Empresa de Hardware Renara

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Sistema de Caja chica

El proyecto propuesto consiste en crear un software que permita al usuario del sistema llevar un registro y control del balance y retiros, para as llevar un mejor control de la informacin, a su vez se podr identificar cualquier descuadre facilitando la vida del usuario final podr consultar reportes en los cuales se verificar el mvil del retiro de disponible y de cuanto se dispone para un mejor manejo y control de las Actividades del departamento contable de la empresa. ______________________________________________________________________

Preparado por: Francisco Placencia Fecha de Realizacin: 05/05/2011

Contenido Introduccin Justificacin Definicin de caja chica

Objetivos del proyecto Objetivo general Objetivos fundamentales

Alcance del proyecto Incluye Excluye Entregables reas afectadas de la organizacin Puntos de control

Descripcin de los factores crticos para el xito del proyecto Riesgos del proyecto Enfoque y manejo del proyecto Organizacin del proyecto Comit ejecutivo Responsabilidades del comit ejecutivo Patrocinador del proyecto

Gerente del proyecto Responsabilidades del gerente de proyecto Cajera

Aspectos pendientes de definir o resolver Organigrama de la institucin Anlisis de costo

Costos del proyecto Anlisis de retorno de la inversin Aprobacin del proyecto

Justificacin El propsito de este Software es agilizar y mantener el control de la informacin de esta institucin, la cual ser almacenada en base de datos, y se podr mostrar diversos reportes de el flujo de la misma informacin, a su ves de llevar un control con los retiros, depsitos y balances de caja chica el cual ser asignado al departamento contable de la empresa para su respectivo control. Definicin de Caja Chica La caja chica permite una cantidad pequea de dinero en efectivo que se asigna a una empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva baja el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con cheques. El control interno de la caja chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. Debe hacer una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal. la reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la caja chica. los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizara y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Objetivos del proyecto Objetivo general

Automatizar el proceso de caja chica de la Empresa de Hardware Renara, con el fin de organizar y administrar los retiros, depsitos y balances de esta institucin bajo la responsabilidad del departamento de contabilidad. Objetivos fundamentales Registrar los retiros y depositas hechos durante un da de labor. Automatizar los balances diarios de forma organizada. Preparar automticamente los reportes de balances. Agilizar el proceso de cuadre. Tener una informacin precisa.

Alcance del proyecto

Este proyecto especificara las necesidades del departamento de contabilidad, el sistema ayudara a solucionar los problemas de los balances y reportes actualizados. El sistema constara con una base de datos para registrar los retiros y depsitos de los empleados de la empresa, partiendo de la idea de modernizar, no solo el sistema, si no el personal que labora en esta empresa. El sistema de caja chica promete que englobara desde los acuses de recibo generadas para los empleados hasta los balances y reportes actualizados. El sistema constara de agilidad y seguridad en los procesos de registro de transacciones siempre y cuando no exceda el limite de disponible ha solicitar. Incluye: Entrenamiento al personal que utilizara el sistema de caja chica. Capacitacin al personal de cmputos en herramientas y tcnicas de desarrollo para la aplicacin. Anlisis del sistema. Diseo del sistema de caja chica Desarrollo del Software Prueba del Software Entrenamiento al personal de registro en el uso del Software Implantacin del software Base de datos del sistema

Excluye: Manejo de nomina Manejo de base de datos de empleado La entrada de datos de los empleados.

Entregables: 1. Documento de Anlisis: es un documento que permite estudiar el sistema actual y a partir de este estudio determinar los requisitos de los usuarios. 2. Documento de diseo: es un documento que contiene el diseo del software propuesto, contiene el diagrama jerrquico, los diseos de salidas, diseos de las entradas, diseo del modelo de datos.

