Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Dintelsis, S. A. de C. V.
Progreso 207. Delegacin San Buenaventura. Toluca, Mxico. 50110. Conmutador: 01(722) 274-0404 Fax: 01(722) 274-3165 Web: www.dintelsis.com Informacin: info@dintelsis.com Soporte: soporte@dintelsis.com
Agradecemos su preferencia en
ser usado como una til herramienta que facilite el control administrativo de las empresas, con especial nfasis en los puntos de venta.
Ms que un manual extensivo, este documento pretende ser una gua para el usuario estndar. A continuacin explicaremos los alcances de Historia El sistema
MyBusiness POS
de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayora de estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin modificaciones significativas desde hace aos, lo cual los hace obsoletos. En otras palabras, la gran mayora de stos son programas son limitados, sin el dinamismo que las empresas requieren actualmente. En el otro extremo estn los programas que, siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequea empresa. Fue as que decidimos desarrollar la primera versin del sistema a principios de 1999. Comenz como una aplicacin estndar desarrollada en Visual Basic que acceda a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las operaciones comerciales de la empresa de forma gil y con precio accesible. El software es capaz de correr en una red convencional y tambin a travs de Internet en todos sus mdulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto. Por ejemplo, los administradores a travs de un mdem comn pueden, desde cualquier conexin a Internet, consultar sus reportes y grficos gerenciales, establecer derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de comunicacin. Para la manipulacin de los datos el sistema emplea actualmente a MySQLTM, que es un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y desempeo con ORACLETM y SQL ServerTM de MicrosoftTM, y que ha sido utilizado en organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el desempeo y sin que esto represente un costo de miles de dlares para nuestros clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQLTM, no es una limitante restrictiva del sistema, ya que como alternativas de conexin hacia otras bases de datos.
TM
o SQL ServerTM
Soporte Con cualquiera de nuestras licencias ofrecemos consulta sin costo a travs de correo electrnico a soporte@dintelsis.com o directamente en nuestra pgina www.dintelsis.com
Requerimientos de hardware de
MyBusiness POS:
Mnimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse. Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, mdem, no-break. Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP
Llenar los datos cuidadosamente, an cuando se pueda regresar para corregirlos. Pantalla de Datos de la Empresa Descripcin: Nombre de la empresa, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final. Base de Datos, teclear el nombre de la base de datos con la que se desea trabajar, por omisin el sistema instala la base de datos con el nombre de MyBusiness. Driver (ODBC), colocar el nombre del proveedor de la base de datos. Es recomendable dejar este parmetro con el valor que el el sistema presenta por omisin (debe decir: MySQL 3.51 Driver). Servidor, debe contener la direccin IP o el nombre de la mquina donde se instal el servidor de base de datos; si no lo sabe, presione el botn derecho del mouse encima del icono de MiPc y Seleccione la pestaa identificacin, el nombre del servidor es igual a Nombre completo del equipo. Puerto, colocar el nmero de puerto al que est direccionando el servidor; la gran mayora de las instalaciones hacen referencia al puerto 3306. Por omisin ste nmero es el correcto. Usuario colocar el nombre de un usuario registrado en la base de datos. La instalacin de la base de datos genera por omisin un usuario llamado root, que es el usuario de
Formato para cantidades numricas, indica el formato que el sistema utilizar para desplegar las cantidades numricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro dgitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se le presenta. Es decir: ##,##0.0000 El mismo caso se presenta con el Formato para cantidades en dinero. Nombre de la sucursal, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado el sistema, esto es muy til debido a que los reportes desplegarn, adems de la razn social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos. Costo de mantener una unidad en inventario, es un costo que se utiliza para realizar el clculo de la optimizacin de inventario y ordenes de compra sugeridas. Si no conoce ste dato, consulte con su contador, l seguro le dar el dato aproximado. Costo de pedir una orden de compra, tambin es utilizado para realizar el clculo de la optimizacin de inventario y ordenes de compra sugerida. Despus de oprimir el botn Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso al sistema, clave del usuario y password. Si es la primera vez que se utiliza el sistema, recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indic en la pantalla de Configuracin general.
Verificar base de datos, indica al sistema que deber actualizar la base de datos con los nuevos campos adicionados en versiones ms recientes del programa. Es decir, si cuenta con una versin del sistema MyBusiness, y desea actualizar sta versin hacia una ms reciente, deber marcar la casilla por una sola ocasin para que el proceso adems de actualizar el sistema, actualice la base datos. Al finalizar, habr concluido con xito la instalacin del sistema
MyBusiness POS.
MyBusiness POS
operacin comercial de una empresa, a saber: Ventas Compras Inventario Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Administracin del software Componentes de
MyBusiness POS
El software
que permiten un acceso rpido a las opciones del sistema. Esta barra -llamada en adelante la barra de tareas, aparece en un inicio en el centro de la pantalla, colquela donde le resulte ms conveniente. La siguiente vez que ingrese al sistema, la barra de tareas se desplegar exactamente en la ltima posicin de acceso.
Dentro de la barra observar los grupos de accesos directos a las operaciones del sistema: Ventas, Compras, Inventario, Utileras y Formatos. Cada una de estas secciones contiene a su vez los accesos a los mdulos correspondientes.
Cada una de estas opciones se explican a continuacin: El men Reportes contiene los reportes y grficos del sistema. Todos los reportes son visibles nicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la mayora de los casos un reporte puede solicitar rangos de algn catalogo o de una secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opcin de no utilizar un rango para lo cual el reporte mostrar todos los datos disponibles. Estos rangos en su mayora llevan un orden alfabtico en donde primero son los nmeros y despus las letras en el orden tradicional. Tambin se le puede solicitar un rango de fechas.
El men Favoritos contiene accesos directos a las carpetas del Business Manager (utilera que se ver ms adelante), en donde se encuentran referencias a las carpetas que se requiere acceder de forma rpida.
El men Mantenimiento a la base de datos permite optimizar el espacio que ocupan los datos en el disco duro de la computadora, adems de corregir inconsistencias en las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energa o descuido humano.
El men Sincronizar procedimientos actualiza aquellos formatos, reportes, grficos o procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan por medio de Internet y su conexin es por medio de una linea telefnica y el ancho de banda es muy pequeo.
Opciones Datos de la empresa: Esta opcin permite editar los datos generales de la empresa, adems de los datos de la conexin con la base de datos. Esta pantalla se explica en detalle al inicio de sta seccin.
Alta de nueva empresa: Aqu se ingresan los datos de una empresa adicional. Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos o ms empresas, la prxima vez que se ingrese, se le solicitar seleccionar la empresa con la cual trabajar.
Configuracin general: En esta seccin se pueden cambiar los formatos de despliega tanto de cantidades numricas como cantidades de dinero, el nombre de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla fue analizada al inicio de sta seccin).
Establecer formatos de impresin: En esta pantalla se designan los formatos asociados a cada documento de impresin. Por ejemplo: formato de factura, formato de ticket, formato de nota de crdito, formato de devoluciones y todos los que se indican en la pantalla.
Consecutivo de documentos: Aqu se puede indicar el folio inicial de las facturas, remisiones, notas de crdito y tickets, cabe aclarar que para el caso de las remisiones y tickets el consecutivo es por estacin de trabajo.
Borrar base de datos: Elimina la informacin completa de la base de datos de forma permanente, esta opcin debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema perder la totalidad de la informacin y queda en estado de nueva instalacin. La nica informacin base que permanece despus de un borrado es, procedimientos de usuario, formatos del sistema, grficos y reportes, adems de usuarios y permisos de usuario. sta opcin tiene asociado un procedimiento de usuario llamado inicio007 desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir, se puede omitir por completo el borrado de la informacin, o borrar solo los datos que se consideren pertinentes.
El Men Cambiar de empresa permite seleccionar la base de datos de la empresa con la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitar que cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.
un conjunto de iconos de acceso directo, que estn ah para acelerar la entrada a los principales mdulos del sistema. Esta a su vez se divide en Ventas, Compras, Inventario, Utileras Seccin de Ventas Punto de venta Cotizaciones Facturas Remisiones Cobro en caja Verificador de precios Clientes Cobranza Eliminacin de Saldos Devoluciones / Notas de crdito Seccin de Compras Ordenes de compra Compras
El Business Manager
En la seccin de Utileras dentro de la barra de tareas se encuentra el Business Manager, la cual es una herramienta que concentra todos los mdulos de seccin de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algn elemento especfico- y una seccin de estatus que indica el catlogo activo sobre el cual se est trabajando y el nmero de elementos encontrados en cada carpeta. Esta herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows. Las carpetas de las que se compone el Business Manager pueden ser de dos categoras: las fijas y las que se crean conforme se agrega informacin. Las principales carpetas fijas son Catlogos, Operacin, Ingresos / Egresos y Configuracin, que sern detalladas ms adelante.
MyBusiness POS. Esta ventana est compuesta por una seccin de mens, una
Un breve ejemplo prctico consiste en seleccionar la carpeta Lneas ubicada en la carpeta de Artculos dentro de la carpeta de Catlogos (Catlogos-Artculos-Lineas); una vez seleccionada esta carpeta, presione el botn derecho del mouse sobre el panel derecho del explorador, observe que aparece un men con varias opciones, seleccione la opcin Nuevo, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los datos para introducir una lnea de artculos nueva. Capture los datos solicitados y al finalizar de un click sobre el botn Aceptar. Ahora ver que en el panel derecho del Business Manager aparece un icono que representa a la lnea de artculos que acaba de ingresar.
Si desea consultar o modificar la descripcin de la lnea, seleccione la lnea recin creada, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Propiedades, sto abrir nuevamente la ventana de la lnea y podr ver los datos sin opcin a modificarlos; presione el botn Aceptar. Nuevamente presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cambiar y entonces podr ver y modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripcin de la lnea y presione el botn Aceptar.
Por ltimo, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botn derecho del mouse sobre el cono de la lnea creada y seleccione la opcin Eliminar. A continuacin aparecer un mensaje de confirmacin, conteste afirmativamente y visualizar cmo la lnea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen en forma automtica, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.
Hasta este momento se han mencionado las operaciones ms comunes que se realizan con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y Consultas. Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los mens contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botn derecho del mouse, son: utilizando una combinacin de teclas y, por medio de los mens y botones del encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinacin de teclas <Control> + <Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla <Supr> lo elimina. Dentro de los mens del Business Manager existe uno llamado Favoritos. ste se utiliza para facilitar el acceso a las carpetas ms usadas. La manera de ingresar un elemento a los Favoritos es, posicionarse sobre la carpeta en cuestin y despus presionar simultneamente las teclas <Control> + <D>, en el men Favoritos seleccionar la opcin Agregar a favoritos. Aparecer un recuadro donde solicita un nombre para distinguir el elemento favorito, sugerimos colocar un nombre que sea fcil de recordar. Ejemplo: Busque alguna carpeta y despus presione el men Favoritos e ingrese un nombre para el Favorito. Dele un click del mouse y observe como el Business Manager lo lleva a la carpeta deseada. La prxima vez que entre al sistema esta opcin tambin aparecer en el men Favoritos de la barra de tareas de MyBusiness.
es una lista de claves que definen las caractersticas de los productos que se venden en su negocio, por ejemplo mercanca como una cajetilla de cerillos, o servicios, como una consultora o un servicio de mensajera. En la mayor parte de los casos la codificacin de los artculos ya existe, como es el caso del cdigo de barras para la mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le recomendamos utilizar este cdigo para la clave del artculo en el sistema, ya que como es un estndar le permitir una mayor interaccin con sus proveedores, mayor facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos no tienen cdigo de barras le recomendamos que defina una buena poltica de asignacin de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicacin. Lneas de artculo
Antes de proceder con la captura de artculos es necesario que capture sus lneas de artculos. Una lnea es una clasificacin o agrupamiento de artculos, como lo es el caso de las lneas de electrodomsticos y la de frutas y verduras en un centro comercial. Para dar de alta sus clasificacin abra el Business Manager, despus busque las carpetas Catlogos - Artculos - Lneas. A continuacin capture sus lneas de artculos empleando en la clave de la lnea un mximo de cinco caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripcin puede haber un mximo de 40 caracteres. Marcas de artculos
Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el Business Manager, despus busque en las carpetas Catlogos Artculos Marcas y capture. Ubicacin de artculos
Una ubicacin indica la posicin en almacn de este artculo. Esto hace posible levantar inventarios fsicos nicamente de una seccin para poder llevarlos a cabo a tienda abierta. Para darlas de alta abra el Business Manager y despus busque la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Nota: Tanto como las lneas de artculos como las marcas y las ubicaciones son deseables de definir antes de los artculos, pero no indispensables, ya que el sistema crea elementos genricos por defecto llamados SYS.
