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Planejamento e polticas contbeis: instrumento de apoio gesto da informao

Jos Antonio de Frana*

Resumo O trabalho aborda aspectos relevantes da aplicao da Contabilidade relacionados com o planejamento contbil e foco na definio de sistemas, polticas contbeis, polticas de arquivo e polticas de controle. A contribuio do trabalho Cincia Contbil est sustentada na necessidade de produo e divulgao de informao justa, sem vis ou tendncia. Na concepo do planejamento e das polticas contbeis observou-se a importncia do conhecimento conexo ou multidisciplinar que auxiliar na definio de fluxos e metodologias. Quanto concepo das polticas de arquivo enfatizou-se a necessidade de uso de tabela de temporalidade compatvel com a terminologia e especificidade dos arquivos contbeis. Em relao concepo de polticas de controle a abordagem foi a da segurana dos processos e da credibilidade da informao, enfatizando a maximizao do custo x benefcio. Palavras-chave: planejamento contbil; polticas contbeis; polticas de arquivos contbeis; polticas de controle.

* Contador, Auditor Independente, Professor do Departamento de Cincias Contbeis e Atuariais da Universidade de Braslia UnB.

1 - Contextualizao Por tempos longnquos a Contabilidade vem sendo utilizada como instrumento de registro e de controle da riqueza patrimonial, com a finalidade de prover informaes para usurios, como argumento ou atributo do cardpio do tomador de deciso. Neste contexto, a informao relativa riqueza patrimonial deve estar sustentada na fidedignidade do registro das transaes, essncia e forma, monitorada por instrumento de controle capaz de avaliar, investigar e validar os aspectos quantitativos e qualitativos da mutao patrimonial, e ainda evidenciar indcios de dados tendenciosos. O instrumento de controle capaz de atender a essas exigncias deve ser concebido em ambiente de planejamento contbil contextualizado com o de polticas contbeis definidas para mensurao de transaes e divulgao da informao. O planejamento e as polticas contbeis so a base da definio dos procedimentos da mensurao patrimonial, da gesto da informao e da estrutura de controle, que devem contribuir para a segurana da informao justa, ou seja, informao no tendenciosa. A necessidade de informao justa tem sido sentida por usurios e por entidades reguladoras, em mbito nacional, continental e intercontinental, onde demonstraes contbeis tm sido divulgadas contendo informaes no verdadeiras, provocando perdas a investidores e credibilidade da profisso contbil e de instituies. Com o objetivo de contribuir para inibio dessas disfunes, o trabalho prope uma concepo de planejamento e de polticas contbeis, envolvendo poltica de arquivos contbeis e de estrutura de controle, voltados para a segurana da informao divulgada nas demonstraes contbeis, sem a pretenso de esgotar o assunto, tendo em vista tamanha abrangncia, necessidade e importncia desses conhecimentos para o desempenho da profisso contbil frente complexidade das entidades econmicas. A complexidade das entidades econmicas e dos negcios impe a necessidade de polticas adequadas de controle e de transparncia das transaes realizadas, bem como das informaes divulgadas. A adoo de polticas com estes propsitos imprescindvel manuteno da credibilidade da informao. No aspecto da poltica de arquivos contbeis h de ser observada a temporalidade dos arquivos, com nfase nos processos de acesso e segurana, em funo da importncia da informao contida nos documentos e registros que constituem a memria da entidade, levando em considerao que a memria que contar para as geraes futuras a histria dos que ousaram realizar. Por fim, o trabalho apresenta uma concepo de estrutura de controle, harmonizada com um esboo de poltica de arquivos, com a pretenso de servir de suporte para a gesto da informao econmico-financeira nasa entidades jurdicas. 2 Concepo de planejamento contbil O planejamento contbil se materializa pela definio da metodologia dos sistemas contbeis referentes contabilidade financeira ou contabilidade geral, contabilidade tributria, contabilidade gerencial, informaes sociais, informaes auxiliares de controle e estratgias de produo e disseminao de informao. Assim, o planejamento contbil pode ser entendido como sendo a formulao e definio de metodologias e sistemas para produo de informao contbil para atendimento das necessidades dos usurios. A metodologia de sistema da contabilidade financeira ou contabilidade geral disciplina a forma de registro dos dados, de consistncia do tratamento das transaes, de apresentao de relatrios, de nveis agregados e analticos da informao, de aderncia teoria prescritiva da contabilidade e de divulgao da informao. Por teoria prescritiva da Contabilidade deve-

