Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
Reflectarea în evidenţa contabilă are loc în partidă dublă şi partidă simplă în dependenţă
de natura operaţiunilor efectuate.
Principiile contabile de bază și componentele contabilității bancare
Obiectivul fundamental al contabilităţii bancare se realizează pe baza unor reguli, metode
şi principii contabile. În practica organizării evidenţei contabile în instituţiile financiare se
conduce de cerinţele standardelor internaţionale şi naţionale de contabilitate.
Contabilitatea se ţine conform următoarelor principii de bază:
1. Continuitatea activităţii – orice bancă formată va continua să funcţioneze în mod
normal fără a intra în stare de lichidare sau reducere a activităţii;
2. Contabilitatea de angajamente – presupune că banca va întocmi situaţiile financiare
folosind contabilitatea de angajamente, cu excepţia informaţiilor privind fluxurile de trezorerie;
3. Permanenţa metodelor – conduce la continuitatea aplicării regulilor şi normelor privind
evaluarea, înregistrarea în contabilitate şi prezentarea elementelor patrimoniale şi a rezultatelor
băncii, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile;
4. Separarea patrimoniului şi datoriilor – prevede prezentarea activelor curente şi
imobilizate, precum şi a datoriilor curente şi pe termen lung ca o clasificare separată în bilanţ;
5. Necompensarea - potrivit căruia nu se poate face nici o compensare între posturi de
activ şi cele de pasiv din bilanţul contabil, între veniturile şi cheltuielile băncii din situația de
profit şi pierderi. Însă datorită specificului activităţii, băncile la efectuarea operaţiunilor cu titluri
de valoare, cu instrumente financiare la termen pot face unele excepţii;
6. Consecvenţa prezentării - prevede că modul de prezentare şi clasificare a elementelor
patrimoniale în situaţiile financiare va fi menţinut de la o perioadă la alta.
7. Intangibilitatea bilanțului, conform căruia bilanțul X de închidere a exercițiului trebuie
să fie egal cu bilanțul X+1 de deschidere a exercițiului curent.
8. Independența exercițiului, conform căruia veniturile și cheltuielile sunt delimitate în
timp pe măsura angajărilor și trecerii exercițiului asupra căruia se referă. Astfel rezultatul
exercițiului va trebui să includă toate veniturile și cheltuielile aferente pe măsura angajării lor și
nu pe măsura încasării contravalorii acestora.
9. Regularitatea, sinceritatea și imaginea fidelă prevede furnizarea informațiilor clare,
precise și complete asupra patrimoniului, situației financiare, operațiunilor efectuate și riscurilor
asumate.
10.Cuantificarea monetară prevede exprimarea operațiunilor efectuate în unitate monetară
(moneda națională).
11.Supremația realității asupra aparenței prevede că la reflectarea operațiunilor pe primul
plan se pune aspectul economic și financiar, apoi cel juridic.
2
2. Organizarea lucrului de evidenţă şi operaţional în bancă
Ziua de lucru trebuie să asigure perfectarea în timp util a documentelor de plată, contabile
şi de casă, precum şi reflectarea lor în evidenţa contabilă în conturile bilanţiere şi extrabilanţiere
(condiţionale şi memorandum) cu întocmirea balanţei de verificare.
Băncile stabilesc, de sine stătător, durata zilei operaţionale. Ziua operaţională reprezintă
o parte din ziua de lucru, în timpul căreia se efectuează operaţiunile cu clienţii, precum şi
primirea documentelor bancare pentru reflectarea acestora în evidenţa contabilă. Programul zilei
operaţionale se stabileşte în baza dispoziţiei conducătorului băncii, se menţionează în graficul de
efectuare a operaţiunilor cu clienţii şi se plasează la loc vizibil, dacă actele normative nu prevăd
altele.
Contabilitatea curentă şi controlul asupra operaţiunilor bancare se realizează prin
intermediul documentelor de plată, contabile şi de casă, care se întocmesc conform prevederilor
stipulate în actele normative în vigoare, precum şi de regulamentele interne ale băncii.