Para acceder a este catlogo puede dar un clic sobre el icono Artculos en la seccin de Inventario de la barra de tareas. Se le mostrar una ventana donde se puede realizar cualquier operacin sobre los artculos con excepcin del borrado, lo cual se puede hacer nicamente en el Business Manager dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Indique la clave del artculo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el mximo de caracteres utilizados en los cdigos de barras estndar es de trece. Proceda a dar de alta el artculo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artculo con esta clave los datos aparecern y la ventana entrara en modo de modificacin. Si la clave no est dada de alta, el sistema asume que el artculo es nuevo. Capture los datos que se le piden: Descripcin se puede colocar cualquier texto con un mximo de 100 caracteres. Los datos Lnea, Marca, Impuesto y Ubicacin vienen precargados con la leyenda SYS o genricos. Cmbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artculo. En el dato Costo Ultimo capture el costo de compra del artculo o el costo de produccin del mismo. Capture las listas de precios, por omisin MyBusiness puede manejar hasta 10, de los cuales el nico dato necesario es el primero.
El catlogo de artculos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a sus necesidades. En la pestaa principal observar una opcin con la leyenda Artculo para venta. Esto le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los insumos que no se venden y sirven nicamente para crear producto terminado. Si la opcin Venta a granel est activada en el Punto de Venta se podr vender en cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azcar, lo cual no aplica por ejemplo si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas. Vender abajo del costo permite que el artculo se pueda vender abajo del costo dentro del punto de venta, tomando como base el ltimo costo de compra. Esto es utilizado en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras. Artculo bloqueado Se trata de un producto que ya no aparecer en las listas de precios, un producto que ya fue usado en cualquier operacin dentro del sistema ya no se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opcin. Control de series Permite llevar el control de series, y nmeros de pedimento. Cuando un artculo lleva ste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario solicitarn las correspondientes series. Es articulo compuesto (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al activar esta opcin el botn de componentes se activa, lo que permite capturar los componentes o insumos de este producto. Control de inventario Para los artculos marcados con esta opcin, el sistema llevara un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no llevar un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto. Modificar precio en tienda Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el usuario no tenga permiso para realizarlo. Solicitud de peso Al activar esta opcin en la pantalla de productos, entonces dentro de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. ste peso es ledo en forma automtica desde la bscula electrnica conectada, si es que existe alguna. sta operacin es dependiente de la opcin Venta a granel, tambin
Uno de los aspectos ms poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las presentaciones en los artculos. Una presentacin es una equivalencia de la clave original, ya sea en relacin uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; tambin paquetes de la unidad original (tambin llamada unidad de consumo). Asimismo se pueden vender productos en fracciones. La forma de introducir una presentacin es presionando la tecla <F9> en la ventana de artculos. Esta accin muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la presentacin, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aqu la misma recomendacin de la clave del artculo: utilice hasta trece caracteres mximo para ser compatible con los estndares del cdigo de barras. El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet, etc. El dato Dato2 es opcional y nicamente es informativo, el dato de Cantidad indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si est tratando de dar de alta un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato Unidad se indica la unidad de medida de esta presentacin. Presione Aceptar para ingresar la presentacin. Cabe mencionar que se pueden ingresar un nmero ilimitado de presentaciones.
La pantalla de productos muestra por omisin hasta 3 precios, pero adems de ofrecer las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaa de Listas Adicionales, existencias por almacn. Existe tambin la opcin de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea por medio Internet con medios magnticos. R.O.P. Mnimos y Mximos
Los datos mximo, mnimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote econmico) son datos capturables por el usuario, sin embargo existe un mtodo de clculo que permite definirlos en forma automtica, simpre y cuando se cuente con un mnimo de un ao de histrico de ventas. Este apartado ser explicado con ms detalle en la seccin Optimizacin de inventario.
Dentro del dato Informacin se puede colocar una referencia a un archivo externo que muestre la informacin tcnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la direccin de una pgina en Internet. Una vez capturado este dato es posible acceder a la informacin desde el Business Manager. Por ejemplo, accesando el catlogo de artculosy seleccionando uno de ellos, con el botn derecho del mouse se elige la opcin Ver Informacin, esta operacin abre una ventana con la aplicacin asociada al archivo.
Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos,
Presionando la tecla <F8> es posible capturar los proveedores que surten un determinado artculo, pueden ser 1 varios proveedores. La captura de proveedores es opcional, es decir, se pueden ir capturando durante la operacin del sistema pero es recomendable capturar por lo menos el proveedor principal que va a surtir ste artculo.
Este tipo de artculos, como se explic anteriormente, se componen de otros artculos del catlogo. Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al Business Manager, encuentre el artculo, lo seleccione con el mouse, presione el botn derecho y seleccione el men Componentes del producto o desde la ventana del artculo presione el botn componentes, que solo esta disponible si la casilla Articulo compuesto esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecer una ventana para la definicin de los componentes. Presione el botn Agregar con lo que el cursor se posicionar en el dato Parte. Indique la clave del artculo componente, presione la tecla <Enter> e indique la cantidad necesaria para poder ensamblar por lo menos un producto. Despus indique el almacn de donde se tomar la existencia y los das de proceso necesarios. En este punto, en el lado derecho de la ventana puede agregar observaciones a este componente. Finalmente, presione el botn Guardar. Observe como en la parte superior aparece la estructura en forma de rbol del artculo recin capturado. Ahora, si desea corregir o borrar el dato, seleccione el componente con el mouse, cambie los datos y presione nuevamente el botn Guardar. Puede alimentar todos los artculos que quiera, inclusive otros que sean a su vez artculos compuestos, lo cual se visualizar en el rbol de componentes. Para ensamblar estos productos se tienen 2 opciones: 1. Venderlos. Si el artculo no contiene existencia en el sistema, la venta realizar la cantidad de ensambles necesarios para cubrir la venta.
Note en la imagen anterior que la crema nivea a su vez contiene un cepillo de dientes, este mdulo puede manejar sencillas ordenes de produccin con subensambles en cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes de produccin, vea el apartado ordenes de produccin mas adelante. 2. Tambin es posible hacer un ensamblado o desensamblado previo de los artculos presionando el botn derecho del mouse sobre el artculo en el Business Manager, seleccionando la opcin ensamblado o desensamblado rpido e indicando la cantidad y el almacn hacia donde se destinar el ensamble. Importante: No olvidar que para activar las opciones de ensamble y desensamble se requiere que el artculo sea un artculo compuesto.
La clave es de un mximo de cinco caracteres y el primero de ellos debe de ser necesariamente una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Zonas de clientes
La zona de clientes es una clasificacin por su situacin geogrfica, por ejemplo, los clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones abra el Business Manager, despus busque la carpeta Zonas de clientes que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. Cuando la localice capture las zonas. La clave es de un mximo de cinco caracteres en donde el primero de ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Vendedores
Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarn a su posterior clculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Vendedores en las carpetas Catlogos Clientes. La clave es de un mximo de cinco caracteres siendo el primero de ellos una letra. La descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el punto de venta. Cobradores
Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una cuenta por cobrar. De esto se deriva el clculo de comisiones por cobranza. Para dar de alta sus cobradores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Cobradores que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. No olvide que la clave del cobrador es de un mximo de cinco caracteres con el primero de ellos con letra y que la descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El catlogo de clientes El catlogo de clientes puede ser accedido desde el Business Manager en la carpeta Clientes o desde la barra de tareas en la seccin Ventas. Al abrir la ventana de Clientes el cursor estar posicionado en el dato de Clave del cliente. El sistema de forma automtica genera una clave consecutiva y siempre comienza en el nmero dos ya que el cliente uno est reservado para el sistema. Le sugerimos que las claves de los clientes tengan una relacin con la forma en que tradicionalmente los conocemos, por ejemplo, si tiene un cliente el cual usted y todos sus empleados lo conocen como GUTIERREZ entonces la clave del cliente puede ser GUTIERREZ. De este modo conseguir memorizar estas claves de una manera natural, dando as agilidad a las operaciones relacionadas del sistema. Los datos de la primera pantalla son los datos fiscales, que son los mas usados dado que con stos se crean facturas.
Dentro de la pantalla de clientes se pueden capturar datos adicionales a los antes mencionados. En la pestaa de Crdito/Desc./Internet se encuentra el contacto o la persona con la que comnmente nos dirigimos en esa empresa, los das de crdito y el lmite de crdito del cliente, el tipo de precio que indica cul de las diez listas de precios disponibles en artculos utilizaremos con este cliente, cinco descuentos en cascada que se aplicarn al momento de realizar la venta, la fecha de revisin y pago, su correo electrnico. Dentro del dato Informacin pondremos un archivo o una direccin en Internet que nos proporcionara informacin adicional del cliente. El dato Proveedor es un dato informativo que se usa para indicar la clave de proveedor que nosotros tenemos en el sistema del cliente.
Contactos
En la ventana de Clientes es posible agregar los contactos de la empresa, por ejemplo, el director, el comprador, el contador, el encargado de cuentas por pagar, entre otros. Podemos tambin agregar sus telfonos, su puesto y llevar el control de la agenda con cada uno de ellos. Para dar de alta un contacto presione sobre la pestaa Contactos de la ventana Clientes y despus presione el botn derecho del mouse sobre la ventana resultante. Seleccione el men Nuevo, capture los datos indicados y presione el botn Guardar y Salir o Guardar Datos.
En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los telfonos del contacto. Si lo desea indique que s y capture el primer telfono, incluyendo el cdigo de rea. En otro caso podr capturar los telfonos en otro momento.
Asuntos pendientes con los contactos: Al finalizar la captura de telfonos es posible agregar asuntos pendientes con el contacto. Un pendiente es un asunto a tratar, como por ejemplo el envo de un fax, una cita o incluso algn proyecto. Si se desa agregar un pendiente para este contacto, indique en la ventana de Pendientes su descripcin, la fecha, la persona que lo atendi y la persona destino, es decir a quin va dirigido el pendiente.
Una vez completada la captura, se puede observar que se ha agregado un contacto a la lista del cliente.
Para modificar, eliminar o consultar la informacin de un contacto, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Si dispone de una diadema o de una extensin de telfono conectada a su computadora puede utilizar la opcin de marcado automtico. Para esto slo basta con abrir la ventana de contacto, seleccionar la pestaa Telfonos y presionar el botn derecho del mouse sobre el men Marcar nmero. Despus se le preguntar si desea utilizar el cdigo de rea si es que va a llamar de larga distancia. Proceda si lo desea y cuando escuche que contestan descuelgue el telfono y comience a hablar o hable directamente por el micrfono de la computadora. Por ltimo, presione el botn Colgar cuando la conversacin termine.
