Sunteți pe pagina 1din 21

CAIET DE PRACTIC

MANAGEMENTUL APROVIZIONRII LA CDMS LOGOS S.R.L.

I.1. Prezentarea general a CDMS LOGOS S.R.L.

Societatea comercial CDMS LOGOS S.R.L.cu sediul n Vulcan, Bd. M. Viteazul a fost inregistrat in Registrul Comertului sub nr. J20/187/2003, conform Certficatului de Inmatriculare emis de Camera de Comer i Oficiul Registrului Comertului. CDMS LOGOS S.R.L. a fost inregistrat la Ministerul Finanelor avnd codul de nregistrare fiscal R 15238389, conform Certificatului de nregistrare Fiscal emis de Ministerul Finanelor. Societatea comercial CDMS LOGOS S.R.L este o persoana juridic romn, constituit sub forma de societate cu rspundere limitata si i desfasoar activitatea in conformitate cu prevederile statutului, ale Legii nr. 31/1990, Codului Comercial romn si al altor reglementari legale. Sistemul de documente privind constituirea si func ionarea unit ii economice:

Constituirea societ ii constituirea societ ii au fost necesare urmtoarele

Pentru documente:

-cerere de nmatriculare-declara ie de nregistrare; -copie autoriza ie emis de Administratia Public, n temeiul Decretului-Lege nr.54/1990; -copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vnzarecumprare;

-declara ie pe propria rspundere pentru nregistrare, dat de fondatori, prin care atest calitatea de a fi demni de profesia de comercianti (original); -actul constitutiv al societa ii contract de societate si redactat la notariat; -copii de pe actele de identitate ale asocia ilor, actele privind activitatea comercial anterioar; -declara ie pe propria raspundere cu privire la averea de inut si la modul de evaluare a acesteia (original) -dovada depunerii capitalului social- chitan a CEC -specimenul de semnatur, depus la Oficiul Registrului Comer ului si certificat prin semnarea unui document tip in prezen a judectorului delegat. Dosarul pentru inmatriculare a fost depus la Camera de Comer si Industrie a Romniei. CDMS LOGOS S.R.L a dobndit calitatea de comerciant odata cu nmatricularea la Registrul Comer ului si publicarea documentelor constitutive in Monitorul Oficial.

statut,

Func ionarea societ ii comerciale

Societatea CDMS LOGOS S.R.L func ioneaz ca o societate cu rspundere limitata. Capitalul social al societ ii subscris si vrsat este de 200 lei, imprtit in 20 pr i sociale cu valoare nominal lei/ac iune, conform cu Legea 31/1990 (republicat) 10

I.2. Obiectul de activitate Conform statutului societii, obiectul principal de activitate l reprezint: prestri servicii coafor, cosmetic, manichiur, pedichiur, masaj.

I.3. Structura organizatoric i funcional a societii Prezentarea structurii organizatorice i funcional a societii este prevzut n Regulamentul de Organizare i Funcionare sau n Statulul societii.Prin structura organizatoric i funcional sunt scoase n relief urmtoarele:

ierarhizarea diferitelor structuri organizatorice, respectiv gruparea ncadrarea activitii analizate n structura specific beneficiarului,

posturilor de lucru, n funcie de segmentul de activitate analizat; trebuie identificate compartimentele sau persoanele specializate care realizeaz n principal activitatea analizat; inventarierea celorlalte funcii ale societii pentru a cerceta n ce msur modul concret de derulare a acestora influeneaz activitatea analizat. Studiul structurii organizatorice este necesar deoarece scoate n eviden modul n care se materializeaz, pe structuri organizatorice concrete.n figura I.1. este prezentat organigrama structurii organizatorice a societii.

Organigrama structurii organizatorice a CDMS LOGOS S.R.L.

MANAGER

BIROU COMERCIAL

BIROU FINANCIARCONTABIL

BIROU JURIDIC

BIROU ADMINISTRATIV

BIROU PERSONAL

COMPARTIMENT APROVIZIONARE

figura I.1.

