UNIDAD III.

- DISEO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES CONCEPTO

Herramienta o medio de comunicacin impreso usado para llenar informacin variable, con objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo, disminuyendo las cargas y costos organizacionales.

OBJETO DE SU UTILIZACIN
Permitir ordenar, sistematizar, y orientar el manejo de recursos en trminos escritos, tambin es un documento til para efectos legales y/o consulta.

FUENTES DE INFORMACIN
Por lo general, las fuentes empleadas por una organizacin suelen ser diversas. Entre las ms comunes se pueden mencionar las siguientes: Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelera. Diseadas para la presentacin de resultados; ej.: informe a rganos de gobierno. Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento. De uso comercial comn; ej.: forma para solicitud de empleo. Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos. Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cmara o confederacin. Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional; ej.: formas continas para captura de informacin.

REQUERIMIENTOS PARA SU USO

La existencia en mayor o menor medida de formas en una organizacin obedece a sus necesidades especficas de trabajo, en funcin de los siguientes factores:

Internos
El instrumento jurdico que las crea. La desagregacin de funciones derivadas de su base legal. La determinacin de objetivos y programas. Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones. La traduccin en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades. La definicin de estrategias. El proceso de toma de decisiones.

Externos
Por cambios en las condiciones del entorno. Por decisiones tendientes a la globalizacin. Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

 En atencin a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

DISEO. i Identificacin  Logotipo de la empresa, titulo, fecha y nmero de hoja.  Tambin se pueden consignar: nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza. i Orden de los componentes.  Secuencia de los datos  Flujo de trabajo  Cuerpo (datos principales)  Instrucciones al pie o dorso
i Condiciones para su llenado.

Manual: Requiere de espacios adecuados para lograr que la informacin que quede suficientemente clara y evite errores de interpretacin. i En mquina: El espaciado debe estar en relacin directa y adecuada a la escritura de una mquina de escribir, aunque no exista una estandarizacin de este equipo. i En impresoras de equipo de cmputo Este tipo de reproduccin no debe de representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a travs de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.
i Clases de formas.i De lnea: Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por lneas para vaciar los datos variables como se muestra en el formato. i De columnas: Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en ms de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma. i De casillas: Es una forma que utiliza cuadros o rectngulos (casillas) en los cuales se coloca la informacin, como se muestra a la derecha. i Combinado: Estos modelos incluyen en su composicin ms de un estilo; por ello, los datos de identificacin pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentacin, para su llenado, segn las necesidades .

 Visualizacin: Para que una forma facilite su comprensin y utilizacin es necesario que cubra los siguientes requisitos:

 Unidad Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen homognea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan un formato de unidad, con el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por otra parte para que los formatos tenga validez legal es necesario que cuenten ellos con la informacin necesaria pero sobre todo que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos  Divisin modular El mdulo permite ordenar y estandarizar los datos en funcin de la saturacin de la forma, por lo que debe ponerse especial atencin en la conservacin de su tamao y colocacin, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma ms racional.  Claridad Una distribucin correcta y accesible facilita la comprensin para el llenado y utilizacin de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una distribucin de columnas, y de la misma forma los espacios definidos para cada campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redaccin.  Agrupacin y jerarquizacin La distribucin de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos.  Saturacin La delineacin de una forma debe prever slo la integracin de los datos requeridos para su complementacin, lo cual evita que se recargue en exceso.  Movimiento La distribucin lgica en una forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinmica, gil a su contenido, esto implica disear formatos que de forma muy dinmica permitan el llenado continuo de la informacin, nunca desorientando la direccin de escritura.  Ritmo La distribucin de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su secuencia.  Imagen residual La estructura de una forma debe ser tan verstil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensaje y/o informacin. Seleccin de producto y presentacin.  Hojas extras Son hojas simples sin papel carbn intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block.  Juegos engomados Conjunto individuales de dos o ms partes engomadas entre s mediante un taln, las cuales son de papel bond, que llevan una hoja de papel carbn, intercalada, la cual no se mueve debido al pegamento.  Juegos individuales con papel carbn intercalado Conjunto de dos o ms copias engomadas entre s, con un taln, con el papel carbn intercalado tambin engomado.

 Formas continuas Son formas que usualmente se utilizan en equipos de cmputo, que pueden o no tener papel carbn intercalado, cuyas medidas pueden variar segn su objeto y tipo de impresora.  Elementos materiales.  Papel Como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el nmero de copias deseadas, la clase de impresin a que se le someter y a cmo se archivar. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia.  Tintas y carbones Elementos que complementan la concepcin y desarrollo de la imagen de una forma.  De presentacin Definida la composicin material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresin y funcionalidad. ALTERNATIVAS PARA SU ELABORACIN.
i i i i i i Offset Mimegrafo Tipografa Fotograbado A maquina Computadora Programacin orientada al objeto, bases de datos, cliente servidor, intercambio electrnico de datos, correo electrnico, redes y otros

UTILIZACIN.  Uso normal. Las formas constituyen un elemento integrante de la dinmica administrativa de cualquier institucin. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automtico, por lo que una modificacin a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorizacin mltiple o de estudios exhaustivos.  Cambios. Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso ms depurado y de mayor contenido tcnico para ajustar las formas.  Implantacin. Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el mtodo ms adecuado para implantarlas.  Mtodo instantneo. Aprobacin para utilizar las nuevas formas en la institucin a partir de una fecha determinada.  Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organizacin.  En paralelo. Representa la utilizacin simultnea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas.

 Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual continua hasta finalizar el cambio propuesto.  Combinacin de mtodos. Alternativa consistente en emplear ms de un mtodo para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido. RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL.  Operativamente. Cada una de las reas de la institucin que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario, y que est familiarizada con su contenido y uso.  En forma especializada. Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, estn las siguientes:  Nivel directivo. Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas.  Utilidades de apoyo tcnico. reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de las reas usuarias, y resguardan archivos en trnsito y definitivos.  Unidades encargadas en la administracin de recursos.  Instrumento de control.  Cuestionario para el anlisis de formas. Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relacin de componentes e una forma, a travs del cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad.  Catalogo de formas. Compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organizacin, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa especfico al que apoya.  Unidades de almacenamiento Dispositivos electromagnticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ej.: disco ptico. Este tipo de recurso cumple no slo con la funcin de control, sino de back up, lo que permite la recuperacin de datos en forma precisa y oportuna.