MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

APROBADO EN SESION DE DIRECTORIO DEL 5 DE DICIEMBRE 2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

INDICE INTRODUCCION OBJETIVO PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, E INTEGRIDAD DE INFORMACIN ASIENTO CONTABLE MOVIMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO (CAJA PRINCIPAL) ASIENTO CONTABLE PAGO CON CHEQUES (BANCOS) ASIENTO CONTABLE DE PLANILLA DE SUELDOS, GRATIFICACIONES Y VACACIONES ELABORACIN DEL PRESUPUESTO SOBRE BENEFICIOS SOCIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTRODUCCIN

El presente manual de procedimientos contables, ha sido elaborado con el propsito de brindar informacin, en forma clara y sencilla, acerca de los procedimientos que actualmente se realizan en la Unidad de Contabilidad, para la elaboracin y obtencin de los estados financieros, en base a la integridad de las operaciones econmicas financieras y presupuestarias de la empresa que permita a la Gerencia contar con informacin permanente de los resultados de su Gestin.

Contiene procedimientos acerca de cmo, cuando y de donde se obtiene la informacin para su integracin a la contabilidad de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Los procedimientos empleados en el uso de las cuentas contables y su dinmica se encuentran previstos en el respectivo Plan de Cuentas emitido por el consejo normativo de contabilidad.

Los procedimientos utilizados para la ejecucin de cada operacin por el mdulo de sistema computarizado, se encuentran previstos en el Manual de Usuario emitido por el Sistema, el mismo que tambin forma parte del presente manual, como base elemental de la integracin operacional y contable de la empresa.

OBJETIVO Brindar el apoyo a los Directores, funcionarios y empleados en el desempeo de sus funciones que tienen encomendadas, derivadas de las atribuciones conferidas en el Manual de Organizacin y Funciones de la empresa.

CARGO: CONTADOR PROCEDIMIENTOS Los procedimientos para realizar las funciones asignadas sern determinadas y desarrolladas por el propio profesional, en coordinacin con el auxiliar del rea, teniendo como gua el manual de Procedimientos Contable, seleccionando aquellos que le permita dirigir, controlar y mantener actualizado los registros contable de las operaciones de la empresa para obtener informacin oportuna y tomar decisiones en forma efectiva, asimismo para informar al Directorio y Gerencia, sobre los asuntos contables y financieros, as como efectuar estudios y evaluaciones para la formulacin y ejecucin de reportes financieros.

ASISTENTE CONTABLE Y/O PERSONAL DE APOYO PROCEDIMIENTOS

1. DE CONTROL, E INTEGRIDAD DE INFORMACIN En coordinacin con el contador determinar las acciones a adoptarse para el control e integridad de la informacin contable.

Decepciona, analiza, clasifica, registra e informa de las operaciones econmicas y financieras de la empresa, para la emisin de los estados financieros y efecta las

operaciones de ingresos y egresos en efectivo o cheques de caja y todo movimiento de dinero y valores.

2. ASIENTO CONTABLE MOVIMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO (CAJA PRINCIPAL) Recepcionar de la seccin de caja las hojas de colecta de efectivo en forma diaria debidamente visada y sustentada. Verificar la correlatividad estricta de las transacciones Chequear la conformidad del monto ingresado con el monto del depsito efectuado en el Banco, la fecha y abono en la cuenta de la empresa.

Generar el asiento automtico en forma diaria de la contabilidad en el sistema computarizado, sin tener acceso al libro de caja correspondiente. Verificar que los depsitos en el banco, efectuados sean conformes con los ingresos del da al que corresponde, con las boletas o vouchers correspondientes Al cierre del mes chequear la conformidad de los registros contables con los documentos sustentatorios. Verificar que los retiros del efectivo, de la Caja de la empresa, hayan sido depositados en las cuentas bancarias de sta, y que figuren como tal en las fechas y montos respectivos mediante la conciliacin bancaria de los ingresos. Informar por escrito al Jefe de la Unidad correspondiente sobre los cheques devueltos por el banco por falta de fondos que fueran recibidos de los clientes y/o terceros, y fueron depositados en el Banco. Absolver al cajero consultas relacionadas a la codificacin contable, con las indicaciones correspondientes. Efectuar en forma peridica arqueos de caja a fin de sustentar fsicamente el saldo en caja de los ingresos de la empresa, sean billetes, monedas y otros valores, tanto en moneda nacional y extranjera. Archivar las hojas de cierre de caja en orden cronolgico. Verificar que todas las facturas o comprobantes de pago, deben ser debidamente cancelados por el respectivo emisor, verificando que la emisin de las mismas cumplan con los requisitos mnimos estipulados en la Ley de comprobantes. Dinmica Contable

