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2008 Polycom, Inc. All rights reserved. Polycom and the Polycom logo are registered trademarks of Polycom, Inc. All other trademarks are the property of Polycom, Inc. or their respective companies.
NDICE
Introduo............................................................................................................3 O Business Case da Colaborao.....................................................................4 Reduzindo os Custos com Overhead de Funcionrios...................................5 Reduzindo a Necessidade de Viagens..............................................................6 Colaborao e Treinamento...............................................................................7 Colaborao e Recrutamento............................................................................8 Colaborao e Gerenciamento de Projetos.....................................................11 Fatores Essenciais para Assegurar o Sucesso da Colaborao..................12
Como uma lder no mercado global de ferramentas e solues de colaborao, a Polycom j permitiu que milhares de organizaes aproveitassem os benefcios completos da colaborao nestes ambientes de Comunicaes Unificadas. Este White Paper compartilha perspectivas prticas na preparao de um business case para ferramentas de colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas, bem como oferece abordagens de melhores prticas para assegurar a adoo bem sucedida e a mxima contribuio das aplicaes de colaborao em sua empresa.
Como um ponto de referncia, temos visto empresas conseguirem significativos ganhos nestas reas no somente com fluxos de trabalho que envolvam trabalhadores mveis ou virtuais, mas tambm com funcionrios com localizaes fixas. Nas sees seguintes, examinaremos uma srie destas reas e ilustraremos os benefcios para os negcios usando as experincias de empresas reais que incorporaram a colaborao em seus principais processos de negcios e fluxos de trabalho.
Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa com um escritrio metropolitano de 20.000 m2, pagando um aluguel anual de R$250,00 por metro quadrado, pudesse obter uma reduo de 20% em sua necessidade de espao, ao oferecer a seus funcionrios as ferramentas de produtividade que os permitissem trabalhar remotamente? (20.000 m2) x (20%) x (R$ 250,00 por metro quadrado) = Economia de R$ 1,2 milho E isso nem inclui as economias com a reduo do consumo de energia, aquecimento e ar-condicionado, com a maior produtividade dos funcionrios e com a reduo do consumo de combustvel devido a menos idas ao escritrio.
Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa com localidades principais em Nova Iorque e Londres pudesse eliminar simplesmente metade dos 600 vos transatlnticos de ida e volta por ano usando a vdeo conferncia? (300 vos) x (US$ 4.000,00 por bilhete de Classe Executiva) = Economia de US$ 1,2 milho E se metade desses vos na verdade fosse de primeira classe? (150 vos) x (US$ 4.000,00 por bilhete de Classe Executiva) + (150 vos) x (US$ 11.000,00 por bilhete de Primeira Classe) = Economia de US$ 2,3 milhes E isso nem inclui os custos com hospedagem e alimentao
Outros Benefcios da Reduo das Viagens Embora reduzir os custos com passagens areas e estadias em hotis esteja entre os componentes mais fceis de quantificar em seu business case, os custos de oportunidade relacionados s viagens e o desgaste pessoal, embora mais difceis de considerar, tm igual importncia. Embora a colaborao certamente permita que o pessoal em trnsito permanea engajado, o tempo no produtivo perdido uma conseqncia inevitvel das viagens de negcios. Ao quantificar as implicaes financeiras desta perda de produtividade, utilize fatores financeiros realistas, apropriados aos diferentes tipos de funcionrios afetados sejam executivos, engenheiros ou vendedores. O excesso de viagens tambm pode prejudicar aspectos como a satisfao dos funcionrios e o equilbrio vida-trabalho, bem como a qualidade do desempenho do pessoal fatigado. Independentemente da ambigidade dos custos associados a esses fatores para a construo de um business case, poucos executivos experientes questionam a ligao positiva entre a melhoria da moral individual e organizacional com a inovao e criatividade dos funcionrios e a reteno do pessoal chave. Tornando-se Verde com a Colaborao Ter uma marca corporativa amiga da natureza nunca foi to importante, em termos de percepo do mercado e de contribuies tangveis para um meio-ambiente sustentvel e para a poltica energtica. Cada reunio realizada e viagem de negcios evitada por meio do uso da colaborao traduz-se em menores emisses de carbono. Quando solues colaborativas so tornadas amplamente disponveis em conjuno com arranjos flexveis de trabalho que permitam aos funcionrios e consultores realizarem suas funes remotamente, economias verdes adicionais expandem o business case. Adicionalmente s redues nos custos imobilirios, no uso de energia e de infra-estrutura tecnolgica, tambm deve ser considerada a reduo na emisso de carbono que deriva da menor movimentao dos funcionrios de casa para o trabalho. Com base na legislao e em mandatos j aprovados e em vigor em diversas partes do mundo, a necessidade das empresas demonstrarem a conformidade ambiental tem a tendncia de crescer significativamente no futuro.