3. Plan de Riesgo: es un documento que identifica los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto y las actividades desarrolladas para manejar el riesgo. 4. Manual de Usuario: documento que permitir a cualquier persona capaz de usar un computador, manejar el software. 5. Software: CD de instalacin con el software preparado. 6. Manual tcnico: Manual con los objetivos y diseos tcnicos del sistema. 7. Acta de proyecto: resumen general del proyecto. 8. Documento del proyecto: resumen y factibilidad, retorno de inversin este es un reporte de lo referente al proyecto.

reas afectadas de la Organizacin: Departamento Propietario Departamento de contabilidad Como son afectadas o participacin es el patrocinador del proyecto Es el departamento que recibe los resultados de los retiros, depsitos y los balances diarios, semanales y mensuales. Es el beneficiario del proyecto. Es el rea que recibir mayor impacto en la utilizacin del sistema.

Caja

Puntos de control Fecha Completado 10/05/2011 18/06/2011 10/08/2011 15/10/2011 10/12/2011 09/01/2012 Entregables completado Definicin del proyecto Plan de Trabajo Documento de Anlisis Listado de requerimientos Documento de diseo Documento de observaciones al software Correcciones al Software

Puntos de Control Planeacin del proyecto Verificacin de tarea Verificacin del diseo Demostracin de la aplicacin Verificacin del software Conclusin del proyecto

Descripcin de los factores crticos para el xito del proyecto Definicin de la plataforma de trabajo soporte el sistema a implementar.

Este es un factor crtico ya que el propietario o administrador puedan verificar el estado los balances de caja chica. Crear una relacin de depsitos, retiros que se muestra si se acaba el fondo de caja chica. Creacin de la base de datos

Este representa un factor crtico por la inexperiencia del equipo en este tipo de aplicaciones y por la informacin a ser manejada. Organizacin del Proyecto

Administrador general o propietario Encargado de contabilidad Cajera

Patrocinador del Proyecto: Patrocinadores por: Ing. Ramn Muoz A. y Garibaldi Medina. Gerente del proyecto: Francisco Placencia Heredia.

Responsabilidades del Gerente de Proyecto: Administracin del proyecto. Identificar, hacer seguimiento y resolver los asuntos del proyecto. Resolver incidencias. Identificar, administrar y mitigar el efecto de los riesgos. Divulgar Pro-activamente informacin sobre el proyecto a todos los involucrados. Coordinar actividades de implementacin. Administrar el presupuesto del proyecto. Enlace entre el proyecto y el comit ejecutivo. Conducir Reuniones de seguimiento semanal. Aprobar / tomar decisiones en incidencias de implementacin. proveer recursos requeridos.

Asegurar que el resultado-producto del proyecto tenga una calidad adecuada.

Cajera: Conocer, entender y manejar el sistema Proveer las informaciones, documentos y recursos requeridos para revisar, evaluar, documentar y disear los flujos de procesos, politicas y procedimientos. proveer los recursos y la asistencia requerida de su rea para garantizar el xito del proyecto

Anlisis Cualitativo de los riesgos del sistema Lista de riesgo Poco conocimiento del sistema. Incendio Inundaciones Robos No contar con un seguro Empresarial Hackeos Perdida de informacin Avera en los Equipos Robo de informacin Probabilidad 3 2 2 8 1 5 3 6 1 Impacto Rojo Amarillo Verde Amarillo Rojo Rojo Rojo Verde Rojo Verde Nivel de severidad Alta Alta Media Medio Alto Alto Alto Bajo Alto Bajo

Daos a la 3 estructura fsica del edificio

Probabilidad. Anlisis realizado en base a la siguiente escala: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10-Siendo el 1 el porcentaje mas bajo de suceder y el 10 el mas alto. Impacto. Realizado en base a la siguiente tabla de colores, siendo el mayor impacto, el amarillo el intermedio y el verde, el de menor impacto.

Modelo de Desarrollo a utilizar en el Proyecto

El modelo a utilizar en el desarrollo del sistema esta basado en un desarrollo en cascada, tanbien llamado Modelo en cascada, que consiste en el enfoque metodolgico que ordena rigurosamente las etapas del ciclo de vida del software, de forma tal que el inicio de cada etapa debe esperar a la finalizacin de la anterior. Un ejemplo de una metodologa de desarrollo en cascada es: Anlisis de requisitos Diseo del sistema Diseo del programa Codificacin Pruebas Implantacin Mantenimiento De esta forma, cualquier error de diseo detectado en la etapa de prueba conduce necesariamente al rediseo y nueva programacin del cdigo afectado, aumentando los costes del desarrollo.