Ingresos a Caja DEBE a.- Transferencias b.- Depsito de efectivo en bancos por retiro ingresos del da. Transferencia de corresponsales 101 10104 1101

Cuenta Contable HABER 10101 1102

46904002

Transferencia de Agentes Transferencia de agentes Deposito de clientes Deposito de clientes Transferencia entre caja

101 101 101 101 101

46903001 46903002 46905001 46905002 101

3. ASIENTO CONTABLE PAGO CON CHEQUES (BANCOS) Recepcionar de caja los voucher de egresos ya pagados firmando el cuaderno de cargo o control respectivo. Verificar que los voucher se encuentren debidamente documentados. Verificar la conformidad de la codificacin contable Ordenar y archivar en orden cronolgico. Verificar que el importe de cada uno de los voucher sean conformes con los montos girados. Informar a la Gerencia sobre la documentacin que no rene los requisitos exigidos por Ley, para su regularizacin respectiva. Verificar que los cheques anulados se encuentren debidamente contabilizados y archivados con el sello respectivo. Generar el asiento contable en forma diaria. Apoyar a Caja en el giro de cheques y voucher Informar a la Gerencia la existencia de aquellos cheques an no cobrados y de los voucher no decepcionados por Contabilidad. Coordinar con el Contador sobre los ajustes y/o reclasificaciones que resulten necesarios de acuerdo a las normas y principios contables. Archivar en orden cronolgico los voucher de egreso mantenindolos en custodia. Y bajo responsabilidad de prdida. Verificar las firmas e los cheques que debe ser, de forma mancomunada por dos personas debidamente acreditadas con los registros inscritos. Verificar que los cheques recibidos a nombre de la empresa deben ser endosados de inmediato para su depsito en las cuentas corrientes Bancarias respectivos.

Verificar que la caja fuerte, est equipada con el sistema de cerradura para la proteccin del efectivo.

Los cheques, comprobantes de dinero, transferencias, comprobantes de caja, etc., sin utilizar deben personas. conservarse bajo llave y ser controlados al menos por dos

Exigir que la emisin de los cheques renen y se emiten conforme a Ley de Ttulos Valores N 27287. Dinmica Contables

Pago con Cheques DEBE a.- Pago de Impuestos b.- Pago a proveedores 401 42102

Cuenta Contable HABER 104 104

5. ASIENTO CONTABLE DE PLANILLA DE SUELDOS, GRATIFICACIONES Y VACACIONES Efectuar la actualizacin permanente de las planillas en cuanto a porcentaje de descuentos por leyes y/o contribuciones sociales tanto para el trabajador como para el empleador, de acuerdo a Ley. Modificar el monto de los sueldos cuando la Gerencia lo indique por escrito. Incrementar o retirar a los trabajadores de la planilla previa orden escrita de la Gerencia. Efectuar los clculos por horas extras (previo VB de la Gerencia), as como de los descuentos por faltas, tardanzas y otros. Tramitar adelantos de sueldos en base a lo solicitado por el trabajador, con VB de la Gerencia. Recepcionar de la seccin de contabilidad, el informe de los montos a descontar a

los trabajadores por prstamos e intereses, para la incorporacin respectiva en la planilla de sueldos, teniendo presente otros descuentos autorizados por el trabajador. Emitir las boletas de pago y la planilla de sueldos a fin de cada mes.

Remitir a la Gerencia la planilla, las boletas de pago y el cheque correspondiente para su visacin y emisin de voucher de egreso respectivo.