Organizarea lucrului de evidență și operațional în bănci include 3 componente:
1. Formarea patrimoniului și a personalului de evidență
2. Organizarea zilei de muncă și circulația documentelor
3. Controlul intern al operațiunilor bancare
Formarea patrimoniului și a personalului de evidență. În componența aparatului de
evidență și operațional intră grupele de executori care duc evidența conturilor omogene după
conținutul lor economic. În cadrul fiecărei bănci se formează: grupa de evidență a conturilor
curente ale clienților; grupa de evidență a conturilor de credit; a conturilor de depozit și
conturilor valutare. Numărul de grupe și componența lor depinde de activitatea băncii și numărul
de clienți deserviți.
Lucrătorii grupelor de evidență se numesc ofițeri – executori responsabili. Fiecare executor
reprezintă banca semnând documentele de plată. Ei nu au dreptul să divulge date privind rulajele
și soldurile de pe conturile bancare ale clienților săi. Toate conturile sunt repartizate între
executori de către cont.șef. Fiecare executor își are numărul său, care se pune pe documentele
primite și perfectate.
Organizarea zilei de muncă și circulația documentelor. Organizarea lucrului în bancă
trebuie să asigure îndeplinirea următoarelor cerințe:
Toate documentele primite de la clientelă în timpul zilei operaționale se reflectă în
evidență în aceeași zi.
Transmiterea documentelor prelucrate la Centrul de Calcul al băncii se efectuează
în timpul zilei conform graficului, dar nu mai târziu de 2 ore până la finele zilei de
muncă.
3
Organizarea activităţii operaţionale prevede stabilirea la bancă a circuitului de documente
- modul de trecere a documentelor bancare prin toate etapele de prelucrare. Pentru aceasta se
întocmesc grafice de deservire a clienţilor şi scheme de circuit ale documentelor bancare,
aprobate de conducătorul băncii.
Controlul intern al operațiunilor bancare. O condiţie esenţială în vederea asigurării
funcţionării eficiente a sistemului financiar este stabilirea de către bănci şi alte instituţii
financiare a sistemelor de control intern. Obiectivele principale ale controlului intern este
protejarea intereselor deponenţilor, a băncii şi a clientelei acesteia pe calea minimizării riscurilor
activităţii financiare, controlului respectării de către bănci a legislaţiei în vigoare, reglementării
conflictelor de interese, asigurării securităţii informaţiei, transparenţei structurii de proprietate şi
de control asupra băncii, soluţionării conflictelor de interese, asigurarea unui nivel necesar de
securitate care ar corespunde naturii, caracterului şi volumului tranzacţiilor efectuate.
Sistemul de control intern al băncii reprezintă un complex de măsuri, regulamente şi
reglementări, limitări, relaţii de emitere-executare-raportare-control al dispoziţiilor conducerii
băncii, adoptate în scopul gestionării corecte şi eficiente a băncii în conformitate cu legislaţia în
vigoare, interesele depunătorilor (clientelei) şi acţionarilor, în baza unei informaţii autentice,
complete şi operative.
3. Documentaţia bancară, clasificarea şi circuitul acestora
4
producerea unui eveniment. Ele se completează pentru o singură operațiune în momentul
desfășurării sau nemijlocit după efectuarea operaţiunii sau după producerea evenimentului.
Băncile comerciale utilizează formulare tipizate de documente primare, aprobate de
Ministerul Finanţelor şi Banca Naţională a Moldovei.
Documentele centralizatoare (registrele) sînt documentele contabile obligatorii în care
periodic, cronologic şi sistematic se înregistrează operaţiunile economice şi financiare în baza
documentelor primare (registrul de casă, dispoziţie de plată centralizatoare etc.). Se întocmesc pe
măsura efectuării operaţiunilor.
După locul de întocmire a documentelor avem :
- documente întocmite în cadrul băncii (notă contabilă, ordin de încasare a numerarului,
ordin de eliberare a numerarului, jurnalul operaţiilor zilnice, cartea mare etc.);
- documente întocmite în afara băncii, în special de titularii de conturi (ordin de plată,
ordin incaso, etc. ).