Precios especiales
En el botn de Precios especiales de la ventana de clientes podemos otorgarle un precio especial a un cliente en particular, el cual predominar sobre otras polticas predefinidas, como los descuentos y la lista de precios. Para dar de alta, modificar o eliminar un precio especial solo presione el botn correspondiente de la barra en la ventana de precios especiales.
Direcciones de embarque
Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancas que se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envo de los productos va hacia una de sus sucursales.
Concepto de la entrada.
Existe un catlogo localizado en el Business Manager donde es posible definir los conceptos de entrada al inventario. MyBusiness trae por omisin algunos conceptos capturados. Si desea utilizar ste catlogo predefinido por MyBusiness simplemente tendr que elegir la clave correspondiente al inventario inicial, es decir, utilice la clave II (Inventario Inicial), en caso contrario tendr que definir una y colocarla en el concepto de la entrada. Almacn
Indica el almacn hacia donde se va a agregar la existencia de los productos a ingresar Fecha del documento.
Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea muy pequeo, esto permitir al sistema un mejor clculo de costos. Aunque simpre es recomendable colocar costos reales. Presione nuevamente la tecla <Enter> hasta que vea aparecer la partida en la malla de datos capturados.
Borrar una partida Para borrar una partida deber seleccionar la partida con el mouse en la malla de datos y presionar la tecla Del o Supr. Modificar la cantidad dentro de la malla de datos. Para modificar la cantidad de producto dentro de la malla de datos deber seleccionar el dato, darle un doble clic con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla <Enter>. Importante: La malla de datos acepta hasta un mximo de 800 partidas por entrada. Finalizar la entrada Al oprimir el botn Finalizar o presionar la tecla <F5> se presenta una ventana de confirmacin para cerrar la Entrada. Antes de aceptar es recomendable que la opcin imprimir este activada, as quedar un registro de que la captura del movimiento est realizado de forma correcta. Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para su revisin o para agregar ms partidas.
Inventario fsico
El inventario fsico es uno de los procesos ms complejos y tediosos para el personal administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofa para realizar este proceso. Se detalla a continuacin. Para acceder a la pantalla de inventario fsico seleccione la pestaa de Inventario en la Barra de tareas y despus dar un click del mouse sobre el icono Inventario fsico.
Ubicacin indique la ubicacin de los artculos dentro del almacn a los que se pretende levantar inventario fsico.
Iniciar inventario fsico Recibir una advertencia diciendo que los artculos que pertenecen a la ubicacin especificada sern bloqueados y que no podr realizar ninguna operacin que pudiera afectar al inventario.
El inventario fsico est en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede iniciar la captura de artculos. Qu significa que el inventario fsico est pendiente? El inventario fsico est listo para aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacn, pero sin afectar an las existencias de los productos. Existen dos formas de capturar el inventario fsico. Vamos a explicar la forma tradicional.
Colquese en el dato Producto y teclee la clave del artculo que se desea capturar. Presione la tecla <Enter>, lo cual lo posicionar en el dato Marbete, coloque ah el folio del marbete si es que realiza el inventario a travs de los cartones especiales para conteos fsicos. Si no es as, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera proceda con los datos Primer conteo y Segundo conteo. Aunque es una prctica recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el nico dato importante es el Real, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada. Presionando la tecla <F5> el dato ser registrado. Proceda as con todos los artculos de su lista.
Una vez terminada la captura d un click sobre el botn Aplicar inventario fsico, con lo cual las diferencias encontradas sern aplicadas y las existencias reales pasarn a ser la nueva cantidad terica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia terica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario fsico marc 55, entonces el sistema ingresar un movimiento de entrada por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de inventario fsico marc 45, entonces el sistema ingresar un movimiento de salida por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad terica del producto se modificar dentro del catlogo de artculos.
Impresin del inventario fsico Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, ste nos va a permitir verificar el estado de la captura de cada uno de los artculos. Asimismo nos va reflejando las diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artculos que tanto en costo como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botn es: INVFIS (Impresin de inventario fsico). Impresin de la forma de captura Imprime un listado de los artculos contenidos en el catlogo de productos e incluye una linea para la captura del conteo. El formato asociado a este botn es: INVFISCAPTURA (Captura de inventario fsico) Impresin de marbetes Imprime los marbetes de todos los artculos del catlogo en el formato especificado. El formato asociado a este botn es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario). Captura acumulativa del inventario fsico Si usted posee un scanner de cdigo de barras inalmbico o tiene forma de hacer llegar su scanner a los anaqueles y, adems, la mayora de sus productos contienen un cdigo de barras, le convendr seleccionar la opcin Activar captura acumulativa. Notar que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de cdigos. Con esto,
Dentro de la pestaa de Inventario de la Barra de tareas existe una opcin llamada Recalcular Inventario. El control de existencias en un principio puede parecer un simple proceso de sumas y restas en la cual la mercanca entra y sale y el nico trabajo de la computadora es llevar esta cuenta para al final arrojar la existencia. Sin embargo, adems de esto, la computadora lleva un control del costo de los productos, de los mrgenes de utilidad y costo de ventas. Esto es afectado por el orden en el que se realizan los procesos de captura, por ejemplo, si en este momento vendemos mercanca de la cual no tenemos existencia capturada, el sistema no puede determinar el costo de venta, pero si posteriormente se captura la compra que justifica la existencia, el sistema indica la existencia de forma correcta pero no as el costo de la venta que naturalmente se fue en cero lo que indicara una falsa utilidad del 100%. Por esto es muy importante que cuando se capture un movimiento se indique certeramente la fecha del documento que se est capturando y ms si se trata de movimientos de fechas atrasadas o diferentes a la del da, en cuyo caso necesariamente se ha de ejecutar este proceso de Recalcular Inventario. Esta opcin es exactamente la misma que se localiza dentro de la forma de inventario fsico. Es recomendable realizar un reclculo de inventario antes de iniciar un inventario fsico. Importar de colectora de datos
Anteriormente vimos como utilizar el mdulo de entradas al inventario para la captura del inventario inicial. Este mdulo tambin es til cuando se trata de capturar entradas al inventario por razones distintas a la compra tradicional. Para acceder a este mdulo busque la pestaa Inventario y presione un click sobre Entradas al Inventario. Una vez que se despliegue la ventana indique el concepto de la entrada, capture el almacn al que desea agregar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo. El costo es necesario debido a que este ser utilizado en el clculo del costo de venta por lo que le sugerimos que sea el costo real. Una vez que ya ingres sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntar si desea confirmar la entrada. No olvide que una vez que conteste afirmativamente el movimiento ya no es reversible. Le sugerimos que antes de confirmar la entrada verifique que la casilla Imprimir movimiento este activada para que tenga un documento que ampare su captura. Si olvid hacerlo posteriormente puede hacerlo desde el Business Manager.
Salidas al inventario
En la pestaa Inventario y presione un click sobre Salidas al Inventario. De igual manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la salida, capture el almacn al que desea descontar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo.
Al terminar de ingresar sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntar si desea confirmar la salida.
Preste atencin a la opcin de Traspaso al almacn. Si usted la activa y le indica un almacn destino, no slo crear la salida del almacn indicado primero, sino tambin la entrada al almacn destino.
Asimismo preste atencin a la opcin de Traspaso entre sucursales. Esta opcin permite realizar un traspaso desde una sucursal hacia otra. Es decir, generando una salida confirmada desde la sucursal origen y una entrada pendiente hacia la sucursal destino.
La venta
Uno de los procesos ms complejos que existen en las empresas es el de la venta. Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde solamente se pasan productos por un lector de cdigo de barras y se imprime un ticket para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos tambin se vende en plazos y habr otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales sobre un artculo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software presentan. A continuacin se presenta la descripcin de cada uno de ellos. El punto de venta (Para obtener informacin mucho ms detallada acerca del punto de venta, refirase al manual de usuario del punto de venta)
MyBusiness POS
El punto de venta es nuestra propuesta a lo que se conoce comnmente como software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para activarlo basta con ir a la barra de tareas y darle un click sobre el icono Punto de venta.
Observar una ventana que abarcar toda la pantalla. Su operacin es verdaderamente fcil y rpida. Lo que tiene que hacer es pasar los artculos por el lector de cdigo de barras (si tiene uno conectado) colocar los cdigos de los artculos que desea vender y presionar <Enter>. Con esto el sistema comenzar a llevar la lista de lo consumido as como la sumatoria de los totales de venta. El punto de venta fue diseado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser activado con el teclado. Por ejemplo, es posible aumentar en una unidad la ltima cantidad capturada presionando la tecla <+> del teclado numrico o con el signo menos realizar la operacin contraria, siempre y cuando los parmetros de punto de venta en la estacin de trabajo estn activados.
La opcin de Incrementos rpidos est activada. El proceso para usar sta opcin es el siguiente: presione la <flecha arriba> del teclado y ver que el cursor se posiciona en la ltima partida capturada y as podr usted cambiar la cantidad, como en los casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos artculos varias veces por el lector de cdigo de barras. Si desea quitar el producto de la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla <Supr>. Una vez capturados todos los artculos presione la tecla <F5> y aparecer una opcin preguntndole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar montos en cheques o tarjetas de crdito o cualquier otro concepto que desee.
Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente la tecla <F5> para terminar con la venta, con esta operacin se imprimir el ticket y se abrir el cajn de dinero. A continuacin la pantalla es limpiada y queda lista para atender al siguiente cliente. El nico dato que queda activo de la venta anterior es la informacin del cambio, sto nos permite guardar la referencia para una posible reclamacin del cliente con respecto a su cambio. Cambio de precio en el punto de venta Dentro del Punto de venta existen operaciones que permiten un mayor control de la venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo intente se le pedir el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el cambio de precio. Si son vlidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier forma el usuario an cuando tenga derechos de cambio de precio no podr vender abajo del ltimo costo siempre y cuando as est estipulado en el dato del artculo Vender abajo del costo dentro de la pantalla de artculos. Elaboracin de facturas en el punto de venta Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artculos se debe escribir la secuencia //fac seguido del nmero de ticket asociado y el nmero de estacin de trabajo o caja que gener el ticket, oprimir <Enter>, por ejemplo //fac 354 caja01.
A continuacin se le piden los datos del cliente o podr seleccionar uno previamente capturado y al presionar el botn Aceptar se comenzar a imprimir la factura, para lo cual la nica condicin es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible realizar esta operacin de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar la opcin Convierte un ticket en factura en donde solo basta con colocar el numero de ticket. Devoluciones del punto de venta En punto de venta es posible devolver mercanca de un ticket, tecleando //dev en donde se capturan los cdigos de los artculos. A continuacin se colocan el nmero de ticket y el nombre de la caja que lo gener. Al presionar <Enter> ver que la malla de datos cambia a color azul mostrando las partidas contenidas en el ticket. A continuacin colquese en la partida que va a devolver y se mostrar una ventana con el cursor en el dato Cantidad a devolver. Modifique la actual y las dems partidas y al final presione la tecla <F5>. Se le preguntar si desea cerrar la devolucin y se imprimir un comprobante de la devolucin y se creara de forma automtica una nota de crdito.