Colaborao e Treinamento
Uma significativa parcela das viagens de negcios tradicionalmente envolveu o treinamento de funcionrios, seja conduzido internamente ou em conjuno com parceiros e fornecedores. Usar ferramentas de colaborao para transferir algum ou todo o treinamento para um modelo de ensino distncia ilustra outra rea fundamental de sucesso das empresas. A Allstate Insurance, por exemplo, treina em mdia 2.000 novos agentes todos os anos em seu Centro Nacional de Educao em Vendas. No passado, a participao requeria que os funcionrios viajassem a Chicago, a um custo considervel para a empresa. Agora, o treinamento conduzido usando a rede de vdeo conferncia da Allstate, que permite que os agentes bem como os instrutores convidados participem remotamente de forma completa sem precisarem viajar para o centro fsico. A Owens-Illinois (O-I), uma lder global em produtos de embalagem, est percebendo economias similares. Sujeita a treinamento imposto pelo governo, que anteriormente requeria que os participantes deixassem seus locais de produo e viajassem a localidade central por uma semana inteira, a O-I agora usa uma aplicao de ensino distncia por vdeo, permitindo que o treinamento seja realizado diretamente na fbrica. Entre passagens, hotis, alimentao e o custo de oportunidade relacionado ao tempo de seus funcionrios, a empresa est economizando, em uma estimativa conservativa, meio milho de dlares por ano. O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.
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E se... Uma empresa pudesse conduzir seu treinamento padro de 4 dias para novos contratados usando o ensino distncia por vdeo ao invs de uma localidade de treinamento remota? (US$ 100 por noite em hotel + US$ 40 por refeies dirias) x 4 dias x 20 participantes + (custo mdio de bilhete areo de ida e volta de US$ 350,00) x 20 participantes = Economia direta de US$ 18.200 para cada sesso de treinamento E isso nem inclui os custos com as instalaes de conferncia ou os custos com transporte areo e hospedagem dos palestrantes convidados
Colaborao e Recrutamento
Entrevistas com Menores Custos O uso da colaborao tambm est tendo ampla adoo no processo de contratao de RH tanto em termos da reduo de custos relacionados a viagens quanto na acelerao de todo o fluxo de trabalho de recrutamento e entrevistas. Considere os custos eliminados quando uma entrevista pode ser realizada usando vdeo conferncia ao invs de enviando um candidato por avio para a localidade do gerente de contratao. A Figura 2 a seguir resume a economia que uma empresa americana de porte mdio obteve ao reduzir suas viagens domsticas. Para este cliente, eliminar uma nica entrevista em pessoa por ms compensou o custo do sistema de vdeo conferncia em menos de seis meses.
Entrevistas por vdeo tornaram-se o padro na empresa baseada em San Jose Altera Corporation, desenvolvedora de chips programveis avanados. No passado, quando fizeram uma contratao snior na sia, por exemplo, o custo de uma nica visita poderia facilmente totalizar US$10.000. Agora, usando um sistema de vdeo conferncia disponvel em todas as localidades no mundo, eles poderiam simplesmente solicitar que o candidato fosse a um dos escritrios regionais da Altera. Acelere o Processo de Contratao Adicionalmente reduo dos custos de viagem associados ao recrutamento, o uso de solues de Comunicaes Unificadas tambm pode reduzir os prazos de contratao ao otimizar as interaes entre o RH, os recrutadores executivos e os candidatos. Considere o exemplo da Figura 3, baseado em estatsticas do Ministrio do Trabalho dos EUA e na experincia de uma empresa de biotecnologia nos arredores de Boston que utiliza ativamente vdeo conferncia em seu processo de contratao. Adicionalmente conduo de entrevistas remotamente, eles gravam e arquivam as sesses, de modo que outros decisores possam revisar posteriormente as mesmas aumentando a exposio do candidato e ajudando a assegurar a melhor deciso de contratao possvel.