Structura funcional a societii cuprins n figura I.2. este important deoarece abordarea succesiv n trepte a funciilor i subfunciilor permite identificarea tuturor activitilor i subactivitilor din cadrul CDMS LOGOS S.R.L., rezultnd o imagine global concret.

Organigrama structurii funcionale a CDMS LOGOS S.R.L.

MANAGER

FUNCIA COMERCIAL

FUNCIA FINANCIAR CONTABIL

FUNCIA JURIDIC

FUNCIA PERSONAL

FUNCIA DE PRESTARE

figura I.2. I.4.Resursele umane

Privit strict din prisma numrului de salariai -12, societatea este ncadrat ca fiind de dimensiune mic. CDMS LOGOS S.R.L. dispune de un bun potenial uman, avnd n vedere i obiectul de activitate, fiind structurat pe dou grupe de personal, astfel: personal administrativ - 1 contabil; - 1 jurist; - 1 ef birou comercial; - 1 coordonator aprovizionare; - 1 inspector personal;

personal direct

- 6 persoane.

Personalul este angajat n baza unui contract de munc cu norm


6

ntreag pe o perioad nedeterminat. Pentru fiecare post n parte s-au ntocmit fiele postului n care sunt stipulate concret atribuiile i responsabilitile fiecruia. Pentru modul n care se vor desfura activitile n cadrul societii a fost ntocmit ROI i a fost semnat de angajai ct i de angajator. Personalul este reprezentat de femei, modul de salarizare se realizeaz n funcie de importana postului ocupat, a rspunderii i competenei, a sarcinilor i atribuiilor ce revin fiecrui post n parte, astfel stabilindu-se urmtoarele forme de salarizare: salarizarea n regie, dup timpul lucrat pentru personalul cu studii economice; salarizarea n regie plus adaosul la salariu care se aplic n cote procentuale pentru salariaii prestatori direci ai serviciilor; sporuri salariale pentru orele lucrate sistematic peste programul de lucru. Salariile de baz sunt stabilite pentru un program de lucru de 170 ore n medie pe lun, prin aplicarea formelor de salarizare n regie, n acord indirect i n funcie de realizarea unor indicatori. Documentul care se ntocmete pentru salarizarea personalului este foaia colectiv de prezen, n care se trece numrul de ore efectiv lucrate de fiecare salariat la nivelul fiecrui segment de activitate. Pentru c prestarea serviciilor pune accent pe calitate, managementul societii a construit un program de pregtire i perfecionare profesional a salariailor prin trimiterea acestora la cursuri de specializare i perfecionare pe cheltuiala societii.

I.5. Analiza comercial a societii Activitatea i bunul mers al societii CDMS LOGOS S.R.L.

este strns legat de evoluia domeniului serviciilor de coafor, cosmetic, manichiur, pedichiur i masaj. Avnd n vedere obiectul de activitate extins societatea ofer servicii de calitate ocupnd un loc important ntre societile care i desfsoar activitatea n acest domeniu.n prezent societatea are n derulare contracte directe pentru aprovizionare cu produse i echipamente specifice obiectului de activitate cu mai muli furnizori dintre care amintim pe cei mai importani: Top Line care furnizeaz produse de manichiur i pedichiur; Wella, care ofer pe lng echipamentele de coafor, tratamente i ampoane; Londa, care ofer vopsea de pr; Loreall, care ofer vopsea de pr, produse cosmetice, accesorii coafor i make-up; Matrix, care ofer ampoane i tratamente pentru pr. Pentru evaluarea furnizorilor de produse destinate serviciilor de coafor, manichiur, pedichiur, cosmetic societatea are n vedere o serie de criterii cum ar fi: posibilitatea lor de a ndeplini cerinele de calitate pentru produs sau serviciu; disponibilitatea echipamentelor i a personalului calificat conform normelor tehnice i igienico sanitare cerute; viabilitatea financiar i comercial;

