1 Unidad Temtica N1: La Supervisin

Los contenidos para esta unidad son:

1.1Caractersticas,objetivosyprincipiosdelasupervisin. 1.2Elsupervisor 1.3Los4pasosdelaSupervisin. 1.4ConceptodeControl. 1.5ElMandoylaAutoridad. 1.6 Ciclo de gestin de la supervisin. Qu es la Supervisin? Todos quienes formamos parte de una organizacin, establecimiento, empresa o institucin, conocemos la importancia de la supervisin y la entendemos como uno de los pilares para la consecucin de las metas que la misma organizacin se traza. Sin embargo, para quienes no ocupan cargos de jefatura, o bien se han incorporado recientemente a ellos por causa de un ascenso o promocin, seguramente la supervisin es un terreno algo desconocido y ms an un concepto amplio que, a grandes rasgos, supone el hacerse cargo del trabajo de otros y asumir una serie de responsabilidades asociadas a los resultados obtenidos por los equipos de trabajo que son objeto de nuestra supervisin.

Antes de revisar una definicin formal del concepto eje en torno al cual girar nuestro curso, queremos que nos acompae a jugar con el lenguaje y a ser creativos hagamos el intento de encontrarle un sentido distinto al concepto de Supervisin, de modo de perderle el miedo a la palabra en s. Veamos SUPER-VISIN = si hacemos el ejercicio de dividir el vocablo, lo que obtenemos es una explicacin distinta no acadmica, por cierto, pero s bastante cercana a la realidad que vive el supervisor. ste, en la prctica, debe tener una sper visin, vale decir, debe saber observar a los trabajadores que tiene bajo su mando, debe tener la capacidad de percibir, detectar y estar al tanto de todo cuanto ocurre en su rea, todo lo que acontece dentro de su(s) equipo(s) de trabajo. A lo largo del curso, veremos en detalle el rol del supervisor y la importancia que tiene su trabajo para alcanzar los objetivos organizacionales.

Ahora, vemos una definicin formal del concepto:

Es un proceso administrativo- educativo, que orienta, gua, dirige y coordina la ejecucin de las diversas actividades que se desarrollan al interior de la empresa. Asimismo, permite comparar lo realizado con lo programado (o esperado), con el fin de corregir, desarrollar y modificar actitudes y habilidades, para lograr el mximo de calidad y rendimiento, de acuerdo a la realidad existente.

Como vemos, la supervisin no se limita a la mera observacin del trabajo de los dems; sino ms bien, se basa en la observacin de las prcticas llevadas a cabo por los trabajadores para, con base en ellas, orientar los procesos, aplicar acciones preventivas y corregir lo que pudiere entorpecer la eficacia y eficiencia de las labores desempeadas. Esto ltimo va en directa relacin con la Misin, la Visin y los Valores de la empresa.

1.1 Caractersticas, objetivos y principios de la supervisin.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Caractersticas de la supervisin La supervisin es ante todo un eslabn muy importante de la cadena de valor y de la gestin que desarrolla toda empresa. Como proceso administrativo- educativo, posee determinadas caractersticas que la definen y la ubican en un lugar estratgico del engranaje organizacional. Entre sus principales caractersticas, podemos mencionar las siguientes: - Corresponde a una extensin de la autoridad (lo directivo) al nivel de ejecucin de los servicios (lo operativo). - Los supervisores actan en representacin de esa autoridad, vale decir, representan a la Gerencia y transmiten los requerimientos de sta al personal que tienen bajo su mando. - Es parte de la funcin y control del proceso administrativo. - Permite la confrontacin de la realidad con un modelo, vale decir, Lo que es v/s Lo que debe ser. - Promueve el desarrollo de actividades que conforman los procesos, as como la bsqueda de soluciones a problemas detectados. - Permite reconocer hechos positivos y motivar al equipo de trabajo.

Si bien todos quienes formamos parte activa de la fuerza de trabajo dentro de las organizaciones, conocemos la importancia de supervisar las funciones y tareas desarrolladas por las personas; muchas veces, olvidamos el para qu de dicha actividad. Entonces cabe que nos hagamos la siguiente pregunta: Para qu supervisar organizaciones? las prcticas que se desarrollan al interior de las

Bsicamente, para saber si: - Es correcta la forma de trabajo que se est llevando a cabo. - Los funcionarios conocen su trabajo, vale decir, si saben las funciones y tareas asociadas a su puesto de trabajo. - La calidad y cantidad de trabajado realizado son apropiadas. - Fue efectiva la capacitacin que se realiz (se produjeron cambios visibles en las conductas y/o en el desempeo del trabajador). - Evaluar prcticas antes de que se produzcan incidentes (fines preventivos). - Los indicadores por s mismos no necesariamente reflejan la situacin real. - Evitar sorpresas o resultados no esperados.