Matriz de Funciones y Responsabilidades del proyecto Tarea Levantamiento de la informacin Anlisis del sistema Determinacin de los requerimientos Plan de contingencia Estudio de Factibilidad Retorno de la inversin (Ro) Diagrama de flujo de datos Diccionario de Datos Diagrama Jerrquico Diseo de ventanas del nuevo Sistema Diseo de base de datos Diagrama de Gantt Objetivos, Alcances y Expectativas del proyecto Anlisis de Costos y tiempo del Proyecto Realizacin del presupuesto Planificacin de Entrenamiento Realizacin del contrato Anlisis de Actividades y Duracin de las mismas Anlisis de Ruta Critica del proyecto Anlisis de Riesgos y soluciones de los mismos Desarrollo de la base de datos Programacin de la aplicacin Patrocinad or .. . S . R A .. . .. .. .. . S S S S S S . .. Enc. Administrativo S S A S A R S S S S S S S R R S R S S R S S Analista Programador R R R R . R R A A A R R A A R R R A A A .. A .. A .. .. A . R R R .. . A A A .. A R R

Prueba de la aplicacin y entrenamientos Anlisis y Correccin de errores

. .

S S

R R

A R

R = Responsable

S = Supervisin

A = Ayuda

Diagrama de red

Leyenda de las actividades 1. Levantamiento de la informacin 2. Anlisis del sistema 3. Determinacin de los requerimientos del sistema 4. Plan de contingencia 5. Estudio de la Factibilidad 6. Retorno de la inversin 7. Diagrama de flujo de datos 8. Diccionario de datos 9. Diagrama Jerrquico 10. Diseo de base de datos 11. Diseo de ventanas 12. Diagrama de Gantt 13. Objetivos, Alcances y Expectativas 14. Anlisis de Costo y tiempo del proyecto 15. Realizacin del presupuesto 16. Planificacin de entrenamiento 17. Realizacin de contrato 18. Anlisis de actividades y duracin de las mismas. 19. Anlisis de la Ruta Critica 20. Anlisis de Riesgos y solucin del mismo 21. Desarrollo de la base de datos 22. Programacin de la aplicacin 23. Prueba de la aplicacin y entrenamiento 24. Anlisis y Correccin de errores.

Diagrama de Pert para estimar la duracin de cada actividad del proyecto.

Formula 1+4(2)+3/6 Optimista+Constante * Probable + Pesimista / Constante Diagrama de ruta critica del proyecto.

Leyenda de las actividades 1. Levantamiento de la informacin 2. Anlisis del sistema 3. Determinacin de los requerimientos del sistema 4. Plan de contingencia 5. Estudio de la Factibilidad 6. Retorno de la inversin 7. Diagrama de flujo de datos 8. Diccionario de datos 9. Diagrama Jerrquico 10. Diseo de base de datos 11. Diseo de ventanas 12. Diagrama de Gantt 13. Objetivos, Alcances y Expectativas 14. Anlisis de Costo y tiempo del proyecto 15. Realizacin del presupuesto 16. Planificacin de entrenamiento 17. Realizacin de contrato 18. Anlisis de actividades y duracin de las mismas. 19. Anlisis de la Ruta Critica 20. Anlisis de Riesgos y solucin del mismo 21. Desarrollo de la base de datos 22. Programacin de la aplicacin 23. Prueba de la aplicacin y entrenamiento 24. Anlisis y Correccin de errores.

Diagrama de Gantt

LEYENDA DE LAS ACTIVIDADES.