Ayuda en el punto de venta El punto de venta fue hecho para ser fcil y rpido de operar; sin embargo al principio puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado, para esto puede presionar la tecla F1 y mostrara una ventana donde se puede acceder a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla <ENTER>
Las opciones de ayuda son las siguientes: F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posicin sin importar en que parte de la pantalla se encuentre. F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente. F4 Quita bloqueo por error en cdigo: Si por alguna razn se tecleo un artculo que no existe en el catlogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para cobrar la venta, esto tiene como propsito el no regalar algn producto por error, cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido, con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el lector de cdigo de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la operacin. F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejndola en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de
con la diferencia de que las cotizaciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por surtir. Cuando una cotizacin se comienza a surtir se convierte automticamente en pedido.
Para acceder al mdulo de pedidos basta con darle un click en la pestaa de Ventas de la barra de tareas al icono Cotizaciones donde se mostrar la ventana del Asistente de Cotizaciones / Pedidos. Seleccione la opcin y presione <F5>. En la siguiente pantalla se le pedirn los datos del cliente, la clave del vendedor, el nmero de la lista de precios que se utilizara en la cotizacin, y los descuentos en cascada que sern aplicados. Presione nuevamente <F5> y observar la pantalla que le pide el almacn de donde se tomar la mercanca cuando se surta y la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la cotizacin / pedido. Nuevamente pulse <F5> y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, precio de venta propuesto, el almacn de donde se tomar la mercanca por cada partida y el nmero de la lista de precios a manejar. Por supuesto est que la cotizacin y el pedido no afectan al inventario. Al oprimir <F5> podr ahora capturar la fecha de la cotizacin / pedido, la fecha de entrega, adems de la direccin de embarque. Verifique la casilla de imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo que se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en el Business Manager en las carpetas de Pedidos y Cotizaciones. Surtir una cotizacin o un pedido Para surtir una cotizacin o un pedido es necesario ir al Business Manager, buscar la carpeta de cotizaciones o la de pedidos / pedidos parcialmente surtidos e identificar la operacin. Los pedidos antes de ser surtidos deben de ser autorizados por un usuario con derechos presionando el botn derecho del mouse y seleccionando el men autorizar pedido. Despus de este paso se selecciona la operacin (puede seleccionar una o varias), se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona el men Surtir pedido. De inmediato se desplegar una ventana en donde todos los pedidos que se van a surtir de un mismo cliente aparecen agrupados debido a que es posible crear una factura de varios pedidos o varias facturas de un solo pedido. Posteriormente tiene usted que capturar en el espacio Cantidad a surtir, la cantidad real de mercanca que se le va a entregar al cliente, debido a que se pueden surtir cantidades menores a las solicitadas por el cliente. Una vez realizada la captura se presiona el botn <Aceptar> con lo que automticamente se crean tantas ventas como clientes diferentes hubiera seleccionado para surtir, a travs del Asistente de ventas. En cada ventana observar que los datos estn precargados con los datos del pedido, pero aun as puede usted hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la venta e imprima su factura o remisin y observe que el pedido dependiendo del caso pudo quedar como cerrado cuando ya no tiene mas mercanca por surtir o parcialmente surtido cuando algunas de sus partidas quedaran aun pendientes. Si cancelara alguna de la facturas generadas, los pedidos regresan a su estado anterior. Tambin cabe aclarar que un pedido se da por surtido desde el momento en que se crea la venta, se confirme sta o no, por lo que si se desea deshacer el movimiento tiene que borrar la venta pendiente o cancelar la factura o remisin.
Cerrar un pedido Un pedido del cual ya no se va a surtir mercanca se debe cerrar manualmente. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el cliente cancela el pedido y usted ya no desea que continue apareciendo en sus reportes de artculos por surtir. Para cerrarlo, busque la carpeta de pedidos o de pedidos parcialmente surtidos en el Business Manager, seleccione el pedido, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cerrar pedido. Le ser solicitado un pequeo comentario de la razn por la cual el pedido ya no se termino de surtir y esto entrara si el concepto as lo indica a las ventas perdidas.
La cobranza
La cobranza dentro del sistema es bastante sencilla y flexible. Antes se deben de entender algunos conceptos: para el software de cobranza pueden provenir de una venta, ya sea que se utilice el asistente de ventas o el punto de venta, o directamente puede ser capturada en la carpeta cobranza del Business Manager, por ejemplo para la captura de los saldos iniciales. Un movimiento de cobranza puede contener cargos y abonos lo que determinan el saldo. Por ejemplo, si usted crea una venta por $10,000.00 se crea un movimiento de cobranza con un solo cargo por los mismos $10,000.00 y despus se le pueden aplicar abonos que disminuyan el saldo o mas cargos como en el caso de los intereses.
Alta de un nuevo movimiento de cobranza Para dar de alta un nuevo movimiento de cobranza busque la carpeta Cobranza en el Business Manager. Observe que a su vez esta carpeta se divide en otras dependiendo de las monedas que haya configurado, en donde por defecto slo existe la de la moneda base del sistema. Ingrese un nuevo registro y le aparecer una pantalla donde es posible capturar el cliente, el tipo de documento que dio origen a la cobranza, el tipo de documento asociado (por ejemplo una factura y su nmero de referencia), la moneda del movimiento de cobranza, el tipo de cambio de ser necesario y el importe del documento. Capture tambin el cobrador asignado, la fecha de la cobranza y su fecha de vencimiento. Presione el botn <Aceptar> y ahora tiene un nuevo movimiento de cobranza. As es como puede capturar los saldos iniciales de cada cliente. Aplicar abonos a la cobranza Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas por las ventas, dirjase a la barra de tareas. Una vez ah busque el icono Cobranza en la pestaa Ventas. Al darle un click se abrir una ventana que le pedir la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho
Modificar, borrar o consultar un abono Dirjase a la barra de tareas en la pestaa Ventas y de un click al icono de Cobranza. Seleccione al cliente y presione <Enter>. Cuando vea la lista de movimientos de cobranza seleccione uno de ellos, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre el men Modificar y con esto podr ver la ventana del movimiento de cobranza en donde podr, en la pestaa Cargos / Abonos, eliminar, modificar o agregar un abono seleccionando uno de la lista. Para los cargos es la misma situacin.
Compras directas
similarmente, slo que las requisiciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por recibir. Adems, cuando la requisicin se comienza a recibir se convierte automticamente en orden de compra. Para acceder al mdulo de ordenes de compra basta con darle un clic, en la pestaa de Compras de la barra de tareas, al icono Ordenes de compra donde se mostrar la ventana del Asistente de Requisiciones / Ordenes de Compra. Seleccione la operacin que desea realizar. Presione la tecla <F5>, se le pedirn los datos del proveedor y el descuento que ser aplicado. Presione nuevamente <F5> y se le pedir que indique el almacn a donde nos entregarn la mercanca. Una vez que comience a ser recibido, indique tambin la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la requisicin o la orden de compra. Nuevamente <F5> y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, el costo propuesto, el almacn donde se entregar la mercanca. Obviamente tanto la requisicin como la orden de compra no afectan al inventario. Presione <F5> para registrar los gastos que se generan por causa de esta orden de compra (como son gastos de importacin u otros). Dispone de hasta 10 gastos adicionales por cada orden de compra. Indique la clave del proveedor (por ejemplo el agente aduanero), el importe en moneda base y el documento origen que puede ser una factura. Si presiona el botn que aparece en el rengln capturado se generara una cuenta por pagar para este proveedor. Presione <F5> y podr capturar la fecha de la requisicin o la orden de compra, as como la fecha de entrega. Verifique la casilla Imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo cual se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las compras que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas, para las ordenes de compra y requisiciones mientras no se comiencen a recibir se pueden modificar en el Business Manager en la carpeta Ordenes de compra.
MyBusiness POS
Cuentas por pagar El mdulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos con los proveedores. Para acceder a este mdulo busque la barra de tareas, despus la pestaa Compras y de un click sobre el icono Cuentas por pagar. Indique la clave del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione <Enter>. Aqu puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por usted mismo, adems de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones seleccione un rengln en la malla de datos, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Saldo inicial de proveedores
MyBusiness
pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una aoranza a aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, as como de fondos especiales como el de la caja chica. Los cortes X y Z El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z. Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a proveedores, ventas, crdito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede haber 10 cortes X para un corte Z pero slo un corte Z por da. Estos cortes se pueden imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el Punto de venta o en el Asistente de Ventas. El control de gastos Si usted va a la carpeta de egresos en el Business Manager, observar que puede dar de alta un gasto por medio de la ventana que vio en cuentas por pagar. Lo que tiene que hacer es simplemente dejar el dato Proveedor en blanco, capturando el importe y el documento con el que va a realizar su gasto. En el dato Concepto de pago utilice alguno de los que tiene en la lista, pero puede dar de alta tambin los que sean necesarios en las carpeta Configuracin Conceptos de egresos. El control de presupuestos
POS
pero adems de stas existen una gran cantidad de opciones adicionales que
este proceso basta con crear un pago como se explic en el control de gastos, en donde se pueden capturar el reembolso de la caja y despus repartir ese dinero en pagos mas pequeos como se explic en el control de presupuestos. Existen una buena cantidad de reportes que permiten controlar los gastos por usuario o para realizar arqueos. Le sugerimos revisarlos.
MyBusiness POS es capaz controlar los fondos revolventes. Para poder realizar
La operacin administrativa
Hasta este momento hemos visto la parte operativa del sistema, esto es, las partes necesarias para llevar un buen control del sistema, pero hemos dejado para este momento la parte administrativa del propio software como es el control de usuarios, la configuracin de las estaciones de trabajo y la modificacin de formatos impresos. Los usuarios Para dar de alta los usuarios del software tenemos que ir a la carpeta Usuarios en Configuracin dentro del Business Manager. Ah podr ver por lo menos uno que es SUP o sper usuario, el cual se crea cada vez que se instala el sistema. Ingrese un usuario nuevo. En la ventana que se le muestra le sern solicitados los siguientes datos: la clave del usuario, su nombre, una clave de acceso o password, su puesto y la posibilidad de ingresar la ruta de un archivo con la foto del usuario. Capture los datos que considere necesarios. Alta para los usuarios El software
usuarios. El password en esta ventana esta encriptado, as que aunque se pueda tener acceso a la base de datos (que de por s ya tiene su propio password) debe de tener cuidado de no olvidar sus claves ya que de lo contrario resultara casi imposible recuperarlas. Permisos para los usuarios Los permisos en el Business Manager son en varios niveles. El nivel general se establece en el mismo momento en que se da de alta al usuario. Abra el usuario SUP o supervisor. Notar que existe una casilla de verificacin con la leyenda Supervisor. Si est activada este usuario tendr los derechos de configuracin, lo cual le permite alterar los parmetros mas delicados del sistema.
procedimientos de usuario podr tener acceso desde el men reportes de la barra de tareas. Recin instalado el sistema, el usuario SUP ya tiene derecho a todos los reportes, pero si entra al sistema con algn otro usuario notar que no tiene acceso a ningn reporte. Es posible hacer las asignaciones de dos maneras: 1) Abriendo la ventana del usuario como si se quisiese modificar alguno de sus datos, dar un click sobre la pestaa Reportes y procedimientos , despus abra una ventana del Business Manager y busque la carpeta Reportes o Grficos, seleccione un elemento y arrstrelo con el mouse a la zona de la malla de datos del usuario, sultelo y con esto habr asignado el reporte y 2) Un proceso alternativo es seleccionar al usuario al que se le van a asignar sus reportes, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar el men Asignar todos los reportes, con lo cual se dar derecho a este usuario sobre todos los reportes y grficos que hasta este momento se encuentren en el sistema. Quitar el derecho de un reporte previamente asignado Si por alguna razn desea quitarle el acceso a un usuario de un reporte que previamente fue asignado, abra la ventana del usuario como si quisiera modificar alguno de sus datos, de un click sobre la pestaa Reportes y procedimientos, seleccione el reporte que desea quitar de la malla de datos y presione la tecla <Supr>. Derechos generales Dentro de la misma ventana del usuario existe una pestaa con la leyenda Derechos generales, en donde se pueden asignar los siguientes derechos: Manejo de periodos contables, que permite al usuario crear periodos de trabajo; Autorizar pedidos que, como se vio en la seccin pedidos, es un proceso necesario para antes de surtir un pedido; Captura con fecha fuera del periodo de trabajo, permite al usuario capturar movimientos del sistema con fechas fuera del periodo de trabajo. Derechos del Business Manager Es posible definir cules son las carpetas del Business Manager a las que el usuario puede acceder adems de las opciones que podr activar en cada carpeta. Por ejemplo, podemos decir que un usuario puede nicamente acceder a la carpeta Artculos, pero que nicamente puede dar de alta artculos y modificarlos pero no borrarlos. Para conseguir esto necesita seleccionar al usuario, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar el men Derechos del Business Manager. En unos instantes aparecer una ventana donde aparecen todas las carpetas del Business Manager con un icono en forma de llave que indica cules carpetas estn activadas o no. Seleccione cualquier carpeta y presione el botn derecho del mouse y escoja la opcin Desactivar o Activar, segn sea el caso. Con esto inhabilitara o habilitar para este usuario la carpeta completa, lo que la har invisible para este usuario. Tambin notar que los diferentes mens disponibles en esa carpeta aparecen del lado derecho, tambin pueden ser activados o desactivado usando los mismo pasos para activar o desactivar la carpeta. Los cambios en los derechos se harn notorios hasta que el usuario inicie una nueva sesin del sistema.
