CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Por: Gilbert Alexis Garcia Bahena

Visitado: 188163 veces. CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Definicin. Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Finalidad. Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Los variadsimos fines de la auditora muestran, por s solos, la utilidad de esta tcnica. Clasificacin de la Auditora.

Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un auditor sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:
En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

Objetivos de la auditora administrativa. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Principios de auditora administrativa.

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. Factores y metodologas 1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos

necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes. EL AUDITOR Definicin Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditora habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. Funciones generales Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del auditor son: a. Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. b. Desarrollar el programa de trabajo de una auditora. c. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditora. d. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. e. Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. f. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. g. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. h. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. i. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin. j. Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles. k. Revisar el flujo de datos y formas. l. Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin. m. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. n. Evaluar los registros contables e informacin financiera. o. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. p. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. q. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditora. Conocimientos que debe poseer:

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditora administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: a. Acadmica. Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. b. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. c. Complementaria. Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. d. Emprica. Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. e. Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. Habilidades y destrezas: En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: 1. Actitud positiva. 2. Estabilidad emocional. 3. Objetividad. 4. Sentido institucional. 5. Saber escuchar. 6. Creatividad. 7. Respeto a las ideas de los dems. 8. Mente analtica. 9. Conciencia de los valores propios y de su entorno.

10. Capacidad de negociacin. 11. Imaginacin. 12. Claridad de expresin verbal y escrita. 13. Capacidad de observacin. 14. Iniciativa. 15. Discrecin. 16. Facilidad para trabajar en grupo. 17. Comportamiento tico. Experiencia: Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar: 1. Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. 2. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. Conocimiento de esfuerzos anteriores. 3. Conocimiento de casos prcticos. 4. Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza. 5. Conocimiento personal basado en elementos diversos. Responsabilidad profesional: El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en: Preservar la independencia mental. Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas. Cumplir con las normas o criterios que se le sealen. Capacitarse en forma continua. Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Personales:

Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar. Inters econmico personal en la auditora. Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas. Relacin con instituciones que interactan con la organizacin. Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o anti-tica. Externo: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control. Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora. Presin injustificada para propiciar errores inducidos. En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo. CONCLUSIN: El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.