Generar el asiento contable verificando la correccin de las cuentas contables. Otros procedimientos que indique el Contador. Archivar las boletas y planillas previa firma de los trabajadores. Las planillas y boletas de pago, se emitirn conforme al Decreto Supremo N 00198TR y la Ley N 27029, respectivamente.

Dinmica Contable Planilla de Sueldos Cuenta Contable DEBE a. Pago de sueldos b. Cancelacin de Gratificacin 411 411 HABER 46901 46901

6. ASIENTO CONTABLE DEL FONDO FIJO Recepcionar de caja el sustento del desembolso del fondo fijo. Verificar que los egresos, correspondan a gastos menudos. Verificar que el monto egresado, corresponde al monto autorizado. Generar el asiento contable verificando la conformidad del registro contable. Archivar en orden correlativo y cronolgico. Recepcionar el reporte de los desembolsos efectuados con los comprobantes de pago correspondiente, para efectuar la entrega del cheque que reponga el monto del fondo fijo.

Dinmica Contable Fondo Fijo Cuenta Contable DEBE a.- Reposicin de fondo b.- Pagos menudos 101 42101 HABER 101 101

8. ASIENTOS CONTABLES DE PROVISIONES Efectuar los clculos y determinar los montos que corresponden a: a. Ajustes de estados financieros por inflacin b. Reclasificacin de cuentas. c. Ajustes contables que afecten el resultado. d. Compensacin por tiempo de servicios. e. Vacaciones devengadas. f. Gratificaciones devengadas. g. Sustentos de los reembolsos de caja chica. h. Provisin por riesgo incobrable. i. Variacin por fluctuaciones de valores inversiones. j. Intereses vencidos devengados y en suspenso k. Notas de cargo y abonos que se presenten en las cuentas bancarias. l. Otros que se considere pertinente para una adecuada presentacin de los estados financieros. Efectuar los asientos contables de los puntos descritos en el prrafo anterior dndoles una numeracin manual. Archivar adjunto la documentacin que sustente dichos asientos en orden cronolgico anotando el nmero de transaccin que le corresponde segn sistema.

Dinmica Contable Provisiones Cuenta Contables DEBE a. De las cuentas incobrables b. Compensacin por tiempo de servicios 96841 96861 HABER 191 47101

9. PRESENTACIN DE LA POSICIN DEL EFECTIVO DISPONIBLE DIARIO Se verificar previamente los cheques emitidos as como los ingresos y depsitos ejecutados el da anterior para la actualizacin de saldos del Libro Bancos. La actualizacin se realizar en hoja de clculo y se reportar al Jefe de la Unidad, reporte de saldos ( bancos, etc.)

11. ELABORACIN DEL PRESUPUESTO CONTADOR Los procedimientos para realizar el presupuesto de la empresa sern determinados y desarrollados por el Contador, aplicando aquellos que en su opinin le permitan realizar y controlar de forma efectiva el presupuesto, as como elaborar las estadsticas apropiadas de la empresa en base a los planes definidos por la Gerencia, en: Recibir de la Gerencia el presupuesto debidamente aprobado para su control y ejecucin. Coordinar con la Gerencia las partidas que requieran reclasificacin. Informar la variacin presupuestal en forma mensual conjuntamente con los estados financieros. ASISTENTE Realizar la toma de datos para el control del presupuesto, ingresando dicha informacin en el sistema informtico utilizado. Apertura de las cuentas de control presupuestal sean estos por ingresos, gastos y provisiones. Registrar y efectuar el control respectivo del monto anual y mensual presupuestado, el cdigo de la cuenta y el nombre de la misma. Registrar en la contabilidad de forma simultnea los montos ejecutados. Mantener convenientemente archivados los datos de la formulacin y ejecucin del presupuesto. Informar mensualmente a la Gerencia de la evaluacin presupuestaria conjuntamente con los estados financieros.

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Informar a la Gerencia las principales desviaciones suscitadas y el origen de las mismas.