se entender o arcabouo normativo orientador dos registros das transaes e divulgao da informao. A metodologia de sistema da contabilidade tributria tem foco no registro dos dados relacionados com a base de clculo de tributos e com o fato gerador de cada imposto e contribuio. Na concepo e manuteno dessa metodologia devem ser observados os requisitos e as exigncias especficas para atendimento das polticas econmicas, fiscais e sociais. A metodologia de sistema da contabilidade gerencial voltada para atendimento das necessidades permanentes da tomada de deciso e utiliza informaes produzidas pelas metodologias de contabilidade financeira e contabilidade tributria, entre outras. Nessa metodologia podem ser admitidos procedimentos de mensurao distintos dos utilizados nas duas metodologias precedentes, por ser flexvel e dinmica e no est adstrita s regras das duas primeiras. As informaes sociais tem sido, por vezes, apelidadas de contabilidade social, porm, neste trabalho a terminologia contabilidade social no ser utilizada, por haver-se entendido que a primeira denominao mais apropriada. Nessa metodologia acumulam-se informaes de naturezas as mais diversas, utilizando as produzidas pelas metodologias precedentes e de outras fontes. No h formatao rgida, pois ao mesmo tempo em que se acumulam dados com mensurao econmica, acumulam-se outros com mensuraes fsica, geogrfica, poltica, etc. As informaes auxiliares de controle compreendem apurao de custos, de controle patrimonial, de contas a receber, de conta a pagar, de tesouraria, de controle de estoques, entre outros. Tudo isto funciona como suporte e alimentadores de dados e informaes para as demais estruturas. As informaes auxiliares de controle contribuem de forma efetiva para a credibilidade da informao que essencial para a gesto dos negcios. Assim, quando se pensa em tesouraria, contas a receber, contas a pagar, faturamento, por exemplo, est-se pensando em informao diria, cuja tempestividade vital para a adoo de procedimento estratgico e sucesso da entidade. Desta forma, podemos entender o planejamento contbil como instrumento provedor de requisitos e de definies para apresentao da informao disciplinada por meio das Polticas Contbeis. 3 Concepo de polticas contbeis Nas entidades econmicas e sociais, as polticas contbeis devem abranger todo o universo de relacionamento entre usurios da informao, prioridades, necessidades e respectivos momentos de atendimento. Na formulao de polticas contbeis devem ser observadas, alm dos atributos da informao, as condies ambientais relativas ao mercado, no que diz respeito ao nvel de agregao de informao e quem est autorizado a disponibiliz-la. Neste contexto, aps o estudo da concepo de planejamento contbil pode-se iniciar o entendimento da concepo de polticas contbeis. Na tentativa de tornar esta concepo um conhecimento facilmente acessvel, elegem-se alguns pontos relevantes para delimitao das aes de polticas contbeis, como a tempestividade da informao produzida e disponibilizada; a prioridade da demanda dos usurios interno e externo; a prioridade na divulgao da informao e a adoo de procedimentos para tratamento de informao econmico-financeira e social. A tempestividade da informao produzida e disponibilizada est relacionada com o prazo que o usurio dela necessita para uso na tomada de deciso. Desta forma a entidade

precisa conhecer a necessidade do usurio para disponibilizar a este a informao no prazo exigido. A priorizao da demanda dos usurios interno e externo relaciona-se com as parcerias e dependncias que a entidade mantm. Neste contexto podem ser eleitos como usurios internos todas as dependncias da entidade, gerncias e pessoas que necessitem da informao para conhecerem e avaliarem desempenhos, como por exemplo, a lucratividade e produtividade em relao s metas previamente estabelecidas. Como usurios externos podem ser entendidas as demais entidades e pessoas que necessitem da informao para avaliarem a viabilidade de fornecimento de crdito; contratao de servios; realizao de investimentos e recomendao a terceiros, entre outras necessidades. A prioridade na divulgao da informao poder estar relacionada com a necessidade de formao ou manuteno do conceito e da imagem da entidade perante os parceiros e concorrentes ou de esclarecimento de fatos favorveis ou desfavorveis. Desta forma, a divulgao de fatos positivos, como o crescimento na taxa de gerao de lucros, a aquisio de novas participaes societrias, a concretizao de novas parcerias pode ocorrer com mais nfase do que a gerao de prejuzos, perda de contratos relevantes e perda de parcerias produtivas. A adoo de procedimentos para tratamento de informao econmico-financeira e social relaciona-se com a escolha dos sistemas de captao de dados, tratamento e disseminao da informao e as metodologias de trabalho. Neste sentido a entidade eleger a plataforma de processamento e segurana de dados e informao, a qualificao funcional da equipe tcnica da rea contbil e afim, o processo crtico de validao da informao e a linguagem que dever ser utilizada na comunicao. Estes procedimentos so requisitos para a modelagem do planejamento e das polticas contbeis. 4 Modelagem de planejamento contbil O processo de esboo ou de modelagem do planejamento contbil uma tarefa multidisciplinar, onde so exigidas habilidades em reas de conhecimento conexo contabilidade, para definio de terminologias, de procedimentos, de rotinas de trabalho, de mensurao da informao e de comunicao entre a entidade e os ambientes com os quais haver relacionamento. Podem ser citadas como reas de conhecimento conexo, a informtica, a estatstica, a administrao, a economia, a arquivologia, a biblioteconomia, sistemas de informao, entre outras. Ao esboar o modelo de planejamento contbil a entidade define o processo de entrada e de sada de dados; o processo de crtica de dado e da informao; o sistema e o ambiente de processamento contbil; as polticas contbeis; a segurana dos arquivos fsicos e lgicos mantenedores da integridade de dados e da informao contbil. No mesmo contexto deve ser planejado o fluxo de relacionamento entre as etapas do processo que demonstrar a seqncia dos procedimentos a serem operacionalizados em cada estgio do processamento contbil. Todas essas definies podem ser detalhadas na Matriz de Planejamento Contbil e no Diagrama de Planejamento Contbil. Na matriz de planejamento contbil devem constar as definies macro do planejamento, com a identificao dos processos que sero interligados pelo fluxo do relacionamento, conforme se demonstra na tabela seguinte: Matriz de Planejamento Contbil Definio do Processo Identificao das funes Entrada e sada de dados Origem do Operacionalizao do processo documento; Crtica do documento;