eficacitatea sistemului lor de asigurare a calitii; capacitalea de a respecta termenele stabilite pentru livrri. Unul din punctele de plecare n aprecierea competenei l constituie performanele anterioare n furnizarea aceluiai fel de produs sau a unui produs similar. Pentru aceasta, n cadrul societii, prin politica de aprovizionare stabilit se pstreaz o eviden amnunit a mrfii intrate i a calitii lor.Aceste nregistrri conin minimum de date despre produsele furnizate, produsele refuzate, respectarea termenelor de livrare. Aceste metode nu se aplic furnizorilor noi, pentru care societatea aplic o inspecie riguroas asupra produselor oferite, nainte de a aproba folosirea lor n prestarea serviciului. Referitor la obiectul de activitate societetea nregistreaz un nr. de 9-10 clieni/zi, respectiv 250-260 clieni/lun, avnd n vedere c smbta este, conform actelor juridice interne ale societii, considerat zi lucrtoare. Clienii sunt majoritatea persoane de sex feminin, n rndul crora ntlnim beneficiare care, datorit satisfaciei oferite prin prestarea serviciilor de calitate precum i a gamei de produse utilizate n tratamente, au devenit cliente fidele, ocupnd un rol important n orientarea politicilor de marketing. Conform statulului societii, CDMS LOGOS S.R.L. ofer servicii de coafor, cosmetic, manichiur, pedichiur i masaj. Fiecare segment de activitate este bine structurat i se desfoar conform unei ordini prestabilite iniial de comun acord cu clientul i conform normelor procedurale n materie. Sunt numeroase situaiile n care clientele doresc s apeleze la dou sau mai multe servicii n cadrul societii i atunci trebuie s existe stabilit modul de prestare a serviciului pe ansamblu. Serviciile oferite de societate sunt de bun calitate, avnd un personal calificat i atent selecionat, produsele oferite fiind game profesionale de la cele mai recunoscute companii interne i internaionale destinate saloanelor de coafor
9

i cosmetic i sunt avizate dermatologic de Ministerul Sntii.Fiecare produs este nsoit de fia tehnic a produsului conform normelor de protecie a consumatorului, n care sunt prevzute caracteristicile, parametrii i modul de folosire pentru fiecare produs n parte. n cazul serviciilor oferite de societate, mbuntirea calitii este condiionat de ctigarea i meninerea ncrederii att a clienilor ct i a personalului prestator. De asemenea aspectele de igien i etic profesional sunt percepute de client ca fiind inseparabile fa de calitatea unui serviciu. Politica de pre constituie pentru orice societate unul din elementele fundamentale ale marketingului su. Atunci cnd achiziioneaz un serviciu, orice client compar ceea ce primete (beneficiile) cu ceea ce d (efortul de achiziionare). Dac din suma beneficiilor primite se scade suma costurilor (costul cu mna de lucru, al produselor consumate prin prestarea serviciului, costul uzurii echipamentelor, al utilitilor) se obine profitul net al serviciului oferit. Dac preul este mai mare dect beneficiul obinut, clientul va percepe negativ valoarea serviciului primit. Termenul de satisfacie (beneficiu) are pentru fiecare client alt semnificaie: pentru unii el este asimilat unor preuri sczute, n timp ce pentru alii este exprimat prin satisfaciile pe care acetia le ateapt de la serviciul primit. Din punct de vedere financiar, manageriatul societii va fixa un pre care s-i permit obinerea unui profit suficient pentru asigurarea dezvoltrii sale. Din perspectiva marketingilui politica de pre influeneaz poziia serviciului pe pia. Dac societatea practic un pre ridicat comparativ cu cele existente pe pia se ajunge din partea clientului la percepia unui serviciu de calitate, iar dac preul este sczut se adreseaz unui public larg, dar n acelai timp descurajeaz concurena.

10

Pentru fundamentarea unei politici de pre oprtune, societatea a luat n considerare urmtoarele coordonate: orientarea preului n funcie de costuri pentru acoperirea integral a cheltuielilor, preurile sunt evideniate pentru fiecare serviciu oferit n parte, ns se folosesc alte preuri pentru diferitele pachete de servicii puse la dispoziia clientului; orientarea preului n funcie de cerere- societatea trebuie s aib n vedere solvabilitatea clienilor pentru situaiile n care cererea este mare n stabilirea unui pre ridicat, n timp ce existena unui pre sczut nu trebuie s duc la suspiciunea unui serviciu de proast calitate;

orientarea preului n funcie de concuren- societatea ncearc s

alinieze preurile cu cele ale concurenei.