1. Levantamiento de la Informacin. 2. Anlisis del sistema. 3. Determinacin de los requerimientos. 4. Plan de contingencia. 5. Estudio de la Factibilidad. 6. Retorno de la Inversin.76. Diagrama de flujo de datos. 8. Diccionario de datos. 9. Diagrama Jerrquico 10. Diseo de base de datos. 11. Diseo de ventanas. 12. Diagrama de Gantt. 13. Objetivos, Alcances y Expectativas. 14. Anlisis de Costo y Tiempo del Proyecto. 15. Realizacin del Presupuesto. 16. Planificacin de Entrenamiento. 17. Realizacin de Contrato. 18. Anlisis de actividades y duracin de las mismas. 19. Anlisis de la Ruta Crtica. 20. Anlisis de Riesgos y solucin de los mismos. 21.

Desarrollo de la base de dato. 22. Programacin de la Aplicacin. 23. Prueba de la aplicacin y entrenamiento. 24 Anlisis y Correccin de errores.

Lista de los riesgos en el proyecto. Todos los sistemas en el camino de su vida til pueden presentar problemas para los cuales tenemos que estar preparados con posibles soluciones. Dentro de los riesgos que se pueden presentar estn: 1. Poco conomiento del sistema. 2. Incendio 3. Inundaciones 4. Robos 5. No contar con un seguro empresarial 6. hackeos 7. Perdida de informacin 8. Avera en los equipos 9. Robo de informacin 10. Daos a la estructura fsica del edificio El modelo de desarrollo que utilizara en su proyecto. El modelo a utilizar en el desarrollo del sistema esta basado en un desarrollo en cascada, tambin llamado modelo en cascada, que consiste en el enfoque metodolgico que ordena rigurosamente las etapas del ciclo de vida del software, de forma tal que el inicio de cada etapa debe esperar a la finalizacin de la inmediatamente anterior. Un ejemplo de una metodologa de desarrollo en cascada es: Anlisis de requisitos Diseo del Sistema Diseo del Programa

Codificacin Pruebas Implantacin Mantenimiento

Plan de respuesta a riegos para el proyecto. Riesgos Aumento de los costos del proyecto Salida del proyecto de un miembro del equipo. Incumplimiento por parte de entidades Externas del proyecto. No se planificacin bien los objetivos. El proyecto es mas complejo que lo que el equipo puede realizar El software final esta lleno de errores. Respuestas El gerente del proyecto negociara con el cliente para conseguir ms dinero para cubrir y culminar el proyecto. Se contratara los servicios de una agencia de recursos humanos para reemplazar al miembro faltante. Mas sin embargo el integrante del proyecto podra sugerir dicho reemplazo. Se hara una licitacin pblica para cambiar los suplidores. Se hara una revisin de la planificacin para cumplir con los objetivos esperados Se buscara asesoria de personal experto en el tema para solicitar revisin del proyecto. Se evaluaran los posibles errores y proceder a la solucin y ayustes de los mismos.

Plan de mitigacin de riesgos para el proyecto. Lista de Riesgos Poco conomiento del sistema. Mitigacin Es necesario cada cierto tiempo retroalimentar al personal que utiliza el sistema, para aclarar las dudas que en el trayecto se le puedan presentar Se necesita contar con un extintor para este caso si se presentara Evitar que los equipos toquen el piso, tener a la mano mantas plsticas para cubrirlos en caso de alguna ruptura de tuberas. Se hace obligatorio tener un buen seguro para cubrir todas las necesidades mencionadas anteriormente. Para esto es necesario contar con un sistema de revisin de puertos y bloqueo de intrusos. Un buen antivirus tambin puede proporcionar esta herramienta Realizacin peridica de backup de todas las bases de datos Avera en los equipos Robo de informacin Tener equipos de repuestos, contar con el personal capacitado para la solucin de las mismas. Control en la empresa del personal entrante y saliente, carnet de identificacin, alarmas que identifiquen personal no autorizado, sistemas de

Incendio Robos

No contar con un Seguro Empresarial Hackeos

Perdida de informacin

Daos a la estructura fsica del edificio

seguridad (claves de acceso a la informacin digital). Dar mantenimiento al edificio, proteger puertas y ventanas, contar con personal a recurrir en caso de producirse.