Otros objetivos de la Supervisin - Velar por el cumplimiento de normas, protocolos u otros documentos normativos. - Desarrollar y/o modificar actitudes, habilidades o destrezas en los supervisados. - Mejorar la calidad de los productos y/o servicios que la empresa ofrece a sus clientes. - Optimizar recursos (materiales y no materiales). - Detectar problemas y resolverlos a la brevedad. - Detectar brechas y, con base en ellas, capacitar al personal. - Reforzar positivamente los logros alcanzados.

Principios de la supervisin La accin de supervisar se rige por ciertas normas o ideas fundamentales que le permiten al supervisor hacer bien su trabajo y orientar el trabajo de los dems. En este sentido, la Supervisin se sustenta en los siguientes principios: a) Las personas deben conocer sus funciones. b) El trabajo debe ser definido previamente, capacitado y difundido a todos quienes participan de l. c) El supervisor debe ser tcnicamente competente. d) Deben estimularse la capacitacin y el perfeccionamiento; as como tambin llevarse a cabo procesos de Induccin para aquellos trabajadores que se incorporan a la organizacin. Estos principios no son los nicos que orientan el quehacer de la Supervisin, pero la ausencia de cualquiera de ellos puede acarrear graves inconvenientes a la Gestin de Personal. Asimismo, su cumplimiento sienta las bases sobre las cuales podr efectuarse una supervisin de calidad.

1.2 El supervisor

Hoy en da el supervisor no es un simple mandams; sus funciones y responsabilidades lo convierten en un autntico gerente de primera lnea, que debe alinear el trabajo de sus colaboradores con los objetivos estratgicos y con los valores de la organizacin. Como lder de un equipo, est ms orientado a facilitar el xito total de su unidad, que a vigilar la ejecucin de las tareas. Hoy el rol del supervisor posee una mirada ms holstica, en la cual el todo es ms que la suma de las partes. En esta lgica, su visin es ms amplia y documentada; se nutre de nuevas tcnicas y estrategias de mando, como el enfoque de sistemas, el trabajo en equipo, la orientacin al cliente, la calidad total, la bsqueda de valor agregado, los procesos, la mejora continua, las competencias, etc. En este contexto, el supervisor adopta mltiples papeles: lder, asesor, experto, facilitador, gestor, mediador, motivador, constructor de equipos, coach, entre otros.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Quin es un supervisor? Cualquier persona en el primer nivel administrativo que tiene la responsabilidad de lograr que los trabajadores lleven a cabo los planes y polticas formulados por la gerencia de un nivel superior.

Origen del Concepto En la antigedad, el supervisor era la persona encargada de un grupo de jaladores de cuerda de remolque o de excavadores de zanjas. Era literalmente el hombre al frente, puesto que estaba al frente del grupo. Su autoridad consista principalmente en dar el uno, dos, tres y arriba que daba el ritmo al resto de los trabajadores. En Alemania, el supervisor es an llamado vorarbeiter (trabajador al frente); en Inglaterra, se usa el trmino charge hand. Ambos trminos sugieren el origen de la persona lder.

El trmino supervisor tiene sus races en el latn, cuyo significado es el que mira por encima. Se aplic originalmente al maestro de un grupo de artesanos. Hace cien aos era comn que el maestro de un taller de Nueva Inglaterra tuviese poder casi absoluto sobre la fuerza de trabajo. Ese maestro era un verdadero jefe que poda ofrecer cotizaciones por trabajos, contratar a sus propios hombres, hacerles trabajar tan duro como lo deseara y ganarse la vida gracias a la diferencia entre lo que cobraba por los trabajos y los costos reales. El supervisor actual combina algunas de las cualidades del hombre al frente (o lder) y del maestro (hbil artesano administrativo). Principales tareas de los supervisores Dentro de las mltiples tareas que debe llevar a cabo el supervisor, podemos mencionar las siguientes: 1) Control del Trabajo. 2) Solucin de problemas y toma de decisiones. 3) Planeacin del trabajo. 4) Comunicaciones orales informales. 5) Comunicaciones en general.

6) Proporcionar retroalimentacin sobre el desempeo a los empleados. 7) Capacitacin, orientacin y desarrollo de los subordinados. 8) Provisin de comunicaciones escritas y documentacin. 9) Creacin y mantenimiento de una atmsfera motivadora. 10) Administracin del tiempo personal. 11) Reuniones y conferencias. 12) Actividades de autodesarrollo. 13) Orientacin de la carrera de los subordinados. 14) Representacin de la compaa ante la comunidad.