origem do dado. Contas manualizadas; indicao do relacionamento de partida e contrapartida; responsabilidade pela atualizao. Sistema e ambiente de Forma de processamento: processamento contbil eletrnico, mecnico, manual, interno ou terceirizado. Crtica dos dados e da Idoneidade da documentao; informao formatao dos dados de entrada e de sada; presena dos atributos da informao. Plano de contas Integrao com o usurio Formato da informao; linguagem de comunicao; tempestividade da informao.

crtica do dado. Por atividade, por centro de responsabilidades, por projeto, por centro de custo, etc. Digitado, integrado, frmula do lanamento contbil, etc. Classificao contbil, fluxo de alimentao dos registros contbeis, registro dos fatos em conformidade com as normas contbeis, etc. Alimentao dos registros, cadastramento de periodicidade de atendimento, discusso do contedo da informao, etc. Critrios de tratamento da informao, formas de divulgao da informao, etc. Acesso somente por pessoa autorizada pelo status da informao.

Polticas contbeis

Segurana dos arquivos

Necessidade dos usurios interno e externo; relacionamento com a comunidade. Forma de proteo dos dados; integridade da informao.

A Matriz de Planejamento Contbil precedente no tem a pretenso de esgotar todos os processos que podem ser necessrios, pois isto muito depende da cultura da entidade. , antes de qualquer formao de juzo, uma contribuio oriunda da observao da prtica contbil. Partindo da referida Matriz de Planejamento Contbil, pode-se, tambm de forma simples, apresentar o Diagrama de Planejamento Contbil, onde se procura demonstrar as etapas macro descritas na referida Matriz, seguindo um encadeamento lgico do fluxo de dados contbeis.

Diagrama de planejamento contbil

Interface com usurio Cliente e fornecedor

Crtica e validao dos dados de entrada e da documentao

Identificao das transaes com a funo das contas descritas no plano de contas @ Plano de Contas; Sistema de gesto; Ambiente de escriturao; Contabilidade Financeira; Contabilidade Tributria; Contabilidade Gerencial; Informaes Sociais; Informaes auxiliares de controle. @ Informao para usurio externo.

Seleo da forma de registro segundo as frmulas de lanamento

@ @

@ Documentos; Dados; Informao.

Informao para usurio interno.

@ Legenda: Acessa dados para processamento e crtica @ Retorna dados normalizados e informaes fluxo @ Interface com usurio, cliente e fornecedor

O diagrama apresentado uma simplificao das etapas do planejamento contbil presente em qualquer entidade de fins econmicos ou sociais, simples ou complexa. A leitura e a compreenso dos fluxos contidos em cada processo dever permitir o desenvolvimento e a execuo de cada etapa do planejamento que essencial para o sucesso do planejamento contbil. Se isto no ocorrer o planejamento contbil no cumpriu o objeto para o qual foi concebido. Como exerccio de leitura e compreenso deste esboo de planejamento, tome-se como referncia o atendimento ao usurio externo Governo, no quesito DIPJ (declarao de informaes econmico-fiscais da pessoa jurdica). Neste quesito o fisco exige o fornecimento de uma srie de dados, como resultado econmico, lucro tributvel, volume de faturamento, entre outros. Os sistemas utilizados para esse atendimento seriam os sistemas de contabilidade financeira e tributria que auxiliariam o processo de modelagem da informao para usurio externo, disponibilizada em arquivo especfico. Tomando-se como referncia o usurio interno Gerncia de Avaliao de Desempenho, a exigncia poderia ser o volume de faturamento, a margem de lucro e o giro dos estoques, por exemplo. Os sistemas que atenderiam a essa demanda seriam o de faturamento e o de gesto de estoque que auxiliariam o processo de modelagem da informao para usurio interno, tambm disponibilizada em arquivo especfico.