Organigrama de la institucin:

Administraci n

Secretaria

Soporte Tcnico

Almacn

Caja Chica

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
OPERATIVO: La realizacin del desembolso se perdera menos tiempo en la parte de autorizacin del desembolso y en la bsqueda o los reportes de cuadre de la caja chica ya sea por mes, ao, semana o diario los desembolsos que se hacen, son facilidades que le otorgara el sistema al usuario. Los retiros as como los reembolsos se hacen manual, retrasando el trabajo del da y del mes. Aqu labora un empleado que es el que tiene que ver con las retiros, reembolsos y cuadre de caja chica. Este proceso manual agota al usuario al buscar los voucher y el proceso de cuadre se alarga. Debido a estos inconvenientes muchas veces el contable de la empresa encuentra muchas diferencias lo cual se vuelve al proceso inicial de verificar todo de nuevo y no hay un control con esto y les urge el cambio a una automatizacin de procesos con el nuevo sistema. Los empleados seleccionados para la implementacin del nuevo sistema cuentan con la suficiente capacidad para asimilar los entrenamientos y adaptarse completamente al manejo. En conclusin no hay ningn tipo de oposicin por parte de los usuarios a la implementacin del sistema.

TECNICO.
Factibilidad tcnica.

No puede realizarse el trabajo para el proyecto con el equipo actual puesto que ahora tendrn mayor flujo de procesos y mayor almacenaje de data y datos actualizados, se requiere de equipos mas sofisticados y que soporten las demandas y requerimientos del nuevo sistema. Se requiere nueva plataforma de software debido a que se trabajara en un ambiente mas grafico mas y fcil para el usuario.

Anlisis de Costo Costos Actuales En Caja chica Anlisis de Costo

Costos Actuales de Manejo de Documentos
Costos Actuales de Manejo de Documentos Mensuales (En RD$) Recurso Cantidad Precio Empleados (cajera) 1 $7,000.00 Archivos Cinco Gavetas 5 $5,580.00 Tres Gavetas 3 $3,450 Dos Gavetas 2 $2,310.00 Total Archivos Material Gastable Folder (Caja) 7 $200.00 PendaFlex(Caja) 10 $249.00 papel(Caja) 12 $100.00 Lapicero(caja) 10 76.95 Voucher(caja) 7 150.00 Clic(Caja) 8 $61.95 Grapa(Caja) 9 $159.00 Total Material Gastable Total de Gastos Total Anual Costos indirectos: Tiempo promedio en buscar un voucher: 30 minutos. Tiempo de respuesta al contable: 3 horas Tiempo promedio en llenar un voucher : 4 minutos Asignar nueva cajera capacitada : 48 horas

Total $7,000.00 $27,900.00 $10,350.00 $4,620.00 $49,870.00 $14,00.00 $2,490.90 $1,200.00 $769.50 $1,050.00 $495.60 $1,431.00 $8,836.10 $58,706.10 $704,473.20

Costos del proyecto

Costos del Proyecto (En US$) Recursos Cantidad Precio Total Hardware Computadora 1 890.00 $890.00 impresora 1 250.00 $250.00 Total Hardware $1,140.00 Software Visual Studio 6.0 Professional 1 269.00 $269.00 PowerDesigner 1 220.00 $220.00 Entrenamiento 3 98.00 $294.00 Total Software $8,494.00 Total Hardware y Software(En RD$) Tasa: 37.90 $365,128.60 Empleados de Informtica (Gasto Mensual RD$) Gerente del Proyecto 1 23,000.00 $23,000.00 Diseador Grfico 1 5,000.00 $5,000.00 Analista / Programador 1 12,000.00 $12,000.00 Programador 1 7,000.00 $7,000.00 Total Salario Empleados (Mensual) $47,000.00 Total Anual $564,000.00 Total General de Costos $459,128.60

Nota: los precios de venta en dlares su equivalente en peso depender de la tasa del dlar, al momento de la compra.

Aprobacin del proyecto

____________________________ Patrocinador del proyecto

_______________________ Fecha

____________________________ Gerente del proyecto

________________________ Fecha