MyBusiness POS
Derechos en la barra de tareas Si presiona el botn derecho del mouse encima de un usuario en el Business Manager puede seleccionar la opcin Derechos de la barra de tareas. Visualizar una ventana que muestra una copia de la barra de tareas. Presione alguno de los iconos y se mostrara un men en donde podr seleccionar si desea activar o desactivar la opcin para este usuario. La prxima vez que el usuario entre notar que los accesos directos inactivos se mostrarn con la figura de un sobre de seguridad y que no es posible ejecutarlos.
Derechos de ventas Usted puede definir algunos derechos especiales que tienen que ver con el procesos de la venta, los cuales son: Cambiar precio de venta: si desactiva esta opcin no le ser posible al usuario cambiar los precios en el Asistente de Ventas, ni el Punto de Venta. Si algn usuario sin derecho de cambiar el precio intenta hacerlo en el punto de venta, le ser solicitada una autorizacin de un usuario con este derecho. Cambiar almacn: permite que en el Punto de Venta se pueda indicar el almacn del cual ser descontada la existencia, Alta baja del vendedor: permite que en el Punto de Venta se pueda dar de alta, baja o modificar un vendedor o agente de ventas. Cambiar descuento: esta opcin habilita el dato descuento(s) del Asistente de Ventas para su captura. Vender sin existencia: aplica al Asistente de Ventas y permite al usuario vender aun si la cantidad capturada supera a la existencia, si esta opcin est activada recibir un mensaje de advertencia, pero se le permitir continuar. Alta baja de clientes: permite desde el Punto de Venta o en el Asistente de Ventas dar de alta, modificar o borrar clientes del catlogo. Alta de vendedor: permite en el Asistente de Ventas dar de alta, modificar, o borrar a los vendedores o agentes. Alta de almacn: permite dar de alta o modificar un almacn en el Asistente de Ventas. Alta de moneda: permite dar de alta o modificar una moneda del sistema en el Asistente de Ventas. Alta baja de artculo: permite dar de alta, modificar o borrar un artculo en el Punto de Venta o el Asistente de Ventas. Cancelar venta: permite eliminar una venta desde el Asistente de Ventas o cancelarla si sta ya fue confirmada. Devolver mercanca: esta opcin permite recuperar una venta de otra cancelada en el Asistente de Ventas. Corte X y Corte Z: permite obtener los cortes de flujo de caja desde el
Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificacin, las cuales son: Activar el lector de cdigo de barras en ventas: habilita la captura rpida de
Dentro de la pestaa telefona del punto de venta, indicamos el digito que usa el conmutador para dar lnea externa, esto es importante si se usa la opcin de marcado automtico del mdulo de telemercadeo. Se debe de indicar el protocolo que usa el MODEM para el identificador de llamadas y el puerto donde esta conectado, el puerto lo puede ver desde el panel de control MODEMS, y el protocolo puede probar cada uno, si el led del modulo de telemercadeo se pone en verde es que selecciono el correcto, pero cabe aclarar que en pruebas hechas en la ciudad de Mxico, solo el protocolo CID=1 funciona de forma correcta.
Cobrar en punto de venta permite que antes de finalizar la venta en el Punto de Venta le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y una que nicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones con la Tecla F8 desde el punto de venta. Suma de unidades en punto de venta Muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades vendidas til en negocios donde se venda el mismo tipo de mercanca. Recuperar ventas por estacin Esta opcin inhabilita a la estacin de trabajo para poder traer ventas en el punto de venta que no hubiesen sido hechas por la misma estacin. Controlar existencia en punto de venta Con esta opcin no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia Captura de intereses en punto de venta Permite capturar un inters al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje cuando se vende a crdito desde el punto de venta. Incrementos rpidos en facturas y punto de venta
Ventana de seleccin de precios en punto de venta Con esta opcin activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno. Mostrar imagen del producto Esta opcin muestra la imagen cargada en el catlogo de productos dentro del punto de venta. Mostrar informacin del producto Al igual que en la casilla anterior con esta opcin es posible mostrar el archivo adjunto del catlogo de productos en el campo informacin, esta opcin es muy interesante ya que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como puede ser imgenes, video, documentos PDF, Word, Excel etc, pginas web, presentaciones de Power Point, y prcticamente cualquier cosa que pueda abrir Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos tcnicos o promociones en forma grfica de los productos que se estan vendiendo. Presentar informacin del producto solo por solicitud del usuario Esta opcin evita que se muestre el archivo adjunto como informacin al producto inmediatamente despus de aceptar el producto, si no que espera hasta que el usuario presione las teclas <SHIT> + <F1>. Activar punto de venta al entrar al sistema Con esta opcin activada al iniciar el sistema se activa de forma automtica el punto de venta. Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta Con esta opcin es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catlogo para poder iniciar el proceso de venta. Forzar solicitud de clave de vendedor Obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier operacin. El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta Esta opcin es til cuando se quiere dar a algn cliente el precio pactado sin importar el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero por volumen su precio debera de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el precio de $100. El precio de la presentacin tiene preferencia sobre el volumen de venta
El primer dispositivo que se puede configurar es la impresora de tickets. Cabe aclarar que MyBusiness POS no requiere del driver de la impresora para poder usarla ya que se enva la seal directamente al puerto. Basta con conectarla e indicar en qu puerto est conectada, si tiene cajn de dinero conectado y si la impresora tiene corte o no. Esta configuracin es valida sin importar si se trata de impresoras trmicas, de inyeccin de tinta o de matriz de puntos. Si se trata de una impresora serial, le recomendamos desinstalar el driver de la impresora (recuerde MyBusiness POS no lo necesita) ya que tanto el driver como MyBusiness POS intentaran tomar el control del puerto por lo que alguno de los dos indicara un error de puerto ocupado.
El lector de cdigo de barras solo se configura si se trata de un lector serial, para los lectores a teclado no es necesario, en donde dice modelo de lector le recomendamos el modelo genrico ya que este trabaja bien con el 90% de los modelos de lectores seriales existentes. Para que la configuracin del lector funcione es necesario reiniciar el software, el programa convierte la seal serial en seales de teclado, esto quiere decir que la seal ser recibida en cualquier programa aun si no se tata de MyBusiness POS.
La torreta es un display que le muestra informacin al usuario como puede ser su cambio y el total de la compra, actualmente el software solo maneja el modelo 5220, pero como se vera mas adelante es posible disear mas de estos manejadores.
El software MyBusiness POS puede manejar bsculas para la captura del peso en el punto de venta, existen dos tipos de bsculas de acuerdo a la forma que envan la seal del peso a la computadora, en el primer tipo la seal del peso solo llega cuando el peso es estable en la bascula esto quiere decir que el peso no cambio por lo menos en dos segundos, este tipo de bsculas son las mas caras, pero las mas confiables. El segundo tipo manda la seal de forma constante y pueden ocurrir pequeas variaciones del peso debido a que no existe seal de estabilizacin.
La impresora de cdigo de barras es un tipo especial de impresora que permite imprimir grandes volmenes de etiqueta, MyBusiness POS puede manejar cualquiera de las tres marcas mencionadas con anterioridad.
red local, pero es bastante operable y esto es debido a las velocidades de conexin actuales y la calidad de su conexin a Internet. Tambin debido a que lo viajan son slo datos. 28Kb (Kilo bits por segundo) pero su velocidad de operacin resulta bastante aceptable a 128Kb, aunque obviamente no se va a utilizar
utilizarlo como punto de venta en donde se estn pasando 100 productos por minuto, ya que eso requiere mas velocidad o ancho de banda, pero se puede utilizar para levantar cotizaciones y pedidos a distancia, el control de usuarios y todos sus reportes tienen un comportamiento excelente, se pueden traer miles de registros en pocos segundos. Una ventaja importante de tiempo y las conexiones a Internet mejoren el sistema mejorara tambin, abriendo todava mas posibilidades a su operacin. Qu tan seguro es Internet?
Aunque no existe a nivel mundial un software capaz de resistir un ataque de fuerza bruta sobre sus claves de acceso, el software de compresin y encriptamiento de datos que lo hace seguro, pero le recomendamos ampliamente que su personal de sistemas agregue un usuario a la base de datos que no sea root y que no disponga de autorizacin de todos los privilegios de la base de datos. Asimismo recomendamos una utilera llamada Dbtools para establecer los derechos de acceso por usuario en la base de datos. Cmo respaldar la informacin de la base de datos? Un respaldo es una de las mejores practicas que puede tener un usuario. MyBusiness POS no hace los respaldos por s mismo, ya que lo mejor es hacerlo con las propias utileras de MySQL. Para hacer esto, abra una ventana del Smbolo del sistema (MS-DOS), dirjase a la carpeta MySQL y despus a la carpeta Bin y teclee el siguiente comando (en negritas):
c:\MySQL\Bin\mysqldump respaldo.sql
opt
nombreDeSuBaseDeDatos
>
MyBusiness POS
permite la operacin en carga pesada de aproximadamente doce terminales, pero la limitante no es de software si no de hardware del lado del servidor, el desempeo esta ntimamente ligado a la cantidad de memoria RAM y la velocidad del procesador del servidor, si la carga de trabajo es demasiada por ejemplo imagine un centro comercial un da antes de navidad con unos 24 puntos de venta trabajando a toda su capacidad, seria conveniente tener un servidor con Windows 2000 o XP y 512 de RAM adems de ajustar alguna propiedades de MySQL para que use efectivamente la memoria disponible, pero como creemos que ser muy difcil que alcance ese nivel de saturacin cualquiera de las maquinas actuales es mas que suficiente para un optimo desempeo.