I.6. Aprovizionarea n cadrul CDMS LOGOS

S.R.L.

n cadrul politicii de aprovizionare se urmrete punerea n eviden a posibilitilor pe care firma le posed pentru a-i asigura principalele produse ce se consum n mod current n cadrul activiii de baz i care condiioneaz realizarea programului de prestare a serviciilor i implicit de satisfacere a clienilor. Cteva din argumentele pentru care aprovizionarea n sistemul CDMS LOGOS S.R.L. . este plasat n poziia de loc preponderent central sunt:
11

fr aprovizionare nu poate avea loc prestarea serviciilor; fr aprovizionare nu se poate vorbi de vnzare; fr aprovizionare, cererea i oferta n calitate de categorii economice pe seama crora se nfptuiete actul de vnzare-cumprare, nu poate avea loc. n cadrul analizei pieei de aprovizionare se urmrete structura surselor de aprovizionare pe piee i principalii furnizori, gradul de dependen fa de anumii furnizori. Piaa intern a societii este segmentat pe mai muli furnizori, fiecare detinnd o anumit pondere n aprovizionarea cu produse destinate consumului. Pentru fiecare gam de produse exist ns mai multe surse de aprovizionare, ceea ce constituie o anumit garanie n posibilitatea asigurrii n timp util a acestora. Un alt aspect specific pieei de aprovizionare a societii l reprezint oferta de produse, prin prisma unor condiii cum ar fi: calitatea produselor livrate; cantitatea posibil de livrat ntr- un anumit interval de timp; condiii de transport; condiii de plat; eventualele bonificaii. Managerul societii deine o baz de date cu toi furnizorii poteniali ce pot fi abordai, realiznd practic o list cu ofert de pre, metode de plat, calitate produse.

12

Nr. Crt.

Specificaie

Pre mediu realizat

Pre solicitat de furnizor

Cant. posibil de livrat

Mod de plat

Calitate n raport Observaii superior/inferior

1. 2. 3.

A B C

n consecin, opiunea pentru anumii furnizori se va baza pe corelarea informaiilor directe i a celor derivate, ca de exemplu, influena calitii asupra consumului specific, cheltuielile de transport-aprovizionare, disfuncionalitile livrrilor. Desfurarea procesului de aprovizionare este structurat pe mai multe probleme cum ar fi: acoprirea cu contracte a necesarului de aprovizionat; asigurarea necesarului pentru consum; realizarea programului de aprovizionare pe total i pe principalele segmente de activitate. Activitatea de vnzare cumprare se desfoar n/i pe baza unui cadru juridic, n care contractul constituie un instrument principal. De aceea contractarea necesarului de aprovizionat reprezint o premis esenial a asigurrii cu produsele necesare n procesul de prestare a serviciilor. Referitor la activitatea de aprovizionare pe segmente de activitate i asigur n medie de 3 ori pe lun gamele de produse necesar astfel:

la coafor aprovizionarea se face de trei ori pe lun cu produsele ce se

consum odat cu prestarea serviciului, respective, ampon, tratament, balsam,stailing-uri, folia de masc, mantile etc. la cosmetic sunt achiziionate consumabile ca: ceara, hrtie
13

epilat,mantilele i papuceii, uleiul dup epilat, creme de fa, creme pt. tratament, dischete demachiere etc.; la manichiur i pedichiur consumabilele de aprovizionat sunt: capsule parafin,aceton,pile, lacuri de unghii, dischete, etc:

la masaj aprovizionarea se face cu: prosoape de hrtie, folie pentru

tratament, parafin, etc. Finalitatea actului de aprovizionare l reprezint asigurarea necesarului pentru realizarea serviciilor din punct de vedere calitativ, cantitativ i la termen. Analiza stocurilor de produse i materiale necesare n procesul de prestare a serviciilor n cadrul dat al societii, sub aspect metodologic vizeaz mai multe aspecte, repectiv:
factorii care influeneaz opionaliatea stocurilor la CDMS