După conținutul economic al operațiilor efectuate:
- Documente memoriale (pentru uz intern)
- Documente de casă
- Documente de memorandum (pentru primirea sau eliberarea valorilor care se
păstrează în casierie sau contabilitate)
După sferele circulaţiei băneşti pe care le implică:
- documente de perfectare a operaţiilor de casă (ordin de încasare a numerarului, ordin
de eliberare a numerarului, borderou însoţitor pentru geanta cu numerarul încasat etc.);
- documente de perfectare a operaţiilor de plată prin virament (ordin de plată; ordin
incaso, etc.).
În funcție de rolul pe care îl îndeplinesc în cadrul sistemului de contabilitate
bancară documentele contabile se pot clasifica în:
Documente justificative, care constituie baza pentru înregistrarea în contabilitate a
operațiunilor patrimoniale.
Documente de evidență contabilă, denumite în activitatea bancară registre contabile, au
un caracter obligatoriu pentru toate subdiviziunile băncii.
Registrele contabile sunt documente contabile obligatorii pentru toate băncile, în care se
înregistrează periodic și sistematic operațiunile bancare și financiare, consemnate în
documentele justificative și care produc modificări în patrimoniul băncii.
Documentele de sinteză și raportare au o importanță deosebită în procesul luării diferitor
decizii și în analiza monetară. În componența lor sunt incluse:
5
Bilanțul
Contul de profit și pierdere
Note explicative
Organizarea circuitului documentelor bancare
Circuitul documentelor reprezintă mișcarea lor din momentul întocmirii și până la
finalizarea operațiunii prin înregistrarea în Jurnalul operativ al zilei.
În procesul bancar circuitul documentelor poate fi structurat pe mai multe etape în cadrul
cărora se respectă anumite reguli bancare. În acest context etapele care le parcurg documentele
bancare se pot delimita astfel:
În prima etapă a circuitului documentelor are loc primirea sau întocmirea
documentelor de către lucrătorii bancari și efectuarea asupra lor a controlului din
punct de vedere al formei și al conținutului operațiunilor solicitate să fie efectuate.
A doua etapă a circuitului documentelor bancare privește transformarea lor în
dispoziție de contabilizare. Aceasta se realizează fie prin întocmirea notei contabile
(în cazul modificărilor patrimoniale ale băncii) pe baza documentelor primare, fie
înregistrarea directă în conturile bancare, conform programelor de contabilitate
integrată, cu ajutorul programelor de automatizare.
La etapa a treia are loc verificarea înregistrărilor făcute anterior în contabilitatea
analitică a băncii, după care are loc înregistrarea operațiunilor în contabilitatea
sintetică.
A patra etapă a circuitului documentelor bancare constă în confruntarea, în
vederea obținerii certitudinii asupra exactității operațiunilor efectuate, a datelor din
evidența sintetică cu cele din evidența analitică, în baza instrumentelor bancare
întocmite în acest scop. În bănci această etapă se realizează mult mai ușor din
motivul utilizării a programelor speciale de depistare a erorilor.
A cincea etapă implică clasarea și păstrarea documentelor bancare, la sfârșitul
fiecărei zile bancare, în locuri special amenajate. Arhivarea se face pe suport de
hârtie, iar documentele de casă au un regim aparte de arhivare.
Circuitul documentelor în bănci se supun următoarelor reguli:
Încasările cu numerar efectuate de către bancă în baza ordinelor de încasare a
numerarului, antrenează încasarea cu prioritate a sumelor de către casieri și numai
după aceea înregistrarea lor în conturile depunătorilor. Respectarea acestui principiu
face posibilă evitarea riscului înregistrării în conturi a unor sume nedepuse sau
6
depuse în sume mai mici decât cele menționate în documente, care necesită apoi
anulări sau stornări de operațiuni.
Efectuarea plăților cu numerar efectuate în baza ordinelor de eliberare a
numerarului cere ca documentația să fie operată cu prioritate în conturile respective
și numai după aceea să aibă loc plata lor efectivă de către casier. Aceasta se face în
scopul asigurării existenței disponibilului necesar efectuării plăților cu numerar.