12. LLEVAR EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Por cada activo fijo de la empresa, aperturar su registro de control independiente a la contable, la cual detallar la identificacin, fecha de adquisicin, descripcin del bien, costo de adquisicin, tasa de depreciacin, mejoras y reparacin. Se calcular en forma mensual la depreciacin que corresponda a cada bien del activo fijo, as como el ajuste por inflacin. Se mantendr debidamente ordenado y archivado los registros que sustenten los inventarios fsicos tomados por cada responsable o jefe de cada rea. Se verificar peridicamente la existencia fsica en forma muestral, con la identificacin que le corresponde. Verificar que los informes recibidos por la Gerencia por las altas, bajas y/o cambios realizados en los activos de cada rea se muestren como tal en los inventarios de los responsables de cada rea. Se efecten los registros contables, por los sobrantes y faltantes de los bienes del activo fijo.

13. CLCULO Y CONTROL DE LOS BENEFICIOS SOCIALES Elaborar y verificar la planilla de sueldos del personal para su control respectivo. Calcular mensualmente los beneficios sociales correspondientes a cada empleado. Calcular mensualmente las vacaciones y gratificaciones devengadas de cada uno de los trabajadores en base a la remuneracin vigente. Verificar y comprobar el monto de aquellos trabajadores retirados y renunciantes. Preparar los asientos contables por provisiones de compensacin por tiempo de servicios, vacaciones y gratificaciones mensualmente para ingresar al sistema. Semestralmente enviar a la Gerencia las liquidaciones por CTS con los montos a ser depositados en las cuentas de los trabajadores por concepto de compensacin por tiempo de servicios de acuerdo a Ley.

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Anualmente y dentro de la fecha de Ley, enviar a la Gerencia los montos a ser depositados en las cuentas de los trabajadores que tienen acumulados por CTS, hasta el trmino del monto a depositar.

Cuando la Gerencia informe por escrito del retiro de un trabajador, se efectuar la liquidacin respectiva incluyendo todos los adeudos y /o beneficios que le corresponden de acuerdo a ley.

Entregar con cargo a cada trabajador la liquidacin respectiva despus del depsito realizado .

Archivar las liquidaciones por CTS en orden cronolgico de la fecha del depsito.

14. LIQUIDACIONES DE IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES SOCIALES Y DEMS OBLIGACIONES FISCALES, MUNICIPALES Y LABORALES Mantener en forma actualizada el Programa de Declaracin Telemtica y las tasas de impuestos y/o contribuciones vigentes expedidos por ESSALUD, las administradoras de Fondos de pensiones existentes, el impuesto Extraordinario de Solidaridad, SUNAT, Municipalidad y otros que sean de carcter obligatorio para la empresa. En base a los registros de compras y registros de ventas, efectuar el clculo de Impuesto General a las ventas y pago a cuenta del Impuesto a la Renta de tercera categora y enviar a la Gerencia para la autorizacin del giro del cheque respectivo dentro del plazo de Ley. Solicitar y documentar con los certificados de no retencin los comprobantes que se encuentren inafectas de la retencin de impuestos la renta de cuarta categora. En base a la planilla de sueldos declarar e indicar el monto a pagar a la Gerencia para la elaboracin del cheque respectivo dentro de ley, para ESSALUD, las Administradoras de Fondo de Pensiones existentes, y otras obligaciones tributarias que sean de carcter obligatorio para la empresa. Elaborara anualmente los certificados de remuneraciones y retenciones de cuarta y quinta categora de las personas que hayan tenido dichas rentas a travs de la empresa, enviando a la Gerencia para su firma y entrega al interesado a travs de la secretara de Gerencia.

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Ingresar la informacin correspondiente en el Programa de Declaracin Telemtica de impuestos administrados por la Superintendencia de Administracin Tributaria y las contribuciones de Ley, y presentarlos antes de los plazos previstos por Ley.

Atender los requerimientos de la SUNAT, ESSALUD, AFP, Municipios y otros para las fiscalizaciones que se presenten por Ley.

Presentar informacin de carcter obligatorio que soliciten los rganos fiscalizadores dentro de los plazos previstos por ley (Ministerio de Trabajo, ESSALUD, INEI, SBS,etc.)

Archivar adecuadamente los Comprobantes que sustenten los pagos de los impuestos, contribuciones y/o otros de carcter obligatorio tributario y administrativo.

Cabe sealar que las operaciones que generen asientos contables eventuales sern evaluadas por el contador para la respectivas contabilizacin.

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