5 Modelagem de polticas contbeis Como um processo do planejamento contbil, a modelagem das polticas contbeis uma tarefa multidisciplinar, onde exigido o concurso de habilidades conexas. No esboo das polticas contbeis a entidade adotar parmetros para adoo de aes norteadas pelo planejamento contbil, relativamente aos critrios de reconhecimento e mensurao de ativo, passivo e resultado. Estabelecer metas de qualidade da informao, bem como disseminao desta segundo a natureza e status do usurio, tempestividade, forma de divulgao e segurana. A definio das polticas contbeis de uma entidade uma deciso estratgica, onde devem ser consideradas as ameaas e as oportunidades que o contedo da informao, consideradas as condies ambientais, pode impactar. Assim, as polticas contbeis devem ser dinmicas, atualizadas e contextualizadas com o cenrio econmico e poltico, de forma que possibilite a adequada gesto da informao em benefcio dos negcios. Com semelhante simplicidade, utilizada no diagrama de planejamento contbil, sugere-se uma matriz de polticas contbeis. Matriz de polticas contbeis Polticas contbeis aplicadas Exigncia Documento idneo Crtica de formatao e veracidade do dado Entrada de dados Identificao de partida e contrapartida do lanamento Histrico da transao Validao do lanamento contbil Sistemas computacionais documentados Processamento e ambiente Equipamentos compatveis contbeis Crtica de formatao e consistncia Rotinas auditadas Temporalidade dos arquivos por transao Cpia de segurana Arquivo de dados Integridade dos dados Segurana de acesso Disponibilizao da informao Cadastramento do status do usurio Cadastramento da tempestividade Definio da forma de apresentao da informao Responsabilidade pela liberao da informao Procedimentos de mensurao Preparao da informao Aderncia aos princpios e normas contbeis Avaliao da descontinuidade de investimentos Efeito dos eventos subseqentes Impacto de contingncias e mudanas de critrios A matriz de polticas contbeis apresentada contempla aes bsicas que devem estar presentes em quaisquer entidades de fins econmicos ou sociais. Como estas polticas so genricas, as mesmas devem ser detalhadas em etapas subseqentes para expressar o que a entidade pretende obter com cada uma delas, de modo que o gestor possa implement-las e atingir os objetivos. 6 Poltica de arquivos contbeis

Como geradora de informao, a Contabilidade se insere no contexto das cincias sociais de comunicao e, aplicada ao controle da riqueza patrimonial, necessita de utilizar o suporte adequado para preservar dados e informao. Os suportes disponibilizados pela tecnologia para essa finalidade ainda so o papel e meio magntico, sendo que em relao ao meio magntico h incertezas quanto ao tempo de sua durabilidade e acesso seguro para recuperao. O acesso ao arquivo e o meio de veiculao podem propiciar maior eficcia na recuperao da informao e com isso ganhos podem ser maximizados. Os arquivos contbeis, representados pelos documentos que contm as transaes e pelos livros que contm os respectivos registros, so os meios que guardam e preservam a memria de uma entidade econmica ou social. Os documentos do curso da vida de uma entidade podem ser segregados, segundo a tipologia dos arquivos, em: a) arquivo de documentos financeiros e fiscais; b) arquivo de documentos de registros das transaes; c) arquivo de documentos administrativos e; d) arquivo de documentos e informaes de empregados e previdncia social. O arquivo documentos financeiros e fiscais constitudo por documentos que demonstram as transaes mensurveis em moeda e preservado, normalmente, pelo tempo de decadncia e prescrio disciplinado pelas normas do Cdigo Tributrio Nacional (art.173), embora alguns documentos devam ser preservados por mais tempo, como por exemplo, os documentos de aquisio de ativo permanente que devem ser preservados durante todo o tempo de vida do bem. O arquivo documentos de registros das transaes contm os dados representativos das transaes praticadas pela entidade, com escriturao regular em ordem cronolgica, sistemtica e demais formas de evidenciao. Esses documentos so representados pelo Livro Dirio1, Livro Razo2 e Demonstraes Contbeis e so permanentes. O avano da tecnologia j possibilita que algumas entidades deixem de ter o papel como nica forma de suporte das transaes e contedo dos dados e preservam-nos em suporte eletrnico. O arquivo documentos administrativos contm informaes que podem impactar transao econmica ou no, implicar em mutao patrimonial ou no, pois podem conter compromisso futuro ou apenas relato de transaes passadas. Normalmente esse arquivo composto por correspondncias, decises administrativas, deliberaes societrias (atas de assemblia geral, de conselho de administrao, de diretoria, etc) e outras informaes, como as de natureza gerencial. O arquivo informaes de empregados e previdncia social composto por documentos que se referem vida funcional dos empregados, obrigaes previdencirias, sociais e acessrias. Essas obrigaes abrangem a responsabilidade da entidade jurdica como contribuinte, como responsvel ou como substituta. A necessidade de dados e informaes por usurios internos e externos no poder ser atendida se o acesso aos arquivos contbeis no for possvel, ou mesmo que seja, se os dados recuperados no forem ntegros. Portanto, para preservar a integridade dos dados importante instituir e manter uma poltica de arquivos contbeis adequada s caractersticas e necessidades de cada entidade. A formulao de poltica de arquivos contbeis poder depender da natureza e necessidade de cada entidade econmica e da freqncia com que a informao seja demandada. A entidade que s necessite preservar documentos para efeitos de atendimento e comprovao fiscais, certamente optar pela guarda de documentos pelo prazo decadencial e prescricional estabelecido em legislao tributria especfica. Por outro lado, a entidade que tenha necessidade de recuperar informaes contidas em documentos e registros, com
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Livro contbil obrigatrio exigido pelo Cdigo Comercial Brasileiro. Livro contbil obrigatrio exigido pelo regulamento do imposto de renda.