Importanța respectării acestui principiu rezultă în mod evident din faptul că, în aceste
condiții, se creează posibilitatea înlăturării eventualelor cazuri în care efectuarea unor
plăți să fie făcută fără existența capacității de plată.
Înregistrarea operațiunilor din documentele contabile cu prioritate în debitul
conturilor plătitorilor și numai după aceea în creditul conturilor beneficiarilor.
Toate documentele bancare de plăți și încasări prin conturi și în numerar implică
înregistrarea cu prioritate în evidența analitică și numai după aceea în evidența
sintetică.
8
activitatea băncii şi serveşte ca informaţie de bază la întocmirea rapoartelor financiare.
Contabilitatea sintetică este principala sursă de date contabile şi principalul instrument de
verificare a autenticităţii, corectitudinii întocmirii rapoartelor financiare, a indicatorilor statistici
raportaţi de către bancă.
În contabilitatea sintetică toate operaţiunile se reflectă numai în moneda naţională.
Pentru ţinerea contabilităţii sintetice sunt utilizate următoarele formulare:
9
Organizarea contabilităţii analitice se efectuează pe grupe de operaţii bancare şi pe
titulari de conturi. Astfel, pentru ca titularul de cont sa-şi poate urmări operaţiile efectuate de
banca în numele lui, concomitent cu înregistrarea operaţiilor în contabilitatea analitica, se
întocmeşte şi se eliberează beneficiarului un „extras de cont” al zilei respective. Pe baza acestui
document agentul verifica legalitatea operaţiilor efectuate şi în acelaşi timp înregistrează în
contabilitatea proprie aceste operaţii.
Contabilitatea analitică în bănci se ţine în baza informaţiei economice înregistrate în
conturile sintetice bilanţiere şi extrabilanţiere (condiţionale şi memorandum). Structura şi
parametrii contului analitic sunt de competenţa fiecărei bănci în funcţie de criteriile generale şi
de necesităţile proprii. Înregistrările în conturile analitice se efectuează numai în baza
documentelor de plată, contabile şi de casă perfectate corespunzător prevederilor actelor
normative. Contabilitatea analitică a valorilor materiale se ţine cantitativ-valoric.
Formularele utilizate pentru ţinerea contabilităţii analitice sunt:
- situaţia zilnică şi sau lunară a rulajelor şi soldurilor conturilor analitice (pe executori);
- extrasul de cont;
- alte documente la latitudinea băncii.
Situaţia zilnică şi sau lunară a rulajelor şi soldurilor conturilor analitice include
informaţia privind rulajul de pe debit şi credit, precum şi soldurile tuturor conturilor analitice,
data operaţiunii precedente, totalul pe fiecare cont sintetic. Acest document se întocmeşte pentru
conturile bilanţiere şi extrabilanţiere (condiţionale şi memorandum).
Extrasul de cont se întocmeşte pentru a documenta operaţiunile înregistrate în contul
analitic al titularului de cont în decursul perioadei determinate (zi) şi/sau altei perioade prevăzute
în contract. În extrasul de cont al contului analitic se include următoarea informaţie: codul
băncii; numărul contului analitic; perioada înregistrărilor operaţiunilor în cont (data precedentă şi
curentă); soldul de intrare; conturi de corespondenţă; numărul documentului; tipul documentului;
rulajul pe debit; rulajul pe credit; total rulajul pe debit şi credit; soldul de ieşire; altă informaţie la
decizia băncii.
Pe extrasele de conturi pe suport hârtie se aplică ştampila şi semnătura persoanei
împuternicite, care verifică corespunderea datelor din documentele primare şi din extrasul de
cont, prezenţa anexelor la extras, precum şi corectitudinea perfectării lor.
Extrasul de cont se eliberează titularului de cont conform prevederilor contractului
încheiat între părţi. La extrasele de conturi analitice interne sau ale titularilor de conturi (în cazul
în care acordul între părţi nu prevede altfel), trebuie anexate documentele de plată, contabile, de
casă, în baza cărora au fost efectuate înscrierile în contul analitic.
10