LOGOS

S.R.L.;
restriciile unui sistem optim de gestionare a stocurilor la CDMS

LOGOS S.R.L.;

evoluia stocurilor, comparativ cu cifra de afaceri nregistrat;

evoluia stocurilor n cadrul societii fa de nivelul considerat normal; gradul de imobilizare i gruparea stocurilor. Dimensionarea stocurilor este operaiunea prin care se stabilete necesarul optim de active circulante materiale pentru o anumita perioada de timp, exprimat valoric, n vederea realizrii n bune condiii a obiectului i volumului previzionat al activitii. Mrimea stocurilor sau nivelul lor de formare este influenat de o serie de factori dintre care amintim pe cei mai importani: frecvena livrrilor de la furnizori; strategiile aplicate de furnizori n organizarea i derularea livrrilor

14

ctre societate; cantitatea minim care poate fi comandat de societate unui furnizor n condiii economice avantajoase sau la preuri accesibile; capacitatea mijloacelor de transport folosite n aducerea gamelor de produse n corelaie cu distana; condiiile naturale i de clim; proprietile fizico-chimice ale bunurilor stocate; normele de consum i consumurile standard; durata comand-aprovizionare; cheltuielile de lansare a comenzilor de aprovizionare; cheltuielile de stocare; peridiocitatea fabricaiei de produse la productor; amplasamentul stocurilor de produse utilizate n prestarea serviciilor.
Frecvena livrrilor de la furnizor se stabilete tinnd cont de condiiile

de livrare ct i de cele de primire ale societii. Acestea se refer la natura cererii, momentele de consum, natura resurselor, ciclicitatea n prestarea serviciului, evitarea suprastocrii nejustificate din punct de vedera al eficienei economice.Strategia aplicat de furnizori n organizarea livrrilor este cunoscut de societate pentru ca cererile de produse sau echipamente destinate n prestarea serviciilor s se poat adapta la condiiile reale de livrare a furnizorilor. Avnd n vedere importana furnizorilor pe pia putem afirma c ei influeneaz n mare parte nivelul stocurilor societii precum i angajamentul financiar aferent. CDMS LOGOS S.R.L. de comun acord cu cei mai importani furnizori ai si, a aplicat o strategie de tip alternative, ceea ce presupune formarea la nivelul societii a unor stocuri mai mari pentru perioade de timp mai lungi.
15

Cantitatea minim ce poate fi comandat de ctre societate unui furnizor, n condiii economice avantajoase este mai mic i de aceea, pentru a evita preurile mai mari i achiziioneaz produsele n cantiti mai mari, pentru care s-au semnat contracte de vnzare-cumprare. De asemenea, n fucie de cantitatea de produse comandate, societatea beneficiaz de discounturi suplimentare. Capacitatea de transport a mijloacellor folosite n aducerea gamei de produse sau echipamente n corelaia cu distana de transport, condiioneaz, n anumite cazuri mrimea stocurilor, afectnd astfel procesul de prestare a serviciilor. Aceste situaii sunt rare i apar atunci cnd furnizorul, din motive neimputabile, nu a reuit s onoreze comanda n timp util, iar stocul de siguran al societii nu acoper cererea clienilor. Condiiile naturale i de clim determin, de regul, formarea stocurilor de iarn, precum i a stocurilor de sezon cu gama de produse a cror exploatare se ntrerupe ca urmare a sezonului rece sau a sezonului de var. Nivelul de constutuire a stocurilor sezoniere depinde direct de durata perioadei de sezon i de mrimea probabil a consumului afferent acesteia. Proprietile fizico-chimice ale produselor destinate saloanelor de coafur influeneaz n mare parte gradul de dimensionare a stocurilor. Aceste produse necesit anumite condiii de depozitare deoarece compoziia i structura acestora se modific dac acestea sunt staionate pe stoc o perioad mai mare de timp dect cea admis de caracteristicile specifice. Capacitatea de depozitare existent limiteaz cantitatea de bunuri ce poate fi stocat la un moment dat. Stocarea peste aceast limit nu se poate face n condiii normale dect prin extinderea si amenajarea corespunztoare aspaiilor de depozitare existente.