finalidade gerencial e de atendimento a outras entidades, manter seus arquivos por mais tempo. Em funo do avano tecnolgico, a relao com os arquivos contbeis preservados em meio magntico vem se modificando e demandando o uso de meios com tecnologia mais avanada. Essas atualizaes so necessrias para que os arquivos possam continuar sendo acessados e as demandas de dados e informao possam ser atendidas na tempestividade exigida. Como se sabe, a comunicao de dados s ocorre entre tecnologias compatveis ou intercambiveis, o que afasta a possibilidade de recuperao de arquivos produzidos com tecnologias de verses incompatveis. A poltica de preservao dos arquivos contbeis deve seguir a classificao geral recomendada apelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), que considera as seguintes terminologias: a) arquivo corrente; b) arquivo intermedirio e c) arquivo permanente. Na adequao dessas terminologias literatura contbil pode-se considerar arquivo corrente aquele utilizado no curso do exerccio em que as transaes so praticadas e registradas e que por essas circunstncias experimenta alta freqncia de uso. Pode-se considerar arquivo intermedirio aquele utilizado aps o encerramento do exerccio social da entidade, at o final do prazo decadencial ou prescricional, com freqncia de uso menor do que o arquivo corrente. O arquivo permanente o utilizado com freqncia varivel, porm por tempo indeterminado e que acompanha toda a vida da entidade. Os arquivos corrente e intermedirio so preservados por tempo de vida limitado. Os documentos e registros do arquivo corrente migram para o arquivo intermedirio. Os do arquivo intermedirio migram para o arquivo permanente ou so descartados. Os do arquivo permanente so mantidos por tempo indefinido. O fluxo de acesso a um arquivo contbil corrente muito intenso, porque o manuseio de documentos, tanto pelas pessoas envolvidas no processo contbil, quanto pelos usurios, dirio e imediato. Depois, quando transformado em arquivo intermedirio, at a data do descarte ou da migrao para o arquivo permanente, a freqncia de acesso decrescente, exceto quanto demanda de usurios externos, em funo do processo de prestao de contas ou de programa de investigao fiscal. O descarte ou expurgo de documentos contbeis s poder ocorrer no arquivo intermedirio e depois de decorrido o prazo de caducidade previsto no Cdigo Tributrio Nacional (Lei 5.172/66 - art.173) e legislao complementar. Por descarte ou expurgo deve-se entender a eliminao de documentos (nunca de registro contbil) aps a caducidade ou prescrio do valor probatrio e que no tenham comprovadamente mais utilidade, de conformidade com a tabela de temporalidade. Nos termos da Resoluo n 4 do CONARQ, tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem.