1.2.2 Funciones y competencias crticas asociadas al rol de supervisor.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Cuando hablamos del rol del supervisor, en realidad debisemos hablar de los distintos roles que cumple este profesional; pues aun cuando muchos supervisores hayan alcanzado este cargo a punta de esfuerzo y con base en la experiencia adquirida, la supervisin hoy es entendida como toda una profesin, una verdadera especialidad, una funcin clave para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. As, todo lo que se pueda decir de la vida de una organizacin, se resume en lo que hacen o dejan de hacer los supervisores. El supervisor es el lder del equipo. Si existe buena comunicacin en la empresa, es porque el supervisor la fomenta con sus colaboradores.

Veamos, entonces, cada uno de los roles que desempea el supervisor al interior de la empresa: 1.- El Supervisor en la Planificacin La Planificacin es una secuencia ordenada de pasos a seguir con el afn de lograr un determinado objetivo. Independiente del cargo que una persona ocupe al interior de la organizacin, prcticamente cualquier actividad debe ser planificada. En el caso particular del supervisor, la Planificacin es fundamental si se quiere obtener buenos resultados en la gestin. Cmo se materializa la funcin del supervisor en la Planificacin? En este proceso, el Supervisor a) Desarrolla una estrategia de operacin, la cual permite definir de mejor manera cmo alcanzar las metas. b) Fija objetivos; determina resultados finales. c) Reajusta los planes para alcanzar las metas; corrige programas de acuerdo a recursos disponibles. d) Estandariza mtodos; implementa y audita la consistencia de las operaciones. e) Elabora programas; establece secuencias de pasos a seguir. f) Establece prioridades; determina el grado de importancia de cada accin. Todas las acciones y pasos antes descritos, forman parte del proceso de Planificacin que debe llevar a cabo el supervisor. Con base en ellos es que se define, estructura y jerarquiza el trabajo a realizar. Es muy importante que la informacin referida a los elementos constitutivos de la planificacin (Objetivos, mtodos, programas, prioridades, etc.), sea compartida con todos los involucrados, es decir, que el supervisor la comunique tanto a sus colaboradores como a la Alta Direccin. 2.- El Supervisor en la Organizacin

Organizar implica establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. De algn modo, organizar significa establecer un cierto orden en aquello que se ha planificado previamente, con el fin de facilitar y asegurar el adecuado cumplimiento de las tareas y/o metas designadas. Una vez que se ha planificado, viene el proceso de organizar aquellas actividades y tareas que han sido planificadas por el supervisor y que constituirn en s el trabajo. En este proceso, el Supervisor a) Asigna responsabilidades; delega y define los resultados esperados. b) Coordina y relaciona el trabajo; organiza las actividades en procesos. c) Delinea las relaciones laborales; establece las lneas de comunicacin en su equipo. d) Estimula la creatividad e innovacin; fomenta la creacin de nuevas y mejores formas de operar. e) Analiza problemas y toma decisiones; desarrolla soluciones a desviaciones de los procesos y elige la alternativa ms equilibrada. f) Asesora y disciplina a su gente; orienta el comportamiento adecuado de los miembros de su grupo de trabajo. 3.- El Supervisor en la Direccin Dirigir implica encaminar la intencin y las operaciones de las personas, hacia un determinado fin. Asimismo, se entiende que la Direccin supone dar reglas para el adecuado desarrollo del trabajo. En el caso del supervisor, su capacidad de direccin le permitir: a) Administrar el cambio y asegurar la correcta implementacin de cambios. b) Orientar a sus colaboradores y familiarizar al personal con la empresa y el trabajo. c) Entrenar y capacitar a su personal, con el fin de mejorar el desempeo mediante la instruccin y la prctica. d) Desarrollar el talento de sus colaboradores (Mejorar conocimientos, habilidades y actitudes). e) Promover la mejora continua mediante la aplicacin del crculo Planear- Hacer- VerificarActuar. f) Coordinar esfuerzos para lograr los objetivos trazados. 4.- El Supervisor en el Control El control es un mecanismo de inspeccin que ejerce el supervisor sobre su equipo de trabajo, con fines preventivos y correctivos. Aun cuando la palabra control no goza de muy buena fama, pues se le atribuye una intencionalidad fiscalizadora de errores que suele acarrear crticas o reprensiones al trabajador; a lo largo de este curso veremos cmo el control, bien aplicado, puede incluso llegar a ser un poderoso mecanismo de motivacin. En este proceso, el Supervisor a) Entrena a su personal para trabajar con seguridad y eficiencia. b) Desarrolla las competencias necesarias para garantizar los resultados, evitando riesgos. c) Fija sistemas de informacin; determina los datos crticos que se requieren para tomar decisiones. d) Desarrolla estndares de actuacin; identifica la capacidad y habilidad de sus procesos. e) Mide resultados; fija el grado de desviacin de los resultados esperados. f) Toma medidas correctivas; modifica mtodos para eliminar desviaciones.