16

Volumul i structura serviciilor oferite condiioneaz direct structura material a stocurilor i indirect nivelul de formare a acestora. Peridiocitatea fabricaiei de produse la productori condiioneaz intervalul miniml la care se pot aproviziona furnizorii societii de la o surs direct, fapt care influeneaz i onorarea comenzilor ctre societate. Prin urmare, furnizorii, la rndul lor, trebuie s urmreasc crearea unor stocuri de siguran pentru a nu ntrerupe procesul de vnzare-cumprare. Ali factori de influen a stabilirii unui stoc optim pentru societate n prestare serviciilor sunt: durata de comand de aprovizionare, durata estimat a sezonului de iarn. Cheltuielile de lansare a comenzilor de aprovizionare, ca i cele de stocare, impun formarea stocurilor pe criterii economice. Un prim criteriu se refer la corelaia dintre volumul de stocuri si profitul societii, deoarece constituirea stocurilor este rezultatul unei decizii de investiie.O situaie economico-financiar este caracterizat printr-un raport continuu descresctor ntre volumul stocurilor i veniturile firmei. Fondurile investite n stocuri sunt imobilzate pentru o anumit perioad de timp i trebuie folosite cu eficien. n acest context, prin eficien se nelege utilitatea obinut pe unitatea de efort, n timp ce eficiena este apreciat n raport de costurile implicate, iar utilitatea se analizeaz n funcie de calitatea prestrii serviciilor. Un al doilea criteriu economic vizeaz corelaia dintre stocul de produse i volumul serviciilor oferite.Aceast corelaie pune n eviden potenialul de prestare realizabil pe seama stocurilor existente n societate la un moment dat. Din punct de vedere economic este indicat constituirea de stocuri n cantiti minime necesare care s asigure desfurarea n bune condiii a procesului de prestare a serviciilor.Orice cheltuieli neeconomicoase legate de stocuri vor determina diminuarea eficienei economice a activitii societii.
17

Efortul financiar de investire n stocuri trebuie comensurat pe baza sumei lichiditilor efectiv imobilizate, inndu-se seama de durata imobilizrii, de fluxurile de lichiditate intermediare ce apar pna la consumul stocurilor, de cheltuielile de pstrare-depozitare, de alte cheltuieli administrative, pentru ca la final s se evalueze rentabilitatea rezultat din deinerea de stocuri. Gestiunea stocurilor nu se reduce la alegerea unui model matematic, care s fixeze dimensiunile optime ale stocurilor, ci alctuiesc un sistem complex, n cadrul cruia normarea va reprezenta doar punctual de plecare.Funcionarea unui asemenea sistem depinde de elementele, respective de restriciile sistemului. n funcie de natura i coninutul lor concret, asemenea restricii vor afecta n mod diferit rezultatele gestiunii stocului, condiionnd n mod semnificativ succesul ntregului sistem de gestiune. Raportate la politica societii , restriciile sistemului de gestiune se impart astfel: restricii exogene, ce nu depind de politica firmei (evoluia cererii);

restricii endogene, ce depind de politica firmei, aceasta avnd

posibilitatea de a le modifica n funcie de obiectivele sale. Gruparea restriciilor ofer posibilitatea scoaterii n eviden n mod clar a sarcinilor pe care firma le are de ndeplinit n ceea ce privete gestiunea stocurilor.

n condiiile vieii economico-sociale actuale, a mediului n care LOGOS S.R.L. i desfoar activitatea, este necesar realizarea

CDMS

unor studii de perspectiv, neputndu-se desfura o activitate eficient fr a dispune de un sistem adecvat pentru realizarea unor previziuni care s aib un solid fundament tiinific. n ceea ce privete gestiunea stocurilor, trebuie menionat faptul c eficacitatea acesteia depinde n mod direct de posibilitile societii de a determina cererea viitoare.
18