Tabela de temporalidade de arquivos contbeis ESPCIE CONTEDO

TEMPO DE FUNDAMENTAO

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DE DOCUMENTO INFORMACIONAL Nota fiscal prpria de emisso Sada de produtos da entidade servios Nota fiscal de fornecedores da Entrada de produto entidade servios Cheque, ordem bancria, depsito bancrio, extrato Financeiro bancrio, duplicata Documento de pagamento de impostos e contribuies sobre o lucro, impostos e contribuies sobre o Financeiro e tributrio faturamento, impostos sobre a aquisio e importao e exportao Documento de pagamento de contribuies previdncia Financeiro e tributrio social Folhas de pagamento e registro Financeiro e funcional Administrativo Escritura de imveis Patrimonial Contratos de parceria extinta Financeiro Contrato social, estatuto social, Jurdico atas de rgos colegiados Notas fiscais de aquisio de material permanente Financeiro e tributrio (patrimnio) Livros Contbeis e Fiscais Memria das transaes Arquivo magntico Transaes financeiras Arquivo magntico Transaes de negcios Fonte: Frana (RBC 125 Set/out/2000)

ARQUIVO e5 anos Lei 5.172/66- art.173 e5 anos 5 anos Lei 5.172/66- art.173 5 anos Lei 5.172/66- art.173 Lei 5.172/66- art.173

10 anos 30 anos Permanente 5 anos Permanente Permanente Permanente 5 anos Permanente

Dec.3048/99-art.348 Dec.3048/99-art.348 Lei 5.172/66- art.173

Dec.3000/99-art.265

Os arquivos so a origem e o destino dos acessos a dados e informao. Assim, cada vez que um arquivo de documentos acessado, de forma manual, h risco de o documento ser retirado de um endereo e retornar para outro, se no houver um controle sistmico e seguro capaz de garantir o retorno do documento ao endereo de origem. No arquivo eletrnico (imagem) esse risco reduzido em funo do acesso ser permitido somente para consulta e o endereo no poder ser alterado. A figura seguinte apresenta um diagrama de fluxo de arquivos contbeis, onde se pode visualizar o acesso tanto ao arquivo de documentos quanto ao arquivo de dados, ficando ressaltado que outras modelagens podem ser oferecidas para representar os mesmos documentos e registros de transaes.

Diagrama de fluxo de arquivos contbeis

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Entradas Recepo de documentos Registros Contbeis Triagem Crtica de formalidade contedo e formatao 2 Documentos financeiros, fiscais, tributrios, 1 patrimoniais, administrativos e societrios do exerccio Registros e livros Contbeis e fiscais 5 de exerccios anteriores no prazo prescricional Classifica arquivo Seleo de Documentos e Registros 4 Documentos contabilizados de exerccios sociais anteriores no perodo prescricional Registros e livros contbeis e fiscais do exerccio em curso Documentos contabilizados do exerccio social em curso Lanamentos contbeis das transaes

Registros e 6 livros contbeis e fiscais aps o prazo de prescrio 1 arquivo corrente 2 arquivo corrente 3 arquivo corrente 4 arquivo intermedirio 5 arquivo intermedirio 6 arquivo permanente 7 arquivo permanente Fonte: Frana (RBC 125 Set/out/2000)

Documentos contbeis, fiscais e administrativos aps o prazo de prescrio

A lgica arquivstica apresentada, por ser uma abstrao da realidade, no nica. Todavia, qualquer que seja a terminologia conceitual e as funes reservadas a cada arquivo, o