g) Implementa polticas; difunde y vigila el cumplimiento de normas y procedimientos. 5.- El Supervisor como lder El lder es la persona que coordina los intereses de todos quienes tienen un puesto en la organizacin y los dirige hacia la consecucin de un objetivo comn. En este proceso, el Supervisor a) Vincula la Misin de la organizacin con las actividades cotidianas que conforman el trabajo. b) Alinea resultados de reas con la Misin organizacional. c) Mantiene y mejora los recursos, tanto materiales como intangibles, que producen resultados. d) Libera el talento y la energa de los miembros de su equipo. e) Motiva e inspira a travs del cumplimiento de los valores de la empresa. f) Sabe delegar cuando es necesario; para ello, faculta para que las personas contribuyan a los resultados con libertad. 6.- El Supervisor como Coach El Coach no es ms que el lder que se preocupa por planear el crecimiento personal y profesional de cada una de las personas del equipo y del suyo propio. El supervisor que asume el rol de Coach dentro de la organizacin, ayuda a sus colaboradores a mejorar habilidades de trabajo y a desarrollar competencias, mediante retroalimentacin y refuerzos positivos. El coaching es una actividad que mejora el desempeo en forma permanente. En lo especfico, se trata de un dilogo que involucra al menos dos personas (en nuestro caso a un supervisor y a un subordinado); aunque, a veces, puede darse entre un superior y su equipo. En este proceso, el Supervisor a) Facilita el aprendizaje y desarrollo de los miembros de su equipo. b) Ayuda a las personas a encontrar sus propias respuestas acerca de su desempeo. c) Desarrolla confianza y responsabilidad en los miembros de su equipo. d) Gua para identificar el mejoramiento integral de su equipo. e) Fomenta la comunicacin y solucin de conflictos. f) Confronta la realidad con los objetivos.

1.2.3 La importancia del supervisor dentro de la empresa.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

El papel del supervisor La supervisin no slo se relaciona con los aspectos tcnicos del trabajo (el saber hacer, la productividad, la eficiencia, etc.), sino que abarca todo un escenario en donde las relaciones interpersonales y los talentos individuales son, muchas veces, los verdaderos responsables del logro de los objetivos y la consecucin de las metas de la empresa. Por ello, los supervisores son la clave del xito de cualquier compaa, ya que de ellos dependen la cultura y la filosofa de la organizacin, as como el seguimiento de sus planes, estrategias y programas de formacin. En este sentido, un supervisor eficaz deber demostrar inters por sus subordinados, tratarlos como verdaderos colaboradores y preocuparse por conocer sus aspiraciones, necesidades, inquietudes y problemas, ya que para todas las personas que se desempean al interior de una organizacin, es importante y necesaria una jefatura que brinde una supervisin flexible, respetuosa, apoyadora, que oriente tcnicamente y d confianza; es decir, contar con una jefatura comprometida con su gente y con capacidad de liderazgo. Conceptos claves 1.- Los supervisores desempean un papel vital en cada grupo administrativo; agregan fuerza a una organizacin al servir de enlace entre los niveles de gerencia media y ejecutivos y los trabajadores que ponen sus manos en el trabajo. 2.- Los supervisores deben traer a su trabajo una combinacin singular de competencia tcnica, energa individual y capacidad de llevarse bien y motivar a los dems. 3.- El desempeo de los supervisores ser evaluado por la forma en que administren los recursos asignados (instalaciones y equipos, energa y electricidad, materiales y provisiones, informacin, dinero y recursos humanos) y por los resultados que obtengan de ellos en la forma de produccin, calidad y control de costos. 4.- El puesto de administrador de la supervisin, por lo general, requiere de tres habilidades: habilidad tcnica, administrativa y para las relaciones humanas. 5.- Es esencial para los supervisores con xito, balancear sus habilidades y esfuerzos entre aquella parte del trabajo orientada a la produccin, o a la tarea, y la orientada al trabajador o al grupo. Es probable que conduzca al fracaso demasiado hincapi en una sola direccin.

