno considerar que, por lo general el informe debe ser conciso como los que se presentan al Directorio y ms detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores. Los informes deben ser breves por lo siguiente: 1). - Su preparacin es menos costosa; 2). - Los informes largos pueden ser algo complicados y difciles de analizar, adems por lo general no tienen una organizacin

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uniforme; 3).- La verborrea generalmente da nfasis a detalles sin mayor trascendencia; y, 4).- Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresin sobre su falta de operatividad. 4.- OPORTUNIDAD. Se aconseja que los informes de Auditora sean emitidos con la mayor celeridad posible, para que la informacin permita una rpida accin correctiva. Los Informes, deben ser Oportunos en tiempo y lugar, de modo tal que la administracin de la institucin o la empresa puedan tomar accin inmediata; an cuando la auditora no haya sido concluida, debe informarse a tiempo para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solucin que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentacin, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales. Los resultados finales debern trasmitirse en el menor tiempo posible a travs de un informe escrito aprobado por el auditor jefe y el cual tambin deber ser discutido con los funcionarios de la entidad auditada. 5.- UTILIDAD. El Informe que se emita debe cumplir con los objetivos para lo que fue realizado, para as mejorar la confianza y eficiencia de la empresa o institucin. El informe es til cuando informa lo que la empresa solicit, es decir, si el contrato fue examinar el rea de ventas, pues debemos informar sobre esa rea, de tal maner a que la empresa conozca la situacin, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de inters; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se a precie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompaada de su correspondiente recomendacin. Adems es bueno considerar que, un informe ser til s: Rene los otros requisitos sealados par a su redaccin como: claridad y simplicidad, exactitud, concisin, oportunidad, tono constructivo, sustentacin adecuada e integridad; Y, Cumple el siguiente principio: Sabidura, es saber que hacer; habilidad, es saber cmo hacerlo; pero el mrito radica en persuadir a otra persona a que lo haga. Aportar elementos que propicien la optimizacin del uso de recursos y el mejoramiento de la administracin. Su propsito es generar una accin constructiva. 6.- TONO CONSTRUCTIVO. El Informe, debe tener u n Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideracin las

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virtudes de la cortesa y el respeto; adems no deben menospreciarse los mtodos de trabajo o cualquier accio nar del cliente, no debe utilizarse jerga y, es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos. Deber tenerse cuidado en seguir una misma forma de redaccin a lo largo de todo el informe; generalmente se escribe en tercera persona; y los ttulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atencin hacia una inmediata correccin o accin de parte de la empresa auditada. Los informes de auditora debern provocar una reaccin positiva en las conclusiones y recomendaciones formuladas. No se deber utilizar lenguaje despectivo ni destructivo, sin dejar de formular el criterio juicioso del auditor. 7.- OBJETIVIDAD. El informe de auditora ser redactado de manera que no se preste a interpretaciones errneas, exponiendo los resultados con imparcialidad y evitando exagerar o enfatizar el desempeo deficiente. El auditor deber estar libre de impedimentos e influ encias, mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de criterios en la elaboracin del informe de su examen. La verdadera independencia de una Auditora se refleja en la objetividad y el uso de los mtodos de verificacin de la Auditora. La ob jetividad requiere que el informe se presente en su conjunto de manera equilibrada, tanto en el contenido como en el tono. Los resultados debern presentarse de manera imparcial, evitando la tendencia a la exageracin o enfatizando excesivamente las debili dades o deficiencias evidenciadas. El informe de auditora debe ser equilibrado, sin inducir a errores, situando los resultados de la investigacin en la perspectiva adecuada. Cuando hablamos de objetividad, nos referimos que el auditor debe tener una a ctitud imparcial y neutral, y debe evitar los conflictos de intereses. La actividad de auditora debe ser independiente, y los auditores deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. 8.- SUSTENTACIN. Para emitir el Informe valedero, el auditor deber obtener las evidencias suficientes,

convincentes y pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados; que las evidencias son vlidas y confiables; y que existe relacin entre stas y los hechos que se pretenden demostrar; todo ello con el fin de fundamentar razonablemente los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que formule.
El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; as mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciacin entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones. Las observaciones y conclusiones deben estar sustentadas por evidencia vlida y suficiente, que conste en los papeles de trabajo. Los resultados debern estar en sintona con los objetivos

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generales y especficos establecidos en la auditora y las conclusiones y recomendacio nes debern guardar una estrecha relacin lgica con los hechos presentados en el informe, de manera que permitan al usuario el convencimiento de su importancia, racionalidad y conveniencia. 9.- INTEGRIDAD. Adems de las caractersticas o requisit os ya indicados, el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, de otros especialistas; adems debe contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introduccin hasta las recomendaciones, con el fin de tener una informacin completa. El informe deber contener toda la informacin pertinente y necesaria para alcanzar los objetivos de la auditora, establecidos en la planificacin de la misma y lograr que todos los puntos tratados sean objeto de una comprensi n clara y correcta. Al finalizar el examen el auditor debe presentar por escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la auditora, adems, Comentarios Conclusiones y Recomendaciones sobre los hallazgos relacionados con los objetivos de l a auditora. 10.- CALIDAD. Los resultados de la auditora debern responder a sus objetivos y prioridades establecidas. Deber existir apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de calidad. Para asegurar q ue sus informes son convincentes y conllevan resultados positivos y de calidad, los auditores deben mantenerlos especficos, significativos, realizables, y orientados a obtener resultados oportunos. Se presentarn de una manera persuasiva y las recomendaci ones y conclusiones se fundamentarn en los hechos expuestos. La auditora deber ser realizada por una persona o personas que cuenten con la capacitacin tcnica adecuada y la competencia de un auditor. Un buen informe evidencia la calidad del trabajo rea lizado, es totalmente cierto y muchas veces injusto, que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado. Como ya hemos descrito, la elaboracin del Informe de Auditora es el punto final del proceso de captacin y tratamie nto de la informacin obtenida de la organizacin auditada. Esta informacin ha de ser suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un diagnstico y realizar las recomendaciones que estime necesarias. Por lo tanto, para que este informe sea lo ms productivo, se debern tener en cuenta todas las pautas que hemos sugerido para su elaboracin.

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