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contedo da modelagem deve seguir a rotina contbil compreendida entre a recepo do documento e o armazenamento definitivo dos documentos e dados processados. A lgica apresentada tambm no estabeleceu conexo com o usurio, tendo em vista que o objetivo foi demonstrar a modelagem do processo e fluxo que permita o rastreamento pelos instrumentos da estrutura de controle. 7 Estrutura de controle Os procedimentos de investigao e de deteco de erro ou inconsistncia so imprescindveis no processo de avaliao e validao da credibilidade da informao. O conjunto desses procedimentos, operacionalizado de forma sistmica, que se denomina controle, deve funcionar preventiva e corretivamente, e a eficcia da operacionalizao est relacionada com a tempestividade com que produz resultados. O termo erro, neste contexto, se refere a procedimento incorreto de forma involuntria, cuja prtica produz informao inverdica. O termo inconsistncia, refere-se falta de procedimento uniforme e com procedimentos diversos na preparao e produo de informao. O controle contbil, portanto, composto por um conjunto de procedimentos que visam detectar erro e ou inconsistncia da informao econmico-financeira, de forma tempestiva e exigir que a mesma seja corrigida, para assegurar que a credibilidade da informao no seja comprometida e ao mesmo tempo assegurar a integridade da riqueza patrimonial. Com isso, ento, pode-se admitir que o controle contbil imprescindvel para a reduo de riscos no gerenciamento do negcio. Porm, embora o controle seja imprescindvel, importante estimar o custo de operacionaliz-lo e comparar esse custo com a maximizao do benefcio esperado, com a qualidade da informao e com o patrimnio que se deseja proteger, pois no mbito dos negcios, s recomendvel a utilizao de um controle quando sua operacionalizao maximizar a relao custo x benefcio. Caso contrrio, a recomendao correr o risco Em havendo a necessidade de manter o controle, normalmente, raciocina-se em termos sistmicos, em relao forma mais segura de coloc-lo em funcionamento. Neste caso, passa-se a trabalhar um conjunto de controles denominado sistema ou estrutura de controle. O sistema ou a estrutura de controle compe-se de normas ou regras formais sobre atividades especficas da entidade, destinadas a proporcionar segurana e credibilidade da informao produzida, por meio da instituio de parmetros que denuncie desvio da obrigao de fazer e do resultado esperado. Poder-se- admitir a existncia de controle informal (Zimmermann, 1997, pg. 5), em circunstncias especficas, onde padres de procedimento sejam inerentes obrigao de fazer e estejam entranhados na forma de proceder. Nesta circunstancia, os operadores do controle estariam condicionados, pelo costume ou pela automao, a no se desviarem do modelo. Na atividade contbil, essas normas ou regras regulam a informao produzida pelos registros, instituindo padres, periodicidade, consistncia e tm o cumprimento fiscalizado por pessoa que no esteja envolvida na sua operacionalizao, normalmente, auditores e controladores. A informao contbil para ser crvel, no contexto da teoria prescritiva, carece de seguir formalidades relacionadas com a integridade dos registros, com as formas de avaliao e de validao, com a idoneidade da documentao e com a tempestividade dos registros. No contexto prtico, a estrutura de controle, no que se pode relacionar com a gesto da informao, abrange as gestes contbil, financeira, comercial, material, recursos humanos, oramentria, entre outras.

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A gesto financeira regulada pelas normas pertinentes ao manuseio, ao registro, aos procedimentos de guarda, de recebimento, de pagamento e de aplicao de numerrio. Essas normas incluem os instrumentos necessrios proteo dos recursos, regulao dos pagamentos, modalidade de aplicao dos recursos e s formas de divulgao de informao aos usurios, entre outros. A gesto de material regulada pelas normas relativas aquisio, guarda, distribuio, ao acondicionamento e s condies de uso. O material pode ser dividido em suprimento e material permanente. O suprimento normalmente formado por material de escritrio, material de limpeza e de consumo para o desempenho do negcio. O material permanente normalmente formado por bens durveis como mveis, veculos, equipamentos e demais utenslios de uso na operacionalizao do negcio. As normas que regulam essa gesto, alm das j citadas, incluem controle de estoque, requisio de material, inventrio peridico, termo de responsabilidade pelo uso, tombamento do material permanente, entre outros. A gesto comercial (estoques de venda) regulada pelas normas relativas aquisio, guarda, entrada e sada do estoque, ao controle fsico-financeiro e ao inventrio, s condies de acondicionamento, ao giro, ao marketing, entre outros. tambm parte integrante do controle da gesto dos estoques de venda, uma poltica de manuteno de estoque mnimo, sem a imobilizao de recursos financeiros mais do que o tempo necessrio para o ciclo que compreende o prazo de pedido, entrega e colocao venda, assim como a liquidao de estoques de giro lento. A gesto de contas a receber e a de contas a pagar regulada pelas normas que se referem ao cadastro, guarda de ttulo, s formas de cobrana, verificao de inadimplncia, ao relacionamento com devedores e credores, baixa de crdito recebido e de obrigao paga, entre outros. Essa atividade deve manter permanentemente informadas as estruturas dedicadas s vendas e s compras, relativamente s condies cadastrais dos clientes e de cobrana estabelecidas pelos fornecedores. A gesto de recursos humanos regulada pelas normas relativas seleo, contratao, ao treinamento, ao atendimento, avaliao, promoo, preparao do pagamento, gesto de benefcios e aos encargos sociais e previdencirios. O relacionamento da gesto de recursos humanos com as demais atividades da entidade intenso e promove uma grande variedade de fluxo e refluxo de informao com mensurao econmica e abrangncia social, normalmente representada por benefcios diretos e indiretos. Na parte de apoio institucional essa atividade tem a seu cargo a busca no mercado e ou formao interna de talentos para o atendimento da inteligncia da entidade. A gesto oramentria regulada pelas normas que se referem previso fsicofinanceira, que normalmente se baseia no histrico do passado e nas perspectivas de desempenho futuro. Porm, ao chegar o perodo no qual a previso foi realizada, incorpora-se a essa gesto a fase de acompanhamento e avaliao. nessa fase que verificada a efetividade da previso e o desempenho da realizao do que fora orado. Nessa atividade podem ser discutidas e operacionalizadas formas de premiao por atingimento de metas ou de reviso e apoio para as metas no atingidas. Todas as atividades do controle, mensuradas economicamente, so objeto de registro pela contabilidade e so informadas aos usurios para a avaliao do desempenho. Essa uma das fases onde a credibilidade da informao contbil testada e colocada prova. A, ento, entra em cena o controle da informao contbil. O controle da informao contbil colocado em cheque permanentemente e um dos motivos desse cheque que h circunstncias em que o usurio da informao contbil no tem razovel conhecimento de como a informao produzida. Para reduzir essa escassez de

