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Automatizao de documentos no Word

Geraldo Santana

Atalhos
CTRL+T = seleciona tudo F9 = atualiza os campos do texto selecionado ou seja, faz o campo funcionar se ele estiver selecionado. SHIFT+F9 = alterna entre a exibio das estruturas dos campos ou dos resultados dos campos CTRL+F9 = Cria um Campo vazio { }. S digitar as chaves no funciona. FERRAMENTAS-OPES-IMPRIMIR-ATUALIZAR CAMPOS: Se esta opo estiver assinalada, sempre ir atualizar automaticamente os campos antes de imprimir um documento.

Campos mais usados. (Os complementos so opcionais)


{ASK Indicador pergunta Complemento} Ex: {ASK idade Qual a idade do paciente?} A pergunta aparece em uma janela e a resposta digitada passar a ser o Indicador. O indicador poder aparecer em outra parte do texto com o campo REF ou ser aproveitado como informao em um campo condicional IF. {FILLIN pergunta Complemento} Ex: {FILLIN Qual a idade do paciente?} A pergunta aparece em uma janela e a resposta digitada aparecer onde est o campo. A resposta no poder ser aproveitada em outro lugar. {IF Indicador sinal Resultado frase se verdadeiro frase se falso Complemento} Ex: {IF {REF idade} > 65 Nova consulta em 6 meses. Nova consulta em um ano.} Cria textos diferentes de acordo com um tipo de informao previamente dada (o indicador). Podem ser feitas combinaes com campos IF dentro das frases se falso para criar vrias opes de resultados. Ex: {IF {REF idade} > 65 Nova consulta em 6 meses. {IF {REF idade} < 45 Nova consulta em dois anos Nova consulta em um ano.}} {DATE complemento} e {TIME Complemento} Campos de data e hora que so atualizados pelo relgio do computador. O complemento define o formato e para isto mais fcil usar o comando INSERIR - CAMPO - DATE - OPES. Se houver o complemento, TIME pode ser usado para data e vice-versa. {REF Indicador Complemento} ou simplesmente {Indicador Complemento} Faz aparecer no lugar do campo o texto atribuido este indicador. Pode ser usado no campo IF ou nos complementos \d. {= SentenaMatemtica Complemento} Ex: Quando o sr. estiver, portanto, com {= {REF idade} +3} anos ... Permite fazer clculos com indicadores em campos REF. O resultado aparece no lugar do campo. Fique atento aos sinais: *(multiplicao); /(diviso). Podem ser usados parnteses ou grupos de parnteses para definir a ordem dos clculos. No se usa aqui colchetes ou chaves para os agrupamentos. Em uma tabela, pode se usar {=SUM (ABOVE)} ou {= SUM(LEFT)} para a soma das clulas acima ou esquerda, semelhante ao Excel (vide comando TABELA-FRMULA) {SET Indicador frmula ou campos REF Complemento} Mais usado com clculos extensos ou campos IF longos. Atribui ao Indicador o que est dentro das aspas sem abrir janelas de pergunta. { GOTOBUTTON Indicador texto-que-ser-exibido } Parece um pouco com o comando hiperlink com a vantagem de que no fica parecendoAps clicar duas vezes no texto que est exibido, leva o cursor do mouse para um indicador previamente criado. Para criar um Indicador no documento, posicione o cursor no local desejado ou selecione a palavra e INSERIR-INDICADOR-digite uma s nome para o indicador-ADICIONAR.