La importancia del trabajo del supervisor A partir de los conceptos que hemos revisado anteriormente, es claro que el rol del supervisor tiene una gran importancia en la empresa y que incide directamente en los resultados obtenidos. Por qu es importante el trabajo del supervisor? - El supervisor constituye el primer nivel de mando y dirige al grueso del personal: esta caracterstica le da gran relevancia a su puesto. En la prctica, significa que ms de la mitad de los empleados de la organizacin reportan directamente a este nivel. En otras palabras, el desempeo de ese gran porcentaje de gente, depende crticamente de lo que haga o deje de hacer la supervisin. - Es un canal de comunicacin descendente, ascendente y horizontal: el supervisor hace llegar a la base, vale decir al grueso del personal, las directrices e intenciones de la gerencia, asegurando as un sentido de direccin en toda la empresa. De igual manera, informa a la gerencia lo que acontece en el nivel operativo, asegurando control y capacidad de reaccin adecuados. - Tambin es un lazo de comunicacin entre las distintas reas en las cuales est distribuido el trabajo. La gestin del supervisor garantiza un adecuado flujo y coordinacin de las operaciones, lo cual redunda en la satisfaccin de los clientes. - Representa a la empresa ante los empleados: todo supervisor, en su calidad de jefe, tiene la investidura y la imagen de representar a la empresa ante los empleados. Esto le confiere facultades de mando y administracin. - Los colaboradores, por su parte, suelen identificarlo como la cara visible de la Gerencia, o bien, identifican al supervisor como la empresa misma. - Lo anterior significa que para la mayora de las personas que trabaja en una organizacin, la empresa es, primordialmente, su jefe. - Los trabajadores tienden a hacer asociaciones que afectan su actitud y desempeo. Por ejemplo, si el supervisor es un mal jefe (dspota, injusto, inefectivo, etc.), el colaborador tiende a proyectar estos aspectos a la empresa. - Representa a los empleados ante la empresa: en sentido inverso, todo jefe o supervisor tambin representa a los empleados frente a la empresa. El supervisor eficaz asume esta responsabilidad y reconoce su papel de interlocutor o mediador. Tiene la capacidad de fortalecer o debilitar la relacin entre la empresa y sus trabajadores. - Es un vnculo de coordinacin, integracin y engranaje organizacional: como cabeza de rea, el supervisor desempea una funcin sumamente importante y vital para toda organizacin: unir y vincular a las reas o departamentos que surgen por la requerida divisin del trabajo. - La divisin de la organizacin en reas o departamentos, es indispensable para optimizar su desempeo. Sin embargo, se requiere de una fuerza integradora que contraste la natural desintegracin que provoca formar las diferentes reas. As, el supervisor es un elemento de coordinacin y engranaje sin el cual sera difcil alcanzar los resultados de la organizacin.

1.2.4 Perfil del supervisor de ayer v/s el de hoy.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Tal como lo hemos mencionado anteriormente, en la persona del supervisor recaen mltiples responsabilidades, las cuales estn dadas tanto por las funciones que aqul desempea como por las competencias que el mismo cargo requiere. En este sentido, el rol del supervisor de hoy dista mucho del supervisor de ayer. Veamos por qu:

Supervisor de ayer - Se limitaba a dar rdenes a sus subordinados (centrado en el mando).

Supervisor de hoy - Lder de equipo. - Facilitador de tareas, gua de sus colaboradores.

- Ver que se cumplieran las tareas encomendadas. - Orientado al cliente y a la calidad; busca el valor - Se caracterizaba por ser un jefe agregado. autoritario que no admita cuestionamientos. - Motiva a sus equipos de - Se centraba en la tarea. - Visin estrecha y poco documentada. trabajo.

- Se centra en la persona y en los resultados. - Visin amplia y documentada.

El Supervisor eficaz no se contenta con fiscalizar el trabajo de otros; se ve impulsado, de manera espontnea, a brindar apoyo a sus colaboradores, orientarlos, ayudarlos y tambin motivarlos. Entiende que las personas son el principal activo de una organizacin y no tan slo un recurso.

Las personas no son un recurso; las personas son la organizacin (Peter Senge, 2003).

El supervisor.

En esta Subunidad dedicada al Supervisor, aprendimos que: - El supervisor es cualquier persona en el primer nivel administrativo que tiene la responsabilidad de lograr que los trabajadores lleven a cabo los planes y polticas formulados por la gerencia de un nivel superior. Etimolgicamente hablando, el concepto supervisor alude al hombre que est al frente de un equipo de trabajo y que es responsable por el trabajo de los dems. - Dentro de las competencias crticas del supervisor, se encuentran las habilidades de planificacin y organizacin, as como tambin la capacidad de dirigir, controlar y motivar a los miembros de un equipo de trabajo. - La importancia del supervisor dentro de la organizacin, est dada por su rol de nexo entre la Alta Direccin y el grueso de los trabajadores. Asimismo, establece canales horizontales y verticales de Comunicacin. - El supervisor de hoy es un verdadero lder de equipo; su trabajo se centra en las personas y, a la vez, acta como un facilitador de tareas y gua para sus subordinados.