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conhecimento e para se antecipar aos questionamentos que possam ser demandados por possvel desconfiana dos nmeros que suportam a informao, a gesto contbil deve estimular a operacionalizao de instrumentos indispensveis como: a) manuteno das contas conciliadas, evidenciando as divergncias encontradas entre os registros efetuados e os controles oriundos das reas especficas, informando aos usurios sobre as providncias que necessitam de ser adotadas para saneamento das divergncias; b) discutir com os usurios as deficincias dos controles das atividades especficas, sugerindo alternativas de otimizao; c) divulgar com a periodicidade adequada, aos usurios respectivos, o resultado das transaes das atividades especficas e em linguagem acessvel; d) ser sensvel s crticas e formas alternativas de tratamento das transaes e divulgao da informao ao usurio; Todo procedimento de controle contbil deve produzir sinergia, buscando a otimizao das aes, com o menor custo e mximo benefcio. Neste contexto a gesto contbil deve funcionar como catalisadora e disseminadora de informao. Para se obter a mxima satisfao de benefcios com a mxima segurana da riqueza patrimonial deve-se buscar uma estrutura de controle operante, capaz de vigiar a ao das pessoas e a eficincia dos processos, delegando autoridade e cobrando resultado e responsabilidade. Neste contexto imperativo que o controle contemple aes punitivas para as prticas dolosas e corretivas para as que se refiram deficincia tcnica ou erro involuntrio de execuo, pois se assim no for, o controle no ser acreditado, nem por quem o executa e nem por quem dele necessita. Para demonstrar a dinmica da ao do controle no processo contbil, apresenta-se neste tpico o diagrama de controle contbil, onde se descreve o processo de produo da informao, identificando o relacionamento entre estrutura e processo.

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Diagrama de controle contbil documentos e dados Crtica de entrada de documentos e dados Dados inconsistentes

dados vlidos

Processamento das Transaes

previso realizao

Oramento

acompanhamento

Livro Dirio transaes

Livro Razo movimento

Balancete

Balano

DRE

Demonstrao do Fluxo de Caixa

Outros relatrios: Contas a receber Contas a pagar Controle de Estoque

Controle dos atributos da informao

atendimento

Informao e Prestao de Contas

usurio

Os processos demonstrados refletem as rotinas do registro, da anlise, da conciliao e da validao dos procedimentos contbeis. Pode-se dizer que esse conjunto de procedimentos tem por finalidade precpua validar informao crvel que o processo decisrio necessita para avaliar o desempenho das aes do negcio. Para alcanar esse objetivo imprescindvel que as polticas de controle sejam planejadas e contempladas pelas polticas contbeis. importante ressaltar que o diagrama contempla apenas os procedimentos mais rotineiros do processo do controle contbil, havendo outras rotinas a serem exploradas em atividades mais complexas, como por exemplo, as que possam ser exigidas para auxiliar no processo de governana corporativa, que no objeto deste trabalho.

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8 Concluses O trabalho focou a necessidade de conhecimento contextualizado do Profissional da Contabilidade para produo de informao, fundamentado nas definies dos instrumentos de planejamento e de polticas contbeis para atendimento ao usurio. Esses instrumentos, norteadores da prtica contbil nas entidades de fins econmicos ou sociais, disciplinam as aes de transparncia e de credibilidade da informao, apoiando-se nas polticas de arquivo e de controle. No contexto geral, o trabalho teve a pretenso de demonstrar que o planejamento e as polticas contbeis devem ser a base ou instrumento de apoio gesto da informao econmico-financeira nas entidades jurdicas, reconhecendo entretanto, que o assunto comporta estudos exploratrios complementares ou mais acurados, tendo em vista a abrangncia dos conhecimentos envolvidos. 9 Bibliografia BRASIL, Lei 5.172/66. BRASIL, Resoluo n 4 CONARQ. Frana, Jos Antonio de. Revista Brasileira de Contabilidade; CFC, 125. ZIMMERMANN, Jochen. Mastering management, 1997.