MyBusiness POS
MyBusiness POS imprime los cdigos de barras por medio del lenguaje propio de la impresora el sistema tiene ejemplos de los tres tipos de lenguajes mas importantes que son EPL II (Eltron Programming Language II) ZPLII (Zebra Programming Language II) y DPL (Datamax Programming Language) Esto requiere de un cierto nivel de experiencia por parte del usuario y lo cual se explica un poco mas adelante en la seccin de programacin. Para llegar al mdulo de impresin de etiquetas: en la barra de tareas en la seccin utileras, de un clic sobre el icono etiquetas. En la ventana que se le muestra busque el producto del cual desea imprimir las etiquetas y escrbalo directo en la pantalla, si la etiqueta lo permite indique lo mismo en la parte inferior donde se muestran las presentaciones del producto, seleccione el formato que desea utilizar y presione el botn imprimir, antes de usar esta opcin nuevamente presione el botn limpiar etiquetas. Recuerde que el campo filtro se puede utilizar para buscar un producto de acuerdo a su descripcin.
Esta funcin esta activa nicamente si se usa la herramienta concentradora, ya que esta es la encargada de enviar la salida a la sucursal. El proceso es el siguiente: Si fue marcada la opcin de traspaso entre sucursales y se indico la sucursal el sistema creara una tarea la cual si esta activo el concentrador enviara a la sucursal indicada una entrada que llegara de forma pendiente para ser confirmada cuando la mercanca llegue de forma fsica. Si por alguna razn la salida no pudo ser enviada, existe la opcin de reenviar el movimiento por medio del botn Re enviar a sucursal Si por alguna motivo la entrada ya estaba en el sistema remoto, el nuevo movimiento borra al anterior creando uno nuevo, si el movimiento fue completado con xito, el campo Entrada remota de este movimiento contiene el folio de entrada en el sistema remoto.
Fig. 1 Otra forma e acceder a este modulo es por medio del Business Manager, en la carpeta Hojas de distribucin nuevas.
Fig. 2 La carpeta de Hojas de distribucin nuevas, muestra el nmero consecutivo de la hoja, la clave del proveedor y la fecha en que se va a afectar al sistema, si desea dar de alta un nuevo movimiento de un clic en el icono nuevo, si desea modificar uno existente de un doble clic sobre el folio deseado. La carpeta de hojas de distribucin nuevas contiene las hojas capturadas pero que no han afectado al inventario, caso contrario de la carpeta Hojas de distribucin en inventario. La carpeta Pendientes de asignar imgenes permite ver aquellas hojas que ya afectaron al inventario, pero no se ha asignado una imagen a por lo menos una de sus partidas.
Fig 3 La hoja de compras y distribucin se compone de los siguientes elementos, en la parte superior: el nmero de hoja o folio de la operacin, en la parte media en amarillo y blanco esta la lista de productos capturados, en la parte inferior se encuentran los datos generales de la compra, y un espacio para capturar los artculos nuevos de la compra. El primer dato solicitado es la clave del proveedor, si el proveedor no existe es necesario darlo de alta desde la barra de tareas.
Fig. 4 Si desea saber mas acerca del catalogo de proveedores consulte el manual general en la seccin proveedores. Despus de la clave del proveedor es necesario indicar la fecha en que se esta llevando a cabo la compra, la fecha debe de ser la del documento, ya sea una remisin o de una factura.
Fig. 5
fig 6. Si desea consultar el catalogo de productos por descripcin o por cdigo puede presionar la fecha abajo del teclado, el cual le mostrara la ventana de bsqueda de artculos. Dentro del campo artculo puede teclear una parte del cdigo o de la descripcin y al presionar la flecha abajo se mostrara el resultado de la bsqueda, si el cdigo que busca es de una variante del modelo en color o forma seleccione el artculo buscado y presione la tecla CONTROL, seleccione la variante buscada y presione ENTER (para mas informacin de la bsqueda consulte el manual general). Cuando se va a dar de alta un cdigo nuevo entonces se deja el espacio de artculo en blanco y se indica su descripcin. Si el artculo qe se va a dar de alta tiene variantes en color o forma se debe de indicar despus al final de la descripcin e indicar mediante separaciones con comas las variantes del producto, como en el siguiente ejemplo:
Fig 7. Dentro del campo costo se debe de indicar el costo o precio de compra en nota o factura del proveedor, en el campo precio de venta se indica el precio "CON IVA" del producto o el precio de venta en tienda, el campo etiqueta indica el tipo de etiqueta que se va a usar en el producto estas pueden ser la de dos al paso o una al paso, siendo uno o dos el numero que se debe de colocar en este campo. El campo nmero de cartn, ubicacin de la etiqueta, unidad de medida en recepcin, unidad de medida en empaque, cantidad pedida, son datos opcionales, que indican la informacin necesaria para el tratamiento del artculo en el almacn de recepcin.
Fig. 8 Una ves que fue capturado el total de partidas de la compra se debe de presionar el botn "Cuenta x Pagar" con esto sera generado la orden de pago para el proveedor, este paso es necesario para considerar que la compra esta autorizada para afectar al inventario.
Fig. 9
Fig. 10 El dato se captura tecleando directamente sobre la columna de la sucursal indicada, observe como el campo "Por distribuir muestra el resto del total de mercanca entregada por el proveedor menos las unidades distribuidas, el sistema realiza la validacin de que la cantidad por distribuir no sea menor a cero. Una cualidad del sistema es de mostrar la imagen del producto sobre el cual se encuentra posicionado el cursor sobre la malla.
Fig. 11 Formatos impresos El mdulo cuenta con dos formas impresas la primera que se llama hoja de distribucin solo muestra los datos generales y de detalle de los productos, pero no muestra los datos en las columnas de distribucin. El otro formato muestra los artculos y sus descripciones junto con las columnas que indican la distribucin por sucursales. Las sucursales Las sucursales dentro del sistema MyBusiness POS se dan de alta en el catalogo de puntos remotos dentro de la parte de configuracin del Business Manager, el mdulo de compras y distribucin genera las columnas de su malla y de la forma de distribucin de manera dinmica, de acuerdo al nmero de puntos remotos capturados.
Asignacin y creacin de cdigos Cuando fueron capturadas las partidas de la compra, no fue necesario indicar el cdigo del artculo por ser este nuevo o porque no se conoca en el momento, pero es necesario para poder afectar la existencia de la compra que todos los productos tengan cdigo. Para poder asignar un cdigo a una partida capturada es necesario dar un doble clic del muse encima de la partida requerida.
Fig. 12 Si el cdigo existe o sea que es un producto que se ha capturado antes, se debe de indicar el cdigo en donde dice clave maestra, pero si no es as se puede dar de alta indicando la familia a la que pertenece en el campo familia y presionando el botn sugerir, el sistema buscara un consecutivo libre para para esta familia sin incluir los cdigos viejos o del sistema anterior, por lo que no se debe preocupar si este cdigo pudiera sobreescribirse en las sucursales. Si uno de los artculos tiene una separacin por comas se considera que tiene variantes estas son generadas de forma automtica. Los cdigos de barras para los cdigos maestros son generados con ocho dgitos y siguiendo el mismo consecutivo que las variantes. Una ves generado el cdigo o indicado uno existente, presione el botn aceptar y el cdigo sera asignado a la partida de la compra.
Fig. 13 Al final de la operacin le sera preguntado si desea imprimir el cdigo de barras, esto solo se puede contestar afirmativamente si se encuentra fsicamente con las impresoras de cdigo de barras, esto altera al mdulo de impresin de cdigo de barras con las cantidades indicadas en la compra, por lo que si en este momento no se desean imprimir se puede hacer posteriormente en el mdulo mencionado. Asignacin de imgenes Al igual que cuando se asigna un cdigo una imagen se puede asignar por medio de un doble clic en la hoja de distribucin, encima de la partida requerida, esto se puede
Fig. 14
Afectacin de la hoja de distribucin con las cantidades reales En la forma de salidas o de envo de mercanca a tiendas se debe de especificar el folio de la hoja de distribucin para que el sistema asigne las cantidades reales entregadas.
Fig. 15
prods Clasificacion
prods claveproveedor prods color prods COSTO prods COSTO_STD prods COSTO_U prods Curso prods DESCRIP prods EN_VENTA prods eoq prods etiqueta prods etiquetas prods EXISTENCIA prods Exportado prods Fraccionario prods Granel prods IESPECIAL prods IMAGEN prods IMPUESTO prods INVENT prods KIT prods LINEA prods LOTE
prods MODIFICAPRECIO char(1) prods Movimientos prods numero double int(10) unsigned
prods numeroservicios
int(10) unsigned
prods POR_SURT
double
prods PRECIO1 prods PRECIO10 prods PRECIO2 prods PRECIO3 prods PRECIO4 prods PRECIO5 prods PRECIO6 prods PRECIO7 prods PRECIO8 prods PRECIO9 prods Presentacion
double double double double double double double double double double tinyint(3)
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MUL
0 0 0
char(3) double
prods U10
double
prods U2
double
prods U3
double
prods U4
double
prods U5
double
prods U6
double
prods U7
double
prods U8
double
prods U9
double
prods UBICACION prods ubicaetiq prods UNIDAD prods unidadempaque prods unidadrecibe prods URL
prods USUHORA
char(8)
impuestos usuFecha datetime YES impuestos usuHora char(8) YES impuestos Valor float YES
Descripcin de la linea Clave de la linea Nmero de linea o familia El usuario que ingreso o modifico el registro La fecha en que se ingreso o se modifico el registro La hora en que se ingreso o se modifico el registro
Estas tablas complementan la operacin del catalogo del productos, estas tablas son Operativas ya que afectan la forma en que el producto se comporta en el resto del programa. Aunque la tabla Proveed que es el catalogo de proveedores se encuentra aqu no se describe su detalle ya que esto se har cuando se vea en su propia seccin.