1.3 Los 4 pasos de la Supervisin.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Ya hemos mencionado que dentro de las funciones de un supervisor, se encuentra la capacitacin y el entrenamiento de los colaboradores que se encuentran bajo su mando. Por ello, si un supervisor desea obtener los resultados deseados a travs de su personal, siempre deber tener presente que: a) Al trabajador hay que decirle lo que se desea de l: el supervisor no puede dejar que sus subordinados adivinen o supongan lo que la Alta Direccin espera de ellos. El no tener claridad respecto de las propias responsabilidades, atribuciones y objetivos esperados, provoca incertidumbre y, a la larga, desmotiva a los trabajadores. b) El trabajador preste atencin a lo que se le dice: es deber del supervisor no slo entregar la informacin, sino corroborar que los trabajadores hayan puesto atencin al mensaje; lo cual puede verificarse a travs de la retroalimentacin inmediata o feedback. c) El trabajador entienda lo que se le quiere decir (comprenda el sentido del mensaje): as como es fundamental mantener informado al personal, ms importante an es que los colaboradores comprendan las instrucciones que reciben y acten de acuerdo a ellas. d) Debemos lograr que el trabajador est de acuerdo con lo que se le dice: esto es lo que diferencia al lder del jefe; mientras el primero logra convencer y es capaz de influir en las personas para que solas se motiven a realizar lo encomendado; el jefe, muchas veces, trata de imponer su voluntad o hace uso del poder que le confiere su nivel jerrquico para hacer que los trabajadores concuerden con l. Esto ltimo en ningn caso evidencia capacidad de liderazgo. e) El trabajador acte de acuerdo a lo que el supervisor desea: nuevamente se hace presente el tema del liderazgo y el trabajo en equipo. Si no hay una buena comunicacin interna, es improbable que el trabajador sepa lo que el supervisor quiere o necesita. Asimismo, si ste no asume el liderazgo del grupo o de sus equipos de trabajo, es muy difcil que sus colaboradores directos estn dispuestos a seguirle por convencimiento propio; ms bien, actuarn guiados por la autoridad que implica la jefatura.

Mtodo de los 4 pasos aplicado a la Supervisin Una de las funciones que debe desempear un supervisor es entrenar, capacitar y educar al personal que tiene a su cargo. Esto aplica especialmente cuando hay trabajadores nuevos o recin incorporados a un rea determinada. Por ello, es importante que todo supervisor cuente con un mtodo que le permita organizar sus acciones y que stas vayan en directo beneficio de sus colaboradores. A continuacin, revisemos el mtodo de los cuatro pasos PRIMER PASO: Prepare al trabajador Anmele y sea amable con l Defnale su trabajo y averige su experiencia Despierte su inters por aprender Colquele en posicin conveniente para observar

SEGUNDO PASO: Presente la operacin - Explique, muestre e ilustre una a una las fases importantes - Recalque cada punto clave - Instruya clara, completa y pacientemente no ms de lo que l puede asimilar TERCER PASO: Compruebe si aprendi -Hgale ejecutar la operacin, corrjale errores. - Hgale explicar los puntos clave, mientras repite la operacin. - Pregntele hasta asegurarse de que l sabe y felictelo CUARTO PASO: Contine observndole Pngalo a trabajar inmediatamente Indquele a quin debe acudir si tiene dudas Revise su trabajo frecuentemente, invtele a hacer preguntas Disminuya progresivamente la ayuda y vigilancia

El mtodo de los 4 pasos aplicado a la Supervisin, permite que el jefe, facilitador o lder de equipo de trabajo, pueda hacerse cargo del entrenamiento de sus colaboradores con el fin de entregarles las herramientas necesarias para un desempeo ptimo.

En este sentido, hablamos de un supervisor con idoneidad de mando y comprometido con su gente, el cual lejos de contentarse con observar el trabajo de otros, se preocupa de agregar valor a las funciones que su cargo le exige.

1.4 Concepto de Control.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

El control consiste en verificar si los resultados obtenidos se corresponden con los previstos en los programas. Se trata de controlar los progresos realizados, el cumplimiento de los plazos y los problemas detectados en la marcha. Cul es el propsito fundamental de la funcin de control del supervisor? Controlar las cosas y asegurar que sus planes alcancen las metas. En sentido estricto, los controles se utilizan para velar por que los empleados asistan al trabajo en el horario establecido para ello, que los materiales no se desperdicien o se roben y para que algunas personas no se excedan en su autoridad. Estos controles tienden a indicar qu est prohibido en una organizacin, as como las normas y reglamentos que establecen los lmites de la conducta aceptable. En un sentido ms constructivo, los controles guan a su rea o departamento, hacia los objetivos de produccin y los estndares de calidad. Siguiendo esta lgica, el control persigue estar al tanto de lo que ocurre en el trabajo con el fin de adoptar medidas oportunas en caso de que se detecten fallas o problemas en la gestin.