A colocao mais rpida de um indivduo chave tambm tem implicaes competitivas. Adicionalmente a potencialmente obter valiosos funcionrios de empresas rivais, intervalos menores de recrutamento tambm significam que os indivduos recrutados podem mais rapidamente fazer contribuies produtivas para a empresa. Business Case Hipottico sobre Recrutamento
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E se... Uma empresa pudesse utilizar a vdeo conferncia para acelerar o processo de contratao? Considere as implicaes de contratar um experiente executivo de vendas capaz de rapidamente aumentar o faturamento anual em US$ 600.000... (US$ 600k de faturamento anual) x (40% de margem de lucro) / 12 meses = US$ 20k mensais extras com a reduo do tempo necessrio para a contratao E isso nem inclui os custos com transporte areo domstico ou internacional, alojamento e hospedagem
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Com a colaborao integrada, pode-se conseguir compresso de tarefas e de tempo ao longo de todo o ciclo de vida desde a avaliao de necessidades, validao e projeto, at os testes, garantia da qualidade e lanamento no mercado. Em indstrias competitivas, lanar mais rapidamente seu produto ou servio pode muitas vezes contribuir diretamente para a vantagem competitiva. A fabricante de aeronaves lder Airbus usou a Colaborao como um facilitador-chave no desenvolvimento e produo do Airbus 380 a maior aeronave comercial do mundo. Sendo um consrcio Europeu, partes da aeronave vm de mltiplos pases e centenas de fornecedores, requerendo intensa coordenao e sincronizao em nvel internacional. A Airbus descobriu que a vdeo conferncia poderia acelerar significativamente o projeto, e acabou substituindo uma mdia de 1.200 reunies face a face por ms por sesses de vdeo resultando em maior produtividade do trabalho de equipe e em considerveis economias com viagens.
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E se... Uma empresa pudesse reduzir em dois meses o ciclo esperado de 24 meses para desenvolvimento de um produto, capaz de faturar US$ 12M no primeiro ano? US$ 12M de faturamento anual obtido 2 meses mais cedo = Um faturamento adicional de US$ 2M dentro do mesmo ano E isso nem inclui os menores custos com gerenciamento do projeto, a maior produtividade da equipe ou os dois meses adicionais de potencial exclusividade no mercado
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Se o engajamento dos executivos um fator fundamental de sucesso, tambm o o suporte agressivo colaborao em todos os nveis da empresa. A maioria dos clientes que tm resultados incrveis com a adoo da colaborao relata o recrutamento e apoio ativo a anjos organizacionais gerentes e no-gerentes ao longo da empresa que agiram como promotores da colaborao e foram olhos e ouvidos locais para relatar quaisquer problemas que possam ter ocorrido. Tomando o Primeiro Passo Adicionalmente a identificar e mensurar as reas de negcio em que se espera aperfeioamento devido colaborao, outra importante considerao ser sua abordagem implementao seja em fases, ou em uma nica etapa em toda a empresa. Logisticamente, muitas empresas consideram mais fcil implantar as Comunicaes Unificadas (incluindo a colaborao) incrementalmente, escolhendo uma linha de negcios em particular (tal como a rea de P&D) ou uma funo especfica (tal como vendas) como uma populao piloto inicial. Outras empresas introduzem estas solues para todos os funcionrios simultaneamente, de modo a permitir uma obteno generalizada dos benefcios para os negcios. Nitidamente, boas razes podem ser encontradas em cada abordagem, mas ambas requerem uma estratgia claramente definida. Adicionalmente a assegurar que o oramento adequado seja reservado, especificar seus planos de implantao proporciona clareza sobre quando e onde conduzir as medies ps-implantao que formaro os impactos antes e depois em seus negcios. A Importncia da Experincia do Usurio Quando lderes de empresas nos solicitam a realizar check-ups ps-implantao sobre o uso e impactos da colaborao, temos repetidamente descoberto que a baixa qualidade de udio e vdeo tem sido uma das principais razes para a incrvel sub-utilizao das solues colaborativas pelos usurios finais. Quando realizada uma anlise de causa e efeito, a fonte do problema quase sempre est em problemas de desempenho nas Redes Local e WAN da empresa. Para ajudar a evitar que sua introduo de ferramentas de colaborao comece com o p esquerdo devido a problemas evitveis na rede, assegure-se de engajar precocemente sua rea tecnolgica no processo de planejamento de implantao da colaborao. Realizar testes de avaliao do desempenho da rede antes da implantao das solues de colaborao uniformemente recomendado. Muitas empresas tambm tm tido uma boa experincia designando um indivduo snior na rea de Tecnologia da Informao, que ser o responsvel por assegurar que a qualidade do servio de colaborao permanea nos nveis desejados.
Para mais informaes sobre este white paper, por favor contacte o Grupo de Solues Corporativas da Polycom pelo email enterprise.solutions@polycom.com.
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