DESCRIPCION Tabla principal de productos Catlogo de conexiones remotas (puntos remotos) Lista de claves adicionales o presentaciones Encabezado de los componentes de los productos compuestos o Kits Otros productos del catlogo que tienen una
Proveed
sucursal cliente
char(10)
sucursal Ip
char(30)
sucursal passworddb char(30) sucursal precios sucursal proveedor sucursal puerto sucursal Sucursal sucursal Usuario sucursal usuariodb sucursal usuFecha sucursal usuHora sucursal ventas char(20) char(10) char(6) char(20) char(10) char(30) datetime char(8) char(20)
clavesadd Dato2
char(20)
clavesadd etiquetas int(11) unsigned clavesadd Existencia double clavesadd Exportado tinyint(4) clavesadd Imagen clavesadd Libre char(100) tinyint(4)
clavesadd Precio
double
comppart COMPONENTE char(15) comppart Exportado comppart ID comppart IDPartida comppart Observ comppart Tiempo tinyint(4) int(10) unsigned int(11) char(255) double
PRODSZIGMA datos necesarios para el calculo del punto de reorden, mximo y mnimo en inventario
Tabla Campo prodszigma Articulo prodszigma clasificacion prodszigma costo prodszigma dp prodszigma fecha Descrip char(15) char(10) double double datetime 0 0 000000-00 00:00:00 000000-00 00:00:00 0 Nulos Indice Defecto info PRI La clave del articulo obtenido de la tabla proas Clasificacin deacuerdo a su movimiento Costo promedio del producto Demanda ponderada Fecha del ultimo analisis
prodszigma fechaentrada
datetime
Fecha en que el producto entro al inventario Numero de periodos con movimiento desde la fecha de entrada al inventario Periodo a analizar 1 Periodo a analizar 10
prodszigma incidencias
double
double double
0 0
int(10) unsigned prodszigma periodosactivos int(10) unsigned prodszigma tipoperiodo char(10) prodszigma unidades prodszigma unidades2 prodszigma venta Prodszigma ventatotal prodszigma zigma double double int(10) unsigned double double
DESCRIPCION Tabla principal del catalogo de clientes Catlogo de cobradores Catlogo de zonas de clientes Catlogo de vendedores Catlogo de tipos de clientes
clients emailcobranza varchar(100) clients ESTADO clients INGRESO clients NOMBRE clients OBSERV clients PAIS clients password clients POBLA clients PRECIO clients PROSPECT clients REVISION clients RFC clients SALDO varchar(30) datetime varchar(100) varchar(250) varchar(20) varchar(10) varchar(50) double tinyint(4) varchar(50) varchar(20) double
Estas tablas muestran las tablas que afectan la operacin del software con respecto al catlogo de clientes
DESCRIPCION Tabla principal del catalogo de clientes Precios especiales por cliente Tabla de contactos Direcciones de embarque
char(10) YES
TABLA Ventas Partvta Cobranza Clients Concxc Estaciones Vends Flujo Movsinv Prods
DESCRIPCION Encabezado de ventas Detalle de la venta Registro de las cuentas por cobrar Catlogo de clientes Conceptos de cuentas por cobrar Estaciones de trabajo Catalogo de vendedores Flujo de caja Movimientos al inventario Catalogo de productos
Ventas Comodin Ventas Concepto1 Ventas Concepto2 Ventas Concepto3 Ventas Corte Ventas COSTO Ventas DATEMB Ventas DATOS Ventas DESC1 Ventas DESC2 Ventas DESC3 Ventas DESC4 Ventas DESC5 ventas DESCUENTO Ventas DESGLOSE
char(20) char(3) char(3) char(3) char(1) double char(255) char(255) double double double double double double tinyint(4)
tinyint(4) datetime
Ventas F_VENC Ventas Iespecial Ventas Importar Ventas IMPORTE Ventas Impreso Ventas IMPUESTO Ventas Interes
0000-00-00 00:00:00 0 0 0
Ventas MONEDA
char(3)
Ventas NO_REFEREN int(11) Ventas NumeroCheque char(50) Ventas OBSERV Ventas OCUPADO Ventas OrigenDev Ventas Pago1 Ventas Pago2 Ventas Pago3 Ventas PEDCLI char(255) tinyint(4) int(11) double double double char(20)
Ventas TipoVenta
char(20)
Ventas USUARIO Ventas USUFECHA Ventas USUHORA Ventas VEND Ventas VENTA
Ventas VentaOrigen
int(11)
ventas VENTAREF
int(11)
MUL
Ventas ventaremota
Ventas VentaSuc
partvta ALMACEN partvta ARTICULO partvta Autorizado partvta Caja partvta CANTIDAD partvta Clave partvta COSTO partvta DevConf partvta Devolucion partvta estado partvta ID_entrada
partvta ID_SALIDA
int(11)
PRI
double double
0 0
0 0 0 0
partvta TIPO_DOC partvta Usuario Partvt UsuFecha a partvta UsuHora partvta VENTA
MUL
datetime double
cobranza NO_REFEREN int(11) cobranza OBSERV cobranza SALDO cobranza TIP_CAM cobranza TIPO_DOC char(255) YES double double char(3) YES YES
estaciones agregaprod
tinyint(4)
estaciones Almacen
smallint(6)
estaciones autorizapedido
tinyint(4)
estaciones bascula
tinyint(4)
estaciones Bitacora
char(254)
estaciones Cajon
tinyint(4)
char(4) char(1)
estaciones cobranza
tinyint(4)
tinyint(4) tinyint(4)
estaciones cobrohora
tinyint(4)
estaciones CobroRem
tinyint(4)
estaciones columnadescuento
tinyint(4)
estaciones CommPort estaciones comodin estaciones comodinobligatorio estaciones COMPRARAPIDA estaciones ConcentraVentas
estaciones configticket
char(10)
estaciones decimales
tinyint(4)
tinyint(4) char(3)
char(10) tinyint(4)
estaciones Gastos
tinyint(4)
0 0
estaciones Imagen
tinyint(4)
estaciones ImpDev estaciones ImpFact estaciones ImpRem estaciones impsalidas estaciones Incrementos
estaciones informacion
tinyint(4)
estaciones intereses
tinyint(4)
tinyint(4) tinyint(4)
0 0
char(3) tinyint(4)
estaciones MUSICA
tinyint(4)
double tinyint(4)
0 0
estaciones Pagos
tinyint(4)
estaciones pagosparciales estaciones paridadbascula estaciones paridadtorreta estaciones PartFac estaciones pbascula estaciones pcajon
estaciones Precant
tinyint(4)
estaciones PrecioDeCliente
tinyint(4)
estaciones presentacion
tinyint(4)
char(20) tinyint(4)
estaciones proclector estaciones proctorreta estaciones pticket estaciones ptorreta estaciones PuntoDeVenta estaciones RCLIENTES
estaciones recestaciones estaciones RPRODS estaciones scajon estaciones SerieLote estaciones Servidor estaciones sucursales estaciones TantosDev estaciones TantosFac estaciones TantosRem estaciones tantossalidas
tinyint(4) tinyint(4) char(250) tinyint(4) tinyint(4) tinyint(4) int(11) int(11) int(11) int(10) unsigned
0 0
0 0
0 0
0 0
Descrip int(11)
Info El nmero de abono que dio origen al movimiento de flujo este campo es el de relacin con la tabla caja La cuenta de banco al que afecta al movimiento (Pendiente)
Flujo banco
char(30)
Flujo Cargo
int(10) unsigned
MUL
El nmero de cargo que dio origen al movimiento de flujo este campo es el de relacin con la tabla abonosprov El nmero del cheque El concepto este proviene de la tabla concxc o de concxp
Flujo cheque
char(40)
Tabla
Campo
Descrip
Flujo concepto2
char(5)
MUL
Un segundo concepto para complementar la descripcin o razn del movimiento 0 Si el movimiento ya esta en un corte Z La estacin de trabajo que genero el movimiento 0000-00-00 00:00:00 La fecha del movimiento
Flujo Corte
tinyint(4)
MUL
Flujo ESTACION char(10) Flujo FECHA Flujo FLUJO Flujo HORA Flujo IMPORTE Flujo ING_EG Flujo Modulo datetime int(11) char(8) double char(1) char(3) MUL MUL 0 PRI
El identificador nico del movimiento La hora en que se hizo el movimiento El importe incluyendo impuesto Si se trata de un ingreso I o de un egreso E Si el movimiento lo genero el mdulo de cuentas por cobrar CXC o por pagar CXP La moneda
Flujo USUFECHA datetime Flujo USUHORA char(8) Flujo Venta int(11) MUL
0000-00-00 00:00:00 La fecha en que el usuario inserto el registro La hora en que el usuario inserto el registro 0 El nmero de venta que genero el movimiento de flujo
MUL
movsinv COSTO
double
movsinv ENT_SAL
char(1)
movsinv EXIST_ALM
double
movsinv EXISTENCIA
double
movsinv exportado
tinyint(4)
MUL
movsinv F_MOVIM
datetime
movsinv ID_SALIDA
int(11)
movsinv inicial
0000-00-00 00:00:00 La fecha del movimiento de inventario 0 El identificador de la entrada que lo relaciona con la partida que lo genero 0 identificador de la partida que genero el movimiento 0 Si se trata del inventario inicial 0 El folio nico de la tabla que genero el movimiento 0 El folio del documento que genero el movimiento por ejemplo el numero de factura o de ticket El tipo de movimiento de inventario que genero la operacin 0 Si el movimiento viene de un pedido de clientes es el identificador de la partida que lo genero Si se utiliza el mtodo UEPS o PEPS indica
movsinv OPERACION
char(2)
MUL
movsinv PARTIDA
smallint(6)
MUL
movsinv REORDENA
int(11)
MUL
char(10) datetime
char(8) double
DESCRIPCION Encabezado de compras Catalogo de proveedores Detalle de compras Cuentas por pagar Movimientos al inventario Catalogo de productos
YES
compras F_EMISION compras F_VENC compras FACTURA compras IMPORTE compras IMPUESTO compras MONEDA compras No_referen
char(255) tinyint(4)
YES
partcomp DescuentoAdicional double partcomp ID_ENTRADA partcomp IMPUESTO partcomp NO_REFEREN partcomp OBSERV partcomp PARTIDA int(11) float int(11) int(11)
char(255) YES
partcomp PRCANTIDAD partcomp PRDESCRIP partcomp PRECIO partcomp TIPO_DOC partcomp Usuario partcomp UsuFecha partcomp UsuHora
int(11)
YES
cuenxpag FACTURA
char(30) YES
cuenxpag FECHA
datetime
cuenxpag FECHA_VENC datetime YES cuenxpag IMPORTE cuenxpag MONEDA double char(3) YES YES
cuenxpag PROVEEDOR char(10) cuenxpag SALDO cuenxpag TIP_CAM cuenxpag TIPO_DOC cuenxpag USUARIO cuenxpag USUFECHA cuenxpag USUHORA double double char(3) char(10) YES datetime YES char(8) YES YES YES
MUL
DESCRIPCION Encabezado salidas de inventario Detalle de salidas de inventario Catalogo de productos Movimientos de inventario
salidas estacion salidas ESTADO salidas estraspaso salidas F_EMISION salidas folio
salidas IMPORTE salidas OBSERV salidas ocupado salidas Salida salidas sucursal salidas tipo_doc salidas traspaso
YES YES
DESCRIPCION Encabezado entradas al inventario Detalle de entradas al inventario Catalogo de productos Movimientos de inventario
entradas PROVEEDOR char(10) entradas Sucursal entradas TIPO_CAM entradas TIPO_DOC char(20) double char(3)
DESCRIPCION Encabezado del inventario fsico Detalle del inventario fsico Catalogo de productos Movimientos de inventario
inventario Si el inventario esta pendiente PE o ya esta confirmado CO Fecha en que se van a aplicar los ajustes Folio, numero de inventario Observaciones al inventario Clave de la ubicacin a la que se le esta levantando el inventario fsico Valor total del ajuste
partinv EXISTENCIA double partinv INVENTARIO int(11) partinv marbete int(10) unsigned partinv PRCANTIDAD double partinv USUARIO partinv USUFECHA partinv USUHORA char(10) datetime char(8)
ajuste Clave del articulo Clave de la presentacin Primer conteo Segundo conteo Existencia real Terico Nmero de inventario Nmero de marbete La cantidad de equivalencia de la presentacin El usuario que ingreso o modifico el registro La fecha en que se ingreso o modifico el registro La hora en que se ingreso o modifico el registro
DESCRIPCION Registro de movimientos al inventario Catlogo de artculos Claves adicionales, presentaciones Registro de lotes Registro de series
MUL
PRI MUL
series consecsalida int(10) unsigned series entregado series id series NUMERO series PUERTO series SERIE tinyint(4) int(10) unsigned char(40) char(40) char(30)
DESCRIPCION Registro de movimientos de cobranza Catlogo de clientes Detalle de cobranza Registro de abonos a cobranza Flujo de caja
cobdet concepto cobdet CONTAB cobdet FECHA cobdet id cobdet IMPORTE cobdet MONEDA cobdet OBSERV cobdet TIP_CAM cobdet TIPO_DOC cobdet USUARIO cobdet USUFECHA cobdet USUHORA cobdet VENTA
char(5) tinyint(4) datetime int(10) unsigned double char(3) char(255) double char(3) char(10) datetime char(8) int(11)
caja caja caja caja caja caja caja caja caja caja caja
YES
No_referen varchar(50)
varchar(8) YES
DESCRIPCION Registro de movimientos de cuentas por pagar Detalle de movimientos de cuentas por pagar Detalle de abonos a la cuenta por pagar Flujo de caja
cuenxpdet FECHA cuenxpdet IMPORTE cuenxpdet MONEDA cuenxpdet OBSERV cuenxpdet ORDEN
MUL
cuenxpdet PROVEEDOR char(10) cuenxpdet TIP_CAM cuenxpdet TIPO_DOC cuenxpdet USUARIO cuenxpdet USUFECHA cuenxpdet USUHORA double char(3) char(10) YES datetime YES char(8) YES YES
MUL
pagos Autorizado tinyint(4) pagos Banco pagos Cobrar char(10) YES tinyint(4) YES
pagos Fecha_dep datetime pagos ImportBase double pagos Importe pagos Moneda pagos Observ pagos Por_apli pagos TC pagos Tipo_doc pagos Usuario double char(3) char(255) YES double double char(3) char(10) YES
En realidad un formato, un reporte o un procedimiento o rutina de usuario son lo mismo, diferenciando nicamente el propsito del Script. Modificar o crear Script Para poder modificar o crear un Script es necesario colocarse en la carpeta correspondiente y presionar el botn nuevo o dar un doble clic sobre el procedimiento que se desea modificar.