Cmo se lleva a cabo el proceso de control? 1.2.3.4.Establezca estndares de desempeo. Recoja datos para medir el desempeo. Compare los resultados con los estndares. Tome acciones correctivas.

Conceptos claves sobre el Control 1) La funcin de control est ligada a la planeacin. Requiere que el supervisor verifique que las acciones se dirijan hacia el logro de los objetivos establecidos por reas, con el fin de tomar acciones preventivas y/o correctivas en el menor de los plazos. 2) Los buenos controles se basan en estndares de desempeo, confiables y alcanzables. La efectividad del control ejercido por medio de la supervisin, depende en gran medida del trabajo sistemtico que se efecte con los colaboradores. De nada sirve observar, juzgar, ensear, orientar o motivar de manera espordica o eventual; se necesita realizar un seguimiento permanente del desempeo del trabajador. 3) Los controles presupuestarios ponen restricciones financieras a las acciones que un supervisor puede tomar con objeto de lograr los objetivos de cantidad, calidad, tiempo y otros interrelacionados. 4) Puesto que el control es slo una de las diferentes funciones que tiene que realizar el supervisor, ste debe aprovechar al mximo el principio de administracin por excepcin para delegar las acciones correctivas en los trabajadores competentes. 5) La resistencia a los controles es una reaccin humana natural. Por esta razn, los controles deben ser justos, especficos y cuantificables cuando sea posible; es decir, deben motivar ms que coaccionar. Por otra parte, se deben aplicar en forma consistente y adems estimular el mayor grado posible de autocontrol. Existe una serie de condiciones que se deben cumplir para que el control sea eficaz al interior de la organizacin. ste debe ser: a) Oportuno b) Simple y claro c) Flexible d) Que pueda utilizarse la informacin obtenida a travs de l; vale decir, que tenga un propsito de accin definido. e) Que sea aceptado como mecanismo de progreso y no presin. En este sentido, as como el objetivo de todo proceso de evaluacin debiera ser el mejoramiento de los aprendizajes; el propsito de toda accin de control debiera ser ayudar, corregir, ensear y mejorar la gestin que llevan a cabo los trabajadores.

Flujo de Control en la Organizacin (animacin) Importante! Es muy distinto el control que se ejerce sobre el personal slo con la intencin de recordarle sus obligaciones, que aqul que se efecta para brindar el apoyo que necesita. Cuando se controla con la genuina intencin de ayudar a nuestros colaboradores a conseguir sus objetivos, estamos llevando a cabo una accin de motivacin.

1.5 El Mando y la Autoridad.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Concepto de mando: "Es la funcin de poner en accin la poltica de la organizacin y hacerla eficaz". Los conceptos mando y autoridad suelen utilizarse indistintamente como trminos equivalentes; otras veces, se les entiende como dos caras de una misma moneda. Nosotros no hablaremos de conceptos sinnimos, sino complementarios. En las organizaciones, por lo general, donde hay autoridad hay mando o viceversa. Entonces, cabe preguntarnos cul es la diferencia sustantiva entre mando y autoridad. Pues bien, podramos decir que el mando es la autoridad puesta en acto; o dicho de otro modo: Autoridad = capacidad de mando / Mando = ejercicio de la autoridad.

Concepto de Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posicin de jefe para dar rdenes y esperar que sean obedecidas. As como los conceptos de mando y autoridad son habituales en las empresas, tambin es comn escuchar hablar sobre la existencia de una Cadena de mando. Sin embargo Qu es la Cadena de Mando? El trmino cadena de mando es militar y se usa para indicar que las rdenes y la informacin en una organizacin, se deben originar en la parte superior, yendo hacia la base, de un nivel administrativo a otro, sin saltarse ningn nivel o pasar a otras cadenas de mando. El mismo procedimiento se aplica a las peticiones y las informaciones que ascienden por las lneas. Su superior necesita informacin actualizada sobre el trabajo del supervisor y su progreso.