Complementos
So usados para formatar o resultado do Campo. So sempre opcionais mas so importantes para melhorar a automatizao. Podem ser usados mais de um complemento em cada Campo. Complemento de sugesto \d: nos campos FILLIN e ASK, sugere uma resposta que pode ou no ser aceita. Ex: { FILLIN "Digite a data de hoje." \d { DATE}} Complementos de texto (\*) \* MERGEFORMAT :Mantm formatao do campo atual e no do campo de origem. \* UPPER : Tudo em maisculas \*LOWER :Tudo em minsculas \* CardText :Tranforma um nmero em texto por extenso. \* Caps : Coloca as primeiras letras de cada palavra em maisculas. \* Charformat : Mantm a mesma formatao da primeira letra do cdigo do campo. Complementos para nmeros (\#) 0 (zero) : Dgito obrigatrio, se no tiver aparece zero. Ex: { = 4 + 5 \# 00.00 } exibe 09.00. # Posio obrigatria, se no tiver, aparece espao em branco. Ex: { = 9 + 6 \# $### } exibe $ 15. x Abandona dgitos esquerda ou arredonda se direita da vrgula. Ex: { = 111053 + 111439 \# x## } exibe 492. { = 1/8 \# 0.00x } exibe 0,125 { = 3/4 \# .x } exibe .8. , (vrgula decimal) Determina a posio da vrgula decimal. Ex: { = SUM(ABOVE) \# $###,00 } exibe $495,47. . (Ponto) Separa uma srie de trs dgitos. Ex: {= 2456800 \# R$#.###.### } exibe R$2.456.800.. - (sinal de subtrao) %, $, * e etc. Inclui o caractere especificado no resultado.Ex:{ = lucrolquido \# "##%" } exibe 33%. 'texto' Adiciona texto ao resultado. Coloque o texto entre aspas simples. Ex:{ = { Preo } *8.1% \# "R$##0,00 ' imposto' " } exibe R$347,44 imposto. Complementos para Data e Hora (\@) Dia: d (7) ou dd(07) ou ddd(Qua) ou dddd(quarta-feira) Ms: M(1) ou MM(01) ou MMM(Jan) ou MMMM(Janeiro) Ano: yy(00) ou yyyy(2000) Hora: h(7) ou hh(07) HH(19) Minutos: mm Segundos: ss Exs: {Date \@ "dd/MM/yyyy"} { TIME \@ "dd/MM/yyyy HH:mm:ss"} { TIME \@ "dddd, d' de 'MMMM' de 'yyyy" } Obs: Diferentemente do Excel, o Word no permite clculos entre datas. Auto Texto Selecione o texto que ser amarzenado, aperte ALT+F3, digite uma palavra ou cdigo e clique OK. Para entrar com o Auto texto, digite o cdigo e aperte F3. Se o texto armazenado contiver Campos, eles sero atualizados automaticamente. Macros FERRAMENTAS-MACRO-GRAVAR NOVA MACRO-Digite um nome para a Macro-Comece a escolher uma sequncia de comandos que dever ser repetida pela macro. Quando acabar, clique em PararGravao. Atribua um atalho de teclado ou boto macro. Boto: FERRAMENTAS-PERSONALIZAR-COMANDOS-MACROS. Escolha a macro no quadro da esquerda e arraste-a para a barra de ferramentas.. Clique com o boto direito em cima do novo boto e escolha AlterarImagemBoto.

Funo {= xxx} ABS(x) O valor positivo de um nmero ou frmula, independentemente de seu valor positivo ou negativo real. AND( x,y) O valor 1 se as expresses lgicas x e y forem verdadeiras, ou o valor 0 (zero) se ambas forem falsas. AVERAGE( ) A mdia de uma lista de valores. COUNT( ) O nmero de itens em uma lista. DEFINED(x) O valor 1 (verdadeiro) se a expresso x for vlida, ou o valor 0 (falso) se a expresso no puder ser computada. FALSE 0 (zero). IF(x,y,z) O resultado y se a expresso condicional x for verdadeira, ou o resultado z se a expresso condicional for falsa. Observe que y e z (geralmente 1 e 0 (zero)) podem ser valores numricos ou as palavras "Verdadeiro" e "Falso". INT(x) Os nmeros esquerda da casa decimal no valor ou frmula x. MIN( )O menor valor em uma lista. MAX( ) O maior valor em uma lista. MOD(x,y) O resto da diviso do valor x pelo valor y uma srie de vezes. NOT(x) O valor 0 (zero) (falso) se a expresso lgica x for verdadeira, ou o valor 1 (verdadeiro) se a expresso for falsa. OR(x,y) O valor 1 (verdadeiro) se as expresses lgicas x e y forem verdadeiras, ou o valor 0 (zero) (falso) se ambas as expresses forem falsas. PRODUCT( ) O resultado da multiplicao de uma lista de valores. Por exemplo, a funo { = PRODUCT (1,3,7,9) } retorna o valor 189. ROUND(x,y) O valor de x arredondado para o nmero de casas decimais y especificado, x pode ser um nmero ou o resultado de uma frmula. SIGN(x) O valor 1 se x for um valor positivo, ou o valor 1 se x for um valor negativo. SUM( ) A soma de uma lista de valores ou frmulas. TRUE 1.