La ventana de procedimientos se compone de los siguientes elementos: Clave de procedimiento: Es cualquier nombre de menos de 20 caracteres Descripcin: Una linea de texto de hasta 100 caracteres que describan la funcionalidad del procedimiento rea de texto: El rea dedicada al cdigo del programa.
En la pestaa presentacin se encuentran los siguientes campos: Catlogo: Indica si este procedimiento esta relacionado con una carpeta del Business Manager Clasificacin: Indica si este procedimiento se va a colocar en una seccin de reportes, en el men de reportes de la barra de tareas. Tipo: El tipo de procedimiento que se esta editando (Formato, reporte, programa) Sin importar si se trata de un formato, de un reporte o de un programa, el cdigo de programacin se coloca entre las siguientes lneas: Sub Main() MsgBox Hola Mundo End Sub El lenguaje de programacin como ya se menciono es vbScript por lo que todo lo que se puede hacer con el se puede hacer dentro de MyBusiness POS. La referencia del lenguaje se incluye como un archivo dentro del CD de MyBusiness POS.
Uso de los Scripts en MyBusiness POS Qu es un Script? Es un pequeo programa que es almacenado en forma de texto en la base de datos de MyBusiness POS y que puede modificar el comportamiento general del programa. Qu puedo modificar con un Script? Prcticamente todo el programa puede ser modificado a travs de scripts. En que lenguaje de programacin estn estos scripts? En un subconjunto del lenguaje Visual Basic llamado VBScript, y complementado con algunos objetos y funciones propias de MyBusiness POS. Si no conozco Visual Basic puedo modificar el programa? Si, ya que no es necesario un conocimiento profundo del lenguaje debido a que muchas funciones en MyBusiness POS ya estn hechas. Cmo se que procedimientos tengo que modificar? Al final de este texto se encuentra la lista de los procedimientos qu se pueden modificar y que parte del programa afectan. Dnde doy de alta un Script? Los Scripts en MyBusiness pueden ser de cinco tipos: Formato de Impresin, procedimientos o rutinas de usuario, reporte, o grfico. Busque estas carpetas en el Business Manager / Configuracin / Personalizacin. Qu es lo que lleva siempre un Script? Un Script siempre comienza como sigue: Public Sub Main() Su cdigo va aqui End Sub
Funcin: clAT Definicin: Public Function clAT( ByVal strSearch, ByVal strText As String ) As Long Proposito: Devolver la posicin que tiene un conjunto de caracteres dentro de otra cadena de caracteres. Observaciones Esta funcin se utiliza para buscar uno o mas caracteres dentro de una cadena mas larga Ejemplo: If clAT( Hola, Hola como estan ) > 0 Then
Funcin: TraeSiguiente Definicin: Public Function TraeSiguiente( campo As String, Connection As ADODB.Connection, Optional ByRef nErrores As Long ) As Long Propsito: Crear un consecutivo nico para una tabla dada Observaciones Esta funcin se utiliza para traer consecutivos, con esto no se depende de los consecutivos creados de forma automtica por el servidor de base de datos Ejemplo: nSiguiente = TraeSiguiente( Venta, Ambiente.Connection )
Funcin: Val2 Definicin: Public Function Val2( uDato ) As Double Propsito: Convertir dado en un valor numrico donde esto sea posible, por cualquier otro motivo devolver cero Observaciones Esta funcin es semejante a Val() de Visual Basic a diferencia de que sta puede transformar valores de tipo carcter en valores numricos aun cuando incluyan formato o valores tipo lgico en nmeros cero o uno Ejemplo: nSuma = Val2( 142,123.25 ) + 15
Funcin: PadL Definicin: Public Function PadL( str, nVeces ) As String Propsito: Rellena con espacios a la izquierda una cadena Observaciones Esta funcin es muy til cuando se trata de alinear cantidades numricas a la izquierda haciendo coincidir el punto decimal Ejemplo: MsgBox PadL( Le ponemos 50 espacios a la izquierda, 50 )
Funcin: clEmpty Definicin: Public Function clEmpty( cDato As String ) As Boolean Propsito: Devuelve verdadero en caso de que una cadena pasada este vaca o solo contenga espacios en blanco Ejemplo:
Funcin: strCero Definicin: Public Function strCero( nNumero As Long, nCeros As Integer ) Propsito: Devolver una cadena con un numero relleno con ceros a la izquierda Ejemplo: MsgBox strCero( 457, 7 )
Funcin: PonLetra Definicin: Public Function PonLetra( Numero As Double, Leyenda As String, bolDecimales As Bolean, Optional strMoneda As String = ) As String Propsito: Escribe la leyenda en letra de un nmero dado Ejemplo: MsgBox PonLetra( 1245.25, MONEDA NACIONAL, True, MN )
Funcin: ExisteArchivo Definicin: Public Function ExisteArchivo( strArchivo ) As Boolean Propsito: Devuelve verdadero si el parmetro dado es un archivo de disco Ejemplo: If ExisteArchivo( C:\leame.txt ) Then MsgBox Por favor lea el archivo leame, vbInformation End If
Procedimiento: EliminaArchivo Definicin: Public Sub EliminaArchivo( strArchivo ) Propsito: Elimina un archivo de disco Ejemplo: If ExisteArchivo( c:\leame.txt ) Then EliminaArchivo c:\leame.txt End If
Funcin: FechaSQL Definicin: Public Function FechaSQL( dFecha, Optional Connection As ADODB.Connection ) As String Propsito: Devuelve una cadena que representa una fecha para usarse con MySQL Observaciones
Ejemplo: Set rstVentasDelDia = CreaRecordSet( SELECT * f_emisin & FechaSQL( Date ), Ambiente.Connection ) FROM ventas WHERE
Funcin: Prepara Definicin: Public Function Prepara( cString As String ) As String Propsito: Cambia las comillas simples por unas dobles en un string Ejemplo: MsgBox Prepara( Hola )
Funcin: Question Definicin: Public Function Question( strMensaje As String ) As Boolean Propsito: Envia una caja de texto esperando una respuesta positiva o negativa a la pregunta pasada como parmetro, devolviendo verdadero o falso segn corresponda Ejemplo: If Question( Desea continuar ) = False Then Exit Sub End If
Procedimiento: Out Definicin: Public Sub Out( cPuerto As Variant, cCode As Variant ) Propsito: Envia el String indicado en cCode al Puerto paralelo indicado en el primer parametro Ejemplo: Out LPT1, Esto se va directo a la impresora
Funcin: Formato Definicin: Public Function Formato( var, strFormat ) As String Propsito: Trabaja exactamente como la funcin Format de Visual Basic, dando formato a fechas y nmeros Ejemplo: MsgBox Formato( 1234.45, ##,##.00 ) MsgBox Formato( Date, dd-MM-yyyy )
Procedimiento: OpenFile Definicin: Public Function OpenFile( strFile, n As Integer ) As Integer Propsito: Abre un archivo de texto para acceso secuencial
Procedimiento: ReadLine Definicin: Public Function ReadLine( n As Integer ) As String Propsito: Lee un archivo de texto por linea hasta que se encuentre fin de archivo
Procedimiento: CloseFile Definicin: Public Function CloseFile( n As Integer ) Propsito: Cierra un archivo previamente abierto con OpenFile
Procedimiento: FileEOF Definicin: Public Function FileEOF( n As Integer ) As Boolean Propsito: Devuelve verdadero si se ha encontrado fin de archivo Ejemplo: OpenFile c:\leame.txt, 1 While Not FileEOF( 1 ) MsgBox ReadLine( 1 ) Wend CloseFile 1
Procedimiento: Say( y As Variant, x As Variant, strMensaje As Variant ) Propsito: Envia el parmetro strMensaje hacia el documento que se esta imprimiendo. Los valores de x y y se establecen en pulgadas
Procedimiento: EstableceFuente( strFuente, Size ) Propsito: Indica la fuente de Windows que va a ser utilizada en la siguiente instruccin Say
Procedimiento: Linea( bLeft0, bTop0, bLeft1, bTop1 ) Propsito: Pinta una linea que inicia en bLeft0 y bTop0 hasta bTop1 y bLeft1
Procedimiento: Box( bLeft, bTop, bWitdth, bHeight ) Propsito:Pinta una caja con linea sencilla que inicia en bLeft y bTop indicando el ancho y largo de la caja por medio de bWitdth y bHeight
Procedimiento: FilledBox( bLeft, bTop, bWitdth, bHeight ) Propsito:Pinta una caja con relleno que inicia en bLeft y bTop indicando el ancho y largo de la caja por medio de bWitdth y bHeight
Procedimiento:PaginaNueva Propsito:Crea una pgina nueva de impresin y aumenta el contador de pginas en uno
Procedimiento:Picture( PicSource, ByVal pLeft, ByVal pTop, ByVal pWidth, ByVal pHeight ) Propsito: Imprimir una imagen PicSource que es una imagen en cualquier formato ya sea gif, tiff, jpg, bmp etc.
Funcin:Col( nCol ) Propsito: Calcula la posicin en puldadas de acuerdo a un numero de columnas preestablecido para la forma impresa. Normalmente su valor es de 80 lo que para una hoja carta de 8.5 puldagas de ancho el valor de Col es igual a 8.5 pulgadas dividido entre 80 columnas y multiplicado por el valor de nCol.
Funcin: EstableceImpresora( strImpresora ) Propsito: Determina la impresora que se utilizara para imprimir. El nombre de la impresora debe de ser igual a alguna que se tenga dada de alta en Windows.
Funcin:FontBold( Bold ) Propsito:Activa la funcin de negritas para la fuente selccionada, dependiendo si el parmetro Bold esta en verdadero o falso.
Funcin:FontItalic( Italic ) Propsito: Activa la funcin de italica para la fuente selccionada, dependiendo si el parmetro Italic esta en verdadero o falso.
Funcin:ColorDeFuente( nColor ) Propsito:Estable el color con el que se va a imprimir, el color puede establecerse con la funcin RGB.
Funcin:Codigo39( x, y, nNarrow, yHeight, strMensaje, Optional bolBox = False, Optional CheckDigit = False, Optional strData1 = , Optional strData2 = ) Propsito:Imprime el cdigo de barras en formato 3 de 9, este formato se imprime usando Twips y no pulgadas, cada Twip equivale a 0.001 pulgadas,
' Guardamos el nombre y contrasea de la persona que usa ' el sistema ademas de la estacin donde desea trabajar Public uId As String Public Psw As String Public Estacion As String ' Guardamos un recordset publico con los datos de la estacin ' de trabajo Public rstEstacion As ADODB.Recordset ' Guardamos los datos de la empresa en este recordset Public cfgRs As ADODB.Recordset