Por tanto, la Cadena de Mando es la lnea existente para la toma de decisiones que afectan a la organizacin. Aqulla sienta sus bases en la divisin jerrquica del trabajo. Objetivo del Mando:"Ver que los intereses personales no obstaculicen el inters general". Si pensamos en las funciones que cumple el supervisor, claramente el mando es una de ellas, pero no la nica como tampoco la ms importante. En el entendido de que el rol de supervisor ha cambiado y que hoy, lejos de ser un dictador de rdenes es un facilitador, un mediador, un lder de sus equipos de trabajo, es que el mando persigue fines menos inmediatos y ms enfocados al logro de las metas, lo que sin duda, es un proyecto de largo aliento y que exige un trabajo de equipo. Elementos del mando

Elementos Determinar Establecer Vigilar

Acciones Lo que debe hacerse Cmo debe hacerse Que se haga lo que se debe hacer

Funciones Directiva Administrativa Supervisora

1.6 Ciclo de gestin de la supervisin.

Definicin y Desarrollo del Concepto :

Hay cuatro funciones bsicas de todos los directivos, independiente de su posicin, categora o dimensiones de la tarea que deben realizar. Son las siguientes:

Funcin

Actividad Proceso de pensamiento:

1) Planificar

a) Qu vamos a hacer? b) Cundo lo haremos? c) Por qu lo vamos a hacer? Proceso de estructuracin:

2) Organizar

a) Cmo lo vamos a hacer? b) Dnde lo haremos? c) Quin lo va a hacer? Proceso de gestin de personal:

3) Supervisar a) Qu motivacin necesitarn nuestros subordinados? b) Qu entrenamiento necesitarn? c) Qu apoyo requerirn? Proceso de medicin y modificacin 4) Controlar a) Cmo sabremos que estamos realizando nuestras tareas de manera adecuada? b) Quin nos lo dir? c) Cundo necesitaremos saberlo?

Estas cuatro funciones forman lo que comnmente se conoce como Ciclo de Direccin o Supervisin. Para que este ciclo se lleve a cabo de manera eficaz, necesitamos tener presentes otros cuatro elementos: 1) 2) 3) 4) Poltica Comunicacin. Liderazgo. Efectividad personal. de la empresa.

De las cuatro funciones bsicas sealadas en el recuadro, claramente la Supervisin ser el eje sobre el cual girar el trabajo del supervisor, en relacin directa con sus subordinados. Respecto de esto ltimo, si bien es importante que todo jefe, lder de grupo o supervisor realice las funciones de planificar, organizar, supervisar y controlar; la accin misma de supervisar el trabajo de otros, ser una actividad clave para poner en prctica la capacidad de Liderazgo y crear vnculos interpersonales con base en una comunicacin fluida, directa y honesta. Algunas de las actividades que contribuyen a una supervisin efectiva, son las siguientes: - Caminar por las reas de trabajo y observar directamente el desempeo de los trabajadores. Esta simple accin es muy importante, pues acerca la figura del jefe a sus subordinados; lo convierte en un ser visible, real y accesible. - Realizar o inspeccionar el entrenamiento, la capacitacin y toda actividad de formacin continua que desarrollen sus colaboradores. Esto demuestra inters y preocupacin de parte del supervisor, por los equipos de trabajo que se encuentran bajo su mando. - Discutir el trabajo y orientar a sus subordinados. Estas acciones crean vnculos, generan confianza entre las partes y, en definitiva, enriquecen las relaciones interpersonales al interior de la organizacin. Lo anterior motiva al personal y promueve el buen desempeo.

Resumen de la Unidad

Unidad Temtica N1: La Supervisin.

En esta Unidad hemos aprendido que: - La Supervisin es un proceso administrativo- educativo que orienta, gua, dirige y coordina la ejecucin de las diversas actividades que se desarrollan al interior de la empresa. - El supervisor es cualquier persona en el primer nivel administrativo que tiene la responsabilidad de lograr que los trabajadores lleven a cabo los planes y polticas formulados por la gerencia de un nivel superior. - Dentro de las competencias crticas del supervisor, se encuentran las habilidades de planificacin y organizacin, as como tambin la capacidad de dirigir, controlar y motivar a los miembros de un equipo de trabajo. - La importancia del supervisor dentro de la organizacin, est dada por su rol de nexo entre la Alta Direccin y el grueso de los trabajadores. Asimismo, establece canales horizontales y verticales de Comunicacin. - El supervisor de hoy es un verdadero lder de equipo; su trabajo se centra en las personas y, a la vez, acta como un facilitador de tareas y gua para sus subordinados. - Los 4 pasos de la Supervisin implican: preparar al trabajador, presentarle la operacin, comprobar su aprendizaje y seguir observando su desempeo.

- El control consiste en verificar si los resultados obtenidos se corresponden con los previstos en los programas; mientras que el mando implica poner en ejercicio una determinada autoridad. - El ciclo de gestin de la Supervisin se divide en: Planificar, Organizar, Supervisar y Controlar el trabajo del personal.