Deoarece n activitatea sa societatea este obligat s satisfac prompt cererile clienilor care nu comand n prealabil serviciul pe care l doresc, trebuie s apeleze la previziune, acesta fiind singura alternativ pentru cunoaterea cererii viitoare. n aceste condiii este evident faptul c previziunea nu este numai generatoarea aprovizionrii ci i restricia fundamental a ntregului sistem. Optimizarea stocurilor prin costuri are n vedere determinarea unei astfel de strategii, nct cheltuielile prlejuite de costul stocajului s fie minime.n acest context, deciziile privind politica de gestionare a stocurilor trebuie s aib n vedere influena acestora asupra dimensiunilor i structurii costurilor pe care le antreneaz, o politic coerent de gestiune a stocurilor conducnd n mod automat la reducerea cheltuielilor cu stocajul mrfurilor. Atingerea obiectivului de minimizare a cheltuielilor aferente stocurilor se va realiza prin soluionarea a dou importante probleme: cu ce frecven trebuie realizat aprovizionarea?;

cu ce cantitate trebuie realizat aprovizionarea de fiecare dat?.

Astfel o frecven mare de aprovizionare presupune costuri ridicate de formularea i realizarea comenzilor, n timp ce o aprovizionare rar nseamn stocuri mari, care la rndul lor antreneaz cheltuieli suplimentare cu pstrarea acestora. Pornind de la aceste dou aspecte, rezult c optimizarea stocurilor presupune ca o prim etap determinarea i msurarea lor n vedera minimalizrii costului total, deci determinarea mrimii lotului i a frecvenei optime de aprovizionare presupune identificarea i comensurarea celor dou costuri: costul de pstrare a stocului i costul de aprovizionare.
Sistemul

informaional prezint o importan deosebit pentru

gestiunea eficienta stocurilor. Cerinele de corectitudine, operativitate i eficien a unui sistem informaional optim n domeniul stocurilor presupune
19

garantarea desfurrii n cele mai bune condiii a evidenelor operative, sintetice i analitice a stocurilor,astfel la nivelul gestiunii stocurilor societii CDMS LOGOS S.R.L.. ntlnim structurate pe categorii urmtoarele evidena operativ, organizat n scopul de a urmri pe baza de evideniere n documente situaia cantitativ a intrrilor de resurse necesare realizrii obiectivelor societi, a stocurilor care se formeaz i a ieirilor din gestiune. Se utilizeaz ca documente de eviden: -Fia de magazie- document de eviden primar pentru activitatea de eviden operativ a intrrilor i iesirilor din gestiune, precum i ca document de inventariere, dar i o permanent surs de informaii de control curent asupra evidenei stocurilor a intrrilor i ieirilor valorilor materiale. Se elaboreaz ntr-un singur exemplar pentru fiecare tip de produs i se completeaz, pentru situaia de fa, de serviciul financiar i managerul societii. -Registru de eviden contracte-comenzi a crui operare constituie obligaia actizitii plan-aprovizionare. -Fia de eviden a aprovizionrilor pentru fiecare furnizor care constituie obiect transport. Evidena sintetic i analitic este reprezentat de inventarele cu caracter permanent i cele cu caracter periodic. Sistemul informaional pentru stocuri reine ca fiind necesare o serie de documente prevzute oficial n nomenclatorul formullarelor tipizate, cu calitatea de documente primare cu coninut riguros pentru date i informaii ce urmresc procesul gestionar al stocurilor pe toat secvena: intrare-recepie-depozitarepstrare-pregtire-eliberare din gestiune, n care se include: de preocupare al activitii programe de aprovizionaredocumente de informaii:

20

-Nota de intrare n recepie i constatare de diferene, ce servete pentru recepia bunurilor achiziionate, justificarea ncrcrii gestiunii,document de nregistrare n contabilitate; -Procesul verbal de recepie, care atest efectuarea operaiilor de recepie asupra lotului de produse aprovizionat, a datelor de intrare, condiiilor de recepie calitate, persoanele abilitate etc; -factura, avizul de expediie; -Certificatul de calitate care atest ncadrarea n prescripiile de calitate prevazute de STAS; -Certificatul de garanie, document de nsoire a mrfii care garanteaz calitatea gamei de produse; -Bonul de consum care servete la evidenierea eliberrilor din gestiune, a scderilor din gestiune, a nregistrrii n evidena gestiunii a micrilor de materiale din gestiune la consumator.

21